HUBUNGAN KOMUNIKASI DALAM SUATU ORGANISASI

Hubungan Komunikasi Dalam Suatu Organisasi

A. HUBUNGAN KOMUNIKASI

Untuk mencapai tujuan suatu organisasi, dibutuhkan adanya suatu proses komunikasi yang bisa mentransfer pesan-pesan menurut pengirim ke penerima pesan. Secara umum. Komunikasi mempunyai dua fungsi penting pada organisasi: (1) komunikasi memungkinkan orang-orang buat saling bertukar informasi; (2) komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota pada organisasi yg terpisah menurut anggota lainnya.

Umumnya organisasi sangat tergantung pada komunikasi untuk mencapai tujuannya. Penelitian yg dilakukan sang J. Michael Sproul menerangkan bahwa, orang-orang dalam organisasi menggunakan 69 persen berdasarkan hari-hari kerja mereka menggunakan memakai komunikasi mulut, baik itu berbicara, mendengar, menulis ataupun membaca. Tetapi, nir berarti bahwa bentuk komunikasi yg lain, yaitu komunikasi nonverbal tidak krusial bagi suatu organisasi.

Berikut ini akan diuraikan beberapa aktivitas organisasi yang berkaitan menggunakan pertukaran warta.

a. Menetapkan Tujuan

Kebanyakan organisasi memiliki banyak sekali macam tujuan, baik yang bersifat formal maupun nonformal. Untuk bisa menetapkan suatu tujuan, mereka yg terlibat dalam organisasi baik staf manajemen puncak , manajemen menengah, manajemen bawah dan karyawan, perlu melakukan aneka macam pembahasan yang serius serta relatif matang.

Tujuan organisasi dapat didefinisikan pada arti keuangan (finansial), mutu produk, dominasi pasar, kepuasan karyawan, atau menaruh pelayanan bagi pelanggan. Dalam tetapkan aneka macam macam tujuan organisasi tersebut, sangat dibutuhkan pertukaran liputan atau komunikasi antar unit yang terdapat dalam organisasi tersebut.

b. Membuat dan Melaksanakan Keputusan

Tujuan yg sudah ditetapkan dalam suatu organisasi dapat tercapai bila orang-orang pada organisasi tersebut menciptakan keputusan-keputusan yg mendukung terlaksananya tujuan, serta mematuhi keputusan yg telah disepakati. Untuk membuat keputusan-keputusan yg mendukung tujuan organisasi, mereka wajib mengumpulkan keterangan-warta supaya dapat melakukan penilaian terhadap berbagai pilihan/cara lain yang terdapat, dengan cara membaca, bertanya pada orang lain, dan sebagainya. Bila suatu keputusan sudah diambil, keputusan tersebut wajib dilaksanakan, serta hal ini memerlukan lebih banyak komunikasi.

c. Mengukur Prestasi Kerja

Saat keputusan sudah dilaksanakan, manajemen perlu melakukan pengukuran buat mengetahui apakah hasil yg diharapkan telah tercapai. Pengukuran prestasi kerja mencakup beberapa faktor, diantaranya: biaya , penjualan, pangsa pasar, produktivitas, taraf perputaran karyawan, dan taraf persediaan yang terdapat.

d Merekrut serta Mengembangkan Staf

Jika suatu perusahaan ingin merekrut seseorang, beliau wajib mengumumkan secara terbuka, meneliti resume, dan melakukan wawancara menggunakan pelamar sehingga dapat dipengaruhi orang yang benar-sahih cocok untuk menduduki jabatan yg tersedia. Selanjutnya, karyawan baru perlu diperkenalkan dengan staf organisasi.

Sebagai orang baru dalam suatu organisasi, beliau jua perlu diberi umpan pulang (feedback) atas prestasi yg sudah beliau capai, baik dalam bentuk penghargaan, pengakuan, maupun tanggung jawab yg lebih tinggi. Dalam kaitan ini, komunikasi akan lebih banyak diharapkan dan menjadi krusial artinya.

e. Pelayanan Pelanggan

Semua organisasi akan berhubungan dengan para customer (internal serta eksternal) atau pelanggannya menggunakan menggunakan komunikasi, baik dalam bentuk formal maupun nonformal. Harga yg tertera pada suatu produk, nama grup produk yg tertulis pada rak-rak, serta berbagai macam bentuk simbol seperti arah panah, dan sejenisnya jua adalah bentuk komunikasi yg mungkin dipakai oleh suatu organisasi dalam herbi pelanggan atau konsumennya.

Dalam kaitannya dengan pelayanan pelanggan (customer service), komunikasi jua memiliki peranan penting, misalnya pada bagian pengecekan kredit, tagihan-tagihan, menjawab telepon berdasarkan konsumen, juga penanganan kasus-kasus yang berkaitan dengan pengaduan menurut konsumen. Kegiatan-kegiatan tersebut dengan sendirinya memakai poly komunikasi.

f. Negosiasi dengan Pemasok

Untuk mendapatkan harga produk yg baik, manajemen dalam suatu perusahaan perlu mengadakan negosiasi dengan pernasok juga pemberi pinjaman. Setelah menerima donasi dana yg diperlukan, mereka wajib secara rutin menaruh laporan perkembangan perusahaannya pada pihak-pihak yang terkait.

Melakukan perundingan dengan berbagai pihak serta mengungkapkan laporan perkembangan suatu perusahaan kepada pihak lain yg berkepentingan, tentu saja memerlukan komunikasi yg bisa memuaskan kedua belah pihak yang sedang bernegosiasi.

g. Membuat Produk

Untuk menuangkan wangsit atau gagasan mengenai produk baru, lalu menempatkannya pada proses produksi, sampai akhirnya sebagai suatu produk yg siap dipasarkan, diharapkan komunikasi. Scorang perancang (designer) merancang produk; pemasar melakukan penelitian pasar; serta manajer penjualan melakukan penjualan. Kegiatan-aktivitas di atas memerlukan banyak komunikasi, baik komunikasi antara manajer dengan karyawan, antara karyawan yg satu menggunakan yg lain, atau antara bagian pemasaran dengan para pelanggan. Dengan istilah lain, proses produksi erat kaitannya menggunakan komunikasi.

h. Berinteraksi menggunakan Peraturan yg Ada

Komunikasi bukan saja terjadi dalam tubuh perusahaan, namun jua antara perusahaan menggunakan pemerintah. Sebagai wakil warga , pemerintah sudah seharusnya melindungi kepentingan rakyat.

