MANFAAT TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENDUKUNG KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Oleh Anonymous pada tanggal
Manfaat Teknologi Informasi Dalam Mendukung Komunikasi Dalam Organisasi
Pengertian Komunikasi
Istilah manajemen komunikasi merupakan nisbi baru. Komunikasi itu sendiri bukan adalah bagian penting dari perbendaharaan ka_ ta manajemen sampai akhir tahun 1940-an serta permulaan 1950-an. Namun, sejalan dengan organisasi sebagai semakin."sadar manusia" dalam pendekatan interaksi manusiawi (lihat bab tiga) serta sejalan de­ngan para ahli konduite mulai menerapkan penelitian-penelitian me­reka pada organisasi, komunikasi menjadi bagian penting yang diper­hatikan manajemen. Bagaimanapun jua, komunikasi tetap merupa­kan alat-alat (tool) manajemen yg dibuat buat mencapai tu­juan serta nir dievaluasi atas dasar output akhir pada komunikasi itu sen­diri.

Komunikasi merupakan proses pemindahan pengertian pada ben­tuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tadi melibatkan lebih dari sekedar istilah-istilah yang pada­gunakan pada dialog, namun juga aktualisasi diri paras, intonasi, ti­tik putus vokal serta sebagainya. Dan perpindahan yg efektif me­merlukan nir hanya transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengi­rimkan informasi serta menerimanya sangat tergantung dalam ketrampilan­ketrampilan tertentu (membaca, menulis, mendengar, berbicara dan lain-lain) buat menciptakan sukses pertukaran fakta.

Komunikasi, menjadi suatu proses dengan mana orang-orang ber­maksud menaruh pengertian-pengertian melalui pengiringan be­rita secara simbolis, bisa menghubungkan para anggota berbag~ sa­tuan organisasi yang tidak sama dan bidang yang tidak sama pula, sebagai akibatnya seringkali dianggap rantai pertukaran fakta. Konsep ini mempunyai unsur-unsur : 
1. Suatu aktivitas buat menciptakan seseorang mengerti, 
2. Suatu sarana pengaliran berita serta 
3. Suatu sistem bagi ter­jalinnya komunikasi pada antara individu-individu. 

Pandangan tradisional tentang komunikasi sudah banyak diubah oleh perkembangan teknologi, yaitu bahwa komunikasi nir hanya terjadi antara dua atau lebih individu, tetapi meliputi juga komunikasi antara orang­-orang serta mesin-mesin, dan bahkan antara mesin dengan mesin lain­.

Stoner, Freeman, dan Gilbert (1995) mendefinisikan komunikasi sebagai the process by which people attempt to share meaning via the transmission of symbolic messages. Komunikasi adalah proses di mana seseorang berusaha untuk memberikan pengertian atau pesan pada orang lain melalui pesan simbolis. Komunikasi sanggup dilakukan secara eksklusif maupun nir langsung, menggunakan memakai banyak sekali media komunikasi yang tersedia. Komunikasi langsung berarti komunikasi disampaikan tanpa penggunaan mediator atau mediator, sedangkan komunikasi tidak pribadi berarti sebaliknya. 

Berdasarkan pengertian di atas, maka komunikasi mempunyai beberapa elemen krusial, yaitu:
  • Komunikasi melibatkan orang-orang, sehingga komunikasi yg efektif terkait dengan bagaimana orang-orang bisa berinteraksi satu sama lain secara lebih efektif. 
  • Komunikasi berarti terjadinya menyebarkan informasi atau anugerah fakta mau­pun pengertian (sharing meaning), sehingga supaya anugerah informasi juga pengertian ini dapat terjadi, maka pihak-pihak yg berkomunikasi perlu me­nyadari serta mengerti berbagai kata atau pengertian yg mereka pakai pada melakukan komunikasi. Apabila nir, maka kemungkinan terjadinya galat persepsi dalam komunikasi sangat tinggi. 
  • Komunikasi melibatkan simbol-simbol, yg berarti komunikasi bisa berupa bahasa tubuh, suara, huruf, angka, dan lain-lain sebagai bentuk simbolis dari komunikasi yang dilakukan. 
Proses Terjadinya Komunikasi
Bagaimana sesungguhnya komunikasi terjadi? Gambar berikut ini menyebutkan tentang proses komunikasi.

Suatu sistem komunikasi organisasi mencerminkan berbagai macam individu menggunakan latar belakang, pendidikan, agama, ke­budayaan, keadaan jiwa, dan kebutuhan yang bhineka. Tetapi apabila individu-individu dalam organisasi berkomunikasi, apa yang pada­perbuat ? Berikut ini akan dibahas contoh komunikasi dasar agar da­pat dipahami mengapa komunikasi sering gagal dan kegiatan-aktivitas yang perlu diambil manajer untuk menaikkan efektifitas komu­nikasi.

Model Komunikasi Antar Pribadi
Model proses komunikasi yg paling sederhana merupakan sebagai berikut :

Pengirim →→ Berita →→ Penerima

Model ini memperlihatkan tiga (3) unsur esensi komunikasi. Bila keliru satu unsur hilang, komunikasi nir bisa berlangsung. Sebagai con­toh, seorang bisa mengirimkan keterangan, tetapi bila nir ada yang menerima atau mendengar, komunikasi tidak terjadi.

Meskipun modelnya sederhana, proses komunikasi merupakan kom­pleks. Sebagai satu gambaran kompleksnya proses komunikasi adalah "telephone", di mana pengirim mengungkapkan suatu keterangan, namun penerima mungkin mendengar atau menerima fakta bukan yg pada­maksudkan pengirim.

Model proses komunikasi yg lebih terang, menggunakan unsur­unsur penting yang terlibat pada komunikasi antara serta pada antara para anggota organisasi, bisa digambarkan pada Gambar dibawah ini.

Sumber (source). Sumber atau pengirim berita memainkan langkah pertama dalam proses komunikasi. Sumber mengendalikan macam keterangan yang dikirim, susunan yang digunakan, serta sering saluran me­lalui mana informasi dikirimkan. Dalam organisasi, asal adalah pihak yang memiliki kebutuhan serta hasrat buat mengkomu­nikasikan sesuatu gagasan, pemikiran, fakta, serta sebagainya, ke­pada pihak lain.

Pengubahan warta ke dalam sandi/kode (encoding). Langkah ke 2 ini encoding the message megubah fakta ke pada berbagai bentuk simbol-simbol mulut atau nonverbal yg mampu memindah­kan pengertian, seperti kata-istilah pencakapan atau tulisan, nomor , ge­rakan, ataupun aktivitas.

Dari beberapa simbol yg tersedia, pengirim keterangan menye­leksi salah satu yang akan bisa memenuhi kebutuhan khusus. Pe­ngirim fakta seharusnya nir hanya memikirkan apa yg akan pada­katakan namun pula bagaimana hal itu akan tersaji supaya pengaruh yg diinginkan menurut penerima terpenuhi. Jadi, informasi wajib disesuai­kan dengan taraf pemahaman, kepentingan dan kebutuhan pene­rima buat mencapai konsekuensi-konsekuensi yang diinginkan. Simbol-simbol harus diseleksi atas dasar pemahaman yg akan di­peroleh menurut pendengar atau pembaca. Kesamaan pengertian ini pen­ting, lantaran ketidaksamaan pengertian akan menyebabkan salah ko­munikasi.

Pengiriman kabar (transmitting the message). Langkah ketiga men­cerminkan pilihan komunikator terhadap media atau "saluran distri­busi". Komunikasi verbal mungkin disampaikan melalui banyak sekali sa­luran - telephone, mesin pendikte, orang atau videotape. Hal ini mungkin dilakukan secara langsung atau dalam rendezvous gerombolan dengan banyak orang. Dalam kenyataannya, keliru satu keputusan krusial yang wajib dibuat pengirim merupakan pada penentuan saluran yang sempurna atau sesuai bagi pengiriman keterangan eksklusif.

Manfaat komunikasi mulut, orang per orang, adalah kesempatan buat berinteraksi antara sumber serta penerima, memungkinkan ko­munikasi nonverbal (gerakan tubuh, intonasi suara, dan lain-lain), di sampaikannya fakta secara cepat, dan memungkinkan umpan ba­lik diperoleh segera.

Sedangkan komunikasi tertulis dapat disampaikan melalui salur­an-saluran seperti memo, surat, laporan, catatan, bulletin dewan di­rektur, manual perusahaan, serta surat liputan. Komunikasi tulisan mempunyai manfaat dalam hal penvediaan laporan atau dokumen untuk kepentingan di waktu mendatang.

Agar komunikasi lebih efisien dan efektif manajer perlu mem­pertimbangkan penentuan media atau saluran yang ada. Sebagai con­toh, ucapan "selamat pagi" nir perlu ditulis dalam bentuk memo, sebaliknya hadiah pesanan sebaiknya ditulis dengan bentuk me­mo.

Penerimaan keterangan. Langkah keempat adalah penerimaan kabar sang pihak penerima. Pada dasanya, orang-orang mendapat informasi melalui ke lima pancaindera mereka penglihatan, indera pendengaran, lidah, perabaan dan penciuman. Pengiriman warta belum lengkap atau ti­dak terjadi bila suatu pihak-belum menerima warta. Banyak Komuni­kasi penting gagal lantaran seorang tidak pernah menerima berita.

Pengartian atau penterjemahan kembali liputan (decoding). Langkah kelima proses komunikasi merupakan decoding. Hal ini menyangkut pe­ngartian simbol-simbol oleh penerima. Proses ini ditentukan oleh la­tar belakang, kebudayaan, pendidikan, lingkungan, praduga, serta gangguan pada sekitarnya. Selalu terdapat kemungkinan bahwa kabar berdasarkan sumber, saat diartikan oleh penerima, akan menghasilkan pengerti­an yg jauh tidak selaras dengan yg dimaksud oleh pengirim. Jadi, pe­nerima mempunyai tanggung jawab akbar buat efektifitas komuni­kasi, dalam hal komunikasi dua arah. Manajer dan bawahan bisa berperan baik sebagai asal maupun penerima pada suatu interak­si. Berbagai macam interaksi bisa dilakukan dengan ruang lingkup, taraf kepentingan dan periode saat yg bhineka.

Umpan balik (feedback). Setelah keterangan diterima serta diterjemahkan, penerima mungkin mengungkapkan liputan balasan yang ditujukan ke­pada pengirim mula-mula atau orang lain. Jadi, komunikasi merupakan proses yang berkesinambungan serta tak pernah berakhir. Seseorang berkomunikasi, penerima menanggapinya melalui komunikasi selan­jutnya menggunakan pengirim atau orang lain, dan seterusnya. Tanggapan ini diklaim umpan kembali.

