PENGORGANISASIAN PESANPESAN BISNIS MELAUI OUTLINE

Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis Melaui Outline
A. Hal-Hal Yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan sang pimpinan kepada para bawahannya, kadangkala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini mengakibatkan pesan-pesan yg disampaikan tidak tentang sasaran atau hasilnya tidak sesuai menggunakan apa yg dikehendaki. Mengapa hal ini bisa terjadi? Tidak terorganisasinya komunikasi menggunakan baik bisa disebabkan oleh beberapa hal menjadi berikut:

1. Bertele-tele
Seringkali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang sampai mencapai beberapa paragraf, baru lalu masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, pembaca memerlukan waktu yang relatif usang buat tahu maksud pesan-pesan yang disampaikan

2. Memasukkan Bahan-bahan yang Tidak Relevan
Faktor berikutnya merupakan adanya keterangan yang tidak relevan, dan tidak penting, pada pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yang tidak relevan, pada samping membuang-buang saat, jua bisa menciptakan pesan-pesan yang disampaikan sebagai kabur, nir jelas serta sulit dipahami. Oleh karenanya, usahakan hanya berita yang relevan serta krusial saja yang disampaikan kepada audiens.

3. Menyajikan Ide-pandangan baru Secara Tidak Logis
Penyebab selanjutnya adalah adanya ilham-ide yang tidak logis dan tidak terkait dengan topik bahasan yang disampaikan pada audiens. Hal ini mengakibatkan ketidak lancaran komunikasi, karena audiens akan sulit tahu poin-poin penting yang disampaikan.

4. Informasi Penting Kadangkala Tidak Tercakup Dalam Pembahasan
Apabila pesan-pesan yg nir relevan, pesan-pesan yang tidak krusial, serta pesan-pesan yg bersifat bombastis lebih secara umum dikuasai, terdapat kecenderungan poin-poin yang penting justru terlupakan berdasarkan topik pembahasan. Lantaran asyik membahas hal-hal yg hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yg seharusnya memperoleh porsi bahasan yg lebih akbar menjadi terabaikan.

Keempat kasus tadi tak jarang terjadi dalam komunikasi bisnis. Oleh karenanya, hal-hal tersebut perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.

B. Pentingnya Pengorganisasian Yang Baik
Dengan mengatur wangsit-ide secara logis, berurutan, dan nir bertele-tele, ide yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan keterangan, motivasi juga simpel bagi para audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu tantangan bagi komunikator. Untuk bisa mengorganisasi pesan-pesan menggunakan baik, ada 4 hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
1. Subjek serta tujuan haruslah kentara.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-ilham harus dikelompokkan dan tersaji menggunakan cara yg logis.
4. Semua informasi yg krusial wajib telah tercakup.

Suatu pesan yang disusun menggunakan baik akan membantu audiens memahami pesan yg disampaikan, membantu audiens mendapat pesan, menghemat waktu audiens, dan mempermudah pekerjaan komunikator.

a. Membantu Audiens Memahami Suatu Pesan
Dengan mengemukakan poin-poin penting secara kentara, menyusun wangsit-ilham secara logis serta runtut, serta memasukkan semua informasi yang relevan pada pesan, audiens menggunakan gampang akan tahu maksud/ tujuan pesan.

b. Membantu Audiens Menerima Suatu Pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yg baik di samping membantu audiens dalam tahu maksud pesan, juga membantu audiens buat bisa mendapat isi pesan tersebut. Misalnya, seorang konsumen yang mengadukan masalah pembelian suatu produk pada manajer toko, namun memperoleh jawaban yg nir menyenangkan atau mengecewakannya. Mungkin saja surat jawaban yg diberikan telah disusun logis sebagai akibatnya dapat dipahami maksudnya, namun tidak bisa diterima sang konsumen karena gaya bahasa yg digunakan terlalu menusuk pada target (to thepoint).

c. Menghemat waktu
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi dengan baik, penyampaiannya akan menghabiskan ketika audiens. Mengapa demikian? Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik merupakan penyampaian keterangan atau ide-wangsit yg relevan saja. Dengan hanya menyampaikan liputan yg relevan, saat audiens akan bisa dihemat. Disamping itu, audiens dapat menggunakan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yang di sampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.

d. Mempermudah Pekerjaan Komunikator
Pengorganisasian pesan-pesan yang baik bisa membantu pekerjaan komunikator, sehingga bisa terselesaikan lebih cepat dan hemat saat. Hal ini merupakan faktor yang sangat penting dalam global usaha, pada mana penyelesaian pekerjaan berjalan menggunakan baik, cepat, dan efisien. Dengan mengetahui apa yg ingin disampaikan, dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan semakin tinggi. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien beliau merampungkan pekerjaan.

C. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline
Pada dasarnya, buat mencapai pengorganisasian yg baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu Anda mendefinisikan dan menggolongkan inspirasi-inspirasi; kemudian Anda tetapkan urutan wangsit-pandangan baru menggunakan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.

1. Mendefinisikan serta Mengelompokkan Ide-ide
Memutuskan apa yang wajib dikatakan adalah kasus mendasar bagi setiap komunikator yang wajib dipecahkan. Jika materinya memang lemah, nir mempunyai suatu gaya yg menarik, maka akan mengaburkan keterangan yg terdapat. Cepat atau lambat, audiens akan menyimpulkan bahwa Anda sahih-benar nir memiliki sesuatu yg bernilai sedikit pun. Apakah Anda menelepon, membuat tiga paragraf surat, atau menulis laporan 200 page, Anda akan mulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks, maka semakin krusial termin pertarna ini.

Apabila Anda menyusun pesan yang panjang serta kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting adalah. Mengapa demikian? Hal ini karena menggunakan adanya outline akan membantu Anda memvisualisasikan interaksi antara bagian yg satu dengan bagian yg lainnya. Di samping itu, outline jua akan menuntun Anda buat mengkomunikasikan wangsit-ide dengan cara yg lebih sistematik, efisien, serta efektif Melalui perencanaan yg baik outline akan membantu Anda mengekspresikan transisi antara ide-wangsit, sebagai akibatnya audiens akan mengerti dan memahami pola pernikiran Anda.

Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke pada 3 golongan:

a. Mulailah dengan Ide Pokok
Ide utama akan membantu Anda dalam memutuskan tujuan dan strategi umum berdasarkan suatu pesan. Ide pokok tadi dapat dirangkum ke dalam 2 hal, yaitu: (1) apa yang Anda inginkan terhadap audiens buat melakukannya atau memikirkannya; (dua) alasan yang fundamental mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok adalah titik awal buat menciptakan outline.

b. Nyatakan Poin-poin pendukungyang Penting
Setelah menetapkan wangsit utama pesan yg akan disampaikan, maka termin ke 2 adalah menyusun poin-poin pendukung yg krusial menjadi pendukung wangsit-ilham utama tadi.

c. Ilustrasi menggunakan Bukti-bukti
Tahap ketiga dalam menyusun outline adalah memberikan illustrasi menggunakan mengemukakan bukti-bukti yang berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yg bisa tersaji, maka outline yang Anda buat akan menjadi semakin baik.

2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Setelah Anda mendefinisikan dan menggolongkan inspirasi-pandangan baru Anda, Anda siap buat tetapkan bagaimana urut-urutannya. Untuk bisa menentukan urutannya, terdapat 2 pendekatan krusial, yaitu:

a. Pendekatan Langsung
Pendekatan pribadi (direct approach) tak jarang disebut juga dengan istilah pendekatan deduktif (deductive approach), di mana pandangan baru utama muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini jika reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.

b. Pendekatan Tak Langsung
Pendekatan tidak pribadi (indirect approach) seringkali diklaim jua menggunakan istilah pendekatan induktif (inductive approach), pada mana bukti-bukti ada terlebih dahulu, kemudian diikuti dengan wangsit pokoknya. Gunakan pendekatan ini, apabila reaksi audiens cenderung negatif atau nir menyenangkan.

Kedua pendekatan dasar tersebut dapat diterapkan baik buat pesan-pesan singkat (memo serta surat) juga pesan-pesan formal atau panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk memilih pada antara kedua cara lain tersebut, Anda harus menganalisis bagaimana reaksi audiens terhadap maksud/tujuan dan pesan-pesan yg Anda sampaikan.

Setelah Anda menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan menentukan suatu pendekatan umum, maka Anda dapat menentukan planning organisasional yang paling cocok sebagai berikut :

a. Direct Request
Jenis/tipe pesan bisnis yg paling umum digunakan adalah penyampaian yang langsung pada poin yang dituju. Direct request (permintaan langsung) bisa berbentuk surat maupun memo. Misalnya, Anda tertarik terhadap suatu produk baru dan Anda ingin sekali mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut seperd karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka Anda dapat menciptakan surat permintaan eksklusif. Permintaan eksklusif menggunakan pendekatan langsung, lantaran eksklusif pada poin yg dituju.

b. Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill
Jika Anda menaruh informasi rutin sebagai bagian menurut bisnis permanen Anda, para audiens kemungkinan akan sebagai netral. Jika Anda mengumumkan penurunan harga, mendapat suatu undangan, atau ucapan selamat berdasarkan sahabat sejawat, para audiens akan bahagia mendengarnya. Jadi, pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok menggunakan memakai pendekatan eksklusif.

c. Pesan-pesan Bad News
Jika Anda mengumumkan penolakan suatu. Lamaran, menolak kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat, maka audiens Anda umumnya akan kecewa atau nir senang mendengarnya. Oleh karenanya, pendekatan yg dapat diterapkan merupakan pendekatan tak pribadi. Jika Anda mempunyai berita yg kurang menyenangkan (bad news) cobalah buat menempatkannya pada bagian. Pertengahan surat dengan memakai bahasa yg halus.

d. Pesan-pesan Persuasif
Bila audiens sahih-sahih sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yg Anda sampaikan, maka pesan-pesan persuasif (persuasive messages) bisa digunakan dan pendekatannya adalah dengan cara tak pribadi. Untuk melakukan penagihan pinjaman serta penjualan produk, pendekatan yg dipakai adalah persuasi. Anda perlu membuka pikiran audiens Anda menggunakan melakukan persuasi, sebagai akibatnya mereka dapat memahami informasi yg terdapat.

Kebanyakan pesan-pesan singkat bisa memakai salah satu berdasarkan keempat dasar rencana organisasional. Namun, buat pesan-pesan yang lebih panjang, misalnya pembuatan laporan serta presentasi, perlu pola yang lebih kompleks buat menangani semakin banyaknya informasi. Pola-pola tadi dapat dibedakan ke pada 2 kategori, yaitu informasional dan analitikal.

PENGORGANISASIAN PESANPESAN BISNIS MELAUI OUTLINE

Pengorganisasian Pesan-Pesan Bisnis Melaui Outline
A. Hal-Hal Yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yg disampaikan sang pimpinan kepada para bawahannya, kadangkala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini mengakibatkan pesan-pesan yang disampaikan nir tentang sasaran atau hasilnya nir sesuai dengan apa yg dikehendaki. Mengapa hal ini bisa terjadi? Tidak terorganisasinya komunikasi menggunakan baik dapat ditimbulkan sang beberapa hal menjadi berikut:

1. Bertele-tele
Seringkali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang sampai mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan istilah lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, pembaca memerlukan ketika yg cukup lama untuk tahu maksud pesan-pesan yg disampaikan

2. Memasukkan Bahan-bahan yg Tidak Relevan
Faktor berikutnya adalah adanya informasi yang nir relevan, serta nir krusial, dalam pesan yg disampaikan pada audiens. Informasi yg nir relevan, pada samping membuang-buang saat, pula dapat membuat pesan-pesan yg disampaikan sebagai kabur, tidak jelas dan sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya keterangan yg relevan serta penting saja yang disampaikan kepada audiens.

3. Menyajikan Ide-pandangan baru Secara Tidak Logis
Penyebab selanjutnya adalah adanya wangsit-pandangan baru yg nir logis serta nir terkait menggunakan topik bahasan yg disampaikan dalam audiens. Hal ini menyebabkan ketidak lancaran komunikasi, karena audiens akan sulit tahu poin-poin krusial yang disampaikan.

4. Informasi Penting Kadangkala Tidak Tercakup Dalam Pembahasan
Apabila pesan-pesan yg tidak relevan, pesan-pesan yg tidak penting, dan pesan-pesan yang bersifat bombastis lebih lebih banyak didominasi, ada kecenderungan poin-poin yg penting justru terlupakan menurut topik pembahasan. Lantaran asyik membahas hal-hal yg hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yg seharusnya memperoleh porsi bahasan yang lebih akbar menjadi terabaikan.

Keempat perkara tadi tak jarang terjadi pada komunikasi bisnis. Oleh karena itu, hal-hal tadi perlu memperoleh perhatian yang seksama bagi para komunikator.

B. Pentingnya Pengorganisasian Yang Baik
Dengan mengatur pandangan baru-pandangan baru secara logis, berurutan, serta nir bertele-tele, pandangan baru yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan fakta, motivasi maupun mudah bagi para audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik merupakan suatu tantangan bagi komunikator. Untuk bisa mengorganisasi pesan-pesan dengan baik, ada 4 hal yg perlu diperhatikan, yaitu:
1. Subjek dan tujuan haruslah jelas.
2. Semua keterangan harus herbi subjek serta tujuan.
3. Ide-ilham wajib dikelompokkan dan disajikan dengan cara yang logis.
4. Semua informasi yang krusial wajib telah tercakup.

