MANFAAT TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENDUKUNG KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Manfaat Teknologi Informasi Dalam Mendukung Komunikasi Dalam Organisasi
Pengertian Komunikasi
Istilah manajemen komunikasi merupakan nisbi baru. Komunikasi itu sendiri bukan merupakan bagian krusial dari perbendaharaan ka_ ta manajemen sampai akhir tahun 1940-an serta permulaan 1950-an. Namun, sejalan dengan organisasi menjadi semakin."sadar insan" dalam pendekatan interaksi manusiawi (lihat bab 3) dan sejalan dengan para pakar perilaku mulai menerapkan penelitian-penelitian mereka dalam organisasi, komunikasi sebagai bagian penting yg diperhatikan manajemen. Bagaimanapun juga, komunikasi permanen merupakan peralatan (tool) manajemen yg didesain buat mencapai tujuan serta nir dinilai atas dasar output akhir pada komunikasi itu sendiri.
Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau warta berdasarkan seorang ke orang lain. Perpindahan pengertian tadi melibatkan lebih berdasarkan sekedar istilah-istilah yg digunakan dalam percakapan, tetapi jua aktualisasi diri wajah, intonasi, titik putus vokal serta sebagainya. Dan perpindahan yang efektif memerlukan tidak hanya transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengirimkan liputan serta menerimanya sangat tergantung pada ketrampilanketrampilan tertentu (membaca, menulis, mendengar, berbicara serta lain-lain) buat membuat sukses pertukaran informasi.
Komunikasi, sebagai suatu proses dengan mana orang-orang bermaksud memberikan pengertian-pengertian melalui pengiringan berita secara simbolis, dapat menghubungkan para anggota berbag~ satuan organisasi yg tidak sama dan bidang yg tidak sama jua, sehingga tak jarang dianggap rantai pertukaran kabar. Konsep ini mempunyai unsur-unsur :
1. Suatu kegiatan buat membuat seseorang mengerti,
2. Suatu wahana pengaliran berita serta
3. Suatu sistem bagi terjalinnya komunikasi di antara individu-individu.
Pandangan tradisional tentang komunikasi sudah poly diubah oleh perkembangan teknologi, yaitu bahwa komunikasi nir hanya terjadi antara 2 atau lebih individu, tetapi mencakup jua komunikasi antara orang-orang dan mesin-mesin, dan bahkan antara mesin menggunakan mesin lain.
Stoner, Freeman, dan Gilbert (1995) mendefinisikan komunikasi menjadi the process by which people attempt to share meaning via the transmission of symbolic messages. Komunikasi adalah proses pada mana seseorang berusaha buat menaruh pengertian atau pesan kepada orang lain melalui pesan simbolis. Komunikasi bisa dilakukan secara langsung juga nir pribadi, menggunakan menggunakan berbagai media komunikasi yang tersedia. Komunikasi eksklusif berarti komunikasi disampaikan tanpa penggunaan mediator atau perantara, sedangkan komunikasi tidak pribadi berarti kebalikannya.
Berdasarkan pengertian pada atas, maka komunikasi memiliki beberapa elemen penting, yaitu:
- Komunikasi melibatkan orang-orang, sehingga komunikasi yg efektif terkait menggunakan bagaimana orang-orang bisa berinteraksi satu sama lain secara lebih efektif.
- Komunikasi berarti terjadinya membuatkan kabar atau pemberian berita maupun pengertian (sharing meaning), sehingga agar pemberian berita juga pengertian ini dapat terjadi, maka pihak-pihak yang berkomunikasi perlu menyadari dan mengerti berbagai kata atau pengertian yg mereka gunakan pada melakukan komunikasi. Apabila tidak, maka kemungkinan terjadinya galat persepsi dalam komunikasi sangat tinggi.
- Komunikasi melibatkan simbol-simbol, yg berarti komunikasi bisa berupa bahasa tubuh, suara, huruf, angka, dan lain-lain sebagai bentuk simbolis berdasarkan komunikasi yg dilakukan.
