PENGORGANISASIAN PESANPESAN BISNIS MELAUI OUTLINE

Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis Melaui Outline

A. Hal-Hal Yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan sang pimpinan kepada para bawahannya, kadangkala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini mengakibatkan pesan-pesan yg disampaikan tidak tentang sasaran atau hasilnya tidak sesuai menggunakan apa yg dikehendaki. Mengapa hal ini bisa terjadi? Tidak terorganisasinya komunikasi menggunakan baik bisa disebabkan oleh beberapa hal menjadi berikut:

1. Bertele-tele

Seringkali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang sampai mencapai beberapa paragraf, baru lalu masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, pembaca memerlukan waktu yang relatif usang buat tahu maksud pesan-pesan yang disampaikan

2. Memasukkan Bahan-bahan yang Tidak Relevan

Faktor berikutnya merupakan adanya keterangan yang tidak relevan, dan tidak penting, pada pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, pada samping membuang-buang saat, jua bisa menciptakan pesan-pesan yang disampaikan sebagai kabur, nir jelas serta sulit dipahami. Oleh karenanya, usahakan hanya berita yang relevan serta krusial saja yang disampaikan kepada audiens.

3. Menyajikan Ide-pandangan baru Secara Tidak Logis

Penyebab selanjutnya adalah adanya ilham-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan pada audiens. Hal ini mengakibatkan ketidak lancaran komunikasi, karena audiens akan sulit tahu poin-poin penting yang disampaikan.

4. Informasi Penting Kadangkala Tidak Tercakup Dalam Pembahasan

Apabila pesan-pesan yg nir relevan, pesan-pesan yang tidak krusial, serta pesan-pesan yg bersifat bombastis lebih secara umum dikuasai, terdapat kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan berdasarkan topik pembahasan. Lantaran asyik membahas hal-hal yg hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yg seharusnya memperoleh porsi bahasan yg lebih akbar menjadi terabaikan.

Keempat kasus tadi tak jarang terjadi dalam komunikasi bisnis. Oleh karenanya, hal-hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.

B. Pentingnya Pengorganisasian Yang Baik

Dengan mengatur wangsit-ide secara logis, berurutan, dan nir bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan keterangan, motivasi juga simpel bagi para audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu tantangan bagi komunikator. Untuk bisa mengorganisasi pesan-pesan menggunakan baik, ada 4 hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

1. Subjek serta tujuan haruslah kentara.

2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.

3. Ide-ilham harus dikelompokkan dan tersaji menggunakan cara yg logis.

4. Semua informasi yg krusial wajib telah tercakup.

Suatu pesan yang disusun menggunakan baik akan membantu audiens memahami pesan yg disampaikan, membantu audiens mendapat pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.

a. Membantu Audiens Memahami Suatu Pesan

Dengan mengemukakan poin-poin penting secara kentara, menyusun wangsit-ilham secara logis serta runtut, serta memasukkan semua informasi yang relevan pada pesan, audiens menggunakan gampang akan tahu maksud/ tujuan pesan.

b. Membantu Audiens Menerima Suatu Pesan

Pengorganisasian pesan-pesan yg baik di samping membantu audiens dalam tahu maksud pesan, juga membantu audiens buat bisa mendapat isi pesan tersebut. Misalnya, seorang konsumen yang mengadukan masalah pembelian suatu produk pada manajer toko, namun memperoleh jawaban yg nir menyenangkan atau mengecewakannya. Mungkin saja surat jawaban yg diberikan telah disusun logis sebagai akibatnya dapat dipahami maksudnya, namun tidak bisa diterima sang konsumen karena gaya bahasa yg digunakan terlalu menusuk pada target (to thepoint).

c. Menghemat waktu

Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan ketika audiens. Mengapa demikian? Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik merupakan penyampaian keterangan atau ide-wangsit yg relevan saja. Dengan hanya menyampaikan liputan yg relevan, saat audiens akan bisa dihemat. Disamping itu, audiens dapat menggunakan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang di sampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.

d. Mempermudah Pekerjaan Komunikator

Pengorganisasian pesan-pesan yang baik bisa membantu pekerjaan komunikator, sehingga bisa terselesaikan lebih cepat dan hemat saat. Hal ini merupakan faktor yang sangat penting dalam global usaha, pada mana penyelesaian pekerjaan berjalan menggunakan baik, cepat, dan efisien. Dengan mengetahui apa yg ingin disampaikan, dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan semakin tinggi. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien beliau merampungkan pekerjaan.

C. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline

Pada dasarnya, buat mencapai pengorganisasian yg baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu Anda mendefinisikan dan menggolongkan inspirasi-inspirasi; kemudian Anda tetapkan urutan wangsit-pandangan baru menggunakan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.

1. Mendefinisikan serta Mengelompokkan Ide-ide

Memutuskan apa yang wajib dikatakan adalah kasus mendasar bagi setiap komunikator yang wajib dipecahkan. Jika materinya memang lemah, nir mempunyai suatu gaya yg menarik, maka akan mengaburkan keterangan yg terdapat. Cepat atau lambat, audiens akan menyimpulkan bahwa Anda sahih-benar nir memiliki sesuatu yg bernilai sedikit pun. Apakah Anda menelepon, membuat tiga paragraf surat, atau menulis laporan 200 page, Anda akan mulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks, maka semakin krusial termin pertarna ini.

Apabila Anda menyusun pesan yang panjang serta kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting adalah. Mengapa demikian? Hal ini karena menggunakan adanya outline akan membantu Anda memvisualisasikan interaksi antara bagian yg satu dengan bagian yg lainnya. Di samping itu, outline jua akan menuntun Anda buat mengkomunikasikan wangsit-ide dengan cara yg lebih sistematik, efisien, serta efektif Melalui perencanaan yg baik outline akan membantu Anda mengekspresikan transisi antara ide-wangsit, sebagai akibatnya audiens akan mengerti dan memahami pola pernikiran Anda.

Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke pada 3 golongan:

a. Mulailah dengan Ide Pokok

Ide utama akan membantu Anda dalam memutuskan tujuan dan strategi umum berdasarkan suatu pesan. Ide pokok tadi dapat dirangkum ke dalam 2 hal, yaitu: (1) apa yang Anda inginkan terhadap audiens buat melakukannya atau memikirkannya; (dua) alasan yang fundamental mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok adalah titik awal buat menciptakan outline.

b. Nyatakan Poin-poin pendukungyang Penting

Setelah menetapkan wangsit utama pesan yg akan disampaikan, maka termin ke 2 adalah menyusun poin-poin pendukung yg krusial menjadi pendukung wangsit-ilham utama tadi.

c. Ilustrasi menggunakan Bukti-bukti

Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan illustrasi menggunakan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yg bisa tersaji, maka outline yang Anda buat akan menjadi semakin baik.

2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah Anda mendefinisikan dan menggolongkan inspirasi-pandangan baru Anda, Anda siap buat tetapkan bagaimana urut-urutannya. Untuk bisa menentukan urutannya, terdapat 2 pendekatan krusial, yaitu:

a. Pendekatan Langsung

Pendekatan pribadi (direct approach) tak jarang disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif (deductive approach), di mana pandangan baru utama muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini jika reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.

b. Pendekatan Tak Langsung

Pendekatan tidak pribadi (indirect approach) seringkali diklaim jua menggunakan istilah pendekatan induktif (inductive approach), pada mana bukti-bukti ada terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan wangsit pokoknya. Gunakan pendekatan ini, apabila reaksi audiens cenderung negatif atau nir menyenangkan.

Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik buat pesan-pesan singkat (memo serta surat) juga pesan-pesan formal atau panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk memilih pada antara kedua cara lain tersebut, Anda harus menganalisis bagaimana reaksi audiens terhadap maksud/tujuan dan pesan-pesan yg Anda sampaikan.

Setelah Anda menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan menentukan suatu pendekatan umum, maka Anda dapat menentukan planning organisasional yang paling cocok sebagai berikut :

a. Direct Request

Jenis/tipe pesan bisnis yg paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct request (permintaan langsung) bisa berbentuk surat maupun memo. Misalnya, Anda tertarik terhadap suatu produk baru dan Anda ingin sekali mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut seperd karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka Anda dapat menciptakan surat permintaan eksklusif. Permintaan eksklusif menggunakan pendekatan langsung, lantaran eksklusif pada poin yg dituju.

b. Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill

Jika Anda menaruh informasi rutin sebagai bagian menurut bisnis permanen Anda, para audiens kemungkinan akan sebagai netral. Jika Anda mengumumkan penurunan harga, mendapat suatu undangan, atau ucapan selamat berdasarkan sahabat sejawat, para audiens akan bahagia mendengarnya. Jadi, pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok menggunakan memakai pendekatan eksklusif.

c. Pesan-pesan Bad News

Jika Anda mengumumkan penolakan suatu. Lamaran, menolak kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat, maka audiens Anda umumnya akan kecewa atau nir senang mendengarnya. Oleh karenanya, pendekatan yg dapat diterapkan merupakan pendekatan tak pribadi. Jika Anda mempunyai berita yg kurang menyenangkan (bad news) cobalah buat menempatkannya pada bagian. Pertengahan surat dengan memakai bahasa yg halus.

d. Pesan-pesan Persuasif

Bila audiens sahih-sahih sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yg Anda sampaikan, maka pesan-pesan persuasif (persuasive messages) bisa digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak pribadi. Untuk melakukan penagihan pinjaman serta penjualan produk, pendekatan yg dipakai adalah persuasi. Anda perlu membuka pikiran audiens Anda menggunakan melakukan persuasi, sebagai akibatnya mereka dapat memahami informasi yg terdapat.

Kebanyakan pesan-pesan singkat bisa memakai salah satu berdasarkan keempat dasar rencana organisasional. Namun, buat pesan-pesan yang lebih panjang, misalnya pembuatan laporan serta presentasi, perlu pola yang lebih kompleks buat menangani semakin banyaknya informasi. Pola-pola tadi dapat dibedakan ke pada 2 kategori, yaitu informasional dan analitikal.

Baca Juga

• Pengorganisasian Pesan Pesan Bisnis
• Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis Ppt
• Pengorganisasian Pesan Pesan Bisnis Pdf
• Makalah Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis
• Pertanyaan Pengorganisasian Pesan Pesan Bisnis
• Materi Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis
• Kasus Pengorganisasian Pesan Pesan Bisnis
• Contoh Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis
• Pengorganisasian Dan Revisi Pesan-pesan Bisnis
• Perencanaan Dan Pengorganisasian Pesan Pesan Bisnis

PENGORGANISASIAN PESANPESAN BISNIS MELAUI OUTLINE

Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis Melaui Outline

A. Hal-Hal Yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yg disampaikan sang pimpinan kepada para bawahannya, kadangkala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini mengakibatkan pesan-pesan yang disampaikan nir tentang sasaran atau hasilnya nir sesuai dengan apa yg dikehendaki. Mengapa hal ini bisa terjadi? Tidak terorganisasinya komunikasi menggunakan baik dapat ditimbulkan sang beberapa hal menjadi berikut:

1. Bertele-tele

Seringkali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang sampai mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan istilah lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, pembaca memerlukan ketika yg cukup lama untuk tahu maksud pesan-pesan yg disampaikan

2. Memasukkan Bahan-bahan yg Tidak Relevan

Faktor berikutnya adalah adanya informasi yang nir relevan, serta nir krusial, dalam pesan yg disampaikan pada audiens. Informasi yg nir relevan, pada samping membuang-buang saat, pula dapat membuat pesan-pesan yg disampaikan sebagai kabur, tidak jelas dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya keterangan yg relevan serta penting saja yang disampaikan kepada audiens.

3. Menyajikan Ide-pandangan baru Secara Tidak Logis

Penyebab selanjutnya adalah adanya wangsit-pandangan baru yg nir logis serta nir terkait menggunakan topik bahasan yg disampaikan dalam audiens. Hal ini menyebabkan ketidak lancaran komunikasi, karena audiens akan sulit tahu poin-poin krusial yang disampaikan.