Manajemen bisa mendistribusikan suatu bulletin yang berisi kebijaksanaan baru kepada grup-penyelia, tetapi sampai terdapat tanggapan pada bentuk pertanyaan, persetujuan, komentar atau konduite atau hingga sudah adanya pengujian buat melihat apakahkebijaksanaan dijalankan atau nir, manajemen nir akan memahami se­berapa efektif penyataan tersebut.

Komunikasi Organisasi
Semua faktor yg dibahas pada model proses komunikasi di atas, bisa pula diterapkan dalam komunikasi pada organisasi. Kom­munikasi efektif di mana saja, menyangkut penyampaian berita dari seorang kepada orang lain secara akurat. Hanya bedanya efektifi­tas komunikasi dalam organisasi pdipengaruhi oleh beberapa faktor spesifik. Raymond V. Lesikar telah menguraikan 4 (empat) faktor yang mempengaruhi efektifitas komunikasi organisasi, yaitu saluran komunikasi formal, struktur organisasi, spesialisasi iabatan serta apa yg disebut Lesikar menjadi "pemilikan berita". 

Saluran komunikasi formal mensugesti efektifitas komuni­kasi pada dua cara. Pertama, keterangan saluran formal semakin mele­bar sesuai perkembangan serta pertumbuhan organisasi. Sebagai con­toh, komunikasi efektif umumnya semakin sulit dicapai pada organi­sasi yg akbar menggunakan cabang-cabang yg menyebar. Kedua, saluran komunikasi formal dapat menghambat genre liputan antar taraf­tingkat organisasi. Sebagai contoh, karyawan lini perakitan hampir selalu akan mengkomunikasikan perkara-masalah dalam penyelia (mandor) mereka serta bukan dalam manajer pabrik. Keterbatasan ini mempunyai kebaikan (misalnya menghindarkan manajer atas berdasarkan ke­banjiran informasi), namun juga memiliki kelemahan (seperti meng­hindarkan manajer atas berdasarkan warta yg seharusnya mereka per­oleh).

Struktur kewenangan organisasi mempunyai imbas yang sama terhadap efektifitas organisasi. Perbedaan kekuasaan dan kedudukan (status) dalam organisasi akan memilih pihak-pihak yang berko­munikasi dengan seseorang serta isi serta ketepatan komunikasi. Seba­gai model, dialog antara direktur perusahaan dengan karyawan akan dibatasi formalitas serta kesopanan, sehingga nir terdapat pihak yg berkehendak untuk menyampaikan sesuatu yg krusial.

Spesialisasi jabatan umumnya akan mempermudah komunikasi dalam grup-grup yg tidak sinkron. Para anggota suatu kelom­pok kerja yang sama akan cenderung berkomunikasi dengan kata, tujuan, tugas, ketika, serta gaya yang sama. Komunikasi antara kelom­pok-grup yg sangat tidak sinkron akan cenderung di hambat.

Pemilikan fakta berarti bahwa individu-individu mempu­nyai kabar khusus serta pengetahuan tentang pekerjaan-pekerjaan mereka. Sebagai contoh, manajer produk akan mempunyai penga­matan yang lebih tajam dalam perumusan taktik-taktik pemasar­an, ketua departemen mungkin memiliki cara tertentu yg efek­tif buat menangani konflik pada antara para bawahannya. Individu­individu yang mempunyai keterangan-warta spesifik ini bisa ber­fungsi lebih efektif daripada lainnya, dan banyak pada antara mereka yang tidak bersedia membagikan berita tersebut kepada yg lain.

Jaringan komunikasi pada organisasi. Organisasi bisa merancang jaringan atau struktur komunikasi dalam aneka macam cara. Jaringan ko­munikasi mungkin dirancang kaku, misalnya bahwa karyawan dihentikan berkomunikasi dengan siapapun kecuali atasannya eksklusif. Jaringan semacam ini umumnya dimaksudkan buat menghindarkan manajer atas berdasarkan keterangan berlebihan yg nir perlu serta menjaga kekuasa­an serta statusnya. Sebaliknya, jaringan mungkin dibuat lebih be­bas, pada mana individu-individu dapat berkomunikasi dengan setiap orang dalam setiap tingkat. Jaringan seperti ini dipakai jika aliran komunikasi yg lebih bebas sangat dibutuhkan, misalnya dalam depar­temen riset.

Ada 4 (empat) macam jaringan komunikasi, misalnya terlihat da­lam gambar diatas. Dalam jaringan "lingkaran" ; sebagai contoh, B ha­nya bisa berkomunikasi dengan A serta C. Untuk berkomunikasi de­ngan E, B wajib melalui A atau melalui C dan D. Pola "rantai" me­nunjukkan dua bawahan (A serta E) yang melapor pada atasan me­reka (B dan D), yg selanjutnya sang B serta D dilaporkan ke C. Pa­da jaringan "bintang"; C bisa berkomunikasi eksklusif dengan A, B, D serta E, walaupun mereka ini tidak bisa berkomunikasi langsung satu sama lain. Sebagai model, empat tenaga penjual (A, B, D, E) melapor ke manajer cabang (C). Sedangkan jaringan "huruf Y" ; sanggup masih ada dalam bagian sekretariat di mana surat-surat diteri­ma oleh E, disortir sang D serta distribusikan oleh C.

Jaringan "huruf Y" dan "bintang" merupakan komunikasi yang ter­pusat, menggunakan C dalam posisi sentra. Komunikasi yang disentralisasi ini lebih efektif buat merampungkan kasus-masalah rutin dan nir kompleks, lantaran lebih cepat serta lebih akurat. Tetapi jika kasus­nya kompleks, jaringan "bundar" dan "rantai" yang didesentrali­sasi, akan lebih cepat serta akurat penyelesaiannya. Kepuasan anggota gerombolan jua cenderung lebih tinggi pada jaringan jaringan yg didesentralisasi.

SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Pemahaman yang lebih baik mengenai komunikasi organisasi da­pat diperoleh dengan mengusut arah-arah dasar gerakannya yang tampak dengan terbentuknya saluran-saluran komunikasi. Saluran­saluran komunikasi formal dipengaruhi oleh struktur organisasi atau ditunjukkan oleh banyak sekali sarana formal lainnya, tipe saluran-saluran dasar komunikasi terdapat­lah vertikal, lateral serta diagonal.

Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi ke atas serta ke ba­wah sesuai rantai perintah. Komunikasi ke bawah (downward com­munication) dimulai menurut manajemen puncak lalu mengalir ke bawah melalui tingkatan-tingkatan manajemen hingga ke karyawan lini serta personalia paling bawah. Maksud primer komunikasi ke ba­wah merupakan buat memberi pengarahan, fakta, instruksi, nase­hat/saran dan evaluasi pada bawahan serta menaruh informa­si kepada para anggota organisasi mengenai tujuan serta kebijaksanaan organisasi.

Berita-berita ke bawah bisa berbentuk goresan pena maupun mulut, dan umumnya disampaikan melalui memo, laporan atau dokumen lain­nya, bulletin, pertemuan atau rapat, dan dialog serta melalui in­teraksi orang per orang atau grup-kelompok kecil. Manajemen seharusnya nir hanya memusatkan perhatiannya pada usaha komu­nikasi ke bawah, tetapi juga komunikasi ke atas.

Fungsi utama komunikasi ke atas (upward communication) terdapat­lah buat mensuplai informasi kepada strata manajemen atas ten­tang apa yang terjadi pada tingkatan bawah. Tipe komunikasi ini mencakup laporan-laporan periodik, penjelasan, gagasan, dan permin­taan buat diberikan keputusan. Hal ini dapat dilihat menjadi da­ta atau berita umpan balik bagi manajemen atas.

Bentuk-bentuk komunikasi misalnya kebijaksanaan "pintu terbu­ka", sistem komunikasi informal, kuesioner perilaku, dewan manajemen­karyawan, atau sistem inspektur jenderal didesain buat memudah­kan komunikasi ke atas ke manajemen puncak .

Komunikasi Lateral atau Horizontal
Komunikasi lateral atau horizontal meliputi hal-hal berikut adalah :
1. Komunikasi pada antara para anggota dalam grup kerja yang sama.
2. Komunikasi yang terjadi antara dan pada antara departemen-de­partemen dalam tingkatan organisasi yang sama.

Bentuk komunikasi ini dalam dasarnya bersifat koordinatif, dan adalah output dari konsep spesialisasi organisasi. Sehingga komu­nikasi ini dibuat guna mempermudah koordinasi serta penanganan kasus. Komunikasi lateral, selain membantu koordinasi aktivitas­kegiatan lateral, pula menghindarkan prosedur pemecahan perkara yang lambat.

Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yg memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini acapkali terjadi sebagai hasil hubungan-interaksi departemen lini dan staf. Seperti telah dibahas dalam bab 10 bahwa hubungan-interaksi yg terdapat antara personalia lini dan staf dapat bhineka, yang akan membentuk beberapa komunikasi diagonal yg bhineka jua.

PERANAN KOMUNIKASI INFORMAL
Pembahasan genre-genre komunikasi di atas merupakan berkenaan menggunakan yg dianggap komunikasi "formal", sebagai saluran penyam­paian informasi yang dibuat manajer organisasi buat memudahkan hubungan pekerjaan. Komunikasi informal, bagaimanapun juga, ada­lah jua bagian penting genre komunikasi organisasi. Bentuk komuni­kasi ini timbul menggunakan banyak sekali maksud, yg mencakup antara lain :
1. Pemuasan kebutuhan-kebutuhan manusiawi, seperti kebutuhan buat herbi orang lain.
2. Perlawanan terhadap pengaruh-efek yang terus-menerus atau membosankan.
3. Pemenuhan keinginan buat menghipnotis perilaku orang lain. 
4. Pelayanan menjadi sumber berita hubungan pekerjaan yg tidak disediakan saluran-saluran komunikasi formal.

Tipe komunikasi informal yang paling terkenal merupakan 'grapevme " (mendengar sesuatu bukan berdasarkan asal resmi, namun dari desas­desus, liputan angin atau "slentingan"). Sistem komunikasi "grapevme" cenderung dipercaya menghambat atau merugikan, lantaran nir sporadis terjadi penyebaran informasinya nir sempurna, tidak lengkap dan me­nyimpang. Selain itu, desas-desus cenderung bersifat membakar, nir sinkron dengan fenomena, lebih bersifat emosional daripada logika, dan kadang-kadang dirahasiakan menurut anggota yg memiliki we­wenang manajerial lebih tinggi. 

