Konsep-Konsep Dasar Komunikasi Yang Diaplikasikan Dalam Kegiatan Bisnis
A. Konsep-konsep dasar Komunikasi dalam Komunikasi Bisnis
Pada dasarnya terdapat 2 bentuk dasar komunikasi yang lazim digunakan dalam dunia bisnis, yaitu komunikasi lisan dan nonverbal. Masing-masing bentuk komunikasi tadi dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut :
1. Komunikasi Verbal
Apa yang dimaksud dengan komunikasi ekspresi? Komunikasi verbal (verbal communications) merupakan keliru satu bentuk komunikasi yang lazim dipakai buat mengungkapkan pesan-pesan bisnis pada pihak lain melalui goresan pena maupun lisan. Bentuk komunikasi ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik.
Dalam dunia bisnis bisa dijumpai banyak sekali macam contoh komunikasi ekspresi, contohnya:
- Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak pembayarannya.
- Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang pada pihak lain.
- Membuat serta mengirim surat konfirmasi barang pada pelanggan.
- Membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) pada pihak lain.
- Membuat serta mengirim surat aduan (claim) pada pihak lain.
- Membuat dan mengirim surat permintaan barang pada pihak lain.
- Membuat serta mengirim surat penolakan kerja.
- Membuat dan mengirim surat kontrak kerja pada pihak lain.
- Memberi berita kepada pelanggan yang meminta kabar mengenai produk-produk baru.
- Berdiskusi pada suatu tim kerja (teamwork).
- Melakukan wawancara kerja dengan para pelarnar kerja pada suatu perusahaan.
- Mengadakan briefing dengan staf karyawan.
- Mengadakan pembinaan manajernen kepada para manajer operasional/lini bawah.
- Melakukan presentasi proposal pengembangan perusahaan di hadapan tim penguji.
- Melakukan teleconference menggunakan pihak lain.
Dalam dunia bisnis, seseorang bisa saja mengekspresikan pesan-pesannya secara nonverbal (tidak melalui goresan pena atau ekspresi). Namun, ekspresi secara nonverbal mempunyai suatu keterbatasan dalam mengkomunikasikan sesuatu kepada pihak lain. Sebagai model, bila seseorang ingin membahas suatu peristiwa masa kemudian, pandangan baru atau abstraksi, dia tidak sanggup memakai aktualisasi diri wajah atau bahasa tubuh buat menerangkannya. Sebaliknya, dia harus menggunakan bahasa mulut, atau dengan kata lain beliau perlu menyusun kata-istilah pada suatu pola. Yg merniliki arti atau makna, baik pada bentuk goresan pena juga lisan.
Melalui komunikasi ekspresi atau goresan pena, dibutuhkan orang bisa tahu apa yang disampaikan oleh pengirim pesan menggunakan baik. Penyarnpaian suatu pesan melalui goresan pena serta mulut memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat mernbaca atau mendengar apa yg dikatakan pihak lain dengan baik dan benar.
Komunikasi usaha yang efektif sangat tergantung dalam keterampilan seseorang pada mengirim maupun mendapat pesan. Secara umum, buat membicarakan pesan-pesan usaha, seseorang dapat menggunakan goresan pena serta ekspresi. Sedangkan buat menerima pesan-pesan bisnis, seorang dapat menggunakan telinga dan bacaan. Bagan 1.2 menunjukkan aneka macam macam bentuk komunikasi verbal yg digunakan dalam dunia bisnis.
a. Berbicara dan Menulis
Pada umumnya, buat mengirimkan pesan-pesan bisnis, orang lebih senang berbicara (speaking) daripada menulis (writing) suatu pesan. Alasannya, komunikasi lisan relatif lebih mudah, praktis (efisien), dan cepat pada penyampaian pesan-pesan bisnis. Pada umumnya, bagi para pelaku usaha, penyampaian pesan-pesan usaha menggunakan tulisan relatif jarang dilakukan. Meskipun demikian, bukan berarti bahwa komunikasi lewat tulisan tidak Penting. Hal ini lantaran nir seluruh hal mampu disampaikan secara ekspresi.
