Pengertian Purchasing Menurut Para Ahli
Menurut Sofjan Assauri (2008,p.223) Pembelian adalah salah satu fungsi yang krusial pada berhasilnya operasi suatu perusahaan. Fungsi ini dibebani tanggung jawab buat menerima kuantitas dan kualitas bahan-bahan yg tersedia dalam waktu dibutuhkan menggunakan harga yang sesuai menggunakan harga yang berlaku. Pengawasan perlu dilakukan terhadap aplikasi fungsi ini, karena pembelian menyangkut investasi dana pada persediaan serta kelancaran arus bahan ke pada pabrik.
Sedangkan menurut Mulyadi (2007,p.711) kegiatan pada proses pembelian barang adalah:
1. Permintaan pembelian
2. Pemilihan pemasok
3. Penempatan order pembelian
4. Penerimaan barang, dan
5. Pencatatan transaksi pembelian
Permintaan pembelian adalah contoh suatu aktivitas yang adalah satuan pekerjaan yg ditujukan buat memicu bagian pembelian melakukan pengadaan barang sesuai dengan spesifikasi serta jadwal sebagaimana yg dibutuhkan oleh pemakai barang. Penerimaan barang adalah contoh kegiatan tentang penerimaan kiriman dari pemasok menjadi dampak adanya order pembelian yang dibuat oleh bagian pembelian.
Beberapa pengertian mengenai pembelian (Purchasing):
1. Purchasing merupakan aktivitas pengadaan barang atau jasa buat mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Tujuan primer menurut purchasing department adalah buat menjaga kualitas serta nilai dari produk perusahaan, meminimalisasikan perputaran modal yang digunakan buat penyediaan stok barang, menjaga genre barang masuk dan barang keluar, serta memperkuat daya saing organisasi atau perusahaan. Purchasing pula sanggup dikatakan dalam penerimaan serta pemrosesan permintaan resmi (proses pembelian barang), menciptakan penawaran dan mencari barang, penilaian penawaran, pemeriksaan atas barang yg diterima serta mengawasi atas penyimpanan dan pemakaian yg sempurna.
2. Purchasing dapat diartikan menjadi usaha buat memenuhi kebutuhan atas barang atau jasa yang diperlukan sang perusahaan serta dapat diterima tepat pada waktunya menggunakan mutu yang sesuai serta harga yang menguntungkan.
3. Purchasing merupakan galat satu fungsi primer diantara fungsi-fungsi penting lainnya yg terdapat didalam suatu perusahaan atau perhotelan, seperti: administrasi, pembukuan, penjualan serta pemasaran. Pembelian sudah banyak didefinisikan oleh para ahli dengan meninjau sudut pandang yg tidak sama namun pada dasarnya memiliki pengertian yang sama.
Dari pengertian pada atas, maka dapat disimpulkan bahwa purchasing atau pembelian adalah suatu bisnis pada memenuhi kebutuhan atas barang serta jasa yang diharapkan oleh perusahaan menggunakan melihat kualitas atau mutu, kuantitas berdasarkan barang yg dikirim, serta harga dan saat pengiriman yg tepat.
Purchasing Department
Menurut Nyoman Suarsana pada buku Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan dan Restoran (2007, p2) purchasing department merupakan tempat atau pusat dilakukannya transaksi pembelian segala jenis barang keperluan operasional hotel, sebagai akibatnya bagian pembelian ini acapkali dikatakan sebagai sentra pembelian pada perusahaan atau hotel yg bersangkutan. Bagian pembelian sebagai sub bagian menurut departemen akunting, yang bertugas membeli semua jenis barang keperluan operasional hotel, baik barang buat disimpan digudang menjadi barang persediaan, juga barang yang langsung digunakan oleh bagian yang meminta. Barang yang dibeli serta pribadi disimpan digudang disebut menggunakan stock items, sedangkan barang-barang yang dibeli dan kemudian eksklusif diambil serta dikonsumsi sang bagian atau departemen yang memesan barang tersebut dianggap dengan direct use items atau direct used purchased.
