PENGERTIAN PURCHASING MENURUT PARA AHLI

Pengertian Purchasing Menurut Para Ahli

Menurut Sofjan Assauri (2008,p.223) Pembelian adalah galat satu fungsi yang penting pada berhasilnya operasi suatu perusahaan. Fungsi ini dibebani tanggung jawab buat menerima kuantitas dan kualitas bahan-bahan yang tersedia dalam waktu diharapkan menggunakan harga yang sesuai dengan harga yg berlaku. Pengawasan perlu dilakukan terhadap aplikasi fungsi ini, lantaran pembelian menyangkut investasi dana pada persediaan dan kelancaran arus bahan ke dalam pabrik.

Sedangkan berdasarkan Mulyadi (2007,p.711) aktivitas dalam proses pembelian barang merupakan:

1. Permintaan pembelian

2. Pemilihan pemasok

3. Penempatan order pembelian

4. Penerimaan barang, dan

5. Pencatatan transaksi pembelian

Permintaan pembelian adalah contoh suatu kegiatan yg adalah satuan pekerjaan yang ditujukan buat memicu bagian pembelian melakukan pengadaan barang sinkron dengan spesifikasi dan jadwal sebagaimana yg diperlukan sang pemakai barang. Penerimaan barang merupakan contoh aktivitas mengenai penerimaan kiriman dari pemasok menjadi akibat adanya order pembelian yang dibuat sang bagian pembelian.

Beberapa pengertian mengenai pembelian (Purchasing):

1. Purchasing adalah kegiatan pengadaan barang atau jasa buat mencapai tujuan organisasi atau perusahaan. Tujuan primer dari purchasing department adalah buat menjaga kualitas serta nilai menurut produk perusahaan, meminimalisasikan perputaran kapital yg digunakan buat penyediaan stok barang, menjaga aliran barang masuk dan barang keluar, serta memperkuat daya saing organisasi atau perusahaan. Purchasing pula sanggup dikatakan dalam penerimaan serta pemrosesan permintaan resmi (proses pembelian barang), membuat penawaran dan mencari barang, penilaian penawaran, pemeriksaan atas barang yg diterima dan mengawasi atas penyimpanan dan pemakaian yg tepat.

2. Purchasing dapat diartikan menjadi usaha untuk memenuhi kebutuhan atas barang atau jasa yang dibutuhkan sang perusahaan dan dapat diterima tepat pada waktunya menggunakan mutu yang sinkron serta harga yang menguntungkan.

3. Purchasing merupakan galat satu fungsi utama diantara fungsi-fungsi penting lainnya yg terdapat didalam suatu perusahaan atau perhotelan, misalnya: administrasi, pembukuan, penjualan serta pemasaran. Pembelian sudah poly didefinisikan oleh para pakar menggunakan meninjau sudut pandang yg tidak sama namun pada dasarnya memiliki pengertian yg sama.

Dari pengertian pada atas, maka dapat disimpulkan bahwa purchasing atau pembelian merupakan suatu bisnis dalam memenuhi kebutuhan atas barang serta jasa yang dibutuhkan sang perusahaan dengan melihat kualitas atau mutu, kuantitas berdasarkan barang yg dikirim, dan harga dan waktu pengiriman yg sempurna.

Purchasing Department

Menurut Nyoman Suarsana pada kitab Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan serta Restoran (2007, p2) purchasing department merupakan loka atau sentra dilakukannya transaksi pembelian segala jenis barang keperluan operasional hotel, sebagai akibatnya bagian pembelian ini sering dikatakan menjadi pusat pembelian dalam perusahaan atau hotel yang bersangkutan. Bagian pembelian sebagai sub bagian berdasarkan departemen akunting, yg bertugas membeli seluruh jenis barang keperluan operasional hotel, baik barang buat disimpan digudang menjadi barang persediaan, juga barang yg pribadi dipakai sang bagian yg meminta. Barang yg dibeli dan langsung disimpan digudang diklaim menggunakan stock items, sedangkan barang-barang yang dibeli dan lalu eksklusif diambil serta dikonsumsi oleh bagian atau departemen yang memesan barang tersebut disebut menggunakan direct use items atau direct used purchased. 

