PENGORGANISASIAN PESANPESAN BISNIS MELAUI OUTLINE
Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis Melaui Outline
A. Hal-Hal Yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yg disampaikan sang pimpinan kepada para bawahannya, kadangkala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini mengakibatkan pesan-pesan yang disampaikan nir tentang sasaran atau hasilnya nir sesuai dengan apa yg dikehendaki. Mengapa hal ini bisa terjadi? Tidak terorganisasinya komunikasi menggunakan baik dapat ditimbulkan sang beberapa hal menjadi berikut:
1. Bertele-tele
Seringkali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang sampai mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan istilah lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, pembaca memerlukan ketika yg cukup lama untuk tahu maksud pesan-pesan yg disampaikan
2. Memasukkan Bahan-bahan yg Tidak Relevan
Faktor berikutnya adalah adanya informasi yang nir relevan, serta nir krusial, dalam pesan yg disampaikan pada audiens. Informasi yg nir relevan, pada samping membuang-buang saat, pula dapat membuat pesan-pesan yg disampaikan sebagai kabur, tidak jelas dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya keterangan yg relevan serta penting saja yang disampaikan kepada audiens.
3. Menyajikan Ide-pandangan baru Secara Tidak Logis
Penyebab selanjutnya adalah adanya wangsit-pandangan baru yg nir logis serta nir terkait menggunakan topik bahasan yg disampaikan dalam audiens. Hal ini menyebabkan ketidak lancaran komunikasi, karena audiens akan sulit tahu poin-poin krusial yang disampaikan.
4. Informasi Penting Kadangkala Tidak Tercakup Dalam Pembahasan
Apabila pesan-pesan yg tidak relevan, pesan-pesan yg tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih lebih banyak didominasi, ada kecenderungan poin-poin yg penting justru terlupakan menurut topik pembahasan. Lantaran asyik membahas hal-hal yg hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yg seharusnya memperoleh porsi bahasan yang lebih akbar menjadi terabaikan.
Keempat perkara tadi tak jarang terjadi pada komunikasi bisnis. Oleh karena itu, hal-hal tadi perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.
B. Pentingnya Pengorganisasian Yang Baik
Dengan mengatur pandangan baru-pandangan baru secara logis, berurutan, serta nir bertele-tele, pandangan baru yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan fakta, motivasi maupun mudah bagi para audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik merupakan suatu tantangan bagi komunikator. Untuk bisa mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada 4 hal yg perlu diperhatikan, yaitu:
1. Subjek dan tujuan haruslah jelas.
2. Semua keterangan harus herbi subjek serta tujuan.
3. Ide-ilham wajib dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang krusial wajib telah tercakup.
Suatu pesan yg disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens mendapat pesan, berhemat ketika audiens, serta mempermudah pekerjaan komunikator.
a. Membantu Audiens Memahami Suatu Pesan
Dengan mengemukakan poin-poin penting secara kentara, menyusun ide-pandangan baru secara logis serta runtut, serta memasukkan seluruh berita yg relevan dalam pesan, audiens menggunakan gampang akan tahu maksud/ tujuan pesan.
b. Membantu Audiens Menerima Suatu Pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yg baik pada samping membantu audiens dalam tahu maksud pesan, pula membantu audiens untuk dapat mendapat isi pesan tadi. Misalnya, seorang konsumen yang mengadukan perkara pembelian suatu produk pada manajer toko, tetapi memperoleh jawaban yg tidak menyenangkan atau mengecewakannya. Mungkin saja surat jawaban yang diberikan sudah disusun logis sehingga dapat dipahami maksudnya, tetapi nir bisa diterima oleh konsumen lantaran gaya bahasa yang digunakan terlalu menusuk pada sasaran (to thepoint).
c. Menghemat waktu
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi menggunakan baik, penyampaiannya akan menghabiskan saat audiens. Mengapa demikian? Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik merupakan penyampaian informasi atau wangsit-ilham yang relevan saja. Dengan hanya mengungkapkan informasi yg relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan gampang mengikuti alur pemikiran pesan yg pada sampaikan, tanpa wajib memeras otak serta mengerutkan dahi.
d. Mempermudah Pekerjaan Komunikator
Pengorganisasian pesan-pesan yg baik bisa membantu pekerjaan komunikator, sebagai akibatnya bisa selesai lebih cepat serta ekonomis ketika. Hal ini merupakan faktor yg sangat penting pada global bisnis, di mana penyelesaian pekerjaan berjalan menggunakan baik, cepat, serta efisien. Dengan mengetahui apa yg ingin disampaikan, dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien beliau merampungkan pekerjaan.
C. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline
Pada dasarnya, buat mencapai pengorganisasian yang baik diharapkan dua proses tahapan, yaitu Anda mendefinisikan dan menggolongkan ilham-ilham; kemudian Anda tetapkan urutan ide-inspirasi dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.
1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide
Memutuskan apa yg wajib dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yg wajib dipecahkan. Apabila materinya memang lemah, tidak memiliki suatu gaya yg menarik, maka akan mengaburkan fakta yg ada. Cepat atau lambat, audiens akan menyimpulkan bahwa Anda benar-benar tidak mempunyai sesuatu yang bernilai sedikit pun. Apakah Anda menelepon, membuat tiga paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman, Anda akan mulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks, maka semakin krusial termin pertarna ini.