Untuk itulah, pemerintah menyusun peraturan yg bertujuan untuk memberi proteksi bagi warga luas dari tindakan sewenang-wenang perusahaan, contohnya peraturan yg berkaitan menggunakan perlindungan keselamatan kerja, jaminan hari tua, penentuan upah minumum regional (UMR), penentuan ketika (lamanya) jam kerja, pencemaran lingkungan, serta penentuan lokasi bisnis. Kegiatan-aktivitas. Tersebut memerlukan. Komunikasi pula.

B. POLA KOMUNIKASI

Meskipun sernua organisasi wajib melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dalam mencapai tujuannya, namun perlu diketahui bahwa pendekatan yg digunakan antara satu organisasi menggunakan organisasi yg lain bisa bervariasi atau bhineka. Bagi perusahaan yang berskala kecil yg hanya memiliki beberapa karyawan, maka penyampaian berita bisa dilakukan secara langsung kepada para karyawannya tersebut. Namun, lain halnya menggunakan perusahaan akbar yang mempunyai ratusan bahkan ribuan karyawan, maka penyampaian mformasi pada mereka merupakan suatu pekerjaan yg relatif rumit.

Bagaimana pola komunikasi terjadi dalam suatu organisasi? Secara generik, pola komunikasi (patterns of communications) dapat dibedakan ke pada saluran komunikasi formal (formal communications channel) dan saluran komunikasi nonformal (informal communications channel).

1. Saluran Komunikasi Formal

Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan nampak banyak sekali macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai menggunakan batas tanggung jawab serta wewenangnya. Dalam kaitannya menggunakan proses penyampaian berita dari pimpinan kepada bawahan ataupun menurut manajer ke karyawan, maka pola transformasi informasinya bisa berbentuk komunikasi menurut atas ke bawah, komunikasi berdasarkan bawah ke atas, komunikasi horizontal, serta komunikasi diagonal. Selanjutnya, akan dibahas mengenai keterbatasan komunikasi formal (Montana, 1993; Greene, 1985).

a. Komunikasi menurut Atas ke Bawah

Secara sederhana, transformasi liputan dari pimpinan pada semua level ke bawahan adalah komunikasi menurut atas ke bawah (top-down atau downward communications). Aliran komunikasi berdasarkan atasan ke bawahan tadi, umumnya terkait menggunakan tanggung jawab dan kewenangannya dalam suatu organisasi. Seorang manajer yang memakai jalur komunikasi menurut atas ke bawah memiliki tujuan buat mengarahkan, mengkoordinasikan, memotivasi, memimpin, serta mengendalikan berbagai aktivitas yg ada pada level bawah.

Komunikasi menurut atas ke bawah tersebut dapat berbentuk lisan juga goresan pena. Komunikasi secara lisan bisa berupa percakapan biasa, wawancara formal antara supervisor menggunakan karyawan, atau dapat jua dalam bentuk pertemuan kelompok. Di samping itu, komunikasi dari atas ke bawah bisa berbentuk tulisan seperti memo, manual pembinaan, kotak informasi, surat liputan, majalah, papan pengumuman, kitab petunjuk karyawan, maupun buletin.

Menurut Katz dan Kahn, komunikasi berdasarkan atas ke bawah memiliki 5 tujuan pokok, yaitu:

1. Untuk menaruh pengarahan atau instruksi kerja tertentu.

2. Untuk memberikan liputan mengapa suatu pekerjaan wajib dilaksanakan.

3. Untuk menaruh warta tentang mekanisme serta praktik organisasional.

4. Untuk memberikan umpan pulang pelaksanaan kerja kepada para karyawan.

5. Untuk menyajikan informasi tentang aspek ideologi dalam membantu organisasi menanarnkan pengertian mengenai tujuan yang ingin dicapai.

Salah satu kelemahan menurut saluran komunikasi menurut atas ke bawah ini merupakan kemungkinan terjadinya penyaringan ataupun sensor berita krusial yang ditujukan ke para bawahannya. Dengan istilah lain, fakta yang diterima para bawahan sanggup jadi tidak selengkap aslinya.

b. Komunikasi menurut Bawah ke Atas

Dalam struktur organisasi, komunikasi menurut bawah ke atas (bottom up atau upward communications) berarti alur kabar asal dari bawahan menuju ke atasan. Informasi mula-mula berasal dari para karyawan selanjutnya disampaikan ke bagian pabrik, ke manajer produksi, serta akhirnya ke manajer umum.

Untuk mencapai keberhasilan komunikasi berdasarkan bawah ke atas, para manajer wajib benar-benar memiliki rasa percaya pada para bawahannya. Kalau tidak, keterangan sebagus apa pun menurut bawahan tidak akan berguna baginya, lantaran yang timbul hanyalah rasa curiga atau ketidakpercayaan terhadap keterangan tadi.

Berikut ini merupakan sebuah bagan organisasi yg menggambarkan alur komunikasi dari bawah ke atas.

Salah satu kelemahan komunikasi dari bawah ke atas adalah adanya kemungkinan bawahan hanya mengungkapkan warta (laporan) yg baik-baik saja (ABS/Asal Bapak Senang), sedangkan kabar yang agaknya memiliki kesan negatif atau nir disenangi oleh manajer cenderung disimpan dan tidak disampaikan. Mengapa demikian? Hal ini disebabkan lantaran para bawahan beranggapan bahwa menggunakan hanya melaporkan hal yg baik-baik saja, beliau bisa menjaga atau menyelamatkan posisinya, serta mendapatkan rasa arnan dalam suatu organisasi tersebut.

c. Komunikasi Horizontal

Komunikasi horizontal (horizontal communications) atau acapkali dianggap juga dengan istilah kornunikasi lateral (lateral communications) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yg mempunyai posisi sejajar/sederajat pada suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain buat melakukan persuasi, menghipnotis, dan menaruh informasi kepada bagian atau departernen yg merniliki kedudukan sejajar.