4. Informasi Penting Kadangkala Tidak Tercakup Dalam Pembahasan

Apabila pesan-pesan yg tidak relevan, pesan-pesan yg tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih lebih banyak didominasi, ada kecenderungan poin-poin yg penting justru terlupakan menurut topik pembahasan. Lantaran asyik membahas hal-hal yg hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yg seharusnya memperoleh porsi bahasan yang lebih akbar menjadi terabaikan.

Keempat perkara tadi tak jarang terjadi pada komunikasi bisnis. Oleh karena itu, hal-hal tadi perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.

B. Pentingnya Pengorganisasian Yang Baik

Dengan mengatur pandangan baru-pandangan baru secara logis, berurutan, serta nir bertele-tele, pandangan baru yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan fakta, motivasi maupun mudah bagi para audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik merupakan suatu tantangan bagi komunikator. Untuk bisa mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada 4 hal yg perlu diperhatikan, yaitu:

1. Subjek dan tujuan haruslah jelas.

2. Semua keterangan harus herbi subjek serta tujuan.

3. Ide-ilham wajib dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.

4. Semua informasi yang krusial wajib telah tercakup.

Suatu pesan yg disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens mendapat pesan, berhemat ketika audiens, serta mempermudah pekerjaan komunikator.

a. Membantu Audiens Memahami Suatu Pesan

Dengan mengemukakan poin-poin penting secara kentara, menyusun ide-pandangan baru secara logis serta runtut, serta memasukkan seluruh berita yg relevan dalam pesan, audiens menggunakan gampang akan tahu maksud/ tujuan pesan.

b. Membantu Audiens Menerima Suatu Pesan

Pengorganisasian pesan-pesan yg baik pada samping membantu audiens dalam tahu maksud pesan, pula membantu audiens untuk dapat mendapat isi pesan tadi. Misalnya, seorang konsumen yang mengadukan perkara pembelian suatu produk pada manajer toko, tetapi memperoleh jawaban yg tidak menyenangkan atau mengecewakannya. Mungkin saja surat jawaban yang diberikan sudah disusun logis sehingga dapat dipahami maksudnya, tetapi nir bisa diterima oleh konsumen lantaran gaya bahasa yang digunakan terlalu menusuk pada sasaran (to thepoint).

c. Menghemat waktu

Apabila suatu pesan tidak terorganisasi menggunakan baik, penyampaiannya akan menghabiskan saat audiens. Mengapa demikian? Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik merupakan penyampaian informasi atau wangsit-ilham yang relevan saja. Dengan hanya mengungkapkan informasi yg relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan gampang mengikuti alur pemikiran pesan yg pada sampaikan, tanpa wajib memeras otak serta mengerutkan dahi.

d. Mempermudah Pekerjaan Komunikator

Pengorganisasian pesan-pesan yg baik bisa membantu pekerjaan komunikator, sebagai akibatnya bisa selesai lebih cepat serta ekonomis ketika. Hal ini merupakan faktor yg sangat penting pada global bisnis, di mana penyelesaian pekerjaan berjalan menggunakan baik, cepat, serta efisien. Dengan mengetahui apa yg ingin disampaikan, dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien beliau merampungkan pekerjaan.

C. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline

Pada dasarnya, buat mencapai pengorganisasian yang baik diharapkan dua proses tahapan, yaitu Anda mendefinisikan dan menggolongkan ilham-ilham; kemudian Anda tetapkan urutan ide-inspirasi dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.

1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide

Memutuskan apa yg wajib dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yg wajib dipecahkan. Apabila materinya memang lemah, tidak memiliki suatu gaya yg menarik, maka akan mengaburkan fakta yg ada. Cepat atau lambat, audiens akan menyimpulkan bahwa Anda benar-benar tidak mempunyai sesuatu yang bernilai sedikit pun. Apakah Anda menelepon, membuat tiga paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman, Anda akan mulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks, maka semakin krusial termin pertarna ini.

Apabila Anda menyusun pesan yg panjang serta kompleks, maka outline sangat diharapkan serta sebagai penting ialah. Mengapa demikian? Hal ini lantaran menggunakan adanya outline akan membantu Anda memvisualisasikan interaksi antara bagian yang satu menggunakan bagian yang lainnya. Di samping itu, outline pula akan menuntun Anda untuk mengkomunikasikan ilham-ide menggunakan cara yg lebih sistematik, efisien, serta efektif Melalui perencanaan yg baik outline akan membantu Anda mengekspresikan transisi antara wangsit-ide, sehingga audiens akan mengerti dan memahami pola pernikiran Anda.

Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam 3 golongan:

a. Mulailah dengan Ide Pokok

Ide pokok akan membantu Anda dalam menetapkan tujuan serta strategi generik dari suatu pesan. Ide utama tadi bisa dirangkum ke dalam 2 hal, yaitu: (1) apa yang Anda inginkan terhadap audiens buat melakukannya atau memikirkannya; (2) alasan yg fundamental mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide utama merupakan titik awal buat membuat outline.

b. Nyatakan Poin-poin pendukungyang Penting

Setelah memutuskan inspirasi utama pesan yg akan disampaikan, maka tahap ke 2 adalah menyusun poin-poin pendukung yang krusial menjadi pendukung wangsit-ide utama tadi.

c. Ilustrasi dengan Bukti-bukti

Tahap ketiga pada menyusun outline adalah menaruh illustrasi menggunakan mengemukakan bukti-bukti yg berhasil dikumpulkan. Semakin poly bukti-bukti yg bisa disajikan, maka outline yg Anda buat akan menjadi semakin baik.

2. Menentukan Urutan menggunakan Rencana Organisasional

Setelah Anda mendefinisikan dan menggolongkan ilham-inspirasi Anda, Anda siap untuk menetapkan bagaimana urut-urutannya. Untuk bisa menentukan urutannya, ada 2 pendekatan krusial, yaitu:

a. Pendekatan Langsung

Pendekatan eksklusif (direct approach) sering diklaim jua menggunakan kata pendekatan deduktif (deductive approach), pada mana ilham pokok timbul paling awal, lalu diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.

b. Pendekatan Tak Langsung

Pendekatan tidak langsung (indirect approach) tak jarang disebut juga dengan istilah pendekatan induktif (inductive approach), di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti menggunakan inspirasi pokoknya. Gunakan pendekatan ini, jika reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.

Kedua pendekatan dasar tadi bisa diterapkan baik buat pesan-pesan singkat (memo dan surat) juga pesan-pesan formal atau panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk menentukan di antara ke 2 alternatif tersebut, Anda wajib menganalisis bagaimana reaksi audiens terhadap maksud/tujuan dan pesan-pesan yang Anda sampaikan.

Setelah Anda menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, maka Anda bisa menentukan rencana organisasional yg paling cocok menjadi berikut :

a. Direct Request

Jenis/tipe pesan usaha yang paling generik digunakan adalah penyampaian yg eksklusif dalam poin yg dituju. Direct request (permintaan pribadi) bisa berbentuk surat juga memo. Misalnya, Anda tertarik terhadap suatu produk baru dan Anda ingin sekali mengetahui aneka macam hal tentang produk tersebut seperd karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka Anda dapat menciptakan surat permintaan eksklusif. Permintaan pribadi menggunakan pendekatan langsung, lantaran eksklusif dalam poin yang dituju.

b. Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill

Jika Anda memberikan berita rutin sebagai bagian berdasarkan usaha permanen Anda, para audiens kemungkinan akan sebagai netral. Apabila Anda mengumumkan penurunan harga, mendapat suatu undangan, atau ucapan selamat menurut sahabat sejawat, para audiens akan bahagia mendengarnya. Jadi, pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok menggunakan memakai pendekatan pribadi.

c. Pesan-pesan Bad News

Jika Anda mengumumkan penolakan suatu. Lamaran, menolak kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat, maka audiens Anda umumnya akan kecewa atau tidak bahagia mendengarnya. Oleh karenanya, pendekatan yang bisa diterapkan merupakan pendekatan tak langsung. Apabila Anda memiliki informasi yg kurang menyenangkan (bad news) cobalah buat menempatkannya dalam bagian. Pertengahan surat menggunakan menggunakan bahasa yg halus.

d. Pesan-pesan Persuasif

Bila audiens sahih-benar sangat nir tertarik terhadap pesan-pesan yang Anda sampaikan, maka pesan-pesan persuasif (persuasive messages) dapat digunakan serta pendekatannya merupakan menggunakan cara tidak langsung. Untuk melakukan penagihan pinjaman dan penjualan produk, pendekatan yang digunakan adalah persuasi. Anda perlu membuka pikiran audiens Anda dengan melakukan persuasi, sebagai akibatnya mereka dapat tahu liputan yang terdapat.

Kebanyakan pesan-pesan singkat dapat memakai keliru satu berdasarkan keempat dasar planning organisasional. Tetapi, buat pesan-pesan yang lebih panjang, misalnya pembuatan laporan serta presentasi, perlu pola yg lebih kompleks untuk menangani semakin banyaknya keterangan. Pola-pola tersebut dapat dibedakan ke pada 2 kategori, yaitu informasional dan analitikal.

Baca Juga

• Pengorganisasian Pesan Pesan Bisnis
• Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis Ppt
• Pengorganisasian Pesan Pesan Bisnis Pdf
• Makalah Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis
• Pertanyaan Pengorganisasian Pesan Pesan Bisnis
• Materi Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis
• Kasus Pengorganisasian Pesan Pesan Bisnis
• Contoh Pengorganisasian Pesan-pesan Bisnis
• Pengorganisasian Dan Revisi Pesan-pesan Bisnis
• Perencanaan Dan Pengorganisasian Pesan Pesan Bisnis

ANALISA SALURAN DAN MEDIA KOMUNIKASI

Analisa Saluran Dan Media Komunikasi

A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

Proses komposisi (composition proces) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan menggunakan proses penciptaan lagu misalnya yang sudah dilakukan sang seorang komposer. Dia wajib merencanakan lagu apa yg akan dibuat, menentukan bentuk aransemen serta personel group yg akan mengiringi lagu tadi. Kemudian mereka wajib melakukan latihan serta uji ulang atau revisi yang diperlukan, sebagai akibatnya lagu yg diciptakan mempunyai mutu yang indah, lezat didengar, dan mudah dicerna para penggemarnya. Begitu halnya menggunakan proses komposisi buat pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesan-pesan bisnis mencakup tiga tahap, yaitu:

1. Perencanaan

Dalam fase perencanaan (planning phase), dipikirkan hal-hal yang relatif fundamental, misalnya maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, wangsit utama (main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran atau media yg akan digunakan buat membicarakan pesan. Di samping itu, intonasi pula perlu diatur, apakah melemah, mendatar, atau meninggi. Yang terpenting merupakan menyiasati situasi yg terdapat, sebagai akibatnya tujuan yang dikehendaki bisa tercapai.

2. Organisasi dan Komposisi

Setelah termin perencanaan, tahap berikutnya merupakan bagaimana mengorganisasikan ide-ilham serta selanjutnya dituangkan pada bentuk draft yg berkaitan dengan komitmen pemikiran Anda yang dimulai dengan merangkai istilah, kalimat, paragraf dan memilih gambaran yg diperlukan buat mendukung inspirasi utama bahasannya.

Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan istilah-istilah, kalimat, dan paragraf. Oleh karenanya perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-istilah, kalimat, serta paragraf yang sederhana, gampang dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

3. Revisi

Setelah pandangan baru-inspirasi dituangkan dalam istilah-istilah, kalimat, maupun paragraf, perhatikan apakah kata-istilah, kalimat, serta paragraf tersebut telah diekspresikan menggunakan benar. Seluruh maksud serta isi pesan wajib ditelaah balik baik menurut sisi substansi pesan yang ingin disampaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, struktur kalimat yg digunakan, serta bagaimana taraf pemahamannya.

Kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/pemugaran-perbaikan seperlunya, sebagai akibatnya apa yg sudah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

Oleh lantaran perkembangan global usaha ketika ini begitu cepatnya, maka penyampaian pesan-pesan usaha perlu permanen memperhatikan bagaimana merencanakan, mengorganisasi dan mengkomposisi, dan merevisi pesan-pesan usaha secara kentara serta seefektif mungkin.

B. PENENTUAN TUJUAN

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah mernikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Seorang kornunikator tentunya ingin menjaga nama baik pada hadapan audiens, sekaligus membuat sesuatu yang baik bagi organisasinya.