Apabila Anda menyusun pesan yg panjang serta kompleks, maka outline sangat diharapkan serta sebagai penting ialah. Mengapa demikian? Hal ini lantaran menggunakan adanya outline akan membantu Anda memvisualisasikan interaksi antara bagian yang satu menggunakan bagian yang lainnya. Di samping itu, outline pula akan menuntun Anda untuk mengkomunikasikan ilham-ide menggunakan cara yg lebih sistematik, efisien, serta efektif Melalui perencanaan yg baik outline akan membantu Anda mengekspresikan transisi antara wangsit-ide, sehingga audiens akan mengerti dan memahami pola pernikiran Anda.
Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam 3 golongan:
a. Mulailah dengan Ide Pokok
Ide pokok akan membantu Anda dalam menetapkan tujuan serta strategi generik dari suatu pesan. Ide utama tadi bisa dirangkum ke dalam 2 hal, yaitu: (1) apa yang Anda inginkan terhadap audiens buat melakukannya atau memikirkannya; (2) alasan yg fundamental mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide utama merupakan titik awal buat membuat outline.
b. Nyatakan Poin-poin pendukungyang Penting
Setelah memutuskan inspirasi utama pesan yg akan disampaikan, maka tahap ke 2 adalah menyusun poin-poin pendukung yang krusial menjadi pendukung wangsit-ide utama tadi.
c. Ilustrasi dengan Bukti-bukti
Tahap ketiga pada menyusun outline adalah menaruh illustrasi menggunakan mengemukakan bukti-bukti yg berhasil dikumpulkan. Semakin poly bukti-bukti yg bisa disajikan, maka outline yg Anda buat akan menjadi semakin baik.
2. Menentukan Urutan menggunakan Rencana Organisasional
Setelah Anda mendefinisikan dan menggolongkan ilham-inspirasi Anda, Anda siap untuk menetapkan bagaimana urut-urutannya. Untuk bisa menentukan urutannya, ada 2 pendekatan krusial, yaitu:
a. Pendekatan Langsung
Pendekatan eksklusif (direct approach) sering diklaim jua menggunakan kata pendekatan deduktif (deductive approach), pada mana ilham pokok timbul paling awal, lalu diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.
b. Pendekatan Tak Langsung
Pendekatan tidak langsung (indirect approach) tak jarang disebut juga dengan istilah pendekatan induktif (inductive approach), di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti menggunakan inspirasi pokoknya. Gunakan pendekatan ini, jika reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.
Kedua pendekatan dasar tadi bisa diterapkan baik buat pesan-pesan singkat (memo dan surat) juga pesan-pesan formal atau panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk menentukan di antara ke 2 alternatif tersebut, Anda wajib menganalisis bagaimana reaksi audiens terhadap maksud/tujuan dan pesan-pesan yang Anda sampaikan.
Setelah Anda menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, maka Anda bisa menentukan rencana organisasional yg paling cocok menjadi berikut :
a. Direct Request
Jenis/tipe pesan usaha yang paling generik digunakan adalah penyampaian yg eksklusif dalam poin yg dituju. Direct request (permintaan pribadi) bisa berbentuk surat juga memo. Misalnya, Anda tertarik terhadap suatu produk baru dan Anda ingin sekali mengetahui aneka macam hal tentang produk tersebut seperd karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka Anda dapat menciptakan surat permintaan eksklusif. Permintaan pribadi menggunakan pendekatan langsung, lantaran eksklusif dalam poin yang dituju.
b. Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill
Jika Anda memberikan berita rutin sebagai bagian berdasarkan usaha permanen Anda, para audiens kemungkinan akan sebagai netral. Apabila Anda mengumumkan penurunan harga, mendapat suatu undangan, atau ucapan selamat menurut sahabat sejawat, para audiens akan bahagia mendengarnya. Jadi, pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok menggunakan memakai pendekatan pribadi.
c. Pesan-pesan Bad News
Jika Anda mengumumkan penolakan suatu. Lamaran, menolak kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat, maka audiens Anda umumnya akan kecewa atau tidak bahagia mendengarnya. Oleh karenanya, pendekatan yang bisa diterapkan merupakan pendekatan tak langsung. Apabila Anda memiliki informasi yg kurang menyenangkan (bad news) cobalah buat menempatkannya dalam bagian. Pertengahan surat menggunakan menggunakan bahasa yg halus.
d. Pesan-pesan Persuasif
Bila audiens sahih-benar sangat nir tertarik terhadap pesan-pesan yang Anda sampaikan, maka pesan-pesan persuasif (persuasive messages) dapat digunakan serta pendekatannya merupakan menggunakan cara tidak langsung. Untuk melakukan penagihan pinjaman dan penjualan produk, pendekatan yang digunakan adalah persuasi. Anda perlu membuka pikiran audiens Anda dengan melakukan persuasi, sebagai akibatnya mereka dapat tahu liputan yang terdapat.
Kebanyakan pesan-pesan singkat dapat memakai keliru satu berdasarkan keempat dasar planning organisasional. Tetapi, buat pesan-pesan yang lebih panjang, misalnya pembuatan laporan serta presentasi, perlu pola yg lebih kompleks untuk menangani semakin banyaknya keterangan. Pola-pola tersebut dapat dibedakan ke pada 2 kategori, yaitu informasional dan analitikal.
Comments
Post a Comment