KOMUNIKASI INTERNAL DAN EKSTERNAL DALAM KOMUNIKASI BISNIS

Komunikasi Internal Dan Eksternal Dalam Komunikasi Bisnis
A. Komunikasi internal dan eksternal dalam komunikasi bisnis
Ruang lingkup komunikasi usaha akan diawali menggunakan :
  • Ruang lingkup komunikasi internal yaitu mencakup : Komunikasi menggunakan (1) pemilik, (2) manajemen, (3) karyawan. Tugas seorang pelaku bisnis adalah membina hubungan baik dengan pihak-pihak tadi melalui aktivitas komunikasi. Ketiga pihak tersebut, merupakan sasaran komunikasi atau diklaim stakeholders. Stakeholders adalah sikap setiap gerombolan yang berada di dalm maupun di luar organisasi/forum bisnis yang mempunyai kiprah pada keberhasilan organisasi/forum bisnis. Cara komunikasi yang dilakukan dalam komunikasi internal bisa berupa komunikasi lisan, tulisan, audio-visual atau adonan ketiganya. Sedangkan arus yang terbaik adalah arus komunikasi dua arah, sehingga pelaku komunikasi usaha wajib berani buat membuka saluran komunikasi baik formal maupun informal, hyal tadi mengingat adanya kelemahan komunikasi internal pada komunikasi usaha, yaitu pesan umumnya didominasi oleh pihak manajemen, atau bahkan komunikasi berjenjang, sebagai akibatnya akibatnya pesan komunikasi sering terjadi pengurangan/penyimpangan.
  • Ruang lingkup komunikasi eksternal yaitu mencakup : Komunikasi dengan (1) pelanggan, (2) penyalur, (3) pemasok serta (4) agen regulator. Keempat gerombolan yg berada di luar organisasi/lembaga usaha mempunyai kepentingan untuk kelangsungan bisnis. Kelompok tersebut selain menghidupi jua dihidupi sang organisasi/forum usaha. Kelompok tersebut menentukan kemajuan usaha, sebagai akibatnya interaksi baik menggunakan kelompok ini harus dijaga serta dipertahankan dan ditingkatkan, melalui kualitas serta kuantitas komunikasi. Kelompok ini memiliki kepentingan yang tidak sama, misalnya pelanggan yang mempunyai hak buat menentukan dan menetukan produk yang akan dipakai. Sedangkan penyalur adalah grup yg memiliki jaringan distribusi mereka hanya mau menyalurkan produk yang dikehendaki pelanggan. Pemasok menginginkan adanya transaksi menggunakan organisasi lembaga bisnis yg memuaskan, sedangkan agen regulator, menginginkan adanya kepatuhan terhadap peraturan.
B. Fungsi-fungsi komunikasi dalam komunikasi bisnis
Dalam kegiatan komunikasi usaha, kita tidak hanya sekedar menyampaikan pesan pada khalayak usaha internal juga eksternal. Aktivitas ini bisa dipakai buat fungsi informatif. Suatu fungsi yang digunakan tidak hanya untuk merubah domain kognitif khalayak sebatas perubahan pengetahuan, tapi juga menaruh pilihan-pilihan, mengurangi ketidakpastian serta merubah keadaan usaha yg sedang kita lakukan begitu pula pada membuat keputusan. Fungsi kedua adalah fungsi persuasif atau motivatif, dimana komunikasi bisa digunakan buat mensugesti orang lain melalui treatment eksklusif supaya orang lain bertindak misalnya apa yang kita inginkan. Fungsi ketiga adalah fungsi kontrol, mengendalikan dan mengawasi, buat menjalankan secara efektif fungsi ini adalah dengan membuka feed back loop atau saluran umpan kembali dalam aktivitas komunikasi bisnis baik secara individual juga secara organisasional bagi setiap individu yg terdiri berdasarkan tiga jenis yaitu, umpan kembali informatif, umpan balik korektif dan umpan pulang peneguhan. Fungsi keempat adalah fungsi emotif, di mana komunikasi dipakai sebagai indera aktualisasi diri emosi yang berorientasi pada penerimaan isi pesan yg disampiakna.

C. Analisis khalayak Komunikasi Bisnis
Salah satu aktivitas komunikasi, termasuk komunikasi bisnis, yang terpenting adalah mengetahui siapa khalayak komunikasi itu. Lantaran apabila kita telah mengetahui siapa khlayak kita maka cara dan isi pesan komunikasi kita akan tidak sama. Misalnya, cara Anda berkomunikasi dengan bawahan akan berbeda menggunakan cara berkomunikasi menggunakan atasan. Hal tersebut terjadi karena kita mengetahui siapa khalayak kita. Hanya saja, memang mustahil mengenal sepenuhnya khalayak, apabila dalam komunikasi usaha level komunikasi massa. Namun kita jua tidak bisa mengingkari, bahwa mengenal lebih poly siapa khalayak kita akan menciptakan pesan kita jadi mampu lebih dimengerti khalayak.

Perbedaan level komunikasi menggunakan sendirinya membedakan cara mengidentifikasi khalayak. Pada level komunikasi interpersonal identifikasi khalayak nisbi lebih mudah dilakukan, bitu juga dalam level komunikasi gerombolan . Tetapi pada level komunikasi massa, identifikasi khalayak hanya sanggup kita lakukan berdasarkan kategorisasi-kategorisasi eksklusif. Namun kategorisasi tadi bisa jua digunakan buat mengidentifikasi khalayak pada komunikasi gerombolan .

Identifikasi khalayak mampu dilakukan berdasarkan aspek-aspek :
  • Demografis
  • Lokasi geografis
  • Psikodemografis. 
Dapat pula dilakukan melalui pendekatan postur mental khalayak yg umumnya membagi khalay sebagai 2 grup : (1) manusia abstrak serta (dua) insan robot.

Untuk mengidentifikasi khalay mampu pula dilakukan melaui motif dan kebutuhan khalayak yg melihat manusia menjadi khalayak dengan tiga komponen yakni komponen afektif, komponen kognitif dan komponen konatif. Berdasarkan hal tadi, kemudian kita mampu mengetahui kebutuhan manusia yang bersifat biologis serta sosiogenis. Salah satu teori motif serta kebutuhan yang terkenal adalah hierarki kebutuhan Abraham Maslow yang meliputi :
  • Kebutuhan biologis
  • Kebutuhan akan rasa aman
  • Kebutuhan akan keterkaitan serta cinta kasih
  • Kebutuhan akan penghargaan
  • Kebutuhan akan aktualisasi diri
Sedangkan David McLeland melihat terdapat tiga kebutuhan insan yaitu :
  • Kebutuhan buat berprestasi 
  • Kebutuhan akan kasih sayang
  • Kebutuhan berkuasa

KOMUNIKASI INTERNAL DAN EKSTERNAL DALAM KOMUNIKASI BISNIS

Komunikasi Internal Dan Eksternal Dalam Komunikasi Bisnis
A. Komunikasi internal dan eksternal pada komunikasi bisnis
Ruang lingkup komunikasi usaha akan diawali dengan :
  • Ruang lingkup komunikasi internal yaitu mencakup : Komunikasi dengan (1) pemilik, (2) manajemen, (3) karyawan. Tugas seorang pelaku bisnis adalah membina interaksi baik menggunakan pihak-pihak tadi melalui aktivitas komunikasi. Ketiga pihak tadi, merupakan target komunikasi atau disebut stakeholders. Stakeholders adalah sikap setiap grup yang berada di dalm maupun pada luar organisasi/lembaga usaha yang memiliki kiprah dalam keberhasilan organisasi/lembaga usaha. Cara komunikasi yang dilakukan pada komunikasi internal dapat berupa komunikasi lisan, goresan pena, audio-visual atau adonan ketiganya. Sedangkan arus yang terbaik adalah arus komunikasi 2 arah, sebagai akibatnya pelaku komunikasi bisnis wajib berani buat membuka saluran komunikasi baik formal juga informal, hyal tadi mengingat adanya kelemahan komunikasi internal pada komunikasi usaha, yaitu pesan umumnya didominasi oleh pihak manajemen, atau bahkan komunikasi berjenjang, sehingga akibatnya pesan komunikasi sering terjadi pengurangan/penyimpangan.
  • Ruang lingkup komunikasi eksternal yaitu meliputi : Komunikasi menggunakan (1) pelanggan, (dua) penyalur, (tiga) pemasok serta (4) agen regulator. Keempat grup yg berada pada luar organisasi/forum usaha mempunyai kepentingan buat kelangsungan bisnis. Kelompok tadi selain menghidupi juga dihidupi sang organisasi/forum usaha. Kelompok tadi memilih kemajuan bisnis, sebagai akibatnya interaksi baik menggunakan grup ini wajib dijaga serta dipertahankan dan ditingkatkan, melalui kualitas serta kuantitas komunikasi. Kelompok ini memiliki kepentingan yang tidak sama, misalnya pelanggan yg memiliki hak buat memilih dan menetukan produk yang akan digunakan. Sedangkan penyalur merupakan grup yang memiliki jaringan distribusi mereka hanya mau menyalurkan produk yg dikehendaki pelanggan. Pemasok menginginkan adanya transaksi menggunakan organisasi lembaga bisnis yang memuaskan, sedangkan agen regulator, menginginkan adanya kepatuhan terhadap peraturan.
B. Fungsi-fungsi komunikasi pada komunikasi bisnis
Dalam aktivitas komunikasi bisnis, kita tidak hanya sekedar mengungkapkan pesan pada khalayak usaha internal juga eksternal. Aktivitas ini dapat digunakan buat fungsi informatif. Suatu fungsi yg digunakan tidak hanya buat merubah domain kognitif khalayak sebatas perubahan pengetahuan, akan tetapi juga memberikan pilihan-pilihan, mengurangi ketidakpastian dan merubah keadaan usaha yang sedang kita lakukan begitu juga pada menciptakan keputusan. Fungsi ke 2 merupakan fungsi persuasif atau motivatif, dimana komunikasi bisa digunakan buat mempengaruhi orang lain melalui treatment tertentu agar orang lain bertindak misalnya apa yang kita inginkan. Fungsi ketiga adalah fungsi kontrol, mengendalikan serta mengawasi, buat menjalankan secara efektif fungsi ini merupakan dengan membuka feed back loop atau saluran umpan pulang dalam aktivitas komunikasi bisnis baik secara individual maupun secara organisasional bagi setiap individu yg terdiri berdasarkan tiga jenis yaitu, umpan balik informatif, umpan pulang korektif serta umpan balik peneguhan. Fungsi keempat adalah fungsi emotif, di mana komunikasi digunakan sebagai alat ekspresi emosi yang berorientasi pada penerimaan isi pesan yg disampiakna.