Sebelum Anda menetapkan buat menyarnpaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, maka perlu terlebih dahulu dijawab 3 pertanyaan krusial, yaitu: apakah tujuan tadi realistis, apakah waktunya sudah sempurna, serta apakah tujuan tadi dapat diterima pada dalam organisasi tersebut.

Untuk bisa melakukan hal tersebut, pertama Anda wajib menentukan tujuan yang kentara dan bisa diukur, sesuai menggunakan tujuan organisasi.

1. Mengapa Tujuan harus Jelas

Tujuan yang kentara akan membantu mengarahkan Anda pada dalam mencapai tujuan yg dikehendaki. Sebagaimana diketahui, setiap organisasi tentunya memiliki tujuan yang bermacam-macam, yang sangat tergantung pada jenis organisasinya.

Di samping itu, penentuan tujuan yang kentara bagi suatu organisasi akan bisa membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup diantaranya:

a. Keputusan buat Meneruskan Pesan

Sebelum mengungkapkan suatu pesan, tanyakan dalam diri sendiri "Apakah pesan yg akan disampaikan sahih-sahih dibutuhkan atau tidak?" bila pesan-pesan yang akan disampaikan diduga mempunyai pengaruh yg sangat mini pada audiens, usahakan penyampaian pesan ditahan dulu. Sebaliknya, apabila isi pesan sangat krusial serta akan membawa dampak yg akbar, maka pesan sebaiknya segera diteruskan atau disampaikan.

b. Keputusan buat Menanggapi Audiens

Untuk menetapkan cara terbaik menanggapi audiens, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti pesan yg disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah asa. Mereka sesuai menggunakan asa. Komunikator? Tanpa mengetahui motif audiens-nya, komunikator nir akan bisa menanggapi mereka menggunakan baik. Komunikator serta audiens jua akan gagal mendapatkan apa yang mereka inginkan apabila harapan mereka nir sinkron/sejalan.

c. Keputusan buat Memusatkan Isi Pesan

Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator seharusnya hanya memasukkan liputan yang penting, yg relevan dengan pencapaian tujuan yang sudah ditetapkan. Informasi yg nir relevan harus disingkirkan atau dibuang jauh-jauh. Jika fakta yang tidak krusial dimasukkan dalam pesan-pesan yg akan disampaikan, inti pesan akan kabur, serta saat pun akan terbuang percuma. Pada akhirnya, penyampaian pesan nir akan mencapai target yang dikehendaki.

a. Keputusan untuk Menetapkan Media yang Akan Digunakan

Penentuan saluran atau media yg akan digunakan buat menyampaikan suatu pesan sangat tergantung pada tujuan yg kehendaki. Media komunikasi yang akan dipakai dapat berupa lisan atau tulisan. Misalnya, seseorang pimpinan gerombolan kerja yg ingin mengumpulkan anggotanya, dia bisa memakai goresan pena menjadi media komunikasi.

2. Tujuan Komunikasi Bisnis

Secara generik, terdapat 3 tujuan komunikasi bisnis, yaitu: memberi keterangan (informing), persuasi (persuading), dan melakukan kolaborasi (collaborating) menggunakan audiens. Bagan 4.1 berikut ini memperlihatkan pengaruh tujuan umum komunikasi.

a. Memberi Informasi

Tujuan pertama dalam komunikasi usaha adalah menaruh informasi yg berkaitan dengan global usaha pada pihak lain. Sebagai contoh, seseorang pimpinan suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yg akan ditempatkan menjadi staf administrasi pada kantor-kantor cabang yg terdapat.

Untuk memperoleh pegawai yang dibutuhkan, dia bisa memasang iklan lowongan kerja melalui media surat fakta, majalah, radio, dan memasang, website/situs di jalur internet. Masing-masing media komunikasi tersebut tentu mempunyai keunggulan serta sekaligus kelemahannya, baik dipandang berdasarkan sisi jangkauan penerimaannya maupun biayanya. Media komunikasi mana yg akan dipilih sangat tergantung pada kebijakan perusahaan menggunakan melihat kemampuan internal perusahaan tersebut.

b. Memberi Persuasi

Tujuan ke 2 komunikasi bisnis adalah menaruh persuasi pada pihak lain supaya apa yang disampaikan dapat dipahami menggunakan baik serta benar. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seorang dengan orang lain pada usaha. Untuk dapat memperoleh output yg optimal dalam bernegosiasi, masing-masing pihak perlu tahu prinsip win-win solution. Artinya kedua belah pihak yg terlibat dalam negosiasi tersebut memperoleh manfaat secara beserta-sama tanpa harus ada yang dikorbankan atau gagal.

c. Melakukan Kolaborasi

Tujuan ketiga pada komunikasi bisnis adalah melakukan kerja sama atau kolaborasi usaha antara seorang menggunakan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang bisa menggunakan gampang melakukan kerja sama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing. Kerja sama antar perusahaan di banyak sekali belahan dunia waktu ini relatif mudah dilakukan seiring menggunakan semakin pesatnya kemajuan teknologi komunikasi dewasa ini. Seseorang dapat memakai banyak sekali media telekomunikasi yang ada, seperti telepon biasa, faksimile, telepon genggam, internet, surat elektronika, serta teleconference. Teknologi komunikasi tersebut sangat krusial artinya pada mempererat kerjasarna dalam global bisnis.

Dalam global bisnis, presentasi yang baik harus bisa menyebutkan tujuan yang diinginkan secara khusus. Oleh karenanya, buat merumuskan tujuan tersebut, seorang perlu menanyakan dalam diri sendiri, apakah audiens Anda akan melakukan penelaahan terhadap suatu pesan? Tujuan harus dinyatakan setepat mungkin, demikian jua dengan identifikasi individu-individu yang akan memberi tanggapan terhadap pesan yang akan disampaikan.

Berikut ini merupakan beberapa model dalam menyatakan tujuan generik serta khusus.

Tujuan Umum

Tujuan Khusus

Memberi Informasi

Menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer pemasaran

Membujuk

Meyakinkan manajer pemasaran buat  mengangkat beberapa karyawan baru bagian penjualan

Kolaborasi

Membantu departemen personalia membuatkan program training bagi beberapa anggota baru.

3. Cara Menguji Tujuan

Penentuan tujuan yang baik tentunya wajib mudah diaplikasikan pada dunia nyata. Oleh karena itu, buat menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum, perlu dilakukan pengujian dengan empat pertanyaan berikut ini:

a. Apakah Tujuan Tersebut Realistis?

Tujuan yang hendak disampaikan hendaknya realistis, dalam arti inspirasi-inspirasi atau gagasan yg hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang terdapat, misalnya kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, serta teknis operasional.

b. Apakah Waktunya Tepat?

Dalam menyampaikan suatu pandangan baru atau gagasan hendaknya kasus ketepatan waktu perlu dipertimbangkan. Sebagai contoh, pada situasi krisis moneter, ada ilham buat melakukan ekspansi pabrik, padahal pada ketika itu penjualan produk sedang menurun hingga 50 % dibanding dari tahun sebelumnya. Penyampaian ilham ini nir sempurna waktunya, sebagai akibatnya kemungkinan akbar tidak akan diterima.

c. Apakah Orang yg Mengirimkan Pesan Sudah Tepat?

Pesan atau ide yg disampaikan sang seorang yg memiliki kedudukan atau jabatan tinggi cenderung lebih dapat diterima daripada apabila disampaikan oleh orang yg kedudukannya rendah. Ketidaktepatan pada menentukan siapa yg layak mengungkapkan suatu pesan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.

d. Apakah Tujuannya Selaras dengan Tujuan Organisasi Perusahaan?

Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara holistik. Oleh karena itu, bila ingin menyampaikan pesan-pesan usaha kepada audiens, usahakan pesan tersebut sesuai dengan kebijakan organisasi.

Apabila jawaban terhadap keempat pertanyaan tadi adalah "tidak', maka usahakan pesan jangan disampaikan. Jika permanen disampaikan, tujuan tidak akan tercapai, atau hasilnya tidak misalnya yang dibutuhkan.

C. ANALISIS AUDIENS

Bila suatu komunikasi sudah memiliki maksud serta tujuan yang kentara, langkah berikutnya merupakan memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana pernahaman/pengetahuan mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka, bagaimana minat mereka, dan apa yang ingin mereka ketahui? Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut, adalah informasi yang sangat berharga, yg akan mempengaruhi cakupan materi yg diberikan pada audiens, dan cara mengatasi audiens.

1. Cara Mengembangkan Profil Audiens

Mengembangkan suatu profil audiens boleh dikatakan gampang-mudah susah. Gampang, bila versus berkomunikasi adalah seseorang yg telah dikenal dengan baik. Penentuan profil audiens dalam hal ini nir akan mengalami kesulitan, lantaran yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sudah dikenal dengan baik. Akan tetapi, semuanya akan sebagai sulit bila yang sebagai audiens adalah orang-orang yang sama sekali belum dikenal, komunikator tidak pernah mendengar nama mereka, serta nir pernah bertatap muka menggunakan mereka. Dalam perkara ini, komunikator perlu melakukan pemeriksaan buat mengantisipasi reaksi mereka.

a. Menentukan Ukuran serta Komposisi Audiens

Audiens pada jumlah akbar tentu saja akan menampakan konduite yang tidak sama dengan audiens yang berjumlah sedikit, sebagai akibatnya buat menghadapinya diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula.

Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan pula ditentukan sang jumlah audiens. Untuk audiens yang jumlahnya kecil, materi bisa dikemas dalam suatu laporan sederhana lalu dipresentasikan atau dibagikan kepada mereka. Namun, buat audiens yg jumlahnya besar , materi sebaiknya dikernas pada suatu makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.

b. Siapa Audiens-nya

Bila audiens yang dituju lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa di antara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling krusial. Biasanya orang yang mernegang posisi kunci (krusial) merupakan mereka yang memiliki status organisasional tinggi. Tetapi bisa jadi seseorang yang posisinya rendah, karena kelebihannya pada satu atau dua bidang eksklusif, memegang posisi kunci dalam materi yang disampaikan.

c. Reaksi Audiens

Setelah mengetahui siapa yg akan sebagai audiens, pedu diketahui (diantisipasi) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audiens tadi. Apabila kornposisi audiens adalah orang-orang yang nir suka berdebat atau kurang kritis, presentasi sebaiknya tersaji langsung dalam bagian kesimpulan serta saran-saran, karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif.

d. Tingkat Pemahaman Audiens

Ketika mengungkapkan pesan-pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan, usia, serta pengalaman jua perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens mempunyai latar belakang yang jauh tidak sinkron, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tadi harus dididik. Secara umum, sebaiknya agar Anda tidak terlalu menggurui. Kalau terkesan menggurui, audiens cenderung merasa jenuh, bosan, serta kurang tertarik pada pesan yg disampaikan.

e. Hubungan Komunikator dengan Audiens

Jika komunikator merupakan orang yang belum dikenal sang audiens, maka audiens wajib dapat diyakinkan sebelurn penyampaian suatu pesan dilakukan. Komunikator menggunakan penampilan yg meyakinkan, akan membuat audiens termotivasi buat mendengarkan dan menyimak pembicaraannya, sebagai akibatnya pesan bisa tersampaikan menggunakan baik.

Struktur pesan-pesan yang akan disampaikan, serta nada suara komunikator saat menyarnpaikan pesan, bisa menerangkan tingkat hubungan komunikator menggunakan audiens. Nada suara (intonasi) ketika berbicara menggunakan orang yg telah dikenal tentu berbeda menggunakan saat berbicara dengan orang yang baru dikenal.

