PENGERTIAN DAN FUNGSI ADMINISTRAI PENDIDIKAN

Pengertian Dan Fungsi Administrai Pendidikan 

Secara etimologi, kata administrasi berasal berdasarkan bahasa latin ad serta administrare yg menurut Gei (1992) artinya melayani , membantu, menunjang, pencapaian tujuan sebagai akibatnya benar-benar tercapai. Selanjutnya Siagian (1986) mendefinisikan administrasi menjadi holistik proses kerjasama antara 2 orang atau lebih yang berdasarkan atas rasional tertuntu untu mencapai tujuan yang telah didtetapkan sebelumnya. Nurhadi (1983) mengartikan administrasi sebagai suatu aktivitas atau rangkaian kegiatan yang berupa proses pengelolaan bisnis kerjasama sekelompok insan yg tergabing pada suatu organisasi buat mencapai tujuan bersama yangtelah ditetapkan sebelumnya supaya efektif serta efesien.

Dari definisi diatas maka administrasi dapat diuraikan sebagai lima pengertian utama yaitu:

a. Administrasi adalah aktivitas atau rangkaian kegiatan manusia

b. Rangkaian aktivitas itu adalah suatu proses dan bersifat dinamis

c. Prose situ dillakukan bersama oleh sekelompok manusia yang tergabung pada suatu organisasi.

d. Proses itu dilakukan dalam rangka mencapai suatu tujuan yang sudah ditetapkan sebelumnya

e. Proses pengelolan itu dilakukan supaya tujuan dicapai secara efektif serta efisien.

Disamping adanya pengertian pokok administrasi jua terdapat unsur utama administrasi. Menurut Siagian(1986) unsur utama administrasi adalah :

a. Adanya sekelompok insan ( sedikitnya 2 orang).

b. Adanya tujuan yang akan dicapai bersama

c. Adanya tugas/ fungsi yg wajib dilaksanakan

d. Adanya alat-alat serta perlengkapan yang diperlukan 

Semua unsur utama diatas perlu dikelola sedemikian rupa sehingga tujuan bisa tercapai secara efektif dan efisien. Ada beragam perumusan administrasi pendidikan dikemukakan sang orang sesuai dengan titik pandangnya masing-masing. Menurut Sutjipto serta Raflis (1994) administrasi pendidikan bisa dicermati menurut berbagai aspek:

1. dilihat dari segi aspek kerjasama
2. Proses pencapaian tujuan pedidikan yang dimulai menurut proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemantauan serta evaluasi dalam pencapaian tujuan pendidikan 
3. dilihat menurut segi kerangka berpikir system.
4. Dilihat berdasarkan segi manajement
5. Dilihat menurut segi kepemimpinan
6. Dilihat dari segi pengambilan keputusan
7. Dilihat berdasarkan segi komunikasi
8. Kegiatan catat mencatat mendokumentasikan kegiatan, mengelola surat menyurat dengan segala aspeknya, dan mempersiapkan laporan( administrasi dalam arti yg sempit). 

Perlunya administrsi pendidikan 

Adminisrasi pendidikan merupakan subsistem dari system pendidikan disekolah yang bertujuan menunjang pencapaian tujuan pendidikan secara efektif serta efisien. Komponen primer dalam system pendidikan yg memegang peranan penting pada pencapaian tujuan pendidikan adalah pengajar. Oleh karena itu guru memiliki peranan krusial dalam administrasi pendidikan terutama pada melaksanakan fungsi utama administrasi.

Dalam PP 38 Tahun 1992 Pasal 20 dikatakan bahwa energi pendidik yang ditugas kan buat menjadi pengelola satuan pendidikan dan supervisi dalam jenjang pendidikan dasar adalah berdasarkan kalangan guru. Oleh karena itu pengembangan karir guru berkaitan menggunakan bidang administrasi pendidikan. Berdasarkan hal-hal tersebut calon-calon guru yang akan bertugas sebagai guru, wajib memperoleh latar belakang pengetehuan dan keterampilan dalam administrasi pendidikan. 

Fungsi Administrasi Pendidikan 

a. Perencanaan

Perencanaan adalah kegiatan awal yang harus dilakukan pada kegiatan administrasi dan sekaligus sebagai persiapan sebelu sesuatu bisnis dilakukan. Rencana merupakan prasyarat pada melakukan usaha apapun. Menurut Siagian(1980) Perencanaan merupakan holistik Proses pemikiran dan penentuan secara matang dari hal-hal yang akan dikerjakan dimasa yg akandatang pada rangka pencapaian tujuan yang sudah dipengaruhi.

b. Pengorganisasian

Pengorganisasian dari Siagaian(1986) adalah keseluruah proses pengelompokan orang-orang, alat, tugas-tugas, tanggung jawab serta kewenangan sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yan bisa digerakkan menjadi suatu kesatun pada rangka pencapaian tujuan yg sudah ditentukan. Pengorganisasian disekolah bisa didefinisikan menjadi holistik proses pengaturan kekuasaan, kewenangan pekerjaan , tanggung jawab dari personil sekolah yg mempunyai rapikan interaksi satu sama lain, sehingga setiap pengajar atau personil sekolah mengetahui kedudukannya , tanggung jawabnya , tugas, kewenangan , dan cara interaksi satu sama lain/ mekanisme kerja sehingga dapat mengklaim tercapainya tujuan sekolah.

c. Pengarahan

Pengarahan menurut Nurhadi (1983) adalah usaha memberikan bimbingan serta pengarahan yang diberikan sebelum suatu kegiatan pelaksanaan dilakukan buat memilihara, menjaga serta memajukan organisasi melalui orang-orang yg terlibat baik structural juga fungsional, agar setiap kegiatan yg dilakukan nantinya nir terlepas dari usah pencapaian tujuan pendidikan . Bimbingan serta pengarahan bisa dilakukan dengan berbagaai cara:

1. Memberikan orientasi mengenai pekerjaan yang dilakukan.
2. Memberikan dan menjelaskan perintah
3. Memberikan petunjuk pelaksanaan
4. Memberikan kesempatan pengetahuan agar bisa efektif pada melakukan kegiatan.

d. Pengkoordinasian

Koordinasi merupakan kegiatan mengatur serta mengintegrasikan kegiatan para bawahan, metode, bantuan, ide, saran-saran pada suatu kegiatan yg lebih besar seccara harmonis, saling menunjang sebagai akibatnya kegiatan berlangsung lebih efektif dan terarah pada pencapaian tujuan.

e. Pengawasan( Controlling)

Pengawasan menurut Siagian(1986) adalah proses pengamatan berdasarkan pada pelaksanaan semua aktivitas organisasi buat mengklaim supaya seluruh pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yg sudah ditentukan sebelumnya. Menurut Nurhadi supervisi merupakan Kegiatan mengukur tingkat efektifitas kegiatan kerja yang sudah dilaksanakan dan tingkat efisien penggunaan komponen pendidikan yang lain dalam bisnis mencapai tujuan pendidikan.

Tujuan Administrasi Pendidikan 

Tujuan Administrasi PEndidikan merupakan mempertinggi efesiensi serta efektivitas penyelengaraan operasional pendidikan pada mencapai tujuan pendidikan. Tujuan Administrasi pendidikan disekolah bisa dibedakan atas tujuan jangka pendek, jangka menegah, dan jangka panjang.

Bidang Garapan Administrasi Pendidikan 

Bidang garapan administrasi pendidikan bisa dikelompokkan atas:

a. Bidang kurikulum

b. Bidang kesiswaan 

c. Bidang saran dan prasarana

d. Bidang personalia pendidikan

e. Bidang keuangan pendidikan

f. Bidang ketatausahaan

g. Bidang hubungan sekolah menggunakan masyarakat

h. Bidang layanan khusus.

Bidang garapan tadi apabila dikaitkan menggunakan dimensi pengajaran dan pengelolaan akan tampak bahwa ada bidang aktivitas yang berhubungan eksklusif dengan pedagogi dan pengelolaan dan adapula yang berhubungan secara tidak pribadi menggunakan pedagogi namun berhubungan pribadi menggunakan pengelolaan. 

Baca Juga

• Pengertian Dan Fungsi Administrasi
• Pengertian Dan Fungsi Administrasi Keuangan
• Pengertian Dan Fungsi Administrasi Kepegawaian
• Pengertian Dan Fungsi Administrasi Perkantoran
• Pengertian Dan Fungsi Administrasi Pendidikan
• Pengertian Dan Fungsi Administrasi Server
• Pengertian Dan Fungsi Administrasi Usaha
• Pengertian Dan Fungsi Administrasi Negara
• Pengertian Tujuan Dan Fungsi Administrasi Pendidikan
• Pengertian Dan Fungsi Hukum Administrasi Negara

PENGERTIAN DAN FUNGSI ADMINISTRAI PENDIDIKAN

Pengertian Dan Fungsi Administrai Pendidikan 

Secara etimologi, kata administrasi berasal dari bahasa latin ad serta administrare yg menurut Gei (1992) ialah melayani , membantu, menunjang, pencapaian tujuan sebagai akibatnya benar-benar tercapai. Selanjutnya Siagian (1986) mendefinisikan administrasi sebagai keseluruhan proses kerjasama antara 2 orang atau lebih yang didasarkan atas rasional tertuntu untu mencapai tujuan yg sudah didtetapkan sebelumnya. Nurhadi (1983) mengartikan administrasi menjadi suatu kegiatan atau rangkaian aktivitas yang berupa proses pengelolaan bisnis kerjasama sekelompok manusia yang tergabing pada suatu organisasi buat mencapai tujuan bersama yangtelah ditetapkan sebelumnya agar efektif serta efesien.