Proses Terjadinya Komunikasi
Bagaimana sesungguhnya komunikasi terjadi? Gambar berikut adalah menyebutkan mengenai proses komunikasi.
Suatu sistem komunikasi organisasi mencerminkan banyak sekali macam individu menggunakan latar belakang, pendidikan, kepercayaan , kebudayaan, keadaan jiwa, dan kebutuhan yg bhineka. Tetapi bila individu-individu dalam organisasi berkomunikasi, apa yg padaperbuat ? Berikut ini akan dibahas contoh komunikasi dasar supaya dapat dipahami mengapa komunikasi acapkali gagal serta kegiatan-aktivitas yg perlu diambil manajer buat mempertinggi efektifitas komunikasi.
Model Komunikasi Antar Pribadi
Model proses komunikasi yg paling sederhana merupakan sebagai berikut :
Pengirim →→ Berita →→ Penerima
Model ini menerangkan tiga (3) unsur esensi komunikasi. Bila galat satu unsur hilang, komunikasi tidak bisa berlangsung. Sebagai contoh, seorang bisa mengirimkan warta, namun bila tidak ada yang mendapat atau mendengar, komunikasi nir terjadi.
Meskipun modelnya sederhana, proses komunikasi adalah kompleks. Sebagai satu citra kompleksnya proses komunikasi adalah "telephone", di mana pengirim menyampaikan suatu fakta, namun penerima mungkin mendengar atau menerima kabar bukan yg padamaksudkan pengirim.
Model proses komunikasi yang lebih terperinci, menggunakan unsurunsur krusial yg terlibat dalam komunikasi antara serta pada antara para anggota organisasi, dapat digambarkan pada Gambar dibawah ini.
Sumber (source). Sumber atau pengirim informasi memainkan langkah pertama dalam proses komunikasi. Sumber mengendalikan macam warta yg dikirim, susunan yang digunakan, dan acapkali saluran melalui mana berita dikirimkan. Dalam organisasi, sumber adalah pihak yang memiliki kebutuhan dan impian buat mengkomunikasikan sesuatu gagasan, pemikiran, kabar, serta sebagainya, kedalam pihak lain.
Pengubahan liputan ke pada sandi/kode (encoding). Langkah kedua ini encoding the message megubah keterangan ke pada berbagai bentuk simbol-simbol ekspresi atau nonverbal yg bisa memindahkan pengertian, misalnya kata-kata pencakapan atau goresan pena, nomor , gerakan, ataupun aktivitas.
Dari beberapa simbol yang tersedia, pengirim fakta menyeleksi galat satu yang akan dapat memenuhi kebutuhan khusus. Pengirim berita seharusnya tidak hanya memikirkan apa yg akan dikatakan tetapi juga bagaimana hal itu akan disajikan supaya efek yang diinginkan menurut penerima terpenuhi. Jadi, keterangan harus disesuaikan dengan taraf pemahaman, kepentingan serta kebutuhan penerima buat mencapai konsekuensi-konsekuensi yg diinginkan. Simbol-simbol harus diseleksi atas dasar pemahaman yg akan diperoleh menurut pendengar atau pembaca. Kesamaan pengertian ini penting, karena ketidaksamaan pengertian akan menyebabkan salah komunikasi.
Pengiriman fakta (transmitting the message). Langkah ketiga mencerminkan pilihan komunikator terhadap media atau "saluran distribusi". Komunikasi lisan mungkin disampaikan melalui banyak sekali saluran - telephone, mesin pendikte, orang atau videotape. Hal ini mungkin dilakukan secara eksklusif atau pada rendezvous grup dengan poly orang. Dalam kenyataannya, salah satu keputusan krusial yg wajib dibuat pengirim adalah pada penentuan saluran yang sempurna atau sesuai bagi pengiriman warta eksklusif.