Bagian pembelian dalam sebuah hotel, dipercaya sebagai keliru satu bagian yg berperan sangat penting pada ikut menentukan kelangsungan hayati hotel itu sendiri, lantaran dengan menerapkan sistem dan prosedur yang dimiliki oleh pengelola atau staf bagian pembelian, akan berpengaruh akbar pula terhadap keuntunganyang akan diperoleh oleh perusahaan atau hotel tadi. Yang adalah dengan keahlian mereka waktu membeli barang menggunakan harga paling murah serta menggunakan kualitas bahan yg baku, sehingga sehabis diolah oleh bagian dapur akan sanggup dijual menggunakan harga yg sesuai atau baku dari perhitungan standard cost percent pada tamu hotel, sebagai akibatnya keuntungan yg diperoleh akan lebih besar . Hal-hal krusial yg wajib diperhatikan pada proses pembelian bahan kuliner merupakan menggunakan memperhatikan kualitas produk serta menggunakan harga yang serendah-rendahnya.

Ada tiga hal utama yg perlu diperhatikan supaya prosedur pembelian barang bisa berjalan menggunakan efektif merupakan:

1. Dibutuhkan staf bagian pembelian yang memenuhi kondisi yaitu staf yang amanah, adil terhadap semua supplier dan nir mau diajak kongkalikong sang supplier dari pihak manapun. Disamping itu, wajib mengetahui mengenai berasal menurut barang atau bahan yg akan dibeli, karakteristik berdasarkan bahan yang akan dibeli, cara penyimpanan berdasarkan barang yang akan dibeli, memahami cara memilih atau menyeleksi bahan dan spesifikasi barang atau bahan yang akan dibeli.
2. Adanya panduan yg dipakai sang staf bagian pembelian dalam membeli bahan kuliner yg dikenal dengan istilah standard purchase specification yg meliputi mengenai kualitas barang, ukuran, berat, serta lain sebagainya. Dokumen standard purchase specification terutama barang atau bahan makanan perlu disiapkan serta dimengerti benar buat digunakan sebagai pegangan oleh staf bagian pembelian, staf bagian penerima barang dan tentu pula sang pihak supplier sebagai perusahaan pemasok barang atau bahan.
3. Penggunaan metode serta prosedur pembelian yang efektif yaitu pada proses pembelian bahan kuliner supaya diusahakan tidak terlalu poly mempergunakan formulir-formulir yang dapat Mengganggu kelancaran proses pembelian barang itu sendiri.

Target Bagian Pembelian

Menurut Nyoman Suarsana pada buku Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan serta Restoran (2007, p23) sebagai bagian yang cukup penting dalam sebuah hotel, bagian pembelian menggunakan ke 3 sub bagiannya sudah tentu pada melakukan pekerjaannya memiliki target atau target dalam setiap kegiatannya yg berhubungan dengan transaksi pembelian barang keperluan operasional hotel. Target atau sasaran yg dimaksud merupakan pada proses pembelian barang buat persediaan digudang, maupun pembelian buat memenuhi permintaan barang oleh bagian lain, semenjak pembuatan purchase requisition sampai sebagai purchase order, kapan barang akan dikirim ke hotel serta berapa usang proses yg dibutuhkan.

Untuk mencapai sasaran itu, bagian pembelian diharapkan sebuah analisa serta perhitungan yg matang dan selanjutnya secara transparan bisa diinformasikan halangan-halangan yg terjadi selama proses pembelian kepada bagian-bagian yg meminta barang. Dengan memberikan berita yang baik dan seksama, maka nantinya nir jadi bahan pertanyaan oleh bagian atau departemen yang bersangkutan. Untuk mengantisipasi supaya barang tiba tepat dalam waktunya, sinkron menggunakan tanggal permintaan, maka bagian pembelian perlu buat memberikan penjelasan kepada kepala bagian lainnya atau department heads, misalnya :