Pesan yg sangat penting dan kompleks, lebih tepat disampaikan dengan memakai tulisan. Adapun bentuk-bentuk komunikasi tertulis dalam dunia bisnis meliputi antara lain surat (macam-macam surat usaha), memo, dan laporan. Masing-masing bentuk surat-surat bisnis tersebut akan dijelaskan secara lebih rinci pada bab-bab berikutnya.
b. Mendengar dan Membaca
Meskipun kitab ini lebih menekankan dalam bentuk komunikasi goresan pena daripada mulut, perlu diingat bahwa komunikasi yg efektif adalah komunikasi dua arah. Orang-orang yg terlibat pada global bisnis cenderung lebih senang memperoleh atau menerima informasi daripada menyampaikan warta. Untuk melakukan hal tersebut, mereka memerlukan keterampilan mendengar (listening) serta membaca (reading).
Sayangnya, kebanyakan orang dalam global bisnis memiliki kemampuan mendengar yg relatif lemah (kurang baik). Sebagai model sederhana, ketika seseorang mengikuti seminar bisnis, maka fakta yg dapat diserap pada benak pikiran mungkin hanya setengah berdasarkan yg diucapkan (itupun masih lumayan). Beberapa hari lalu, pesan yang masih bisa diingat mungkin tinggal seperempatnya. Begitu pula halnya menggunakan mahasiswa. Tatkala mengikuti kuliah, pada hari pertama mungkin poly hal yg dihasilkan, dipaharni, serta dimengerti. Namun, dalam hari-hari berikutnya materi yg masih dapat diingat, dipaharni, serta dimengerti sudah semakin poly berkurang.
Dalam kaitannya menggunakan keterampilam membaca, seorang seringkali mengalarni kesulitan dalam merogoh pesan-pesan penting menurut suatu bacaan. Hasil studi yg dilakukan oleh Irwin Ross pada tahun 1986 di majalah Fortune Amerika Serikat rnenunjukkan bahwa kira-kira 38 % dari orang dewasa mengalarni kesulitan tahu iklan pada banyak sekali surat warta, 14 persen kesulitan mengisi cek secara benar, 26 persen kesulitan pada penjurnlahan dan pengurangan dalam buku cek, dan lebih kurang 20 % mengalarni kesulitan membaca menggunakan baik.
Meskipun mendengar dan membaca merupakan hal yg tidak sinkron, keduanya memerlukan pendekatan serupa. Langkah pertama merupakan mencatat kabar yg berarti bahwa seseorang harus memusatkan perhatian dalam pembicaraan yg tengah berlangsung atau bahan yg sedang dibacanya. Setelah bisa menangkap inti pembicaraan atau bacaan, langkah selanjutnya merupakan menafsirkan dan menilai warta. Langkah ini adalah bagian terpenting menurut proses mendengar.
Sambil melakukan penyaringan suatu fakta, seorang harus dapat menetapkan mana kabar yang krusial serta mana yg tidak krusial. Suatu pendekatan yg bisa dilakukan merupakan mencari ide pokok (main idea) serta pandangan baru-ilham pendukung (supporting idea) secara rinci. Jadi, buat dapat menyerap keterangan dengan baik seorang wajib dapat berkonsentrasi pada apa yang sedang dibaca atau didengar. Pekerjaan tersebut tentu saja bukan tugas yang mudah, karena perlu suatu tindakan yang berulang-ulang, tidak sekali jadi sebagaimana bim salabim!
2. Komunikasi Nonverbal
Bentuk komunikasi yg paling fundamental dalam komunikasi usaha merupakan komunikasi nonverbal (nonverbal communications). Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan istilah-istilah, manusia telah memakai gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat buat berkomunikasi menggunakan orang lain. Berikut ini merupakan beberapa contoh perilaku yang memberitahuakn komunikasi nonverbal:
- Menggertakkan gigi buat menampakan kemarahan (pada bahasa jawa disebut getem-getem).
- Mengerutkan dahi buat memberitahuakn seorang sedang berpikir.
- Gambar pria atau perempuan yang dipasang pada pintu masuk toilet buat menerangkan kamar sinkron menggunakan jenis kelaminnya.
- Berpangku tangan buat menerangkan seorang sedang melamun.