Suatu pesan yg disusun dengan baik akan membantu audiens memahami pesan yang disampaikan, membantu audiens mendapat pesan, berhemat ketika audiens, serta mempermudah pekerjaan komunikator.

a. Membantu Audiens Memahami Suatu Pesan
Dengan mengemukakan poin-poin penting secara kentara, menyusun ide-pandangan baru secara logis serta runtut, serta memasukkan seluruh berita yg relevan dalam pesan, audiens menggunakan gampang akan tahu maksud/ tujuan pesan.

b. Membantu Audiens Menerima Suatu Pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yg baik pada samping membantu audiens dalam tahu maksud pesan, pula membantu audiens untuk dapat mendapat isi pesan tadi. Misalnya, seorang konsumen yang mengadukan perkara pembelian suatu produk pada manajer toko, tetapi memperoleh jawaban yg tidak menyenangkan atau mengecewakannya. Mungkin saja surat jawaban yang diberikan sudah disusun logis sehingga dapat dipahami maksudnya, tetapi nir bisa diterima oleh konsumen lantaran gaya bahasa yang digunakan terlalu menusuk pada sasaran (to thepoint).

c. Menghemat waktu
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi menggunakan baik, penyampaiannya akan menghabiskan saat audiens. Mengapa demikian? Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik merupakan penyampaian informasi atau wangsit-ilham yang relevan saja. Dengan hanya mengungkapkan informasi yg relevan, waktu audiens akan dapat dihemat. Disamping itu, audiens dapat dengan gampang mengikuti alur pemikiran pesan yg pada sampaikan, tanpa wajib memeras otak serta mengerutkan dahi.

d. Mempermudah Pekerjaan Komunikator
Pengorganisasian pesan-pesan yg baik bisa membantu pekerjaan komunikator, sebagai akibatnya bisa selesai lebih cepat serta ekonomis ketika. Hal ini merupakan faktor yg sangat penting pada global bisnis, di mana penyelesaian pekerjaan berjalan menggunakan baik, cepat, serta efisien. Dengan mengetahui apa yg ingin disampaikan, dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat dan efisien beliau merampungkan pekerjaan.

C. Pengorganisasian Pesan-Pesan Melalui Outline
Pada dasarnya, buat mencapai pengorganisasian yang baik diharapkan dua proses tahapan, yaitu Anda mendefinisikan dan menggolongkan ilham-ilham; kemudian Anda tetapkan urutan ide-inspirasi dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.

1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide
Memutuskan apa yg wajib dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yg wajib dipecahkan. Apabila materinya memang lemah, tidak memiliki suatu gaya yg menarik, maka akan mengaburkan fakta yg ada. Cepat atau lambat, audiens akan menyimpulkan bahwa Anda benar-benar tidak mempunyai sesuatu yang bernilai sedikit pun. Apakah Anda menelepon, membuat tiga paragraf surat, atau menulis laporan 200 halaman, Anda akan mulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks, maka semakin krusial termin pertarna ini.

Apabila Anda menyusun pesan yg panjang serta kompleks, maka outline sangat diharapkan serta sebagai penting ialah. Mengapa demikian? Hal ini lantaran menggunakan adanya outline akan membantu Anda memvisualisasikan interaksi antara bagian yang satu menggunakan bagian yang lainnya. Di samping itu, outline pula akan menuntun Anda untuk mengkomunikasikan ilham-ide menggunakan cara yg lebih sistematik, efisien, serta efektif Melalui perencanaan yg baik outline akan membantu Anda mengekspresikan transisi antara wangsit-ide, sehingga audiens akan mengerti dan memahami pola pernikiran Anda.

Susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam 3 golongan:

a. Mulailah dengan Ide Pokok
Ide pokok akan membantu Anda dalam menetapkan tujuan serta strategi generik dari suatu pesan. Ide utama tadi bisa dirangkum ke dalam 2 hal, yaitu: (1) apa yang Anda inginkan terhadap audiens buat melakukannya atau memikirkannya; (2) alasan yg fundamental mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide utama merupakan titik awal buat membuat outline.

b. Nyatakan Poin-poin pendukungyang Penting
Setelah memutuskan inspirasi utama pesan yg akan disampaikan, maka tahap ke 2 adalah menyusun poin-poin pendukung yang krusial menjadi pendukung wangsit-ide utama tadi.

c. Ilustrasi dengan Bukti-bukti
Tahap ketiga pada menyusun outline adalah menaruh illustrasi menggunakan mengemukakan bukti-bukti yg berhasil dikumpulkan. Semakin poly bukti-bukti yg bisa disajikan, maka outline yg Anda buat akan menjadi semakin baik.

2. Menentukan Urutan menggunakan Rencana Organisasional
Setelah Anda mendefinisikan dan menggolongkan ilham-inspirasi Anda, Anda siap untuk menetapkan bagaimana urut-urutannya. Untuk bisa menentukan urutannya, ada 2 pendekatan krusial, yaitu:

a. Pendekatan Langsung
Pendekatan eksklusif (direct approach) sering diklaim jua menggunakan kata pendekatan deduktif (deductive approach), pada mana ilham pokok timbul paling awal, lalu diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.

b. Pendekatan Tak Langsung
Pendekatan tidak langsung (indirect approach) tak jarang disebut juga dengan istilah pendekatan induktif (inductive approach), di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu, kemudian diikuti menggunakan inspirasi pokoknya. Gunakan pendekatan ini, jika reaksi audiens cenderung negatif atau tidak menyenangkan.

Kedua pendekatan dasar tadi bisa diterapkan baik buat pesan-pesan singkat (memo dan surat) juga pesan-pesan formal atau panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk menentukan di antara ke 2 alternatif tersebut, Anda wajib menganalisis bagaimana reaksi audiens terhadap maksud/tujuan dan pesan-pesan yang Anda sampaikan.

Setelah Anda menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan umum, maka Anda bisa menentukan rencana organisasional yg paling cocok menjadi berikut :

a. Direct Request
Jenis/tipe pesan usaha yang paling generik digunakan adalah penyampaian yg eksklusif dalam poin yg dituju. Direct request (permintaan pribadi) bisa berbentuk surat juga memo. Misalnya, Anda tertarik terhadap suatu produk baru dan Anda ingin sekali mengetahui aneka macam hal tentang produk tersebut seperd karakteristik, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka Anda dapat menciptakan surat permintaan eksklusif. Permintaan pribadi menggunakan pendekatan langsung, lantaran eksklusif dalam poin yang dituju.

b. Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill
Jika Anda memberikan berita rutin sebagai bagian berdasarkan usaha permanen Anda, para audiens kemungkinan akan sebagai netral. Apabila Anda mengumumkan penurunan harga, mendapat suatu undangan, atau ucapan selamat menurut sahabat sejawat, para audiens akan bahagia mendengarnya. Jadi, pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok menggunakan memakai pendekatan pribadi.

c. Pesan-pesan Bad News
Jika Anda mengumumkan penolakan suatu. Lamaran, menolak kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat, maka audiens Anda umumnya akan kecewa atau tidak bahagia mendengarnya. Oleh karenanya, pendekatan yang bisa diterapkan merupakan pendekatan tak langsung. Apabila Anda memiliki informasi yg kurang menyenangkan (bad news) cobalah buat menempatkannya dalam bagian. Pertengahan surat menggunakan menggunakan bahasa yg halus.

d. Pesan-pesan Persuasif
Bila audiens sahih-benar sangat nir tertarik terhadap pesan-pesan yang Anda sampaikan, maka pesan-pesan persuasif (persuasive messages) dapat digunakan serta pendekatannya merupakan menggunakan cara tidak langsung. Untuk melakukan penagihan pinjaman dan penjualan produk, pendekatan yang digunakan adalah persuasi. Anda perlu membuka pikiran audiens Anda dengan melakukan persuasi, sebagai akibatnya mereka dapat tahu liputan yang terdapat.

Kebanyakan pesan-pesan singkat dapat memakai keliru satu berdasarkan keempat dasar planning organisasional. Tetapi, buat pesan-pesan yang lebih panjang, misalnya pembuatan laporan serta presentasi, perlu pola yg lebih kompleks untuk menangani semakin banyaknya keterangan. Pola-pola tersebut dapat dibedakan ke pada 2 kategori, yaitu informasional dan analitikal.

ANALISA SALURAN DAN MEDIA KOMUNIKASI

Analisa Saluran Dan Media Komunikasi
A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI
Proses komposisi (composition proces) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat dianalogikan menggunakan proses penciptaan lagu misalnya yang sudah dilakukan sang seorang komposer. Dia wajib merencanakan lagu apa yg akan dibuat, menentukan bentuk aransemen serta personel group yg akan mengiringi lagu tadi. Kemudian mereka wajib melakukan latihan serta uji ulang atau revisi yang diperlukan, sebagai akibatnya lagu yg diciptakan mempunyai mutu yang indah, lezat didengar, dan mudah dicerna para penggemarnya. Begitu halnya menggunakan proses komposisi buat pesan-pesan bisnis. Penyusunan pesan-pesan bisnis mencakup tiga tahap, yaitu:

1. Perencanaan
Dalam fase perencanaan (planning phase), dipikirkan hal-hal yang relatif fundamental, misalnya maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, wangsit utama (main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan, dan saluran atau media yg akan digunakan buat membicarakan pesan. Di samping itu, intonasi pula perlu diatur, apakah melemah, mendatar, atau meninggi. Yang terpenting merupakan menyiasati situasi yg terdapat, sebagai akibatnya tujuan yang dikehendaki bisa tercapai.

2. Organisasi dan Komposisi
Setelah termin perencanaan, tahap berikutnya merupakan bagaimana mengorganisasikan ide-ilham serta selanjutnya dituangkan pada bentuk draft yg berkaitan dengan komitmen pemikiran Anda yang dimulai dengan merangkai istilah, kalimat, paragraf dan memilih gambaran yg diperlukan buat mendukung inspirasi utama bahasannya.

Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan istilah-istilah, kalimat, dan paragraf. Oleh karenanya perlu diperhatikan bagaimana menggunakan kata-istilah, kalimat, serta paragraf yang sederhana, gampang dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan oleh si penerima pesan.

3. Revisi
Setelah pandangan baru-inspirasi dituangkan dalam istilah-istilah, kalimat, maupun paragraf, perhatikan apakah kata-istilah, kalimat, serta paragraf tersebut telah diekspresikan menggunakan benar. Seluruh maksud serta isi pesan wajib ditelaah balik baik menurut sisi substansi pesan yang ingin disampaikan, tetapi juga bagaimana gaya penulisannya, struktur kalimat yg digunakan, serta bagaimana taraf pemahamannya.

Kalau ternyata belum sesuai, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/pemugaran-perbaikan seperlunya, sebagai akibatnya apa yg sudah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

Oleh lantaran perkembangan global usaha ketika ini begitu cepatnya, maka penyampaian pesan-pesan usaha perlu permanen memperhatikan bagaimana merencanakan, mengorganisasi dan mengkomposisi, dan merevisi pesan-pesan usaha secara kentara serta seefektif mungkin.

B. PENENTUAN TUJUAN
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah mernikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Seorang kornunikator tentunya ingin menjaga nama baik pada hadapan audiens, sekaligus membuat sesuatu yang baik bagi organisasinya.

Sebelum Anda menetapkan buat menyarnpaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, maka perlu terlebih dahulu dijawab 3 pertanyaan krusial, yaitu: apakah tujuan tadi realistis, apakah waktunya sudah sempurna, serta apakah tujuan tadi dapat diterima pada dalam organisasi tersebut.

Untuk bisa melakukan hal tersebut, pertama Anda wajib menentukan tujuan yang kentara dan bisa diukur, sesuai menggunakan tujuan organisasi.

1. Mengapa Tujuan harus Jelas
Tujuan yang kentara akan membantu mengarahkan Anda pada dalam mencapai tujuan yg dikehendaki. Sebagaimana diketahui, setiap organisasi tentunya memiliki tujuan yang bermacam-macam, yang sangat tergantung pada jenis organisasinya.

Di samping itu, penentuan tujuan yang kentara bagi suatu organisasi akan bisa membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup diantaranya:

a. Keputusan buat Meneruskan Pesan
Sebelum mengungkapkan suatu pesan, tanyakan dalam diri sendiri "Apakah pesan yg akan disampaikan sahih-sahih dibutuhkan atau tidak?" bila pesan-pesan yang akan disampaikan diduga mempunyai pengaruh yg sangat mini pada audiens, usahakan penyampaian pesan ditahan dulu. Sebaliknya, apabila isi pesan sangat krusial serta akan membawa dampak yg akbar, maka pesan sebaiknya segera diteruskan atau disampaikan.

b. Keputusan buat Menanggapi Audiens
Untuk menetapkan cara terbaik menanggapi audiens, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti pesan yg disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah asa. Mereka sesuai menggunakan asa. Komunikator? Tanpa mengetahui motif audiens-nya, komunikator nir akan bisa menanggapi mereka menggunakan baik. Komunikator serta audiens jua akan gagal mendapatkan apa yang mereka inginkan apabila harapan mereka nir sinkron/sejalan.

c. Keputusan buat Memusatkan Isi Pesan
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator seharusnya hanya memasukkan liputan yang penting, yg relevan dengan pencapaian tujuan yang sudah ditetapkan. Informasi yg nir relevan harus disingkirkan atau dibuang jauh-jauh. Jika fakta yang tidak krusial dimasukkan dalam pesan-pesan yg akan disampaikan, inti pesan akan kabur, serta saat pun akan terbuang percuma. Pada akhirnya, penyampaian pesan nir akan mencapai target yang dikehendaki.

a. Keputusan untuk Menetapkan Media yang Akan Digunakan
Penentuan saluran atau media yg akan digunakan buat menyampaikan suatu pesan sangat tergantung pada tujuan yg kehendaki. Media komunikasi yang akan dipakai dapat berupa lisan atau tulisan. Misalnya, seseorang pimpinan gerombolan kerja yg ingin mengumpulkan anggotanya, dia bisa memakai goresan pena menjadi media komunikasi.