Kebanyakan manajer senang melakukan tukar menukar liputan dengan sahabat-temannya pada departernen yg berbeda, terutama apabila timbul perkara-kasus spesifik dalam. Suatu organisasi perusahaan. Komunikasi horizontal bersifat koordinatif di antara mereka yang memiliki posisi sederajat, baik pada dalam satu departemen maupun pada antara beberapa departemen.

d. Komunikasi Diagonal

Bentuk komunikasi yg satu ini memang agak lain menurut beberapa bentuk komunikasi sebelumnya. Kornunikasi diagonal (diagonal communications) melibatkan komunikasi antara. Dua tingkat (level) organisasi yg tidak selaras. Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pernasaran menggunakan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi, antara manaJer produksi dengan bagian akuntansi, serta antara manajer keuangan menggunakan bagian penelitian.

Bentuk komunikasi diagonal memang menyimpang berdasarkan bentukbentuk komunikasi tradisional yang ada, seperti komunikasi dari bawah ke atas serta komunikasi menurut atas ke bawah. Suatu studi penelitian yang pernah dilakukan memberitahuakn bahwa, komunikasi lateral maupun komunikasi diagonal lebih banyak diterapkan dalam suatu organisasi yang berskala besar , manakala masih ada saling ketergantungan (interdependence) pada antara bagian atau departemen-departemen yg ada pada organisasi tersebut.

Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa laba, pada antaranya adalah:

• Penyebaran warta bisa sebagai lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional. 
• Memungkinkan individu dari aneka macam bagian atau departemen ikut membantu merampungkan perkara pada organisasi. 

Di samping memiliki kebaikan atau laba, komunikasi diagonal ini juga memiliki kelemahan. Salah satu kelemahan komunikasi diagonal merupakan bahwa komunikasi diagonal dapat mengganggu jalur komunikasi yg rutin dan telah berjalan normal. Di samping itu, komunikasi diagonal pada suatu organisasi besar sulit buat dikendalikan secara efektif.

e. Keterbatasan Komunikasi Formal

Meskipun saluran komunikasi formal sangat penting bagi organisasi besar , namun ia memiliki impak yang kurang menguntungkan baik dari sudut pandang individual juga perusahaan.

Dilihat menurut sudut pandang individual (perseorangan), komunikasi formal seringkali menciptakan frustrasi atau menjengkelkan bagi pihak eksklusif, khususnya mengenai keterbatasan buat masuk ke pada proses pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi besar , buat bisa berkomunikasi menggunakan manajer puncak wajib terlebih dahulu melalui lapisan manajer yg terdapat pada bawahnya. Artinya, banyak jalur yang wajib dilewati buat bisa berkomunikasi secara, langsung menggunakan manajer zenit. 

Kemudian, bagaimana bila dicermati dari sudut pandang perusahaan? Dari sudut pandang perusahaan, masalah terbesar dengan saluran komunikasi formal adalah kemungkinan munculnya distorsi atau gangguan penyampaian liputan ke level yang lebih tinggi, lantaran setiap keterkaitan (link) pada jalur komunikasi dapat mendeskripsikan suatu kemungkinan keluarnya kesalahpahaman.

Setiap pesan yg mengalir baik dari atas maupun bawah memungkinkan adanya perubahan terhadap pesan aslinya. Sebagai akibatnya, bawahan mungkin mendapat suatu informasi yang kabur berdasarkan atasannya; begitu juga para atasan (manajer puncak ) akan memperoleh suatu citra yg nir lengkap atau kurang pas terhadap apa yg sebenarnya terjadi pada taraf bawah.

Kemudian, bagaimana mengatasi hal tersebut? Salah satu cara buat mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi pada komunikasi merupakan mengurangi jumlah tingkatan (level) dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur komunikasi, semakin sedikit kemungkinan terjadinya kesalahpahaman. Struktur organisasi flat/mendatar menggunakan tingkatan organisasi yang lebih sedikit, dan lebih poly rentang kendalinya (span of control) akan bisa membantu mengurangi terjadinya penyimpangan . Struktur organisasi flat dapat digambarkan pada bagan berikut ini.

1. Saluran Komunikasi Informal

Bagan organisasi formal akan dapat menggambarkan bagaimana warta yg terdapat ditransformasikan berdasarkan satu bagian ke bagian yang lainnya sinkron dengan jalur hierarki yang ada. Tetapi pada praktik, nampaknya garis-garis serta kotak-kotak yg tergambar dalam struktur organisasi nir bisa mencegah orang-orang dalam suatu organisasi buat saling bertukar kabar antara yang satu dengan yg lainnya. Oleh karenanya, keberadaan jaringan komunikasi informal pada suatu organisasi tidak bisa dielakkan. Jaringan ini dapat juga digunakan sang para manajer buat memantau para karyawannya pada melakukan tugas pekerjaan.

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang terdapat pada suatu organisasi tanpa mempedulikan jenjang hierarkhi, pangkat serta kedudukan/ jabatan, bisa berkomunikasi secara luas Meskipun hal-hal yg mereka perbincangkan umumnya bersifat umum, seperti mengobrol mengenai humor yg baru didengar, famili, anak-anak, dunia olahraga, musik, program film, dan sinetron TV, kadangkala mereka jua bicara hal-hal yang berkaitan menggunakan situasi kerja yang terdapat pada organisasinya. Lebih lanjut, poly orang yang lebih percaya desas-desus atau rumor yang didapat dari komunikasi informal sebagai sumber keterangan pada suatu organisasi. Mereka kadangkala tidak lagi memberikan kepercayaan terhadap informasi yg berasal berdasarkan para manajer suatu organisasi.

C. CARA MENGELOLA KOMUNIKASI

Ada dua hal yg perlu diperhatikan pada hal mengelola komunikasi, pertama: bagaimana menangani pesan-pesan yg bersifat rutin; ke 2: bagaimana menangani krisis komunikasi. Kedua hal tadi bisa dijelaskan berikut adalah.