Di lain pihak, komunikasi "grapevme" memiliki peranan fungsional menjadi alat komunikasi tambahan bagi organisasi. Banyak penelitian yang mengambarkan bahwa komunikasi "grapevme" lebih cepat, lebih seksama dan lebih efektif dalam menyalurkan liputan. Manajer bisa mempergunakan komunikasi ini menggunakan warta yg sengaja "dibocorkan".

Manajer wajib menyadari bahwa komunikasi informal dan ter­utama "grapevme" tidak dapat dihilangkan. Bahkan, sebaiknya ma­najer perlu memahami dan memakai "grapevme" sebagai peleng­kap komunikasi formal. Peran galat komunikasi ini dapat diminimal­kan menggunakan merancang saluran komunikasi formal yg baik, dan me­nyebarkan keterangan dengan cepat dan sempurna.

EFEKTIVITAS KOMUNIIKASI
Berbagai pennyebab timbulnya kasus-perkara komunikasi dan betapa sulitnya mencapai komunikasi efektif telah dibahas di atas. Sekarang akan dibicarakan banyak sekali cara dengan mana para manajer bisa menaikkan efektivitas komunikasi. Teknik-teknik ini dalam dasarnya merupakan cara-cara buat mengatasi kesulitan-kesulitan yang tersaji sebelumnya.

Kesadaran Akan Kebutuhan Komunikasi Efektif
Karena berbagai kendala organisasional dan antar pribadi, komunikasi efektif nir bisa dilaiarkan terjadi begitu saja. Mana­jer' wajib memainkan peranan penting dalam proses komunikasi, pada mana hanya menggunakan cara itu kemudian dapat diambil langkah-langkah buat menaikkan efektivitas komunikasi.

Pentingnya komunikasi mengakibatkan poly perusahaan besar menggunakan para "ahli komunikasi". Para seorang ahli komunikasi ini membantu pemugaran komunikasi menggunakan bantuannya pada para penyelia memecahkan perkara-perkara komunikasi internal; penen­tuan taktik komunikasi perusahaan sehubungan dengan "layoffs", penutupan pabrik atau relokasi, serta terminasi; dan pengukuran kua­litas kegiatan-aktivitas komunikasi, melalui interview (wawancara) atau berita umum.

Penggunaan Umpan - Balik
Peralatan krusial pengembangan komunikasi lainnya adalah penggunaan umpan pulang keterangan-fakta yang dikirim. Komunikasi dua arah ini memungkinkan proses komunikasi berjalarn lebih efektif. Para manajer bisa melakukan paling sedikit 2. Hal buat mendo­rong umpan balik serta menggunakannya secara efektif. Manajer dapat membentuk lingkungan yang mendorong umpan kembali, dan menda­patkan umpan balik melalui aktivitas mereka sendiri.

Cara manajer berkcmunikasi dengan para bawahannya bisa memilih jumlah umpan kembali yg akan mereka terima. Di sam­ping itu, tipe komunikasi yang dipakai serta lingkungan komunika­si krusial dalam penentuan umpan kembali macam apa yang akan dida­patkannya. Dalam hal ini manajer perlu memainkan peranan aktif dalam pengadaan umpan balik tersebut. Sebagai model, sehabis menaruh penugasan suatu pekerjaan manajer dapat bertanya, "Apakah saudara mengerti ?" atau "Apakah saudara memiliki pertanyaan ?" atau "Apakah terdapat yg belum saya jelaskan ?" Tetapi pertanyaan-pertanyaan itu tidak mendorong timbulnya jawaban ja­waban, sebagai akibatnya pendekatan yg lebih langsung dapat dilakukan de­ngan mengatakan :"Pekerjaan ini merupakan krusial; karena itu pahami sahih setiap langkah, laporkan kepada saya apa yang akan saudara lakukan".

Di lain pihak, para manajer perlu secara aktif mencari umpan pulang. Manajemen partisipatif dan komunikasi tatap muka merupa­kan cara-cara yang dapat digunakan buat menaikkan efektifi­tas komunikasi melalui penggunaan umpan kembali.

Menjadi Komunikator yg Lebih Efektif
Teknik-teknik komurikasi yang tidak baik mengganggu poly ma­najer, misalnya ha.lnya mengganggu interaksi mereka dengan para ba­wahannya pada luar pekerjaan. Oleh karenanya, latihan-latihan dalam penulisan serta penyampaian fakta secara mulut perlu dilakukan un­tuk meningkatkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan ba­hasa, pengutaraan yg sempurna dan kepekaan terhadap latar belakang penerima kabar.

Salah satu alat-alat yang dipakai secara efektif oleh para psi­kolog, pembimbing, dan orang-orang yang profesinya memerlukan pemahaman yg mendalam tentang klien mereka, yaitu active listen­ing,bisa dipergunakan untuk berbagi dimensi baru ke­trampilan manajemen para manajer. Prinsip dasar peralatan ini ada­lah penggunaan reflective statements (pernyataan balik ) oleh pende­ngar. Bagaimanapun pula, posisi kunci para manajer dalam proses ko­munikasi, membuat kebutuhan mendesak bagi pengembangan diri untuk menjadi komunikator yg lebih efektif.

Pedoman Komunikasi yang Baik
American Management Associations (AMA) sudah menyusun se­jumlah prinsip-prinsip komunikasi yang diklaim "the Ten Command­ments of Good Communication" (sepuluh pedoman komunikasi yang baik). Pedoman-pedoman ini disusun buat mempertinggi efektifitas komunikasi organisasi, yang secara ringkas merupakan menjadi berikut:
1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomu­nikasikan.
2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan keadaan phisik serta insan holistik kapan saja komunikasi akan dilakukan.
4. Konsultasikan menggunakan pihak-pihak lain, bila perlu, dalam peren­canaan komunikasi.
5. Perhatikan tekanan nada dan aktualisasi diri lainnya sesuai isi dasar kabar selama berkomunikasi.
6. Ambil kesempatan, jika ada, buat menerima segala se­suatu yang membantu atau umpan kembali.
7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yg sudah dilakukan.
8. Perhatikan konsistensi komunikasi.
9. Tindakan atau perbuatan wajib mendorong komunikasi.
10. Jadilah pendengar yang baik, berkomunikasi nir hanya buat dimengerti tetapi buat mengerti.

Prinsip-prinsip komunikasi AMA ini menaruh kepada para manajer panduan buat menaikkan efektifitas komunikasi.
Read more
Post a Comment

MANFAAT TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENDUKUNG KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI

Oleh Anonymous pada tanggal
Manfaat Teknologi Informasi Dalam Mendukung Komunikasi Dalam Organisasi
Pengertian Komunikasi
Istilah manajemen komunikasi merupakan nisbi baru. Komunikasi itu sendiri bukan merupakan bagian krusial dari perbendaharaan ka_ ta manajemen sampai akhir tahun 1940-an serta permulaan 1950-an. Namun, sejalan dengan organisasi menjadi semakin."sadar insan" dalam pendekatan interaksi manusiawi (lihat bab 3) dan sejalan de­ngan para pakar perilaku mulai menerapkan penelitian-penelitian me­reka dalam organisasi, komunikasi sebagai bagian penting yg diper­hatikan manajemen. Bagaimanapun juga, komunikasi permanen merupa­kan peralatan (tool) manajemen yg didesain buat mencapai tu­juan serta nir dinilai atas dasar output akhir pada komunikasi itu sen­diri.

Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam ben­tuk gagasan atau warta berdasarkan seorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tadi melibatkan lebih berdasarkan sekedar istilah-istilah yg di­gunakan dalam percakapan, tetapi jua aktualisasi diri wajah, intonasi, ti­tik putus vokal serta sebagainya. Dan perpindahan yang efektif me­merlukan tidak hanya transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengi­rimkan liputan serta menerimanya sangat tergantung pada ketrampilan­ketrampilan tertentu (membaca, menulis, mendengar, berbicara serta lain-lain) buat membuat sukses pertukaran informasi.

Komunikasi, sebagai suatu proses dengan mana orang-orang ber­maksud memberikan pengertian-pengertian melalui pengiringan be­rita secara simbolis, dapat menghubungkan para anggota berbag~ sa­tuan organisasi yg tidak sama dan bidang yg tidak sama jua, sehingga tak jarang dianggap rantai pertukaran kabar. Konsep ini mempunyai unsur-unsur : 
1. Suatu kegiatan buat membuat seseorang mengerti, 
2. Suatu wahana pengaliran berita serta 
3. Suatu sistem bagi ter­jalinnya komunikasi di antara individu-individu. 

Pandangan tradisional tentang komunikasi sudah poly diubah oleh perkembangan teknologi, yaitu bahwa komunikasi nir hanya terjadi antara 2 atau lebih individu, tetapi mencakup jua komunikasi antara orang­-orang dan mesin-mesin, dan bahkan antara mesin menggunakan mesin lain­.

Stoner, Freeman, dan Gilbert (1995) mendefinisikan komunikasi menjadi the process by which people attempt to share meaning via the transmission of symbolic messages. Komunikasi adalah proses pada mana seseorang berusaha buat menaruh pengertian atau pesan kepada orang lain melalui pesan simbolis. Komunikasi bisa dilakukan secara langsung juga nir pribadi, menggunakan menggunakan berbagai media komunikasi yang tersedia. Komunikasi eksklusif berarti komunikasi disampaikan tanpa penggunaan mediator atau perantara, sedangkan komunikasi tidak pribadi berarti kebalikannya. 

Berdasarkan pengertian pada atas, maka komunikasi memiliki beberapa elemen penting, yaitu:
  • Komunikasi melibatkan orang-orang, sehingga komunikasi yg efektif terkait menggunakan bagaimana orang-orang bisa berinteraksi satu sama lain secara lebih efektif. 
  • Komunikasi berarti terjadinya membuatkan kabar atau pemberian berita mau­pun pengertian (sharing meaning), sehingga agar pemberian berita juga pengertian ini dapat terjadi, maka pihak-pihak yang berkomunikasi perlu me­nyadari dan mengerti berbagai kata atau pengertian yg mereka gunakan pada melakukan komunikasi. Apabila tidak, maka kemungkinan terjadinya galat persepsi dalam komunikasi sangat tinggi. 
  • Komunikasi melibatkan simbol-simbol, yg berarti komunikasi bisa berupa bahasa tubuh, suara, huruf, angka, dan lain-lain sebagai bentuk simbolis berdasarkan komunikasi yg dilakukan. 
Proses Terjadinya Komunikasi
Bagaimana sesungguhnya komunikasi terjadi? Gambar berikut adalah menyebutkan mengenai proses komunikasi.