Bagian pembelian pada sebuah hotel, dianggap sebagai galat satu bagian yg berperan sangat krusial pada ikut memilih kelangsungan hidup hotel itu sendiri, lantaran menggunakan menerapkan sistem serta mekanisme yg dimiliki oleh pengelola atau staf bagian pembelian, akan berpengaruh besar pula terhadap keuntunganyang akan diperoleh sang perusahaan atau hotel tadi. Yang ialah menggunakan keahlian mereka saat membeli barang dengan harga paling murah serta menggunakan kualitas bahan yg baku, sehingga sehabis diolah oleh bagian dapur akan mampu dijual dengan harga yg sinkron atau baku berdasarkan perhitungan standard cost percent kepada tamu hotel, sebagai akibatnya laba yg diperoleh akan lebih besar . Hal-hal krusial yg wajib diperhatikan dalam proses pembelian bahan makanan merupakan dengan memperhatikan kualitas produk dan menggunakan harga yg serendah-rendahnya.
Ada tiga hal utama yang perlu diperhatikan agar mekanisme pembelian barang dapat berjalan menggunakan efektif adalah:
- Dibutuhkan staf bagian pembelian yg memenuhi syarat yaitu staf yang jujur, adil terhadap semua supplier dan nir mau diajak kongkalikong sang supplier dari pihak manapun. Disamping itu, wajib mengetahui tentang dari menurut barang atau bahan yg akan dibeli, karakteristik dari bahan yg akan dibeli, cara penyimpanan dari barang yang akan dibeli, tahu cara memilih atau menyeleksi bahan serta spesifikasi barang atau bahan yang akan dibeli.
- Adanya pedoman yg digunakan sang staf bagian pembelian pada membeli bahan kuliner yang dikenal dengan istilah standard purchase specification yg meliputi mengenai kualitas barang, ukuran, berat, dan lain sebagainya. Dokumen standard purchase specification terutama barang atau bahan kuliner perlu disiapkan dan dimengerti benar buat dipakai menjadi pegangan sang staf bagian pembelian, staf bagian penerima barang serta tentu jua oleh pihak supplier sebagai perusahaan pemasok barang atau bahan.
- Penggunaan metode serta mekanisme pembelian yang efektif yaitu pada proses pembelian bahan makanan supaya diusahakan tidak terlalu banyak mempergunakan formulir-formulir yang dapat merusak kelancaran proses pembelian barang itu sendiri.
Target Bagian Pembelian
Menurut Nyoman Suarsana dalam buku Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi pada Perhotelan dan Restoran (2007, p23) menjadi bagian yg relatif penting pada sebuah hotel, bagian pembelian menggunakan ke tiga sub bagiannya sudah tentu dalam melakukan pekerjaannya mempunyai target atau target pada setiap kegiatannya yang berhubungan dengan transaksi pembelian barang keperluan operasional hotel. Target atau sasaran yang dimaksud merupakan pada proses pembelian barang untuk persediaan digudang, juga pembelian buat memenuhi permintaan barang sang bagian lain, semenjak pembuatan purchase requisition sampai sebagai purchase order, kapan barang akan dikirim ke hotel serta berapa usang proses yang diperlukan.