1. Front Office Department

2. Food & Beverage Department

3. Housekeeping Department

4. Engineering Department

5. Dan department lainnya

Dalam melakukan pengisian purchase requisition khususnya barang-barang yg berupa spare part menggunakan spesifikasinya eksklusif dan bahan makanan terutama kuliner imported dan kuliner musiman, supaya bagian yang meminta barang bisa mengetahui serta tahu waktu atau proses serta tanggal pengirimannya. Dengan mengetahui berapa usang saat pengiriman barang jenis spare part atau barang-barang musiman dengan spesifikasi tertentu, maka kepada bagian misalnya engineering serta bagian dapur yg memerlukan barang-barang tadi dapat menciptakan perencanaan dan jadwal pembelian barang menggunakan lebih sempurna saat atau lebih awal. Artinya supaya nir meminta barang keperluan operasional yg khusus pada saat keadaan telah sangat kritis atau penting yang biasa dianggap menggunakan last minute order.

Teknik Membeli Barang

Menurut Nyoman Suarsana pada kitab Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan serta Restoran (2007, p25) bagian pembelian oleh manajemen atau pemilik perusahaan diberikan agama untuk membeli barang-barang keperluan operasional hotel. Untuk menerima barang-barang akan dibeli bagian pembelian harus mempunyai cara atau teknik tertentu, dimana menggunakan teknik yg dimiliki tujuannya merupakan buat menerima harga beli barang yang paling murah serta menggunakan kualitas barang yang paling baik. Selain itu diperlukan teknik membeli barang yang lain, seperti melakukan pendekatan kepada supplier, yaitu bagaimana caranya agar supplier yg tadinya tidak bersedia buat mengantarkan barang dagangannya ke hotel, tetapi setelah melakukan pendekatan dan menggunakan teknik-teknik eksklusif, pada akhirnya supplier bersedia untuk mengantarkan barang-barang pesanan yg penting, walaupun syarat pembayarannya dilakukan secara kredit.

Sistem Atau Cara Pembelian Barang

Menurut Nyoman Suarsana dalam kitab Siklus Pengadaan Barang, Aplikasi di Perhotelan dan Restoran (2007, p27) didalam bagian pembelian terdapat beberapa sistem atau cara pembelian barang pada sebuah hotel yaitu:

1. Sistem Kontrak

Sistem atau pembelian barang buat bahan kuliner terutama jenis sayuran, butir-buahan dan makanan yang musiman merupakan menggunakan mempergunakan surat perjanjian kontrak. Kontrak dilakukan menggunakan satu supplier atau lebih. Dalam surat kontrak ditekankan pada tentang kualitas, kuantitas dan harga barang. Masa berlaku surat kontrak buat bahan kuliner bisa mencapai tiga atau 6 bulan serta pembayarannya permanen dilakukuan setiap bulan.

2. Sistem Harian dan Bulanan

Pihak perusahaan atau hotel bisa menggunakan bebas membeli barang-barang keperluannya berdasarkan beberapa supplier atau berdasarkan beberapa toko supermarket yang terdapat disekitarnya. Dengan cara misalnya ini pihak hotel tidak perlu melakukan sebuah analisa yg terlalu ketat terhadap kinerja dari beberapa supplier untuk dipilih. Cukup menggunakan berbelanja pada toko terdekat, toko supermarket bahkan pasar tradisional yang harganya lebih murah, baik secara kontan juga secara utang bulanan. Namun sistem serta prosedurnya wajib tetap sama yaitu dengan mencari informasi dimana toko atau pasar swalayan dan pasar yang kualitas serta harga barangnya paling murah.

3. Pembelian secara kontan

Di bagian pembelian sebuah hotel dalam umumnya menyiapkan uang kas yang jumlahnya nir terlalu poly yg diklaim dengan kas kecil atau petty cash. Kas mini ini dipergunakan buat membeli barang keperluan operasional hotel, terutama bahan kuliner keperluan dapur yg seringkali diminta secara mendadak. Pembelian dengan cara kontan menggunakan memakai kas kecil dilakukan buat membeli bahan makanan atau minuman pada jumlah yang nir terlalu banyak. Hal misalnya ini seringkali dilakukan dalam saat gudang atau bagian dapur kehabisan bahan makanan yg sangat dibutuhkan dalam saat itu pula. Pembelian secara kontan nir bisa dilakukan setiap hari, tetapi hanya dilakukan jika keadaan sangat mendesak serta disinilah peranan seseorang buyer atau driver dibagian pembelian sangat dibutuhkan kemampuannya.