1. Penanganan Pesan-pesan Rutin

Dalam organisasi besar , dalam umumnya volume pesan-pesan (tertulis) merupakan lebih poly daripada pada organisasi yang berskala kecil, tetapi semua perusahaan memusatkan perhatiannya pada bagaimana memaksimumkan manfaat (benefit) menurut aktivitas komunikasi dengan porto (cost) eksklusif. Untuk bisa memaksimumkan manfaat serta meminimumkan biaya tersebut, manajer perlu memperhatikan berbagai hal berikut.

a. Mengurangi Jumlah Pesan

Untuk menciptakan satu page surat diperlukan waktu serta asal-asal (uang/bahan). Oleh karena itu, suatu organisasi harus memusatkan perhatiannya dalam seberapa banyak surat-surat yg akan dikirim ke luar. Di samping itu, organisasi juga perlu menghitung berapa rata-rata biaya yang diperlukan buat mencatat, mengetik, mengedit, dan mengirimkan surat dan berapa lama sebuah surat bisnis bisa diselesaikan. Apabila suatu pesan perlu disampaikan secara tertulis, sepucuk surat merupakan investasi yg baik serta berharga. Namun, bila sebuah surat hanya akan menambah beban warta yang akan disampaikan, mungkin lebih baik pesan disampaikan menggunakan alternatif, seperti melalui telepon atau tatap muka.

b. Instruksi yg Jelas

Kesalahan yang mengakibatkan terhambatnya komunikasi, mungkin dapat dibebankan pada setiap orang yg terdapat pada organisasi. Namun, dalam hal ini manajer memiliki tanggung jawab khusus buat menciptakan setiap orang pada organisasi mengetahui apa yang wajib dilakukannya. Orang-orang yang bertugas melakukan komunikasi (komunikator) telah seharusnya memahami kebutuhan serta tujuan organisasi secara keseluruhan, sehingga bisa menghindarkan dirinya dari kesalahan pada memberi instruksi. Komunikator pula perlu selalu mencari kejelasan suatu pesan, karena kebutuhan perusahaan yg terus berkembang secara dinamis menghipnotis arti setiap pesan. Di samping itu, manajer jua seharusnya permanen berkomunikasi dengan stafnya secara keseluruhan, buat menjaga hubungan menggunakan anggota staf, dan buat menaruh umpan kembali terhadap perkembangan suatu pesan.

c. Mendelegasikan Tanggung Jawab

Dalam suatu organisasi, tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai bila manajer mempunyai agama bahwa orang lain dapat merampungkan pekerjaan yang dibebankan kepada mereka. Hal ini penting, karena seorang manajer harus mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi kepada orang lain. Coba Anda bayangkan, jika seorang manajer bersikeras buat mengerjakan ulang setiap pesan dengan gayanya sendiri.

d. Melatih Petugas

Seorang yang memegang pensil nir harus menjadi penulis yang baik; seseorang yg mempunyai suara yang menarik jua nir selalu bisa mengungkapkan sesuatu dengan jelas pada khalayak. Dalam kenyataannya, penulis maupun pembicara yg nir memiliki talenta alami dapat menjadi penulis dan pembicara yg baik melalui latihan-latihan yg teratur dan bersiklus dengan baik.

Oleh karena itu, suatu organisasi dianjurkan buat menyelenggarakan pelatihan. Keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang pekerjaan atau tugasnya bekerjasama erat dengan masalah komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak preferensi gaya organisasi serta falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator pula perlu menaikkan dan memperlancar kemampuan berbahasa serta keterampilan presentasinya, sebagai akibatnya komunikasi bisa menjadi lebih baik dan lancar.

2. Penanganan Krisis Komunikasi

Mengelola arus pesan-pesan bisnis menurut hari ke hari adalah suatu hal yg biasa, namun tes keterampilan komunikasi yang sebenarnya adalah pada waktu keluarnya krisis komunikasi dalam suatu organisasi. Mengapa demikian? Semakin besar tantangan atau risiko yg wajib dihadapi, semakin tinggi taraf kernampuan atau keterampilan yang dibutuhkan. Krisis komunikasi ini merupakan suatu ajang uji coba keterampilan yg cukup menantang.

Berikut ini adalah beberapa contoh insiden yg menimpa suatu organisasi perusahaan yg wajib ditangani menggunakan akurat.

a. Kasus Pertama

Perusahaan Jamu PT. Kuku Raksasa memproduksi obat pegal linu pada berbagai macam bentuk, baik dalam bentuk tablet, kapsul maupun kaplet. Seorang wanita dikabarkan mati dunia setelah minum obat pegal linu berdasarkan PT tersebut. Mendengar insiden itu, aparat keamanan dan dinas kesehatan segera melakukan penyelidikan dan pemeriksaan di loka kejadian. Hasil sementara mengisyaratkan bahwa obat tersebut mengandung suatu adonan zat yang berbahaya bagi manusia. Setelah beberapa lama kematian itu terjadi, output pemeriksaan pada laboratorium menunjukkan bahwa penyebab kematiannya dari dari obat yg diproduksi PT. Kuku Raksasa. Melihat kejadian tersebut, bagaimana pendapat Anda?

b. Kasus Kedua

Dalam beberapa insiden terpisah, berdasarkan laporan konsumen menurut beberapa provinsi, ditemukan adonan zat-zat pengawet kuliner yang berbahaya dalam makanan bayi yg Anda produksi. Anda lalu melakukan pengecekan ke beberapa wilayah yang melaporkan hal tadi, tetapi tidak menemukan bukti yang cukup mendukung klaim tersebut. Melalui penelaahan secara menyeluruh, tidak ditemukan kasus baik pada bagian produksi maupun distribusi. Namun, perlu diingat bahwa kabar mengenai tercampurnya zat-zat kimia berbahaya tersebut sudah menyebar ke beberapa daerah. Melihat kondisi itu, apa yang perlu dilakukan sang perusahaan tadi?

c. Kasus Ketiga

Sebuah perusa-haan penghasil penyedap masakan terpaksa didemo oleh masyarakat warga yg ada pada lebih kurang daerah perusahaan tadi. Warga rakyat berpendapat bahwa dampak pembuangan limbah pabrik tersebut, sawah-sawah milik para petani tersebut menjadi tidak subur lagi.

d. Kasus Keempat

Sebuah industri produsen memahami yang berlokasi pada lingkungan pemukiman warga , belakangan ini sebagai bahan pembicaraan warga rakyat. Mereka beropini bahwa industri memahami di daerah tersebut mengganggu masyarakat terutama lantaran bau limbah tahu yg dialirkan melalui saluran-saluran air rakyat setempat. Di samping itu, saluran-saluran air warga setempat sebagai keruh dan kotor lantaran limbah memahami tadi.