2. Tujuan Komunikasi Bisnis
Secara generik, terdapat 3 tujuan komunikasi bisnis, yaitu: memberi keterangan (informing), persuasi (persuading), dan melakukan kolaborasi (collaborating) menggunakan audiens. Bagan 4.1 berikut ini memperlihatkan pengaruh tujuan umum komunikasi.

a. Memberi Informasi
Tujuan pertama dalam komunikasi usaha adalah menaruh informasi yg berkaitan dengan global usaha pada pihak lain. Sebagai contoh, seseorang pimpinan suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yg akan ditempatkan menjadi staf administrasi pada kantor-kantor cabang yg terdapat.

Untuk memperoleh pegawai yang dibutuhkan, dia bisa memasang iklan lowongan kerja melalui media surat fakta, majalah, radio, dan memasang, website/situs di jalur internet. Masing-masing media komunikasi tersebut tentu mempunyai keunggulan serta sekaligus kelemahannya, baik dipandang berdasarkan sisi jangkauan penerimaannya maupun biayanya. Media komunikasi mana yg akan dipilih sangat tergantung pada kebijakan perusahaan menggunakan melihat kemampuan internal perusahaan tersebut.

b. Memberi Persuasi
Tujuan ke 2 komunikasi bisnis adalah menaruh persuasi pada pihak lain supaya apa yang disampaikan dapat dipahami menggunakan baik serta benar. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seorang dengan orang lain pada usaha. Untuk dapat memperoleh output yg optimal dalam bernegosiasi, masing-masing pihak perlu tahu prinsip win-win solution. Artinya kedua belah pihak yg terlibat dalam negosiasi tersebut memperoleh manfaat secara beserta-sama tanpa harus ada yang dikorbankan atau gagal.

c. Melakukan Kolaborasi
Tujuan ketiga pada komunikasi bisnis adalah melakukan kerja sama atau kolaborasi usaha antara seorang menggunakan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang bisa menggunakan gampang melakukan kerja sama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing. Kerja sama antar perusahaan di banyak sekali belahan dunia waktu ini relatif mudah dilakukan seiring menggunakan semakin pesatnya kemajuan teknologi komunikasi dewasa ini. Seseorang dapat memakai banyak sekali media telekomunikasi yang ada, seperti telepon biasa, faksimile, telepon genggam, internet, surat elektronika, serta teleconference. Teknologi komunikasi tersebut sangat krusial artinya pada mempererat kerjasarna dalam global bisnis.

Dalam global bisnis, presentasi yang baik harus bisa menyebutkan tujuan yang diinginkan secara khusus. Oleh karenanya, buat merumuskan tujuan tersebut, seorang perlu menanyakan dalam diri sendiri, apakah audiens Anda akan melakukan penelaahan terhadap suatu pesan? Tujuan harus dinyatakan setepat mungkin, demikian jua dengan identifikasi individu-individu yang akan memberi tanggapan terhadap pesan yang akan disampaikan.

Berikut ini merupakan beberapa model dalam menyatakan tujuan generik serta khusus.
Tujuan Umum

Tujuan Khusus

Memberi Informasi
Menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer pemasaran
Membujuk
Meyakinkan manajer pemasaran buat  mengangkat beberapa karyawan baru bagian penjualan
Kolaborasi
Membantu departemen personalia membuatkan program training bagi beberapa anggota baru.
3. Cara Menguji Tujuan
Penentuan tujuan yang baik tentunya wajib mudah diaplikasikan pada dunia nyata. Oleh karena itu, buat menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum, perlu dilakukan pengujian dengan empat pertanyaan berikut ini:

a. Apakah Tujuan Tersebut Realistis?
Tujuan yang hendak disampaikan hendaknya realistis, dalam arti inspirasi-inspirasi atau gagasan yg hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang terdapat, misalnya kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, serta teknis operasional.

b. Apakah Waktunya Tepat?
Dalam menyampaikan suatu pandangan baru atau gagasan hendaknya kasus ketepatan waktu perlu dipertimbangkan. Sebagai contoh, pada situasi krisis moneter, ada ilham buat melakukan ekspansi pabrik, padahal pada ketika itu penjualan produk sedang menurun hingga 50 % dibanding dari tahun sebelumnya. Penyampaian ilham ini nir sempurna waktunya, sebagai akibatnya kemungkinan akbar tidak akan diterima.

c. Apakah Orang yg Mengirimkan Pesan Sudah Tepat?
Pesan atau ide yg disampaikan sang seorang yg memiliki kedudukan atau jabatan tinggi cenderung lebih dapat diterima daripada apabila disampaikan oleh orang yg kedudukannya rendah. Ketidaktepatan pada menentukan siapa yg layak mengungkapkan suatu pesan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.

d. Apakah Tujuannya Selaras dengan Tujuan Organisasi Perusahaan?
Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara holistik. Oleh karena itu, bila ingin menyampaikan pesan-pesan usaha kepada audiens, usahakan pesan tersebut sesuai dengan kebijakan organisasi.

Apabila jawaban terhadap keempat pertanyaan tadi adalah "tidak', maka usahakan pesan jangan disampaikan. Jika permanen disampaikan, tujuan tidak akan tercapai, atau hasilnya tidak misalnya yang dibutuhkan.

C. ANALISIS AUDIENS
Bila suatu komunikasi sudah memiliki maksud serta tujuan yang kentara, langkah berikutnya merupakan memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana pernahaman/pengetahuan mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka, bagaimana minat mereka, dan apa yang ingin mereka ketahui? Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tersebut, adalah informasi yang sangat berharga, yg akan mempengaruhi cakupan materi yg diberikan pada audiens, dan cara mengatasi audiens.

1. Cara Mengembangkan Profil Audiens
Mengembangkan suatu profil audiens boleh dikatakan gampang-mudah susah. Gampang, bila versus berkomunikasi adalah seseorang yg telah dikenal dengan baik. Penentuan profil audiens dalam hal ini nir akan mengalami kesulitan, lantaran yang menjadi audiens adalah orang-orang yang sudah dikenal dengan baik. Akan tetapi, semuanya akan sebagai sulit bila yang sebagai audiens adalah orang-orang yang sama sekali belum dikenal, komunikator tidak pernah mendengar nama mereka, serta nir pernah bertatap muka menggunakan mereka. Dalam perkara ini, komunikator perlu melakukan pemeriksaan buat mengantisipasi reaksi mereka.

a. Menentukan Ukuran serta Komposisi Audiens
Audiens pada jumlah akbar tentu saja akan menampakan konduite yang tidak sama dengan audiens yang berjumlah sedikit, sebagai akibatnya buat menghadapinya diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula.

Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan pula ditentukan sang jumlah audiens. Untuk audiens yang jumlahnya kecil, materi bisa dikemas dalam suatu laporan sederhana lalu dipresentasikan atau dibagikan kepada mereka. Namun, buat audiens yg jumlahnya besar , materi sebaiknya dikernas pada suatu makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yang lebih formal.

b. Siapa Audiens-nya
Bila audiens yang dituju lebih dari satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa di antara mereka yang memegang posisi kunci/posisi paling krusial. Biasanya orang yang mernegang posisi kunci (krusial) merupakan mereka yang memiliki status organisasional tinggi. Tetapi bisa jadi seseorang yang posisinya rendah, karena kelebihannya pada satu atau dua bidang eksklusif, memegang posisi kunci dalam materi yang disampaikan.

c. Reaksi Audiens
Setelah mengetahui siapa yg akan sebagai audiens, pedu diketahui (diantisipasi) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audiens tadi. Apabila kornposisi audiens adalah orang-orang yang nir suka berdebat atau kurang kritis, presentasi sebaiknya tersaji langsung dalam bagian kesimpulan serta saran-saran, karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif.

d. Tingkat Pemahaman Audiens
Ketika mengungkapkan pesan-pesan, latar belakang audiens seperti tingkat pendidikan, usia, serta pengalaman jua perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audiens mempunyai latar belakang yang jauh tidak sinkron, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tadi harus dididik. Secara umum, sebaiknya agar Anda tidak terlalu menggurui. Kalau terkesan menggurui, audiens cenderung merasa jenuh, bosan, serta kurang tertarik pada pesan yg disampaikan.

e. Hubungan Komunikator dengan Audiens
Jika komunikator merupakan orang yang belum dikenal sang audiens, maka audiens wajib dapat diyakinkan sebelurn penyampaian suatu pesan dilakukan. Komunikator menggunakan penampilan yg meyakinkan, akan membuat audiens termotivasi buat mendengarkan dan menyimak pembicaraannya, sebagai akibatnya pesan bisa tersampaikan menggunakan baik.

Struktur pesan-pesan yang akan disampaikan, serta nada suara komunikator saat menyarnpaikan pesan, bisa menerangkan tingkat hubungan komunikator menggunakan audiens. Nada suara (intonasi) ketika berbicara menggunakan orang yg telah dikenal tentu berbeda menggunakan saat berbicara dengan orang yang baru dikenal.

2. Cara Memuaskan Kebutuhan Akan Informasi Audiens
Kunci komunikasi yang efektif merupakan menggunakan menentukan kebutuhan fakta audiens, serta selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada 5 termin yg diperlukan buat mernenuhi kebutuhan audiens, yaitu:
a. Temukan/Cari Apa yang Diinginkan Oleh Audiens
Untuk bisa mernenuhi kebutuhan fakta audiens, maka komunikator wajib bisa menernukan apa yg ingin mereka ketahui serta segera menaruh kabar yg diminta. Jangan ditunda-tunda.

b. Antisipasi Terhadap Pertanyaan yg Tak Diungkapkan
Setelah memberikan fakta yg diinginkan, berikan tarnbahan kabar yang mungkin sangat mernbantu, meskipun kabar tersebut secara spesifik nir diminta oleh audiens.

c. Berikan Semua Informasi yang Diperlukan
Usahakan seluruh keterangan penting yang diminta sang audiens tidak terdapat yg terlewatkan. Dengan istilah lain, kabar-fakta penting sudah tercakup dalam pesan yang diberikan. Lakukan pengecekan terlebih dahulu sebelurn pesan disampaikan kepada audiens. Hal ini buat menjaga supaya apa yg diminta audiens sahih-benar sinkron dengan yg Anda kirimkan.

d. Yakinkan Bahwa Informasinya merupakan Akurat
Informasi yg disampaikan pada audiens hendaklah keterangan yg benar-benar seksama, dan bisa dipertanggungjawabkan kebenarannya. Jangan menaruh fakta yg keliru kepada audiens Anda. Kalau secara tidak sengaja atau terjadi kekhilafan dalam membicarakan berita, komunikator harus sesegera mungkin membetulkannya serta mohon maaf atas kekhilafan yang dilakukan.

e. Tekankan Ide-ilham yg Paling Menarik Bagi Audiens
Cobalah buat menemukan poin krusial sangat yg menarik bagi para audiens. Selanjutnya, berikan perhatian khusus atau perhatian ang lebih kepada poin penting tadi. Apabila hal tersebut bisa dilakukan dengan baik, berarti komunikator sudah berhasil menaruh suatu kepuasan yg tidak terhingga. Ketua audiens-nya.

3. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens
Beberapa jenis pesan-pesan bertujuan memotivasi audiens buat mengganti konduite mereka. Namun, pemberian motivasi ini sering mengalami hambatan/ kendala. Hal ini disebabkan sang adanya kesamaan menurut audiens buat tidak mengubah sesuatu yang terdapat dengan hal yg baru.

Bagaimana mengatasi kendala itu? Salah satu caranya adalah menggunakan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa, sehingga warta yang disampaikan dapat diterima audiens dengan. Mudah.

Pendekatan yg dapat dilakukan adalah dengan menaruh argumentasi yang bersifat rasional. Contoh, bila seseorang pemohon pinjaman harus mengurangi jumlah pinjaman yang sudah terdapat sebelum menambah pinjaman baru yg lebih akbar, komunikator dapat memakai argumentasi sebab dampak buat menyebutkan bahwa penambahan jumlah pinjaman akan sangat berbahaya bagi kepercayaan yang telah diberikan sekarang ini.

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya merupakan menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara dalam satu tema/topik, utama yaitu pandangan baru pokok (main idea). Hal-hal lain selain ilham utama hanyalah merupakan ilham-ilham pendukung (supporting idea).