Suatu sistem komunikasi organisasi mencerminkan banyak sekali macam individu menggunakan latar belakang, pendidikan, kepercayaan , ke­budayaan, keadaan jiwa, dan kebutuhan yg bhineka. Tetapi bila individu-individu dalam organisasi berkomunikasi, apa yg pada­perbuat ? Berikut ini akan dibahas contoh komunikasi dasar supaya da­pat dipahami mengapa komunikasi acapkali gagal serta kegiatan-aktivitas yg perlu diambil manajer buat mempertinggi efektifitas komu­nikasi.

Model Komunikasi Antar Pribadi
Model proses komunikasi yg paling sederhana merupakan sebagai berikut :

Pengirim →→ Berita →→ Penerima

Model ini menerangkan tiga (3) unsur esensi komunikasi. Bila galat satu unsur hilang, komunikasi tidak bisa berlangsung. Sebagai con­toh, seorang bisa mengirimkan warta, namun bila tidak ada yang mendapat atau mendengar, komunikasi nir terjadi.

Meskipun modelnya sederhana, proses komunikasi adalah kom­pleks. Sebagai satu citra kompleksnya proses komunikasi adalah "telephone", di mana pengirim menyampaikan suatu fakta, namun penerima mungkin mendengar atau menerima kabar bukan yg pada­maksudkan pengirim.

Model proses komunikasi yang lebih terperinci, menggunakan unsur­unsur krusial yg terlibat dalam komunikasi antara serta pada antara para anggota organisasi, dapat digambarkan pada Gambar dibawah ini.

Sumber (source). Sumber atau pengirim informasi memainkan langkah pertama dalam proses komunikasi. Sumber mengendalikan macam warta yg dikirim, susunan yang digunakan, dan acapkali saluran me­lalui mana berita dikirimkan. Dalam organisasi, sumber adalah pihak yang memiliki kebutuhan dan impian buat mengkomu­nikasikan sesuatu gagasan, pemikiran, kabar, serta sebagainya, ke­dalam pihak lain.

Pengubahan liputan ke pada sandi/kode (encoding). Langkah kedua ini encoding the message megubah keterangan ke pada berbagai bentuk simbol-simbol ekspresi atau nonverbal yg bisa memindah­kan pengertian, misalnya kata-kata pencakapan atau goresan pena, nomor , ge­rakan, ataupun aktivitas.

Dari beberapa simbol yang tersedia, pengirim fakta menye­leksi galat satu yang akan dapat memenuhi kebutuhan khusus. Pe­ngirim berita seharusnya tidak hanya memikirkan apa yg akan di­katakan tetapi juga bagaimana hal itu akan disajikan supaya efek yang diinginkan menurut penerima terpenuhi. Jadi, keterangan harus disesuai­kan dengan taraf pemahaman, kepentingan serta kebutuhan pene­rima buat mencapai konsekuensi-konsekuensi yg diinginkan. Simbol-simbol harus diseleksi atas dasar pemahaman yg akan di­peroleh menurut pendengar atau pembaca. Kesamaan pengertian ini pen­ting, karena ketidaksamaan pengertian akan menyebabkan salah ko­munikasi.

Pengiriman fakta (transmitting the message). Langkah ketiga men­cerminkan pilihan komunikator terhadap media atau "saluran distri­busi". Komunikasi lisan mungkin disampaikan melalui banyak sekali sa­luran - telephone, mesin pendikte, orang atau videotape. Hal ini mungkin dilakukan secara eksklusif atau pada rendezvous grup dengan poly orang. Dalam kenyataannya, salah satu keputusan krusial yg wajib dibuat pengirim adalah pada penentuan saluran yang sempurna atau sesuai bagi pengiriman warta eksklusif.

Manfaat komunikasi lisan, orang per orang, merupakan kesempatan buat berinteraksi antara asal serta penerima, memungkinkan ko­munikasi nonverbal (gerakan tubuh, intonasi bunyi, serta lain-lain), di sampaikannya liputan secara cepat, serta memungkinkan umpan ba­lik diperoleh segera.

Sedangkan komunikasi tertulis dapat disampaikan melalui salur­an-saluran seperti memo, surat, laporan, catatan, bulletin dewan di­rektur, manual perusahaan, serta surat keterangan. Komunikasi tulisan memiliki manfaat pada hal penvediaan laporan atau dokumen buat kepentingan di waktu mendatang.

Agar komunikasi lebih efisien serta efektif manajer perlu mem­pertimbangkan penentuan media atau saluran yang ada. Sebagai con­toh, ucapan "selamat pagi" nir perlu ditulis pada bentuk memo, sebaliknya anugerah pesanan usahakan ditulis menggunakan bentuk me­mo.

Penerimaan liputan. Langkah keempat merupakan penerimaan kabar sang pihak penerima. Pada dasanya, orang-orang mendapat informasi melalui ke 5 pancaindera mereka penglihatan, pendengaran, lidah, perabaan dan penciuman. Pengiriman keterangan belum lengkap atau ti­dak terjadi bila suatu pihak-belum mendapat warta. Banyak Komuni­kasi penting gagal lantaran seorang nir pernah mendapat liputan.

Pengartian atau penterjemahan kembali kabar (decoding). Langkah kelima proses komunikasi adalah decoding. Hal ini menyangkut pe­ngartian simbol-simbol sang penerima. Proses ini dipengaruhi oleh la­tar belakang, kebudayaan, pendidikan, lingkungan, praduga, dan gangguan di sekitarnya. Selalu terdapat kemungkinan bahwa informasi berdasarkan asal, ketika diartikan sang penerima, akan membuat pengerti­an yg jauh berbeda dengan yg dimaksud oleh pengirim. Jadi, pe­nerima memiliki tanggung jawab besar untuk efektifitas komuni­kasi, pada hal komunikasi 2 arah. Manajer serta bawahan dapat berperan baik menjadi sumber maupun penerima dalam suatu interak­si. Berbagai macam hubungan dapat dilakukan menggunakan ruang lingkup, tingkat kepentingan serta periode ketika yang bhineka.

Umpan kembali (feedback). Setelah keterangan diterima serta diterjemahkan, penerima mungkin menyampaikan informasi balasan yang ditujukan ke­dalam pengirim mula-mula atau orang lain. Jadi, komunikasi merupakan proses yang berkesinambungan dan tidak pernah berakhir. Seseorang berkomunikasi, penerima menanggapinya melalui komunikasi selan­jutnya dengan pengirim atau orang lain, serta seterusnya. Tanggapan ini dianggap umpan balik .

Manajemen dapat mendistribusikan suatu bulletin yg berisi kebijaksanaan baru kepada kelompok-penyelia, tetapi hingga ada tanggapan pada bentuk pertanyaan, persetujuan, komentar atau perilaku atau sampai telah adanya pengujian buat melihat apakahkebijaksanaan dijalankan atau tidak, manajemen nir akan memahami se­berapa efektif penyataan tadi.

Komunikasi Organisasi
Semua faktor yang dibahas pada model proses komunikasi di atas, dapat jua diterapkan dalam komunikasi dalam organisasi. Kom­munikasi efektif di mana saja, menyangkut penyampaian berita berdasarkan seorang kepada orang lain secara akurat. Hanya bedanya efektifi­tas komunikasi pada organisasi pdipengaruhi oleh beberapa faktor spesifik. Raymond V. Lesikar telah menguraikan 4 (empat) faktor yg mempengaruhi efektifitas komunikasi organisasi, yaitu saluran komunikasi formal, struktur organisasi, spesialisasi iabatan serta apa yang disebut Lesikar menjadi "pemilikan liputan". 

Saluran komunikasi formal mempengaruhi efektifitas komuni­kasi dalam 2 cara. Pertama, liputan saluran formal semakin mele­bar sesuai perkembangan serta pertumbuhan organisasi. Sebagai con­toh, komunikasi efektif umumnya semakin sulit dicapai pada organi­sasi yg besar dengan cabang-cabang yg menyebar. Kedua, saluran komunikasi formal dapat merusak aliran warta antar taraf­tingkat organisasi. Sebagai model, karyawan lini perakitan hampir selalu akan mengkomunikasikan masalah-perkara dalam penyelia (mandor) mereka serta bukan dalam manajer pabrik. Keterbatasan ini memiliki kebaikan (misalnya menghindarkan manajer atas berdasarkan ke­banjiran liputan), tetapi jua mempunyai kelemahan (seperti meng­hindarkan manajer atas dari kabar yg seharusnya mereka per­oleh).

Struktur wewenang organisasi memiliki impak yg sama terhadap efektifitas organisasi. Perbedaan kekuasaan dan kedudukan (status) pada organisasi akan menentukan pihak-pihak yang berko­munikasi menggunakan seseorang dan isi dan ketepatan komunikasi. Seba­gai contoh, dialog antara direktur perusahaan dengan karyawan akan dibatasi formalitas dan kesopanan, sebagai akibatnya tidak ada pihak yang berkehendak untuk mengungkapkan sesuatu yang penting.

Spesialisasi jabatan umumnya akan mempermudah komunikasi pada kelompok-kelompok yang tidak sinkron. Para anggota suatu kelom­pok kerja yang sama akan cenderung berkomunikasi menggunakan kata, tujuan, tugas, saat, dan gaya yang sama. Komunikasi antara kelom­pok-grup yang sangat tidak sama akan cenderung pada hambat.

Pemilikan fakta berarti bahwa individu-individu mempu­nyai liputan spesifik serta pengetahuan mengenai pekerjaan-pekerjaan mereka. Sebagai contoh, manajer produk akan memiliki penga­matan yg lebih tajam dalam perumusan taktik-strategi pemasar­an, ketua departemen mungkin memiliki cara tertentu yang efek­tif untuk menangani konflik pada antara para bawahannya. Individu­individu yg memiliki informasi-informasi spesifik ini bisa ber­fungsi lebih efektif daripada lainnya, dan poly pada antara mereka yang tidak bersedia menunjukkan berita tersebut pada yg lain.

Jaringan komunikasi pada organisasi. Organisasi bisa merancang jaringan atau struktur komunikasi dalam banyak sekali cara. Jaringan ko­munikasi mungkin dirancang kaku, seperti bahwa karyawan dihentikan berkomunikasi dengan siapapun kecuali atasannya eksklusif. Jaringan semacam ini umumnya dimaksudkan buat menghindarkan manajer atas berdasarkan kabar hiperbola yg tidak perlu dan menjaga kekuasa­an dan statusnya. Sebaliknya, jaringan mungkin dirancang lebih be­bas, pada mana individu-individu bisa berkomunikasi menggunakan setiap orang dalam setiap taraf. Jaringan misalnya ini dipakai bila genre komunikasi yang lebih bebas sangat diperlukan, seperti dalam depar­temen riset.

