Hal-Hal Yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik
Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yg disampaikan oleh pimpinan pada para bawahannya, kadangkala tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini membuahkan pesan-pesan yg disampaikan tidak tentang sasaran atau hasilnya nir sesuai dengan apa yg dikehendaki. Mengapa hal ini sanggup terjadi? Tidak terorganisasinya komunikasi dengan baik dapat disebabkan oleh beberapa hal sebagai berikut:
1. Bertele-tele
Seringkali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang hingga mencapai beberapa paragraf, baru lalu masuk ke topik bahasan. Dengan istilah lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, pembaca memerlukan saat yg relatif usang buat memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan
2. Memasukkan Bahan-bahan yang Tidak Relevan
Faktor berikutnya adalah adanya informasi yg tidak relevan, serta tidak krusial, dalam pesan yg disampaikan pada audiens. Informasi yang nir relevan, pada samping membuang-buang saat, juga dapat membuat pesan-pesan yg disampaikan menjadi kabur, nir kentara serta sulit dipahami. Oleh karena itu, sebaiknya hanya berita yg relevan serta penting saja yang disampaikan kepada audiens.
3. Menyajikan Ide-ide Secara Tidak Logis
Penyebab selanjutnya merupakan adanya wangsit-pandangan baru yg tidak logis serta nir terkait menggunakan topik bahasan yang disampaikan pada audiens. Hal ini menyebabkan ketidak lancaran komunikasi, karena audiens akan sulit tahu poin-poin penting yang disampaikan.
4. Informasi Penting Kadangkala Tidak Tercakup Dalam Pembahasan
Apabila pesan-pesan yang tidak relevan, pesan-pesan yang tidak penting, dan pesan-pesan yg bersifat bombastis lebih secara umum dikuasai, ada kesamaan poin-poin yang penting justru terlupakan berdasarkan topik pembahasan. Karena asyik membahas hal-hal yg hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan yg lebih akbar menjadi terabaikan.
Keempat kasus tadi sering terjadi dalam komunikasi usaha. Oleh karena itu, hal-hal tersebut perlu memperoleh perhatian yg akurat bagi para komunikator.
PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK
Dengan mengatur inspirasi-inspirasi secara logis, berurutan, serta nir bertele-tele, pandangan baru yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan kabar, motivasi juga mudah bagi para audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik merupakan suatu tantangan bagi komunikator. Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan menggunakan baik, ada 4 hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
1. Subjek dan tujuan haruslah kentara.
2. Semua informasi harus berhubungan dengan subjek dan tujuan.
3. Ide-inspirasi harus dikelompokkan serta disajikan dengan cara yg logis.
4. Semua fakta yang penting wajib sudah tercakup.
Suatu pesan yg disusun dengan baik akan membantu audiens tahu pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, berhemat ketika audiens, serta mempermudah pekerjaan komunikator.
a. Membantu Audiens Memahami Suatu Pesan
Dengan mengemukakan poin-poin penting secara kentara, menyusun wangsit-wangsit secara logis serta runtut, dan memasukkan semua keterangan yg relevan dalam pesan, audiens menggunakan mudah akan memahami maksud/ tujuan pesan.
b. Membantu Audiens Menerima Suatu Pesan
Pengorganisasian pesan-pesan yg baik di samping membantu audiens dalam tahu maksud pesan, jua membantu audiens untuk dapat mendapat isi pesan tadi. Misalnya, seseorang konsumen yang mengadukan kasus pembelian suatu produk pada manajer toko, tetapi memperoleh jawaban yg nir menyenangkan atau mengecewakannya. Mungkin saja surat jawaban yang diberikan sudah disusun logis sebagai akibatnya dapat dipahami maksudnya, namun tidak dapat diterima oleh konsumen karena gaya bahasa yg digunakan terlalu menusuk pada sasaran (to thepoint).
c. Menghemat waktu
Apabila suatu pesan tidak terorganisasi menggunakan baik, penyampaiannya akan menghabiskan saat audiens. Mengapa demikian? Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian fakta atau pandangan baru-ilham yg relevan saja. Dengan hanya menyampaikan warta yang relevan, saat audiens akan bisa dihemat. Disamping itu, audiens bisa dengan mudah mengikuti alur pemikiran pesan yg pada sampaikan, tanpa wajib memeras otak dan mengerutkan dahi.
d. Mempermudah Pekerjaan Komunikator
Pengorganisasian pesan-pesan yg baik dapat membantu pekerjaan komunikator, sebagai akibatnya bisa terselesaikan lebih cepat serta ekonomis saat. Hal ini adalah faktor yg sangat penting pada global usaha, di mana penyelesaian pekerjaan berjalan dengan baik, cepat, dan efisien. Dengan mengetahui apa yg ingin disampaikan, serta mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan semakin tinggi. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat serta efisien dia menuntaskan pekerjaan.
PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE
Pada dasarnya, buat mencapai pengorganisasian yang baik dibutuhkan dua proses tahapan, yaitu Anda mendefinisikan dan menggolongkan wangsit-inspirasi; lalu Anda tetapkan urutan ilham-ilham menggunakan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.
1. Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide-ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan merupakan masalah mendasar bagi setiap komunikator yang wajib dipecahkan. Apabila materinya memang lemah, nir mempunyai suatu gaya yg menarik, maka akan mengaburkan warta yang ada. Cepat atau lambat, audiens akan menyimpulkan bahwa Anda benar-benar tidak mempunyai sesuatu yang bernilai sedikit pun. Apakah Anda menelepon, membuat 3 paragraf surat, atau menulis laporan 200 laman, Anda akan mulai dengan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang serta kompleks, maka semakin krusial termin pertarna ini.