C. Analisis khalayak Komunikasi Bisnis
Salah satu kegiatan komunikasi, termasuk komunikasi bisnis, yang terpenting adalah mengetahui siapa khalayak komunikasi itu. Lantaran apabila kita telah mengetahui siapa khlayak kita maka cara dan isi pesan komunikasi kita akan berbeda. Misalnya, cara Anda berkomunikasi menggunakan bawahan akan tidak selaras dengan cara berkomunikasi dengan atasan. Hal tersebut terjadi lantaran kita mengetahui siapa khalayak kita. Hanya saja, memang mustahil mengenal sepenuhnya khalayak, bila pada komunikasi usaha level komunikasi massa. Tetapi kita pula nir bisa mengingkari, bahwa mengenal lebih poly siapa khalayak kita akan menciptakan pesan kita jadi mampu lebih dimengerti khalayak.

Perbedaan level komunikasi dengan sendirinya membedakan cara mengidentifikasi khalayak. Pada level komunikasi interpersonal identifikasi khalayak nisbi lebih mudah dilakukan, bitu pula dalam level komunikasi kelompok. Namun pada level komunikasi massa, identifikasi khalayak hanya bisa kita lakukan menurut kategorisasi-kategorisasi tertentu. Tetapi kategorisasi tersebut dapat jua digunakan buat mengidentifikasi khalayak dalam komunikasi gerombolan .

Identifikasi khalayak sanggup dilakukan dari aspek-aspek :
  • Demografis
  • Lokasi geografis
  • Psikodemografis. 
Dapat juga dilakukan melalui pendekatan postur mental khalayak yang umumnya membagi khalay sebagai 2 kelompok : (1) manusia abstrak dan (2) insan robot.

Untuk mengidentifikasi khalay bisa pula dilakukan melaui motif serta kebutuhan khalayak yg melihat manusia sebagai khalayak dengan tiga komponen yakni komponen afektif, komponen kognitif dan komponen konatif. Berdasarkan hal tadi, kemudian kita sanggup mengetahui kebutuhan manusia yang bersifat biologis dan sosiogenis. Salah satu teori motif serta kebutuhan yang terkenal merupakan hierarki kebutuhan Abraham Maslow yang mencakup :
  • Kebutuhan biologis
  • Kebutuhan akan rasa aman
  • Kebutuhan akan keterkaitan dan cinta kasih
  • Kebutuhan akan penghargaan
  • Kebutuhan akan aktualisasi diri
Sedangkan David McLeland melihat ada 3 kebutuhan insan yaitu :
  • Kebutuhan buat berprestasi 
  • Kebutuhan akan kasih sayang
  • Kebutuhan berkuasa

HUBUNGAN KOMUNIKASI DALAM SUATU ORGANISASI

Hubungan Komunikasi Dalam Suatu Organisasi
A. HUBUNGAN KOMUNIKASI
Untuk mencapai tujuan suatu organisasi, diharapkan adanya suatu proses komunikasi yang bisa mentransfer pesan-pesan menurut pengirim ke penerima pesan. Secara umum. Komunikasi mempunyai dua fungsi krusial dalam organisasi: (1) komunikasi memungkinkan orang-orang buat saling bertukar kabar; (2) komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota pada organisasi yg terpisah menurut anggota lainnya.

Umumnya organisasi sangat tergantung pada komunikasi buat mencapai tujuannya. Penelitian yg dilakukan sang J. Michael Sproul menunjukkan bahwa, orang-orang dalam organisasi menggunakan 69 persen menurut hari-hari kerja mereka menggunakan memakai komunikasi mulut, baik itu berbicara, mendengar, menulis ataupun membaca. Namun, nir berarti bahwa bentuk komunikasi yg lain, yaitu komunikasi nonverbal nir penting bagi suatu organisasi.

Berikut ini akan diuraikan beberapa kegiatan organisasi yg berkaitan dengan pertukaran warta.

a. Menetapkan Tujuan
Kebanyakan organisasi memiliki banyak sekali macam tujuan, baik yg bersifat formal juga nonformal. Untuk bisa memutuskan suatu tujuan, mereka yang terlibat dalam organisasi baik staf manajemen puncak , manajemen menengah, manajemen bawah serta karyawan, perlu melakukan aneka macam pembahasan yang berfokus dan relatif matang.

Tujuan organisasi bisa didefinisikan dalam arti keuangan (finansial), mutu produk, penguasaan pasar, kepuasan karyawan, atau menaruh pelayanan bagi pelanggan. Dalam tetapkan banyak sekali macam tujuan organisasi tersebut, sangat diharapkan pertukaran informasi atau komunikasi antar unit yang terdapat dalam organisasi tadi.

b. Membuat serta Melaksanakan Keputusan
Tujuan yang sudah ditetapkan pada suatu organisasi bisa tercapai apabila orang-orang dalam organisasi tadi menciptakan keputusan-keputusan yang mendukung terlaksananya tujuan, dan mematuhi keputusan yg sudah disepakati. Untuk menciptakan keputusan-keputusan yang mendukung tujuan organisasi, mereka harus mengumpulkan kabar-berita supaya bisa melakukan evaluasi terhadap banyak sekali pilihan/cara lain yang terdapat, menggunakan cara membaca, bertanya kepada orang lain, dan sebagainya. Jika suatu keputusan telah diambil, keputusan tersebut wajib dilaksanakan, serta hal ini memerlukan lebih banyak komunikasi.

c. Mengukur Prestasi Kerja
Saat keputusan telah dilaksanakan, manajemen perlu melakukan pengukuran untuk mengetahui apakah hasil yang dibutuhkan sudah tercapai. Pengukuran prestasi kerja mencakup beberapa faktor, diantaranya: biaya , penjualan, pangsa pasar, produktivitas, tingkat perputaran karyawan, dan taraf persediaan yg terdapat.

d Merekrut dan Mengembangkan Staf
Jika suatu perusahaan ingin merekrut seseorang, ia wajib mengumumkan secara terbuka, meneliti resume, dan melakukan wawancara dengan pelamar sehingga dapat dipengaruhi orang yg sahih-benar cocok buat menduduki jabatan yg tersedia. Selanjutnya, karyawan baru perlu diperkenalkan dengan staf organisasi.

Sebagai orang baru dalam suatu organisasi, beliau juga perlu diberi umpan pulang (feedback) atas prestasi yg sudah beliau capai, baik pada bentuk penghargaan, pengakuan, juga tanggung jawab yang lebih tinggi. Dalam kaitan ini, komunikasi akan lebih poly diharapkan serta sebagai penting ialah.

e. Pelayanan Pelanggan
Semua organisasi akan berhubungan dengan para customer (internal dan eksternal) atau pelanggannya dengan menggunakan komunikasi, baik pada bentuk formal maupun nonformal. Harga yang tertera pada suatu produk, nama kelompok produk yang tertulis dalam rak-rak, serta berbagai macam bentuk simbol seperti arah panah, serta sejenisnya pula adalah bentuk komunikasi yg mungkin dipakai sang suatu organisasi dalam berhubungan dengan pelanggan atau konsumennya.

Dalam kaitannya menggunakan pelayanan pelanggan (customer service), komunikasi juga mempunyai peranan krusial, misalnya dalam bagian pengecekan kredit, tagihan-tagihan, menjawab telepon berdasarkan konsumen, juga penanganan kasus-kasus yang berkaitan dengan pengaduan berdasarkan konsumen. Kegiatan-kegiatan tadi dengan sendirinya memakai banyak komunikasi.

f. Negosiasi dengan Pemasok
Untuk menerima harga produk yang baik, manajemen pada suatu perusahaan perlu mengadakan negosiasi dengan pernasok maupun pemberi pinjaman. Setelah menerima bantuan dana yg diperlukan, mereka wajib secara rutin menaruh laporan perkembangan perusahaannya kepada pihak-pihak yg terkait.

Melakukan perundingan menggunakan berbagai pihak dan menyampaikan laporan perkembangan suatu perusahaan kepada pihak lain yang berkepentingan, tentu saja memerlukan komunikasi yang dapat memuaskan ke 2 belah pihak yg sedang bernegosiasi.

g. Membuat Produk
Untuk menuangkan ilham atau gagasan tentang produk baru, lalu menempatkannya dalam proses produksi, sampai akhirnya sebagai suatu produk yang siap dipasarkan, dibutuhkan komunikasi. Scorang perancang (designer) merancang produk; pemasar melakukan penelitian pasar; dan manajer penjualan melakukan penjualan. Kegiatan-kegiatan pada atas memerlukan poly komunikasi, baik komunikasi antara manajer menggunakan karyawan, antara karyawan yg satu menggunakan yg lain, atau antara bagian pemasaran dengan para pelanggan. Dengan istilah lain, proses produksi erat kaitannya dengan komunikasi.

h. Berinteraksi menggunakan Peraturan yg Ada
Komunikasi bukan saja terjadi pada tubuh perusahaan, namun jua antara perusahaan dengan pemerintah. Sebagai wakil rakyat, pemerintah sudah seharusnya melindungi kepentingan rakyat.

Untuk itulah, pemerintah menyusun peraturan yg bertujuan buat memberi perlindungan bagi rakyat luas dari tindakan sewenang-wenang perusahaan, contohnya peraturan yg berkaitan dengan perlindungan keselamatan kerja, agunan hari tua, penentuan upah minumum regional (UMR), penentuan waktu (lamanya) jam kerja, pencemaran lingkungan, serta penentuan lokasi bisnis. Kegiatan-kegiatan. Tersebut memerlukan. Komunikasi juga.

B. POLA KOMUNIKASI
Meskipun sernua organisasi wajib melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dalam mencapai tujuannya, tetapi perlu diketahui bahwa pendekatan yg digunakan antara satu organisasi menggunakan organisasi yg lain bisa bervariasi atau bhineka. Bagi perusahaan yang berskala mini yg hanya memiliki beberapa karyawan, maka penyampaian warta bisa dilakukan secara pribadi pada para karyawannya tadi. Tetapi, lain halnya menggunakan perusahaan besar yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan, maka penyampaian mformasi pada mereka adalah suatu pekerjaan yang relatif rumit.

Bagaimana pola komunikasi terjadi dalam suatu organisasi? Secara generik, pola komunikasi (patterns of communications) bisa dibedakan ke pada saluran komunikasi formal (formal communications channel) dan saluran komunikasi nonformal (informal communications channel).

1. Saluran Komunikasi Formal
Dalam struktur organisasi garis, fungsional, juga matriks, akan nampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sinkron dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya menggunakan proses penyampaian liputan berdasarkan pimpinan pada bawahan ataupun berdasarkan manajer ke karyawan, maka pola transformasi informasinya dapat berbentuk komunikasi menurut atas ke bawah, komunikasi menurut bawah ke atas, komunikasi horizontal, serta komunikasi diagonal. Selanjutnya, akan dibahas tentang keterbatasan komunikasi formal (Montana, 1993; Greene, 1985).

a. Komunikasi berdasarkan Atas ke Bawah
Secara sederhana, transformasi keterangan berdasarkan pimpinan dalam semua level ke bawahan merupakan komunikasi menurut atas ke bawah (top-down atau downward communications). Aliran komunikasi berdasarkan atasan ke bawahan tadi, umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya pada suatu organisasi. Seorang manajer yg memakai jalur komunikasi dari atas ke bawah memiliki tujuan buat mengarahkan, mengkoordinasikan, memotivasi, memimpin, dan mengendalikan aneka macam kegiatan yang terdapat pada level bawah.