Topik dan wangsit pokok merupakan dua hal yang berbeda. Topik merupakan subjek pesan yg lebih luas. Sedangkan pandangan baru pokok merupakan pernyataan mengenai suatu topik, yang menyebutkan isi dan tujuan dari topik tersebut, sehingga dapat diterima oleh audiens. Ide utama dapat memotivasi orang-orang buat melakukan apa yang diinginkan menggunakan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan/maksud pengirim pesan dengan tujuan mereka. Dalam surat pendek atau memo, ilham utama mungkin kentara. Namun, dalam surat yang kompleks, memilih ilham pokok merupakan tugas yg tidak gampang. Sebelurn dapat menentukan pandangan baru pokok, poin-poin yang penting wajib diidentifikasikan terlebih dahulu:

1. Teknik Brainstorming
Untuk dapat mengidentifikasi ilham pokok, diharapkan kreativitas dan pengalaman. Pendekatan yang paling baik merupakan brainstorming (curah pendapat) yang memberikan keleluasaan pikiran, buat mencari banyak sekali kemungkinan, menguji, aneka macam cara lain menggunakan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan warta yang terdapat. Beberapa teknik brainstorming yang bisa dipakai antara lain:

a. Storyteller's Tour
Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin primer nada, rasionalitas, dan akibat bagi si penerima. Dengarkan menggunakan teliti serta berlatihlah sehingga wangsit-ide pokok dari suatu pesan bisa diternukan dengan mudah.

b. Random List
Dengan pendekatan random list, buat dapat menernukan pandangan baru utama Anda perlu menulis segala sesuatu yang terdapat dalam pikiran Anda pada atas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara wangsit yg satu dengan ide yg lain. Bagilah mereka ke dalam grup-gerombolan , dan temukan poin yang penting dan yang nir krusial.

c. CFR (Condusions, Findings, Recommendations) Worksheet
Jika subyeknya mencakup pemecahan perkara, gunakanlah suatu lembar kerja (worksheet) yang akan membantu menjelaskan interaksi antara temuan (findings), kesimpulan (condusions) dan rekomendasi (recommendations) yang akan diberikan. Sebagai suatu contoh, penelitian menemukan bahwa merosotnya penjualan disebabkan sang masalah kebijakan penentuan harga. Oleh karena itu, rekomendasi pada pihak manajemen berisi anjuran buat menurunkan harga produk.

d. Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik menaruh poin yang baik sebagai langkah awal memilih inspirasi pokok. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa (what), kapan (when), di mana (where), dan. Bagaimana (how), akan dapat menjelaskan wangsit utama presentasi.

e. Question and Answer Chain
Barangkali pendekatan yg paling baik adalah melihat berdasarkan sisi perspektif audiens. Coba tanyakan dalam diri sendiri: Apa pertanyaan pokok audiens Anda? Apa yang diinginkan audiens? Periksa atau cek jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut. Apa pertanyaan tambahan yang mungkin timbul? Ikuti arus pertanyaan serta jawab pertanyaan tadi, sehingga wangsit pokoknya bisa ditemukan.

2. Pembatasan Cakupan
Secara umum, penyajian berita rutin pada audiens yg telah Anda kenal hendaknya memakai istilah-istilah yg singkat. Cara ini juga. Dapat membangkitkan rasa hormat (respect) audiens pada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yg kompleks serta kontroversial akan memakan waktu lebih usang, terutama jika audiens yg hadir terdiri atas orang yang skeptikal atau orang yang nir dikenal sebelumnya. Ide pokok menurut pesan-pesan selebihnya disesuaikan menggunakan waktu yg tersedia, sehingga poin-poin yang krusial nir hingga terabaikan. Yang lebih krusial adalah wangsit-pandangan baru pokok yang disampaikan haruslah mudah dimengerti serta diterima oleh audiens.

E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA
Pesan-pesan usaha wajib sesuai dengan situasi yang terdapat. Ide-pandangan baru bisa disampaikan melalui 2 saluran, yaitu saluran verbal (oral) serta tertulis (written). Pilihan fundamental antara berbicara atau memilis tergantung dalam tujuan atau maksud pesan, audiens, serta ciri menurut ke 2 saluran komunikasi tadi.

1. Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan menurut komunikasi verbal (oral communications) merupakan kemampuannya memberikan umpan pulang menggunakan segera. Saluran ini dipakai jika pesan yg disampaikan adalah sederhana, nir diperlukan catatan tetap, serta audiens bisa dibuat lebih nyaman (convenient). Kelebihan lain berdasarkan komunikasi ekspresi merupakan sifatnya yg irit. Pendekatan lisan jua bermanfaat, jika yang disajikan merupakan liputan yg kontroversial, karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka sehingga komunikator bisa menyesuaikan pesan-pesan yg akan disampaikan.

Komunikasi lisan mencakup diantaranya dialog antara dua orang atau lebih, pembicaraan melalui telepon, wawancara kerja, rendezvous kelompok kecil (diskusi kelompok), seminar, workshops, program pembinaan, pidato formal, serta presentasi krusial lainnya.

Sedangkan presentasi formal, dengan jumlah audiens yg lebih besar , seperti konvensi penjualan, kedap para pernegang saham, presentasi buat pengenalan produk baru, serta fungsi-fungsi seremonial penganugerahan produk-produk unggulan atau terlaris menjadi best seller, tak jarang diadakan di auditorium.

Alat bantu audio-visual seperti film, video dip, audio rekaman, LCD projector, dan slide show acapkali dipakai buat menaruh daya tarik bagi suatu presentasi. Karena nir mudahnya mengkoordinasi seluruh impak berdasarkan audio-visual, presentasi misalnya ini wajib direncanakan dengan sebaik-baiknya.

2. Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis pula mempunyai banyak sekali macam bentuk, seperti surat, memo, proposal, serta laporan. Salah satu kebaikan berdasarkan komunikasi tertulis (written communications) merupakan penulis mempunyai kesempatan buat merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Format goresan pena diharapkan jika liputan yg disampaikan kompleks, diperlukan catatan permanen buat surat keterangan pada masa yg akan datang, serta jumlah audiens akbar serta menyebar.

Dalam menentukan saluran serta media berkomunikasi perlu dipertimbangkan taraf kepentingannya, formalitas, kompleksitas, taraf kerahasiaannya, emosional, serta biaya pengiriman serta asa audiens. Kapan usahakan seseorang menentukan komunikasi ekspresi atau tertulis bisa dicermati dalam penerangan berikut adalah :

Perbedaan Karakteristik Komunikasi Lisan menggunakan Kom. Tertulis
Komunikasi Lisan
Komunikasi Tertulis
§Anda menginginkan umpan balik segera dari audiensi
§Pesan Anda relatif sederhana serta gampang diterima


§Anda nir memerlukan catatan permanen
§Anda bisa mengumpulkan audiensi lebih mudah atau ekonomis
§Anda menginginkan hubungan dalam memecahkan masalah
§Anda tidak memerlukan umpan balik segera
§Pesan Anda sangat rinci, kompleks, dan memerlukan perencanaan yg hati-hati
§Anda memerlukan catatan permanen
§Anda ingin mencapai audiensi yang luas.

§Anda ingin meminimisasi distorsi penyampaian pesan
Jenis-jenis Media Komunikasi Lisan serta Tertulis 
Media Komunikasi Lisan
Media Komunikasi Tertulis
§Percakapan secara langsung, pidato, rendezvous-rendezvous.
§Telepon serta surat bunyi (voice mail)
§Audiotape dan videotape
§Teleconference dan videoconference
§Surat-surat, memo, laporan, proposal

§E-mail

§Surat reguler serta khusus
§Faxsimile

ANALISA SALURAN DAN MEDIA KOMUNIKASI

Analisa Saluran Dan Media Komunikasi
A. PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI
Proses komposisi (composition proces) penyusunan pesan-pesan usaha bisa dianalogikan menggunakan proses penciptaan lagu seperti yang telah dilakukan sang seorang komposer. Dia wajib merencanakan lagu apa yg akan dibuat, menentukan bentuk aransemen dan personel group yang akan mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi yg diperlukan, sebagai akibatnya lagu yang diciptakan mempunyai mutu yg rupawan, enak didengar, serta mudah dicerna para penggemarnya. Begitu halnya menggunakan proses komposisi untuk pesan-pesan usaha. Penyusunan pesan-pesan usaha mencakup 3 termin, yaitu:

1. Perencanaan
Dalam fase perencanaan (planning phase), dipikirkan hal-hal yang cukup fundamental, seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang akan menerima pesan, inspirasi pokok (main idea) pesan-pesan yg akan disampaikan, dan saluran atau media yg akan dipakai buat mengungkapkan pesan. Di samping itu, intonasi pula perlu diatur, apakah melemah, mendatar, atau meninggi. Yang terpenting merupakan menyiasati situasi yg terdapat, sehingga tujuan yg dikehendaki bisa tercapai.

2. Organisasi dan Komposisi
Setelah tahap perencanaan, termin berikutnya merupakan bagaimana mengorganisasikan pandangan baru-inspirasi serta selanjutnya dituangkan dalam bentuk draft yang berkaitan dengan komitmen pemikiran Anda yg dimulai dengan merangkai istilah, kalimat, paragraf serta memilih gambaran yg diharapkan buat mendukung inspirasi pokok bahasannya.

Organisasi serta komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan istilah-kata, kalimat, serta paragraf. Oleh karena itu perlu diperhatikan bagaimana memakai istilah-istilah, kalimat, serta paragraf yg sederhana, gampang dipahami, dimengerti, dan dilaksanakan sang si penerima pesan.

3. Revisi
Setelah ilham-ide dituangkan pada kata-istilah, kalimat, juga paragraf, perhatikan apakah istilah-istilah, kalimat, dan paragraf tersebut telah diekspresikan dengan sahih. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelaah kembali baik dari sisi substansi pesan yg ingin disampaikan, namun jua bagaimana gaya penulisannya, struktur kalimat yang digunakan, serta bagaimana taraf pemahamannya.

Kalau ternyata belum sinkron, perlu dilakukan pengecekan sekaligus revisi/pemugaran-pemugaran seperlunya, sehingga apa yg sudah direncanakan sebelumnya dapat dicapai seefektif mungkin.

Oleh lantaran perkembangan dunia usaha ketika ini begitu cepatnya, maka penyampaian pesan-pesan usaha perlu tetap memperhatikan bagaimana merencanakan, mengorganisasi serta mengkomposisi, serta merevisi pesan-pesan bisnis secara kentara serta seefektif mungkin.

B. PENENTUAN TUJUAN
Tahap pertama pada merencanakan suatu pesan bisnis adalah mernikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Seorang kornunikator tentunya ingin menjaga nama baik di hadapan audiens, sekaligus membentuk sesuatu yg baik bagi organisasinya.

Sebelum Anda menetapkan buat menyarnpaikan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain, maka perlu terlebih dahulu dijawab 3 pertanyaan krusial, yaitu: apakah tujuan tersebut realistis, apakah waktunya telah sempurna, dan apakah tujuan tersebut dapat diterima pada dalam organisasi tersebut.

Untuk bisa melakukan hal tadi, pertama Anda wajib menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sinkron menggunakan tujuan organisasi.

1. Mengapa Tujuan wajib Jelas
Tujuan yg kentara akan membantu mengarahkan Anda di dalam mencapai tujuan yg dikehendaki. Sebagaimana diketahui, setiap organisasi tentunya memiliki tujuan yang beragam, yang sangat tergantung pada jenis organisasinya.

Di samping itu, penentuan tujuan yang kentara bagi suatu organisasi akan bisa membantu proses pengambilan keputusan yang meliputi diantaranya:

a. Keputusan buat Meneruskan Pesan
Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri "Apakah pesan yang akan disampaikan benar-sahih diperlukan atau nir?" bila pesan-pesan yg akan disampaikan diduga mempunyai dampak yang sangat mini kepada audiens, usahakan penyampaian pesan ditahan dulu. Sebaliknya, apabila isi pesan sangat krusial serta akan membawa imbas yg besar , maka pesan sebaiknya segera diteruskan atau disampaikan.

b. Keputusan buat Menanggapi Audiens
Untuk tetapkan cara terbaik menanggapi audiens, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti pesan yang disampaikan? Apakah mereka mengharapkan laba? Apakah asa. Mereka sinkron menggunakan harapan. Komunikator? Tanpa mengetahui motif audiens-nya, komunikator nir akan dapat menanggapi mereka dengan baik. Komunikator serta audiens juga akan gagal mendapatkan apa yang mereka inginkan bila harapan mereka nir sesuai/sejalan.

c. Keputusan buat Memusatkan Isi Pesan
Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator seharusnya hanya memasukkan kabar yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yg sudah ditetapkan. Informasi yang nir relevan wajib disingkirkan atau dibuang jauh-jauh. Jika liputan yg nir krusial dimasukkan dalam pesan-pesan yang akan disampaikan, inti pesan akan kabur, dan ketika pun akan terbuang percuma. Pada akhirnya, penyampaian pesan nir akan mencapai target yang dikehendaki.

a. Keputusan untuk Menetapkan Media yang Akan Digunakan
Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan sangat tergantung pada tujuan yang kehendaki. Media komunikasi yang akan digunakan dapat berupa verbal atau goresan pena. Misalnya, seseorang pimpinan kelompok kerja yang ingin mengumpulkan anggotanya, beliau bisa memakai tulisan sebagai media komunikasi.

2. Tujuan Komunikasi Bisnis
Secara generik, ada 3 tujuan komunikasi usaha, yaitu: memberi warta (informing), persuasi (persuading), dan melakukan kolaborasi (collaborating) menggunakan audiens. Bagan 4.1 ini dia menunjukkan efek tujuan generik komunikasi.

a. Memberi Informasi
Tujuan pertama pada komunikasi bisnis merupakan memberikan kabar yang berkaitan dengan global usaha pada pihak lain. Sebagai model, seseorang pimpinan suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru yg akan ditempatkan menjadi staf administrasi di tempat kerja-tempat kerja cabang yang ada.