Ada 4 (empat) macam jaringan komunikasi, misalnya terlihat da­lam gambar diatas. Dalam jaringan "bundar" ; sebagai contoh, B ha­nya bisa berkomunikasi menggunakan A dan C. Untuk berkomunikasi de­ngan E, B harus melalui A atau melalui C dan D. Pola "rantai" me­nunjukkan dua bawahan (A serta E) yang melapor pada atasan me­reka (B serta D), yg selanjutnya sang B dan D dilaporkan ke C. Pa­da jaringan "bintang"; C bisa berkomunikasi pribadi dengan A, B, D dan E, walaupun mereka ini tidak dapat berkomunikasi eksklusif satu sama lain. Sebagai contoh, empat tenaga penjual (A, B, D, E) melapor ke manajer cabang (C). Sedangkan jaringan "huruf Y" ; bisa terdapat dalam bagian sekretariat pada mana surat-surat diteri­ma oleh E, disortir sang D dan distribusikan oleh C.

Jaringan "huruf Y" dan "bintang" merupakan komunikasi yg ter­pusat, dengan C pada posisi sentra. Komunikasi yg disentralisasi ini lebih efektif buat merampungkan kasus-masalah rutin dan tidak kompleks, karena lebih cepat dan lebih seksama. Tetapi apabila masalah­nya kompleks, jaringan "bulat" serta "rantai" yg didesentrali­sasi, akan lebih cepat dan seksama penyelesaiannya. Kepuasan anggota gerombolan juga cenderung lebih tinggi pada jaringan jaringan yang didesentralisasi.

SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Pemahaman yang lebih baik tentang komunikasi organisasi da­pat diperoleh dengan memeriksa arah-arah dasar gerakannya yang tampak dengan terbentuknya saluran-saluran komunikasi. Saluran­saluran komunikasi formal ditentukan oleh struktur organisasi atau ditunjukkan sang aneka macam wahana formal lainnya, tipe saluran-saluran dasar komunikasi ada­lah vertikal, lateral dan diagonal.

Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi ke atas dan ke ba­wah sesuai rantai perintah. Komunikasi ke bawah (downward com­munication) dimulai menurut manajemen zenit lalu mengalir ke bawah melalui tingkatan-tingkatan manajemen hingga ke karyawan lini dan personalia paling bawah. Maksud utama komunikasi ke ba­wah merupakan buat memberi pengarahan, kabar, instruksi, nase­hat/saran dan evaluasi pada bawahan dan menaruh informa­si kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi.

Berita-liputan ke bawah bisa berbentuk goresan pena maupun lisan, serta umumnya disampaikan melalui memo, laporan atau dokumen lain­nya, bulletin, rendezvous atau rapat, dan dialog serta melalui in­teraksi orang per orang atau kelompok-gerombolan kecil. Manajemen seharusnya tidak hanya memusatkan perhatiannya dalam bisnis komu­nikasi ke bawah, namun juga komunikasi ke atas.

Fungsi primer komunikasi ke atas (upward communication) ada­lah buat mensuplai keterangan pada tingkatan manajemen atas ten­tang apa yang terjadi dalam tingkatan bawah. Tipe komunikasi ini mencakup laporan-laporan periodik, penerangan, gagasan, serta permin­taan buat diberikan keputusan. Hal ini dapat dicermati sebagai da­ta atau fakta umpan balik bagi manajemen atas.

Bentuk-bentuk komunikasi seperti kebijaksanaan "pintu terbu­ka", sistem komunikasi informal, kuesioner perilaku, dewan manajemen­karyawan, atau sistem inspektur jenderal dirancang buat memudah­kan komunikasi ke atas ke manajemen zenit.

Komunikasi Lateral atau Horizontal
Komunikasi lateral atau horizontal meliputi hal-hal berikut adalah :
1. Komunikasi di antara para anggota dalam kelompok kerja yg sama.
2. Komunikasi yang terjadi antara dan di antara departemen-de­partemen dalam strata organisasi yang sama.

Bentuk komunikasi ini dalam dasarnya bersifat koordinatif, serta merupakan output berdasarkan konsep spesialisasi organisasi. Sehingga komu­nikasi ini dibuat guna mempermudah koordinasi dan penanganan kasus. Komunikasi lateral, selain membantu koordinasi aktivitas­kegiatan lateral, pula menghindarkan prosedur pemecahan kasus yg lambat.

Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yg memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini seringkali terjadi menjadi hasil interaksi-hubungan departemen lini dan staf. Seperti telah dibahas dalam bab 10 bahwa hubungan-hubungan yg ada antara personalia lini dan staf bisa bhineka, yg akan membangun beberapa komunikasi diagonal yang berbeda-beda jua.

PERANAN KOMUNIKASI INFORMAL
Pembahasan aliran-aliran komunikasi pada atas adalah berkenaan menggunakan yang diklaim komunikasi "formal", sebagai saluran penyam­paian fakta yang dibuat manajer organisasi buat memudahkan hubungan pekerjaan. Komunikasi informal, bagaimanapun juga, terdapat­lah juga bagian penting aliran komunikasi organisasi. Bentuk komuni­kasi ini timbul dengan berbagai maksud, yang meliputi antara lain :
1. Pemuasan kebutuhan-kebutuhan manusiawi, seperti kebutuhan buat berhubungan dengan orang lain.
2. Perlawanan terhadap impak-imbas yang terus-menerus atau membosankan.
3. Pemenuhan impian buat mensugesti perilaku orang lain. 
4. Pelayanan menjadi sumber kabar interaksi pekerjaan yang nir disediakan saluran-saluran komunikasi formal.

Tipe komunikasi informal yg paling populer merupakan 'grapevme " (mendengar sesuatu bukan dari sumber resmi, tetapi dari desas­desus, warta angin atau "slentingan"). Sistem komunikasi "grapevme" cenderung dipercaya Mengganggu atau merugikan, karena tidak sporadis terjadi penyebaran informasinya tidak tepat, tidak lengkap serta me­nyimpang. Selain itu, desas-desus cenderung bersifat membakar, tidak sinkron menggunakan fenomena, lebih bersifat emosional daripada logika, serta kadang-kadang dirahasiakan berdasarkan anggota yg mempunyai we­wenang manajerial lebih tinggi. 

Di lain pihak, komunikasi "grapevme" mempunyai peranan fungsional menjadi alat komunikasi tambahan bagi organisasi. Banyak penelitian yg mengambarkan bahwa komunikasi "grapevme" lebih cepat, lebih akurat serta lebih efektif pada menyalurkan berita. Manajer dapat mempergunakan komunikasi ini menggunakan liputan yg sengaja "dibocorkan".

Manajer harus menyadari bahwa komunikasi informal dan ter­primer "grapevme" tidak bisa dihilangkan. Bahkan, sebaiknya ma­najer perlu memahami dan menggunakan "grapevme" sebagai peleng­kap komunikasi formal. Peran salah komunikasi ini dapat diminimal­kan menggunakan merancang saluran komunikasi formal yg baik, serta me­nyebarkan liputan dengan cepat dan tepat.

EFEKTIVITAS KOMUNIIKASI
Berbagai pennyebab timbulnya perkara-kasus komunikasi serta betapa sulitnya mencapai komunikasi efektif sudah dibahas di atas. Sekarang akan dibicarakan banyak sekali cara dengan mana para manajer dapat meningkatkan efektivitas komunikasi. Teknik-teknik ini dalam dasarnya adalah cara-cara buat mengatasi kesulitan-kesulitan yang disajikan sebelumnya.

Kesadaran Akan Kebutuhan Komunikasi Efektif
Karena aneka macam kendala organisasional dan antar pribadi, komunikasi efektif nir bisa dilaiarkan terjadi begitu saja. Mana­jer' harus memainkan peranan penting pada proses komunikasi, di mana hanya dengan cara itu lalu dapat diambil langkah-langkah buat mempertinggi efektivitas komunikasi.

Pentingnya komunikasi mengakibatkan banyak perusahaan besar menggunakan para "ahli komunikasi". Para seorang ahli komunikasi ini membantu perbaikan komunikasi dengan bantuannya kepada para penyelia memecahkan kasus-kasus komunikasi internal; penen­tuan strategi komunikasi perusahaan sehubungan dengan "layoffs", penutupan pabrik atau relokasi, serta terminasi; serta pengukuran kua­litas aktivitas-aktivitas komunikasi, melalui interview (wawancara) atau survey.

Penggunaan Umpan - Balik
Peralatan penting pengembangan komunikasi lainnya merupakan penggunaan umpan kembali berita-warta yang dikirim. Komunikasi dua arah ini memungkinkan proses komunikasi berjalarn lebih efektif. Para manajer dapat melakukan paling sedikit 2. Hal buat mendo­rong umpan kembali serta menggunakannya secara efektif. Manajer dapat membangun lingkungan yg mendorong umpan balik , serta menda­patkan umpan balik melalui kegiatan mereka sendiri.

Cara manajer berkcmunikasi menggunakan para bawahannya dapat memilih jumlah umpan balik yang akan mereka terima. Di sam­ping itu, tipe komunikasi yang digunakan dan lingkungan komunika­si penting pada penentuan umpan balik macam apa yang akan dida­patkannya. Dalam hal ini manajer perlu memainkan peranan aktif dalam pengadaan umpan kembali tersebut. Sebagai model, setelah menaruh penugasan suatu pekerjaan manajer bisa bertanya, "Apakah saudara mengerti ?" atau "Apakah saudara mempunyai pertanyaan ?" atau "Apakah ada yg belum saya jelaskan ?" Namun pertanyaan-pertanyaan itu nir mendorong timbulnya jawaban ja­waban, sebagai akibatnya pendekatan yang lebih eksklusif dapat dilakukan de­ngan mengungkapkan :"Pekerjaan ini merupakan krusial; karena itu pahami benar setiap langkah, laporkan kepada saya apa yg akan saudara lakukan".

Di lain pihak, para manajer perlu secara aktif mencari umpan kembali. Manajemen partisipatif serta komunikasi tatap muka merupa­kan cara-cara yg dapat dipakai untuk menaikkan efektifi­tas komunikasi melalui penggunaan umpan balik .

Menjadi Komunikator yang Lebih Efektif
Teknik-teknik komurikasi yg tidak baik mengganggu banyak ma­najer, misalnya ha.lnya mengganggu hubungan mereka menggunakan para ba­wahannya pada luar pekerjaan. Oleh karena itu, latihan-latihan dalam penulisan serta penyampaian informasi secara mulut perlu dilakukan un­tuk menaikkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan ba­hasa, pengutaraan yang tepat serta kepekaan terhadap latar belakang penerima warta.