Komunikasi dari atas ke bawah tersebut bisa berbentuk ekspresi maupun tulisan. Komunikasi secara ekspresi dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal antara supervisor dengan karyawan, atau bisa pula dalam bentuk pertemuan grup. Di samping itu, komunikasi berdasarkan atas ke bawah dapat berbentuk goresan pena misalnya memo, manual pembinaan, kotak warta, surat fakta, majalah, papan pengumuman, kitab petunjuk karyawan, juga buletin.

Menurut Katz serta Kahn, komunikasi berdasarkan atas ke bawah mempunyai 5 tujuan utama, yaitu:
1. Untuk menaruh pengarahan atau instruksi kerja tertentu.
2. Untuk memberikan kabar mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan.
3. Untuk memberikan warta mengenai mekanisme dan praktik organisasional.
4. Untuk memberikan umpan kembali pelaksanaan kerja kepada para karyawan.
5. Untuk menyajikan berita tentang aspek ideologi dalam membantu organisasi menanarnkan pengertian mengenai tujuan yg ingin dicapai.

Salah satu kelemahan menurut saluran komunikasi berdasarkan atas ke bawah ini adalah kemungkinan terjadinya penyaringan ataupun sensor informasi penting yg ditujukan ke para bawahannya. Dengan kata lain, warta yg diterima para bawahan sanggup jadi tidak selengkap aslinya.

b. Komunikasi menurut Bawah ke Atas
Dalam struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas (bottom up atau upward communications) berarti alur keterangan asal berdasarkan bawahan menuju ke atasan. Informasi mula-mula dari menurut para karyawan selanjutnya disampaikan ke bagian pabrik, ke manajer produksi, dan akhirnya ke manajer umum.

Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas, para manajer wajib sahih-sahih mempunyai rasa percaya pada para bawahannya. Kalau tidak, informasi sebagus apa pun dari bawahan nir akan berguna baginya, lantaran yang ada hanyalah rasa curiga atau ketidakpercayaan terhadap informasi tersebut.

Berikut ini merupakan sebuah bagan organisasi yg menggambarkan alur komunikasi berdasarkan bawah ke atas.
Salah satu kelemahan komunikasi berdasarkan bawah ke atas adalah adanya kemungkinan bawahan hanya membicarakan kabar (laporan) yang baik-baik saja (ABS/Asal Bapak Senang), sedangkan informasi yang agaknya memiliki kesan negatif atau nir disenangi oleh manajer cenderung disimpan dan tidak disampaikan. Mengapa demikian? Hal ini disebabkan lantaran para bawahan beranggapan bahwa menggunakan hanya melaporkan hal yang baik-baik saja, beliau dapat menjaga atau menyelamatkan posisinya, serta menerima rasa arnan pada suatu organisasi tadi.

c. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal (horizontal communications) atau seringkali diklaim jua dengan istilah kornunikasi lateral (lateral communications) merupakan komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yg mempunyai posisi sejajar/sederajat pada suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal diantaranya buat melakukan persuasi, mempengaruhi, serta memberikan warta pada bagian atau departernen yang merniliki kedudukan sejajar.

Kebanyakan manajer senang melakukan tukar menukar fakta dengan teman-temannya pada departernen yang tidak sinkron, terutama jika ada masalah-masalah khusus pada. Suatu organisasi perusahaan. Komunikasi horizontal bersifat koordinatif pada antara mereka yang memiliki posisi sederajat, baik pada dalam satu departemen maupun di antara beberapa departemen.

d. Komunikasi Diagonal
Bentuk komunikasi yg satu ini memang relatif lain berdasarkan beberapa bentuk komunikasi sebelumnya. Kornunikasi diagonal (diagonal communications) melibatkan komunikasi antara. Dua tingkat (level) organisasi yg tidak sama. Contohnya merupakan komunikasi formal antara manajer pernasaran menggunakan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi, antara manaJer produksi menggunakan bagian akuntansi, dan antara manajer keuangan dengan bagian penelitian.

Bentuk komunikasi diagonal memang menyimpang menurut bentukbentuk komunikasi tradisional yang terdapat, misalnya komunikasi dari bawah ke atas dan komunikasi menurut atas ke bawah. Suatu studi penelitian yg pernah dilakukan memperlihatkan bahwa, komunikasi lateral maupun komunikasi diagonal lebih poly diterapkan pada suatu organisasi yang berskala besar , manakala terdapat saling ketergantungan (interdependence) di antara bagian atau departemen-departemen yg terdapat pada organisasi tadi.

Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa laba, pada antaranya adalah:
  • Penyebaran warta bisa sebagai lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional. 
  • Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menuntaskan perkara pada organisasi. 
Di samping mempunyai kebaikan atau laba, komunikasi diagonal ini jua mempunyai kelemahan. Salah satu kelemahan komunikasi diagonal adalah bahwa komunikasi diagonal bisa mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan sudah berjalan normal. Di samping itu, komunikasi diagonal pada suatu organisasi akbar sulit untuk dikendalikan secara efektif.

e. Keterbatasan Komunikasi Formal
Meskipun saluran komunikasi formal sangat krusial bagi organisasi akbar, namun ia mempunyai impak yang kurang menguntungkan baik menurut sudut pandang individual juga perusahaan.

Dilihat dari sudut pandang individual (perseorangan), komunikasi formal sering membuat frustrasi atau menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan buat masuk ke dalam proses pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi akbar, buat bisa berkomunikasi dengan manajer puncak wajib terlebih dahulu melalui lapisan manajer yang terdapat pada bawahnya. Artinya, poly jalur yang harus dilewati untuk bisa berkomunikasi secara, pribadi menggunakan manajer puncak . 

Kemudian, bagaimana jika ditinjau menurut sudut pandang perusahaan? Dari sudut pandang perusahaan, kasus terbesar menggunakan saluran komunikasi formal merupakan kemungkinan keluarnya distorsi atau gangguan penyampaian liputan ke level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan (link) pada jalur komunikasi dapat mendeskripsikan suatu kemungkinan munculnya kesalahpahaman.

Setiap pesan yang mengalir baik dari atas maupun bawah memungkinkan adanya perubahan terhadap pesan aslinya. Sebagai akibatnya, bawahan mungkin mendapat suatu fakta yg kabur dari atasannya; begitu jua para atasan (manajer puncak ) akan memperoleh suatu citra yang nir lengkap atau kurang pas terhadap apa yang sebenarnya terjadi di taraf bawah.

Kemudian, bagaimana mengatasi hal tersebut? Salah satu cara buat mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi pada komunikasi adalah mengurangi jumlah tingkatan (level) dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur komunikasi, semakin sedikit kemungkinan terjadinya kesalahpahaman. Struktur organisasi flat/mendatar dengan tingkatan organisasi yang lebih sedikit, serta lebih poly rentang kendalinya (span of control) akan dapat membantu mengurangi terjadinya penyimpangan . Struktur organisasi flat dapat digambarkan dalam bagan berikut ini.

1. Saluran Komunikasi Informal
Bagan organisasi formal akan bisa mendeskripsikan bagaimana warta yg ada ditransformasikan dari satu bagian ke bagian yg lainnya sinkron menggunakan jalur hierarki yg terdapat. Tetapi dalam praktik, nampaknya garis-garis dan kotak-kotak yg tergambar pada struktur organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam suatu organisasi buat saling bertukar liputan antara yang satu dengan yang lainnya. Oleh karena itu, keberadaan jaringan komunikasi informal dalam suatu organisasi tak dapat dielakkan. Jaringan ini bisa juga digunakan sang para manajer buat memantau para karyawannya pada melakukan tugas pekerjaan.

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yg ada dalam suatu organisasi tanpa mempedulikan jenjang hierarkhi, pangkat serta kedudukan/ jabatan, bisa berkomunikasi secara luas Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan umumnya bersifat umum, misalnya mengobrol mengenai humor yg baru didengar, famili, anak-anak, global olahraga, musik, program film, serta sinetron TV, kadangkala mereka juga bicara hal-hal yg berkaitan menggunakan situasi kerja yg terdapat dalam organisasinya. Lebih lanjut, banyak orang yg lebih percaya desas-desus atau rumor yang didapat menurut komunikasi informal menjadi sumber informasi dalam suatu organisasi. Mereka kadangkala tidak lagi menaruh kepercayaan terhadap liputan yang berasal menurut para manajer suatu organisasi.

C. CARA MENGELOLA KOMUNIKASI
Ada 2 hal yg perlu diperhatikan pada hal mengelola komunikasi, pertama: bagaimana menangani pesan-pesan yang bersifat rutin; kedua: bagaimana menangani krisis komunikasi. Kedua hal tersebut bisa dijelaskan ini dia.

1. Penanganan Pesan-pesan Rutin
Dalam organisasi akbar, pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) merupakan lebih banyak daripada pada organisasi yg berskala mini , namun semua perusahaan memusatkan perhatiannya dalam bagaimana memaksimumkan manfaat (benefit) berdasarkan kegiatan komunikasi menggunakan biaya (cost) tertentu. Untuk dapat memaksimumkan manfaat serta meminimumkan biaya tadi, manajer perlu memperhatikan aneka macam hal berikut.

a. Mengurangi Jumlah Pesan
Untuk menciptakan satu laman surat diharapkan ketika dan sumber-sumber (uang/bahan). Oleh karena itu, suatu organisasi harus memusatkan perhatiannya pada seberapa banyak surat-surat yang akan dikirim ke luar. Di samping itu, organisasi jua perlu menghitung berapa rata-rata porto yg dibutuhkan buat mencatat, mengetik, mengedit, serta mengirimkan surat dan berapa lama sebuah surat usaha bisa diselesaikan. Jika suatu pesan perlu disampaikan secara tertulis, sepucuk surat adalah investasi yg baik dan berharga. Tetapi, jika sebuah surat hanya akan menambah beban informasi yang akan disampaikan, mungkin lebih baik pesan disampaikan menggunakan cara lain , seperti melalui telepon atau tatap muka.

b. Instruksi yg Jelas
Kesalahan yang menyebabkan terhambatnya komunikasi, mungkin dapat dibebankan pada setiap orang yg terdapat dalam organisasi. Tetapi, dalam hal ini manajer memiliki tanggung jawab khusus buat membuat setiap orang pada organisasi mengetahui apa yang harus dilakukannya. Orang-orang yg bertugas melakukan komunikasi (komunikator) telah seharusnya memahami kebutuhan serta tujuan organisasi secara holistik, sehingga dapat menghindarkan dirinya dari kesalahan pada memberi instruksi. Komunikator jua perlu selalu mencari kejelasan suatu pesan, karena kebutuhan perusahaan yang terus berkembang secara bergerak maju menghipnotis arti setiap pesan. Di samping itu, manajer jua seharusnya permanen berkomunikasi dengan stafnya secara keseluruhan, buat menjaga hubungan menggunakan anggota staf, dan buat memberikan umpan pulang terhadap perkembangan suatu pesan.

c. Mendelegasikan Tanggung Jawab
Dalam suatu organisasi, tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai jika manajer mempunyai agama bahwa orang lain dapat menuntaskan pekerjaan yg dibebankan pada mereka. Hal ini penting, lantaran seorang manajer harus mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi pada orang lain. Coba Anda bayangkan, bila seorang manajer bersikeras untuk mengerjakan ulang setiap pesan menggunakan gayanya sendiri.

d. Melatih Petugas
Seorang yang memegang pensil nir harus sebagai penulis yg baik; seseorang yg mempunyai suara yang menarik jua nir selalu dapat mengungkapkan sesuatu dengan jelas pada khalayak. Dalam kenyataannya, penulis maupun pembicara yang nir memiliki bakat alami dapat menjadi penulis dan pembicara yg baik melalui latihan-latihan yg teratur dan terpola menggunakan baik.