- Tersenyum serta berjabat tangan menggunakan orang lain untuk mewujudkan rasa senang , simpati, dan penghormatan.
- Membuang muka buat memperlihatkan perilaku tidak senang atau antipati terhadap orang lain.
- Menggelengkan kepala buat menerangkan sikap menolak atau keheranan.
- Menganggukkan ketua untuk menunjukkan indikasi putusan bulat atau OK.
- Berbicara menggunakan merogoh jarak agak menjauh buat menampakan bahwa lawan bicaranya belum begitu dikenal menggunakan baik (asing).
- Menutup verbal menggunakan telapak tangan buat memberitahuakn suatu kebohongan.
- Telapak tangan yg terbuka buat menunjukkan kejujuran.
- Tangan mengepal buat memberitahuakn penuh percaya diri.
- Gerakan kaki serta tangan secara nir teratur, bagaikan orang yg kedinginan buat memberitahuakn bahwa seseorang sedang grogi (nervous).
- Seseorang mengirimkan seuntai bunga pada sahabat yg meraih sukses bisnis buat menampakan rasa simpati dan ucapan selamat atas kesuksesan yg diraih.
- Ruang tunggu sebuah bank disediakan tanpa tempat duduk buat memberitahuakn bahwa para nasabah akan dilayani menggunakan cepat tanpa harus menunggu lama .
Pendek kata, pada komunikasi nonverbal orang bisa merogoh suatu konklusi mengenai berbagai macam perasaan orang lain, baik rasa senang , benci, cinta, rindu dan berbagai macam perasaan lainnya. Lagi jua, komunikasi nonverbal berbeda menggunakan komunikasi mulut pada pada cara yang relatif mendasar.
Pada umumnya, bentuk komunikasi nonverbal memiliki sifat yg kurang terstruktur yang menciptakan komunikasi nonverbal sulit buat dipelajari. Sebagai model, seorang akan mengalami kesulitan apabila menyuruh orang lain buat merogoh kitab kerja pada suatu tempat yang terdapat beragam warna maupun judul bukunya dengan menggunakan bahasa nonverbal. Di samping itu, proses belajar yg dialami seorang buat bisa melakukan konduite nonverbal juga sulit dijelaskan. Tak seorang pun pernah mengajari bagaimana bayi menangis, tersenyum, atau tertawa. Dan tak seorang pun pernah belajar mengerutkan dahi, manakala jalan pikirannya buntu atau terganggu. Begitu halnya orang berteriak histeris, manakala seseorang sedang frustasi atau stres berat karena tidak mampu merampungkan pekerjaan berat sempurna pada waktunya.
Ada beberapa jenis komunikasi nonverbal lainnya, seperti arti suatu warna dan gerak-isyarat tertentu, yang akan, bervariasi berdasarkan waktu ke ketika. Warna-rona cerah yang terdapat pada ruang-ruang tempat kerja, warna pakaian seragam kerja (uniform) para karyawan yang tidak sama antar departemen (bagian) yg satu menggunakan departemen (bagian) lainnya dalam suatu perusahaan. Di samping itu, bahasa isyarat yang sering ditunjukkan sang para karyawan yg sedang menuntaskan pekerjaan pada kantor, jua termasuk keliru satu bentuk komunikasi nonverbal.
Komunikasi nonverbal jua lebih bersifat impulsif dibandingkan dengan komunikasi ekspresi dalam hal penyampaian suatu pesan. Pada umumnyal sebelum menyampaikan sesuatu, seseorang sudah memiliki suatu planning tentang apa yg ingin dikatakan. Misalnya, waktu seorang berkata "Tolong, bukakan pintu itu," maka dalam saat itu seorang menggunakan sadar sudah mempunyai tujuan atau maksud tertentu. Namun, saat seseorang berkomunikasi secara nonverbal, ia seringkali melakukannya secara nir sadar. Contoh yg paling sederhana merupakan mengerutkan dahi saat sedang memikirkan sesuatu, ekspresi wajah yg memerah karena ingin meluapkan kemarahan, mondar-mandir tanpa tujuan yang pasti karena pikiran sedang kacau, dan sejenisnya. Hal-hal tadi merupakan sesuatu yg bersifat alami (natural) serta tak pernah direncanakan sebelumnya. Ekspresi seorang baik senang dan murung , jua termasuk ke dalam komunikasi nonverbal.