Untuk memperoleh pegawai yang dibutuhkan, ia bisa memasang iklan lowongan kerja melalui media surat keterangan, majalah, radio, dan memasang, website/situs pada jalur internet. Masing-masing media komunikasi tadi tentu mempunyai keunggulan serta sekaligus kelemahannya, baik dicermati berdasarkan sisi jangkauan penerimaannya juga biayanya. Media komunikasi mana yg akan dipilih sangat tergantung dalam kebijakan perusahaan menggunakan melihat kemampuan internal perusahaan tadi.

b. Memberi Persuasi
Tujuan kedua komunikasi usaha adalah menaruh persuasi pada pihak lain agar apa yg disampaikan dapat dipahami dengan baik serta sahih. Hal ini acapkali dilakukan, terutama yg berkaitan dengan perundingan antara seorang dengan orang lain pada usaha. Untuk dapat memperoleh output yang optimal dalam bernegosiasi, masing-masing pihak perlu tahu prinsip win-win solution. Artinya kedua belah pihak yg terlibat pada perundingan tadi memperoleh manfaat secara beserta-sama tanpa sine qua non yg dikorbankan atau gagal.

c. Melakukan Kolaborasi
Tujuan ketiga pada komunikasi usaha adalah melakukan kolaborasi atau kerja sama usaha antara seorang dengan orang lain. Melalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat menggunakan mudah melakukan kerja sama usaha, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing. Kerja sama antar perusahaan pada banyak sekali belahan dunia ketika ini nisbi gampang dilakukan seiring menggunakan semakin pesatnya kemajuan teknologi komunikasi dewasa ini. Seseorang bisa memakai berbagai media telekomunikasi yg ada, seperti telepon biasa, faksimile, telepon genggam, internet, surat elektronik, serta teleconference. Teknologi komunikasi tadi sangat krusial merupakan dalam mempererat kerjasarna pada global bisnis.

Dalam dunia usaha, presentasi yang baik wajib sanggup mengungkapkan tujuan yang diinginkan secara spesifik. Oleh karenanya, buat merumuskan tujuan tersebut, seseorang perlu menanyakan pada diri sendiri, apakah audiens Anda akan melakukan penelaahan terhadap suatu pesan? Tujuan harus dinyatakan setepat mungkin, demikian pula dengan identifikasi individu-individu yg akan memberi tanggapan terhadap pesan yg akan disampaikan.

Berikut ini adalah beberapa contoh pada menyatakan tujuan generik dan spesifik.
Tujuan Umum

Tujuan Khusus

Memberi Informasi
Menyajikan penjualan bulan kemudian ke manajer pemasaran
Membujuk
Meyakinkan manajer pemasaran buat  mengangkat beberapa karyawan baru bagian penjualan
Kolaborasi
Membantu departemen personalia mengembangkan acara pembinaan bagi beberapa anggota baru.
3. Cara Menguji Tujuan
Penentuan tujuan yg baik tentunya wajib gampang diaplikasikan pada global konkret. Oleh karenanya, buat menguji apakah suatu tujuan yg sudah ditetapkan tadi telah baik atau belum, perlu dilakukan pengujian menggunakan empat pertanyaan berikut ini:

a. Apakah Tujuan Tersebut Realistis?
Tujuan yang hendak disampaikan hendaknya realistis, dalam arti wangsit-ide atau gagasan yang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yg ada, seperti kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis operasional.

b. Apakah Waktunya Tepat?
Dalam membicarakan suatu inspirasi atau gagasan hendaknya perkara ketepatan ketika perlu dipertimbangkan. Sebagai model, pada situasi krisis moneter, terdapat ide buat melakukan ekspansi pabrik, padahal pada ketika itu penjualan produk sedang menurun sampai 50 persen dibanding menurut tahun sebelumnya. Penyampaian pandangan baru ini tidak tepat waktunya, sebagai akibatnya kemungkinan akbar nir akan diterima.

c. Apakah Orang yg Mengirimkan Pesan Sudah Tepat?
Pesan atau ilham yg disampaikan sang seseorang yang memiliki kedudukan atau jabatan tinggi cenderung lebih dapat diterima daripada bila disampaikan oleh orang yang kedudukannya rendah. Ketidaktepatan pada menentukan siapa yg layak menyampaikan suatu pesan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan.

d. Apakah Tujuannya Selaras dengan Tujuan Organisasi Perusahaan?
Tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu dalam tujuan organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu, bila ingin mengungkapkan pesan-pesan usaha pada audiens, sebaiknya pesan tersebut sesuai menggunakan kebijakan organisasi.

Apabila jawaban terhadap keempat pertanyaan tersebut adalah "nir', maka sebaiknya pesan jangan disampaikan. Apabila tetap disampaikan, tujuan tidak akan tercapai, atau hasilnya tidak seperti yg diharapkan.

C. ANALISIS AUDIENS
Bila suatu komunikasi sudah memiliki maksud serta tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana pernahaman/pengetahuan mereka, latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin mereka, bagaimana minat mereka, serta apa yg ingin mereka ketahui? Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan tadi, adalah warta yang sangat berharga, yang akan mempengaruhi cakupan materi yang diberikan pada audiens, dan cara mengatasi audiens.

1. Cara Mengembangkan Profil Audiens
Mengembangkan suatu profil audiens boleh dikatakan gampang-mudah susah. Gampang, jika lawan berkomunikasi merupakan seseorang yang telah dikenal menggunakan baik. Penentuan profil audiens pada hal ini tidak akan mengalami kesulitan, karena yang menjadi audiens merupakan orang-orang yang telah dikenal dengan baik. Akan tetapi, semuanya akan sebagai sulit apabila yg menjadi audiens merupakan orang-orang yg sama sekali belum dikenal, komunikator nir pernah mendengar nama mereka, dan tidak pernah bertatap muka dengan mereka. Dalam masalah ini, komunikator perlu melakukan pemeriksaan buat mengantisipasi reaksi mereka.

a. Menentukan Ukuran dan Komposisi Audiens
Audiens dalam jumlah akbar tentu saja akan memperlihatkan konduite yang tidak selaras dengan audiens yg berjumlah sedikit, sebagai akibatnya buat menghadapinya diperlukan teknik komunikasi yang tidak selaras jua.

Bentuk serta format penulisan materi yang akan disampaikan jua dipengaruhi oleh jumlah audiens. Untuk audiens yg jumlahnya mini , materi bisa dikemas pada suatu laporan sederhana lalu dipresentasikan atau dibagikan pada mereka. Namun, buat audiens yang jumlahnya besar , materi usahakan dikernas pada suatu makalah atau laporan dengan gaya pengorganisasian dan format penulisan yg lebih formal.

b. Siapa Audiens-nya
Bila audiens yg dituju lebih menurut satu orang, komunikator perlu mengidentifikasi siapa di antara mereka yg memegang posisi kunci/posisi paling krusial. Biasanya orang yg mernegang posisi kunci (krusial) adalah mereka yg memiliki status organisasional tinggi. Namun bisa jadi seorang yg posisinya rendah, karena kelebihannya pada satu atau dua bidang eksklusif, memegang posisi kunci dalam materi yang disampaikan.

c. Reaksi Audiens
Setelah mengetahui siapa yg akan sebagai audiens, pedu diketahui (diantisipasi) reaksi yang mungkin dimunculkan oleh audiens tadi. Jika kornposisi audiens merupakan orang-orang yg nir suka berdebat atau kurang kritis, presentasi usahakan disajikan pribadi dalam bagian kesimpulan dan saran-saran, karena jika diajak berdiskusi, reaksi mereka diduga kurang positif.

d. Tingkat Pemahaman Audiens
Ketika membicarakan pesan-pesan, latar belakang audiens seperti taraf pendidikan, usia, dan pengalaman jua perlu diperhatikan. Apabila komunikator serta audiens memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audiens tadi wajib dididik. Secara umum, usahakan agar Anda nir terlalu menggurui. Kalau terkesan menggurui, audiens cenderung merasa jenuh, bosan, dan kurang tertarik dalam pesan yg disampaikan.

e. Hubungan Komunikator dengan Audiens
Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal sang audiens, maka audiens harus bisa diyakinkan sebelurn penyampaian suatu pesan dilakukan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan, akan menciptakan audiens termotivasi untuk mendengarkan serta menyimak pembicaraannya, sehingga pesan bisa tersampaikan dengan baik.

Struktur pesan-pesan yg akan disampaikan, dan nada bunyi komunikator waktu menyarnpaikan pesan, bisa memperlihatkan tingkat interaksi komunikator menggunakan audiens. Nada suara (intonasi) ketika berbicara menggunakan orang yg telah dikenal tentu tidak sinkron dengan saat berbicara dengan orang yang baru dikenal.

2. Cara Memuaskan Kebutuhan Akan Informasi Audiens
Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan berita audiens, dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. Ada 5 termin yg diharapkan untuk mernenuhi kebutuhan audiens, yaitu:
a. Temukan/Cari Apa yg Diinginkan Oleh Audiens
Untuk dapat mernenuhi kebutuhan warta audiens, maka komunikator harus dapat menernukan apa yg ingin mereka ketahui dan segera memberikan berita yang diminta. Jangan ditunda-tunda.

b. Antisipasi Terhadap Pertanyaan yg Tak Diungkapkan
Setelah memberikan informasi yg diinginkan, berikan tarnbahan berita yang mungkin sangat mernbantu, meskipun berita tadi secara khusus tidak diminta oleh audiens.

c. Berikan Semua Informasi yg Diperlukan
Usahakan semua warta penting yg diminta oleh audiens tidak ada yang terlewatkan. Dengan kata lain, keterangan-fakta penting sudah tercakup pada pesan yang diberikan. Lakukan pengecekan terlebih dahulu sebelurn pesan disampaikan pada audiens. Hal ini buat menjaga agar apa yg diminta audiens benar-sahih sinkron dengan yang Anda kirimkan.

d. Yakinkan Bahwa Informasinya merupakan Akurat
Informasi yang disampaikan kepada audiens hendaklah kabar yang sahih-benar seksama, serta bisa dipertanggungjawabkan kebenarannya. Jangan menaruh informasi yang keliru kepada audiens Anda. Kalau secara tidak sengaja atau terjadi kekhilafan dalam mengungkapkan fakta, komunikator wajib sesegera mungkin membetulkannya dan mohon maaf atas kekhilafan yg dilakukan.

e. Tekankan Ide-ilham yang Paling Menarik Bagi Audiens
Cobalah buat menemukan poin krusial sangat yg menarik bagi para audiens. Selanjutnya, berikan perhatian spesifik atau perhatian ang lebih pada poin krusial tersebut. Jika hal tadi dapat dilakukan dengan baik, berarti komunikator telah berhasil menaruh suatu kepuasan yang tidak terhingga. Kepala audiens-nya.

3. Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audiens
Beberapa jenis pesan-pesan bertujuan memotivasi audiens buat membarui konduite mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini sering mengalami hambatan/ hambatan. Hal ini ditimbulkan sang adanya kecenderungan menurut audiens buat nir mengganti sesuatu yang terdapat dengan hal yg baru.

Bagaimana mengatasi hambatan itu? Salah satu caranya adalah menggunakan mengatur pesan-pesan sedemikian rupa, sehingga warta yg disampaikan dapat diterima audiens dengan. Gampang.

Pendekatan yg dapat dilakukan merupakan menggunakan menaruh argumentasi yang bersifat rasional. Contoh, jika seorang pemohon pinjaman harus mengurangi jumlah pinjaman yang sudah ada sebelum menambah pinjaman baru yg lebih besar , komunikator bisa menggunakan argumentasi sebab akibat untuk mengungkapkan bahwa penambahan jumlah pinjaman akan sangat berbahaya bagi kepercayaan yg sudah diberikan kini ini.

Setelah menganalisis tujuan serta audiens, selanjutnya adalah memilih cara buat mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan-pesan bisnis akan bermuara dalam satu tema/topik, pokok yaitu pandangan baru utama (main idea). Hal-hal lain selain ilham utama hanyalah adalah inspirasi-wangsit pendukung (supporting idea).

Topik dan pandangan baru pokok merupakan dua hal yg tidak sama. Topik adalah subjek pesan yg lebih luas. Sedangkan inspirasi pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yg menyebutkan isi serta tujuan menurut topik tadi, sehingga bisa diterima oleh audiens. Ide pokok bisa memotivasi orang-orang untuk melakukan apa yg diinginkan menggunakan menggabungkan atau menyelaraskan tujuan/maksud pengirim pesan menggunakan tujuan mereka. Dalam surat pendek atau memo, wangsit utama mungkin kentara. Namun, pada surat yg kompleks, menentukan ide pokok merupakan tugas yang nir mudah. Sebelurn bisa menentukan ide utama, poin-poin yg penting harus diidentifikasikan terlebih dahulu:

1. Teknik Brainstorming
Untuk dapat mengidentifikasi ide pokok, dibutuhkan kreativitas serta pengalaman. Pendekatan yg paling baik adalah brainstorming (curah pendapat) yang memberikan keleluasaan pikiran, buat mencari aneka macam kemungkinan, menguji, banyak sekali alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, serta kabar yang ada. Beberapa teknik brainstorming yang dapat digunakan antara lain:

a. Storyteller's Tour
Hidupkan tape recorder, dan jajak pesan-pesan yg disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas, serta akibat bagi si penerima. Dengarkan dengan teliti serta berlatihlah sehingga ilham-ide utama berdasarkan suatu pesan dapat diternukan menggunakan gampang.

b. Random List
Dengan pendekatan secara acak list, buat bisa menernukan inspirasi pokok Anda perlu menulis segala sesuatu yang ada pada pikiran Anda pada atas kertas kosong. Selanjutnya pelajari interaksi antara ilham yang satu menggunakan pandangan baru yang lain. Bagilah mereka ke pada gerombolan -kelompok, dan temukan poin yg krusial serta yg nir penting.

c. CFR (Condusions, Findings, Recommendations) Worksheet
Jika subyeknya meliputi pemecahan perkara, gunakanlah suatu lembar kerja (worksheet) yang akan membantu menyebutkan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (condusions) serta rekomendasi (recommendations) yg akan diberikan. Sebagai suatu contoh, penelitian menemukan bahwa merosotnya penjualan disebabkan oleh kasus kebijakan penentuan harga. Oleh karenanya, rekomendasi kepada pihak manajemen berisi anjuran buat menurunkan harga produk.

d. Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik menjadi langkah awal memilih inspirasi utama. Jawaban terhadap pertanyaan siapa (who), apa (what), kapan (when), pada mana (where), serta. Bagaimana (how), akan bisa menyebutkan wangsit utama presentasi.

e. Question and Answer Chain
Barangkali pendekatan yang paling baik merupakan melihat menurut sisi perspektif audiens. Coba tanyakan pada diri sendiri: Apa pertanyaan pokok audiens Anda? Apa yang diinginkan audiens? Periksa atau cek jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut. Apa pertanyaan tambahan yang mungkin timbul? Ikuti arus pertanyaan serta jawab pertanyaan tadi, sebagai akibatnya ide pokoknya dapat ditemukan.

