CARA MEREVISI PESANPESAN BISNIS

Cara Merevisi Pesan-Pesan Bisnis

A. Keterampilan Merevisi

Menulis pesan-pesan bisnis tidaklah semudah menulis surat kepada saudara kandung, orang tua, atau sahabat akrab. Menulis surat usaha tidak sanggup ditulis sekali jadi. Menulis surat usaha bukanlah permainan sulap, bim salabim langsung jadi. Untuk membuat surat usaha yg baik perlu suatu proses yang cukup. Apabila penulisan draft telah diselesaikan, masih diperlukan penelaahan (review) dan pemugaran lagi, baik dari sudut isi juga pengorganisasian, gaya (style) bahasa yang digunakan, susunan bahasa, serta format penulisannya :

1. Cara Mengedit Isi dan Pengorganisasiannya

Untuk mengevaluasi kegiatan suatu pesan usaha secara menyeluruh, holistik dokumen perlu terlebih dahulu dibaca menggunakan cepat. Pada waktu melakukan penilaian, perlu dipusatkan perhatian dalam isi, organisasi, serta alur surat-surat bisnis tersebut. Dilain pihak, dalam komunikasi bisnis, perlu Anda perhatikan bahan-bahan yang perlu, penting, serta relevan dengan pesan-pesan yg ingin Anda sampaikan. Jangan sekali-kali Anda memasukkan bahan-bahan yang nir perlu, nir penting, dan tidak relevan dengan pesan-pesan yg Anda sampaikan.

Pada fase awal pengeditan, perlu perhatian secara akurat terutama dalam pesan-pesan awal dan akhir, lantaran pesan-pesan tersebut mempunyai impak besar terhadap audiens. Perhatikan bahwa pembuka surat atau memo haruslah relevan, menarik, serta memberikan reaksi pada pembacanya. Untuk pesan-pesan yang lebih panjang, beberapa paragraf pertama meliputi subjek, maksud, dan organisasi bahan.

2. Mengedit Gaya Penulisan

Setelah Anda merasa konfiden terhadap isi serta pengorganisasian suatu pesan-pesan bisnis, maka Anda perlu memusatkan perhatian pada gaya penulisan. Cobalah tanya dalam diri sendiri, apakah Anda telah mendapatkan suatu kesan yg baik bagi audiens Anda? Gunakan istilah-kata frasa yang sanggup menghidupkan pesan-pesan Anda, sehingga semakin menarik bagi audiens Anda. Pada waktu yg sama, Anda perlu mencek apakah pesan-pesan yg disampaikan. Jelas, tidak membingungkan, serta gampang dipahami sang audiens, apakah keterangan krusial sudah dinyatakan, dan apakah transisi yg digunakan pada antara kalimat dinyatakan secara kentara?

Di samping itu, buat lebih memudahkan audiens Anda menangkap pesan-pesan Anda, maka perlu dibentuk judul, sub-subjudul, indentasi, huruf tebal, garis bawah, huruf miring, huruf berwarna, tabel, gambar, dan sejenisnya.

3. Mengedit Format

Langkah terakhir pada mengedit suatu pesan-pesan bisnis merupakan mengedit format secara keseluruhan. Di samping melakukan penelaahan terhadap tata bahasa, ejaan, kesalahan-kesalahan tulis, serta pertanda baca, maka format penulisannya tidak boleh diabaikan begitu saja. Kalau format penulisannya menarik, maka audiens Anda akan senang membacanya. Terlebih lagi, format penulisan yang ditata rapi, bersih, tidak penuh coretan, dan kertas yg dipakai berkualitas baik.

B. Memilih Kata Yang Tepat

Pemilihan kata adalah cara menentukan kata-istilah yang dipergunakan untuk mencurahkan inspirasi atau pikiran ke dalam sebuah kalimat. Agar pesan yg terkandung pada kalimat yang disampaikan kepada orang lain mudah untuk dimengerti, Anda wajib dapat menentukan istilah-kata dengan sebaikbaiknya.

Dalam menyampaikan pesan-pesan usaha kepada audiens, peranan kata sebagai krusial merupakan. Penggunaan kata yang sama sekali nir diketahui atau sangat asing bagi audiens, bukan saja pemborosan atau membuang-buang ketika, namun yang lebih penting berdasarkan itu adalah penyampaian maksud/tujuan komunikasi menjacti terganggu. Oleh karenanya, agar maksud komunikasi bisa tercapai, maka perlu diperhatikan beberapa hal ini dia :

1. Pilihlah Kata yg Sudah Familiar/Dikenal

Dalam mengungkapkan pesan-pesan bisnis gunakanlah kata-istilah yg telah familiar, istilah-kata yang generik, istilah-istilah yang lazim digunakan, sehingga gampang dipahami oleh audiens. Jangan memakai istilah-kata atau istilah yg nampaknya mentereng, bombastis, tetapi justru hanya menciptakan resah audiens.

