Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis Melaui Outline
A. Hal-Hal Yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan sang pimpinan kepada para bawahannya, kadangkala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini mengakibatkan pesan-pesan yg disampaikan tidak tentang sasaran atau hasilnya tidak sesuai menggunakan apa yg dikehendaki. Mengapa hal ini bisa terjadi? Tidak terorganisasinya komunikasi menggunakan baik bisa disebabkan oleh beberapa hal menjadi berikut:
1. Bertele-tele
Seringkali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang sampai mencapai beberapa paragraf, baru lalu masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, pembaca memerlukan waktu yang relatif usang buat tahu maksud pesan-pesan yang disampaikan
2. Memasukkan Bahan-bahan yang Tidak Relevan
Faktor berikutnya merupakan adanya keterangan yang tidak relevan, dan tidak penting, pada pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, pada samping membuang-buang saat, jua bisa menciptakan pesan-pesan yang disampaikan sebagai kabur, nir jelas serta sulit dipahami. Oleh karenanya, usahakan hanya berita yang relevan serta krusial saja yang disampaikan kepada audiens.
3. Menyajikan Ide-pandangan baru Secara Tidak Logis
Penyebab selanjutnya adalah adanya ilham-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan pada audiens. Hal ini mengakibatkan ketidak lancaran komunikasi, karena audiens akan sulit tahu poin-poin penting yang disampaikan.
4. Informasi Penting Kadangkala Tidak Tercakup Dalam Pembahasan
Apabila pesan-pesan yg nir relevan, pesan-pesan yang tidak krusial, serta pesan-pesan yg bersifat bombastis lebih secara umum dikuasai, terdapat kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan berdasarkan topik pembahasan. Lantaran asyik membahas hal-hal yg hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yg seharusnya memperoleh porsi bahasan yg lebih akbar menjadi terabaikan.
Keempat kasus tadi tak jarang terjadi dalam komunikasi bisnis. Oleh karenanya, hal-hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.
B. Pentingnya Pengorganisasian Yang Baik
Dengan mengatur wangsit-ide secara logis, berurutan, dan nir bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan keterangan, motivasi juga simpel bagi para audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu tantangan bagi komunikator. Untuk bisa mengorganisasi pesan-pesan menggunakan baik, ada 4 hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
1. Subjek serta tujuan haruslah kentara.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ilham harus dikelompokkan dan tersaji menggunakan cara yg logis.
4. Semua informasi yg krusial wajib telah tercakup.
Suatu pesan yang disusun menggunakan baik akan membantu audiens memahami pesan yg disampaikan, membantu audiens mendapat pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.
a. Membantu Audiens Memahami Suatu Pesan
Dengan mengemukakan poin-poin penting secara kentara, menyusun wangsit-ilham secara logis serta runtut, serta memasukkan semua informasi yang relevan pada pesan, audiens menggunakan gampang akan tahu maksud/ tujuan pesan.
b. Membantu Audiens Menerima Suatu Pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yg baik di samping membantu audiens dalam tahu maksud pesan, juga membantu audiens buat bisa mendapat isi pesan tersebut. Misalnya, seorang konsumen yang mengadukan masalah pembelian suatu produk pada manajer toko, namun memperoleh jawaban yg nir menyenangkan atau mengecewakannya. Mungkin saja surat jawaban yg diberikan telah disusun logis sebagai akibatnya dapat dipahami maksudnya, namun tidak bisa diterima sang konsumen karena gaya bahasa yg digunakan terlalu menusuk pada target (to thepoint).
c. Menghemat waktu
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan ketika audiens. Mengapa demikian? Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik merupakan penyampaian keterangan atau ide-wangsit yg relevan saja. Dengan hanya menyampaikan liputan yg relevan, saat audiens akan bisa dihemat. Disamping itu, audiens dapat menggunakan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang di sampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.
d. Mempermudah Pekerjaan Komunikator
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik bisa membantu pekerjaan komunikator, sehingga bisa terselesaikan lebih cepat dan hemat saat. Hal ini merupakan faktor yang sangat penting dalam global usaha, pada mana penyelesaian pekerjaan berjalan menggunakan baik, cepat, dan efisien. Dengan mengetahui apa yg ingin disampaikan, dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan semakin tinggi. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien beliau merampungkan pekerjaan.
C. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline
Pada dasarnya, buat mencapai pengorganisasian yg baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu Anda mendefinisikan dan menggolongkan inspirasi-inspirasi; kemudian Anda tetapkan urutan wangsit-pandangan baru menggunakan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.
1. Mendefinisikan serta Mengelompokkan Ide-ide
Memutuskan apa yang wajib dikatakan adalah kasus mendasar bagi setiap komunikator yang wajib dipecahkan. Jika materinya memang lemah, nir mempunyai suatu gaya yg menarik, maka akan mengaburkan keterangan yg terdapat. Cepat atau lambat, audiens akan menyimpulkan bahwa Anda sahih-benar nir memiliki sesuatu yg bernilai sedikit pun. Apakah Anda menelepon, membuat tiga paragraf surat, atau menulis laporan 200 page, Anda akan mulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks, maka semakin krusial termin pertarna ini.