3. Pentingnya Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal acapkali tidak terjadwal atau kurang terstruktur. Namun, komunikasi nonverbal memiliki dampak yang lebih besar daripada komunikasi lisan. Isyarat-isyarat komunikasi nonverbal merupakan sangat penting terutama buat membicarakan perasaan serta emosi seorang.
Apa kebaikan atau keunggulan menurut komunikasi nonverbal? Salah satu kebaikan komunikasi nonverbal adalah kesahihannya (reliabilitas). Hal ini berkaitan dengan taraf kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yg disampaikan menggunakan menggunakan bahasa isyarat. Secara umum, orang akan gampang menipu orang lain dengan memakai kata-kata daripada memakai gerakan tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi dengan menggunakan kata-istilah akan lebih mudah dikendalikan daripada menggunakan menggunakan bahasa isyarat (gerakan badan/tubuh) atau ekspresi wajah. Hal ini disebabkan sang sifat komunikasi nonverbal yg impulsif. Ketika seseorang mendengar warta yg menyenangkan, aktualisasi diri wajah seorang nampak cerah ceria, seolah-olah tanpa beban. Tetapi, apabila seseorang mendengar keterangan yang kurang menyenangkan yg menyangkut diri sendiri, famili, atau sahabat karib, maka menggunakan cepat aktualisasi diri paras seseorang akan mudah berubah sebagai sedih, lesu, lemah, tidak bergairah, seolah-olah hampa dunia ini.
Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seorang bisa mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran orang lain. Maka, tidaklah mengherankan bila seorang lebih percaya pada pesan-pesan yg disampaikan melalui isyarat nonverbal ketimbang pesan-pesan yg disampaikan melalui isyarat mulut. Seseorang dapat saja menutup-nutupi kecurangan dengan isyarat verbal (misalnya tulisan). Namun, dia tidak dapat sepenuhnya menutupi apa yang sedang terjadi dalam dirinya karena hal itu tercermin pada ekspresi wajahnya. Manakala paras seorang sedih atau cemberut, maka dapat diduga bahwa seseorang sedang menghadapi suatu masalah, mungkin perkara pribadi, famili, atau perkara usaha di kantornya.
Komunikasi nonverbal krusial artinya bagi pengirim dan penerima pesan, karena sifatnya yg efisien. Suatu pesan nonverbal bisa disampaikan tanpa wajib berpikir panjang, serta pihak audiens jua dapat menangkap adalah dengan cepat.
Coba perhatikan para petugas penyaji makanan serta minuman (pada bahasa Jawa dianggap sinoman) pada suatu acara resepsi yang sedang melakukan tugasnya. Pada urnurnnya mereka mempunyai bahasa-bahasa isyarat eksklusif yang dapat dipaharni sang teman-teman mereka buat memberitahuakn loka-loka mana yg telah maupun yang belum mendapat jamuan makanan atau minurnan. Contoh lain, waktu seorang karyawan berusaha inernanggil ternannya yg sedang as yik mengobrol pada suatu ternpat yang relatif jauh. La bisa menggunakan isyarat nonverbal seperti bertepuk tangan sembari melambaikan tangan buat memanggil temannya tadi.
Cukup banyak contoh bentuk kornunikasi nonverbal baik yang terdapat dalam kehidupan sehari-hari maupun pada global usaha. Coba Anda kernbangkan contoh-model yg lain!
4. Tujuan Komunikasi Nonverbal
Meskipun komunikasi nonverbal bisa berdiri sendiri, namun tak jarang berkaitan erat dengan ucapan (ekspresi). Ini berarti seringkali terjadi penggabungan antara komunikasi mulut serta nonverbal pada suatu situasi. Kata-istilah yang disampaikan pada suatu dialog hanya membawa sebagian menurut suatu pesan. Sedangkan bagian yg lain, disampaikan melalui sinyal-frekuwensi nonverbal. Coba amati acara "Dunia pada Berita' pukul 21.00 WIB pada stasiun televisi TVRI. Dalam acara itu, menggunakan gampang bisa dijurnpai kombinasi kornunikasi lisan serta nonverbal. Coba perhatikan dengan cermat!