2. Pilihlah Kata-Kata yg Singkat

Di samping Anda memilih istilah-kata yg telah familiar, Anda perlu jua menentukan kata-istilah yg singkat buat penyampaian pesan-pesan Anda. Penggunaan kata-kata yang singkat, selain efisien jua mudah dipahami oleh audiens.

3. Hindarkan Kata-Kata yg Bermakna Ganda

Dalam memilih kata-kata buat menyarnpaikan pesan-pesan usaha, Anda perlu juga menghindarkan kata-kata yang memiliki aneka macam pengertian. Pernilihan terhadap istilah-kata tadi akan menyebabkan penafsiran yg bermacam-macam pada audiens. Akibat selanjutnya merupakan kernungkinan tidak tercapainya maksud penyarnpaian pesan-pesan usaha Anda.

C. Membuat Kalimat Efektif

Kalimat adalah wahana untuk mengungkapkan pesan kepada orang lain. Dengan kalimat Anda bisa memanggil, memarahi, menasehati, mengemukakan pendapat, menyuruh orang lain, memperingatkan orang lain, serta mengumumkan sesuatu. Agar pesan yg Anda sampaikan bisa menggunakan mudah dimengerd pembaca, kalimat wajib disusun secara efektif Apa yang dimaksud dengan kalimat efektif (effective sentence)? Kalimat efektif merupakan bentuk kalimat yg secara sadar dan sengaja disusun buat mencapai daya warta yang sempurna serta baik.

Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan tiga hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Sebagaimana Anda ketahui bahwa senap kalimat paling tidak terdiri atas subjek serta predikat. Masing-masing subjek dalam suatu kalimat akan menjawab pertanyaan "siapa" atau "apa yang dilakukan oleh kata kerja. Subjek (subject) merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu-yang sedang dikatakan serta umumnya berupa istilah benda.

Bagaimana Anda dapat mengenali subjek suatu kalimat? Untuk dapat mengenali subjek suatu kalimat, Anda dapat mengajukan pertanyaan "siapa" atau "api" sebelum kata kerja. Sebagai model sederhana merupakan menjadi berikut:

Johni Mathis merupakan penyanyi temama pada Amerika Serikat. 

Sumarni berbelanja di Pasar Klewer Solo.

Siapa penyanyi ternama di Amerika Serikat? Siapa yg berbelanja pada Pasar Klewer Solo? Jawaban atas ke 2 pertanyaan tersebut adalah subjek kalimat. Jadi, Johni Mathis dan Sumami merupakan subjek suatu kalimat.

Predikat (predicate) umumnya kata kerja, berkaitan erat menggunakan apa yg sebagai subjeknya. Ia menyebutkan tentang apa yang dilakukan sang subjek. Bagaimana Anda dapat mengenali predikat? Anda bisa mengenali predikat iengan cara mengaJukan pertanyaan "melakukan apa" selesainya subjek.

Manto membeli permen di toko Pqjok. 

Seorang polisi menangkap pencuri ayam.

Manto melakukan aktivitas apa? Seorang polisi melakukan aktivitas apa? Jawaban atas kedua pertanyaan tadi merupakan predikat dalam kalimat tersebut. Kedua istilah tadi, membeli serta menangkap, merupakan kata. Kerja yaitu suatu istilah yang melakukan tindakan (action).

Di samping subjek dan predikat, suatu kalimat bisa dilengkapi dengan pelengkap (complements) yg akan memperjelas arti suatu istilah kerja. Ada beberapa jenis pelengkap diantaranya objek langsung (direct object) dan objek tik langsung (indirect object). Untuk dapat mengetahui objek langsung, Anda bisa mengajukan pertanyaan "siapa" atau "apa' sesudah istilah kerja. Sebagai model adalah menjadi berikut:

Jamal Mirdad menerima piala Citra.

Sumaryono terpilih sebagai kepala karang taruna.

Jamal Mirdad mendapat apa? Sumaryono terpilih menjadi apa? Jawaban terhadap ke 2 pertanyaan tersebut, adalah objek langsung.

Bagaimana dengan objek tak langsung? Objek tak pribadi adalah istilah benda yg menyebutkan kepada siapa atau aktivitas apa yg dilakukan oleh istilah kerja. Sebagai model adalah sebagai berikut:

Ia menulis surat buat Johny.