2. Pembatasan Cakupan
Secara umum, penyajian warta rutin kepada audiens yang sudah Anda kenal hendaknya memakai istilah-istilah yg singkat. Cara ini jua. Bisa membangkitkan rasa hormat (respect) audiens pada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yg kompleks serta kontroversial akan memakan saat lebih lama , terutama jika audiens yang hadir terdiri atas orang yg skeptikal atau orang yg nir dikenal sebelumnya. Ide pokok dari pesan-pesan selebihnya diadaptasi dengan saat yg tersedia, sehingga poin-poin yang penting nir hingga terabaikan. Yang lebih krusial merupakan ide-pandangan baru pokok yang disampaikan haruslah gampang dimengerti serta diterima oleh audiens.

E. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA
Pesan-pesan bisnis harus sesuai menggunakan situasi yg terdapat. Ide-ide dapat disampaikan melalui 2 saluran, yaitu saluran verbal (oral) dan tertulis (written). Pilihan mendasar antara berbicara atau memilis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens, dan ciri berdasarkan kedua saluran komunikasi tadi.

1. Komunikasi Lisan
Salah satu kebaikan menurut komunikasi ekspresi (berkaitan dengan mulut communications) adalah kemampuannya memberikan umpan balik menggunakan segera. Saluran ini digunakan bila pesan yg disampaikan adalah sederhana, nir dibutuhkan catatan tetap, serta audiens bisa dibuat lebih nyaman (convenient). Kelebihan lain berdasarkan komunikasi verbal adalah sifatnya yang ekonomis. Pendekatan mulut juga bermanfaat, apabila yang disajikan adalah berita yang kontroversial, lantaran reaksi audiens bisa terbaca menurut bahasa isyarat mereka sebagai akibatnya komunikator bisa menyesuaikan pesan-pesan yg akan disampaikan.

Komunikasi lisan meliputi antara lain dialog antara dua orang atau lebih, pembicaraan melalui telepon, wawancara kerja, rendezvous gerombolan mini (diskusi gerombolan ), seminar, workshops, acara pembinaan, pidato formal, dan presentasi krusial lainnya.

Sedangkan presentasi formal, dengan jumlah audiens yg lebih besar , misalnya konvensi penjualan, rapat para pernegang saham, presentasi buat sosialisasi produk baru, serta fungsi-fungsi seremonial penganugerahan produk-produk unggulan atau terlaris sebagai best seller, seringkali diadakan di auditorium.

Alat bantu audio-visual seperti film, video dip, audio rekaman, LCD projector, dan slide show sering dipakai buat memberikan daya tarik bagi suatu presentasi. Karena nir mudahnya mengkoordinasi seluruh efek berdasarkan audio-visual, presentasi misalnya ini harus direncanakan dengan sebaik-baiknya.

2. Komunikasi Tertulis
Pesan-pesan tertulis jua mempunyai banyak sekali macam bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Salah satu kebaikan menurut komunikasi tertulis (written communications) adalah penulis memiliki kesempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan-pesan mereka. Format goresan pena diharapkan apabila fakta yang disampaikan kompleks, diharapkan catatan tetap untuk referensi di masa yg akan tiba, dan jumlah audiens besar serta menyebar.

Dalam memilih saluran dan media berkomunikasi perlu dipertimbangkan taraf kepentingannya, formalitas, kompleksitas, tingkat kerahasiaannya, emosional, dan biaya pengiriman dan asa audiens. Kapan usahakan seorang menentukan komunikasi verbal atau tertulis bisa dilihat dalam penjelasan ini dia :

Perbedaan Karakteristik Komunikasi Lisan menggunakan Kom. Tertulis
Komunikasi Lisan
Komunikasi Tertulis
§Anda menginginkan umpan balik segera berdasarkan audiensi
§Pesan Anda relatif sederhana dan gampang diterima


§Anda tidak memerlukan catatan permanen
§Anda dapat mengumpulkan audiensi lebih gampang atau ekonomis
§Anda menginginkan interaksi pada memecahkan masalah
§Anda tidak memerlukan umpan pulang segera
§Pesan Anda sangat rinci, kompleks, serta memerlukan perencanaan yg hati-hati
§Anda memerlukan catatan permanen
§Anda ingin mencapai audiensi yg luas.

§Anda ingin meminimisasi distorsi penyampaian pesan
Jenis-jenis Media Komunikasi Lisan dan Tertulis 
Media Komunikasi Lisan
Media Komunikasi Tertulis
§Percakapan secara langsung, pidato, rendezvous-pertemuan.
§Telepon dan surat bunyi (voice mail)
§Audiotape serta videotape
§Teleconference serta videoconference
§Surat-surat, memo, laporan, proposal

§E-mail

§Surat reguler dan khusus
§Faxsimile

PENGERTIAN DAN MANFAAT DATA MINING EMAIL

Pengertian Dan Manfaat Data Mining Email
Database ketika ini boleh jadi berkembang menjadi sangat besar secara cepat ke pada berukuran terabyte. Di pada tumpukan data tadi mungkin masih ada kabar-informasi tersembunyi yang sangat krusial atau sebagai penting pada saat diharapkan. Akan tetapi bagaimana caranya kita menemukan sebuah jarum pada tumpukan jerami? Dalam hal ini dapat kita katakan bahwa seluruh data belum berarti warta.

Kita sudah mengetahui bahwa data mentah (raw data) tidak terlalu berguna karena ukurannya yang begitu besar sehingga nir mungkin dianalisa. Kita perlu mengekstrak pola menurut data mentah tadi. Jawabannya merupakan dengan data mining. Banyak organisasi di dunia telah memakai data mining buat mencari dan menarik kesimpulan menurut data yang mereka miliki. Berikut beberapa model pelaksanaan data mining:
  • Perusahaan pemasaran memakai data sejarah respon pembelian terhadap suatu tawaran produk buat membentuk contoh buat memperkirakan pelanggan potensial yg akan di raih menggunakan metode penawaran tertentu.
  • Agen pemerintah menyaring data transaksi keuangan untuk mendeteksi money laundering serta penyelundupan obat terlarang.
  • Dalam tahapan diagnosis, para fisikawan menciptakan expert system menurut banyak percobaan yg sudah dilakukan.
Secara definisi data mining merupakan ekstraksi fakta potensial yang sebelumnya tidak diketahui atau implisit, suatu kelas dari aplikasi database yang mencari pola tersembunyi pada suatu grup data. Atau, data mining bisa pula didefinisikan menjadi suatu proses yang menggunakan berbagai perangkat analisis data untuk menemukan pola serta rekanan data supaya bisa digunakan buat menciptakan prediksi menggunakan sempurna.

Dari tinjauan keamanan sistem berita, data mining memang bagai pisau bermata ganda. Di satu sisi sanggup bermanfaat bagi pihak pemilik data buat hal-hal yang sudah disebutkan pada atas, tetapi bisa jadi illegal bila data-data tadi disalahgunakan untuk hal-hal yang bersifat melanggar privasi orang lain atau bahkan bila pengumpulan data tadi dilakukan secara tidak etis dan tanpa sepengetahuan pihak yg memiliki informasi.

Makalah ini hanya akan membahas apa itu data mining, kemungkinan aplikasinya pada mencari pola dalam email, serta sedikit demonstrasi sederhana dengan memakai aplikasi jadi misalnya outlook serta Access buat parsing email ke database, dan software open source Weka (Waikato Environment for Knowledge Analysis) yang dikembangkan pada Universitas Waikato. Software ini sudah memiliki beberapa library dasar buat melakukan data mining.

Aplikasi data mining sendiri bukanlah suatu aplikasi sederhana. Ia melibatkan algorithma machine learning yang membutuhkan algoritma kecerdasan protesis yang cukup kompleks dan berada pada luar cakupan makalah ini.

1. Data Mining
Data mining merupakan proses yang menggunakan berbagai perangkat analisis data untuk menemukan pola serta interaksi pada data yg mungkin bisa dipakai untuk membuat prediksi yg valid.

Langkah pertama serta paling sederhana pada data mining yaitu menggambarkan data – menyimpulkan atribut statistik (seperti rata-homogen dan baku deviasi), mereview secara visual menggunakan diagram serta grafik, dan mencari rekanan berarti yang potensial antar variabel (misalnya nilai yg acapkali timbul bersamaan). Mengumpulkan, mengeksplor, dan memilih data yang sempurna merupakan sangat penting.

Pada dasarnya terdapat empat langkah utama dalam melakukan data mining:
1. Mendeskripsikan data, yakni menyimpulkan atribut statistik (seperti homogen-homogen serta standard deviasi), mereview secara visual memakai grafik serta diagram, dan mencari interaksi-hubungan potensial antar variabel (seperti contohnya, nilai-nilai yg tak jarang keluar bersamaan). 

2. Membangun model asumsi (predictive contoh) menurut dalam pola-pola yg ditemukan pada langkah sebelumnya. 

3. Menguji contoh pada luar sampel orisinil. Sebuah contoh yg baik tidak wajib sama persis menggunakan kenyataan sebenarnya (seperti peta bukanlah representasi sempurna dari jalan yg sebenarnya), akan tetapi bisa sebagai pedoman yang berguna buat mengerti bisnis kita. 

4. Memverifikasi/menguji model. Misalnya, berdasarkan suatu database pelanggan yg telah merespon tawaran yg pernah diiklankan pada mereka, kita menciptakan sebuah model asumsi yg memiliki prospek akan mendapat respon yang sama menurut pelanggan menggunakan tipikal tadi tersebut. Tapi bisakah kita sahih-sahih bergantung dalam asumsi kita tersebut? Kita perlu menerangkan model asumsi kita tersebut ke sample pelanggan yang lain dan melihat output yang kita dapatkan.

Untuk melakukan hal tadi diatas maka setidaknya diperlukan suatu program yang dapat menampilkan (bila tidak mendeteksi) pola serta keteraturan pada data sebagai akibatnya pola-pola yg kuat atau sangat kentara terlihat dapat digunakan buat melakukan prediksi. 

Keterbatasan Data Mining
Data mining hanyalah sebuah alat, bukan tongkat ajaib. Data mining tidak secara otomatis mengamati apa yg terjadi pada database lalu mengirimkan laporan ketika masih ada pola-pola menarik. Penggunaan data mining permanen saja mengharuskan kita buat mengerti data kita serta mengerti metode-metode analisis data. Data mining membantu analis buat menemukan pola dan rekanan data akan namun nir secara langsung mengungkapkan nilai berdasarkan pola tersebut. Lebih jauh lagi, pola-pola yg nir diketemukan melalui data mining harus diverifikasi pulang pada global nyata.

Perlu diingat bahwa hubungan prediktif yang ditemukan melalui data mining nir selalu adalah sebab dari suatu prilaku atau tindakan. Misalnya, datamining sanggup jadi menemukan bahwa pria menggunakan pendapatan Rp. Lima – 10 juta per bulan adalah pelanggan berdasarkan majalah-majalah eksklusif dan kemungkinan akbar adalah pembeli berdasarkan suatu produk. Suatu perusahaan mampu saja mengambil keuntungan dari pola ini menggunakan menargetkan pemasaran kepada orang-orang yg memenuhi pola tadi. Tapi permanen saja perusahaan tersebut tidak boleh mengasumsikan bahwa hanya faktor inilah yang mengakibatkan mereka membeli produk perusahaan tadi.

Model serta Algoritma Data Mining
Dalam bagian ini akan dibahas suatu model serta algoritma yg tak jarang digunakan pada melakukan data mining. Yang wajib diperhatikan adalah bahwa contoh atau algoritma ini bukan adalah satu-satunya yg terdapat dan nir wajib dipakai secara tertentu. Pemilihan contoh tentu saja sangat bergantung pada tujuan yang ingin dicapai dalam melakukan data mining dan data yg akan dihadapi.

Neural Network
Neural Network biasa dipakai pada perkara pembagian terstruktur mengenai (pada mana outputnya adalah variabel kategoris) atau regresi (outputnya kontinyu). Neural network dimulai dengan layer input, dimana tiap simpul berkorespondensi menggunakan variabel prediktor. Simpul-simpul input ini terhubung ke beberapa simpul dalam hidden layer. Tiap simpul input terhubung menggunakan tiap simpul pada hidden layer. Simpul pada hidden layer sanggup jadi terhubung ke simpul lain pada hidden layer, atau ke output layer. Output layer terdiri berdasarkan satu atau beberapa variabel respon.