Apabila Anda menyusun pesan yang panjang serta kompleks, maka outline sangat diharapkan serta menjadi krusial ialah. Mengapa demikian? Hal ini lantaran dengan adanya outline akan membantu Anda memvisualisasikan hubungan antara bagian yg satu menggunakan bagian yang lainnya. Di samping itu, outline jua akan menuntun Anda buat mengkomunikasikan ilham-wangsit dengan cara yg lebih sistematik, efisien, dan efektif Melalui perencanaan yg baik outline akan membantu Anda mengekspresikan transisi antara inspirasi-inspirasi, sebagai akibatnya audiens akan mengerti dan tahu pola pernikiran Anda.
Susunan suatu outline secara garis akbar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan:
a. Mulailah menggunakan Ide Pokok
Ide utama akan membantu Anda pada memutuskan tujuan dan strategi umum berdasarkan suatu pesan. Ide utama tersebut bisa dirangkum ke dalam 2 hal, yaitu: (1) apa yg Anda inginkan terhadap audiens buat melakukannya atau memikirkannya; (2) alasan yg fundamental mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Ide pokok adalah titik awal buat membuat outline.
b. Nyatakan Poin-poin pendukungyang Penting
Setelah tetapkan ide pokok pesan yg akan disampaikan, maka tahap kedua merupakan menyusun poin-poin pendukung yg krusial menjadi pendukung ilham-pandangan baru pokok tersebut.
c. Ilustrasi dengan Bukti-bukti
Tahap ketiga pada menyusun outline adalah menaruh illustrasi dengan mengemukakan bukti-bukti yg berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang bisa disajikan, maka outline yg Anda buat akan menjadi semakin baik.
2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional
Setelah Anda mendefinisikan serta menggolongkan inspirasi-wangsit Anda, Anda siap buat memutuskan bagaimana urut-urutannya. Untuk dapat menentukan urutannya, ada dua pendekatan krusial, yaitu:
a. Pendekatan Langsung
Pendekatan langsung (direct approach) sering disebut juga dengan kata pendekatan deduktif (deductive approach), pada mana ide utama timbul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.
b. Pendekatan Tak Langsung
Pendekatan tidak langsung (indirect approach) tak jarang diklaim pula menggunakan kata pendekatan induktif (inductive approach), pada mana bukti-bukti ada terlebih dahulu, lalu diikuti menggunakan ide pokoknya. Gunakan pendekatan ini, jika reaksi audiens cenderung negatif atau nir menyenangkan.
Kedua pendekatan dasar tersebut bisa diterapkan baik buat pesan-pesan singkat (memo dan surat) juga pesan-pesan formal atau panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk menentukan pada antara kedua cara lain tadi, Anda wajib menganalisis bagaimana reaksi audiens terhadap maksud/tujuan dan pesan-pesan yang Anda sampaikan.
Setelah Anda menganalisis kemungkinan reaksi para audiens serta memilih suatu pendekatan umum, maka Anda dapat memilih rencana organisasional yang paling cocok menjadi berikut :
a. Direct Request
Jenis/tipe pesan usaha yg paling umum dipakai merupakan penyampaian yang pribadi dalam poin yg dituju. Direct request (permintaan pribadi) dapat berbentuk surat juga memo. Misalnya, Anda tertarik terhadap suatu produk baru dan Anda ingin sekali mengetahui aneka macam hal mengenai produk tadi seperd ciri, harga, cara pembayaran, serta sebagainya, maka Anda bisa menciptakan surat permintaan eksklusif. Permintaan langsung menggunakan pendekatan eksklusif, lantaran eksklusif dalam poin yang dituju.
b. Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill
Jika Anda memberikan kabar rutin menjadi bagian menurut usaha permanen Anda, para audiens kemungkinan akan menjadi netral. Jika Anda mengumumkan penurunan harga, menerima suatu undangan, atau ucapan selamat berdasarkan sahabat sejawat, para audiens akan bahagia mendengarnya. Jadi, pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok menggunakan memakai pendekatan pribadi.
c. Pesan-pesan Bad News
Jika Anda mengumumkan penolakan suatu. Lamaran, menolak kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat, maka audiens Anda umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya. Oleh karena itu, pendekatan yg bisa diterapkan adalah pendekatan tidak langsung. Jika Anda mempunyai warta yang kurang menyenangkan (bad news) cobalah buat menempatkannya dalam bagian. Pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yg halus.
d. Pesan-pesan Persuasif
Bila audiens sahih-benar sangat tidak tertarik terhadap pesan-pesan yang Anda sampaikan, maka pesan-pesan persuasif (persuasive messages) bisa dipakai serta pendekatannya merupakan menggunakan cara tidak langsung. Untuk melakukan penagihan pinjaman serta penjualan produk, pendekatan yg dipakai merupakan persuasi. Anda perlu membuka pikiran audiens Anda menggunakan melakukan persuasi, sebagai akibatnya mereka bisa tahu kabar yang terdapat.
Kebanyakan pesan-pesan singkat dapat memakai galat satu berdasarkan keempat dasar rencana organisasional. Namun, buat pesan-pesan yang lebih panjang, seperti pembuatan laporan serta presentasi, perlu pola yang lebih kompleks buat menangani semakin banyaknya berita. Pola-pola tersebut dapat dibedakan ke dalam dua kategori, yaitu informasional serta analitikal.