Majikan memberi bingkisan kepada karyawan.

la menulis surat buat siapa? Majikan mernberi bingkisan pada siapa? Jawaban terhadap kedua pertanyaan tersebut adalah objek tak eksklusif.

1. Tiga Jenis Kalimat

Secara generik, ada 3 jenis kalimat, yaitu kalimat sederhana, kalimat majernuk, dan kalimat kompleks.

a. Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana (simpk sentence) hanya mempunyai sebuah subjek dan sebuah predikat. Namun, tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi menggunakan objek baik eksklusif maupun tidak langsung.

b. Kalimat Majemuk

Kalimat majernuk (compound sentence) berisi dua atau lebih klausa independen dan nir mernpunyai klausa dependen. Klausa independen adalah anak kalimat yg bisa berdiri sendiri atau mernpunyai pengertian yang utuh. Sedangkan klausa dependen adalah anak kalimat yang nir dapat berdiri sendiri, sebagai akibatnya tidak memiliki pengertian yang utuh. Suatu kalimat majemuk dihubungkan dengan kata penghubung i serta, namun, atau.

c. Kalimat Kompleks

Kalimat kompleks (complex sentence) berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen.

Dalam menyusun suatu kalimat, gunakanlah jenis kalimat mana yang paling sempurna atau sesuai menggunakan pernikiran atau ide yg Anda miliki. Jika Anda mempunyai dua buah pandangan baru yg mempunyai tingkat kepentingan yang sama, maka Anda dapat menentukan kalimat majernuk atau penggabungan ke 2 kalimat sederhana. Tetapi, bila salah satu inspirasi memiliki taraf kepentingan yg lebih rendah ketimbang yang lain, maka Anda bisa memilih kalimat kompleks.

2. Cara Mengembangkan Paragraf

Secara urnum terdapat dua pendekatan yg dapat dipakai buat membuatkan suatu paragraf, yaitu pendekatan induktif serta deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan mengemukakan aneka macam alasan terlebih dahulu, kemudian baru dibuat kesimpulan. Sedangkan pendekatan deduktif dimulai berdasarkan konklusi lalu baru diikuti menggunakan alasan-alasannya adalah. Lebih lanjut, suatu paragraf bisa dikembangkan dengan memberikan gambaran atau model, perbandingan (persarnaan serta disparitas), pernbahasan sebab-dampak, klasifikasi, serta Pernbahasan pernecahan masalah. Pendekatan mana yg akan Anda pilih sangat tergantung pada subjek Anda, maksud audiens, serta maksud suatu pesan.

a. Ilustrasi

Untuk membuatkan suatu paragraf, Anda dapat memakai suatu gambaran atau contoh yang dapat menaruh citra terhadap inspirasi atau gagasan urnum.

b. Perbandingan (Persamaan dan Perbedaan)

Anda bisa menyebarkan suatu paragraf menggunakan cara membandingkan persarnaan juga disparitas terhadap suatu pemikiran.

c. Pembahasan Sebab-Akibat

Ketika Anda membuatkan suatu paragraf, Anda bisa memfokuskan perhatian. Dalam alasan-alasan terhadap sesuatu hal. Mengapa sesuatu hal. Tadi harus dipilih atau dilakukan? Apa alasan yang mendasari suatu keputusan?

d. Klasifikasi

Paragraf dapat dikembangkan menggunakan cara. Melakukan penjabaran atau pengelompokan ilham-pandangan baru urnum ke pada inspirasi-ilham yang lebih khusus.

e. Pembahasan Pemecahan Masalah

Cara lain untuk membuatkan paragraf adalah dengan menyajikan kasus, kernudian tersaji bagaimana cara pernecahan perkara tersebut.

Satu hal yang perlu diperhatikan pada kaitannya dengan pengaruh yg Anda berikan pada audiens merupakan menggunakan memusatkan inspirasi/gagasan tunggal (kesatuan ilham) buat setiap paragraf serta perlu tetap dijaga agar suatu parag penulisannya singkat saja. Oleh karena tidak terdapat ketentuan secara pasti bera kalimat buat setiap paragraf, maka Anda dapat berbagi sendid aneka macam macam variasi, jangan terlalu singkat tetapi pula jangan terlalli panjang. Yang krusial suatu paragraf wajib adalah kesatuan inspirasi atau gagasan yg utuh, kentara, serta memakai kata-istilah transisi sebagai penghubung antara kalimat yang satu menggunakan yg lainnya.