Oleh karena itu, suatu organisasi dianjurkan buat menyelenggarakan training. Keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang pekerjaan atau tugasnya berhubungan erat menggunakan masalah komunikasi. Pelatihan ini meliputi paling nir preferensi gaya organisasi dan falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator juga perlu mempertinggi serta memperlancar kemampuan berbahasa dan keterampilan presentasinya, sebagai akibatnya komunikasi mampu sebagai lebih baik serta lancar.

2. Penanganan Krisis Komunikasi
Mengelola arus pesan-pesan usaha dari hari ke hari merupakan suatu hal yang biasa, tetapi tes keterampilan komunikasi yang sebenarnya adalah pada waktu munculnya krisis komunikasi pada suatu organisasi. Mengapa demikian? Semakin akbar tantangan atau risiko yang wajib dihadapi, semakin tinggi taraf kernampuan atau keterampilan yg diperlukan. Krisis komunikasi ini adalah suatu ajang uji coba keterampilan yang cukup menantang.

Berikut ini merupakan beberapa model insiden yg menimpa suatu organisasi perusahaan yang wajib ditangani dengan seksama.

a. Kasus Pertama
Perusahaan Jamu PT. Kuku Raksasa memproduksi obat pegal linu dalam banyak sekali macam bentuk, baik dalam bentuk tablet, kapsul juga kaplet. Seorang wanita dikabarkan tewas global setelah minum obat pegal linu dari PT tersebut. Mendengar kejadian itu, aparat keamanan dan dinas kesehatan segera melakukan penyelidikan serta pemeriksaan pada tempat kejadian. Hasil sementara mengisyaratkan bahwa obat tadi mengandung suatu adonan zat yg berbahaya bagi insan. Setelah beberapa lama kematian itu terjadi, hasil inspeksi di laboratorium memberitahuakn bahwa penyebab kematiannya asal menurut obat yang diproduksi PT. Kuku Raksasa. Melihat peristiwa tadi, bagaimana pendapat Anda?

b. Kasus Kedua
Dalam beberapa peristiwa terpisah, dari laporan konsumen berdasarkan beberapa provinsi, ditemukan adonan zat-zat pengawet kuliner yang berbahaya dalam makanan bayi yg Anda produksi. Anda lalu melakukan pengecekan ke beberapa wilayah yg melaporkan hal tadi, namun nir menemukan bukti yang relatif mendukung klaim tersebut. Melalui penelaahan secara menyeluruh, nir ditemukan masalah baik pada bagian produksi maupun distribusi. Tetapi, perlu diingat bahwa fakta tentang tercampurnya zat-zat kimia berbahaya tadi sudah menyebar ke beberapa wilayah. Melihat kondisi itu, apa yg perlu dilakukan oleh perusahaan tadi?

c. Kasus Ketiga
Sebuah perusa-haan produsen penyedap masakan terpaksa didemo oleh warga rakyat yang ada pada kurang lebih daerah perusahaan tersebut. Warga masyarakat beropini bahwa dampak pembuangan limbah pabrik tersebut, sawah-sawah milik para petani tadi sebagai nir fertile lagi.

d. Kasus Keempat
Sebuah industri produsen memahami yang berlokasi pada lingkungan pemukiman masyarakat, belakangan ini menjadi bahan pembicaraan masyarakat rakyat. Mereka berpendapat bahwa industri tahu pada daerah tadi mengganggu rakyat terutama lantaran bau limbah memahami yg dialirkan melalui saluran-saluran air masyarakat setempat. Di samping itu, saluran-saluran air warga setempat menjadi keruh serta kotor lantaran limbah tahu tadi.

Cara penanganan krisis di suatu perusahaan akan tidak sinkron dengan perusahaan yang lain. Tetapi, yg kentara bahwa keluarnya krisis pada suatu perusahaan dapat mempunyai efek terhadap masa depan, baik itu produk maupun reputasi perusahaan yang bersangkutan. Berapa banyak porto yg wajib diharapkan untuk memperbaiki citra suatu perusahaan yang sedang dilanda krisis? Apabila suatu perusahaan gagal pada menangani krisis yang terjadi, maka reputasi perusahaan akan sebagai pudar dan kerugian tidak dapat dihindarkan.

Dalam kaitannya menggunakan krisis komunikasi tersebut, terdapat dua falsafah pada komunikasi, yaitu: (1) bersikap diam, tidak berkata sesuatu; atau (dua) katakan apa yg terjadi dan sesegera mungkin. Kedua pendekatan tersebut ternyata dapat diaplikasikan pada situasi konkret serta berhasil, sebagai contoh perusahaan Johnson & Johnson dan Gerber yg berpusat di Amerika.

Dalam situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yg dapat dilakukan, antara lain:
1. Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan krisis.
2. Usahakan manajemen zenit segera bertindak dalam ketika krisis terjadi.
3. Ciptakan sebuah sentra kabar sebagai representasi perusahaan. Yang dilengkapi menggunakan banyak sekali peralatan elektronik komunikasi.
4. Ceritakan suatu insiden secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang galat, segera mohon maaf.
5. Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja melalui pernyataan tetapi pula melalui tindakan konkret.

D. MENINGKATKAN KETERAMPILAN KOMUNIKASI
Sebagaimana Anda ketahui, komunikasi merupakan suatu keterkaitan antara individu-individu dengan organisasi. Kemampuan Anda buat tahu apa yg sedang terjadi sangat tergantung dalam kepekaan Anda menjadi komunikator. Bila Anda memahami dinamika komunikasi, Anda akan dapat membaca secara akurat apa yg sedang terjadi dalam suatu organisasi. Keterampilan Anda dalam berkomunikasi akan sangat berpengamh terhadap keberhasilan Anda pada global usaha.

Apakah Anda seseorang sekretaris, pelatih manajemen, akuntan, analis keuangan, makelar, peneliti, seorang ahli asal daya insan, spesialis fakta, atau lainnya, Anda perlu kemampuan berkomunikasi menggunakan orang lain secara efektif dan efisien. Tetapi demikian, beberapa jenis pekerjaan memerlukan keterampilan komunikasi yang lebih akbar daripada yg lain. Sebagai model, seorang salesman perlu sebagai komunikator yang baik, dan jua seorang ahli hubungan rakyat (public relations).

Beberapa keterampilan khusus yang diharapkan dalam. Komunikasi bisnis adalah:
1. Membaca.
2. Mendengar.
3. Percakapannya menarik.
4. Wawancara.
5. Berdiskusi dengan gerombolan -grup kecil.
6. Berpidato dan presentasi.
7. Menulis surat, memo, serta laporan.

Barangkali, loka terbaik buat melakukan perbaikan program adalah menilai diri eksklusif secara jujur. Setiap orang berkeinginan buat membuatkan keterampilan berkomunikasi, dan mungkin Anda adalah seseorang pendengar yang baik, atau mungkin penulis yg baik. Dalam beberapa hari lalu, coba perhatilcan kemampuan Anda berkomunikasi, terdapat perbaikan atau tidak. Coba perhatikan cara Anda berkomunikasi, yg benar serta yang keliru. Selanjutnya, pusatkan serta kembangkan keterampilan Anda dalam bidang-bidang yang paling lemah. Cara terbaik buat mempertinggi kemampuan berkomunikasi merupakan melalui latihan-latihan atau praktik-praktik.

HUBUNGAN KOMUNIKASI DALAM SUATU ORGANISASI

Hubungan Komunikasi Dalam Suatu Organisasi
A. HUBUNGAN KOMUNIKASI
Untuk mencapai tujuan suatu organisasi, dibutuhkan adanya suatu proses komunikasi yang bisa mentransfer pesan-pesan menurut pengirim ke penerima pesan. Secara umum. Komunikasi mempunyai dua fungsi penting pada organisasi: (1) komunikasi memungkinkan orang-orang buat saling bertukar informasi; (2) komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota pada organisasi yg terpisah menurut anggota lainnya.

Umumnya organisasi sangat tergantung pada komunikasi untuk mencapai tujuannya. Penelitian yg dilakukan sang J. Michael Sproul menerangkan bahwa, orang-orang dalam organisasi menggunakan 69 persen berdasarkan hari-hari kerja mereka menggunakan memakai komunikasi mulut, baik itu berbicara, mendengar, menulis ataupun membaca. Tetapi, nir berarti bahwa bentuk komunikasi yg lain, yaitu komunikasi nonverbal tidak krusial bagi suatu organisasi.

Berikut ini akan diuraikan beberapa aktivitas organisasi yang berkaitan menggunakan pertukaran warta.

a. Menetapkan Tujuan
Kebanyakan organisasi memiliki banyak sekali macam tujuan, baik yang bersifat formal maupun nonformal. Untuk bisa menetapkan suatu tujuan, mereka yg terlibat dalam organisasi baik staf manajemen puncak , manajemen menengah, manajemen bawah dan karyawan, perlu melakukan aneka macam pembahasan yang serius serta relatif matang.