Cara penanganan krisis di suatu perusahaan akan berbeda dengan perusahaan yang lain. Namun, yang jelas bahwa munculnya krisis dalam suatu perusahaan bisa memiliki imbas terhadap masa depan, baik itu produk maupun reputasi perusahaan yang bersangkutan. Berapa poly porto yang wajib diharapkan buat memperbaiki gambaran suatu perusahaan yang sedang dilanda krisis? Jika suatu perusahaan gagal dalam menangani krisis yg terjadi, maka reputasi perusahaan akan sebagai pudar serta kerugian tak bisa dihindarkan.

Dalam kaitannya menggunakan krisis komunikasi tadi, terdapat dua falsafah dalam komunikasi, yaitu: (1) bersikap membisu, tidak mengungkapkan sesuatu; atau (2) katakan apa yg terjadi serta sesegera mungkin. Kedua pendekatan tadi ternyata bisa diaplikasikan dalam situasi nyata dan berhasil, menjadi contoh perusahaan Johnson & Johnson dan Gerber yg berpusat pada Amerika.

Dalam situasi krisis komunikasi, terdapat beberapa hal yg bisa dilakukan, diantaranya:

1. Siapkan tim yang terampil/cekatan pada penanganan krisis.

2. Usahakan manajemen puncak segera bertindak dalam ketika krisis terjadi.

3. Ciptakan sebuah sentra informasi sebagai representasi perusahaan. Yang dilengkapi dengan banyak sekali alat-alat elektronika komunikasi.

4. Ceritakan suatu peristiwa secara menyeluruh, terbuka, dan amanah. Apabila memang ada yg keliru, segera mohon maaf.

5. Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja melalui pernyataan tetapi pula melalui tindakan konkret.

D. MENINGKATKAN KETERAMPILAN KOMUNIKASI

Sebagaimana Anda ketahui, komunikasi merupakan suatu keterkaitan antara individu-individu menggunakan organisasi. Kemampuan Anda buat memahami apa yang sedang terjadi sangat tergantung pada kepekaan Anda menjadi komunikator. Bila Anda memahami dinamika komunikasi, Anda akan bisa membaca secara seksama apa yang sedang terjadi pada suatu organisasi. Keterampilan Anda pada berkomunikasi akan sangat berpengamh terhadap keberhasilan Anda dalam global bisnis.

Apakah Anda seseorang sekretaris, instruktur manajemen, akuntan, analis keuangan, makelar, peneliti, spesialis asal daya manusia, spesialis berita, atau lainnya, Anda perlu kemampuan berkomunikasi menggunakan orang lain secara efektif serta efisien. Namun demikian, beberapa jenis pekerjaan memerlukan keterampilan komunikasi yang lebih akbar daripada yang lain. Sebagai model, seseorang salesman perlu sebagai komunikator yang baik, dan juga spesialis hubungan rakyat (public relations).

Beberapa keterampilan khusus yg dibutuhkan dalam. Komunikasi bisnis adalah:

1. Membaca.

2. Mendengar.

3. Percakapannya menarik.

4. Wawancara.

5. Berdiskusi dengan gerombolan -kelompok kecil.

6. Berpidato dan presentasi.

7. Menulis surat, memo, dan laporan.

Barangkali, loka terbaik buat melakukan perbaikan program adalah menilai diri langsung secara amanah. Setiap orang berkeinginan buat membuatkan keterampilan berkomunikasi, dan mungkin Anda adalah seorang pendengar yg baik, atau mungkin penulis yang baik. Dalam beberapa hari kemudian, coba perhatilcan kemampuan Anda berkomunikasi, terdapat pemugaran atau nir. Coba perhatikan cara Anda berkomunikasi, yg sahih dan yg keliru. Selanjutnya, pusatkan serta kembangkan keterampilan Anda pada bidang-bidang yg paling lemah. Cara terbaik buat menaikkan kemampuan berkomunikasi adalah melalui latihan-latihan atau praktik-praktik.

Baca Juga

• Hubungan Komunikasi Dalam Suatu Organisasi
• Bagaimana Hubungan Komunikasi Dalam Suatu Organisasi
• Komunikasi Dalam Suatu Hubungan
• Pentingkah Komunikasi Dalam Suatu Hubungan
• Arti Komunikasi Dalam Suatu Hubungan
• Apa Pentingnya Komunikasi Dalam Suatu Hubungan
• Penting Nya Komunikasi Dalam Suatu Hubungan

HUBUNGAN KOMUNIKASI DALAM SUATU ORGANISASI

Hubungan Komunikasi Dalam Suatu Organisasi

A. HUBUNGAN KOMUNIKASI

Untuk mencapai tujuan suatu organisasi, diharapkan adanya suatu proses komunikasi yang bisa mentransfer pesan-pesan menurut pengirim ke penerima pesan. Secara umum. Komunikasi mempunyai dua fungsi krusial dalam organisasi: (1) komunikasi memungkinkan orang-orang buat saling bertukar kabar; (2) komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota pada organisasi yg terpisah menurut anggota lainnya.

Umumnya organisasi sangat tergantung pada komunikasi buat mencapai tujuannya. Penelitian yg dilakukan sang J. Michael Sproul menunjukkan bahwa, orang-orang dalam organisasi menggunakan 69 persen menurut hari-hari kerja mereka menggunakan memakai komunikasi mulut, baik itu berbicara, mendengar, menulis ataupun membaca. Namun, nir berarti bahwa bentuk komunikasi yg lain, yaitu komunikasi nonverbal nir penting bagi suatu organisasi.

Berikut ini akan diuraikan beberapa kegiatan organisasi yg berkaitan dengan pertukaran warta.

a. Menetapkan Tujuan

Kebanyakan organisasi memiliki banyak sekali macam tujuan, baik yg bersifat formal juga nonformal. Untuk bisa memutuskan suatu tujuan, mereka yang terlibat dalam organisasi baik staf manajemen puncak , manajemen menengah, manajemen bawah serta karyawan, perlu melakukan aneka macam pembahasan yang berfokus dan relatif matang.