2. Cara Memuaskan Kebutuhan Akan Informasi Audiens

Kunci komunikasi yang efektif merupakan menggunakan menentukan kebutuhan fakta audiens, serta selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada 5 termin yg diperlukan buat mernenuhi kebutuhan audiens, yaitu:

a. Temukan/Cari Apa yang Diinginkan Oleh Audiens

Untuk bisa mernenuhi kebutuhan fakta audiens, maka komunikator wajib bisa menernukan apa yg ingin mereka ketahui serta segera menaruh kabar yg diminta. Jangan ditunda-tunda.

b. Antisipasi Terhadap Pertanyaan yg Tak Diungkapkan

Setelah memberikan fakta yg diinginkan, berikan tarnbahan kabar yang mungkin sangat mernbantu, meskipun kabar tersebut secara spesifik nir diminta oleh audiens.

c. Berikan Semua Informasi yang Diperlukan

Usahakan seluruh keterangan penting yang diminta sang audiens tidak terdapat yg terlewatkan. Dengan istilah lain, kabar-fakta penting sudah tercakup dalam pesan yang diberikan. Lakukan pengecekan terlebih dahulu sebelurn pesan disampaikan kepada audiens. Hal ini buat menjaga supaya apa yg diminta audiens sahih-benar sinkron dengan yg Anda kirimkan.

d. Yakinkan Bahwa Informasinya merupakan Akurat

Informasi yg disampaikan pada audiens hendaklah keterangan yg benar-benar seksama, dan bisa dipertanggungjawabkan kebenarannya. Jangan menaruh fakta yg keliru kepada audiens Anda. Kalau secara tidak sengaja atau terjadi kekhilafan dalam membicarakan berita, komunikator harus sesegera mungkin membetulkannya serta mohon maaf atas kekhilafan yang dilakukan.

e. Tekankan Ide-ilham yg Paling Menarik Bagi Audiens

Cobalah buat menemukan poin krusial sangat yg menarik bagi para audiens. Selanjutnya, berikan perhatian khusus atau perhatian ang lebih kepada poin penting tadi. Apabila hal tersebut bisa dilakukan dengan baik, berarti komunikator sudah berhasil menaruh suatu kepuasan yg tidak terhingga. Ketua audiens-nya.

3. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Beberapa jenis pesan-pesan bertujuan memotivasi audiens buat mengganti konduite mereka. Namun, pemberian motivasi ini sering mengalami hambatan/ kendala. Hal ini disebabkan sang adanya kesamaan menurut audiens buat tidak mengubah sesuatu yang terdapat dengan hal yg baru.

Bagaimana mengatasi kendala itu? Salah satu caranya adalah menggunakan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa, sehingga warta yang disampaikan dapat diterima audiens dengan. Mudah.

Pendekatan yg dapat dilakukan adalah dengan menaruh argumentasi yang bersifat rasional. Contoh, bila seseorang pemohon pinjaman harus mengurangi jumlah pinjaman yang sudah terdapat sebelum menambah pinjaman baru yg lebih akbar, komunikator dapat memakai argumentasi sebab dampak buat menyebutkan bahwa penambahan jumlah pinjaman akan sangat berbahaya bagi kepercayaan yang telah diberikan sekarang ini.

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya merupakan menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara dalam satu tema/topik, utama yaitu pandangan baru pokok (main idea). Hal-hal lain selain ilham utama hanyalah merupakan ilham-ilham pendukung (supporting idea).

Topik dan wangsit pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik merupakan subjek pesan yg lebih luas. Sedangkan pandangan baru pokok merupakan pernyataan mengenai suatu topik, yang menyebutkan isi dan tujuan dari topik tersebut, sehingga dapat diterima oleh audiens. Ide utama dapat memotivasi orang-orang buat melakukan apa yang diinginkan menggunakan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan/maksud pengirim pesan dengan tujuan mereka. Dalam surat pendek atau memo, ilham utama mungkin kentara. Namun, dalam surat yang kompleks, memilih ilham pokok merupakan tugas yg tidak gampang. Sebelurn dapat menentukan pandangan baru pokok, poin-poin yang penting wajib diidentifikasikan terlebih dahulu:

1. Teknik Brainstorming

Untuk dapat mengidentifikasi ilham pokok, diharapkan kreativitas dan pengalaman. Pendekatan yang paling baik merupakan brainstorming (curah pendapat) yang memberikan keleluasaan pikiran, buat mencari banyak sekali kemungkinan, menguji, aneka macam cara lain menggunakan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan warta yang terdapat. Beberapa teknik brainstorming yang bisa dipakai antara lain:

a. Storyteller's Tour

Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin primer nada, rasionalitas, dan akibat bagi si penerima. Dengarkan menggunakan teliti serta berlatihlah sehingga wangsit-ide pokok dari suatu pesan bisa diternukan dengan mudah.

b. Random List

Dengan pendekatan random list, buat dapat menernukan pandangan baru utama Anda perlu menulis segala sesuatu yang terdapat dalam pikiran Anda pada atas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara wangsit yg satu dengan ide yg lain. Bagilah mereka ke dalam grup-gerombolan , dan temukan poin yang penting dan yang nir krusial.

c. CFR (Condusions, Findings, Recommendations) Worksheet

Jika subyeknya mencakup pemecahan perkara, gunakanlah suatu lembar kerja (worksheet) yang akan membantu menjelaskan interaksi antara temuan (findings), kesimpulan (condusions) dan rekomendasi (recommendations) yang akan diberikan. Sebagai suatu contoh, penelitian menemukan bahwa merosotnya penjualan disebabkan sang masalah kebijakan penentuan harga. Oleh karena itu, rekomendasi pada pihak manajemen berisi anjuran buat menurunkan harga produk.

d. Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik menaruh poin yang baik sebagai langkah awal memilih inspirasi pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa (what), kapan (when), di mana (where), dan. Bagaimana (how), akan dapat menjelaskan wangsit utama presentasi.

e. Question and Answer Chain

Barangkali pendekatan yg paling baik adalah melihat berdasarkan sisi perspektif audiens. Coba tanyakan dalam diri sendiri: Apa pertanyaan pokok audiens Anda? Apa yang diinginkan audiens? Periksa atau cek jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut. Apa pertanyaan tambahan yang mungkin timbul? Ikuti arus pertanyaan serta jawab pertanyaan tadi, sehingga wangsit pokoknya bisa ditemukan.

2. Pembatasan Cakupan

Secara umum, penyajian berita rutin pada audiens yg telah Anda kenal hendaknya memakai istilah-istilah yg singkat. Cara ini juga. Dapat membangkitkan rasa hormat (respect) audiens pada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yg kompleks serta kontroversial akan memakan waktu lebih usang, terutama jika audiens yg hadir terdiri atas orang yang skeptikal atau orang yang nir dikenal sebelumnya. Ide pokok menurut pesan-pesan selebihnya disesuaikan menggunakan waktu yg tersedia, sehingga poin-poin yang krusial nir hingga terabaikan. Yang lebih krusial adalah wangsit-pandangan baru pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti serta diterima oleh audiens.

E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan usaha wajib sesuai dengan situasi yang terdapat. Ide-pandangan baru bisa disampaikan melalui 2 saluran, yaitu saluran verbal (oral) serta tertulis (written). Pilihan fundamental antara berbicara atau memilis tergantung dalam tujuan atau maksud pesan, audiens, serta ciri menurut ke 2 saluran komunikasi tadi.

1. Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan menurut komunikasi verbal (oral communications) merupakan kemampuannya memberikan umpan pulang menggunakan segera. Saluran ini dipakai jika pesan yg disampaikan adalah sederhana, nir diperlukan catatan tetap, serta audiens bisa dibuat lebih nyaman (convenient). Kelebihan lain berdasarkan komunikasi ekspresi merupakan sifatnya yg irit. Pendekatan lisan jua bermanfaat, jika yang disajikan merupakan liputan yg kontroversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga komunikator bisa menyesuaikan pesan-pesan yg akan disampaikan.

Komunikasi lisan mencakup diantaranya dialog antara dua orang atau lebih, pembicaraan melalui telepon, wawancara kerja, rendezvous kelompok kecil (diskusi kelompok), seminar, workshops, program pembinaan, pidato formal, serta presentasi krusial lainnya.

Sedangkan presentasi formal, dengan jumlah audiens yg lebih besar , seperti konvensi penjualan, kedap para pernegang saham, presentasi buat pengenalan produk baru, serta fungsi-fungsi seremonial penganugerahan produk-produk unggulan atau terlaris menjadi best seller, tak jarang diadakan di auditorium.

Alat bantu audio-visual seperti film, video dip, audio rekaman, LCD projector, dan slide show acapkali dipakai buat menaruh daya tarik bagi suatu presentasi. Karena nir mudahnya mengkoordinasi seluruh impak berdasarkan audio-visual, presentasi misalnya ini wajib direncanakan dengan sebaik-baiknya.

2. Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis pula mempunyai banyak sekali macam bentuk, seperti surat, memo, proposal, serta laporan. Salah satu kebaikan berdasarkan komunikasi tertulis (written communications) merupakan penulis mempunyai kesempatan buat merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Format goresan pena diharapkan jika liputan yg disampaikan kompleks, diperlukan catatan permanen buat surat keterangan pada masa yg akan datang, serta jumlah audiens akbar serta menyebar.

Dalam menentukan saluran serta media berkomunikasi perlu dipertimbangkan taraf kepentingannya, formalitas, kompleksitas, taraf kerahasiaannya, emosional, serta biaya pengiriman serta asa audiens. Kapan usahakan seseorang menentukan komunikasi ekspresi atau tertulis bisa dicermati dalam penerangan berikut adalah :

Perbedaan Karakteristik Komunikasi Lisan menggunakan Kom. Tertulis

Komunikasi Lisan

Komunikasi Tertulis

§Anda menginginkan umpan balik segera dari audiensi

§Pesan Anda relatif sederhana serta gampang diterima

§Anda nir memerlukan catatan permanen

§Anda bisa mengumpulkan audiensi lebih mudah atau ekonomis

§Anda menginginkan hubungan dalam memecahkan masalah

§Anda tidak memerlukan umpan balik segera

§Pesan Anda sangat rinci, kompleks, dan memerlukan perencanaan yg hati-hati

§Anda memerlukan catatan permanen

§Anda ingin mencapai audiensi yang luas.

§Anda ingin meminimisasi distorsi penyampaian pesan

Jenis-jenis Media Komunikasi Lisan serta Tertulis 

Media Komunikasi Lisan

Media Komunikasi Tertulis

§Percakapan secara langsung, pidato, rendezvous-rendezvous.

§Telepon serta surat bunyi (voice mail)

§Audiotape dan videotape

§Teleconference dan videoconference

§Surat-surat, memo, laporan, proposal

§E-mail

§Surat reguler serta khusus

§Faxsimile

CARA MEREVISI PESANPESAN BISNIS

Cara Merevisi Pesan-Pesan Bisnis

A. Keterampilan Merevisi

Menulis pesan-pesan bisnis tidaklah semudah menulis surat kepada saudara kandung, orang tua, atau sahabat akrab. Menulis surat usaha tidak sanggup ditulis sekali jadi. Menulis surat usaha bukanlah permainan sulap, bim salabim langsung jadi. Untuk membuat surat usaha yg baik perlu suatu proses yang cukup. Apabila penulisan draft telah diselesaikan, masih diperlukan penelaahan (review) dan pemugaran lagi, baik dari sudut isi juga pengorganisasian, gaya (style) bahasa yang digunakan, susunan bahasa, serta format penulisannya :

1. Cara Mengedit Isi dan Pengorganisasiannya

Untuk mengevaluasi kegiatan suatu pesan usaha secara menyeluruh, holistik dokumen perlu terlebih dahulu dibaca menggunakan cepat. Pada waktu melakukan penilaian, perlu dipusatkan perhatian dalam isi, organisasi, serta alur surat-surat bisnis tersebut. Dilain pihak, dalam komunikasi bisnis, perlu Anda perhatikan bahan-bahan yang perlu, penting, serta relevan dengan pesan-pesan yg ingin Anda sampaikan. Jangan sekali-kali Anda memasukkan bahan-bahan yang nir perlu, nir penting, dan tidak relevan dengan pesan-pesan yg Anda sampaikan.

Pada fase awal pengeditan, perlu perhatian secara akurat terutama dalam pesan-pesan awal dan akhir, lantaran pesan-pesan tersebut mempunyai impak besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, serta memberikan reaksi pada pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama meliputi subjek, maksud, dan organisasi bahan.