Tujuan organisasi dapat didefinisikan pada arti keuangan (finansial), mutu produk, dominasi pasar, kepuasan karyawan, atau menaruh pelayanan bagi pelanggan. Dalam tetapkan aneka macam macam tujuan organisasi tersebut, sangat dibutuhkan pertukaran liputan atau komunikasi antar unit yang terdapat dalam organisasi tersebut.

b. Membuat dan Melaksanakan Keputusan
Tujuan yg sudah ditetapkan dalam suatu organisasi dapat tercapai bila orang-orang pada organisasi tersebut menciptakan keputusan-keputusan yg mendukung terlaksananya tujuan, serta mematuhi keputusan yg telah disepakati. Untuk membuat keputusan-keputusan yg mendukung tujuan organisasi, mereka wajib mengumpulkan keterangan-warta supaya dapat melakukan penilaian terhadap berbagai pilihan/cara lain yang terdapat, dengan cara membaca, bertanya pada orang lain, dan sebagainya. Bila suatu keputusan sudah diambil, keputusan tersebut wajib dilaksanakan, serta hal ini memerlukan lebih banyak komunikasi.

c. Mengukur Prestasi Kerja
Saat keputusan sudah dilaksanakan, manajemen perlu melakukan pengukuran buat mengetahui apakah hasil yg diharapkan telah tercapai. Pengukuran prestasi kerja mencakup beberapa faktor, diantaranya: biaya , penjualan, pangsa pasar, produktivitas, taraf perputaran karyawan, dan taraf persediaan yang terdapat.

d Merekrut serta Mengembangkan Staf
Jika suatu perusahaan ingin merekrut seseorang, beliau wajib mengumumkan secara terbuka, meneliti resume, dan melakukan wawancara menggunakan pelamar sehingga dapat dipengaruhi orang yang benar-sahih cocok untuk menduduki jabatan yg tersedia. Selanjutnya, karyawan baru perlu diperkenalkan dengan staf organisasi.

Sebagai orang baru dalam suatu organisasi, beliau jua perlu diberi umpan pulang (feedback) atas prestasi yg sudah beliau capai, baik dalam bentuk penghargaan, pengakuan, maupun tanggung jawab yg lebih tinggi. Dalam kaitan ini, komunikasi akan lebih banyak diharapkan dan menjadi krusial artinya.

e. Pelayanan Pelanggan
Semua organisasi akan berhubungan dengan para customer (internal serta eksternal) atau pelanggannya menggunakan menggunakan komunikasi, baik dalam bentuk formal maupun nonformal. Harga yg tertera pada suatu produk, nama grup produk yg tertulis pada rak-rak, serta berbagai macam bentuk simbol seperti arah panah, dan sejenisnya jua adalah bentuk komunikasi yg mungkin dipakai oleh suatu organisasi dalam herbi pelanggan atau konsumennya.

Dalam kaitannya dengan pelayanan pelanggan (customer service), komunikasi jua memiliki peranan penting, misalnya pada bagian pengecekan kredit, tagihan-tagihan, menjawab telepon berdasarkan konsumen, juga penanganan kasus-kasus yang berkaitan dengan pengaduan menurut konsumen. Kegiatan-kegiatan tersebut dengan sendirinya memakai poly komunikasi.

f. Negosiasi dengan Pemasok
Untuk mendapatkan harga produk yg baik, manajemen dalam suatu perusahaan perlu mengadakan negosiasi dengan pernasok juga pemberi pinjaman. Setelah menerima donasi dana yg diperlukan, mereka wajib secara rutin menaruh laporan perkembangan perusahaannya pada pihak-pihak yang terkait.

Melakukan perundingan dengan berbagai pihak serta mengungkapkan laporan perkembangan suatu perusahaan kepada pihak lain yg berkepentingan, tentu saja memerlukan komunikasi yg bisa memuaskan kedua belah pihak yang sedang bernegosiasi.

g. Membuat Produk
Untuk menuangkan wangsit atau gagasan mengenai produk baru, lalu menempatkannya pada proses produksi, sampai akhirnya sebagai suatu produk yg siap dipasarkan, diharapkan komunikasi. Scorang perancang (designer) merancang produk; pemasar melakukan penelitian pasar; serta manajer penjualan melakukan penjualan. Kegiatan-aktivitas di atas memerlukan banyak komunikasi, baik komunikasi antara manajer dengan karyawan, antara karyawan yg satu menggunakan yg lain, atau antara bagian pemasaran dengan para pelanggan. Dengan istilah lain, proses produksi erat kaitannya menggunakan komunikasi.

h. Berinteraksi menggunakan Peraturan yg Ada
Komunikasi bukan saja terjadi dalam tubuh perusahaan, namun jua antara perusahaan menggunakan pemerintah. Sebagai wakil warga , pemerintah sudah seharusnya melindungi kepentingan rakyat.

Untuk itulah, pemerintah menyusun peraturan yg bertujuan untuk memberi proteksi bagi warga luas dari tindakan sewenang-wenang perusahaan, contohnya peraturan yg berkaitan menggunakan perlindungan keselamatan kerja, jaminan hari tua, penentuan upah minumum regional (UMR), penentuan ketika (lamanya) jam kerja, pencemaran lingkungan, serta penentuan lokasi bisnis. Kegiatan-aktivitas. Tersebut memerlukan. Komunikasi pula.

B. POLA KOMUNIKASI
Meskipun sernua organisasi wajib melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dalam mencapai tujuannya, namun perlu diketahui bahwa pendekatan yg digunakan antara satu organisasi menggunakan organisasi yg lain bisa bervariasi atau bhineka. Bagi perusahaan yang berskala kecil yg hanya memiliki beberapa karyawan, maka penyampaian berita bisa dilakukan secara langsung kepada para karyawannya tersebut. Namun, lain halnya menggunakan perusahaan akbar yang mempunyai ratusan bahkan ribuan karyawan, maka penyampaian mformasi pada mereka merupakan suatu pekerjaan yg relatif rumit.

Bagaimana pola komunikasi terjadi dalam suatu organisasi? Secara generik, pola komunikasi (patterns of communications) dapat dibedakan ke pada saluran komunikasi formal (formal communications channel) dan saluran komunikasi nonformal (informal communications channel).

1. Saluran Komunikasi Formal
Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan nampak banyak sekali macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai menggunakan batas tanggung jawab serta wewenangnya. Dalam kaitannya menggunakan proses penyampaian berita dari pimpinan kepada bawahan ataupun menurut manajer ke karyawan, maka pola transformasi informasinya bisa berbentuk komunikasi menurut atas ke bawah, komunikasi berdasarkan bawah ke atas, komunikasi horizontal, serta komunikasi diagonal. Selanjutnya, akan dibahas mengenai keterbatasan komunikasi formal (Montana, 1993; Greene, 1985).

a. Komunikasi menurut Atas ke Bawah
Secara sederhana, transformasi liputan dari pimpinan pada semua level ke bawahan adalah komunikasi menurut atas ke bawah (top-down atau downward communications). Aliran komunikasi berdasarkan atasan ke bawahan tadi, umumnya terkait menggunakan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang memakai jalur komunikasi menurut atas ke bawah memiliki tujuan buat mengarahkan, mengkoordinasikan, memotivasi, memimpin, serta mengendalikan berbagai aktivitas yg ada pada level bawah.

Komunikasi menurut atas ke bawah tersebut dapat berbentuk lisan juga goresan pena. Komunikasi secara lisan bisa berupa percakapan biasa, wawancara formal antara supervisor menggunakan karyawan, atau dapat jua dalam bentuk pertemuan kelompok. Di samping itu, komunikasi dari atas ke bawah bisa berbentuk tulisan seperti memo, manual pembinaan, kotak informasi, surat liputan, majalah, papan pengumuman, kitab petunjuk karyawan, maupun buletin.

Menurut Katz dan Kahn, komunikasi berdasarkan atas ke bawah memiliki 5 tujuan pokok, yaitu:
1. Untuk menaruh pengarahan atau instruksi kerja tertentu.
2. Untuk memberikan liputan mengapa suatu pekerjaan wajib dilaksanakan.
3. Untuk menaruh warta tentang mekanisme serta praktik organisasional.
4. Untuk memberikan umpan pulang pelaksanaan kerja kepada para karyawan.
5. Untuk menyajikan informasi tentang aspek ideologi dalam membantu organisasi menanarnkan pengertian mengenai tujuan yang ingin dicapai.

Salah satu kelemahan menurut saluran komunikasi menurut atas ke bawah ini merupakan kemungkinan terjadinya penyaringan ataupun sensor berita krusial yang ditujukan ke para bawahannya. Dengan istilah lain, fakta yang diterima para bawahan sanggup jadi tidak selengkap aslinya.

b. Komunikasi menurut Bawah ke Atas
Dalam struktur organisasi, komunikasi menurut bawah ke atas (bottom up atau upward communications) berarti alur kabar asal dari bawahan menuju ke atasan. Informasi mula-mula berasal dari para karyawan selanjutnya disampaikan ke bagian pabrik, ke manajer produksi, serta akhirnya ke manajer umum.

Untuk mencapai keberhasilan komunikasi berdasarkan bawah ke atas, para manajer wajib benar-benar memiliki rasa percaya pada para bawahannya. Kalau tidak, keterangan sebagus apa pun menurut bawahan tidak akan berguna baginya, lantaran yang timbul hanyalah rasa curiga atau ketidakpercayaan terhadap keterangan tadi.

Berikut ini merupakan sebuah bagan organisasi yg menggambarkan alur komunikasi dari bawah ke atas.
Salah satu kelemahan komunikasi dari bawah ke atas adalah adanya kemungkinan bawahan hanya mengungkapkan warta (laporan) yg baik-baik saja (ABS/Asal Bapak Senang), sedangkan kabar yang agaknya memiliki kesan negatif atau nir disenangi oleh manajer cenderung disimpan dan tidak disampaikan. Mengapa demikian? Hal ini disebabkan lantaran para bawahan beranggapan bahwa menggunakan hanya melaporkan hal yg baik-baik saja, beliau bisa menjaga atau menyelamatkan posisinya, serta mendapatkan rasa arnan dalam suatu organisasi tersebut.

c. Komunikasi Horizontal
Komunikasi horizontal (horizontal communications) atau acapkali dianggap juga dengan istilah kornunikasi lateral (lateral communications) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yg mempunyai posisi sejajar/sederajat pada suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain buat melakukan persuasi, menghipnotis, dan menaruh informasi kepada bagian atau departernen yg merniliki kedudukan sejajar.

Kebanyakan manajer senang melakukan tukar menukar liputan dengan sahabat-temannya pada departernen yg berbeda, terutama apabila timbul perkara-kasus spesifik dalam. Suatu organisasi perusahaan. Komunikasi horizontal bersifat koordinatif di antara mereka yang memiliki posisi sederajat, baik pada dalam satu departemen maupun pada antara beberapa departemen.

d. Komunikasi Diagonal
Bentuk komunikasi yg satu ini memang agak lain menurut beberapa bentuk komunikasi sebelumnya. Kornunikasi diagonal (diagonal communications) melibatkan komunikasi antara. Dua tingkat (level) organisasi yg tidak selaras. Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pernasaran menggunakan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi, antara manaJer produksi dengan bagian akuntansi, serta antara manajer keuangan menggunakan bagian penelitian.