Prinsip Dalam Purchasing (Pembelian)

Menurut Indrajit dan Djokopranoto (2009) prinsip merupakan hal pokok yang dijadikan panduan pada melakukan sesuatu, oleh karenanya, yg dimaksud dengan prinsip-prinsip pembelian merupakan hal-hal pokok pada pelaksanaan fungsi pembelian yg perlu dijadikan pedoman atau acuan. Fungsi pembelian atau bagian pembelian diadakan dalam suatu organisasi perusahaan bukan buat dirinya sendiri, tetapi terutama buat organisasi lain, yaitu organisasi produksi, atau fabrikasi, atau marketing atau lainnya. Fungsi pembelian diadakan buat melayani atau menunjang organisasi lain tersebut. Oleh karena itu, prinsip-prinsip kerjanya harus sedemikian rupa sebagai akibatnya juga berorientasi pada aktivitas penunjang seperti yang ditugaskan tersebut serta prinsip kerja menurut fungsi pembelian harus diatur supaya bisa memberikan kontribusi yang besar bagi keberhasilan perusahaan.

Prinsip menurut purchasing yaitu:

1. The Right Price

The right price adalah nilai suatu barang yang dinyatakan pada mata uang yang layak atau yg umum berlaku pada waktu dan syarat pembelian dilakukan.

2. The Right Quantity

Jumlah yg tepat bisa dikatakan sebagai suatu jumlah yg benar-benar dibutuhkan sang suatu perusahaan atau perhotelan dalam ketika tertentu.

3. The Right Time

The right time menyangkut pengertian bahwa barang tersedia setiap kali dibutuhkan. Dalam hal ini persediaan barang haruslah diperhitungkan karena bila terdapat persediaan barang tentunya terdapat porto perawatan barang tersebut.

4. The Right Place

The right place mengandung pengertian bahwa barang yg dibeli dikirimkan atau diserahkan pada tempat yg dikehendaki sang pembeli.

5. The Right Quality

The right quality merupakan mutu barang yg diharapkan sang suatu perusahaan sesuai dengan ketentuan yang sudah didesain yang paling menguntungkan perusahaan.

6. The Right Source

The right source mengandung pengertian bahwa barang berasal dari sumber yg tepat. Sumber dikatakan sempurna jika memenuhi prinsip-prinsip yg lain yaitu the right price, the right quantity, the right time, the right place, and the right quanlity.

Tugas Dan Tanggung Jawab Purchasing (Pembelian)

Menurut Sofjan Assauri (2008,p.228) tanggung jawab bagian pembelian berbeda - beda menurut setiap perusahaan tergantung dalam luasnya aktivitas yang dilakukan sang perusahaan tadi. Tanggung jawab bagian pembelian antara lain adalah:

1. Bertanggung jawab atas aplikasi pembelian bahan-bahan agar planning operasi dapat dipenuhi dan pembelian bahan-bahan tersebut pada tingkat harga yg perusahaan akan mampu bersaing dalam memasarkan produknya.
2. Bertanggung jawab atas bisnis-bisnis buat dapat mengikuti perkembangan bahan - bahan baru yg bisa mengguntungkan pada proses produksi, perkembangan dalam desain, harga dan faktor-faktor lain yg dapat memengaruhi produk perusahaan, harga dan desainnya.
3. Bertanggung jawab buat meminimalisasi investasi atau menaikkan perputaran (turn over) bahan, yaitu dengan penentuan skedul arus bahan ke pada perusahaan pada jumlah yang cukup buat memenuhi kebutuhan produksi.
4. Bertanggung jawab atas kegiatan penelitian dengan mengusut data dan perkembangan pasar, disparitas asal-sumber penawaran (supply) serta mempelajari produk supplier buat mengetahui kapasitasnya serta kemampuan buat memenuhi kebutuhan-kebutuhan perusahaan.
5. Sebagai tambahan, kadang bagian pembelian bertanggung jawab atas pemeliharaan bahan-bahan yang dibeli setelah diterima dan bertanggung jawab atas pengawasan persediaan. 