Salah satu alat-alat yang digunakan secara efektif oleh para psi­kolog, pembimbing, dan orang-orang yg profesinya memerlukan pemahaman yang mendalam tentang klien mereka, yaitu active listen­ing,dapat digunakan buat mengembangkan dimensi baru ke­trampilan manajemen para manajer. Prinsip dasar alat-alat ini terdapat­lah penggunaan reflective statements (pernyataan kembali) sang pende­ngar. Bagaimanapun jua, posisi kunci para manajer pada proses ko­munikasi, membuat kebutuhan mendesak bagi pengembangan diri buat sebagai komunikator yang lebih efektif.

Pedoman Komunikasi yang Baik
American Management Associations (AMA) telah menyusun se­jumlah prinsip-prinsip komunikasi yg disebut "the Ten Command­ments of Good Communication" (sepuluh panduan komunikasi yang baik). Pedoman-panduan ini disusun buat menaikkan efektifitas komunikasi organisasi, yang secara ringkas adalah sebagai berikut:
1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomu­nikasikan.
2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan keadaan phisik serta insan holistik kapan saja komunikasi akan dilakukan.
4. Konsultasikan menggunakan pihak-pihak lain, bila perlu, dalam peren­canaan komunikasi.
5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar fakta selama berkomunikasi.
6. Ambil kesempatan, jika muncul, untuk menerima segala se­suatu yg membantu atau umpan balik .
7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yg sudah dilakukan.
8. Perhatikan konsistensi komunikasi.
9. Tindakan atau perbuatan wajib mendorong komunikasi.
10. Jadilah pendengar yg baik, berkomunikasi nir hanya buat dimengerti namun buat mengerti.

Prinsip-prinsip komunikasi AMA ini memberikan pada para manajer pedoman untuk meningkatkan efektifitas komunikasi.
Read more
Post a Comment

MANFAAT TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI

Oleh Anonymous pada tanggal
Manfaat Teknologi Informasi Dan Komunikasi
Pemanfaatan Teknologi Informasi serta Komunikasi (Information and Communicatioan Technology/ICT) pada dunia telah semakin luas. Hal ini dapat ditinjau berdasarkan penggunaan ICT yg tidak terbatas dalam bidang perdagangan saja, melainkan juga dalam bidang-bidang lain, misalnya bidang pendidikan, bidang pertahanan dan keamanan negara, sosial dan sebagainya. ICT ini digunakan lantaran memiliki banyak sekali kelebihan yang menguntungkan dibandingkan cara-cara tradisional. Kelebihan ICT ini dapat ditinjau pada hal kecepatan, kemudahan serta porto yang lebih murah. Kelebihan ini bisa diilustrasikan dengan kasus sebagai berikut : contohnya A adalah seseorang penjual barang yang berada pada Indonesia dan B adalah pembeli yg berada di Belanda. Kemudian B berniat membeli barang yg dijual sang A. Jika menggunakan cara tradisional maka B wajib mendatangi negara loka A berada buat membuat perjanjian pembelian atau sebaliknya. Tetapi menggunakan mempergunakan internet misalnya maka menggunakan saling mengirimkan email saja perjanjian jual beli ini bisa dibuat.

Dengan kelebihan-kelebihan seperti yang sudah diuraikan menggunakan ilustrasi di atas, maka bisa dikatakan bahwa menggunakan mempergunakan ICT maka efisiensi pada mobilitas kehidupan insan dalam berinteraksi menggunakan sesamanya bisa terwujud. Efisiensi ini sendiri berpengaruh terhadap kualitas dan kuantitas dari hubungan yg terjadi, lantaran dengan mempergunakan ICT dalam interaksi yg terjadi maka dengan mempertimbangkan keuntungan-keuntungan yang didapat dari penerapan ICT ini bisa semakin menaikkan kuantitas serta kualitas menurut hubungan tadi. Oleh sebab itu ICT banyak diterapkan pada berbagai bidang kehidupan manusia, dan menggunakan laba-keuntungan yang ditawarkan sang teknologi berita.

Pengaruh yang sangat bertenaga menurut globalisasi adalah melembaganya citra baru, yaitu perdagangan bebas yg akan menaruh peningkatan kesejahteraan bagi bangsa-bangsa yang konvergen. Dunia baru kita adalah dunia perdagangan pada arti yg seluas-luasnya, yakni dunia yang nir mengenal batas-batas geografis satu negara. Pembatas yg terdapat hanyalah kemampuan kita bersaing dengan para pengusaha di serta dari negara lain baik di dalam negeri maupun di pasar internasional. Seandainya globalisasi berjalan mulus, maka semua penduduk di global ini akan lebih baik serta sejahtera. Namun kenyataannya ketimpangan antara negara industri maju menggunakan dengan negara lainnya terus melebar. Krisis keuangan serta ekonomi dalam tahun 1997 yg melanda sebagian besar negara Asia, makin memperparah ketimpangan yang terjadi. Brand, standards and quality sudah menjadi karakteristik primer globalisasi yang berlaku di mana saja. Dengan terbukanya lalulintas produk serta komoditi, dan rendahnya tenaga kerja di beberapa negara berkembang, maka negara-negara G-8 sudah menyebarkan strategi yang mempertahankan hegemoni teknologi dan industri. Mengambil laba menurut keadaan tersebut, perusahaan-perusahaan telah memperlebar supply chainnya dengan cara outsourching. Memanfaatkan asal-sumber murah (low cost) buat proses produksi, pemilik proprietary technology terpaksa membagi menjadi komponen-komponen supaya bisa dibuat dimana saja. Dengan konsep modular yg diterapkan pada desain , produk dan jasa. Dengan demikian pemilik teknologi masih menguasai keunggulan teknologinya, walaupun desain serta produksi dilakukan pada negara-negara dengan tenaga kerja rendah. Bersamaan menggunakan konsep modular pada memanfaatkan dunia supply chain, maka pengetahuanpun semakin pada-codified. Hal ini juga berlaku bagi pengetahuan yang telah berkembang pada warga . Dengan perkembangan tadi dan didukung makin canggihnya digitalisasi dan komunikasi, akan memudahkan bagi negara-negara berkembang menerima fakta terkini berdasarkan perkembangan teknologi. Walaupun demikian globalisasi mengalir terus dengan derasnya, keterbukaan informasi sudah berakibat sebagian masyarakat kita hayati seperti pada negara maju lainnya, budaya internasional telah menyusup ke dalam kehidupan kita. Ditambah lagi dengan eksistensi perusahaan multinasional dan profesional asing yg ikut mempercepat proses perubahan budaya khususnya di kota-kota akbar.

Kreativitas serta inovasi merupakan ujung tombak dalam menghadapi persaingan global yg berkembang bergerak maju. Kreativitas serta inovasi dapat terjadi pada seluruh lapisan masyarakat dan tidak tergantung taraf pendidikan. Prakondisi yang penting buat mendukung proses kreativitas serta inovasi adalah tingginya taraf kepekaan terhadap kebutuhan masyarakat atau terhadap perubahan lingkungan. Setiap perubahan, reformasi atau transformasi memerlukan penyesuaian. Kemampuan buat menyesuaikan diri terhadap perubahan dinamakan daya adaptasi. Proses perubahan yg sedang kita hadapi baik secara global juga pada negara kita masih berlangsung dengan laju yang semakin cepat. Dalam iklim yang penuh dengan kompetisi, menggunakan sendirinya akan terjadi proses seleksi. Individu, perusahaan atau bangsa yang mempunyai kemampuan yang tinggi dalam menyesuaikan perilakunya terhadap perubahan, akan berhasil pada seleksi tersebut. Konsep daya adaptasi lebih menekankan dalam kemampuan mengikuti keadaan melalui learning process terhadap perubahan lingkungan.

Inovasi adalah sesuatu yg baru atau pemugaran penting. Merupakan output menurut kreasi atau transformasi menurut inventions, discoveries, wangsit, analisa, pengetahuan maupun data/fakta. Inovasi dalam sehari-hari diartikan pada 2 pengertian. Yang pertama, diartikan sesuatu pandangan baru, atau obyek baru yg dimanfaatkan sang seseorang atau masyarakat. Pengertian yg ke 2 adalah bukan produk atau inspirasi, namun bagaimana sesuatu yang baru tersebut bisa terbentuk serta dimanfaatkan dalam warga dalam arti prosesnya. Daya inovasi adalah kemampuan individu atau masyarakat memanipulasi atau mengintervensi lingkungan menurut kepentingan individu atau masyarakat tersebut. Seperti yang seringkali dikatakan “innovation insome sense called forth or triggered in response to demands” atau acapkali disebut market pull atau demand pull. Tetapi disisi lain kemampuan ilmu pengetahuan dapat menghipnotis proses inovasi serta diklaim dengan “technical knowledge push” atau “technology push”. Namun dengan kemudahan menerima warta kini ini, khususnya menggunakan perkembangan Institute Computing Technology (ICT), maka “technology push” ini bisa dilakukan dengan lebih mudah menggunakan memanfaatkan asal yg hampir nir terbatas. Terbentuknya inovasi adalah proses yang kompleks, memanfaatkan hasil-output dari aktivitas teknologi. Inovasi teknologi berbentuk sesuatu yang baru, atau merupakan pemugaran penting baik berupa produk, proses juga service. Hasil penemuan teknologi, umumnya timbul dengan beberapa bentuk, misalnya inovasi, desain, data-data baru ataupun pengetahuan baru. Dari hasil temuan tersebut bisa membuat inovasi.tidak seluruh inovasi memerlukan penemuan (invention) baru, kadang-kadang hanya merupakan perubahan-perubahan mini . Penyebaran berita penemuan teknologi pada seluruh negara dan khususnya di negara industri maju sangat tergantung menurut beberapa faktor ekonomi, sosial dan politik menurut sistem lingkungan sosial-budaya masyarakatnya. Penyebaran tergantung dari kemampuan pemasaran, distribusi, penjualan, pelayanan purna jual serta cara pendanaan. Penyebaran dimulai berdasarkan dengan riset pasar serta perilaku pasar. Perlu diciptakan isu terkini setter atau opinion leader. Di pada budaya pada masa ini barat, yang sangat mempengaruhi penyebaran inovasi teknologi adalah pandangan ”ingin yg baru”,”lebih besar ” atau “lebih bagus”. Strategi “new” atau ”improved” dilakukan. Selain itu penyebaran teknologi juga dipengaruhi oleh situasi politik di pada serta di luar negeri. Beberapa negara telah melakukan konsep costinnovation, buat bisa mengejar ketertinggalan menurut negara-negara maju, serta menaruh keleluasaan pada manajemen buat mengambil keputusan kebutuhan masyarakat menggunakan image serta standart yang sama di seluruh global, mengakibatkan pasar lokal, regional dan global menyatu.