Gambar Neural network dengan satu hidden layer

Setelah layer input, tiap simpul mengambil satu himpunan input, mengalikan input-input tersebut menggunakan bobot Wxy (contohnya, bobot dari simpul 1 ke tiga adalah W13 – lihat gambar), menambahkan kedua bobot, menerapkan fungsi (biasa dipanggil fungsi aktivasi atau squashing), serta melewatkan outputnya ke simpul pada layer berikutnya. Misalnya, nilai yang dilewatkan berdasarkan node 4 ke node 6 merupakan:

Activation function applied to ([W14 * value of node 1] + [W24 * value of node 2])

Gambar Wxy merupakan bobot berdasarkan simpul x ke simpul y

Tiap simpul sanggup dicermati menjadi variabel prediktor (dalam hal ini simpul 1 dan 2) atau sebagai kombinasi menurut variabel prediktor (simpul 3 hingga 6). Simpul 6 adalah kombiasi non linear menurut nilai simpul 1 dan 2, karena fungsi aktivasi terhadap nilai penjumlahan pada simpul-simpul tersembunyi. Jika masih ada fungsi aktivasi tanpa hidden layer, jaringan saraf akan ekivalen menggunakan regresi linear; dan dengan fungsi aktivasi non-linear eksklusif, jaringan saraf akan ekivalen menggunakan regresi logistik. 

Bobot koneksi (W) adalah parameter nir diketahui yg diestimasi dengan metode training. Awalnya, metode pembinaan yang umum merupakan backpropagation; metode-metode yang baru kemudian bermunculan misalnya gradien konjugasi, quasi-Newton, Levenberg-Marquardt, dan algoritma genetic. Tiap metode training memiliki satu himpunan parameter yg mengatur berbagai aspek dari training seperti contohnya menghindari local optima atau mengatur kecepatan konversi. 

Arsitektur (atau topologi) menurut jaringan saraf merupakan jumlah dari simpul dan layer-layer tersembunyi, dan bagaimana mereka saling bekerjasama. Dalam merancang jaringan saraf, baik user maupun perangkat lunak wajib memilih jumlah simpul serta layer tersembunyi, fungsi aktivasi, dan batasan-batasan bobot. Meskipun terdapat anggaran umum, kita umumnya tetap harus bereksperimen dengan parameter-parameter tersebut.

Tipe yg paling generik berdasarkan jaringan saraf merupakan jaringan feed forward backpropagation. Untuk kesederhanaan bahasan, kita akan membahas jaringan menggunakan satu hidden layer.

Training Backpropagation hanyalah salah satu versi berdasarkan gradien descent, suatu jenis algoritma yg mencoba buat mengurangi nilai sasaran (error, pada perkara jaringan saraf) dalam tiap langkah. Algoritma ini bekerja seperti berikut:

Feed forward: Nilai menurut simpul output dihitung menurut nilai simpul input dan bobot-bobot awal. Nilai-nilai berdasarkan simpul input ini dikombinasikan pada hidden layers, serta nilai dari simpul-simpul pada hidden layer digabungkan buat menghitung nilai output.

Backpropagation: Error pada output dihitung menggunakan mencari beda antara hasil terhitung serta hasil yg diinginkan. Kemudian, error berdasarkan output dimasukkan kembali ke hidden layer secara proporsional, sinkron menggunakan bobotnya. Hal ini akan membuat error dihitung buat tiap simpul output dan simpul tersembunyi dalam jaringan. Akhirnya, error pada tiap simpul tersembunyi dan simpul output dipakai sang algoritma buat mengatur bobot yg masuk ke simpul buat mengurangi error.

Proses ini berulang buat tiap baris pada himpunan traininng. Tiap lewatan terhadap tiap baris pada himpunan traininng diklaim epoch. Himpunan pelatihan ini akan dipakai berulang kali, sampai error yg didapatkan nir lagi berkurang. Pada titik tersebut jaringan saraf dianggap teah terlatih buat menemukan pola dalam himpunan test. Karena poly sekali parameter yang mungkin ada dalam jaringan tersembunyi, suatu jaringan saraf dengan simpul-simpul tersembunyi yang cukup akan selalu menyelesaikan training set jika dibiarkan berjalan relatif usang. Tapi seberapa baikkah jaringan saraf tersebut untuk data yang lain? Untuk menghiondari jaringan saraf yang overfitted yang akan hanya bekerja dengan baik dalam data training, kita harus memahami kapan wajib berhenti melakukan pelatihan. Beberapa implementasi akan mengevaluasi jaringan saraf pada data penguji secara periodik selama latihan. Selama error rate pada hipunan penguji terus menurun, training akan terus dilakukan. Apabila error rate bertambah, meskipun error rate dalam data traininng terus menurun, maka jaringan saraf mungkin mengalami overfitting. Grafik pada gambar mengilustrasikan bagaimana himpunan data penguji bisa menolong kita menghindari overfitting. Kita dapat melihat bahwa error rate terus menurun pada tiap lewatan jariingan saraf terhadap data (garis titik-titik), akan tetapi error rate buat data penguji mengalami kenaikan. Karena tujuan menurut data mining adalah buat membuat prediksi pada data yg bukan himpunan traininng, maka kita tentu saja harus menggunakan jaringan saraf yg akan meminimalisasi error dalam data penguji, bukan data pelatihan.

Gambar Error rate sebagai fungsi jumlah epoch dalam jaringan saraf

Jaringan saraf berbeda secara filosofis dari banyak metode statistik dalam beberapa hal. Pertama, jaringan saraf umumnya mempunyai lebih poly parameter. Misalnya, terdapat tiga belas parameter (9 bobot serta 4 bias) dalam jaringan saraf pada gambar 4. Lantaran banyaknya parameter, serta kombinasi berdasarkan parameter menghasilkan prediksi yg similar, parameter sebagai uninterpretable dan jaringan bertindak sebagai prediktor “black box”. Pada kenyataannya, suatu output bisa diasosiasikan menggunakan beberapa himpunan bobot yg tidak selaras. Oleh karenanya, bobot network secara generik tidak membantu dalam usaha buat mengerti proses yang membentuk prediksi. Akan tetapi hal ini bisa diterima pada banyak pelaksanaan. Suatu bank hanya ingin mengenali secara otomatis suatu pertanda tangan, akan tetapi nir peduli bentuk rekanan fungsional antara pixel dan karakter yang diwakilinya. Beberapa pelaksanaan yang memiliki ratusan variabel menjadi input ke dalam model dengan ribuan parameter (bobot simpul) meliputi pabrik kimia, robot dan pasar keuangan, serta perkara-kasus sosialisasi pola seperti bunyi, vision dan karakter.

Satu keuntungan menurut contoh jaringan saraf merupakan jaringan saraf gampang untuk diimplementasikan buat dijalankan dalam paralel personal komputer dengan tiap node menjalankan kalkulasinya sendiri-sendiri secara simultan.

Pengguna wajib sadar terhadap beberapa informasi mengenai jaringan saraf: pertama, jaringan saraf tidak mudah buat ditafsirkan. Tidak ada penjelasan rasional yang eksplisit tentang bagaimana suatu jaringan saraf melakukan keputusan atau prediksi. Kedua, jaringan saraf cenderung mengalami overfit data training kecuali pengukuran yang sangat ketat, untuk acakan bobot atau validasi silang dilakukan secara hati-hati.ketiga, jaringan saraf membutuhkan waktu lama buat melakukan pelatihan kecuali masalahnyas sangat kecil. Setelah ditrain, jaringan saraf bisa melakukan prediksi menggunakan cukup cepat. Keempat, jaringan saraf membutuhkan persiapan data yang poly. Implementasi yang sukses dari jaringan saraf membutuhkan pemililihan dan preprocessing data yang baik. Misalnya, jaringan saraf mensyaratkan semua variabel harus numerik. Oleh karenanya, data kategoris seperti “propinsi” umumnya dipecah menjadi variabel dikotomis (contohnya “jawa barat”, “jawa timur”), masing-masing dengan nilai “1” (yes) atau “0” (no). Akhirnya, jaringan saraf akan bekerja menggunakan baik jika set data yg dipakai cukup akbar serta rasio frekuwensi terhadap noise relatif tingggi.

Decision trees
Decision tree adalah cara merepresentasikan perpaduan anggaran yang mengacu ke suatu nilai atau kelas. Misalnya kita bisa mengklasifikasikan suatu proposal pinjaman uang memiliki resiko baik atau tidak baik. Gambar ? Menunjukkan decision tree sederhana: decision node, branches and leaves.

Gambar Classification tree sederhana

Komponen pertama adalah simpul top decision, atau simpul root, yg menentukan test yang akan dijalankan. Simpul root dalam contoh ini merupakan “income > $40.000”. Hasil dari tes ini menyebabkan tree terpecah menjadi 2 cabang, menggunakan tiap cabang meepresentasikan satu berdasarkan jawaban yg mungkin. Dalam perkara ini, jawabannya adalah “ya” dan “nir”, sebagai akibatnya kita mendapatkan dua cabang.

Bergantung dalam algoritma yang digunakan. Tiap simpul sanggup mempunyai 2 atau lebih cabang. Misalnya, CART akan menggenerate hanya 2 cabang pada tiap simpul. Tree misalnya ini diklaim binary tree. Ketika lebih menurut 2 cabang diperbolehkan maka diklaim menjadi multiway tree.

Tiap cabang akan mempunyai simpul node yg lain atau dasar tree, yang dianggap leaf. Dengan mengikuti decision tree kita bisa menaruh nilai dalam suatu masalah menggunakan menetapkan cabang mana yg akan diambil, dimulai berdasarkan simpul root serta bergerak ke bawah sampai leaf. Dengan memakai metode ini, seorang petugas yg bertanggung jawab buat memutuskan pemberian pinjaman terhadap nasabah mampu menentukan apakah seseorang nasabah memiliki resiko kredit yg baik atau tidak baik.

Model decision tree umum dipakai dalam data mining buat menelaah data serta menginduksi tree serta anggaran yang akan dipakai untuk menciptakan prediksi. Sejumlah algoritma yang tidak sama bisa dipakai buat menciptakan tree pada antara nya adalah CHAID (Chi squared Automatic Interactin Detection), CART (Classification and Regression Trees), Quest dan C5.0.

Decision tree berkembang melalui pemecahan iteratif menurut data ke pada kelompok-kelompok diskrit, yang tujuannya adalah buat memaksimalkan “jeda” antara gerombolan pada tiap pemecahan. 

Contoh yg kita gunakan hingga ketika ini sangatlah sederhana. Tree ini sangat gampang buat dimengerti serta diinterpretasikan. Akan namun, tree sanggup menjadi sangat kompleks. Bisa dibayangkan kompleksitas suatu tree yg diturunkan dari database dengan ratusan atribut dan variabel respon dengan lusinan kelas input. Tree sperti ini akan sangat sulit buat dimengerti, meskipuntiap path dari tree umumnya bisa dimengerti. Dalam hal ini decision tree sanggup menjelaskan prediksinya, yang adalah keuntungan penting.

Akan tetapi, kejelasan ini bisa jadi menyesatkan. Misalnya, percabangan berdasarkan suatu decision tree mengimplikasikan suatu presisi yg jarang ditemui dalam global konkret. (Kenapa seorang yang gajinya $40.001 akan sebagai nasabah dengan resiko kredit yang baik sedangkan seorang menggunakan honor $40.000 tidak?)

Selain dua butir algoritma yg dibahas pada atas, masih banyak lagi prosedur pemecahan lain seperti Multivariate Adaptive Regression Splines (MARS), Rule induction, K-nearest neighbor and memory-based reasoning (MBR), Logistic regression, Discriminant analysis, Generalized Additive Models (GAM), Boosting, dan Genetic algorithms.

2. Implementasi Data Mining Email
Mengenali suatu pendekatan yg sistematis merupakan hal yg sangat krusial supaya kita dapat melakukan data mining dengan sukses. Banyak vendor serta organisasi konsultan telah menentukan urutan langkah yg akan membentuk output yg memuaskan. 

Langkah-langkah dasar pada data mining adalah menjadi berikut: 
1. Define business problem
2. Build data mining database
3. Explore data
4. Prepare data for modeling
5. Build model
6. Evaluate model
7. Deploy contoh and results

Mengikuti langkah-langkah di atas, maka pertama kali kita harus memilih dulu perkara yang hendak dipecahkan. Dalam hal ini tujuan kita melakukan data mining email wajib terlebih dahulu didefinisikan. Dalam perkara email, data mining umumnya dilakukan buat mengetahui prilaku pelanggan dari order yg masuk via email, atau mampu pula mengetahui prilaku konsumsi seseorang. Suatu model konkret, Google melakukan data mining email buat mengetahui iklan yg relevan buat ditampilkan ke web interface layanan email mereka. 

Tujuan yang berbeda membutuhkan pemodelan database dan data yg berbeda jua.
Pada makalah ini akan didemonstrasikan bagaimana suatu data bisa diambil menurut pelaksanaan email client misalnya outlook buat kemudian diparse ke database. Setelah data terkumpul pada database kemudian dilakukan data analisis menggunakan menggunakan aplikasi open source Weka (Weikato Environment for Knowledge Analysis).

Karena kesulitan pada mengumpulkan data yg baik (dalam hal ini email yang representatif) maka digunakan data fiktif yg kiranya akan menarik untuk dianalisis. Walaupun begitu, permanen akan didemonstrasikan bagaimana email penulis diparse ke dalam database Access.

Aplikasi Pendukung
Pada bagian ini akan dibahas aplikasi-aplikasi atau bahasa pendukung yang dipakai buat membangun aplikasi data mining email dalam makalah ini, yaitu Outlook Express, Visual Basic for Application, serta Microsoft Access.