Dari definisi diatas maka administrasi bisa diuraikan sebagai 5 pengertian pokok yaitu:

a. Administrasi merupakan kegiatan atau rangkaian aktivitas manusia

b. Rangkaian aktivitas itu adalah suatu proses dan bersifat dinamis

c. Prose situ dillakukan beserta sang sekelompok manusia yang tergabung pada suatu organisasi.

d. Proses itu dilakukan pada rangka mencapai suatu tujuan yg telah ditetapkan sebelumnya

e. Proses pengelolan itu dilakukan supaya tujuan dicapai secara efektif serta efisien.

Disamping adanya pengertian pokok administrasi pula ada unsur utama administrasi. Menurut Siagian(1986) unsur utama administrasi merupakan :

a. Adanya sekelompok manusia ( sedikitnya 2 orang).

b. Adanya tujuan yang akan dicapai bersama

c. Adanya tugas/ fungsi yg harus dilaksanakan

d. Adanya peralatan serta perlengkapan yang diharapkan 

Semua unsur utama diatas perlu dikelola sedemikian rupa sehingga tujuan bisa tercapai secara efektif serta efisien. Ada bermacam-macam perumusan administrasi pendidikan dikemukakan sang orang sesuai menggunakan titik pandangnya masing-masing. Menurut Sutjipto serta Raflis (1994) administrasi pendidikan bisa dicermati dari berbagai aspek:

1. dilihat berdasarkan segi aspek kerjasama
2. Proses pencapaian tujuan pedidikan yg dimulai dari proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pemantauan serta penilaian pada pencapaian tujuan pendidikan 
3. dilihat dari segi kerangka berpikir system.
4. Dilihat menurut segi manajement
5. Dilihat dari segi kepemimpinan
6. Dilihat dari segi pengambilan keputusan
7. Dilihat menurut segi komunikasi
8. Kegiatan catat mencatat mendokumentasikan kegiatan, mengelola surat menyurat menggunakan segala aspeknya, dan mempersiapkan laporan( administrasi dalam arti yg sempit). 

Perlunya administrsi pendidikan 

Adminisrasi pendidikan adalah subsistem dari system pendidikan disekolah yg bertujuan menunjang pencapaian tujuan pendidikan secara efektif serta efisien. Komponen primer dalam system pendidikan yang memegang peranan penting pada pencapaian tujuan pendidikan merupakan guru. Oleh karena itu guru memiliki peranan penting dalam administrasi pendidikan terutama pada melaksanakan fungsi utama administrasi.

Dalam PP 38 Tahun 1992 Pasal 20 dikatakan bahwa energi pendidik yg ditugas kan untuk sebagai pengelola satuan pendidikan dan supervisi dalam jenjang pendidikan dasar adalah menurut kalangan guru. Oleh karenanya pengembangan karir guru berkaitan menggunakan bidang administrasi pendidikan. Berdasarkan hal-hal tersebut calon-calon guru yg akan bertugas sebagai guru, harus memperoleh latar belakang pengetehuan serta keterampilan pada administrasi pendidikan. 

Fungsi Administrasi Pendidikan 

a. Perencanaan

Perencanaan merupakan kegiatan awal yang harus dilakukan dalam kegiatan administrasi dan sekaligus menjadi persiapan sebelu sesuatu bisnis dilakukan. Rencana merupakan prasyarat dalam melakukan usaha apapun. Menurut Siagian(1980) Perencanaan adalah keseluruhan Proses pemikiran dan penentuan secara matang berdasarkan hal-hal yang akan dikerjakan dimasa yang akandatang dalam rangka pencapaian tujuan yang sudah dipengaruhi.

b. Pengorganisasian

Pengorganisasian dari Siagaian(1986) adalah keseluruah proses pengelompokan orang-orang, alat, tugas-tugas, tanggung jawab dan wewenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yan bisa digerakkan sebagai suatu kesatun dalam rangka pencapaian tujuan yang telah dipengaruhi. Pengorganisasian disekolah bisa didefinisikan sebagai keseluruhan proses pengaturan kekuasaan, wewenang pekerjaan , tanggung jawab dari personil sekolah yg mempunyai rapikan hubungan satu sama lain, sehingga setiap pengajar atau personil sekolah mengetahui kedudukannya , tanggung jawabnya , tugas, kewenangan , serta cara interaksi satu sama lain/ prosedur kerja sebagai akibatnya bisa menjamin tercapainya tujuan sekolah.

c. Pengarahan

Pengarahan berdasarkan Nurhadi (1983) merupakan bisnis menaruh bimbingan serta pengarahan yang diberikan sebelum suatu aktivitas pelaksanaan dilakukan buat memilihara, menjaga serta memajukan organisasi melalui orang-orang yang terlibat baik structural maupun fungsional, supaya setiap aktivitas yang dilakukan nantinya nir terlepas dari usah pencapaian tujuan pendidikan . Bimbingan dan pengarahan bisa dilakukan dengan berbagaai cara:

1. Memberikan orientasi mengenai pekerjaan yang dilakukan.
2. Memberikan dan mengungkapkan perintah
3. Memberikan petunjuk pelaksanaan
4. Memberikan kesempatan pengetahuan agar dapat efektif pada melakukan aktivitas.

d. Pengkoordinasian

Koordinasi merupakan kegiatan mengatur serta mengintegrasikan aktivitas para bawahan, metode, bantuan, ilham, saran-saran pada suatu kegiatan yang lebih akbar seccara harmonis, saling menunjang sebagai akibatnya kegiatan berlangsung lebih efektif serta terarah dalam pencapaian tujuan.

e. Pengawasan( Controlling)

Pengawasan berdasarkan Siagian(1986) merupakan proses pengamatan berdasarkan dalam aplikasi seluruh aktivitas organisasi untuk menjamin supaya semua pekerjaan yg sedang dilakukan berjalan sesuai rencana yg telah ditentukan sebelumnya. Menurut Nurhadi pengawasan merupakan Kegiatan mengukur taraf efektifitas aktivitas kerja yang telah dilaksanakan serta taraf efisien penggunaan komponen pendidikan yang lain pada usaha mencapai tujuan pendidikan.

Tujuan Administrasi Pendidikan 

Tujuan Administrasi PEndidikan merupakan menaikkan efesiensi serta efektivitas penyelengaraan operasional pendidikan dalam mencapai tujuan pendidikan. Tujuan Administrasi pendidikan disekolah bisa dibedakan atas tujuan jangka pendek, jangka menegah, dan jangka panjang.

Bidang Garapan Administrasi Pendidikan 

Bidang garapan administrasi pendidikan bisa dikelompokkan atas:

a. Bidang kurikulum

b. Bidang kesiswaan 

c. Bidang saran serta prasarana

d. Bidang personalia pendidikan

e. Bidang keuangan pendidikan

f. Bidang ketatausahaan

g. Bidang interaksi sekolah dengan masyarakat

h. Bidang layanan khusus.

Bidang garapan tadi jika dikaitkan dengan dimensi pedagogi dan pengelolaan akan tampak bahwa terdapat bidang aktivitas yg berafiliasi eksklusif dengan pedagogi serta pengelolaan dan adapula yg bekerjasama secara nir eksklusif dengan pedagogi namun berhubungan eksklusif dengan pengelolaan. 

Baca Juga

• Pengertian Dan Fungsi Administrasi
• Pengertian Dan Fungsi Administrasi Keuangan
• Pengertian Dan Fungsi Administrasi Kepegawaian
• Pengertian Dan Fungsi Administrasi Perkantoran
• Pengertian Dan Fungsi Administrasi Pendidikan
• Pengertian Dan Fungsi Administrasi Server
• Pengertian Dan Fungsi Administrasi Usaha
• Pengertian Dan Fungsi Administrasi Negara
• Pengertian Tujuan Dan Fungsi Administrasi Pendidikan
• Pengertian Dan Fungsi Hukum Administrasi Negara

PENGEMBANGAN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

Pengembangan Enterprise Resource Planning

1. Enterprise Resource Planning 

Enterprises Resource Planning (ERP) bertindak menjadi tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi banyak proses internal dan sistem informasi dalam fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan dan sumberdaya insan perusahaan (O’Brien, 2005). Konsep ERP dikembangkan dengan latar belakang pemikiran perlunya dilakukan aktivitas pengintegrasian proses secara lintas fungsi pada dalam perusahaan, agar dapat lebih responsif terhadap banyak sekali kebutuhan pelanggan atau “customer”. Aplikasi ERP merupakan suatu paket piranti lunak (aplikasi) yang bisa memenuhi kebutuhan suatu perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya, berdasarkan sudut pandang proses usaha di dalam perusahaan atau organisasi tersebut. Dilibatkannya aplikasi atau perangkat lunak pada konsep ERP adalah semata-mata karena perangkat teknologi tersebut dapat menaruh nilai tambah berupa: penghapusan proses-proses yg tidak perlu (process elimination), penyederhanaan proses-proses yang rumit atau bertele-tele (process simplification), penyatuan proses-proses yg redundan (process integration), serta pengotomatisasian proses-proses yang manual (process automation).