Manfaat komunikasi lisan, orang per orang, merupakan kesempatan buat berinteraksi antara asal serta penerima, memungkinkan komunikasi nonverbal (gerakan tubuh, intonasi bunyi, serta lain-lain), di sampaikannya liputan secara cepat, serta memungkinkan umpan balik diperoleh segera.
Sedangkan komunikasi tertulis dapat disampaikan melalui saluran-saluran seperti memo, surat, laporan, catatan, bulletin dewan direktur, manual perusahaan, serta surat keterangan. Komunikasi tulisan memiliki manfaat pada hal penvediaan laporan atau dokumen buat kepentingan di waktu mendatang.
Agar komunikasi lebih efisien serta efektif manajer perlu mempertimbangkan penentuan media atau saluran yang ada. Sebagai contoh, ucapan "selamat pagi" nir perlu ditulis pada bentuk memo, sebaliknya anugerah pesanan usahakan ditulis menggunakan bentuk memo.
Penerimaan liputan. Langkah keempat merupakan penerimaan kabar sang pihak penerima. Pada dasanya, orang-orang mendapat informasi melalui ke 5 pancaindera mereka penglihatan, pendengaran, lidah, perabaan dan penciuman. Pengiriman keterangan belum lengkap atau tidak terjadi bila suatu pihak-belum mendapat warta. Banyak Komunikasi penting gagal lantaran seorang nir pernah mendapat liputan.
Pengartian atau penterjemahan kembali kabar (decoding). Langkah kelima proses komunikasi adalah decoding. Hal ini menyangkut pengartian simbol-simbol sang penerima. Proses ini dipengaruhi oleh latar belakang, kebudayaan, pendidikan, lingkungan, praduga, dan gangguan di sekitarnya. Selalu terdapat kemungkinan bahwa informasi berdasarkan asal, ketika diartikan sang penerima, akan membuat pengertian yg jauh berbeda dengan yg dimaksud oleh pengirim. Jadi, penerima memiliki tanggung jawab besar untuk efektifitas komunikasi, pada hal komunikasi 2 arah. Manajer serta bawahan dapat berperan baik menjadi sumber maupun penerima dalam suatu interaksi. Berbagai macam hubungan dapat dilakukan menggunakan ruang lingkup, tingkat kepentingan serta periode ketika yang bhineka.
Umpan kembali (feedback). Setelah keterangan diterima serta diterjemahkan, penerima mungkin menyampaikan informasi balasan yang ditujukan kedalam pengirim mula-mula atau orang lain. Jadi, komunikasi merupakan proses yang berkesinambungan dan tidak pernah berakhir. Seseorang berkomunikasi, penerima menanggapinya melalui komunikasi selanjutnya dengan pengirim atau orang lain, serta seterusnya. Tanggapan ini dianggap umpan balik .
Manajemen dapat mendistribusikan suatu bulletin yg berisi kebijaksanaan baru kepada kelompok-penyelia, tetapi hingga ada tanggapan pada bentuk pertanyaan, persetujuan, komentar atau perilaku atau sampai telah adanya pengujian buat melihat apakahkebijaksanaan dijalankan atau tidak, manajemen nir akan memahami seberapa efektif penyataan tadi.
Komunikasi Organisasi
Semua faktor yang dibahas pada model proses komunikasi di atas, dapat jua diterapkan dalam komunikasi dalam organisasi. Kommunikasi efektif di mana saja, menyangkut penyampaian berita berdasarkan seorang kepada orang lain secara akurat. Hanya bedanya efektifitas komunikasi pada organisasi pdipengaruhi oleh beberapa faktor spesifik. Raymond V. Lesikar telah menguraikan 4 (empat) faktor yg mempengaruhi efektifitas komunikasi organisasi, yaitu saluran komunikasi formal, struktur organisasi, spesialisasi iabatan serta apa yang disebut Lesikar menjadi "pemilikan liputan".