Outlook Express
Outlook Express merupakan galat satu pelaksanaan email client yang bekerja pada platform Windows selain Eudora, Mozilla ThunderBird, Pegasus Mail, serta masih banyak lagi yg lainnya.

Alasan penggunaan Outlook dalam makalah ini merupakan karena interoperabilitasnya yang sangat baik dengan sistem aplikasi Ms Office lainnya (dalam hal ini kita akan menggunakan relational database Ms Access) dan umumnya telah terpaket pada Windows yang kita gunakan. Akan namun selain itu, Outlook pula memiliki kemampuan pengorganisasian email yang relatif baik (impian folders, versatile searching) dan penyaringan spam yg relatif solid. 

Berikut merupakan beberapa fitur dasar dari Outlook Email Client:
  • Kemampuan mengelola banyak account email serta newsgroup
  • Kemudahan pada mengeksplorasi pesan/email masuk
  • Memiliki addressbook untuk menyimpan serta melihat alamat-alamat email
  • Kemampuan mendownload email/newsgroup buat dibaca secara offline
  • Mengirim serta menerima pesan secara kondusif menggunakan enkripsi
Microsoft Access
Pada dasarnya Access adalah suatu Database Management System (DBMS). Seperti halnya produk lain pada kategori ini, Access meyimpan dan memanggil liputan/data, mempresentasikan data yg diminta, serta mengotomasi repetitive tasks. Dengan akses kita sanggup membuat form masukan yang mudah digunakan misalnya diperlihatkan dalam gambar ?

Gambar Screenshot form dalam Access

Akses pula adalah pelaksanaan database windows yang cukup powerful. Lantaran baik Windows juga Access merupakan produk Microsoft, ke 2 produk tadi berafiliasi dengan sangat baik. Access berjalan di seluruh versi windows.

Dengan memakai OLE (Object Linking Embedding) pada Windows dan produk Ms Office (Excel, Word, Power Point serta Outlook) kita mampu membuatkan kemampuan Access. OLE memungkinkan produk yg satu menggunakan lainnya saling bertukar keterangan dengan mudah.

Berikut beberapa fitur yg ditawarkan Access:
  • Database management system yang benar-sahih relasional
  • Wizard yang mudah digunakan
  • Importing, exporting, dan linking tabel
  • Form dan laporan menggunakan fitur WYSIWYG
  • Multiple table queries and relationships
  • Business graph and chart
  • Kemampuan DDE dan OLE
  • True Client/server
  • Dukungan modul VBA
Gambar ? Mengilustrasikan kemampuan Access dalam banyak level

Gambar Kemampuan Access dalam banyak level

VBA Pada Access
Access mempunyai poly tool yg relatif baik yang memungkinkan kita bekerja dengan database serta tabel, queries, form, dan report yg dimilikinya tanpa menulis satu baris kode pun. Akan namun, pada kasus-perkara tertentu, kita mungkin membutuhkan pengembangan pelaksanaan yang lebih rumit misalnya misalnya validasi input yg lebih ekstensif atau error handling yang lebih baik.

Untuk situasi-situasi seperti ini, kita membutuhkan suatu bahasa taraf tinggi. Access menyediakan bahasa pemrograman yg dianggap Visual Basic for Application (VBA) yang sanggup menaikkan kemampuan berdasarkan Access dan melebihi kemampuan yg ditawarkan oleh Macro.

Visual Basic sudah menjadi bahasa generik untuk semua aplikasi Microsoft. Visual Basic terdapat pada seluruh pelaksanaan Ms Office XP, termasuk Excel, Word, Power Point, dan outlook. Visual Basic adalah bahasa pemrograman terstruktur yang memperlihatkan bnyak struktur pemrograman yang sudah biasa digunakan sang programmer misalnya If .. Then … Else, Select Case, dan seterusnya. Visual Basic memungkinkan seseorang programmer bekerja dengan fungsi dan subrutin di pada bahasa yang hampir misalnya layaknya bahasa Inggris. Bahasa ini jua sangat ekstensibel (mampu memanggil rutin Windows API) serta mampu berinteraksi melalui ADO (Active Data Objects) atau DAO (Data Access Objects) menggunakan semua tipe data Access atau Visual Basic. 

Weka
Weka merupakan koleksi algoritma data mining buat tugas-tugas data mining. Algoritma ini bisa diterapkan secara eksklusif ke dalam dataset atau sanggup pula dipanggil berdasarkan kode java kita sendiri. Weka mempunyai tools buat data pre-processing, classification, regression, clustering, association rules, serta visualization. Weka pula cocok buat dipakai dalam pengembangan skema baru learning machine. Weka adalah software open source yang diterbitkan dibawah lisensi GNU General Public License.

Perancangan dan Implementasi
Tujuan dari aplikasi ini adalah buat men data-mine email yg berada pada mailbox Outlook. Kita akan mengekstrak warta email serta memasukkan fakta tersebut ke pada relational database sebagai akibatnya kemudian kita mampu menganalisanya dengan beberapa prosedur pemecahan data mining. 

Jadi langkah perancangan pertama kali adalah menggunakan merancang acara pengekstrak data email Outlook buat kemudian di ekspor ke Access. Selanjutnya membentuk contoh data mining menurut data mentah yg telah kita masukkan ke database tadi. 

Secara garis besar model dari pelaksanaan data mining ini dapat diilustrasikan menjadi berikut:

Gambar Alur proses data mining

Program Pengekstrak serta Pengimpor Data Email
Sebenarnya kita bisa menghubungkan Outlook menggunakan Access tanpa melakukan pemrograman sedikitpun. Yakni dengan menggunakan driver yang sudah terpasang secara built-in pada Office 2000. Sayangnya metode ini memiliki kekurangan dalam hal kesulitan dalam kustomisasi database. Untuk pertimbangan kemudahan kita hanya akan memakai import wizard berdasarkan Access yang akan mengimport seluruh data email yang terdapat dalam inbox outlook. Untuk membuat database yg lebih baik, mungkin kita bisa mendesign sendiri struktur database yg baik dan kemudian menulis script sederhana menggunakan visual basic editor di outlook supaya setiap email yg diterima akan pribadi dimasukkan ke database. Berikut acara sederhana berbentuk modul pada Microsoft Access buat mengimport email dari outlook menggunakan memakai bahasa Visual Basic for Application.

Option Compare Database 
  • Dim ol As New Outlook.application 
  • Dim PublicFolder As MAPIFolder 
  • Dim OldTaskItems As Items 
  • Dim itm As Outlook.taskItem 
  • Dim AppPath As String 
Sub ImportItems() 
Set PublicFolder = ol.getnamespace("MAPI").folders("Public Folders").folders("All Public Folders").folders("PT").folders("Help Desk Application").folders("Tarefas Antigas") 

Set OldTaskItems = PublicFolder.items.restrict("[Subject] > ''") 

Dim nmritens As Integer 
nmritens = OldTaskItems.count ' 
' If nmritens = 0 Then 
' MsgBox "Tidak ada item baru" 
' Else 
' MsgBox " Terdapat" & nmritens & " buat diimport" 
' End If 

For Each itm In OldTaskItems 
If nmritens > 1 Then 
Set appAccess = CreateObject("Access.application") 
strAccessPath = appAccess.syscmd(9) 
strDBName = "c:/documents and Settings/doni/my Documents/mdb/" & "importoutlook.mdb" 'strAccessPath & "email.mdb" 
Set dbe = CreateObject("DAO.dbengine.36") 
Set wks = dbe.workspaces(0) 
Set dbs = wks.openDatabase(strDBName) 
Set rst = dbs.openRecordset("tblHdrs") 
rst.addnew 
rst.remetente = itm.userProperties("Behalf") 
rst.assunto = itm.userProperties("Subject") 
rst.recebido = itm.userProperties("Received Date") 
rst.fechado = itm.userProperties("Close Date") 
rst.update 
rst.close 
dbs.close 
End If 
Next 
End Sub 

Hal yg sama mampu kita lakukan bila kita lebih memilih memakai server misalnya MSSQL, MySQL, atau PostGreSQL. 

Berikut merupakan data yang mungkin didapatkan:

Gambar Tabel import menurut outlook

Bisa dilihat data diatas nir terlalu menarik untuk dianalisis, karena sifatnya yang terlalu luas dan nir khusus. Beberapa hal yang mampu dianalisis mungkin buat menemukan kata terbanyak yg muncul sehingga bisa digunakan buat memilih ketertarikan oleh empunya email, atau siapa pengirim email terbanyak. Dalam bagian berikutnya kita akan mensimulasikan data yang lebih menarik buat disimulasikan namun tidak terlalu besar .

Analisis Data
Misalkan suatu pasangan orang tua yg sibuk memiliki account email yg digunakan buat menerima email berisi laporan cuaca tiap hari dan kegiatan bermain anak menurut oleh baby sitter. Template email telah diatur sedemikian rupa sehingga membentuk data sebagai berikut: 

Gambar Data cuaca dan aktivitas bermain anak

Data tadi akan disimulasikan dengan memakai Weka. Dalam manualnya aplikasi Weka hanya mendapat format arsip ARFF. Walaupun kita mampu saja eksklusif menggunakan format file Access menggunakan mengganti kode atau menciptakan kode kita sendiri dengan memanfaatkan library yg sudah ada pada Weka.

Berikut merupakan isi arsip weather.arff yg adalah hasil konversi berdasarkan tabel email dalam database Access.
@relation weather
@attribute outlook sunny, overcast, rainy
@attribute temperature real
@attribute humidity real
@attribute windy TRUE, FALSE
@attribute play yes, no
@data
sunny,85,85,FALSE,no
sunny,80,90,TRUE,no
overcast,83,86,FALSE,yes
rainy,70,96,FALSE,yes
rainy,68,80,FALSE,yes
rainy,65,70,TRUE,no
overcast,64,65,TRUE,yes
sunny,72,95,FALSE,no
sunny,69,70,FALSE,yes
rainy,75,80,FALSE,yes
sunny,75,70,TRUE,yes
overcast,72,90,TRUE,yes
overcast,81,75,FALSE,yes
rainy,71,91,TRUE,no

Sekarang kita sanggup memulai menganalisa data tadi menggunakan memakai prosedur pemecahan yang telah disediakan. Untuk menampakan apa yang dapat dilakukan decision tree learner pada data tersebut, kita dapat memakai prosedur pemecahan j4.8, yang adalah implementasi Weka buat decision tree learner. Kita bisa mengetik:

java weka.classifiers.J48.J48 -t weather.arff
Pada command line. Atau menggunakan Graphical User Interface yg tersedia.

Berikut hasil yang kita dapatkan:
J48 pruned tree
outlook = sunny
humidity <= 75: yes (2.0)
humidity > 75: no (3.0)
outlook = overcast: yes (4.0)
outlook = rainy
windy = TRUE: no (dua.0)
windy = FALSE: yes (3.0)
Number of Leaves : 5
Size of the tree : 8

=== Error on training data ===
Correctly Classified Instances 14 100 %
Incorrectly Classified Instances 0 0 %
Mean absolute error 0
Root mean squared error 0
Total Number of Instances 14

=== Confusion Matrix ===
a b <-- as="" classified="" o:p="">-->
9 0 a = yes
0 5 b = no

=== Stratified cross-validation ===
Correctly Classified Instances 9 64.2857 %
Incorrectly Classified Instances 5 35.7143 %
Mean absolute error 0.3036
Root mean squared error 0.4813
Total Number of Instances 14

=== Confusion Matrix ===
a b <-- as="" classified="" o:p="">-->
7 dua a = yes
3 dua b = no

Bagian pertama merupakan decision tree dalam bentuk teks. Seperti dapat kita lihat, percabangan pertama adalah dalam atribut outlook, serta lalu pada level selanjutnya, percabangan terjadi masing-masing pada humidity serta windy. Dalam struktur pohon, titik 2 merepresentasikan label kelas yang telah diberikan ke leaf tertentu, diikuti dengan angka yg merepresentasikan jumlah instans yang memenuhi persyaratan tadi. 

Dibawah struktur pohon, jumlah leaf dicetak, kemudian total jumlah simpul pada pohon (size of the tree).
Bagian ke 2 hasil memberitahuakn kesalahan yang terjadi dalam data trining. Dalam masalah ini, semua 14 data sudah diklasifikasi dengan sahih, dan tak satupun yg dibiarkan tidak terklasifikasi. Suatu instans mampu tidak diklasifikasi apabila skema pembelajaran menahan pemberian suatu kelas label ke instans tersebut.

Kesimpulan berdasarkan data pembinaan dapat dilihat pada confusion
matrix, yg menampakan berapa poly instans dari tiap kelas sudah diassign ke tiap kelas. Dalam kasus ini, hanya elemen diagonal menurut matriks yg non-zero lantaran seluruh instans sudah diklasifikasikan secara benar. 

Bagian terakhir menurut hasil memperlihatkan hasil yg didapat dari stratified ten-fold cross-validation. Modul penilaian secara otomatis melakukan ten-fold cross-validation jika tidak diberikan file test. Seperti dapat kita lihat, lebih berdasarkan 30% instans (5 menurut 14) telah diklasifikasikan secara keliru pada validasi silang. Hal ini menandakan bahwa output yg didapatakan dari training data dangat optimistik dibandingkan menggunakan apa yg mungkin didapat dari himpunan tes yg independen berdasarkan source yg sama. Dari confusion matrix kita bisa melihat bahwa 2 instans kelas yes telah dikelompokkan ke kelas no, dan 3 kelas no diassign ke kelas yes.