Dalam proses transformasi yg panjang menurut ekonomi sentralistik menuju ekonomi pasar, perusahaan nasional diberi akses buat memanfaatkan seluas-luasnya aset dan kekayaan intelektual (IP) yg dimiliki negara dengan biaya yg sangat rendah. Sehingga utilisasi aset negara menjadi lebih produktif melalui kombinasi dengan aset partikelir dan pasar uang. Sebagai model merupakan tumbuhnya Lenovo yang dimulai tahun 1984 menjadi perusahaan pada dalam ICT yg adalah bagian dari Chinese Academy of Science. ICT menaruh pinjaman sebagai start up capital. Pada awalnya ruangan kerjapun diberikan sang ICT, ilmuwan dan engineer yg bekerja. Hal ini dilakukan oleh pemerintah China pada rangka reformasi sistem IPTEK mereka. China memiliki aneka macam teknologi, pengetahuan dan kemampuan menjadi peninggalan sistem yg lama . Kemampuan tadi beredar diberbagai forum penelitian dan industri militer. Kemampuan inilah yang memungkinkan perusahaan China membiayai penemuan.

Inovasi bisa diistilahkan menjadi menemukan cara baru buat menjalankan usaha, termasuk di dalamnya pengembangan produk baru serta cara baru pada menghasilkan atau mendistribusi produk serta jasa. Berikut merupakan tabel model kegunaan berdasarkan taktik bersaing buat menghadapi setiap faktor persaingan :

Tabel  :


Konsumen

Pemasok

Pesaing

Pendtg baru

Pengganti

Tujuan strategis

Menarik konsumen baru dan mengikat konsumen kini dengan switching cost
Mengikat pemasok dengan switching cost
Menghalau rintangan buat memasuki industri
Membuat rintangan buat memasuki industri
Membuat produk pengganti sebagai tidak menarik
Strategi keunggulan biaya

Menawarkan harga yg lebih murah
Menolong pemasok menurunkan biaya
Memiliki harga yang lebih rendah menurut pesaing
Membuat investasi baru tidak menarik
Membuat penggantiansecara ekonomi tidak mungkin
Strategi perbedaan

Menyediakan kualitas lebih baik
Menolong pemasok menaikkan pelayanan
Merebut persaingan menggunakan fitur yang unik
Mempersulit masuknya produk baru
Menyediakan fitur yg terdapat pada produk pengganti
Strategi inovasi

Menyediakan produk baru
Menyediakan layanan pasokan yg unik
Menyediakan produk dan jasa yang berbeda
Memasuki bisnis pendatang baru yg potensial
Memproduksi produk pengganti

Peran Strategis buat Sistem Informasi
Sistem warta manajemen (SIM) dapat menolong perusahaan untuk :

1. Meningkatkan efisiensi operasional
Investasi pada dalam teknologi sistem kabar dapat menolong operasi perusahaan menjadi lebih efisien. Efisiensi operasional menciptakan perusahaan dapat menjalankan taktik keunggulan biaya (low-cost leadership).

Dengan menanamkan investasi pada teknologi sistem keterangan, perusahaan juga dapat menanamkan rintangan buat memasuki industri tersebut (barriers to entry) menggunakan jalan menaikkan besarnya investasi atau kerumitan teknologi yang diperlukan buat memasuki persaingan pasar. Selain itu, alternatif yang bisa ditempuh adalah mengikat (lock in) konsumen dan pemasok menggunakan cara membentuk interaksi baru yang lebih bernilai dengan mereka.

2. Memperkenalkan inovasi pada bisnis
Penggunaan ATM (automated teller machine) dalam perbankan adalah model yg baik menurut penemuan teknologi sistem informasi. Dengan adanya ATM, bank-bank besar dapat memperoleh keuntungan strategis melebihi pesaing mereka yg berlangsung beberapa tahun.

Perkembangan teknologi web begitu cepat. Web adalah sistem komunikasi baru, dimana teknik hypertext yang dijadikan menjadi standart. Sejalan menggunakan itu pembuatan Web-Server untuk menyampaikan atau menerima warta atau menurut publik telah semakin tinggi secara eksponesial. Jadi web adalah sistem komunikasi dan web bisa digunakan dalam jaringan yang berbeda bahkan dapat dipakai pada seluruh jaringan. Sejalan dengan kemajuan teknologi web, maka terjadi juga beragam kemajuan orang memanfaatkan pelaksanaan internet baik ke dalam intranet juga ke dalam extranet.

Penekanan primer dalam sistem informasi strategis adalah membangun porto pertukaran (switching costs) ke dalam interaksi antara perusahaan menggunakan konsumen atau pemasoknya. Sebuah contoh yg rupawan berdasarkan hal ini adalah sistem reservasi penerbangan terkomputerisasi yg ditawarkan pada agen bepergian sang maskapai penerbangan besar . Jika sebuah agen bepergian telah menjalankan sistem reservasi terkomputerisasi tadi, maka mereka akan segan buat menggunakan sistem reservasi berdasarkan penerbangan lain

3. Membangun sumber-asal berita strategis
Teknologi sistem liputan memampukan perusahaan buat membentuk sumber liputan strategis sebagai akibatnya menerima kesempatan dalam laba strategis. Hal ini berarti memperolah perangkat keras serta aplikasi, menyebarkan jaringan telekomunikasi , menyewa spesialis sistem warta, dan melatih end users.

Sistem liputan memungkinkan perusahaan buat menciptakan basis warta strategis (strategic information base) yang dapat menyediakan keterangan buat mendukung strategi bersaing perusahaan. Informasi ini merupakan aset yg sangat berharga dalam meningkatkan operasi yang efisien serta manajemen yg efektif berdasarkan perusahaan. Sebagai model, poly usaha yang menggunakan liputan berbasis personal komputer tentang konsumen mereka buat membantu merancang kampanye pemasaran untuk menjual produk baru kepada konsumen

Perubahan Peranan Sistem Informasi
Sampai pada tahun 1960-an, peran sistem liputan masih sederhana : memproses transaksi, menyimpan data, accounting, dan aplikasi proses data elektronik (electronic data processing) lainnya.

Pada tahun 1970-an, liputan spesifikasi awal produk yang dibuat sang information reporting systems nir dapat memenuhi kebutuhan pengambilan keputusan manajemen. Oleh karena itu dibuatlah suatu konsep decision support systems (DSS). Peranan baru ini adalah menyediakan dukungan interaktif kepada menajemen untuk proses pengambilan keputusan mereka.

Pada tahun 1980-an, perkembangan yg cepat berdasarkan energi proses mikrokomputer, pelaksanaan perangkat lunak, serta jaringan telekomunikasi mengakibatkan apa yang disebut dengan enduser computing. Kemudian konsep executive information systems (ESS) dibangun, dimana sistem fakta ini menaruh jalan yg gampang bagi manajemen atas untuk menerima berita kritikal yang diinginkan saat sedang diperlukan. Pengembangan serta aplikasi menurut teknik kecerdasan protesis atau artificial intelligence (AI) memberi gebrakan baru dalam sistem kabar bisnis. Sistem pakar atau expert systems (ES) dan sistem berbasis pengetahuan menciptakan peran baru bagi sistem kabar.

Sebuah peran baru yg penting bagi sistem kabar timbul di tahun 1980-an dan diharapkan terus berlanjut hingga ke tahun 1990-an. Peran tadi adalah konsep peran strategis (strategic role) dari sistem liputan yg disebut strategic information systems (SIS). Pada konsep ini, sistem liputan diharapkan buat memainkan peranan pribadi dalam mencapai tujuan atau target strategis menurut perusahaan. Hal ini menaruh tanggung jawab baru bagi sistem liputan di pada bisnis.

Sistem Informasi buat Operasi Bisnis
Peranan sistem fakta buat operasi bisnis adalah untuk memproses transaksi usaha, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi dan produktivitas kantor secara efisien.

· Transaction Processing Systems
Transaction processing systems (TPS) berkembang berdasarkan sistem informasi manual buat sistem proses data dengan bantuan mesin sebagai sistem proses data elektro (electronic data processing systems). Transaction processing systems mencatat dan memproses data hasil berdasarkan transaksi usaha, misalnya penjualan, pembelian dan perubahan persediaan/inventori. Transaction processing systems membuat berbagai fakta produk buat penggunaan internal juga eksternal. Sebagai contoh, TPS menciptakan permintaan konsumen, cek gaji karyawan, kwitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak, dan rekening keuangan. TPS juga memperbaharui database yang digunakan perusahaan untuk diproses lebih lanjut sang SIM.

· Process Control Systems
Sistem keterangan operasi secara rutin menciptakan keputusan yg mengendalikan proses operasional, misalnya keputusan pengendalian produksi. Hal ini melibatkan process control systems (PCS) yang keputusannya mengatur proses produk fisik yg secara otomatis dibentuk oleh komputer. Kilang minyak petroleum serta jalur perakitan (assembly lines) dari pabrik-pabrik yg otomatis menggunakan sistem ini.

· Office Automation Systems
Office Automation Systems (OAS) mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mengirim data serta liputan dalam bentuk komunikasi tempat kerja elektronika. Contoh dari office automation (OA) adalah word processing, surat elektronik (electronic mail), teleconferencing.

Sistem Informasi buat Pengambilan Keputusan Manajemen
Sistem warta manajemen atau SIM (manajement information system) merupakan sistem informasi yg dirancang buat menyediakan berita akurat, tepat ketika, serta relevan yg diperlukan buat pengambilan keputusan sang para manajer. Konsep SIM adalah meniadakan pengembangan yang nir efisien serta penggunaan komputer yang nir efektif. Konsep SIM sangat penting buat sistem warta yang efektif efisien karena :
- Menekankan dalam orientasi manajemen (manajement orientation) berdasarkan pemrosesan kabar dalam bisnis yang bertujuan mendukung pengambilan keputusan manajemen (management decision making)
- Menekankan bahwa kerangka sistem (system framework) wajib dipakai buat mengatur penggunaan sistem kabar. Penggunaan sistem keterangan dalam bisnis harus dilihat sebagai suatu integrasi dan berafiliasi, nir sebagai proses yg berdiri sendiri.

Secara garis besar SIM terdiri dari tiga macam yaitu : Information reporting systems, decision support systems dan executive information systems

- Information Reporting Systems
Information reporting systems (IRS) menyediakan warta produk bagi manajerial end users untuk membantu mereka dalam pengambilan keputusan berdasarkan hari ke hari. Akses data IRS berisi informasi tentang operasi internal yg telah diproses sebelumnya sang transaction processing systems. Informasi produk memberi gambaran serta laporan yg bisa dilengkapi (1) berdasarkan permintaan, (dua) secara periodik, atau (tiga) saat terjadi situasi dispensasi. Sebagai model, manajer penjualan bisa mendapat laporan analisa penjualan setiap minggunya buat mengevaluasi output penjualan produk.