Saluran komunikasi formal mempengaruhi efektifitas komunikasi dalam 2 cara. Pertama, liputan saluran formal semakin melebar sesuai perkembangan serta pertumbuhan organisasi. Sebagai contoh, komunikasi efektif umumnya semakin sulit dicapai pada organisasi yg besar dengan cabang-cabang yg menyebar. Kedua, saluran komunikasi formal dapat merusak aliran warta antar taraftingkat organisasi. Sebagai model, karyawan lini perakitan hampir selalu akan mengkomunikasikan masalah-perkara dalam penyelia (mandor) mereka serta bukan dalam manajer pabrik. Keterbatasan ini memiliki kebaikan (misalnya menghindarkan manajer atas berdasarkan kebanjiran liputan), tetapi jua mempunyai kelemahan (seperti menghindarkan manajer atas dari kabar yg seharusnya mereka peroleh).
Struktur wewenang organisasi memiliki impak yg sama terhadap efektifitas organisasi. Perbedaan kekuasaan dan kedudukan (status) pada organisasi akan menentukan pihak-pihak yang berkomunikasi menggunakan seseorang dan isi dan ketepatan komunikasi. Sebagai contoh, dialog antara direktur perusahaan dengan karyawan akan dibatasi formalitas dan kesopanan, sebagai akibatnya tidak ada pihak yang berkehendak untuk mengungkapkan sesuatu yang penting.
Spesialisasi jabatan umumnya akan mempermudah komunikasi pada kelompok-kelompok yang tidak sinkron. Para anggota suatu kelompok kerja yang sama akan cenderung berkomunikasi menggunakan kata, tujuan, tugas, saat, dan gaya yang sama. Komunikasi antara kelompok-grup yang sangat tidak sama akan cenderung pada hambat.
Pemilikan fakta berarti bahwa individu-individu mempunyai liputan spesifik serta pengetahuan mengenai pekerjaan-pekerjaan mereka. Sebagai contoh, manajer produk akan memiliki pengamatan yg lebih tajam dalam perumusan taktik-strategi pemasaran, ketua departemen mungkin memiliki cara tertentu yang efektif untuk menangani konflik pada antara para bawahannya. Individuindividu yg memiliki informasi-informasi spesifik ini bisa berfungsi lebih efektif daripada lainnya, dan poly pada antara mereka yang tidak bersedia menunjukkan berita tersebut pada yg lain.
Jaringan komunikasi pada organisasi. Organisasi bisa merancang jaringan atau struktur komunikasi dalam banyak sekali cara. Jaringan komunikasi mungkin dirancang kaku, seperti bahwa karyawan dihentikan berkomunikasi dengan siapapun kecuali atasannya eksklusif. Jaringan semacam ini umumnya dimaksudkan buat menghindarkan manajer atas berdasarkan kabar hiperbola yg tidak perlu dan menjaga kekuasaan dan statusnya. Sebaliknya, jaringan mungkin dirancang lebih bebas, pada mana individu-individu bisa berkomunikasi menggunakan setiap orang dalam setiap taraf. Jaringan misalnya ini dipakai bila genre komunikasi yang lebih bebas sangat diperlukan, seperti dalam departemen riset.
Ada 4 (empat) macam jaringan komunikasi, misalnya terlihat dalam gambar diatas. Dalam jaringan "bundar" ; sebagai contoh, B hanya bisa berkomunikasi menggunakan A dan C. Untuk berkomunikasi dengan E, B harus melalui A atau melalui C dan D. Pola "rantai" menunjukkan dua bawahan (A serta E) yang melapor pada atasan mereka (B serta D), yg selanjutnya sang B dan D dilaporkan ke C. Pada jaringan "bintang"; C bisa berkomunikasi pribadi dengan A, B, D dan E, walaupun mereka ini tidak dapat berkomunikasi eksklusif satu sama lain. Sebagai contoh, empat tenaga penjual (A, B, D, E) melapor ke manajer cabang (C). Sedangkan jaringan "huruf Y" ; bisa terdapat dalam bagian sekretariat pada mana surat-surat diterima oleh E, disortir sang D dan distribusikan oleh C.