Gambar Komponen Aplikasi Utama menurut ERP

Beberapa faktor yang perlu dijadikan pertimbangan pada mengimplementasikan suatu pelaksanaan ERP yaitu: 

1. Fitur 

Piranti lunak yg tergolong pelaksanaan ERP secara generik dibuat agar bisa memberikan solusi buat perusahaan atau industri jenis apapun (horizontal solution). Namun, dalam kenyataannya, setiap industri itu punya ciri spesial tersendiri. Hal ini mengakibatkan timbulnya fungsi-fungsi atau features di pelaksanaan yang khusus buat industri tertentu (vertical solution). Salah pengertian atau galat menentukan dari faktor features akan menyebabkan kekacauan dan bahkan Mengganggu operasi perusahaan. Sesuai atau tidaknya fitur yg disediakan dapat di selidiki dari daftar konsumen yg sudah memakai aplikasi ERP tersebut. 

2. Teknologi

Pada pemilihan aplikasi ERP harus dipandang teknologi yg digunakan dibaliknya. Untuk mengetahui teknologi mana yang digunakan adalah suatu tantangan bagi departemen MIS/EDP perusahaan calon pengguna, yg umumnya lebih ter-update dibanding dengan departemen lainnya. Faktor teknologi kadang terabaikan, lantaran perusahaan lebih fokus pada fitur. 

3. Sumber daya manusia 

Secanggih apapun teknologi aplikasi ERP yang digunakan permanen saja belum paripurna seperti yg diperlukan manusia. Oleh karena itu, seberapa sukses pun pelaksanaan ERP yg dipilih menurut luar negeri, pada Indonesia belum tentu dapat berjalan apabila tidak didukung sang lokal support yg bertenaga. Pada ketika ini pada Indonesia telah ada beberapa vendor yg mulai mengembangkan pelaksanaan ERP lokal yg mengimplementasikan ”best practise process” yang berlaku bagi perusahaan-perusahaan Indonesia, dan penyediaan support secara menyeluruh berdasarkan pelaksanaan ERP lokal yang telah dikembangkan. Selain vendor, perusahaan-perusahaan tadi jua dituntut buat menyediakan sumber daya manusia yang terampil pada melaksanakan proyek implementasi dalam perusahaan. 

4. Infrastruktur

Infrastruktur pada hal ini termasuk sistem pendukung buat penerapan suatu proyek ERP. Perusahaan tadi wajib dapat membedakan infrastuktur yg sekedarnya dengan yg sahih-sahih bisa diandalkan. Penerapan suatu pelaksanaan ERP merupakan suatu proses yang berkesinambungan. Begitu dimulai telah nir mungkin lagi dilarang dan nir terdapat titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses penyempurnaan yg tak akan berhenti. 

Pada umumnya pelaksanaan ERP yang masuk ke Indonesia sudah teruji kesuksesannya, namun kesuksesan pada negara lain belum tentu dapat menjadi jaminan bahwa aplikasi ERP tersebut akan dapat dipakai (suitable) bagi perusahaan pada Indonesia karena poly faktor yang perlu diperhatikan dan dipikirkan dalam melakukan pemilihan penggunaan pelaksanaan ERP tersebut. Sistem ERP dapat membuat manfaat usaha yang signifikan bagi perusahaan. Menurut O’Brien (2005) manfaat berdasarkan penggunaan ERP antara lain: 

1. Kualitas serta efisiensi 

ERP menciptakan kerangka kerja buat mengintegrasikan serta meningkatkan proses usaha internal perusahaan yang membuat peningkatan signifikan dalam kualitas serta efisiensi layanan pelanggan, produksi serta distribusi. 

2. Penurunan biaya  

ERP berguna dalam penurunan secara signifikan pada porto pemrosesan transaksi dan hardware, perangkat lunak dan karyawan pendukung IT, jika dibandingkan dengan sistem yg nir terintegrasi sebelumnya. 

3. Pendukung keputusan 

ERP menyediakan berita mengenai kinerja usaha lintas fungsi yang membantu menaikkan kemampuan para manajer dalam merogoh keputusan secara sempurna ketika. 

4. Kelincahan perusahaan 

Implementasi sistem ERP dapat meruntuhkan banyak dinding departemen dan fungsi atau “benteng” aneka macam proses usaha, sistem berita dan sumberdaya fakta. Sehingga menghasilkan struktur organisasi, tanggung jawab manajerial dan kiprah kerja yg lebih fleksibel. Akibatnya organisasi perusahaan dan energi kerja menjadi lebih lincah dan adaptif. 

Untuk bisa mengadopsi teknologis sistem ERP, suatu perusahaan tidak sporadis wajib menyediakan dana menurut ratusan juta sampai milyaran rupiah. Dana sebesar itu wajib disediakan buat investasi paket perangkat lunak aplikasi ERP, hardware berupa server serta desktop, database serta operating sistem aplikasi, high performance network, sampai biaya konsultasi buat implementasi. Meskipun dihalangi sang biaya investasi yang besar , banyak perusahaan di global serta nir terkecuali pada Indonesia, berlomba-lomba buat mengadopsi sistem warta ini, lantaran paket perangkat lunak ERP yg diimplementasikan secara baik akan membuat ”return” terhadap investasi yg layak serta pada saat cepat. Pemanfaatan ERP pada suatu perusahaan dapat mengalami kegagalan. 

Menurut O’Brien kegagalan ERP bisa diakibatkan sang (1). Manajer bisnis dan pakar IT meremehkan kerumitan perencanaan, pengembangan dan pelatihan yg dibutuhkan buat mempersiapkan perusahaan menghadapi sistem ERP yang akan diaplikasikan; (2). Perusahaan gagal melibatkan karyawan yg seharusnya berperan dalam tahap perencanaan serta pengembangan penggunaan ERP; (3). Pelatihan yg tidak memadai dalam berbagai tugas baru yang dibutuhkan oleh sistem ERP; (4). Kegagalan dalam konversi data serta pengujian yang cukup atas data; (5). Perusahaan terlalu mempercayai penjual aplikasi ERP atau konsultan ERP sehingga sebagai kurang kritis terhadap informasi yg diberikan. 

Secara arsitektural sistem, ERP dikembangkan berdasarkan modul-modul fungsional yang meliputi seluruh aspek asal daya di pada sebuah perusahaan/organisasi. Secara historis, ERP dari dari metamorfosis dari MRP (Manufacturing Resources Planning) yang diarahkan buat gerombolan bisnis manufaktur. Seiring menggunakan perkembangan teknologi, manajerial dan bisnis maka MRP pun berubah sebagai ERP. Istilah ERP sendiri diperkenalkan pertama kali oleh Gartner Group.

Secara teknis sebenarnya ERP berfungsi memadukan aneka macam sistem berita yg tersebar di masing-masing departemen (unit fungsional) di sebuah lembaga. Dengan adanya sistem yg terpadu tersebut maka masing-masing unit fungsional pada forum tadi dapat saling berbagi data dan berita yang dalam akhirnya menaikkan sinergi antar elemen pada perusahaan yang menerapkannya. Perlu diingat bahwa ERP bukanlah aplikasi software personal komputer yg berfungsi menangani data secara elektronika serta memprosesnya secara terang saja.

ERP memiliki keunggulan dalam menyajikan keterangan analitik pada para pemegang keputusan melalui modul OLAP (online analytical processing). Sehingga bila dipandang dari sisi fungsional sistem, ERP dibagi atas modul OLAP dan OLTP (online transaction processing). Modul OLTP adalah lapis (layer) yg berfungsi menangani proses pemasukan (input), ubah (update) dan hapus (delete) menurut setiap data ke dalam rekam (record) tabel yang saling terkait dalam suatu basis data. Misalkan saat memasukkan data penjualan maka sistem OLTP akan melakukan pembuktian ke tabel pegawai untuk memastikan otoritasnya, penelusuran apakah pelanggan tersebut adalah langganan yang telah terdaftar sebagai akibatnya berhak atas potongan harga, mengusut apakah ada program harga khusus berdasarkan sistem warta akunting hingga akhirnya data tadi direkam pada tabel penjualan. Sedangkan modul-modul standar yang umumnya terintegrasi di pada suatu sistem ERP setidaknya minimal terdiri atas:

Customer Relationship Management (CRM) : Adalah sebuah sistem kabar yg terintegrasi yang digunakan buat merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-kegiatan prapenjualan dan pascapenjualan pada sebuah organisasi. CRM melingkupi semua aspek yang herbi calon pelanggan dan pelanggan ketika ini, termasuk pada dalamnya adalah pusat panggilan (call center), energi penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) serta layanan lapangan (field service).