2. Mengedit Gaya Penulisan

Setelah Anda merasa konfiden terhadap isi serta pengorganisasian suatu pesan-pesan bisnis, maka Anda perlu memusatkan perhatian pada gaya penulisan. Cobalah tanya dalam diri sendiri, apakah Anda telah mendapatkan suatu kesan yg baik bagi audiens Anda? Gunakan istilah-kata frasa yang sanggup menghidupkan pesan-pesan Anda, sehingga semakin menarik bagi audiens Anda. Pada waktu yg sama, Anda perlu mencek apakah pesan-pesan yg disampaikan. Jelas, tidak membingungkan, serta gampang dipahami sang audiens, apakah keterangan krusial sudah dinyatakan, dan apakah transisi yg digunakan pada antara kalimat dinyatakan secara kentara?

Di samping itu, buat lebih memudahkan audiens Anda menangkap pesan-pesan Anda, maka perlu dibentuk judul, sub-subjudul, indentasi, huruf tebal, garis bawah, huruf miring, huruf berwarna, tabel, gambar, dan sejenisnya.

3. Mengedit Format

Langkah terakhir pada mengedit suatu pesan-pesan bisnis merupakan mengedit format secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis, serta pertanda baca, maka format penulisannya tidak boleh diabaikan begitu saja. Kalau format penulisannya menarik, maka audiens Anda akan senang membacanya. Terlebih lagi, format penulisan yang ditata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yg dipakai berkualitas baik.

B. Memilih Kata Yang Tepat

Pemilihan kata adalah cara menentukan kata-istilah yang dipergunakan untuk mencurahkan inspirasi atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yg terkandung pada kalimat yang disampaikan kepada orang lain mudah untuk dimengerti, Anda wajib dapat menentukan istilah-kata dengan sebaikbaiknya.

Dalam menyampaikan pesan-pesan usaha kepada audiens, peranan kata sebagai krusial merupakan. Penggunaan kata yang sama sekali nir diketahui atau sangat asing bagi audiens, bukan saja pemborosan atau membuang-buang ketika, namun yang lebih penting berdasarkan itu adalah penyampaian maksud/tujuan komunikasi menjacti terganggu. Oleh karenanya, agar maksud komunikasi bisa tercapai, maka perlu diperhatikan beberapa hal ini dia :

1. Pilihlah Kata yg Sudah Familiar/Dikenal

Dalam mengungkapkan pesan-pesan bisnis gunakanlah kata-istilah yg telah familiar, istilah-kata yang generik, istilah-istilah yang lazim digunakan, sehingga gampang dipahami oleh audiens. Jangan memakai istilah-kata atau istilah yg nampaknya mentereng, bombastis, tetapi justru hanya menciptakan resah audiens.

2. Pilihlah Kata-Kata yg Singkat

Di samping Anda memilih istilah-kata yg telah familiar, Anda perlu jua menentukan kata-istilah yg singkat buat penyampaian pesan-pesan Anda. Penggunaan kata-kata yang singkat, selain efisien jua mudah dipahami oleh audiens.

3. Hindarkan Kata-Kata yg Bermakna Ganda

Dalam memilih kata-kata buat menyarnpaikan pesan-pesan usaha, Anda perlu juga menghindarkan kata-kata yang memiliki aneka macam pengertian. Pernilihan terhadap istilah-kata tadi akan menyebabkan penafsiran yg bermacam-macam pada audiens. Akibat selanjutnya merupakan kernungkinan tidak tercapainya maksud penyarnpaian pesan-pesan usaha Anda.

C. Membuat Kalimat Efektif

Kalimat adalah wahana untuk mengungkapkan pesan kepada orang lain. Dengan kalimat Anda bisa memanggil, memarahi, menasehati, mengemukakan pendapat, menyuruh orang lain, memperingatkan orang lain, serta mengumumkan sesuatu. Agar pesan yg Anda sampaikan bisa menggunakan mudah dimengerd pembaca, kalimat wajib disusun secara efektif Apa yang dimaksud dengan kalimat efektif (effective sentence)? Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yg secara sadar dan sengaja disusun buat mencapai daya warta yang sempurna serta baik.

Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Sebagaimana Anda ketahui bahwa senap kalimat paling tidak terdiri atas subjek serta predikat. Masing-masing subjek dalam suatu kalimat akan menjawab pertanyaan "siapa" atau "apa yang dilakukan oleh kata kerja. Subjek (subject) merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu-yang sedang dikatakan serta umumnya berupa istilah benda.

Bagaimana Anda dapat mengenali subjek suatu kalimat? Untuk dapat mengenali subjek suatu kalimat, Anda dapat mengajukan pertanyaan "siapa" atau "api" sebelum kata kerja. Sebagai model sederhana merupakan menjadi berikut:

Johni Mathis merupakan penyanyi temama pada Amerika Serikat. 

Sumarni berbelanja di Pasar Klewer Solo.

Siapa penyanyi ternama di Amerika Serikat? Siapa yg berbelanja pada Pasar Klewer Solo? Jawaban atas ke 2 pertanyaan tersebut adalah subjek kalimat. Jadi, Johni Mathis dan Sumami merupakan subjek suatu kalimat.

Predikat (predicate) umumnya kata kerja, berkaitan erat menggunakan apa yg sebagai subjeknya. Ia menyebutkan tentang apa yang dilakukan sang subjek. Bagaimana Anda dapat mengenali predikat? Anda bisa mengenali predikat iengan cara mengaJukan pertanyaan "melakukan apa" selesainya subjek.

Manto membeli permen di toko Pqjok. 

Seorang polisi menangkap pencuri ayam.

Manto melakukan aktivitas apa? Seorang polisi melakukan aktivitas apa? Jawaban atas kedua pertanyaan tadi merupakan predikat dalam kalimat tersebut. Kedua istilah tadi, membeli serta menangkap, merupakan kata. Kerja yaitu suatu istilah yang melakukan tindakan (action).

Di samping subjek dan predikat, suatu kalimat bisa dilengkapi dengan pelengkap (complements) yg akan memperjelas arti suatu istilah kerja. Ada beberapa jenis pelengkap diantaranya objek langsung (direct object) dan objek tik langsung (indirect object). Untuk dapat mengetahui objek langsung, Anda bisa mengajukan pertanyaan "siapa" atau "apa' sesudah istilah kerja. Sebagai model adalah menjadi berikut:

Jamal Mirdad menerima piala Citra.

Sumaryono terpilih sebagai kepala karang taruna.

Jamal Mirdad mendapat apa? Sumaryono terpilih menjadi apa? Jawaban terhadap ke 2 pertanyaan tersebut, adalah objek langsung.

Bagaimana dengan objek tak langsung? Objek tak pribadi adalah istilah benda yg menyebutkan kepada siapa atau aktivitas apa yg dilakukan oleh istilah kerja. Sebagai model adalah sebagai berikut:

Ia menulis surat buat Johny.

Majikan memberi bingkisan kepada karyawan.

la menulis surat buat siapa? Majikan mernberi bingkisan pada siapa? Jawaban terhadap kedua pertanyaan tersebut adalah objek tak eksklusif.

1. Tiga Jenis Kalimat

Secara generik, ada 3 jenis kalimat, yaitu kalimat sederhana, kalimat majernuk, dan kalimat kompleks.

a. Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana (simpk sentence) hanya mempunyai sebuah subjek dan sebuah predikat. Namun, tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi menggunakan objek baik eksklusif maupun tidak langsung.

b. Kalimat Majemuk

Kalimat majernuk (compound sentence) berisi dua atau lebih klausa independen dan nir mernpunyai klausa dependen. Klausa independen adalah anak kalimat yg bisa berdiri sendiri atau mernpunyai pengertian yang utuh. Sedangkan klausa dependen adalah anak kalimat yang nir dapat berdiri sendiri, sebagai akibatnya tidak memiliki pengertian yang utuh. Suatu kalimat majemuk dihubungkan dengan kata penghubung i serta, namun, atau.

c. Kalimat Kompleks

Kalimat kompleks (complex sentence) berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen.

Dalam menyusun suatu kalimat, gunakanlah jenis kalimat mana yang paling sempurna atau sesuai menggunakan pernikiran atau ide yg Anda miliki. Jika Anda mempunyai dua buah pandangan baru yg mempunyai tingkat kepentingan yang sama, maka Anda dapat menentukan kalimat majernuk atau penggabungan ke 2 kalimat sederhana. Tetapi, bila salah satu inspirasi memiliki taraf kepentingan yg lebih rendah ketimbang yang lain, maka Anda bisa memilih kalimat kompleks.

2. Cara Mengembangkan Paragraf

Secara urnum terdapat dua pendekatan yg dapat dipakai buat membuatkan suatu paragraf, yaitu pendekatan induktif serta deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan aneka macam alasan terlebih dahulu, kemudian baru dibuat kesimpulan. Sedangkan pendekatan deduktif dimulai berdasarkan konklusi lalu baru diikuti menggunakan alasan-alasannya adalah. Lebih lanjut, suatu paragraf bisa dikembangkan dengan memberikan gambaran atau model, perbandingan (persarnaan serta disparitas), pernbahasan sebab-dampak, klasifikasi, serta Pernbahasan pernecahan masalah. Pendekatan mana yg akan Anda pilih sangat tergantung pada subjek Anda, maksud audiens, serta maksud suatu pesan.

a. Ilustrasi

Untuk membuatkan suatu paragraf, Anda dapat memakai suatu gambaran atau contoh yang dapat menaruh citra terhadap inspirasi atau gagasan urnum.

b. Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)

Anda bisa menyebarkan suatu paragraf menggunakan cara membandingkan persarnaan juga disparitas terhadap suatu pemikiran.

c. Pembahasan Sebab-Akibat

Ketika Anda membuatkan suatu paragraf, Anda bisa memfokuskan perhatian. Dalam alasan-alasan terhadap sesuatu hal. Mengapa sesuatu hal. Tadi harus dipilih atau dilakukan? Apa alasan yang mendasari suatu keputusan?

d. Klasifikasi

Paragraf dapat dikembangkan menggunakan cara. Melakukan penjabaran atau pengelompokan ilham-pandangan baru urnum ke pada inspirasi-ilham yang lebih khusus.

e. Pembahasan Pemecahan Masalah

Cara lain untuk membuatkan paragraf adalah dengan menyajikan kasus, kernudian tersaji bagaimana cara pernecahan perkara tersebut.

Satu hal yang perlu diperhatikan pada kaitannya dengan pengaruh yg Anda berikan pada audiens merupakan menggunakan memusatkan inspirasi/gagasan tunggal (kesatuan ilham) buat setiap paragraf serta perlu tetap dijaga agar suatu parag penulisannya singkat saja. Oleh karena tidak terdapat ketentuan secara pasti bera kalimat buat setiap paragraf, maka Anda dapat berbagi sendid aneka macam macam variasi, jangan terlalu singkat tetapi pula jangan terlalli panjang. Yang krusial suatu paragraf wajib adalah kesatuan inspirasi atau gagasan yg utuh, kentara, serta memakai kata-istilah transisi sebagai penghubung antara kalimat yang satu menggunakan yg lainnya.

CARA MEREVISI PESANPESAN BISNIS

Cara Merevisi Pesan-Pesan Bisnis

A. Keterampilan Merevisi

Menulis pesan-pesan bisnis tidaklah semudah menulis surat kepada saudara kandung, orang tua, atau sahabat akrab. Menulis surat usaha nir sanggup ditulis sekali jadi. Menulis surat usaha bukanlah permainan sulap, bim salabim pribadi jadi. Untuk menciptakan surat usaha yang baik perlu suatu proses yg cukup. Jika penulisan draft sudah diselesaikan, masih diperlukan penelaahan (review) serta perbaikan lagi, baik berdasarkan sudut isi maupun pengorganisasian, gaya (style) bahasa yg dipakai, susunan bahasa, serta format penulisannya :

1. Cara Mengedit Isi dan Pengorganisasiannya

Untuk mengevaluasi aktivitas suatu pesan usaha secara menyeluruh, holistik dokumen perlu terlebih dahulu dibaca dengan cepat. Pada saat melakukan evaluasi, perlu dipusatkan perhatian dalam isi, organisasi, dan alur surat-surat usaha tadi. Dilain pihak, pada komunikasi usaha, perlu Anda perhatikan bahan-bahan yg perlu, krusial, serta relevan dengan pesan-pesan yang ingin Anda sampaikan. Jangan sekali-kali Anda memasukkan bahan-bahan yang tidak perlu, nir penting, dan nir relevan menggunakan pesan-pesan yg Anda sampaikan.