Jaringan "huruf Y" dan "bintang" merupakan komunikasi yg terpusat, dengan C pada posisi sentra. Komunikasi yg disentralisasi ini lebih efektif buat merampungkan kasus-masalah rutin dan tidak kompleks, karena lebih cepat dan lebih seksama. Tetapi apabila masalahnya kompleks, jaringan "bulat" serta "rantai" yg didesentralisasi, akan lebih cepat dan seksama penyelesaiannya. Kepuasan anggota gerombolan juga cenderung lebih tinggi pada jaringan jaringan yang didesentralisasi.
SALURAN KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI
Pemahaman yang lebih baik tentang komunikasi organisasi dapat diperoleh dengan memeriksa arah-arah dasar gerakannya yang tampak dengan terbentuknya saluran-saluran komunikasi. Saluransaluran komunikasi formal ditentukan oleh struktur organisasi atau ditunjukkan sang aneka macam wahana formal lainnya, tipe saluran-saluran dasar komunikasi adalah vertikal, lateral dan diagonal.
Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi ke atas dan ke bawah sesuai rantai perintah. Komunikasi ke bawah (downward communication) dimulai menurut manajemen zenit lalu mengalir ke bawah melalui tingkatan-tingkatan manajemen hingga ke karyawan lini dan personalia paling bawah. Maksud utama komunikasi ke bawah merupakan buat memberi pengarahan, kabar, instruksi, nasehat/saran dan evaluasi pada bawahan dan menaruh informasi kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan kebijaksanaan organisasi.
Berita-liputan ke bawah bisa berbentuk goresan pena maupun lisan, serta umumnya disampaikan melalui memo, laporan atau dokumen lainnya, bulletin, rendezvous atau rapat, dan dialog serta melalui interaksi orang per orang atau kelompok-gerombolan kecil. Manajemen seharusnya tidak hanya memusatkan perhatiannya dalam bisnis komunikasi ke bawah, namun juga komunikasi ke atas.
Fungsi primer komunikasi ke atas (upward communication) adalah buat mensuplai keterangan pada tingkatan manajemen atas tentang apa yang terjadi dalam tingkatan bawah. Tipe komunikasi ini mencakup laporan-laporan periodik, penerangan, gagasan, serta permintaan buat diberikan keputusan. Hal ini dapat dicermati sebagai data atau fakta umpan balik bagi manajemen atas.
Bentuk-bentuk komunikasi seperti kebijaksanaan "pintu terbuka", sistem komunikasi informal, kuesioner perilaku, dewan manajemenkaryawan, atau sistem inspektur jenderal dirancang buat memudahkan komunikasi ke atas ke manajemen zenit.
Komunikasi Lateral atau Horizontal
Komunikasi lateral atau horizontal meliputi hal-hal berikut adalah :
1. Komunikasi di antara para anggota dalam kelompok kerja yg sama.
2. Komunikasi yang terjadi antara dan di antara departemen-departemen dalam strata organisasi yang sama.
Bentuk komunikasi ini dalam dasarnya bersifat koordinatif, serta merupakan output berdasarkan konsep spesialisasi organisasi. Sehingga komunikasi ini dibuat guna mempermudah koordinasi dan penanganan kasus. Komunikasi lateral, selain membantu koordinasi aktivitaskegiatan lateral, pula menghindarkan prosedur pemecahan kasus yg lambat.
Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yg memotong secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini seringkali terjadi menjadi hasil interaksi-hubungan departemen lini dan staf. Seperti telah dibahas dalam bab 10 bahwa hubungan-hubungan yg ada antara personalia lini dan staf bisa bhineka, yg akan membangun beberapa komunikasi diagonal yang berbeda-beda jua.