Untuk mencapai target itu, bagian pembelian diperlukan sebuah analisa dan perhitungan yg matang dan selanjutnya secara transparan dapat diinformasikan halangan-halangan yg terjadi selama proses pembelian pada bagian-bagian yg meminta barang. Dengan menaruh warta yg baik serta akurat, maka nantinya nir jadi bahan pertanyaan oleh bagian atau departemen yang bersangkutan. Untuk mengantisipasi agar barang tiba tepat pada waktunya, sesuai menggunakan lepas permintaan, maka bagian pembelian perlu buat menaruh penjelasan kepada kepala bagian lainnya atau department heads, misalnya :
1. Front Office Department
2. Food & Beverage Department
3. Housekeeping Department
4. Engineering Department
5. Dan department lainnya
Dalam melakukan pengisian purchase requisition khususnya barang-barang yang berupa spare part dengan spesifikasinya eksklusif dan bahan kuliner terutama makanan imported dan makanan musiman, supaya bagian yg meminta barang bisa mengetahui dan memahami waktu atau proses dan lepas pengirimannya. Dengan mengetahui berapa usang waktu pengiriman barang jenis spare part atau barang-barang musiman dengan spesifikasi tertentu, maka kepada bagian misalnya engineering dan bagian dapur yang memerlukan barang-barang tadi dapat menciptakan perencanaan serta jadwal pembelian barang dengan lebih tepat waktu atau lebih awal. Artinya agar nir meminta barang keperluan operasional yang spesifik pada waktu keadaan sudah sangat kritis atau krusial yg biasa diklaim dengan last minute order.
Teknik Membeli Barang
Menurut Nyoman Suarsana pada buku Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan serta Restoran (2007, p25) bagian pembelian oleh manajemen atau pemilik perusahaan diberikan kepercayaan buat membeli barang-barang keperluan operasional hotel. Untuk mendapatkan barang-barang akan dibeli bagian pembelian harus memiliki cara atau teknik tertentu, dimana dengan teknik yg dimiliki tujuannya merupakan buat mendapatkan harga beli barang yg paling murah dan dengan kualitas barang yg paling baik. Selain itu dibutuhkan teknik membeli barang yg lain, misalnya melakukan pendekatan pada supplier, yaitu bagaimana caranya supaya supplier yang tadinya nir bersedia buat mengantarkan barang dagangannya ke hotel, namun selesainya melakukan pendekatan dan dengan teknik-teknik eksklusif, dalam akhirnya supplier bersedia buat mengantarkan barang-barang pesanan yang krusial, walaupun kondisi pembayarannya dilakukan secara kredit.
Sistem Atau Cara Pembelian Barang
Menurut Nyoman Suarsana pada kitab Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan dan Restoran (2007, p27) didalam bagian pembelian terdapat beberapa sistem atau cara pembelian barang dalam sebuah hotel yaitu:
1. Sistem Kontrak
Sistem atau pembelian barang buat bahan makanan terutama jenis sayuran, buah-buahan serta kuliner yang musiman adalah dengan mempergunakan surat perjanjian kontrak. Kontrak dilakukan dengan satu supplier atau lebih. Dalam surat kontrak ditekankan dalam mengenai kualitas, kuantitas dan harga barang. Masa berlaku surat kontrak buat bahan kuliner sanggup mencapai tiga atau 6 bulan serta pembayarannya tetap dilakukuan setiap bulan.
2. Sistem Harian serta Bulanan
Pihak perusahaan atau hotel mampu menggunakan bebas membeli barang-barang keperluannya menurut beberapa supplier atau berdasarkan beberapa toko pasar swalayan yg ada disekitarnya. Dengan cara seperti ini pihak hotel nir perlu melakukan sebuah analisa yg terlalu ketat terhadap kinerja dari beberapa supplier buat dipilih. Cukup dengan berbelanja dalam toko terdekat, toko swalayan bahkan pasar tradisional yang harganya lebih murah, baik secara kontan maupun secara utang bulanan. Tetapi sistem serta prosedurnya wajib permanen sama yaitu menggunakan mencari kabar dimana toko atau supermarket dan pasar yg kualitas serta harga barangnya paling murah.
3. Pembelian secara kontan
Di bagian pembelian sebuah hotel pada biasanya menyiapkan uang kas yang jumlahnya nir terlalu poly yg disebut dengan kas mini atau petty cash. Kas kecil ini dipergunakan buat membeli barang keperluan operasional hotel, terutama bahan kuliner keperluan dapur yg seringkali diminta secara mendadak. Pembelian menggunakan cara kontan dengan menggunakan kas kecil dilakukan buat membeli bahan kuliner atau minuman dalam jumlah yang tidak terlalu poly. Hal seperti ini acapkali dilakukan dalam ketika gudang atau bagian dapur kehabisan bahan kuliner yang sangat diperlukan dalam ketika itu pula. Pembelian secara kontan tidak dapat dilakukan setiap hari, namun hanya dilakukan apabila keadaan sangat mendesak dan disinilah peranan seseorang buyer atau driver dibagian pembelian sangat diharapkan kemampuannya.