Apa sebenarnya tujuan komunikasi nonverbal? Menurut John V. Thil dan Courtland Bovee pada Excellence In Business Communications, kornunikasi nonverbal mempunyai enam tujuan, yaitu:
1) Menyediakan/menaruh liputan.
2) Mengatur alur suatu dialog.
3) Mengekspresikan emosi.
4) Mernberi sifat, melengkapi, menentang, atau berbagi pesan-pesan verbal.
5) Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.
6) Mempermudah tugas-tugas spesifik, contohnya bagairnana mengayunkan tongkat golf yang baik serta sahih.
Bagaimana relevansi komunikasi nonverbal dalam global usaha? Dalam dunia bisnis, komunikasi nonverbal dapat membantu memilih dapat dipercaya dan potensi kepemimpinan seorang. Apabila seorang dapat belajar mengelola pesan yg dibentuk menggunakan bahasa isyarat, ciri atau ekspresi wajah, suara serta penampilan, beliau bisa melakukan komunikasi dengan baik. Dengan istilah lain, seorang manajer (pemimpin) sekaligus harus dapat sebagai komunikator yang baik. La harus memahami bagaimana membicarakan pesan-pesan bisnis pada para bawahannya, kapan dan kepada siapa pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan.
Lebih lanjut, bila seorang dapat belajar membaca pesan-pesan nonverbal yang disampaikan orang lain, ia akan dapat menafsirkan maksud dan perilaku mereka secara lebih akurat serta lebih tepat. Ketika berurusan dengan para karyawan, klien atau pelanggan, perhatikanlah secara akurat pesan-pesan yg mereka sampaikan. Apabila perilaku karyawan menunjukkan tanda-tanda-gejala kurang atau menurun semangat kerjanya, acapkali melakukan mogok kerja, serta prestasi kerja menurun, seorang manajer harus tanggap serta segera mengambil langkah-langkah penanggulangan. Contoh-contoh tadi menggambarkan betapa pentingnya bagi seorang pemimpin dalam level apa pun buat peka terhadap perilaku atau konduite yg ditunjukkan sang bawahannya.
PROSES KOMUNIKASI
Sesuatu yg bisa dinikmati saat ini misalnya buku yg sedang Anda baca, compact disc menggunakan lagu-lagu nostalgia, program-program televisi yg beraneka ragarn, Internet yang banyak membawa fakta baru, personal computer yang semakin sophisticated, dan sejenisnya tidaklah tiba begitu saja, tetapi melalui suatu proses yang cukup panjang. Demikian jua menggunakan komunikasi, yg memerlukan proses.
Perhatikanlah seseorang yang sedang berbicara, menulis, mendengar, atau membaca, kegiatan komunikasi yg mereka lakukan lebih dari satu tindakan. Sebagai suatu proses, kormunikasi mempunyai persamaan menggunakan bagaimana seseorang mengekspresikan perasaan, hal-hal yg antagonis (kontradiktif), yang sama (selaras, serasi), serta mencakup proses menulis, mendengar, serta mempertukarkan informasi. Menurut Courtland L. Bovee dan John V. Thil dalam Business Communication Today, proses komunikasi (communication process) terdiri atas enarn termin, yaitu:
1) Pengirim memiliki suatu inspirasi atau gagasan.
2) Pengirim mengubah wangsit menjadi suatu pesan.
3) Pengirim membicarakan pesan.
4) Penerima mendapat pesan.
5) Penerima menafsirkan pesan.
6) Penerima memberi tanggapan serta mengirim urnpan kembali pada pengirim.
Keenam tahapan dalam proses komunikasi tadi bisa digambarkan pada sebuah diagram menjadi berikut:
Tahap Pertama: Pengirim Mempunyai Suatu Ide atau Gagasan
Sebelum proses penyampaian pesan bisa dilakukan, maka pengirim pesan harus menyiapkan ide atau gagasan apa yang ingin disampaikan kepada pihak lain atau audiens. Ide dapat diperoleh menurut aneka macam sumber yg terbentang luas pada hadapan kita. Dunia ini penuh dengan banyak sekali macam kabar, baik yang bisa dilihat, didengar, dicium maupun diraba. Ide-ide yg ada dalam benak kita disaring serta disusun ke dalam suatu memori yang terdapat pada jaringan otak, yang merupakan gambaran persepsi kita terhadap fenomena. Setiap orang akan memiliki peta mental yg berbeda, lantaran kita memandang global dan menyerap banyak sekali pengalaman dengan suatu cara yang unik serta bersifat individual.