Pada fase awal pengeditan, perlu perhatian secara seksama terutama pada pesan-pesan awal serta akhir, lantaran pesan-pesan tadi mempunyai efek besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, dan memberikan reaksi dalam pembacanya. Untuk pesan-pesan yg lebih panjang, beberapa paragraf pertama meliputi subjek, maksud, dan organisasi bahan.

2. Mengedit Gaya Penulisan

Setelah Anda merasa yakin terhadap isi dan pengorganisasian suatu pesan-pesan bisnis, maka Anda perlu memusatkan perhatian pada gaya penulisan. Cobalah tanya dalam diri sendiri, apakah Anda sudah mendapatkan suatu kesan yg baik bagi audiens Anda? Gunakan istilah-istilah frasa yg mampu menghidupkan pesan-pesan Anda, sehingga semakin menarik bagi audiens Anda. Pada saat yg sama, Anda perlu mencek apakah pesan-pesan yg disampaikan. Jelas, nir membingungkan, dan mudah dipahami oleh audiens, apakah kabar penting telah dinyatakan, dan apakah transisi yang dipakai di antara kalimat dinyatakan secara kentara?

Di samping itu, untuk lebih memudahkan audiens Anda menangkap pesan-pesan Anda, maka perlu dibentuk judul, sub-subjudul, indentasi, huruf tebal, garis bawah, huruf miring, alfabet berwarna, tabel, gambar, serta sejenisnya.

3. Mengedit Format

Langkah terakhir dalam mengedit suatu pesan-pesan bisnis merupakan mengedit format secara holistik. Di samping melakukan penelaahan terhadap rapikan bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis, serta pertanda baca, maka format penulisannya tidak boleh diabaikan begitu saja. Kalau format penulisannya menarik, maka audiens Anda akan senang membacanya. Terlebih lagi, format penulisan yang ditata rapi, higienis, nir penuh coretan, serta kertas yg digunakan berkualitas baik.

B. Memilih Kata Yang Tepat

Pemilihan kata adalah cara menentukan istilah-kata yg digunakan untuk mencurahkan ide atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yg terkandung pada kalimat yg disampaikan kepada orang lain mudah buat dimengerti, Anda wajib bisa menentukan kata-kata menggunakan sebaikbaiknya.

Dalam mengungkapkan pesan-pesan bisnis pada audiens, peranan kata menjadi krusial merupakan. Penggunaan istilah yang sama sekali nir diketahui atau sangat asing bagi audiens, bukan saja pemborosan atau membuang-buang saat, namun yang lebih penting berdasarkan itu merupakan penyampaian maksud/tujuan komunikasi menjacti terganggu. Oleh karenanya, supaya maksud komunikasi dapat tercapai, maka perlu diperhatikan beberapa hal ini dia :

1. Pilihlah Kata yg Sudah Familiar/Dikenal

Dalam membicarakan pesan-pesan usaha gunakanlah kata-kata yg sudah familiar, istilah-istilah yang generik, istilah-istilah yg lazim digunakan, sehingga mudah dipahami sang audiens. Jangan menggunakan istilah-kata atau istilah yg nampaknya mentereng, bombastis, tetapi justru hanya menciptakan gundah audiens.

2. Pilihlah Kata-Kata yang Singkat

Di samping Anda memilih kata-kata yang telah familiar, Anda perlu jua memilih kata-istilah yang singkat untuk penyampaian pesan-pesan Anda. Penggunaan kata-istilah yg singkat, selain efisien jua gampang dipahami oleh audiens.

3. Hindarkan Kata-Kata yang Bermakna Ganda

Dalam menentukan kata-kata buat menyarnpaikan pesan-pesan usaha, Anda perlu jua menghindarkan kata-istilah yg memiliki berbagai pengertian. Pernilihan terhadap istilah-istilah tersebut akan mengakibatkan penafsiran yg bermacam-macam pada audiens. Akibat selanjutnya adalah kernungkinan tidak tercapainya maksud penyarnpaian pesan-pesan bisnis Anda.

C. Membuat Kalimat Efektif

Kalimat merupakan sarana untuk membicarakan pesan kepada orang lain. Dengan kalimat Anda bisa memanggil, memarahi, menasehati, mengemukakan pendapat, menyuruh orang lain, memperingatkan orang lain, serta mengumumkan sesuatu. Agar pesan yang Anda sampaikan dapat dengan mudah dimengerd pembaca, kalimat harus disusun secara efektif Apa yg dimaksud menggunakan kalimat efektif (effective sentence)? Kalimat efektif adalah bentuk kalimat yg secara sadar serta sengaja disusun untuk mencapai daya kabar yg sempurna serta baik.

Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Sebagaimana Anda ketahui bahwa senap kalimat paling nir terdiri atas subjek serta predikat. Masing-masing subjek pada suatu kalimat akan menjawab pertanyaan "siapa" atau "apa yg dilakukan sang kata kerja. Subjek (subject) merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu-yang sedang dikatakan serta umumnya berupa kata benda.

Bagaimana Anda bisa mengenali subjek suatu kalimat? Untuk bisa mengenali subjek suatu kalimat, Anda bisa mengajukan pertanyaan "siapa" atau "api" sebelum kata kerja. Sebagai contoh sederhana adalah sebagai berikut:

Johni Mathis adalah penyanyi temama di Amerika Serikat. 

Sumarni berbelanja di Pasar Klewer Solo.

Siapa penyanyi ternama pada Amerika Serikat? Siapa yg berbelanja di Pasar Klewer Solo? Jawaban atas ke 2 pertanyaan tadi merupakan subjek kalimat. Jadi, Johni Mathis dan Sumami adalah subjek suatu kalimat.

Predikat (predicate) umumnya istilah kerja, berkaitan erat menggunakan apa yg sebagai subjeknya. Ia menyebutkan tentang apa yang dilakukan oleh subjek. Bagaimana Anda dapat mengenali predikat? Anda dapat mengenali predikat iengan cara mengaJukan pertanyaan "melakukan apa" selesainya subjek.

Manto membeli permen pada toko Pqjok. 

Seorang polisi menangkap pencuri ayam.

Manto melakukan kegiatan apa? Seorang polisi melakukan kegiatan apa? Jawaban atas kedua pertanyaan tersebut adalah predikat dalam kalimat tersebut. Kedua kata tersebut, membeli dan menangkap, adalah kata. Kerja yaitu suatu istilah yg melakukan tindakan (action).

Di samping subjek dan predikat, suatu kalimat dapat dilengkapi menggunakan pelengkap (complements) yang akan memperjelas arti suatu kata kerja. Ada beberapa jenis pelengkap antara lain objek eksklusif (direct object) serta objek tik pribadi (indirect object). Untuk bisa mengetahui objek pribadi, Anda bisa mengajukan pertanyaan "siapa" atau "apa' sehabis kata kerja. Sebagai model merupakan menjadi berikut:

Jamal Mirdad menerima piala Citra.

Sumaryono terpilih sebagai ketua karang taruna.

Jamal Mirdad menerima apa? Sumaryono terpilih sebagai apa? Jawaban terhadap ke 2 pertanyaan tadi, merupakan objek langsung.

Bagaimana dengan objek tidak eksklusif? Objek tak eksklusif adalah kata benda yg mengungkapkan kepada siapa atau aktivitas apa yang dilakukan oleh kata kerja. Sebagai contoh merupakan sebagai berikut:

Ia menulis surat buat Johny.

Majikan memberi bingkisan pada karyawan.

la menulis surat buat siapa? Majikan mernberi bingkisan pada siapa? Jawaban terhadap kedua pertanyaan tadi adalah objek tak eksklusif.

1. Tiga Jenis Kalimat

Secara umum, ada 3 jenis kalimat, yaitu kalimat sederhana, kalimat majernuk, serta kalimat kompleks.

a. Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana (simpk sentence) hanya memiliki sebuah subjek dan sebuah predikat. Tetapi, nir menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik pribadi juga tak eksklusif.

b. Kalimat Majemuk

Kalimat majernuk (compound sentence) berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mernpunyai klausa dependen. Klausa independen adalah anak kalimat yang dapat berdiri sendiri atau mernpunyai pengertian yang utuh. Sedangkan klausa dependen adalah anak kalimat yang nir bisa berdiri sendiri, sehingga nir mempunyai pengertian yang utuh. Suatu kalimat majemuk dihubungkan dengan istilah penghubung i serta, namun, atau.

c. Kalimat Kompleks

Kalimat kompleks (complex sentence) berisi sebuah klausa independen serta satu atau lebih klausa dependen.

Dalam menyusun suatu kalimat, gunakanlah jenis kalimat mana yang paling sempurna atau sinkron menggunakan pernikiran atau wangsit yang Anda miliki. Apabila Anda memiliki dua buah ide yg mempunyai taraf kepentingan yang sama, maka Anda dapat menentukan kalimat majernuk atau penggabungan kedua kalimat sederhana. Namun, apabila salah satu ide mempunyai tingkat kepentingan yg lebih rendah ketimbang yang lain, maka Anda bisa memilih kalimat kompleks.

2. Cara Mengembangkan Paragraf

Secara urnum terdapat 2 pendekatan yg bisa digunakan buat menyebarkan suatu paragraf, yaitu pendekatan induktif serta deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan berbagai alasan terlebih dahulu, lalu baru dibuat konklusi. Sedangkan pendekatan deduktif dimulai berdasarkan konklusi lalu baru diikuti menggunakan alasan-karena. Lebih lanjut, suatu paragraf dapat dikembangkan menggunakan menaruh gambaran atau contoh, perbandingan (persarnaan dan disparitas), pernbahasan karena-akibat, penjabaran, dan Pernbahasan pernecahan kasus. Pendekatan mana yg akan Anda pilih sangat tergantung dalam subjek Anda, maksud audiens, serta maksud suatu pesan.

a. Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf, Anda dapat memakai suatu gambaran atau model yg bisa menaruh citra terhadap ilham atau gagasan urnum.

b. Perbandingan (Persamaan serta Perbedaan)

Anda bisa membuatkan suatu paragraf dengan cara membandingkan persarnaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran.

c. Pembahasan Sebab-Akibat

Ketika Anda berbagi suatu paragraf, Anda dapat memfokuskan perhatian. Pada alasan-alasan terhadap sesuatu hal. Mengapa sesuatu hal. Tersebut harus dipilih atau dilakukan? Apa alasan yg mendasari suatu keputusan?

d. Klasifikasi

Paragraf dapat dikembangkan dengan cara. Melakukan klasifikasi atau pengelompokan ide-pandangan baru urnum ke pada pandangan baru-wangsit yg lebih khusus.

e. Pembahasan Pemecahan Masalah

Cara lain buat berbagi paragraf merupakan dengan menyajikan masalah, kernudian disajikan bagaimana cara pernecahan perkara tadi.

Satu hal yang perlu diperhatikan dalam kaitannya menggunakan pengaruh yg Anda berikan pada audiens merupakan menggunakan memusatkan wangsit/gagasan tunggal (kesatuan inspirasi) buat setiap paragraf serta perlu tetap dijaga agar suatu parag penulisannya singkat saja. Oleh karena tidak ada ketentuan secara niscaya bera kalimat buat setiap paragraf, maka Anda bisa berbagi sendid aneka macam macam variasi, jangan terlalu singkat tetapi juga jangan terlalli panjang. Yang penting suatu paragraf harus merupakan kesatuan inspirasi atau gagasan yang utuh, jelas, dan memakai kata-istilah transisi menjadi penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya.