Tujuan organisasi bisa didefinisikan dalam arti keuangan (finansial), mutu produk, penguasaan pasar, kepuasan karyawan, atau menaruh pelayanan bagi pelanggan. Dalam tetapkan banyak sekali macam tujuan organisasi tersebut, sangat diharapkan pertukaran informasi atau komunikasi antar unit yang terdapat dalam organisasi tadi.

b. Membuat serta Melaksanakan Keputusan

Tujuan yang sudah ditetapkan pada suatu organisasi bisa tercapai apabila orang-orang dalam organisasi tadi menciptakan keputusan-keputusan yang mendukung terlaksananya tujuan, dan mematuhi keputusan yg sudah disepakati. Untuk menciptakan keputusan-keputusan yang mendukung tujuan organisasi, mereka harus mengumpulkan kabar-berita supaya bisa melakukan evaluasi terhadap banyak sekali pilihan/cara lain yang terdapat, menggunakan cara membaca, bertanya kepada orang lain, dan sebagainya. Jika suatu keputusan telah diambil, keputusan tersebut wajib dilaksanakan, serta hal ini memerlukan lebih banyak komunikasi.

c. Mengukur Prestasi Kerja

Saat keputusan telah dilaksanakan, manajemen perlu melakukan pengukuran untuk mengetahui apakah hasil yang dibutuhkan sudah tercapai. Pengukuran prestasi kerja mencakup beberapa faktor, diantaranya: biaya , penjualan, pangsa pasar, produktivitas, tingkat perputaran karyawan, dan taraf persediaan yg terdapat.

d Merekrut dan Mengembangkan Staf

Jika suatu perusahaan ingin merekrut seseorang, ia wajib mengumumkan secara terbuka, meneliti resume, dan melakukan wawancara dengan pelamar sehingga dapat dipengaruhi orang yg sahih-benar cocok buat menduduki jabatan yg tersedia. Selanjutnya, karyawan baru perlu diperkenalkan dengan staf organisasi.

Sebagai orang baru dalam suatu organisasi, beliau juga perlu diberi umpan pulang (feedback) atas prestasi yg sudah beliau capai, baik pada bentuk penghargaan, pengakuan, juga tanggung jawab yang lebih tinggi. Dalam kaitan ini, komunikasi akan lebih poly diharapkan serta sebagai penting ialah.

e. Pelayanan Pelanggan

Semua organisasi akan berhubungan dengan para customer (internal dan eksternal) atau pelanggannya dengan menggunakan komunikasi, baik pada bentuk formal maupun nonformal. Harga yang tertera pada suatu produk, nama kelompok produk yang tertulis dalam rak-rak, serta berbagai macam bentuk simbol seperti arah panah, serta sejenisnya pula adalah bentuk komunikasi yg mungkin dipakai sang suatu organisasi dalam berhubungan dengan pelanggan atau konsumennya.

Dalam kaitannya menggunakan pelayanan pelanggan (customer service), komunikasi juga mempunyai peranan krusial, misalnya dalam bagian pengecekan kredit, tagihan-tagihan, menjawab telepon berdasarkan konsumen, juga penanganan kasus-kasus yang berkaitan dengan pengaduan berdasarkan konsumen. Kegiatan-kegiatan tadi dengan sendirinya memakai banyak komunikasi.

f. Negosiasi dengan Pemasok

Untuk menerima harga produk yang baik, manajemen pada suatu perusahaan perlu mengadakan negosiasi dengan pernasok maupun pemberi pinjaman. Setelah menerima bantuan dana yg diperlukan, mereka wajib secara rutin menaruh laporan perkembangan perusahaannya kepada pihak-pihak yg terkait.

Melakukan perundingan menggunakan berbagai pihak dan menyampaikan laporan perkembangan suatu perusahaan kepada pihak lain yang berkepentingan, tentu saja memerlukan komunikasi yang dapat memuaskan ke 2 belah pihak yg sedang bernegosiasi.

g. Membuat Produk

Untuk menuangkan ilham atau gagasan tentang produk baru, lalu menempatkannya dalam proses produksi, sampai akhirnya sebagai suatu produk yang siap dipasarkan, dibutuhkan komunikasi. Scorang perancang (designer) merancang produk; pemasar melakukan penelitian pasar; dan manajer penjualan melakukan penjualan. Kegiatan-kegiatan pada atas memerlukan poly komunikasi, baik komunikasi antara manajer menggunakan karyawan, antara karyawan yg satu menggunakan yg lain, atau antara bagian pemasaran dengan para pelanggan. Dengan istilah lain, proses produksi erat kaitannya dengan komunikasi.

h. Berinteraksi menggunakan Peraturan yg Ada

Komunikasi bukan saja terjadi pada tubuh perusahaan, namun jua antara perusahaan dengan pemerintah. Sebagai wakil rakyat, pemerintah sudah seharusnya melindungi kepentingan rakyat.

Untuk itulah, pemerintah menyusun peraturan yg bertujuan buat memberi perlindungan bagi rakyat luas dari tindakan sewenang-wenang perusahaan, contohnya peraturan yg berkaitan dengan perlindungan keselamatan kerja, agunan hari tua, penentuan upah minumum regional (UMR), penentuan waktu (lamanya) jam kerja, pencemaran lingkungan, serta penentuan lokasi bisnis. Kegiatan-kegiatan. Tersebut memerlukan. Komunikasi juga.

B. POLA KOMUNIKASI

Meskipun sernua organisasi wajib melakukan komunikasi dengan berbagai pihak dalam mencapai tujuannya, tetapi perlu diketahui bahwa pendekatan yg digunakan antara satu organisasi menggunakan organisasi yg lain bisa bervariasi atau bhineka. Bagi perusahaan yang berskala mini yg hanya memiliki beberapa karyawan, maka penyampaian warta bisa dilakukan secara pribadi pada para karyawannya tadi. Tetapi, lain halnya menggunakan perusahaan besar yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan, maka penyampaian mformasi pada mereka adalah suatu pekerjaan yang relatif rumit.

Bagaimana pola komunikasi terjadi dalam suatu organisasi? Secara generik, pola komunikasi (patterns of communications) bisa dibedakan ke pada saluran komunikasi formal (formal communications channel) dan saluran komunikasi nonformal (informal communications channel).