Karena persepsi adalah hal yang unik, pandangan baru yg disampaikan seorang mungkin akan ditafsirkan secara tidak sama sang orang lain. Bahkan 2 orang yang memiliki suatu pengalaman yang sama terhadap sesuatu hal atau insiden, akan mempunyai suatu kesan yg nir serupa. Sebagai contoh, terdapat 2 orang yang bersama-sama mengikuti briefing menurut pimpinan perusahaan. Jika mereka diminta buat menceritakan pengalaman mereka masing-masing, tentu ada beberapa hal yg berbeda. Mengapa demikian? Hal ini terjadi lantaran setiap orang akan menyaring warta yang didapat, serta hanya akan memperhatikan dan mengingat hal-hal yang mereka anggap menarik atau krusial. Seorang komunikator yg baik wajib dapat menyaring hal-hal yang tidak penting atau tidak relevan, serta memusatkan perhatian pada hal-hal yg memang penting serta relevan. Dalam global komunikasi, proses tadi dikenal menjadi abstraksi (abstraction).
Tahap Kedua: Pengirim Mengubah Ide Menjadi Suatu Pesan
Dalam suatu proses komunikasi, nir semua inspirasi dapat diterima atau dimengerti dengan paripurna. Seperti yang sudah diuraikan dalam, bagian B dari bab ini, proses komunikasi dimulai menggunakan adanya wangsit dalam pikiran, yg lalu diubah ke pada bentuk pesan-pesan misalnya pada bentuk istilah-istilah, ekspresi wajah, dan sejenisnya, untuk lalu dipindahkan pada orang lain.
Agar wangsit bisa diterima serta dimengerti secara paripurna, pengirim pesan wajib memperhatikan beberapa hal, yaitu subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), audiens, gaya personal, serta latar belakang budaya. Sebagai contoh sederhana, pada umumnya orang Timur cenderung mengungkapkan pesan dengan memakai bahasa tak pribadi serta bahasa penghalus. Untuk menyatakan sikap menolak, seseorang terlebih dahulu harus menggunakan kalimat-kalimat pembuka yang bersifat netral, baru kemudian menyatakan sikap penolakan.
Tahap Ketiga: Pengirim Menyampaikan Pesan
Setelah membarui inspirasi-wangsit ke dalam suatu pesan, termin berikutnya adalah memindahkan atau membicarakan pesan melalui banyak sekali saluran yg terdapat pada si penerima pesan. Rantai saluran komunikasi yang dipakai buat menyampaikan pesan terkadang relad pendek, namun ada j uga yg relatif panjang. Panjang-pendeknya rantai saluran komunikasi yg digunakan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian pesan. Jika pesan-pesan yg panjang serta kompleks disampaikan secara lisan, pesan-pesan tadi bisa terdistorsi atau bahkan bertentangan dengan pesan aslinya. Di samping itu, pada membicarakan suatu pesan, berbagai media komunikasi bisa dipakai, media goresan pena juga verbal. Oleh karena itu, perlu diperhatikan jenis atau sifat pesan yg akan disampaikan.
Tahap Keempat: Penerima Menerima Pesan
Komunikasi antara seorang dengan orang lain akan terjadi, jika pengirim mengirimkan suatu pesan dan penerima mendapat pesan tadi. Jika seorang mengirim sepucuk surat, komunikasi baru bisa terjalin apabila penerima surat sudah membaca dan memahami isinya.
Jika seorang mengungkapkan pidato pada hadapan umum, para pendengar menjadi audiens harus dapat mendengar apa yg dikatakan, serta memahami pesan-pesan yg disampaikan.