ANALISA SALURAN DAN MEDIA KOMUNIKASI

Analisa Saluran Dan Media Komunikasi

A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

Proses komposisi (composition proces) penyusunan pesan-pesan usaha bisa dianalogikan menggunakan proses penciptaan lagu seperti yang telah dilakukan sang seorang komposer. Dia wajib merencanakan lagu apa yg akan dibuat, menentukan bentuk aransemen dan personel group yang akan mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi yg diperlukan, sebagai akibatnya lagu yang diciptakan mempunyai mutu yg rupawan, enak didengar, serta mudah dicerna para penggemarnya. Begitu halnya menggunakan proses komposisi untuk pesan-pesan usaha. Penyusunan pesan-pesan usaha mencakup 3 termin, yaitu:

1. Perencanaan

Dalam fase perencanaan (planning phase), dipikirkan hal-hal yang cukup fundamental, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, inspirasi pokok (main idea) pesan-pesan yg akan disampaikan, dan saluran atau media yg akan dipakai buat mengungkapkan pesan. Di samping itu, intonasi pula perlu diatur, apakah melemah, mendatar, atau meninggi. Yang terpenting merupakan menyiasati situasi yg terdapat, sehingga tujuan yg dikehendaki bisa tercapai.

2. Organisasi dan Komposisi

Setelah tahap perencanaan, termin berikutnya merupakan bagaimana mengorganisasikan pandangan baru-inspirasi serta selanjutnya dituangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitmen pemikiran Anda yg dimulai dengan merangkai istilah, kalimat, paragraf serta memilih gambaran yg diharapkan buat mendukung inspirasi pokok bahasannya.

Organisasi serta komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan istilah-kata, kalimat, serta paragraf. Oleh karena itu perlu diperhatikan bagaimana memakai istilah-istilah, kalimat, serta paragraf yg sederhana, gampang dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan sang si penerima pesan.

3. Revisi

Setelah ilham-ide dituangkan pada kata-istilah, kalimat, juga paragraf, perhatikan apakah istilah-istilah, kalimat, dan paragraf tersebut telah diekspresikan dengan sahih. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi substansi pesan yg ingin disampaikan, namun jua bagaimana gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, serta bagaimana taraf pemahamannya.

Kalau ternyata belum sinkron, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/pemugaran-pemugaran seperlunya, sehingga apa yg sudah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

Oleh lantaran perkembangan dunia usaha ketika ini begitu cepatnya, maka penyampaian pesan-pesan usaha perlu tetap memperhatikan bagaimana merencanakan, mengorganisasi serta mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan bisnis secara kentara serta seefektif mungkin.

B. PENENTUAN TUJUAN

Tahap pertama pada merencanakan suatu pesan bisnis adalah mernikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Seorang kornunikator tentunya ingin menjaga nama baik di hadapan audiens, sekaligus membentuk sesuatu yg baik bagi organisasinya.

Sebelum Anda menetapkan buat menyarnpaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, maka perlu terlebih dahulu dijawab 3 pertanyaan krusial, yaitu: apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya telah sempurna, dan apakah tujuan tersebut dapat diterima pada dalam organisasi tersebut.

Untuk bisa melakukan hal tadi, pertama Anda wajib menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sinkron menggunakan tujuan organisasi.

1. Mengapa Tujuan wajib Jelas

Tujuan yg kentara akan membantu mengarahkan Anda di dalam mencapai tujuan yg dikehendaki. Sebagaimana diketahui, setiap organisasi tentunya memiliki tujuan yang beragam, yang sangat tergantung pada jenis organisasinya.

Di samping itu, penentuan tujuan yang kentara bagi suatu organisasi akan bisa membantu proses pengambilan keputusan yang meliputi diantaranya:

a. Keputusan buat Meneruskan Pesan

Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri "Apakah pesan yang akan disampaikan benar-sahih diperlukan atau nir?" bila pesan-pesan yg akan disampaikan diduga mempunyai dampak yang sangat mini kepada audiens, usahakan penyampaian pesan ditahan dulu. Sebaliknya, apabila isi pesan sangat krusial serta akan membawa imbas yg besar , maka pesan sebaiknya segera diteruskan atau disampaikan.

b. Keputusan buat Menanggapi Audiens

Untuk tetapkan cara terbaik menanggapi audiens, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti pesan yang disampaikan? Apakah mereka mengharapkan laba? Apakah asa. Mereka sinkron menggunakan harapan. Komunikator? Tanpa mengetahui motif audiens-nya, komunikator nir akan dapat menanggapi mereka dengan baik. Komunikator serta audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka inginkan bila harapan mereka nir sesuai/sejalan.

c. Keputusan buat Memusatkan Isi Pesan

Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator seharusnya hanya memasukkan kabar yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yg sudah ditetapkan. Informasi yang nir relevan wajib disingkirkan atau dibuang jauh-jauh. Jika liputan yg nir krusial dimasukkan dalam pesan-pesan yang akan disampaikan, inti pesan akan kabur, dan ketika pun akan terbuang percuma. Pada akhirnya, penyampaian pesan nir akan mencapai target yang dikehendaki.

a. Keputusan untuk Menetapkan Media yang Akan Digunakan

Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan sangat tergantung pada tujuan yang kehendaki. Media komunikasi yang akan digunakan dapat berupa verbal atau goresan pena. Misalnya, seseorang pimpinan kelompok kerja yang ingin mengumpulkan anggotanya, beliau bisa memakai tulisan sebagai media komunikasi.

2. Tujuan Komunikasi Bisnis

Secara generik, ada 3 tujuan komunikasi usaha, yaitu: memberi warta (informing), persuasi (persuading), dan melakukan kolaborasi (collaborating) menggunakan audiens. Bagan 4.1 ini dia menunjukkan efek tujuan generik komunikasi.

a. Memberi Informasi

Tujuan pertama pada komunikasi bisnis merupakan memberikan kabar yang berkaitan dengan global usaha pada pihak lain. Sebagai model, seseorang pimpinan suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yg akan ditempatkan menjadi staf administrasi di tempat kerja-tempat kerja cabang yang ada.

Untuk memperoleh pegawai yang dibutuhkan, ia bisa memasang iklan lowongan kerja melalui media surat keterangan, majalah, radio, dan memasang, website/situs pada jalur internet. Masing-masing media komunikasi tadi tentu mempunyai keunggulan serta sekaligus kelemahannya, baik dicermati berdasarkan sisi jangkauan penerimaannya juga biayanya. Media komunikasi mana yg akan dipilih sangat tergantung dalam kebijakan perusahaan menggunakan melihat kemampuan internal perusahaan tadi.

b. Memberi Persuasi

Tujuan kedua komunikasi usaha adalah menaruh persuasi pada pihak lain agar apa yg disampaikan dapat dipahami dengan baik serta sahih. Hal ini acapkali dilakukan, terutama yg berkaitan dengan perundingan antara seorang dengan orang lain pada usaha. Untuk dapat memperoleh output yang optimal dalam bernegosiasi, masing-masing pihak perlu tahu prinsip win-win solution. Artinya kedua belah pihak yg terlibat pada perundingan tadi memperoleh manfaat secara beserta-sama tanpa sine qua non yg dikorbankan atau gagal.

c. Melakukan Kolaborasi

Tujuan ketiga pada komunikasi usaha adalah melakukan kolaborasi atau kerja sama usaha antara seorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat menggunakan mudah melakukan kerja sama usaha, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing. Kerja sama antar perusahaan pada banyak sekali belahan dunia ketika ini nisbi gampang dilakukan seiring menggunakan semakin pesatnya kemajuan teknologi komunikasi dewasa ini. Seseorang bisa memakai berbagai media telekomunikasi yg ada, seperti telepon biasa, faksimile, telepon genggam, internet, surat elektronik, serta teleconference. Teknologi komunikasi tadi sangat krusial merupakan dalam mempererat kerjasarna pada global bisnis.

Dalam dunia usaha, presentasi yang baik wajib sanggup mengungkapkan tujuan yang diinginkan secara spesifik. Oleh karenanya, buat merumuskan tujuan tersebut, seseorang perlu menanyakan pada diri sendiri, apakah audiens Anda akan melakukan penelaahan terhadap suatu pesan? Tujuan harus dinyatakan setepat mungkin, demikian pula dengan identifikasi individu-individu yg akan memberi tanggapan terhadap pesan yg akan disampaikan.

Berikut ini adalah beberapa contoh pada menyatakan tujuan generik dan spesifik.

Tujuan Umum

Tujuan Khusus

Memberi Informasi

Menyajikan penjualan bulan kemudian ke manajer pemasaran

Membujuk

Meyakinkan manajer pemasaran buat  mengangkat beberapa karyawan baru bagian penjualan

Kolaborasi

Membantu departemen personalia mengembangkan acara pembinaan bagi beberapa anggota baru.

3. Cara Menguji Tujuan

Penentuan tujuan yg baik tentunya wajib gampang diaplikasikan pada global konkret. Oleh karenanya, buat menguji apakah suatu tujuan yg sudah ditetapkan tadi telah baik atau belum, perlu dilakukan pengujian menggunakan empat pertanyaan berikut ini:

a. Apakah Tujuan Tersebut Realistis?

Tujuan yang hendak disampaikan hendaknya realistis, dalam arti wangsit-ide atau gagasan yang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yg ada, seperti kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis operasional.

b. Apakah Waktunya Tepat?

Dalam membicarakan suatu inspirasi atau gagasan hendaknya perkara ketepatan ketika perlu dipertimbangkan. Sebagai model, pada situasi krisis moneter, terdapat ide buat melakukan ekspansi pabrik, padahal pada ketika itu penjualan produk sedang menurun sampai 50 persen dibanding menurut tahun sebelumnya. Penyampaian pandangan baru ini tidak tepat waktunya, sebagai akibatnya kemungkinan akbar nir akan diterima.

c. Apakah Orang yg Mengirimkan Pesan Sudah Tepat?

Pesan atau ilham yg disampaikan sang seseorang yang memiliki kedudukan atau jabatan tinggi cenderung lebih dapat diterima daripada bila disampaikan oleh orang yang kedudukannya rendah. Ketidaktepatan pada menentukan siapa yg layak menyampaikan suatu pesan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.

d. Apakah Tujuannya Selaras dengan Tujuan Organisasi Perusahaan?

Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu dalam tujuan organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, bila ingin mengungkapkan pesan-pesan usaha pada audiens, sebaiknya pesan tersebut sesuai menggunakan kebijakan organisasi.

Apabila jawaban terhadap keempat pertanyaan tersebut adalah "nir', maka sebaiknya pesan jangan disampaikan. Apabila tetap disampaikan, tujuan tidak akan tercapai, atau hasilnya tidak seperti yg diharapkan.

C. ANALISIS AUDIENS

Bila suatu komunikasi sudah memiliki maksud serta tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana pernahaman/pengetahuan mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka, bagaimana minat mereka, serta apa yg ingin mereka ketahui? Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tadi, adalah warta yang sangat berharga, yang akan mempengaruhi cakupan materi yang diberikan pada audiens, dan cara mengatasi audiens.

1. Cara Mengembangkan Profil Audiens

Mengembangkan suatu profil audiens boleh dikatakan gampang-mudah susah. Gampang, jika lawan berkomunikasi merupakan seseorang yang telah dikenal menggunakan baik. Penentuan profil audiens pada hal ini tidak akan mengalami kesulitan, karena yang menjadi audiens merupakan orang-orang yang telah dikenal dengan baik. Akan tetapi, semuanya akan sebagai sulit apabila yg menjadi audiens merupakan orang-orang yg sama sekali belum dikenal, komunikator nir pernah mendengar nama mereka, dan tidak pernah bertatap muka dengan mereka. Dalam masalah ini, komunikator perlu melakukan pemeriksaan buat mengantisipasi reaksi mereka.

a. Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens

Audiens dalam jumlah akbar tentu saja akan memperlihatkan konduite yang tidak selaras dengan audiens yg berjumlah sedikit, sebagai akibatnya buat menghadapinya diperlukan teknik komunikasi yang tidak selaras jua.