PERANAN KOMUNIKASI INFORMAL
Pembahasan aliran-aliran komunikasi pada atas adalah berkenaan menggunakan yang diklaim komunikasi "formal", sebagai saluran penyampaian fakta yang dibuat manajer organisasi buat memudahkan hubungan pekerjaan. Komunikasi informal, bagaimanapun juga, terdapatlah juga bagian penting aliran komunikasi organisasi. Bentuk komunikasi ini timbul dengan berbagai maksud, yang meliputi antara lain :
1. Pemuasan kebutuhan-kebutuhan manusiawi, seperti kebutuhan buat berhubungan dengan orang lain.
2. Perlawanan terhadap impak-imbas yang terus-menerus atau membosankan.
3. Pemenuhan impian buat mensugesti perilaku orang lain.
4. Pelayanan menjadi sumber kabar interaksi pekerjaan yang nir disediakan saluran-saluran komunikasi formal.
Tipe komunikasi informal yg paling populer merupakan 'grapevme " (mendengar sesuatu bukan dari sumber resmi, tetapi dari desasdesus, warta angin atau "slentingan"). Sistem komunikasi "grapevme" cenderung dipercaya Mengganggu atau merugikan, karena tidak sporadis terjadi penyebaran informasinya tidak tepat, tidak lengkap serta menyimpang. Selain itu, desas-desus cenderung bersifat membakar, tidak sinkron menggunakan fenomena, lebih bersifat emosional daripada logika, serta kadang-kadang dirahasiakan berdasarkan anggota yg mempunyai wewenang manajerial lebih tinggi.
Di lain pihak, komunikasi "grapevme" mempunyai peranan fungsional menjadi alat komunikasi tambahan bagi organisasi. Banyak penelitian yg mengambarkan bahwa komunikasi "grapevme" lebih cepat, lebih akurat serta lebih efektif pada menyalurkan berita. Manajer dapat mempergunakan komunikasi ini menggunakan liputan yg sengaja "dibocorkan".
Manajer harus menyadari bahwa komunikasi informal dan terprimer "grapevme" tidak bisa dihilangkan. Bahkan, sebaiknya manajer perlu memahami dan menggunakan "grapevme" sebagai pelengkap komunikasi formal. Peran salah komunikasi ini dapat diminimalkan menggunakan merancang saluran komunikasi formal yg baik, serta menyebarkan liputan dengan cepat dan tepat.
EFEKTIVITAS KOMUNIIKASI
Berbagai pennyebab timbulnya perkara-kasus komunikasi serta betapa sulitnya mencapai komunikasi efektif sudah dibahas di atas. Sekarang akan dibicarakan banyak sekali cara dengan mana para manajer dapat meningkatkan efektivitas komunikasi. Teknik-teknik ini dalam dasarnya adalah cara-cara buat mengatasi kesulitan-kesulitan yang disajikan sebelumnya.
Kesadaran Akan Kebutuhan Komunikasi Efektif
Karena aneka macam kendala organisasional dan antar pribadi, komunikasi efektif nir bisa dilaiarkan terjadi begitu saja. Manajer' harus memainkan peranan penting pada proses komunikasi, di mana hanya dengan cara itu lalu dapat diambil langkah-langkah buat mempertinggi efektivitas komunikasi.
Pentingnya komunikasi mengakibatkan banyak perusahaan besar menggunakan para "ahli komunikasi". Para seorang ahli komunikasi ini membantu perbaikan komunikasi dengan bantuannya kepada para penyelia memecahkan kasus-kasus komunikasi internal; penentuan strategi komunikasi perusahaan sehubungan dengan "layoffs", penutupan pabrik atau relokasi, serta terminasi; serta pengukuran kualitas aktivitas-aktivitas komunikasi, melalui interview (wawancara) atau survey.
Penggunaan Umpan - Balik
Peralatan penting pengembangan komunikasi lainnya merupakan penggunaan umpan kembali berita-warta yang dikirim. Komunikasi dua arah ini memungkinkan proses komunikasi berjalarn lebih efektif. Para manajer dapat melakukan paling sedikit 2. Hal buat mendorong umpan kembali serta menggunakannya secara efektif. Manajer dapat membangun lingkungan yg mendorong umpan balik , serta mendapatkan umpan balik melalui kegiatan mereka sendiri.