Tugas-tugas yg dilakukan bagian pembelian pada memenuhi tanggung jawab antara lain adalah:

1. Membuat serta mencetak PO (Purchase Order) dan mengirimkannya ke supplier, supaya proses pembelian bisa berjalan menggunakan baik sesuai menggunakan jadwal dan spesifikasi yang diinginkan.
2. Melakukan input porto- biaya yang muncul buat pengiriman barang yang dibebankan pada penerima barang.
3. Membuat laporan bulanan buat pembelian dan outstanding PO, untuk menjadi bahan warta bagi atasan dalam pengambilan keputusan.
4. Melakukan pembelian alat-alat , barang, misalnya office supplies, agar tersedia sinkron dengan yg diperlukan sang setiap departemen.
5. Setiap nama barang atau item yang ada pada dalam PR (Purchase Requisition ) wajib membuat perbandingan harga (quotation) paling sedikit tiga supplier buat pembelian indera-alat, barang, obat serta lain-lain, yg nantinya akan dilampirkan kedalam PR tadi.
6. Membuat perbandingan harga buat sayuran, butir-buahan, daging, poultry, seafood, dairy dan groceries yg selau dilakukan setiap bulannya.
7. Mencari kualitas barang dan harga barang buat keseluruhan PR menurut setiap department yang tidak sama.
8. Bertanggung jawab atas kelancaran pesanan, pengiriman serta pengembalian pembelian barang.
9. Menjaga komunikasi yang terbuka dan efektif antara departemen lainnya.
10. Menjaga komunikasi dan hubungan yg baik menggunakan supplier.

Standart Operational Procedure Purchasing di ATRIA HOTEL (SOP)

1. Make sure that the a procedure of tiga (three) quotes for every purchase in process every requisitions through purchasing division is implemented. The exception of this rule is only for a single agent.
2. Price quotation from vendors should be attached as supporting documents to purchase requisition form and purchase order form.
3. No orders should be placed to suppliers without completed requisition forms and purchase order.
4. Cash purchase is allowed as long as there is prior approval from financial controller or chief accounting and it’s depend on cash float budgeted for purchasing. There are procedures for bath cash float and cash advance and it should be acknowledged by financial controller or chief accounting.
5. If there is a recommendation vendor from other department head which proposed more expensive price upon purchasing price comparison, therefore should be attached with a form which we called it as a preferred form. Purchasing manager will issue the purchase order to recommended vendor which mentioned on the preferred form as long as get approval form financial controller and general manager.
6. Monthly price comparison for fruits and vegetables should be implemented and copies of it should be given to executive chef, cost control, receiving and financial controller of chief accounting.
7. Regular price comparison for beef, fish, processed meat or fish, poultry, groceries should be implemented (could be weekly, bi weekly, monthly depend on period agreed by both parties).
8. Daily market list should be prepared through computer system (VHP), manual daily market list is not recommended.
9. Daily market list should approved by executive chef, cost controller, purchasing manager and financial controller or chief accounting.
10. To emphasize in processing every purchase request form or requisitions on priority scale.
11. Maintain an efficient and effective administration system, such as purchase order, purchase requisition, quotations, capex, petty cash purchases.
12. Check daily purchase summary (receiving report) which prepared by the receiving clerk to control that every received articles are same as mentioned on purchase order both quantity and price.
13. Keep maintain good communication and good relationship with suppliers and coordinate sponsorship programs when required.
14. Check missing delivery of daily market list articles to receiving latest by 12.00 noon daily, so if there are articles which needed urgently by chef ( kitchen) at the same day, at least purchasing still have time to do direct purchese to market (if vendors could not supply)

Baca Juga

• Pengertian Purchasing Menurut Para Ahli
• Definisi Purchasing Menurut Para Ahli
• Pengertian Impulse Buying Menurut Para Ahli