Prinsip Dalam Purchasing (Pembelian)
Menurut Indrajit serta Djokopranoto (2009) prinsip merupakan hal utama yg dijadikan pedoman pada melakukan sesuatu, sang karenanya, yang dimaksud menggunakan prinsip-prinsip pembelian adalah hal-hal utama pada aplikasi fungsi pembelian yang perlu dijadikan pedoman atau acuan. Fungsi pembelian atau bagian pembelian diadakan dalam suatu organisasi perusahaan bukan buat dirinya sendiri, tetapi terutama buat organisasi lain, yaitu organisasi produksi, atau fabrikasi, atau marketing atau lainnya. Fungsi pembelian diadakan buat melayani atau menunjang organisasi lain tadi. Oleh karena itu, prinsip-prinsip kerjanya wajib sedemikian rupa sehingga juga berorientasi dalam kegiatan penunjang misalnya yang ditugaskan tadi serta prinsip kerja dari fungsi pembelian wajib diatur agar sanggup menaruh donasi yg besar bagi keberhasilan perusahaan.
Prinsip dari purchasing yaitu:
1. The Right Price
The right price adalah nilai suatu barang yg dinyatakan dalam mata uang yang layak atau yang generik berlaku dalam waktu serta syarat pembelian dilakukan.
2. The Right Quantity
Jumlah yg tepat bisa dikatakan menjadi suatu jumlah yang benar-benar diperlukan sang suatu perusahaan atau perhotelan pada ketika eksklusif.
3. The Right Time
The right time menyangkut pengertian bahwa barang tersedia setiap kali diperlukan. Dalam hal ini persediaan barang haruslah diperhitungkan karena bila terdapat persediaan barang tentunya terdapat porto perawatan barang tadi.
4. The Right Place
The right place mengandung pengertian bahwa barang yg dibeli dikirimkan atau diserahkan dalam loka yang dikehendaki sang pembeli.
5. The Right Quality
The right quality merupakan mutu barang yg dibutuhkan sang suatu perusahaan sinkron dengan ketentuan yg sudah didesain yang paling menguntungkan perusahaan.
6. The Right Source
The right source mengandung pengertian bahwa barang asal berdasarkan sumber yang sempurna. Sumber dikatakan tepat jika memenuhi prinsip-prinsip yg lain yaitu the right price, the right quantity, the right time, the right place, and the right quanlity.
Tugas Dan Tanggung Jawab Purchasing (Pembelian)
Menurut Sofjan Assauri (2008,p.228) tanggung jawab bagian pembelian berbeda - beda menurut setiap perusahaan tergantung dalam luasnya aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan tadi. Tanggung jawab bagian pembelian diantaranya adalah:
- Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembelian bahan-bahan agar planning operasi dapat dipenuhi dan pembelian bahan-bahan tersebut dalam tingkat harga yang perusahaan akan sanggup bersaing pada memasarkan produknya.
- Bertanggung jawab atas usaha-bisnis buat bisa mengikuti perkembangan bahan - bahan baru yg bisa mengguntungkan dalam proses produksi, perkembangan dalam desain, harga serta faktor-faktor lain yang dapat memengaruhi produk perusahaan, harga serta desainnya.
- Bertanggung jawab untuk meminimalisasi investasi atau menaikkan perputaran (turn over) bahan, yaitu dengan penentuan skedul arus bahan ke dalam perusahaan dalam jumlah yang cukup buat memenuhi kebutuhan produksi.