Bentuk komunikasi diagonal memang menyimpang berdasarkan bentukbentuk komunikasi tradisional yang ada, seperti komunikasi dari bawah ke atas serta komunikasi menurut atas ke bawah. Suatu studi penelitian yang pernah dilakukan memberitahuakn bahwa, komunikasi lateral maupun komunikasi diagonal lebih banyak diterapkan dalam suatu organisasi yang berskala besar , manakala masih ada saling ketergantungan (interdependence) pada antara bagian atau departemen-departemen yg ada pada organisasi tersebut.

Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa laba, pada antaranya adalah:
  • Penyebaran warta bisa sebagai lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional. 
  • Memungkinkan individu dari aneka macam bagian atau departemen ikut membantu merampungkan perkara pada organisasi. 
Di samping memiliki kebaikan atau laba, komunikasi diagonal ini juga memiliki kelemahan. Salah satu kelemahan komunikasi diagonal merupakan bahwa komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yg rutin dan telah berjalan normal. Di samping itu, komunikasi diagonal pada suatu organisasi besar sulit buat dikendalikan secara efektif.

e. Keterbatasan Komunikasi Formal
Meskipun saluran komunikasi formal sangat penting bagi organisasi besar , namun ia memiliki impak yang kurang menguntungkan baik dari sudut pandang individual juga perusahaan.

Dilihat menurut sudut pandang individual (perseorangan), komunikasi formal seringkali menciptakan frustrasi atau menjengkelkan bagi pihak eksklusif, khususnya mengenai keterbatasan buat masuk ke pada proses pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi besar , buat bisa berkomunikasi menggunakan manajer puncak wajib terlebih dahulu melalui lapisan manajer yg terdapat pada bawahnya. Artinya, banyak jalur yang wajib dilewati buat bisa berkomunikasi secara, langsung menggunakan manajer zenit. 

Kemudian, bagaimana bila dicermati dari sudut pandang perusahaan? Dari sudut pandang perusahaan, masalah terbesar dengan saluran komunikasi formal adalah kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian liputan ke level yang lebih tinggi, lantaran setiap keterkaitan (link) pada jalur komunikasi dapat mendeskripsikan suatu kemungkinan keluarnya kesalahpahaman.

Setiap pesan yg mengalir baik dari atas maupun bawah memungkinkan adanya perubahan terhadap pesan aslinya. Sebagai akibatnya, bawahan mungkin mendapat suatu informasi yang kabur berdasarkan atasannya; begitu juga para atasan (manajer puncak ) akan memperoleh suatu citra yg nir lengkap atau kurang pas terhadap apa yg sebenarnya terjadi pada taraf bawah.

Kemudian, bagaimana mengatasi hal tersebut? Salah satu cara buat mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi pada komunikasi merupakan mengurangi jumlah tingkatan (level) dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur komunikasi, semakin sedikit kemungkinan terjadinya kesalahpahaman. Struktur organisasi flat/mendatar menggunakan tingkatan organisasi yang lebih sedikit, dan lebih poly rentang kendalinya (span of control) akan bisa membantu mengurangi terjadinya penyimpangan . Struktur organisasi flat dapat digambarkan pada bagan berikut ini.

1. Saluran Komunikasi Informal
Bagan organisasi formal akan dapat menggambarkan bagaimana warta yg terdapat ditransformasikan berdasarkan satu bagian ke bagian yang lainnya sinkron dengan jalur hierarki yang ada. Tetapi pada praktik, nampaknya garis-garis serta kotak-kotak yg tergambar dalam struktur organisasi nir bisa mencegah orang-orang dalam suatu organisasi buat saling bertukar kabar antara yang satu dengan yg lainnya. Oleh karenanya, keberadaan jaringan komunikasi informal pada suatu organisasi tidak bisa dielakkan. Jaringan ini dapat juga digunakan sang para manajer buat memantau para karyawannya pada melakukan tugas pekerjaan.

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang terdapat pada suatu organisasi tanpa mempedulikan jenjang hierarkhi, pangkat serta kedudukan/ jabatan, bisa berkomunikasi secara luas Meskipun hal-hal yg mereka perbincangkan umumnya bersifat umum, seperti mengobrol mengenai humor yg baru didengar, famili, anak-anak, dunia olahraga, musik, program film, dan sinetron TV, kadangkala mereka jua bicara hal-hal yang berkaitan menggunakan situasi kerja yang terdapat pada organisasinya. Lebih lanjut, poly orang yang lebih percaya desas-desus atau rumor yang didapat dari komunikasi informal sebagai sumber keterangan pada suatu organisasi. Mereka kadangkala tidak lagi memberikan kepercayaan terhadap informasi yg berasal berdasarkan para manajer suatu organisasi.

C. CARA MENGELOLA KOMUNIKASI
Ada dua hal yg perlu diperhatikan pada hal mengelola komunikasi, pertama: bagaimana menangani pesan-pesan yg bersifat rutin; ke 2: bagaimana menangani krisis komunikasi. Kedua hal tadi bisa dijelaskan berikut adalah.

1. Penanganan Pesan-pesan Rutin
Dalam organisasi besar , dalam umumnya volume pesan-pesan (tertulis) merupakan lebih poly daripada pada organisasi yang berskala kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan perhatiannya pada bagaimana memaksimumkan manfaat (benefit) menurut aktivitas komunikasi dengan porto (cost) eksklusif. Untuk bisa memaksimumkan manfaat serta meminimumkan biaya tersebut, manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut.

a. Mengurangi Jumlah Pesan
Untuk menciptakan satu page surat diperlukan waktu serta asal-asal (uang/bahan). Oleh karena itu, suatu organisasi harus memusatkan perhatiannya dalam seberapa banyak surat-surat yg akan dikirim ke luar. Di samping itu, organisasi juga perlu menghitung berapa rata-rata biaya yang diperlukan buat mencatat, mengetik, mengedit, dan mengirimkan surat dan berapa lama sebuah surat bisnis bisa diselesaikan. Apabila suatu pesan perlu disampaikan secara tertulis, sepucuk surat merupakan investasi yg baik serta berharga. Namun, bila sebuah surat hanya akan menambah beban warta yang akan disampaikan, mungkin lebih baik pesan disampaikan menggunakan alternatif, seperti melalui telepon atau tatap muka.

b. Instruksi yg Jelas
Kesalahan yang mengakibatkan terhambatnya komunikasi, mungkin dapat dibebankan pada setiap orang yg terdapat pada organisasi. Namun, dalam hal ini manajer memiliki tanggung jawab khusus buat menciptakan setiap orang pada organisasi mengetahui apa yang wajib dilakukannya. Orang-orang yang bertugas melakukan komunikasi (komunikator) telah seharusnya memahami kebutuhan serta tujuan organisasi secara keseluruhan, sehingga bisa menghindarkan dirinya dari kesalahan pada memberi instruksi. Komunikator pula perlu selalu mencari kejelasan suatu pesan, karena kebutuhan perusahaan yg terus berkembang secara dinamis menghipnotis arti setiap pesan. Di samping itu, manajer jua seharusnya permanen berkomunikasi dengan stafnya secara keseluruhan, buat menjaga hubungan menggunakan anggota staf, dan buat menaruh umpan kembali terhadap perkembangan suatu pesan.

c. Mendelegasikan Tanggung Jawab
Dalam suatu organisasi, tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai bila manajer mempunyai agama bahwa orang lain dapat merampungkan pekerjaan yang dibebankan kepada mereka. Hal ini penting, karena seorang manajer harus mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain. Coba Anda bayangkan, jika seorang manajer bersikeras buat mengerjakan ulang setiap pesan dengan gayanya sendiri.

d. Melatih Petugas
Seorang yang memegang pensil nir harus menjadi penulis yang baik; seseorang yg mempunyai suara yang menarik jua nir selalu bisa mengungkapkan sesuatu dengan jelas pada khalayak. Dalam kenyataannya, penulis maupun pembicara yg nir memiliki talenta alami dapat menjadi penulis dan pembicara yg baik melalui latihan-latihan yg teratur dan bersiklus dengan baik.

Oleh karena itu, suatu organisasi dianjurkan buat menyelenggarakan pelatihan. Keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang pekerjaan atau tugasnya bekerjasama erat dengan masalah komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak preferensi gaya organisasi serta falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator pula perlu menaikkan dan memperlancar kemampuan berbahasa serta keterampilan presentasinya, sebagai akibatnya komunikasi bisa menjadi lebih baik dan lancar.

2. Penanganan Krisis Komunikasi
Mengelola arus pesan-pesan bisnis menurut hari ke hari adalah suatu hal yg biasa, namun tes keterampilan komunikasi yang sebenarnya adalah pada waktu keluarnya krisis komunikasi dalam suatu organisasi. Mengapa demikian? Semakin besar tantangan atau risiko yg wajib dihadapi, semakin tinggi taraf kernampuan atau keterampilan yang dibutuhkan. Krisis komunikasi ini merupakan suatu ajang uji coba keterampilan yg cukup menantang.

Berikut ini adalah beberapa contoh insiden yg menimpa suatu organisasi perusahaan yg wajib ditangani menggunakan akurat.

a. Kasus Pertama
Perusahaan Jamu PT. Kuku Raksasa memproduksi obat pegal linu pada berbagai macam bentuk, baik dalam bentuk tablet, kapsul maupun kaplet. Seorang wanita dikabarkan mati dunia setelah minum obat pegal linu berdasarkan PT tersebut. Mendengar insiden itu, aparat keamanan dan dinas kesehatan segera melakukan penyelidikan dan pemeriksaan di loka kejadian. Hasil sementara mengisyaratkan bahwa obat tersebut mengandung suatu adonan zat yang berbahaya bagi manusia. Setelah beberapa lama kematian itu terjadi, output pemeriksaan pada laboratorium menunjukkan bahwa penyebab kematiannya dari dari obat yg diproduksi PT. Kuku Raksasa. Melihat kejadian tersebut, bagaimana pendapat Anda?

b. Kasus Kedua
Dalam beberapa insiden terpisah, berdasarkan laporan konsumen menurut beberapa provinsi, ditemukan adonan zat-zat pengawet kuliner yang berbahaya dalam makanan bayi yg Anda produksi. Anda lalu melakukan pengecekan ke beberapa wilayah yang melaporkan hal tadi, tetapi tidak menemukan bukti yang cukup mendukung klaim tersebut. Melalui penelaahan secara menyeluruh, tidak ditemukan kasus baik pada bagian produksi maupun distribusi. Namun, perlu diingat bahwa kabar mengenai tercampurnya zat-zat kimia berbahaya tersebut sudah menyebar ke beberapa daerah. Melihat kondisi itu, apa yang perlu dilakukan sang perusahaan tadi?

c. Kasus Ketiga
Sebuah perusa-haan penghasil penyedap masakan terpaksa didemo oleh masyarakat warga yg ada pada lebih kurang daerah perusahaan tadi. Warga rakyat berpendapat bahwa dampak pembuangan limbah pabrik tersebut, sawah-sawah milik para petani tersebut menjadi tidak subur lagi.

d. Kasus Keempat
Sebuah industri produsen memahami yang berlokasi pada lingkungan pemukiman warga , belakangan ini sebagai bahan pembicaraan warga rakyat. Mereka beropini bahwa industri memahami di daerah tersebut mengganggu masyarakat terutama lantaran bau limbah tahu yg dialirkan melalui saluran-saluran air rakyat setempat. Di samping itu, saluran-saluran air warga setempat sebagai keruh dan kotor lantaran limbah memahami tadi.