1. Saluran Komunikasi Formal

Dalam struktur organisasi garis, fungsional, juga matriks, akan nampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sinkron dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya menggunakan proses penyampaian liputan berdasarkan pimpinan pada bawahan ataupun berdasarkan manajer ke karyawan, maka pola transformasi informasinya dapat berbentuk komunikasi menurut atas ke bawah, komunikasi menurut bawah ke atas, komunikasi horizontal, serta komunikasi diagonal. Selanjutnya, akan dibahas tentang keterbatasan komunikasi formal (Montana, 1993; Greene, 1985).

a. Komunikasi berdasarkan Atas ke Bawah

Secara sederhana, transformasi keterangan berdasarkan pimpinan dalam semua level ke bawahan merupakan komunikasi menurut atas ke bawah (top-down atau downward communications). Aliran komunikasi berdasarkan atasan ke bawahan tadi, umumnya terkait dengan tanggung jawab dan kewenangannya pada suatu organisasi. Seorang manajer yg memakai jalur komunikasi dari atas ke bawah memiliki tujuan buat mengarahkan, mengkoordinasikan, memotivasi, memimpin, dan mengendalikan aneka macam kegiatan yang terdapat pada level bawah.

Komunikasi dari atas ke bawah tersebut bisa berbentuk ekspresi maupun tulisan. Komunikasi secara ekspresi dapat berupa percakapan biasa, wawancara formal antara supervisor dengan karyawan, atau bisa pula dalam bentuk pertemuan grup. Di samping itu, komunikasi berdasarkan atas ke bawah dapat berbentuk goresan pena misalnya memo, manual pembinaan, kotak warta, surat fakta, majalah, papan pengumuman, kitab petunjuk karyawan, juga buletin.

Menurut Katz serta Kahn, komunikasi berdasarkan atas ke bawah mempunyai 5 tujuan utama, yaitu:

1. Untuk menaruh pengarahan atau instruksi kerja tertentu.

2. Untuk memberikan kabar mengapa suatu pekerjaan harus dilaksanakan.

3. Untuk memberikan warta mengenai mekanisme dan praktik organisasional.

4. Untuk memberikan umpan kembali pelaksanaan kerja kepada para karyawan.

5. Untuk menyajikan berita tentang aspek ideologi dalam membantu organisasi menanarnkan pengertian mengenai tujuan yg ingin dicapai.

Salah satu kelemahan menurut saluran komunikasi berdasarkan atas ke bawah ini adalah kemungkinan terjadinya penyaringan ataupun sensor informasi penting yg ditujukan ke para bawahannya. Dengan kata lain, warta yg diterima para bawahan sanggup jadi tidak selengkap aslinya.

b. Komunikasi menurut Bawah ke Atas

Dalam struktur organisasi, komunikasi dari bawah ke atas (bottom up atau upward communications) berarti alur keterangan asal berdasarkan bawahan menuju ke atasan. Informasi mula-mula dari menurut para karyawan selanjutnya disampaikan ke bagian pabrik, ke manajer produksi, dan akhirnya ke manajer umum.

Untuk mencapai keberhasilan komunikasi dari bawah ke atas, para manajer wajib sahih-sahih mempunyai rasa percaya pada para bawahannya. Kalau tidak, informasi sebagus apa pun dari bawahan nir akan berguna baginya, lantaran yang ada hanyalah rasa curiga atau ketidakpercayaan terhadap informasi tersebut.

Berikut ini merupakan sebuah bagan organisasi yg menggambarkan alur komunikasi berdasarkan bawah ke atas.

Salah satu kelemahan komunikasi berdasarkan bawah ke atas adalah adanya kemungkinan bawahan hanya membicarakan kabar (laporan) yang baik-baik saja (ABS/Asal Bapak Senang), sedangkan informasi yang agaknya memiliki kesan negatif atau nir disenangi oleh manajer cenderung disimpan dan tidak disampaikan. Mengapa demikian? Hal ini disebabkan lantaran para bawahan beranggapan bahwa menggunakan hanya melaporkan hal yang baik-baik saja, beliau dapat menjaga atau menyelamatkan posisinya, serta menerima rasa arnan pada suatu organisasi tadi.

c. Komunikasi Horizontal

Komunikasi horizontal (horizontal communications) atau seringkali diklaim jua dengan istilah kornunikasi lateral (lateral communications) merupakan komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yg mempunyai posisi sejajar/sederajat pada suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal diantaranya buat melakukan persuasi, mempengaruhi, serta memberikan warta pada bagian atau departernen yang merniliki kedudukan sejajar.

Kebanyakan manajer senang melakukan tukar menukar fakta dengan teman-temannya pada departernen yang tidak sinkron, terutama jika ada masalah-masalah khusus pada. Suatu organisasi perusahaan. Komunikasi horizontal bersifat koordinatif pada antara mereka yang memiliki posisi sederajat, baik pada dalam satu departemen maupun di antara beberapa departemen.

d. Komunikasi Diagonal

Bentuk komunikasi yg satu ini memang relatif lain berdasarkan beberapa bentuk komunikasi sebelumnya. Kornunikasi diagonal (diagonal communications) melibatkan komunikasi antara. Dua tingkat (level) organisasi yg tidak sama. Contohnya merupakan komunikasi formal antara manajer pernasaran menggunakan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi, antara manaJer produksi menggunakan bagian akuntansi, dan antara manajer keuangan dengan bagian penelitian.

Bentuk komunikasi diagonal memang menyimpang menurut bentukbentuk komunikasi tradisional yang terdapat, misalnya komunikasi dari bawah ke atas dan komunikasi menurut atas ke bawah. Suatu studi penelitian yg pernah dilakukan memperlihatkan bahwa, komunikasi lateral maupun komunikasi diagonal lebih poly diterapkan pada suatu organisasi yang berskala besar , manakala terdapat saling ketergantungan (interdependence) di antara bagian atau departemen-departemen yg terdapat pada organisasi tadi.

Bentuk komunikasi diagonal memiliki beberapa laba, pada antaranya adalah:

• Penyebaran warta bisa sebagai lebih cepat ketimbang bentuk komunikasi tradisional. 
• Memungkinkan individu dari berbagai bagian atau departemen ikut membantu menuntaskan perkara pada organisasi. 