- Bertanggung jawab atas aktivitas penelitian dengan menilik data dan perkembangan pasar, disparitas sumber-sumber penawaran (supply) serta menilik produk supplier buat mengetahui kapasitasnya dan kemampuan buat memenuhi kebutuhan-kebutuhan perusahaan.
- Sebagai tambahan, kadang bagian pembelian bertanggung jawab atas pemeliharaan bahan-bahan yang dibeli selesainya diterima serta bertanggung jawab atas supervisi persediaan.
Tugas-tugas yang dilakukan bagian pembelian pada memenuhi tanggung jawab diantaranya adalah:
- Membuat dan mencetak PO (Purchase Order) dan mengirimkannya ke supplier, agar proses pembelian bisa berjalan dengan baik sinkron menggunakan jadwal dan spesifikasi yang diinginkan.
- Melakukan input porto- biaya yg muncul buat pengiriman barang yang dibebankan pada penerima barang.
- Membuat laporan bulanan buat pembelian serta outstanding PO, buat sebagai bahan fakta bagi atasan pada pengambilan keputusan.
- Melakukan pembelian alat-indera , barang, seperti office supplies, supaya tersedia sinkron menggunakan yang diharapkan oleh setiap departemen.
- Setiap nama barang atau item yang ada pada pada PR (Purchase Requisition ) harus menciptakan perbandingan harga (quotation) paling sedikit tiga supplier buat pembelian indera-indera, barang, obat dan lain-lain, yg nantinya akan dilampirkan kedalam PR tersebut.
- Membuat perbandingan harga buat sayuran, butir-buahan, daging, poultry, seafood, dairy serta groceries yg selau dilakukan setiap bulannya.
- Mencari kualitas barang dan harga barang buat keseluruhan PR berdasarkan setiap department yg tidak sama.
- Bertanggung jawab atas kelancaran pesanan, pengiriman serta pengembalian pembelian barang.
- Menjaga komunikasi yg terbuka serta efektif antara departemen lainnya.
- Menjaga komunikasi serta hubungan yg baik menggunakan supplier.
Standart Operational Procedure Purchasing pada ATRIA HOTEL (SOP)
- Make sure that the a procedure of tiga (three) quotes for every purchase in process every requisitions through purchasing division is implemented. The exception of this rule is only for a single agent.
- Price quotation from vendors should be attached as supporting documents to purchase requisition form and purchase order form.
- No orders should be placed to suppliers without completed requisition forms and purchase order.
- Cash purchase is allowed as long as there is prior approval from financial controller or chief accounting and it’s depend on cash float budgeted for purchasing. There are procedures for bath cash float and cash advance and it should be acknowledged by financial controller or chief accounting.
- If there is a recommendation vendor from other department head which proposed more expensive price upon purchasing price comparison, therefore should be attached with a form which we called it as a preferred form. Purchasing manager will issue the purchase order to recommended vendor which mentioned on the preferred form as long as get approval form financial controller and general manager.
- Monthly price comparison for fruits and vegetables should be implemented and copies of it should be given to executive chef, cost control, receiving and financial controller of chief accounting.
- Regular price comparison for beef, fish, processed meat or fish, poultry, groceries should be implemented (could be weekly, bi weekly, monthly depend on period agreed by both parties).
- Daily market list should be prepared through computer system (VHP), manual daily market list is not recommended.
- Daily market list should approved by executive chef, cost controller, purchasing manager and financial controller or chief accounting.
- To emphasize in processing every purchase request form or requisitions on priority scale.
- Maintain an efficient and effective administration system, such as purchase order, purchase requisition, quotations, capex, petty cash purchases.
- Check daily purchase summary (receiving report) which prepared by the receiving clerk to control that every received articles are same as mentioned on purchase order both quantity and price.
- Keep maintain good communication and good relationship with suppliers and coordinate sponsorship programs when required.
- Check missing delivery of daily market list articles to receiving latest by 12.00 noon daily, so if there are articles which needed urgently by chef ( kitchen) at the same day, at least purchasing still have time to do direct purchese to market (if vendors could not supply)