Cara manajer berkcmunikasi menggunakan para bawahannya dapat memilih jumlah umpan balik yang akan mereka terima. Di samping itu, tipe komunikasi yang digunakan dan lingkungan komunikasi penting pada penentuan umpan balik macam apa yang akan didapatkannya. Dalam hal ini manajer perlu memainkan peranan aktif dalam pengadaan umpan kembali tersebut. Sebagai model, setelah menaruh penugasan suatu pekerjaan manajer bisa bertanya, "Apakah saudara mengerti ?" atau "Apakah saudara mempunyai pertanyaan ?" atau "Apakah ada yg belum saya jelaskan ?" Namun pertanyaan-pertanyaan itu nir mendorong timbulnya jawaban jawaban, sebagai akibatnya pendekatan yang lebih eksklusif dapat dilakukan dengan mengungkapkan :"Pekerjaan ini merupakan krusial; karena itu pahami benar setiap langkah, laporkan kepada saya apa yg akan saudara lakukan".
Di lain pihak, para manajer perlu secara aktif mencari umpan kembali. Manajemen partisipatif serta komunikasi tatap muka merupakan cara-cara yg dapat dipakai untuk menaikkan efektifitas komunikasi melalui penggunaan umpan balik .
Menjadi Komunikator yang Lebih Efektif
Teknik-teknik komurikasi yg tidak baik mengganggu banyak manajer, misalnya ha.lnya mengganggu hubungan mereka menggunakan para bawahannya pada luar pekerjaan. Oleh karena itu, latihan-latihan dalam penulisan serta penyampaian informasi secara mulut perlu dilakukan untuk menaikkan pemahaman akan simbol-simbol, penggunaan bahasa, pengutaraan yang tepat serta kepekaan terhadap latar belakang penerima warta.
Salah satu alat-alat yang digunakan secara efektif oleh para psikolog, pembimbing, dan orang-orang yg profesinya memerlukan pemahaman yang mendalam tentang klien mereka, yaitu active listening,dapat digunakan buat mengembangkan dimensi baru ketrampilan manajemen para manajer. Prinsip dasar alat-alat ini terdapatlah penggunaan reflective statements (pernyataan kembali) sang pendengar. Bagaimanapun jua, posisi kunci para manajer pada proses komunikasi, membuat kebutuhan mendesak bagi pengembangan diri buat sebagai komunikator yang lebih efektif.
Pedoman Komunikasi yang Baik
American Management Associations (AMA) telah menyusun sejumlah prinsip-prinsip komunikasi yg disebut "the Ten Commandments of Good Communication" (sepuluh panduan komunikasi yang baik). Pedoman-panduan ini disusun buat menaikkan efektifitas komunikasi organisasi, yang secara ringkas adalah sebagai berikut:
1. Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih dahulu sebelum dikomunikasikan.
2. Teliti tujuan sebenarnya setiap komunikasi.
3. Pertimbangkan keadaan phisik serta insan holistik kapan saja komunikasi akan dilakukan.
4. Konsultasikan menggunakan pihak-pihak lain, bila perlu, dalam perencanaan komunikasi.
5. Perhatikan tekanan nada dan ekspresi lainnya sesuai isi dasar fakta selama berkomunikasi.
6. Ambil kesempatan, jika muncul, untuk menerima segala sesuatu yg membantu atau umpan balik .
7. Ikuti lebih lanjut komunikasi yg sudah dilakukan.
8. Perhatikan konsistensi komunikasi.
9. Tindakan atau perbuatan wajib mendorong komunikasi.
10. Jadilah pendengar yg baik, berkomunikasi nir hanya buat dimengerti namun buat mengerti.
Prinsip-prinsip komunikasi AMA ini memberikan pada para manajer pedoman untuk meningkatkan efektifitas komunikasi.
Comments
Post a Comment