Tahap Kelima: Penerima Menafsirkan Pesan
Setelah penerima menerima suatu pesan, tahap berikutnya merupakan bagaimana dia dapat menafsirkan pesan. Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah dimengerti serta tersimpan di pada benak pikiran si penerima pesan. Selanjutnya, suatu pesan baru bisa ditafsirkan secara benar apabila penerima pesan sudah memahami isi pesan sebagaimana yg dimaksud sang pengirim pesan.
Tahap Keenam: Penerima Memberi Tanggapan dan Mengirim Umpan Balik ke Pengirim
Umpan pulang (feedback) adalah penghubung akhir pada suatu mata rantai komunikasi. La adalah tanggapan penerima pesan yang memungkinkan pengirim buat menilai efektivitas suatu pesan.
Setelah menerima pesan, penerima akan memberi tanggapan dengan cara eksklusif dan memberi frekuwensi terhadap pengirim pesan. Sinyal yang diberikan oleh penerima pesan beraneka macam, bisa berupa suatu senyuman, tertawa, sikap sedih, cemberut, memberi komentar sekilas (singkat), anggukan sebagai pembenaran, atau pesan secara tertulis. Sebagai model, seorang karyawan perusahaan mendapat sepucuk surat menurut pimpinannya. Sesaat lalu surat tersebut dibacanya. Jika ekspresi wajahnya nampak murung , berarti dapat diduga bahwa dia mendapat kabar yg kurang menyenangkan. Sebaliknya, jlka dia menerima surat berdasarkan pimpinannya serta sehabis dibacanya nampak aktualisasi diri paras yg berseri-seri, dapat diduga bahwa dia mendapat fakta yg menyenangkan. Bentuk ekspresi paras tersebut merupakan contoh umpan pulang (feedback) pada berkomunikasi.
Umpan kembali memegang peranan penting pada proses komunikasi, karena dia memberi kemungkinan bagi pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan. Di samping itu, adanya umpan balik dapat memberitahuakn adanya faktor-faktor penghambat komunikasi, misalnya perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran kata-kata, serta perbedaan reaksi secara emosional.
B. Variabel-variabel Komunikasi Bisnis
Berbicara tentang variabel-veriabel komunikasi, termasuk komunikasi bisnis, biasanya mengacu dalam contoh komunikasi klasik yang dikembangkan ahli komunikasi Harold D. Laswell. Variabel-variabel tersebut dirumuskan dalam apa yg dinamakan Formula Laswell yg menyatakan : who, says what, to whom, through what channel and with what effect? Dari formula ini, kita bisa mengidentifikasi bahwa who adalah komunikator, say what merupakan pesan, to whom adalah komunikan, through what channel adalah saluran/media, serta with what effects merupakan imbas komunikasi. Tetapi penerapan formula ini pada kegiatan komunikasi bisnis memerlukan sedikit modifikasi, seperti yg dilakukan Rosenblatt ini dia :
- Variabel Sumber (who) : yang berkaitan menggunakan dapat dipercaya asal yg berdimensi keahlian, kepercayaan dan dinamisme.
- Variabel Pesan (say what) : yg berupa pesan ekspresi serta nonverbal
- Variabel Penerima (to whom) : yang berkaitan dengtan ciri komunikan menurut aspek fisologis, psikologis dan sosiologis.
- variabel Konteks (in what context) : yg terdiri menurut konteks psikologis serta fisikal
- Variabel Saluran (through what channel) : yg penggunaannya ditentukan sang variabel penerima serta pesan
- Variabel Efek (with what effects) : yg digunakan buat mengukur tingkat keberhasilan aktivitas atau proses komunikasi.
Bila dibandungkan menggunakan Formula Laswell, Rosenblatt menambahkan variabel “konteks”. Hal ini mampu dimengerti karena proses komunikasi, termasuk komunikasi usaha, selalu berlangsung dalam konteks tertentu.
C. Komunikasi pada Manajemen Bisnis
Tujuan organisasi bisnis adalah untuk mempertinggi kualitas hidup masyarakat. Sebagai sebuah kegiatan usaha, organisasi usaha pun bertujuan untuk mendapatkan keuntungan. Keuntungan dan peningkatan kualitas hidup warga itu diperoleh melalui cara yg legal menggunakan menyediakan kebutuhan barang-barang dan jasa rakyat.