Financial Resource Management (FRM): Adalah modul modul yg berfungsi buat mengumpulkan dan mengelola semua data finansial sehingga bisa menyajikan laporan dari hasil relasi data menurut beberapa departemen. Modul-modulnya diantaranya; General Accounting, Financial Accounting, Controling, Invesment Management, Treasury, serta Enterprise Controlling.

Supply Chain Management (SCM) : Modul logistik secara fungsional dipakai untuk memproses pengadaan, penjualan serta distribusi logistik yang dipakai oleh perusahaan Tujuan dari SCM adalah buat melakukan efektifitas dan efisiensi mulai berdasarkan suppliers, manufacturers, warehouse dan stores.

SCM sebenarnya merupakan modul yang menjadi fokus yang mutakhir pada pengembangan sistem ERP. Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yg sangat efektif pada penghematan biaya perusahaan. Proses perencanaan sampai optimalisasi penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu pada memperbaiki prediksi permintaan dan efisiensi bagi perusahaan. Modul-modulnya diantaranya adalah :General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management

HRM (Human Resource Management) :

Sumber daya insan adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yg baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan honor .pekerjaan-pekerjaan rutin usaha yg terkait sumber daya insan misalnya pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar tempat kerja, insentif/kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan energi kerja dapat dikelola sang modul ini. Modulnya antara lain: Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.

Manufacturing Resource Planning (MRP II) adalah : evolusi menurut Material Requirements Planning (MRP I), yang melingkupi faktor tambahan seperti perencanaan jangka panjang, master schedulling, rough cut capacity planning dan shoop floor control. MRP I sudah memasukan unsur pengawasan serta pelaporan. Setelah MRP I perusahaan menyadari bahwa poly hal yg harus dipadukan antara lain keuangan, peramalan, sales order, analisis penjualan, distribusi, quality control serta sistem pelaporan dan pengawasan lebih lanjut. Hal ini kemudian dikenal menggunakan konsep ERP (Enterprise Resources Planning).

Gambar Ruang lingkup ERP 

Setelah mengetahui ruang lingkup dari ERP tersebut. Maka sanggup kita menarik kesimpulan bahwa tujuan menurut penerapan ERP di suatu Perusahaan antara lain merupakan; buat mendukung fungsi usaha, mempertinggi produktivitas perusahaan, dapat menaikkan kinerja, dan dapat bersaing menggunakan kompetitor lainnya.

Manajemen Hubungan Pelangggan (Customer Relationship Management/CRM)

Customer relationship management (CRM) merupakan sebuah sebuah sistem yg bisa membantu mereka yang menjalankan usaha yg berfokus dalam pelanggan. CRM menggunakan teknologi informasi buat membuat lintas fungsi dalam perusahaan yang mengintegrasikan serta mengotomasisasi dalam proses layanan dalam pelanggan pada penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan yang berinteraksi dengan pelanggan perusahaan. Sistem CRM jua membangun kerangka kerja TI perangkat lunak dan database yang dijalankan melalui web, yang mengintegrasikan proses-proses ini denga operasi usaha perusahaan lainnya, serta mendukung kerjasama antara perusahaan dengan pelanggan dan mitranya (O’Brien, 2005).

Sistem CRM mencakup sekelompok modul software yang memberi berbagai indera yang membantu perusahaan dan para karyawannya menaruh layanan cepat, dapat diandalkan, dan kosisten ke para pelanggannya. Siebel System, Oracle PeopleSoft, SAP AG, Epiphany adalah beberapa penjual utama software CRM (O’Brien, 2005).

Software CRM bisa membantu para praktisi penjualan, pemasaran dan layak untuk menangkap dan menelusuri data yg relevan tentang setiap kontak yang sudah lewat atau direncanakan dengan para pelanggan atau calon pelanggan. Informasi ditangkap berdasarkan seluruh titik persinggungan, seperti telepon, faks, email, situs web perusahaan toko ritel, kios, dan kontak personal. Sistem CRM menyimpan data tersebut dalam database umum buat pelanggan yg mengintegrasikan semua fakta rekening pelanggan serta membuatnya tersedia pada seluruh perusahaan melalui internet, internet atau hubungan jaringan lainnya buat aplikasi penjualan, pemasaran, layanan, serta aplikasi CRM lainnya (O’Brien, 2005).

Sistem CRM memberikan para staf penjualan indera perangkat lunak serta sumber data perusahaan yg mereka butuhkan untuk mendukung serta mengelola aktifitas penjualan mereka, serta mengoptimalkan penjualan silang dan peningkatan tawaran penjualan buat penjualan. Contohnya meliputi prospek penjualan serta warta produk, konfigurasi produk, serta kemampuan pembuatan daftar penjualan. CRM juga memberi mereka data akses real-time ke satu tampilan umum atas pelanggan, sampai memungkinkan mereka memeriksa semua aspek dari status rekening pelanggan dan sejarahnya, sebelum menjadwalkan panggilan telepon buat penjualan mereka. Contohnya, sistem CRM akan memperingatkan staf penjualan sebuah bank buat menelpon nasabah yg melakukan penyimpanan akbar, supaya bisa menjual layanan kredit primer atau investasi. Atau, sistem tersebut akan memperingatkan seseorang tenaga penjualan atas layanan yg belum terpenuhi, kasus pengiriman atau pembayaran, yang dapat diatasi melalui interaksi personal dengan pelanggan (O’Brien, 2005).

Sistem CRM membantu para praktisi pemasaran menyelesaikan kampanye pemasaran eksklusif menggunakan mengotomatisasi tugas-tugas misalnya pengkualifikasian pemasaran dalam target, serta penjadwalan dan penelusuran pengiriman surat pemasaran langsung. Kemudian software CRM akan membantu para praktisi pemasaran buat menangkap dan mengelola respon pelanggan serta calon pelanggan pada database CRM, serta menganalisa nilai pelanggan dan nilai bisnis dari kampanye pemasaran langsung perusahaan. CRM jua membantu pada pemenuhan respon calon pelanggan serta pelanggan dengan sangat cepat menjadwalkan hubungan penjualan serta menaruh liputan yg tepat atas produk dan jasa bagi merek, sementara sambil menangkap kabar yang relevan buat database CRM.

Sistem CRM memberi para staff penjualan indera perangkat lunak serta akses real-time ke database umum pelanggan yg bisa dibagi bersama dengan para praktisi penjualan serta pemasaran. CRM membantu para manajer pelayanan pelanggan menciptakan, menetapkan, serta mengelola aneka macam permintaan atas pelayanan berdasarkan pelanggan. Software call center mengirimkan semua panggilan pada para staf pendukung buat para pelanggan menurut pada keahlian dan otoritas mereka buat menangani permintaan layanan eksklusif. Software helpdesk ini membantu para pelanggan yg mempunyai perkara dengan suatu produk atau jasa, dengan memberi data layanan serta saran yang relevan buat mengatasi perkara tersebut. Layanan madiri brbasis web memungkinkan para pelanggan mengakses dengan gampang warta pendukug eksklusif di situs web perusahaan, menggunakan tetap memberi mereka pilihan untuk mendapat bantuan lebih jauh secara online atau melalui telpon menurut personal layanan pelanggan.

Sistem CRM bisa sebagai tumpuan pada menaikkan serta mengoptimalkan retensi dan loyalitas pelanggan, sistem ini membantu perusahaan mengidentifikasi, memberi penghargaan, serta masukan pada para pelanggan perusahaan yg paling menguntungkan dan loyal. Software analitis CRM meliputi alat penambahan data dan aplikasi analitis lainnya, sementara database CRM dapat berisi loka data pelanggan, dan data mart CRM. Alat-alat ini dipakai buat mengidentifikasi para pelanggan yg mnenguntungkan dan loyal dan mengarahkan serta mngevaluasi acara pemasaran ke target, serta pemasaran relasi ke para pelangan tadi.

Namun demikian implementasi dapat menyebabkan jebakan bagi banyak perusahaan, mengapa demikian? Penelitian menandakan bahwa alasan utamanya sangatlah umum : kurangnya pemahaman serta persiapan. Dalam kata lain, para manajer perusahaan tak jarang eksklusif bergantung dengan sistem teknologi liputan terbaru (misalnya CRM) untuk mengatasi kasus bisnis tanpa pengembangan terlebih dahulu perubahan proses usaha dan acara manajemen perubahan yang dibutuhkan. (O’Brien, 2005).

Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain Management/SCM)

Manajemen Rantai Pasokan adalah sistem antar perusahaan lintas fungsi yang menggunakan teknologi keterangan buat membantu mendukung serta mengelola aneka macam interaksi antara beberapa proses bisnis primer perusahaan serta menggunakan pemasok, pelanggan, dan para mitra usaha. Tujuan menurut SCM adalah buat membangun jaringan yg cepat, efisien, serta berbiaya rendah, atau dianggap rantai pasokan, untuk membuat produk perusahaan berkecimpung menurut konsep menuju pasar (O’Brien, 2005).

Membuat infrastruktur SCM real-time adalah info yang angker serta monoton tampak dan tak jarang kali merupakan asal kegagalan, buat beberapa alasan. Alasan utama adalah perencanaan, pemilihan, serta implementasi solusi SCM sebagai makin rumit waktu gerak perubahan teknologi makin cepat dan jumlah kawan perusahaan semakin tinggi. Mengembangkan sistem SCM yang efektif terbukti merupakan pelaksanaan teknologi liputan yang rumit dan sulit bagi operasi bisnis. Jadi, mencapai tujuan pembentukan nilai usaha serta nilai pelanggan dalam manajemen rantai pasokan, telah menjadi tantangan besar bagi kebanyakan perusahaan (O’Brien, 2005).

Teknologi Informasi serta Supply Chain Management

Supply Chain Management merupakan manajemen dalam interaksi organisasi dimana setiap organisasi memiliki jalur interaksi menggunakan lainnya secara upstream maupun downstream dengan proses yg berbeda buat membuat nilai dalam bentuk barang atau jasa buat konsumen.

Menurut Simchi-Levi (2003) Tujuan berdasarkan teknologi fakta pada SCM adalah :

• Menyediakan keterangan yang bermanfaat dan nyata
• Memungkinkan untuk kontak data tunggal
• Memberikan keputusan menurut total liputan supply chain
• Memungkinkan kerjasama menggunakan supply chain partner

Manfaat menurut ERP

Tiga manfaat yang dihasilkan yaitu;

• Integrasi data yang menyebabkan akses data ke unit usaha lain, fungsi-fungsi lain, proses-proses dan organisasi meningkat
• Menyediakan cara lain buat melakukan usaha yaitu lewat rekayasa proses bisnis menuju ke orientasi proses serta pengurangan biaya proses bisnis
• Menyediakan kemampuan global dengan menyediakan globalisasi lewat proses usaha yang generik dan kelas global.

Penerapan ERP pada PT.bentoel Prima (Bentoel: Dengan Be-one Integrasikan Sistem menurut Ujung ke Ujung).

Gencarnya kampanye mengenai himbauan buat mengurangi konsumsi rokok terkait menggunakan kesehatan dan semakin dibatasinya aktivitas berpromosi, menciptakan prediksi bisnis rokok pada tanah air akan menuju keterpurukan. Namun hal ini nir menciptakan penghasil rokok berhenti berinovasi buat menaikkan bisnisnya. Dengan bantuan Teknologi Informasi, PT Bentoel Prima adalah galat satu perusahaan rokok yang bisa terus maju serta bersaing didalam usaha rokok hingga ketika ini.

Sejak tahun 2003, PT.bentoel Prima memiliki direktorat IT yang berperan sebagai pendukung usaha yang integrated agent pada hal TI dan Business Prosess, direktorat ini dinamakan Information System and Business Process (ISBP) yang berbagi Enterprise System yang diberi nama B1 (Be-One). Be-One dikembangkan menggunakan mengacu pada standart Telecommunication Industry Association 942, IT Service Management menurut framework IT Infrastructure Library, dan Information Security Management System yg telah mendapat standart ISO / IEC 27001.

Gambar Sistem Be-One

Sistem Be-one ini diimplementasikan dalam tahun 2004 serta berpusat pada aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP) berdasarkan SAP. Di dalam ERP yang sistem nya diimplementasikan oleh Soltius Indonesia ini terdapat beberapa modul primer antara lain Material Manajement, Sales and Distribution, Production Planning, Fund Managemet, Controlling dan Financial accounting. Dengan sistem ini data mampu seragam dan menjadi acuan menurut seluruh aktivitas transaksi.

Sistem Be-one ini adalah sistem yg terintegrasi berdasarkan hulu hingga ke hilir, dari transaksi hingga pelaporan buat manajemen. Sebagai misalnya, data penjualan yg dilakukan energi penjualan dimasukan ke dalam PDA di lapangan waktu melakukan transaksi penjualan. Pada akhir hari, seluruh transaksi di upload secara otomatis ke sistem pada Area Sales serta Marketing Office (ASMO), buat selanjutnya akan terkirim secara otomatis juga ke sistem yang terdapat di kantor pusat, dan semua data tersebut yg terkena imbas dari transaksi penjualan pun akan ter-update.

Gambar Modul menurut Be-One system

Modul-modul menurut Be-one system tersebut antara lain adalah ; 

• Be-one Portal 
• Be-one ASMO & Mobile meliputi (Sales Administration & Management System dan Sales Force automation & Mobile Management. 
• Be-one Deal buat pembayaran 
• Be-one Synergy (HRMS) buat pengelolaan karyawan 
• Be-one Poli buat Healt care 
• Be-one Intellegence (Business Intelegence) buat menganalisa pasar 
• Be-one Business Planning & Simulation buat Perencanaan Perusahaan 
• Be-one War Map & War Room. Buat menganalisa pasar 

Gambar Terintegrasi menggunakan system ERP sebagai satu kesatuan sistem.

Dampak usaha menurut penerapan ERP di PT.bentoel Prima tadi terasa dengan meningkatnya produktivitas usaha seperti meningkatnya kecepatan proses data serta kecepatan proses bisnis itu sendiri. Semisal, data menjualan menurut kira-kira 1000 energi penjualan di semua Indonesia bisa dikumpulkan serta dilaporkan pada hari yg sama, menggunakan begitu manajemen Bentoel bisa segera mengetahui situasi pasar dan hasi dari aksi-aksi yg dilakukan, dan buat selanjutnya mampu melakukan langkah penyesuaian yang dibutuhkan. Selain itu nir ada lagi inkonsistensi atau dispute di antara unit-unit pada perusahaan. Dengan demikian pengambilan keputusan mampu sebagai tajam dan cepat.

Contoh lain adalah dengan adanya modul business intellegence, orang pemasaran sanggup mengetahui produk, profil dan value seperti apa produk yg laku di suatu pasar. Hal ini telah dibuktikan dengan kesuksesannya Bentoel memasarkan salah satu produk barunya dengan bisa menjual dua kali lipat dari produk yg di luncurkan sebelumnya. Waktu berdasarkan produksi produk tadi pun dapat dipangkas menjadi lebih singkat karena positioning maupun segmentasinya bisa diketahui dengan pas dari keterangan yg dikumpulkan menurut business Intellegence tadi. Dengan penerapan ERP pada PT.bentoel Prima tersebut. Revenue Bentoel mengalami kenaikan yang signifikan. Terhitung revenue di tahun 2005 hanya Rp.dua triliun, lalu sehabis menerapkan ERP bisa semakin tinggi sampai Rp.6,9 triliun dalam tahun 2008.dari sisi Volume produksi juga mengalami peningkatan, yg sebelumnya hanya 6,6 miliar batang pada tahun 2005 menjadi 17,lima miliar batang di tahun 2008. Market share nya pun meningkat 2 kali lipat.

Gambar  Tingkat Revenue dan Product Volume

Keuntungan menurut penerpan ERP di PT.bentoel Prima antara lain :

• Instant Feedback, Business Intellegence, serta Operational Excellence terciptanya data penjualan yg mampu diterima pada hari yg sama mulai dari Sales Supervisor hingga direksi mampu diketahui.
• Efektifitas Sales Performance dapat diketahui.
• Bisa mengetahui dengan cepat masalah / kesulitan peneterasi pada suatu wilayah, maka bisa dengan segera diambil tindakan.
• Bisa mengetahui kompetitor.
• Sisi operational Excellence Effectiveness sanggup terpangkas karena menggunakan pelaksanaan lewat PDA
• Produktifitas meningkat hingga 15%
• Penjualan pun meningkat
• Stok level bisa terkontrol mulai menurut pabrik hingga menggunakan penjual
• Financial Intern jua bisa terkontrol
• Dapat mengetahui produk, profil dan value seperti apa yang laris di pasar.
• Waktu produksi jauh lebih singkat

Rencana yang akan datang setelah penerapan ERP, Pt.bentoel Prima akan menaikkan lagi sistem administrasi manajemen penjualan dan mobile management, yg tadinya 1200 PDA di seluruh Indonesia maka jumlah nya akan ditambah menjadi 1600.