Cara penanganan krisis di suatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan yang lain. Namun, yang jelas bahwa munculnya krisis dalam suatu perusahaan bisa memiliki imbas terhadap masa depan, baik itu produk maupun reputasi perusahaan yang bersangkutan. Berapa poly porto yang wajib diharapkan buat memperbaiki gambaran suatu perusahaan yang sedang dilanda krisis? Jika suatu perusahaan gagal dalam menangani krisis yg terjadi, maka reputasi perusahaan akan sebagai pudar serta kerugian tak bisa dihindarkan.

Dalam kaitannya menggunakan krisis komunikasi tadi, terdapat dua falsafah dalam komunikasi, yaitu: (1) bersikap membisu, tidak mengungkapkan sesuatu; atau (2) katakan apa yg terjadi serta sesegera mungkin. Kedua pendekatan tadi ternyata bisa diaplikasikan dalam situasi nyata dan berhasil, menjadi contoh perusahaan Johnson & Johnson dan Gerber yg berpusat pada Amerika.

Dalam situasi krisis komunikasi, terdapat beberapa hal yg bisa dilakukan, diantaranya:
1. Siapkan tim yang terampil/cekatan pada penanganan krisis.
2. Usahakan manajemen puncak segera bertindak dalam ketika krisis terjadi.
3. Ciptakan sebuah sentra informasi sebagai representasi perusahaan. Yang dilengkapi dengan banyak sekali alat-alat elektronika komunikasi.
4. Ceritakan suatu peristiwa secara menyeluruh, terbuka, dan amanah. Apabila memang ada yg keliru, segera mohon maaf.
5. Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja melalui pernyataan tetapi pula melalui tindakan konkret.

D. MENINGKATKAN KETERAMPILAN KOMUNIKASI
Sebagaimana Anda ketahui, komunikasi merupakan suatu keterkaitan antara individu-individu menggunakan organisasi. Kemampuan Anda buat memahami apa yang sedang terjadi sangat tergantung pada kepekaan Anda menjadi komunikator. Bila Anda memahami dinamika komunikasi, Anda akan bisa membaca secara seksama apa yang sedang terjadi pada suatu organisasi. Keterampilan Anda pada berkomunikasi akan sangat berpengamh terhadap keberhasilan Anda dalam global bisnis.

Apakah Anda seseorang sekretaris, instruktur manajemen, akuntan, analis keuangan, makelar, peneliti, spesialis asal daya manusia, spesialis berita, atau lainnya, Anda perlu kemampuan berkomunikasi menggunakan orang lain secara efektif serta efisien. Namun demikian, beberapa jenis pekerjaan memerlukan keterampilan komunikasi yang lebih akbar daripada yang lain. Sebagai model, seseorang salesman perlu sebagai komunikator yang baik, dan juga spesialis hubungan rakyat (public relations).

Beberapa keterampilan khusus yg dibutuhkan dalam. Komunikasi bisnis adalah:
1. Membaca.
2. Mendengar.
3. Percakapannya menarik.
4. Wawancara.
5. Berdiskusi dengan gerombolan -kelompok kecil.
6. Berpidato dan presentasi.
7. Menulis surat, memo, dan laporan.

Barangkali, loka terbaik buat melakukan perbaikan program adalah menilai diri langsung secara amanah. Setiap orang berkeinginan buat membuatkan keterampilan berkomunikasi, dan mungkin Anda adalah seorang pendengar yg baik, atau mungkin penulis yang baik. Dalam beberapa hari kemudian, coba perhatilcan kemampuan Anda berkomunikasi, terdapat pemugaran atau nir. Coba perhatikan cara Anda berkomunikasi, yg sahih dan yg keliru. Selanjutnya, pusatkan serta kembangkan keterampilan Anda pada bidang-bidang yg paling lemah. Cara terbaik buat menaikkan kemampuan berkomunikasi adalah melalui latihan-latihan atau praktik-praktik.

PERPUSTAKAAN UMUM SEBAGAI MEDIA PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA PEMBANGUNAN

Perpustakaan Umum Sebagai Media Pengembangan Sumber Daya Manusia Pembangunan
Perkembangan perpustakaan generik ketika ini nir jauh tidak selaras dengan perpustakaan umum dalam beberapa tahun yang kemudian. Mulai dari fisik hingga infrastrukturnya. Jika pun perpustakaan umum berkembang, jumlahnya mampu dihitung dengan jari serta biasanya kurang memperoleh respon yang luas menurut masyarakat. Hambatan pokok yang selalu dituding adalah permasalahan SDM baik kuantitas maupun kualitas. Terbatasnya energi profesional membuat manajemen perpustakaan kurang diperhatikan. Akibatnya kinerja perpustakaan yaitu pengolahan, pengadaan dan layanan perpustakaan nir lancar. Banyak koleksi yang belum diolah, hilang atau rusak, sebagai akibatnya layanan kepada masyarakat tidak maksimal . Kurang optimalnya pengelolaan dana yg rata-homogen jumlahnya kurang pula menjadi penyebab buruknya layanan perpustakaan generik. Lokasi yang nir strategis menghipnotis opini publik. Selain itu, manajer lini atas sebagai pengambil keputusan kurang memberikan perhatian dalam pentingnya perpustakaan. 

Faktor penghambat bukan hanya menurut internal namun jua faktor eksternal. Dampak kekacauan ekonomi dan sistem pemerintahan yang dijalankan waktu ini membentuk kondisi yg sangat nir kondusif buat perkembangan institusi pendidikan belajar sendiri seperti tujuan perpustakaan umum. Sementara itu, ketidakpedulian masyarakat terhadap perpustakaan, termasuk sebagian akbar pejabat yg telah disebutkan pada atas, sangat memilih perkembangan perpustakaan generik. 

Perlu diketahui bahwa dalam riset yg dilakukan sang sebuah badan Internasional mengenai index sumber daya insan pada dunia, SDM pada Indonesia menduduki posisi ketiga dari terendah menurut hampir 200 negara pada global. Pada tahun 1960, seorang sosiolog asing Prof. Everett M. Rogers, menyampaikan penelitiannya mengenai 10 ciri sikap warga Indonesia yg hingga kini masih dirasakan relevan yg dipercaya merusak kemajuan (Tampubolon, SMH, 2000). Pertama, warga tradisional memiliki sikap yg kurang bisa saling percaya, kurang kreatif dan inovatif, sangat mudah pasrah, menyerah dan putus harapan, taraf aspirasi yg rendah, berfoya-foya begitu mendapat uang, kurang mampu mengantisipasi masalah dan tantangan yang akan dihadapi, bersikap sangat famililisme, umumnya sangat bergantung pada donasi pemerintah, sulit memisahkan diri berdasarkan suasana tempat berasal (mangan nir makan pokoknya kumpul), terakhir, masyarakat nir sanggup berempati. 

Tiga kepentingan
Apapun jenis dan sifat organisasi, ilmu manajemen menekankan pentingnya faktor manusia. Dari uraian di atas, hambatan tadi dapat disimpulkan bahwa ada permasalahan antara pimpinan, staf dan warga . Masyarakat meliputi pemakai perpustakaan, penerbit, toko buku, dan pemerintah. Ketiga kepentingan tadi perlu dijaga keseimbangannya dalam menjalankan fungsi manajemen.

Apabila galat satu kepentingan dilalaikan, organisasi tersebut tidak akan berjalan baik, bahkan tujuan yang telah ditetapkan terancam tidak tercapai. Kompleksitas pertarungan yang ada pada organisasi sanggup diatasi menggunakan koordinasi yg baik pada antara ketiganya. Banyak penyelesaian yang sebenarnya mampu serta memungkinkan untuk dilakukan, diantaranya adalah dengan mengadakan survai kebutuhan masyarakat, survai manajemen staf perpustakaan itu sendiri, mengadakan pelatihan staf, menaikkan anggaran, mengadakan kenaikan pangkat dan lain sebagainya. 

Berikut merupakan pembahasan perseteruan pada antara tiga kepentingan serta tuntutan terhadap mereka.
1. Ketidakpedulian Masyarakat terhadap Perpustakaan
Apresiasi masyarakat terhadap perpustakaan hingga ketika ini masih menyedihkan. Salah satu fenomena dapat dicermati menurut rendahnya frekuensi kunjungan ke perpustakaan umum. Dalam penelitian Kajian Perpustakaan Umum (2001) yang dilakukan sang Perpustakaan Nasional RI yg berhubungan menggunakan Universitas Indonesia ditemukan bahwa dari sample, yaitu pemakai potensial (penduduk) yg ada di Jakarta, Bogor serta Tangerang, lebih kurang 20 juta, hanya 0,62% yang telah memanfaatkan atau sebagai anggota perpustakaan, dan homogen-rata hanya 4,95% berdasarkan jumlah anggota yg berkunjung rutin setiap bulan ke perpustakaan. 

Yang menarik dan ini relatif menyimpang berdasarkan tema tentang perpustakaan umum, sepinya pengunjung bukan hanya dialami perpustakaan generik yang pemakainya cenderung tidak sejenis, namun juga sang Perpustakaan Batu Api pada Jatinangor, Bandung. Meskipun lokasinya strategis, dilingkupi oleh beberapa kampus dengan ratusan mahasiswa yang pekerjaan utamanya adalah menimba ilmu dengan poly membaca, nir banyak pengunjung.

Fenomena lain adalah rendahnya minat baca rakyat, terutama mereka yang berada pada wilayah. Dari penelitian World Bank terhadap minat baca anak Sekolah Dasar, Indonesia ada di posisi 72 berdasarkan 76 negara pada dunia. Tidak mempunyai harapan membaca bisa diartikan nir berkunjung ke perpustakaan. Kurikulum sekolah pun tidak memiliki program khusus yang mewajibkan anak didik buat membaca.

2. Masalah SDM di Perpustakaan Umum
Dari berbagai penelitian yg dilakukan selama ini, perkara SDM sudah menjadi kasus klasik. Dari sejarah perkembangan perpustakaan, urusan SDM nir pernah tuntas terselesaikan. 