- Decision Support Systems
Decision Support Systems (DSS), adalah kemajuan dari information reporting systems serta transaction processing systems. DSS adalah interaktif, sistem berita berbasis komputer yang menggunakan model keputusan serta database spesifik buat membantu proses pengambilan keputusan bagi manajerial end users. Sebagai contoh, program kertas kerja elektronik memudahkan manajerial end user mendapat respon secara interaktif buat peramalan penjualan atau keuntungan.

- Executive Information Systems
Executive Information Systems (EIS) adalah tipe SIM yg sinkron buat kebutuhan keterangan startegis bagi manajemen atas. Tujuan berdasarkan sistem informasi eksekutif berbasis personal komputer adalah menyediakan akses yg gampang dan cepat buat liputan selektif mengenai faktor-faktor kunci dalam menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi manajemen atas. Jadi EIS harus gampang buat dioperasikan dan dimengerti.

Expert Systems
Adalah sistem pakar adalah keliru satu pelaksanaan artificial intelligence (AI) yang paling poly digunakan. Expert systems (ES) merupakan sistem kabar berbasis pengetahuan yang menggunakan pengetahuannya untuk bertindak menjadi konsultan pakar pada area yg spesifik pada pengguna. ES sudah digunakan di dalam aneka macam bidang seperti kedokteran, teknik, ilmu ekamatra serta usaha. Sebagai contoh, ES digunakan buat mendiagnosa penyakit, pencairan mineral, menganalisa senyawa kimia dan perencanaan keuangan.

End User Computing Systems
End user computing (EUC) systems adalah sistem kabar berbasis komputer yg secara eksklusif mendukung aplikasi operasional serta manajerial sang end users. Dalam EUC systems, end users memakai stasiun kerja mikrokomputer serta bermacam perangkat lunak buat menerima kembali liputan, pendukung keputusan serta pengembangan pelaksanaan. Sebagai model, pengguna bisa mengirim surat elektro, menggerakkan contoh analitik atau membangun aplikasi usaha yang baru.

Sistem liputan dapat memainkan peran yang besar dalam mendukung tujuan strategis berdasarkan sebuah perusahaan bisa bertahan dan sukses dalam saat lama apabila perusahaan itu sukses menciptakan strategi untuk melawan kekuatan persaingan yang berupa : persaingan menurut para pesaing yg berada di industri yg sama, ancaman menurut perusahaan baru, ancaman menurut produk pengganti, kekuatan tawar menawar berdasarkan konsumen dan kekuatan tawar menawar berdasarkan pemasok. 

Konsep dasar lain yang jua penting dalam mengidentifikasi sistem warta dianggap rantai nilai (value chain). Konsep ini memandang perusahaan menjadi sebuah “rantai” berdasarkan kegiatan dasar yang menambah nilai suatu produk atau jasa, sebagai akibatnya memperluas batas berdasarkan nilai tadi. Konsep rantai nilai ini dapat membantu manajer pada memutuskan dimana dan bagaimana memakai kemampuan strategis dari teknologi sistem warta. Jadi sistem keterangan dapat dipakai untuk aktivitas bisnis secara spesifik yang membantu perusahaan memperoleh keuntungan strategis pada pasar. Fungsi menurut sistem keterangan nir lagi hanya memproses transaksi, penyedia liputan, atau alat untuk pengambilan keputusan. Sekarang sistem fakta dapat berfungsi buat menolong enduser manajerial membangun senjata yg menggunakan teknologi sistem berita buat menghadapi tantangan menurut persaingan yg ketat. Penggunaan yang efektif berdasarkan sistem warta strategis menyajikan end users manajerial dengan tantangan manajerial yg akbar.

Kata telematika, asal menurut istilah dalam Bahasa Perancis “TELEMATIQUE” , yang merujuk dalam bertemunya sistem jaringan komunikasi dengan teknologi informis. Istilah Teknologi Informasi sendiri merujuk pada perkembangan teknologi perangkat-perangkat pengolah fakta. Para praktisi menyatakan bahwa TELEMATICS merupakan singkatan menurut “TELECOMMUNICATION and INFORMATICS” menjadi wujud menurut kumpulan konsep Computing and Communication. Istilah Telematics jua dikenal sebagi “the new hybrid technology” yg lahir lantaran perkembangan teknologi digital. Perkembangan ini memicu perkembangan teknologi telekomunikasi serta informatika menjadi semakin terpadu atau populer dengan istilah “konvergensi”. Semula media masih belum sebagai bagian integral dari isu konvergensi teknologi liputan dan komunikasi pada ketika itu. Belakangan baru disadari bahwa penggunaan sistem komputer serta sistem komunikasi ternyata juga menghadirkan Media Komunikasi baru. 

Mengamati perkembangan teknologi waktu ini seharusnya membangkitkan rasa ingin maju dan berkarya. Saat ini kita melihat berbagai perkembangan menarik tentang teknologi :
1. Konvergensi teknologi personal komputer dan telekomunikasi
2. Konvergensi teknologi komunikasi serta inovasi content
3. Pergeseran model usaha menurut menjual produk ke menjual jasa

Konvergensi atau menyatunya teknologi komputer serta telekomunikasi informasi makin membesar, menghubungkan simpul-simpul jaringan pemroses yg makin bervariasi, misalnya PC, notebook, pocket PC, handphone, pirantikontrol ke mesin produksi, dan lain-lain. Syaratnya adalah pemahaman mengenai kompleksitas proses bisnis serta fitur-fitur produk telekomunikasi dan jejaring personal komputer . Menyatunya teknologi penemuan content akan meningkatkan kecepatan tersebar serta terbangunnya pengetahuan masyarakat. Content bisa berupa suara, gambar serta teks. Topik content bergantung kebutuhan komunitas. Inovasi content merupakan ciptaan buat pengetahuan pada format yang menarik bagi komunitas dan teknologi kabar yg berkembang.

Dua komponen krusial yang boleh dikatakan sudah semakin tinggi dengan pesat pada era globalisasi. Yang pertama merupakan impor, ekspor dan kedua adalah pasar modal. Ekspor impor makin bergairah diantaranya disebabkan lantaran berkurangnya hambatan perdagangan pada antara negara-negara, sedangkan integrasi pasar kapital (uang) dapat dicermati pada cepatnya proses pinjam-meminjam antar negara, ditandai menggunakan keluarnya IMF (International Monetary Fund).

Lingkungan bisnis pada ekonomi dunia :

1. Menjamurnya sejumlah pesaing baru
Dengan globalisasi yang melanda seluruh negara pada dunia, perusahaan-perusahaan memasuki lingkungan bisnis yang tidak selaras dengan yg sebelumnya. Pesaing usaha datang nir tiba dari lingkungan domestik, tetapi juga dari mancanegara yang membawa teknologi kerja serta proses kerja mutakhir. Bisnis eceran pada Indonesia makin diramaikan sang kehadiran pebisnis internasional misalnya Sogo, Carefour, bisnis fastfood domestik mulai bersaing menggunakan Kentucky, McDonald, demikian jua pabrik sepatu lokal bersaing menggunakan Nike, Adidas. Dengan demikian arus globalisasi berdampak terhadap jumlah pesaing.

2. Tekanan-tekanan buat menaikkan kualitas serta produktivitas
Pesaingtidak hanya bertambah jumlahnya, melainkan juga mutunya. Perusahaan yg baru muncul, nir sekedar ada melainkan timbul menggunakan produk yg bermutu lebih baik dan harga yg lebih bersaing. Startegi usaha yang mereka lakukan sering mengejutkan pebisnis lama , yaitu kreatif, inovatif dan atraktif.

3. Kesempatan-kesempatan baru
Adanya pasasr bebas dan mobilitas kapital, berita, maka dimungkinkan keluarnya gagasan-gagasan baru yg dapat terealisasikan. Hambatan-hambatan perdagangan yang berkurang menaikkan kegairahan berusaha. Kalaupun gagasan tersebut sulit direalisasikan sendiri, maka kesempatan beraliansi dengan pihak lain terbuka. Demikian pula kesempatan memperoleh kapital bisnis.

4. Deregulasi
Menjadi lebih baik, lebih cepat, lebih kompetitif, adalah hal yang semaki krusial. Hal ini dimungkinkan karena regulasi-regulasi yang sebelumnya ada, dikurangi atau bahkan dihapuskan. Deregulasi pada bidang perbankan, telekomunikasi, penerbangan dan lain-lain. Contoh yg sanggup diambil diantaranya yg terjadi di Amerika Serikat dan di negara industri lainnya misalnya Jepang, Eropa dan Perancis. Mulai berdasarkan industri penerbangan hingga perbankan, agar berdaya saing secara nasional serta internasional, pemerintah di negara-negara tersebut mencabut proteksidan aturan tarif

5. Keragaman Tenaga Kerja
Komposisi energi kerja sangat majemuk. Etnik, kebangsaan, kelamin, keahlian, pendidikan, nilai kerja, kepercayaan . Pada tahun 2003 dimana AFTA akan mulai diaktifkan, sudah sanggup diduga bahwa banyak tenaga ahli asing yang akan bekerja pada Indonesia. Demikian pula dampak perkembangan teknologi kerja, makin bertambah pekerjaan yg diambil alih sang perempuan /laki-laki , dan makin banyaknya pasanga suami istri yang bekerja

6. Sistem sosial, politik, aturan baru
Sistem perdagangan bebas menuntut juga pemerintah yang demokratis, pemathan terhadap HAM, persamaan hak, aliansi perdagangan, tekanan serikat pekerja internasional. Pemerintahan wajib dikelola denganbenar dan bersih (good governance serta clean government)

Tanda-indikasi era globalisasi atau pasar bebas beserta teknologinya bisa ditinjau dari adanya kecenderungan-kesamaan yang terjadi antara lain :
- Investasi : tidak mengenal batas negara juga kendala geografi, lebih dipacu oleh mutu dan kesempatan yang ada/ditawarkan, sebagian besar oleh swasta
- Badan Usaha : cepat serta penuh tanggap terhadap pasar maupun konsumen, usaha lebih terfokus, berorientasi dunia, lebih berbasis pada pengetahuan, ramping serta nirbatas, multi sourcing dan aliansi, tergabung pada jaringan keterangan bisnis global
- Proses teknologi : berbasis pada cabang/agen, nir terpusat, mengorganisir sendiri, manufaktur di lokasi jual, makin menggunakan teknologi cerdas, adanya standar global (ISO), teknologi baru, aman dan higienis.
- Pasar/konsumen : makin berorientasi pada produk global, kompetitif pada mutu, harga, purna jual serta pelayanan

Baca Juga

Read more
Post a Comment
Subscribe to: Posts (Atom)