PENGEMBANGAN ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

Pengembangan Enterprise Resource Planning

1. Enterprise Resource Planning 

Enterprises Resource Planning (ERP) bertindak menjadi tulang punggung lintas fungsi perusahaan yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi poly proses internal serta sistem berita pada fungsi produksi, logistik, distribusi, akuntansi, keuangan serta sumberdaya insan perusahaan (O’Brien, 2005). Konsep ERP dikembangkan menggunakan latar belakang pemikiran perlunya dilakukan aktivitas pengintegrasian proses secara lintas fungsi pada dalam perusahaan, agar dapat lebih responsif terhadap berbagai kebutuhan pelanggan atau “customer”. Aplikasi ERP adalah suatu paket piranti lunak (aplikasi) yg dapat memenuhi kebutuhan suatu perusahaan pada mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya, menurut sudut pandang proses bisnis di pada perusahaan atau organisasi tadi. Dilibatkannya aplikasi atau software dalam konsep ERP merupakan semata-mata lantaran perangkat teknologi tadi dapat menaruh nilai tambah berupa: penghapusan proses-proses yg nir perlu (process elimination), penyederhanaan proses-proses yang rumit atau bertele-tele (process simplification), penyatuan proses-proses yg redundan (process integration), serta pengotomatisasian proses-proses yang manual (process automation).

Gambar Komponen Aplikasi Utama dari ERP

Beberapa faktor yg perlu dijadikan pertimbangan dalam mengimplementasikan suatu pelaksanaan ERP yaitu: 

1. Fitur 

Piranti lunak yg tergolong pelaksanaan ERP secara generik didesain agar bisa memberikan solusi buat perusahaan atau industri jenis apapun (horizontal solution). Namun, dalam kenyataannya, setiap industri itu punya ciri khas tersendiri. Hal ini menyebabkan timbulnya fungsi-fungsi atau features pada pelaksanaan yang spesifik buat industri eksklusif (vertical solution). Salah pengertian atau keliru menentukan dari faktor features akan menyebabkan kekacauan serta bahkan Mengganggu operasi perusahaan. Sesuai atau tidaknya fitur yg disediakan bisa pada selidiki berdasarkan daftar konsumen yg telah menggunakan pelaksanaan ERP tadi. 

2. Teknologi

Pada pemilihan pelaksanaan ERP wajib ditinjau teknologi yg dipakai dibaliknya. Untuk mengetahui teknologi mana yang dipakai adalah suatu tantangan bagi departemen MIS/EDP perusahaan calon pengguna, yang biasanya lebih ter-update dibanding dengan departemen lainnya. Faktor teknologi kadang terabaikan, karena perusahaan lebih fokus pada fitur. 

3. Sumber daya manusia 

Secanggih apapun teknologi aplikasi ERP yg dipakai tetap saja belum paripurna seperti yang diharapkan insan. Oleh karenanya, seberapa sukses pun pelaksanaan ERP yang dipilih berdasarkan luar negeri, di Indonesia belum tentu dapat berjalan apabila nir didukung oleh lokal support yang bertenaga. Pada ketika ini di Indonesia telah ada beberapa vendor yg mulai mengembangkan pelaksanaan ERP lokal yang mengimplementasikan ”best practise process” yang berlaku bagi perusahaan-perusahaan Indonesia, serta penyediaan support secara menyeluruh menurut pelaksanaan ERP lokal yang sudah dikembangkan. Selain vendor, perusahaan-perusahaan tadi juga dituntut buat menyediakan asal daya manusia yg terampil pada melaksanakan proyek implementasi dalam perusahaan. 

4. Infrastruktur

Infrastruktur pada hal ini termasuk sistem pendukung buat penerapan suatu proyek ERP. Perusahaan tersebut wajib bisa membedakan infrastuktur yang sekedarnya dengan yang sahih-sahih mampu diandalkan. Penerapan suatu aplikasi ERP merupakan suatu proses yg berkesinambungan. Begitu dimulai sudah tidak mungkin lagi tidak boleh serta tidak terdapat titik kesempurnaannya. Yang ada hanyalah proses penyempurnaan yang tak akan berhenti. 

Pada biasanya aplikasi ERP yang masuk ke Indonesia telah teruji kesuksesannya, namun kesuksesan di negara lain belum tentu bisa sebagai agunan bahwa pelaksanaan ERP tadi akan dapat dipakai (suitable) bagi perusahaan di Indonesia karena banyak faktor yang perlu diperhatikan dan dipikirkan dalam melakukan pemilihan penggunaan pelaksanaan ERP tersebut. Sistem ERP dapat menghasilkan manfaat bisnis yang signifikan bagi perusahaan. Menurut O’Brien (2005) manfaat berdasarkan penggunaan ERP antara lain: 

1. Kualitas serta efisiensi 

ERP menciptakan kerangka kerja buat mengintegrasikan serta meningkatkan proses usaha internal perusahaan yang menghasilkan peningkatan signifikan dalam kualitas dan efisiensi layanan pelanggan, produksi serta distribusi. 

2. Penurunan porto 

ERP berguna dalam penurunan secara signifikan dalam porto pemrosesan transaksi serta hardware, perangkat lunak dan karyawan pendukung IT, apabila dibandingkan menggunakan sistem yg nir terintegrasi sebelumnya. 

3. Pendukung keputusan 

ERP menyediakan informasi tentang kinerja bisnis lintas fungsi yang membantu menaikkan kemampuan para manajer pada merogoh keputusan secara tepat ketika. 

4. Kelincahan perusahaan 

Implementasi sistem ERP bisa meruntuhkan poly dinding departemen serta fungsi atau “benteng” banyak sekali proses bisnis, sistem fakta dan sumberdaya informasi. Sehingga membentuk struktur organisasi, tanggung jawab manajerial dan kiprah kerja yg lebih fleksibel. Akibatnya organisasi perusahaan serta tenaga kerja sebagai lebih lincah dan adaptif. 

Untuk dapat mengadopsi teknologis sistem ERP, suatu perusahaan tidak jarang harus menyediakan dana dari ratusan juta sampai milyaran rupiah. Dana sebesar itu harus disediakan buat investasi paket aplikasi aplikasi ERP, hardware berupa server dan desktop, database dan operating sistem perangkat lunak, high performance network, sampai biaya konsultasi buat implementasi. Meskipun dihalangi sang porto investasi yang akbar, poly perusahaan di dunia serta nir terkecuali pada Indonesia, berlomba-lomba untuk mengadopsi sistem informasi ini, lantaran paket software ERP yang diimplementasikan secara baik akan menghasilkan ”return” terhadap investasi yg layak dan dalam ketika cepat. Pemanfaatan ERP pada suatu perusahaan bisa mengalami kegagalan. 

Menurut O’Brien kegagalan ERP dapat diakibatkan oleh (1). Manajer bisnis dan pakar IT meremehkan kerumitan perencanaan, pengembangan serta training yang dibutuhkan buat mempersiapkan perusahaan menghadapi sistem ERP yg akan diaplikasikan; (2). Perusahaan gagal melibatkan karyawan yg seharusnya berperan dalam tahap perencanaan serta pengembangan penggunaan ERP; (tiga). Pelatihan yg tidak memadai pada berbagai tugas baru yang diharapkan oleh sistem ERP; (4). Kegagalan pada konversi data serta pengujian yg relatif atas data; (5). Perusahaan terlalu mempercayai penjual software ERP atau konsultan ERP sebagai akibatnya sebagai kurang kritis terhadap warta yg diberikan. 

Secara arsitektural sistem, ERP dikembangkan berdasarkan modul-modul fungsional yang meliputi semua aspek sumber daya di pada sebuah perusahaan/organisasi. Secara historis, ERP berasal menurut metamorfosis berdasarkan MRP (Manufacturing Resources Planning) yang diarahkan buat grup usaha manufaktur. Seiring dengan perkembangan teknologi, manajerial serta bisnis maka MRP pun berubah sebagai ERP. Istilah ERP sendiri diperkenalkan pertama kali sang Gartner Group.

Secara teknis sebenarnya ERP berfungsi memadukan banyak sekali sistem informasi yang tersebar di masing-masing departemen (unit fungsional) pada sebuah lembaga. Dengan adanya sistem yang terpadu tadi maka masing-masing unit fungsional pada forum tadi dapat saling berbagi data serta warta yg pada akhirnya meningkatkan sinergi antar elemen pada perusahaan yg menerapkannya. Perlu diingat bahwa ERP bukanlah pelaksanaan software komputer yg berfungsi menangani data secara elektro dan memprosesnya secara jelas saja.

ERP memiliki keunggulan pada menyajikan keterangan analitik pada para pemegang keputusan melalui modul OLAP (online analytical processing). Sehingga apabila dipandang berdasarkan sisi fungsional sistem, ERP dibagi atas modul OLAP serta OLTP (online transaction processing). Modul OLTP merupakan lapis (layer) yg berfungsi menangani proses pemasukan (input), ubah (update) dan hapus (delete) menurut setiap data ke dalam rekam (record) tabel yang saling terkait dalam suatu basis data. Misalkan saat memasukkan data penjualan maka sistem OLTP akan melakukan pembuktian ke tabel pegawai buat memastikan otoritasnya, penelusuran apakah pelanggan tersebut adalah langganan yg sudah terdaftar sebagai akibatnya berhak atas rabat harga, mempelajari apakah ada acara harga khusus dari sistem liputan akunting sampai akhirnya data tersebut direkam pada tabel penjualan. Sedangkan modul-modul standar yg umumnya terintegrasi di dalam suatu sistem ERP setidaknya minimal terdiri atas:

Customer Relationship Management (CRM) : Adalah sebuah sistem fakta yang terintegrasi yg digunakan buat merencanakan, menjadwalkan, serta mengendalikan kegiatan-kegiatan prapenjualan serta pascapenjualan dalam sebuah organisasi. CRM melingkupi seluruh aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan serta pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya merupakan pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service).