Apabila Anda menyusun pesan yang panjang serta kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting adalah. Mengapa demikian? Hal ini karena menggunakan adanya outline akan membantu Anda memvisualisasikan interaksi antara bagian yg satu dengan bagian yg lainnya. Di samping itu, outline jua akan menuntun Anda buat mengkomunikasikan wangsit-ide dengan cara yg lebih sistematik, efisien, serta efektif Melalui perencanaan yg baik outline akan membantu Anda mengekspresikan transisi antara ide-wangsit, sebagai akibatnya audiens akan mengerti dan memahami pola pernikiran Anda.
Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke pada 3 golongan:
a. Mulailah dengan Ide Pokok
Ide utama akan membantu Anda dalam memutuskan tujuan dan strategi umum berdasarkan suatu pesan. Ide pokok tadi dapat dirangkum ke dalam 2 hal, yaitu: (1) apa yang Anda inginkan terhadap audiens buat melakukannya atau memikirkannya; (dua) alasan yang fundamental mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok adalah titik awal buat menciptakan outline.
b. Nyatakan Poin-poin pendukungyang Penting
Setelah menetapkan wangsit utama pesan yg akan disampaikan, maka termin ke 2 adalah menyusun poin-poin pendukung yg krusial menjadi pendukung wangsit-ilham utama tadi.
c. Ilustrasi menggunakan Bukti-bukti
Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan illustrasi menggunakan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yg bisa tersaji, maka outline yang Anda buat akan menjadi semakin baik.
2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Setelah Anda mendefinisikan dan menggolongkan inspirasi-pandangan baru Anda, Anda siap buat tetapkan bagaimana urut-urutannya. Untuk bisa menentukan urutannya, terdapat 2 pendekatan krusial, yaitu:
a. Pendekatan Langsung
Pendekatan pribadi (direct approach) tak jarang disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif (deductive approach), di mana pandangan baru utama muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini jika reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.
b. Pendekatan Tak Langsung
Pendekatan tidak pribadi (indirect approach) seringkali diklaim jua menggunakan istilah pendekatan induktif (inductive approach), pada mana bukti-bukti ada terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan wangsit pokoknya. Gunakan pendekatan ini, apabila reaksi audiens cenderung negatif atau nir menyenangkan.
Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik buat pesan-pesan singkat (memo serta surat) juga pesan-pesan formal atau panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk memilih pada antara kedua cara lain tersebut, Anda harus menganalisis bagaimana reaksi audiens terhadap maksud/tujuan dan pesan-pesan yg Anda sampaikan.
Setelah Anda menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan menentukan suatu pendekatan umum, maka Anda dapat menentukan planning organisasional yang paling cocok sebagai berikut :
a. Direct Request
Jenis/tipe pesan bisnis yg paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct request (permintaan langsung) bisa berbentuk surat maupun memo. Misalnya, Anda tertarik terhadap suatu produk baru dan Anda ingin sekali mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut seperd karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka Anda dapat menciptakan surat permintaan eksklusif. Permintaan eksklusif menggunakan pendekatan langsung, lantaran eksklusif pada poin yg dituju.
b. Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill
Jika Anda menaruh informasi rutin sebagai bagian menurut bisnis permanen Anda, para audiens kemungkinan akan sebagai netral. Jika Anda mengumumkan penurunan harga, mendapat suatu undangan, atau ucapan selamat berdasarkan sahabat sejawat, para audiens akan bahagia mendengarnya. Jadi, pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok menggunakan memakai pendekatan eksklusif.
c. Pesan-pesan Bad News
Jika Anda mengumumkan penolakan suatu. Lamaran, menolak kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat, maka audiens Anda umumnya akan kecewa atau nir senang mendengarnya. Oleh karenanya, pendekatan yg dapat diterapkan merupakan pendekatan tak pribadi. Jika Anda mempunyai berita yg kurang menyenangkan (bad news) cobalah buat menempatkannya pada bagian. Pertengahan surat dengan memakai bahasa yg halus.
d. Pesan-pesan Persuasif
Bila audiens sahih-sahih sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yg Anda sampaikan, maka pesan-pesan persuasif (persuasive messages) bisa digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak pribadi. Untuk melakukan penagihan pinjaman serta penjualan produk, pendekatan yg dipakai adalah persuasi. Anda perlu membuka pikiran audiens Anda menggunakan melakukan persuasi, sebagai akibatnya mereka dapat memahami informasi yg terdapat.
Kebanyakan pesan-pesan singkat bisa memakai salah satu berdasarkan keempat dasar rencana organisasional. Namun, buat pesan-pesan yang lebih panjang, misalnya pembuatan laporan serta presentasi, perlu pola yang lebih kompleks buat menangani semakin banyaknya informasi. Pola-pola tadi dapat dibedakan ke pada 2 kategori, yaitu informasional dan analitikal.