Elemen-elemen organisasi bisnis bisa dibagi dua :
1. Elemen eksternal
2. Elemen internal
Elemen internal berada di dalam organisasi usaha yang meliputi mulai menurut pemilik perusahaan, manajemen hingga karyawan. Sedangkan elemen eksternal adalah lembaga-forum yang secara pribadi juga tidak pribadi berpengaruh pada organisasi/lembaga bisnis misalnya lembaga pemerintah, pemasok, pelanggan dan penyalur.
Fungsi komunikasi pada manajemen adalah menjadi indera buat mengintegrasikan serta mengkoordinasikan para pelaku usaha. Fungsi komunikasi ini mengikuti pula fungsi-fungsi manajemen yakni :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Actuating
4. Pengawasan
Komunikasi pada usaha sangat krusial buat mendapatkan informasi serta mempengaruhi.
Kegiatan komunikasi dalam manajemen amat bergantung pada iklim komunikasi di dalam organisasi/forum bisnis. Iklim komunikasi ini amat dipengaruhi gaya manajemen. Ada 4 gaya manajemen yakni :
1. Gaya direktif
2. Gaya pelatih
3. Gaya superotif
4. Gaya pendelegasian.
Gaya manajemen mana yg akan kita gunakan, sangatlah bergantung dalam situasi organisasi/lembaga bisnis kita. Namun kesamaan dalam manajemen terkini, gaya yg dipilih merupakan gaya yg mendukung iklim keterbukaan komunikasi. Dalam situasi manajemen ini, para manajer lebih poly menghabiskan waktunya buat mendengarkan dibandingkan memberikan perintah. Para pekerja menawarkan gagasannya, membantu menetapkan tujuan serta bekerja sama pada memecahkan masalah. Namun poly kasus dijumpai, gaya manajemen partisipatif seperti itu sukar dijalankan lantaran keengganan para manajer sndiri buat mengubah gaya manajemen direktifnya. Para manajer itu bisa mendapat gagasan manajemen partisipatif tapi permanen membatasi arus keterangan.
D. Proses Komunikasi Bisnis
Menurut Bovee serta Thill (1989), pada komunikasi usaha aneka macam bentuk komunikasi dilangsungkan. Kedua ahli itu lalu menciptakan prosentasi kegiatan komunikasi yg dilakukan dalam komunikasi bisnis. Hampir separuh (45%) kegiatan komunikasi usaha merupakan mendengarkan/menyimak pesan komunikasi yang disampaikan orang lain. Sebagai imbangannya, 30% kegiatan komunikasi kita adalah berbicara. Sedangkan membaca mencapai 19% serta terkecil adalah menulis 16%. Kegiatan komunikasi bisnis tersebut berlangsung dalam berbagai level kegiatan komunikasi yakni :
1. Komunikasi Massa
Komunikasi massa dalam komunikasi bisnis diperlukan buat membicarakan pesan kepada publik dan menerima pesan dari publik. Agar komunikasi usaha dalam level komunikasi massa berjalan menggunakan efektif perlu mengetahui ciri komunikasi massa yaitu :
- Pesannya bersifat publik
- Medianya bersifat simultan dan periodik
- Khalayaknya heterogen, anonim serta tersebar
- Efeknya tidak seketika
2. Komunikasi Kelompok
Komunikasi grup pada komunikasi usaha bentuknya sangat bergantung dalam jenis grup yg dibuat. Ada beberapa jenis kelompok seperti :
- Kelompok kerja
- Fokus grup
- Komite
- Konferensi media
- Rapat publik
Kegiatan komunikasi bisnis dalam level komunikasi grup ini amat dipengruhi budaya.
3. Komunikasi Interpersonal
Komunikasi bisnis juga berlangsung dalam level komunikasi Interpersonal. Komunikasi interpersonal ini adalah kegiatan memunculkan makna melalui pertukaran pesan. Agar kita memanfaatkan komunikasi interpersonal ini dengan baik, kita harus mengingat 10 prinsip komunikasi di bab sebelumnya. Juga wajib mempertimbangkan proses simplifikasi dan abstraksi saat membarui gagasan sebagai pesan. Dalam mengungkapkan pesan tersebut, kita jua harus memperhatikan siapa penerima pesan tadi.