Financial Resource Management (FRM): Adalah modul modul yang berfungsi buat mengumpulkan dan mengelola semua data finansial sebagai akibatnya mampu menyajikan laporan dari output rekanan data menurut beberapa departemen. Modul-modulnya antara lain; General Accounting, Financial Accounting, Controling, Invesment Management, Treasury, dan Enterprise Controlling.

Supply Chain Management (SCM) : Modul logistik secara fungsional digunakan buat memproses pengadaan, penjualan serta distribusi logistik yg digunakan sang perusahaan Tujuan dari SCM adalah buat melakukan efektifitas dan efisiensi mulai berdasarkan suppliers, manufacturers, warehouse dan stores.

SCM sebenarnya merupakan modul yang menjadi fokus yang mutakhir dalam pengembangan sistem ERP. Penerapan SCM yang baik dengan memanfaatkan Internet adalah solusi yang sangat efektif pada penghematan porto perusahaan. Proses perencanaan hingga optimalisasi penyimpanan dan penggunaan logistik sangat membantu dalam memperbaiki prediksi permintaan serta efisiensi bagi perusahaan. Modul-modulnya antara lain merupakan :General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management, Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer Service, Production Planning and Control, Project System, Environment Management

HRM (Human Resource Management) :

Sumber daya insan adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan serta pemrosesan gaji.pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yg terkait asal daya insan misalnya pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar tempat kerja, insentif/kompensasi, perekrutan sampai perencanaan kebutuhan energi kerja bisa dikelola sang modul ini. Modulnya antara lain: Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training and Event Management, Organizational Management, Travel Management.

Manufacturing Resource Planning (MRP II) adalah : evolusi dari Material Requirements Planning (MRP I), yg melingkupi faktor tambahan seperti perencanaan jangka panjang, master schedulling, rough cut capacity planning dan shoop floor control. MRP I telah memasukan unsur supervisi dan pelaporan. Setelah MRP I perusahaan menyadari bahwa poly hal yang harus dipadukan antara lain keuangan, peramalan, sales order, analisis penjualan, distribusi, quality control serta sistem pelaporan dan pengawasan lebih lanjut. Hal ini kemudian dikenal dengan konsep ERP (Enterprise Resources Planning).

Gambar Ruang lingkup ERP 

Setelah mengetahui ruang lingkup menurut ERP tadi. Maka mampu kita menarik kesimpulan bahwa tujuan berdasarkan penerapan ERP pada suatu Perusahaan antara lain adalah; buat mendukung fungsi usaha, menaikkan produktivitas perusahaan, dapat menaikkan kinerja, serta dapat bersaing dengan kompetitor lainnya.

Manajemen Hubungan Pelangggan (Customer Relationship Management/CRM)

Customer relationship management (CRM) adalah sebuah sebuah sistem yg bisa membantu mereka yang menjalankan bisnis yang serius pada pelanggan. CRM memakai teknologi keterangan buat menciptakan lintas fungsi pada perusahaan yang mengintegrasikan serta mengotomasisasi dalam proses layanan dalam pelanggan dalam penjualan, pemasaran, dan layanan pelanggan yg berinteraksi dengan pelanggan perusahaan. Sistem CRM pula membangun kerangka kerja TI software serta database yg dijalankan melalui web, yang mengintegrasikan proses-proses ini denga operasi bisnis perusahaan lainnya, serta mendukung kerjasama antara perusahaan menggunakan pelanggan serta mitranya (O’Brien, 2005).

Sistem CRM meliputi sekelompok modul software yg memberi berbagai alat yang membantu perusahaan serta para karyawannya menaruh layanan cepat, bisa diandalkan, serta kosisten ke para pelanggannya. Siebel System, Oracle PeopleSoft, SAP AG, Epiphany adalah beberapa penjual utama aplikasi CRM (O’Brien, 2005).

Software CRM bisa membantu para praktisi penjualan, pemasaran dan layak buat menangkap dan menelusuri data yg relevan tentang setiap kontak yang sudah lewat atau direncanakan dengan para pelanggan atau calon pelanggan. Informasi ditangkap menurut seluruh titik persinggungan, seperti telepon, faks, email, situs web perusahaan toko ritel, kios, serta hubungan personal. Sistem CRM menyimpan data tersebut dalam database umum buat pelanggan yg mengintegrasikan semua informasi rekening pelanggan dan membuatnya tersedia pada semua perusahaan melalui internet, internet atau hubungan jaringan lainnya buat pelaksanaan penjualan, pemasaran, layanan, dan pelaksanaan CRM lainnya (O’Brien, 2005).

Sistem CRM memberikan para staf penjualan alat perangkat lunak dan asal data perusahaan yg mereka butuhkan buat mendukung serta mengelola aktifitas penjualan mereka, serta mengoptimalkan penjualan silang serta peningkatan tawaran penjualan buat penjualan. Contohnya meliputi prospek penjualan serta warta produk, konfigurasi produk, dan kemampuan pembuatan daftar penjualan. CRM juga memberi mereka data akses real-time ke satu tampilan umum atas pelanggan, sampai memungkinkan mereka mengusut seluruh aspek dari status rekening pelanggan dan sejarahnya, sebelum menjadwalkan panggilan telepon buat penjualan mereka. Contohnya, sistem CRM akan memperingatkan staf penjualan sebuah bank buat menelpon nasabah yg melakukan penyimpanan besar , agar bisa menjual layanan kredit primer atau investasi. Atau, sistem tersebut akan memperingatkan seorang energi penjualan atas layanan yang belum terpenuhi, kasus pengiriman atau pembayaran, yang bisa diatasi melalui interaksi personal menggunakan pelanggan (O’Brien, 2005).

Sistem CRM membantu para praktisi pemasaran menuntaskan kampanye pemasaran pribadi menggunakan mengotomatisasi tugas-tugas misalnya pengkualifikasian pemasaran dalam sasaran, serta penjadwalan dan penelusuran pengiriman surat pemasaran eksklusif. Kemudian perangkat lunak CRM akan membantu para praktisi pemasaran buat menangkap dan mengelola respon pelanggan dan calon pelanggan di database CRM, serta menganalisa nilai pelanggan dan nilai bisnis dari kampanye pemasaran pribadi perusahaan. CRM pula membantu pada pemenuhan respon calon pelanggan dan pelanggan menggunakan sangat cepat menjadwalkan kontak penjualan serta memberikan keterangan yg sempurna atas produk serta jasa bagi merek, sementara sembari menangkap keterangan yang relevan buat database CRM.

Sistem CRM memberi para staff penjualan indera aplikasi dan akses real-time ke database generik pelanggan yg dapat dibagi bersama dengan para praktisi penjualan dan pemasaran. CRM membantu para manajer pelayanan pelanggan menciptakan, menetapkan, dan mengelola banyak sekali permintaan atas pelayanan berdasarkan pelanggan. Software call center mengirimkan semua panggilan kepada para staf pendukung buat para pelanggan berdasarkan pada keahlian dan otoritas mereka buat menangani permintaan layanan eksklusif. Software helpdesk ini membantu para pelanggan yang memiliki masalah menggunakan suatu produk atau jasa, dengan memberi data layanan dan saran yg relevan buat mengatasi masalah tersebut. Layanan madiri brbasis web memungkinkan para pelanggan mengakses dengan mudah warta pendukug eksklusif di situs web perusahaan, dengan permanen memberi mereka pilihan buat mendapat bantuan lebih jauh secara online atau melalui telpon menurut personal layanan pelanggan.

Sistem CRM bisa sebagai tumpuan pada meningkatkan serta mengoptimalkan retensi serta loyalitas pelanggan, sistem ini membantu perusahaan mengidentifikasi, memberi penghargaan, dan masukan kepada para pelanggan perusahaan yang paling menguntungkan dan loyal. Software analitis CRM meliputi alat penambahan data serta aplikasi analitis lainnya, ad interim database CRM dapat berisi loka data pelanggan, serta data mart CRM. Alat-indera ini digunakan buat mengidentifikasi para pelanggan yg mnenguntungkan dan loyal dan mengarahkan dan mngevaluasi acara pemasaran ke target, dan pemasaran relasi ke para pelangan tersebut.

Namun demikian implementasi bisa menyebabkan jebakan bagi poly perusahaan, mengapa demikian? Penelitian menandakan bahwa alasan utamanya sangatlah umum : kurangnya pemahaman dan persiapan. Dalam kata lain, para manajer perusahaan tak jarang pribadi bergantung menggunakan sistem teknologi berita terkini (seperti CRM) untuk mengatasi masalah bisnis tanpa pengembangan terlebih dahulu perubahan proses bisnis serta acara manajemen perubahan yang diperlukan. (O’Brien, 2005).

Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain Management/SCM)

Manajemen Rantai Pasokan merupakan sistem antar perusahaan lintas fungsi yang memakai teknologi keterangan buat membantu mendukung dan mengelola berbagai interaksi antara beberapa proses usaha primer perusahaan dan menggunakan pemasok, pelanggan, serta para mitra usaha. Tujuan berdasarkan SCM merupakan buat membangun jaringan yang cepat, efisien, serta berbiaya rendah, atau disebut rantai pasokan, buat membuat produk perusahaan berkecimpung menurut konsep menuju pasar (O’Brien, 2005).

Membuat infrastruktur SCM real-time merupakan isu yg menakutkan serta monoton tampak dan acapkali kali merupakan sumber kegagalan, buat beberapa alasan. Alasan primer merupakan perencanaan, pemilihan, dan implementasi solusi SCM sebagai makin rumit ketika gerak perubahan teknologi makin cepat serta jumlah kawan perusahaan semakin tinggi. Mengembangkan sistem SCM yang efektif terbukti merupakan aplikasi teknologi informasi yang rumit dan sulit bagi operasi bisnis. Jadi, mencapai tujuan pembentukan nilai usaha dan nilai pelanggan dalam manajemen rantai pasokan, telah sebagai tantangan besar bagi kebanyakan perusahaan (O’Brien, 2005).

Teknologi Informasi serta Supply Chain Management

Supply Chain Management adalah manajemen dalam interaksi organisasi dimana setiap organisasi mempunyai jalur hubungan menggunakan lainnya secara upstream maupun downstream menggunakan proses yang tidak sama buat menghasilkan nilai dalam bentuk barang atau jasa buat konsumen.

Menurut Simchi-Levi (2003) Tujuan dari teknologi kabar pada SCM merupakan :

• Menyediakan keterangan yg bermanfaat serta nyata
• Memungkinkan buat hubungan data tunggal
• Memberikan keputusan berdasarkan total keterangan supply chain
• Memungkinkan kerjasama menggunakan supply chain partner

Manfaat menurut ERP

Tiga manfaat yang didapatkan yaitu;

• Integrasi data yg menyebabkan akses data ke unit usaha lain, fungsi-fungsi lain, proses-proses dan organisasi meningkat
• Menyediakan cara lain buat melakukan usaha yaitu lewat rekayasa proses usaha menuju ke orientasi proses dan pengurangan porto proses bisnis
• Menyediakan kemampuan dunia dengan menyediakan globalisasi lewat proses bisnis yang generik dan kelas global.

Penerapan ERP pada PT.bentoel Prima (Bentoel: Dengan Be-one Integrasikan Sistem berdasarkan Ujung ke Ujung).

Gencarnya kampanye mengenai himbauan untuk mengurangi konsumsi rokok terkait dengan kesehatan dan semakin dibatasinya aktivitas berpromosi, membuat prediksi usaha rokok di tanah air akan menuju keterpurukan. Tetapi hal ini tidak membuat produsen rokok berhenti berinovasi buat menaikkan bisnisnya. Dengan bantuan Teknologi Informasi, PT Bentoel Prima merupakan keliru satu perusahaan rokok yang dapat terus maju serta bersaing didalam usaha rokok sampai waktu ini.

Sejak tahun 2003, PT.bentoel Prima mempunyai direktorat IT yg berperan menjadi pendukung bisnis yg integrated agent dalam hal TI serta Business Prosess, direktorat ini dinamakan Information System and Business Process (ISBP) yang menyebarkan Enterprise System yang diberi nama B1 (Be-One). Be-One dikembangkan dengan mengacu dalam standart Telecommunication Industry Association 942, IT Service Management menurut framework IT Infrastructure Library, dan Information Security Management System yang sudah menerima standart ISO / IEC 27001.

Gambar Sistem Be-One

Sistem Be-one ini diimplementasikan dalam tahun 2004 dan berpusat pada pelaksanaan Enterprise Resource Planning (ERP) menurut SAP. Di dalam ERP yg sistem nya diimplementasikan sang Soltius Indonesia ini terdapat beberapa modul primer antara lain Material Manajement, Sales and Distribution, Production Planning, Fund Managemet, Controlling serta Financial accounting. Dengan sistem ini data mampu seragam dan menjadi acuan dari semua kegiatan transaksi.

Sistem Be-one ini merupakan sistem yang terintegrasi dari hulu hingga ke hilir, berdasarkan transaksi sampai pelaporan buat manajemen. Sebagai contohnya, data penjualan yang dilakukan energi penjualan dimasukan ke pada PDA pada lapangan saat melakukan transaksi penjualan. Pada akhir hari, seluruh transaksi di upload secara otomatis ke sistem pada Area Sales serta Marketing Office (ASMO), buat selanjutnya akan terkirim secara otomatis juga ke sistem yg ada di kantor pusat, serta seluruh data tadi yang terkena efek menurut transaksi penjualan pun akan ter-update.

Gambar Modul dari Be-One system

Modul-modul berdasarkan Be-one system tersebut diantaranya merupakan ; 

• Be-one Portal 
• Be-one ASMO & Mobile meliputi (Sales Administration & Management System serta Sales Force automation & Mobile Management. 
• Be-one Deal untuk pembayaran 
• Be-one Synergy (HRMS) buat pengelolaan karyawan 
• Be-one Poli buat Healt care 
• Be-one Intellegence (Business Intelegence) buat menganalisa pasar 
• Be-one Business Planning & Simulation untuk Perencanaan Perusahaan 
• Be-one War Map & War Room. Buat menganalisa pasar 

Gambar Terintegrasi dengan system ERP menjadi satu kesatuan sistem.

Dampak bisnis menurut penerapan ERP pada PT.bentoel Prima tersebut terasa dengan meningkatnya produktivitas usaha misalnya meningkatnya kecepatan proses data dan kecepatan proses bisnis itu sendiri. Semisal, data menjualan berdasarkan kira-kira 1000 energi penjualan di semua Indonesia dapat dikumpulkan dan dilaporkan dalam hari yang sama, dengan begitu manajemen Bentoel dapat segera mengetahui situasi pasar dan hasi berdasarkan aksi-aksi yang dilakukan, serta buat selanjutnya mampu melakukan langkah penyesuaian yg diperlukan. Selain itu nir terdapat lagi inkonsistensi atau dispute pada antara unit-unit pada perusahaan. Dengan demikian pengambilan keputusan bisa menjadi tajam dan cepat.

Contoh lain merupakan dengan adanya modul business intellegence, orang pemasaran mampu mengetahui produk, profil serta value misalnya apa produk yang laris pada suatu pasar. Hal ini telah dibuktikan dengan kesuksesannya Bentoel memasarkan salah satu produk barunya dengan sanggup menjual dua kali lipat dari produk yg pada luncurkan sebelumnya. Waktu menurut produksi produk tadi pun dapat dipangkas menjadi lebih singkat karena positioning juga segmentasinya dapat diketahui menggunakan pas berdasarkan kabar yang dikumpulkan menurut business Intellegence tadi. Dengan penerapan ERP pada PT.bentoel Prima tadi. Revenue Bentoel mengalami kenaikan yg signifikan. Terhitung revenue di tahun 2005 hanya Rp.2 triliun, lalu sesudah menerapkan ERP bisa meningkat sampai Rp.6,9 triliun dalam tahun 2008.dari sisi Volume produksi pula mengalami peningkatan, yg sebelumnya hanya 6,6 miliar batang di tahun 2005 sebagai 17,5 miliar batang di tahun 2008. Market share nya pun semakin tinggi 2 kali lipat.

Gambar  Tingkat Revenue dan Product Volume

Keuntungan dari penerpan ERP di PT.bentoel Prima diantaranya :

• Instant Feedback, Business Intellegence, dan Operational Excellence terciptanya data penjualan yg bisa diterima dalam hari yg sama mulai menurut Sales Supervisor hingga direksi bisa diketahui.
• Efektifitas Sales Performance dapat diketahui.
• Bisa mengetahui dengan cepat masalah / kesulitan peneterasi pada suatu daerah, maka bisa menggunakan segera diambil tindakan.
• Bisa mengetahui kompetitor.
• Sisi operational Excellence Effectiveness bisa terpangkas lantaran menggunakan aplikasi lewat PDA
• Produktifitas meningkat hingga 15persen
• Penjualan pun meningkat
• Stok level bisa terkontrol mulai dari pabrik hingga menggunakan penjual
• Financial Intern pula dapat terkontrol
• Dapat mengetahui produk, profil serta value misalnya apa yang laku pada pasar.
• Waktu produksi jauh lebih singkat

Rencana yang akan tiba setelah penerapan ERP, Pt.bentoel Prima akan menaikkan lagi sistem administrasi manajemen penjualan serta mobile management, yg tadinya 1200 PDA di semua Indonesia maka jumlah nya akan ditambah menjadi 1600.