Bentuk serta format penulisan materi yang akan disampaikan jua dipengaruhi oleh jumlah audiens. Untuk audiens yg jumlahnya mini , materi bisa dikemas pada suatu laporan sederhana lalu dipresentasikan atau dibagikan pada mereka. Namun, buat audiens yang jumlahnya besar , materi usahakan dikernas pada suatu makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yg lebih formal.

b. Siapa Audiens-nya

Bila audiens yg dituju lebih menurut satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa di antara mereka yg memegang posisi kunci/posisi paling krusial. Biasanya orang yg mernegang posisi kunci (krusial) adalah mereka yg memiliki status organisasional tinggi. Namun bisa jadi seorang yg posisinya rendah, karena kelebihannya pada satu atau dua bidang eksklusif, memegang posisi kunci dalam materi yang disampaikan.

c. Reaksi Audiens

Setelah mengetahui siapa yg akan sebagai audiens, pedu diketahui (diantisipasi) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audiens tadi. Jika kornposisi audiens merupakan orang-orang yg nir suka berdebat atau kurang kritis, presentasi usahakan disajikan pribadi dalam bagian kesimpulan dan saran-saran, karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif.

d. Tingkat Pemahaman Audiens

Ketika membicarakan pesan-pesan, latar belakang audiens seperti taraf pendidikan, usia, dan pengalaman jua perlu diperhatikan. Apabila komunikator serta audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tadi wajib dididik. Secara umum, usahakan agar Anda nir terlalu menggurui. Kalau terkesan menggurui, audiens cenderung merasa jenuh, bosan, dan kurang tertarik dalam pesan yg disampaikan.

e. Hubungan Komunikator dengan Audiens

Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal sang audiens, maka audiens harus bisa diyakinkan sebelurn penyampaian suatu pesan dilakukan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan, akan menciptakan audiens termotivasi untuk mendengarkan serta menyimak pembicaraannya, sehingga pesan bisa tersampaikan dengan baik.

Struktur pesan-pesan yg akan disampaikan, dan nada bunyi komunikator waktu menyarnpaikan pesan, bisa memperlihatkan tingkat interaksi komunikator menggunakan audiens. Nada suara (intonasi) ketika berbicara menggunakan orang yg telah dikenal tentu tidak sinkron dengan saat berbicara dengan orang yang baru dikenal.

2. Cara Memuaskan Kebutuhan Akan Informasi Audiens

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan berita audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada 5 termin yg diharapkan untuk mernenuhi kebutuhan audiens, yaitu:

a. Temukan/Cari Apa yg Diinginkan Oleh Audiens

Untuk dapat mernenuhi kebutuhan warta audiens, maka komunikator harus dapat menernukan apa yg ingin mereka ketahui dan segera memberikan berita yang diminta. Jangan ditunda-tunda.

b. Antisipasi Terhadap Pertanyaan yg Tak Diungkapkan

Setelah memberikan informasi yg diinginkan, berikan tarnbahan berita yang mungkin sangat mernbantu, meskipun berita tadi secara khusus tidak diminta oleh audiens.

c. Berikan Semua Informasi yg Diperlukan

Usahakan semua warta penting yg diminta oleh audiens tidak ada yang terlewatkan. Dengan kata lain, keterangan-fakta penting sudah tercakup pada pesan yang diberikan. Lakukan pengecekan terlebih dahulu sebelurn pesan disampaikan pada audiens. Hal ini buat menjaga agar apa yg diminta audiens benar-sahih sinkron dengan yang Anda kirimkan.

d. Yakinkan Bahwa Informasinya merupakan Akurat

Informasi yang disampaikan kepada audiens hendaklah kabar yang sahih-benar seksama, serta bisa dipertanggungjawabkan kebenarannya. Jangan menaruh informasi yang keliru kepada audiens Anda. Kalau secara tidak sengaja atau terjadi kekhilafan dalam mengungkapkan fakta, komunikator wajib sesegera mungkin membetulkannya dan mohon maaf atas kekhilafan yg dilakukan.

e. Tekankan Ide-ilham yang Paling Menarik Bagi Audiens

Cobalah buat menemukan poin krusial sangat yg menarik bagi para audiens. Selanjutnya, berikan perhatian spesifik atau perhatian ang lebih pada poin krusial tersebut. Jika hal tadi dapat dilakukan dengan baik, berarti komunikator telah berhasil menaruh suatu kepuasan yang tidak terhingga. Kepala audiens-nya.

3. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens

Beberapa jenis pesan-pesan bertujuan memotivasi audiens buat membarui konduite mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini sering mengalami hambatan/ hambatan. Hal ini ditimbulkan sang adanya kecenderungan menurut audiens buat nir mengganti sesuatu yang terdapat dengan hal yg baru.

Bagaimana mengatasi hambatan itu? Salah satu caranya adalah menggunakan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa, sehingga warta yg disampaikan dapat diterima audiens dengan. Gampang.

Pendekatan yg dapat dilakukan merupakan menggunakan menaruh argumentasi yang bersifat rasional. Contoh, jika seorang pemohon pinjaman harus mengurangi jumlah pinjaman yang sudah ada sebelum menambah pinjaman baru yg lebih besar , komunikator bisa menggunakan argumentasi sebab akibat untuk mengungkapkan bahwa penambahan jumlah pinjaman akan sangat berbahaya bagi kepercayaan yg sudah diberikan kini ini.

Setelah menganalisis tujuan serta audiens, selanjutnya adalah memilih cara buat mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara dalam satu tema/topik, pokok yaitu pandangan baru utama (main idea). Hal-hal lain selain ilham utama hanyalah adalah inspirasi-wangsit pendukung (supporting idea).

Topik dan pandangan baru pokok merupakan dua hal yg tidak sama. Topik adalah subjek pesan yg lebih luas. Sedangkan inspirasi pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yg menyebutkan isi serta tujuan menurut topik tadi, sehingga bisa diterima oleh audiens. Ide pokok bisa memotivasi orang-orang untuk melakukan apa yg diinginkan menggunakan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan/maksud pengirim pesan menggunakan tujuan mereka. Dalam surat pendek atau memo, wangsit utama mungkin kentara. Namun, pada surat yg kompleks, menentukan ide pokok merupakan tugas yang nir mudah. Sebelurn bisa menentukan ide utama, poin-poin yg penting harus diidentifikasikan terlebih dahulu:

1. Teknik Brainstorming

Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, dibutuhkan kreativitas serta pengalaman. Pendekatan yg paling baik adalah brainstorming (curah pendapat) yang memberikan keleluasaan pikiran, buat mencari aneka macam kemungkinan, menguji, banyak sekali alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, serta kabar yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan antara lain:

a. Storyteller's Tour

Hidupkan tape recorder, dan jajak pesan-pesan yg disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, serta akibat bagi si penerima. Dengarkan dengan teliti serta berlatihlah sehingga ilham-ide utama berdasarkan suatu pesan dapat diternukan menggunakan gampang.

b. Random List

Dengan pendekatan secara acak list, buat bisa menernukan inspirasi pokok Anda perlu menulis segala sesuatu yang ada pada pikiran Anda pada atas kertas kosong. Selanjutnya pelajari interaksi antara ilham yang satu menggunakan pandangan baru yang lain. Bagilah mereka ke pada gerombolan -kelompok, dan temukan poin yg krusial serta yg nir penting.

c. CFR (Condusions, Findings, Recommendations) Worksheet

Jika subyeknya meliputi pemecahan perkara, gunakanlah suatu lembar kerja (worksheet) yang akan membantu menyebutkan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (condusions) serta rekomendasi (recommendations) yg akan diberikan. Sebagai suatu contoh, penelitian menemukan bahwa merosotnya penjualan disebabkan oleh kasus kebijakan penentuan harga. Oleh karenanya, rekomendasi kepada pihak manajemen berisi anjuran buat menurunkan harga produk.

d. Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik menjadi langkah awal memilih inspirasi utama. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa (what), kapan (when), pada mana (where), serta. Bagaimana (how), akan bisa menyebutkan wangsit utama presentasi.

e. Question and Answer Chain

Barangkali pendekatan yang paling baik merupakan melihat menurut sisi perspektif audiens. Coba tanyakan pada diri sendiri: Apa pertanyaan pokok audiens Anda? Apa yang diinginkan audiens? Periksa atau cek jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut. Apa pertanyaan tambahan yang mungkin timbul? Ikuti arus pertanyaan serta jawab pertanyaan tadi, sebagai akibatnya ide pokoknya dapat ditemukan.

2. Pembatasan Cakupan

Secara umum, penyajian warta rutin kepada audiens yang sudah Anda kenal hendaknya memakai istilah-istilah yg singkat. Cara ini jua. Bisa membangkitkan rasa hormat (respect) audiens pada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yg kompleks serta kontroversial akan memakan saat lebih lama , terutama jika audiens yang hadir terdiri atas orang yg skeptikal atau orang yg nir dikenal sebelumnya. Ide pokok dari pesan-pesan selebihnya diadaptasi dengan saat yg tersedia, sehingga poin-poin yang penting nir hingga terabaikan. Yang lebih krusial merupakan ide-pandangan baru pokok yang disampaikan haruslah gampang dimengerti serta diterima oleh audiens.

E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA

Pesan-pesan bisnis harus sesuai menggunakan situasi yg terdapat. Ide-ide dapat disampaikan melalui 2 saluran, yaitu saluran verbal (oral) dan tertulis (written). Pilihan mendasar antara berbicara atau memilis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens, dan ciri berdasarkan kedua saluran komunikasi tadi.

1. Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan menurut komunikasi ekspresi (berkaitan dengan mulut communications) adalah kemampuannya memberikan umpan balik menggunakan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yg disampaikan adalah sederhana, nir dibutuhkan catatan tetap, serta audiens bisa dibuat lebih nyaman (convenient). Kelebihan lain berdasarkan komunikasi verbal adalah sifatnya yang ekonomis. Pendekatan mulut juga bermanfaat, apabila yang disajikan adalah berita yang kontroversial, lantaran reaksi audiens bisa terbaca menurut bahasa isyarat mereka sebagai akibatnya komunikator bisa menyesuaikan pesan-pesan yg akan disampaikan.

Komunikasi lisan meliputi antara lain dialog antara dua orang atau lebih, pembicaraan melalui telepon, wawancara kerja, rendezvous gerombolan mini (diskusi gerombolan ), seminar, workshops, acara pembinaan, pidato formal, dan presentasi krusial lainnya.

Sedangkan presentasi formal, dengan jumlah audiens yg lebih besar , misalnya konvensi penjualan, rapat para pernegang saham, presentasi buat sosialisasi produk baru, serta fungsi-fungsi seremonial penganugerahan produk-produk unggulan atau terlaris sebagai best seller, seringkali diadakan di auditorium.

Alat bantu audio-visual seperti film, video dip, audio rekaman, LCD projector, dan slide show sering dipakai buat memberikan daya tarik bagi suatu presentasi. Karena nir mudahnya mengkoordinasi seluruh efek berdasarkan audio-visual, presentasi misalnya ini harus direncanakan dengan sebaik-baiknya.

2. Komunikasi Tertulis

Pesan-pesan tertulis jua mempunyai banyak sekali macam bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu kebaikan menurut komunikasi tertulis (written communications) adalah penulis memiliki kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Format goresan pena diharapkan apabila fakta yang disampaikan kompleks, diharapkan catatan tetap untuk referensi di masa yg akan tiba, dan jumlah audiens besar serta menyebar.

Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan taraf kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaannya, emosional, dan biaya pengiriman dan asa audiens. Kapan usahakan seorang menentukan komunikasi verbal atau tertulis bisa dilihat dalam penjelasan ini dia :

Perbedaan Karakteristik Komunikasi Lisan menggunakan Kom. Tertulis

Komunikasi Lisan

Komunikasi Tertulis

§Anda menginginkan umpan balik segera berdasarkan audiensi

§Pesan Anda relatif sederhana dan gampang diterima

§Anda tidak memerlukan catatan permanen

§Anda dapat mengumpulkan audiensi lebih gampang atau ekonomis

§Anda menginginkan interaksi pada memecahkan masalah

§Anda tidak memerlukan umpan pulang segera

§Pesan Anda sangat rinci, kompleks, serta memerlukan perencanaan yg hati-hati

§Anda memerlukan catatan permanen

§Anda ingin mencapai audiensi yg luas.

§Anda ingin meminimisasi distorsi penyampaian pesan

Jenis-jenis Media Komunikasi Lisan dan Tertulis 

Media Komunikasi Lisan

Media Komunikasi Tertulis

§Percakapan secara langsung, pidato, rendezvous-pertemuan.

§Telepon dan surat bunyi (voice mail)

§Audiotape serta videotape

§Teleconference serta videoconference

§Surat-surat, memo, laporan, proposal

§E-mail

§Surat reguler dan khusus

§Faxsimile