Dalam Kajian Perpustakaan Umum (2001) dijabarkan beberapa hambatan pada SDM Perpustakaan Umum tingkat Kabupaten/Kota, di Jakarta, Bogor dan Tangerang. Yang pertama adalah pendidikan, sebab lebih berdasarkan 1/2 staf berpendidikan terakhir SLTA (60% dari 240 orang) dan menurut jumlah itu, kurang menurut setengahnya (40%) yg pernah mengikuti kursus perpustakaan. Jumlah staf yang berpendidikan sarjana pun sangat sedikit (24,4%), serta berdasarkan jumlah yang sedikit itu hanya beberapa orang yang berlatar belakang ilmu perpustakaan (21,5%). Selebihnya adalah SD dan SLTP.

Selain itu, meskipun belum terdapat penelitian, pertarungan SDM pula meliputi harga diri sebagai putakawan. Banyak pustakawan, baik yg berlatar belakang ilmu perpustakaan maupun yang bukan, yg menganggap bahwa profesinya nir menarik, tidak memiliki citra yang baik. Sistem rekrutmen dalam perpustakaan umum pada lingkungan pemerintah tidak menyeleksi kompetensi yang dimiliki individu. Sistem ini sanggup diperbaiki meskipun sulit serta memakan ketika lama .

Tuntutan terhadap SDM Perpustakaan 
Perkembangan global informasi yg mengglobal mencakup teknologi berkaitan erat dengan asal daya insan di perpustakaan.

Pengetahuan dan keterampilan teknologi
Pesatnya teknologi informasi mengharuskan seluruh orang yg berkecimpung dalam dunia liputan harus memiliki kompetensi teknologi warta. Pusat-sentra data atau yang dikenal sebagai clearing house dibangun dengan program-program komputer yg terus berevolusi.

Orientasi ke pihak pemakai
Pemakai perpustakaan yang sebagai sasaran layanan perpustakaan harus sebagai titik tolak berdasarkan seluruh aktivitas yg dilakukan pada aktivitas perpustakaan. Dalam ilmu sosiologi, sebuah forum yang tidak diperlukan masyarakat otomatis akan ditinggalkan dan forum tersebut mati. Meskipun tujuan perpustakaan generik sangat penting bagi kehidupan warga , forum ini nir akan sanggup hayati selama belum munculnya pencerahan mengenai perlunya pendidikan. Oleh karenanya, perpustakaan generik wajib agresif terus menerus mengajak rakyat untuk tiba ke perpustakaan, membangkitkan motivasi mereka untuk menaikkan pengetahuan demi kepentingan mereka sendiri. 

Spesialis subjek 
Staf perpustakaan yg mempunyai latar belakang ilmu perpustakaan ditambah dengan disiplin ilmu lain memperoleh nilai lebih. Meledaknya berita menciptakan manusia harus lebih jeli pada menyaring keterangan yang betul-benar dibutuhkan, cepat dan tepat menggunakan porto dan energi yg sekecilnya. Kesulitan akan bertambah bila bahasa pencari liputan tidak menguasai bahasa internasional, seperti bahasa Inggris, Perancis, Cina serta sebagainya. Pustakawan semacam ini sanggup sebagai subject specialist pada perpustakaan spesifik. Kelebihan ini akan banyak bermanfaat buat para peneliti, penulis atau pada bisnis.

Komunikasi
Dengan adanya jaringan, keterampilan komunikasi menjadi keterampilan yg wajib dikuasai oleh pustakawan. Tidak mudah mengajak pihak lain buat bekerjasama, lalu melakukan sesuatu buat digunakan beserta. Dalam jaringan, diperlukan komitmen yg bertenaga buat mencapai tujuan jaringan yang dibuat. Memberi pelayanan pada rakyat dengan aneka ragam budaya yg heterogen lebih sulit dibanding menggunakan lingkungan yang homogen. 

Kesadaran budaya
Pustakawan perpustakaan generik menggunakan pemakai yang sangat plural perlu menyadari kebudayaan warga Indonesia. Bahwa ada ratusan suku, bahasa dan tata cara kebiasaan yang perlu diperhatikan dalam rakyat yg majemuk. Perbedaan kepercayaan , taraf pendidikan, taraf pendapatan, gaya hayati juga sebagai perhatian. 

Relevansi antara 3 Kepentingan
Kelemahan dasar manajemen SDM pada perpustakaan umum terganggunya keseimbangan anatara ketiga kepentingan. Pertama, pemimpin atau pengambil keputusan nir atau kurang mempunyai kepedulian terhadap perpustakaan. Baik organisasi profit maupun nonprofit, kebanyakan lebih mementingkan tujuan forum serta keselamatan kedudukan daripada kepentingan staf dan masyarakat. Mereka menciptakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan hingga supervisi yang sesuai dengan tujuan pimpinan/forum, misalnya menaikkan pemasukan, produksi atau sesuai dengan dana yg ada. Aspek-aspek kepemimpinan itu sendiri pula perlu ditinjau lebih jauh. Jenis dan sifat pemimpin, Lebih parah lagi jika pimpinan tersebut tidak menduga krusial perpustakaan.

Mengenai kepentingan staf, gerombolan ini menghadapi masalah lebih rumit karena posisinya berada pada antara pimpinan/forum menggunakan rakyat. Bisa saja terjadi, pimpinan/lembaga tidak memenuhi kepentingan mereka buat memperoleh imbalan yg sesuai menggunakan output kerja, namun warga menuntut mereka untuk memberi pelayanan yang lebih baik. Dengan adanya tuntutan kompetensi yang tinggi dalam global globalisasi ini, padahal diketahui bahwa dalam kenyataannya taraf pendidikan pustakawan masih setara menggunakan SLTA. 

Kelompok ketiga, yaitu masyarakat, khususnya rakyat pengguna perpustakaan adalah grup yg paling menentukan, sekaligus paling menderita. Mereka dapat memilih apakah akan tiba ke perpustakaan A atau B, atau sama sekali tidak ke perpustakaan manapun. Selain tergantung dalam keinginan atau kebutuhan individu, pilihan pula tergantung pada baik buruknya layanan yang diberikan. Sebagai gerombolan yang menderita, individu terpaksa memakai perpustakaan meskipun layanan jelek atau individu tadi tidak terjangkau layanan perpustakaan umum. 

Penyelesaian internal, dalam hal ini, antara pimpinan/lembaga dengan staf kemungkinan mampu dilaksanakan, tetapi kemungkinan lebih jauh, penyelesaian itu bisa mengecewakan masyarakat. Atau penyelesaian antara staf dengan masyarakat tanpa melihat kepentingan organisasi pula nir menguntungkan. Hal itu bisa-sanggup membahayakan kepentingan staf itu sendiri. Kesimpulan yg dapat diambil bahwa penyelesaian masalah SDM nir sanggup ditangani secara terpisah-pisah, namun harus ditempatkan menjadi kesatuan yg saling terkait kuat. Kesatuan tadi harus diikat menggunakan komunikasi yg baik.

Bantuan Public Relations
Sudah pasti untuk mengatasi perkara SDM banyak yang sanggup dilakukan. Untuk mengatasi ketidakseimbangan di antara ketiga kepentingan tadi diperlukan donasi keliru satu tool management, yaitu public relations atau hubungan komunitas. Pada dasarnya, PR bisa dipahami sebagai suatu aktivitas manajemen yang bertujuan buat menanamkan dan memperoleh pengertian, good will, kepercayaan dan penghargaan dalam serta berdasarkan publik. Hasil dari aktivitas ini dibutuhkan terciptanya interaksi yang serasi antara organisasi dan publik. Definisi tadi ditetapkan sang asosiasi PR di Amerika yaitu Public Relations Society of America bahwa : 

Public relations is the deliberate, planned, and sustained effort to establish and maintain mutual understanding between an organisation and its publics. (Wilcox, 1995: 6)

Publik yang dimaksud di sini bukan hanya masyarakat atau publik eksternal, namun juga publik internal, yaitu staf di dalam organisasi itu sendiri. Sementara itu, pengertian relations adalah interaksi timbal kembali antara organisasi serta rakyat.

Umumnya, pada dalam suatu interaksi terdapat empat sifat negatif , yaitu antipati, curiga, apatis dan kurang memahami. Tugas Public Relations Officer (selanjutnya PRO) adalah mengubah sifat negatif tersebut sebagai positif, ialah simpati, mendapat, tertarik serta memahami benar . Untuk menciptakan hubungan yg harmonis, yg perlu dilakukan pertama kali adalah membangun gambaran yg positif. Sesuatu yang baik akan mengakibatkan perasaan ‘kasih’ dan ‘percaya’. Hubungan yang sehat misalnya ini dapat memperlancar fungsi manajemen buat mencapai tujuan organisasi. Dalam manajemen terkini, kedudukan PR merupakan sangat penting, karena seluruh donasi PR terkait pribadi menggunakan pemikiran dan kebijakan manajemen.

Tugas dan kegiatan PRO
Untuk menuntaskan informasi, PRO melakukan kegiatan secara sistematis yang dikenal menjadi RACE, yaitu research, action/rencana, communication dan evaluating. Dalam termin riset, misalnya untuk penyelesaian perselisihan dalam tiga kepentingan pada atas, PRO akan mencari keterangan dan meneliti masalah yang sebenarnya berdasarkan ketiga pihak. Riset bisa dilakukan melalui penelitian kepustakaan, atau terjun pribadi mencari informasi serta penelitian lapangan. Dalam tahap ke 2, PRO membuat perencanaan serta mengorganisir suatu kegiatan atau tindakan, mulai dari siapa yang melakukan, kapan, pada mana sampai porto yg diperlukan. Kegiatan berikutnya adalah berbagi atau mensosialisasikan kegiatan melalui media cetak maupun elektro. Tahap terakhir merupakan melakukakan evaluasi, mulai menurut sebelum dimulainya tindakan/kegiatan hingga selesai.

Agar tugas serta aktivitas PRO lebih efisien dan efektif, umumnya dilakukan dengan teknik komunikasi persuasif, yaitu penyampaian pesan menggunakan teknik membujuk buat mengharapkan perubahan yang diinginkan. Metode ini dikenal dengan pendekatan AA Procedure atau AIDDA Procedure. AA adalah akronim berdasarkan from attention to action, sementara AIDDA merupakan attention (perhatian), interest (ketertarikan), desire (harapan), decision (keputusan) serta action (tindakan).

Manfaat PRO
Keberhasilan PRO dipengaruhi oleh terciptanya sikap positif menurut publik, yaitu public understanding (pengertian), public convidence (kepercayaan ), public support (dukungan) serta public cooperation (kerjasama). Adanya pengertian berdasarkan ketiga pihak akan pentingnya keberadaan perpustakaan umum adalah perilaku dasar yg sangat dibutuhkan buat institusi semacam perpustakaan umum. Sikap positif saling percaya pada antar ketiga kepentingan diharapkan dapat memberi motivasi yang tinggi buat bersama-sama menaruh donasi masing-masing. Sikap saling mendukung berdasarkan ketiga pihak sangat diperlukan. Manfaat terakhir yaitu kerjasama, merupakan kapital buat beserta-sama secara harmonis mencapai tujuan organisasi.