Di samping mempunyai kebaikan atau laba, komunikasi diagonal ini jua mempunyai kelemahan. Salah satu kelemahan komunikasi diagonal adalah bahwa komunikasi diagonal bisa mengganggu jalur komunikasi yang rutin dan sudah berjalan normal. Di samping itu, komunikasi diagonal pada suatu organisasi akbar sulit untuk dikendalikan secara efektif.

e. Keterbatasan Komunikasi Formal

Meskipun saluran komunikasi formal sangat krusial bagi organisasi akbar, namun ia mempunyai impak yang kurang menguntungkan baik menurut sudut pandang individual juga perusahaan.

Dilihat dari sudut pandang individual (perseorangan), komunikasi formal sering membuat frustrasi atau menjengkelkan bagi pihak tertentu, khususnya mengenai keterbatasan buat masuk ke dalam proses pengambilan keputusan. Dalam struktur organisasi akbar, buat bisa berkomunikasi dengan manajer puncak wajib terlebih dahulu melalui lapisan manajer yang terdapat pada bawahnya. Artinya, poly jalur yang harus dilewati untuk bisa berkomunikasi secara, pribadi menggunakan manajer puncak . 

Kemudian, bagaimana jika ditinjau menurut sudut pandang perusahaan? Dari sudut pandang perusahaan, kasus terbesar menggunakan saluran komunikasi formal merupakan kemungkinan keluarnya distorsi atau gangguan penyampaian liputan ke level yang lebih tinggi, karena setiap keterkaitan (link) pada jalur komunikasi dapat mendeskripsikan suatu kemungkinan munculnya kesalahpahaman.

Setiap pesan yang mengalir baik dari atas maupun bawah memungkinkan adanya perubahan terhadap pesan aslinya. Sebagai akibatnya, bawahan mungkin mendapat suatu fakta yg kabur dari atasannya; begitu jua para atasan (manajer puncak ) akan memperoleh suatu citra yang nir lengkap atau kurang pas terhadap apa yang sebenarnya terjadi di taraf bawah.

Kemudian, bagaimana mengatasi hal tersebut? Salah satu cara buat mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi pada komunikasi adalah mengurangi jumlah tingkatan (level) dalam struktur organisasi. Semakin sedikit kaitan dalam jalur komunikasi, semakin sedikit kemungkinan terjadinya kesalahpahaman. Struktur organisasi flat/mendatar dengan tingkatan organisasi yang lebih sedikit, serta lebih poly rentang kendalinya (span of control) akan dapat membantu mengurangi terjadinya penyimpangan . Struktur organisasi flat dapat digambarkan dalam bagan berikut ini.

1. Saluran Komunikasi Informal

Bagan organisasi formal akan bisa mendeskripsikan bagaimana warta yg ada ditransformasikan dari satu bagian ke bagian yg lainnya sinkron menggunakan jalur hierarki yg terdapat. Tetapi dalam praktik, nampaknya garis-garis dan kotak-kotak yg tergambar pada struktur organisasi tidak mampu mencegah orang-orang dalam suatu organisasi buat saling bertukar liputan antara yang satu dengan yang lainnya. Oleh karena itu, keberadaan jaringan komunikasi informal dalam suatu organisasi tak dapat dielakkan. Jaringan ini bisa juga digunakan sang para manajer buat memantau para karyawannya pada melakukan tugas pekerjaan.

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yg ada dalam suatu organisasi tanpa mempedulikan jenjang hierarkhi, pangkat serta kedudukan/ jabatan, bisa berkomunikasi secara luas Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan umumnya bersifat umum, misalnya mengobrol mengenai humor yg baru didengar, famili, anak-anak, global olahraga, musik, program film, serta sinetron TV, kadangkala mereka juga bicara hal-hal yg berkaitan menggunakan situasi kerja yg terdapat dalam organisasinya. Lebih lanjut, banyak orang yg lebih percaya desas-desus atau rumor yang didapat menurut komunikasi informal menjadi sumber informasi dalam suatu organisasi. Mereka kadangkala tidak lagi menaruh kepercayaan terhadap liputan yang berasal menurut para manajer suatu organisasi.

C. CARA MENGELOLA KOMUNIKASI

Ada 2 hal yg perlu diperhatikan pada hal mengelola komunikasi, pertama: bagaimana menangani pesan-pesan yang bersifat rutin; kedua: bagaimana menangani krisis komunikasi. Kedua hal tersebut bisa dijelaskan ini dia.

1. Penanganan Pesan-pesan Rutin

Dalam organisasi akbar, pada umumnya volume pesan-pesan (tertulis) merupakan lebih banyak daripada pada organisasi yg berskala mini , namun semua perusahaan memusatkan perhatiannya dalam bagaimana memaksimumkan manfaat (benefit) berdasarkan kegiatan komunikasi menggunakan biaya (cost) tertentu. Untuk dapat memaksimumkan manfaat serta meminimumkan biaya tadi, manajer perlu memperhatikan aneka macam hal berikut.

a. Mengurangi Jumlah Pesan

Untuk menciptakan satu laman surat diharapkan ketika dan sumber-sumber (uang/bahan). Oleh karena itu, suatu organisasi harus memusatkan perhatiannya pada seberapa banyak surat-surat yang akan dikirim ke luar. Di samping itu, organisasi jua perlu menghitung berapa rata-rata porto yg dibutuhkan buat mencatat, mengetik, mengedit, serta mengirimkan surat dan berapa lama sebuah surat usaha bisa diselesaikan. Jika suatu pesan perlu disampaikan secara tertulis, sepucuk surat adalah investasi yg baik dan berharga. Tetapi, jika sebuah surat hanya akan menambah beban informasi yang akan disampaikan, mungkin lebih baik pesan disampaikan menggunakan cara lain , seperti melalui telepon atau tatap muka.

b. Instruksi yg Jelas

Kesalahan yang menyebabkan terhambatnya komunikasi, mungkin dapat dibebankan pada setiap orang yg terdapat dalam organisasi. Tetapi, dalam hal ini manajer memiliki tanggung jawab khusus buat membuat setiap orang pada organisasi mengetahui apa yang harus dilakukannya. Orang-orang yg bertugas melakukan komunikasi (komunikator) telah seharusnya memahami kebutuhan serta tujuan organisasi secara holistik, sehingga dapat menghindarkan dirinya dari kesalahan pada memberi instruksi. Komunikator jua perlu selalu mencari kejelasan suatu pesan, karena kebutuhan perusahaan yang terus berkembang secara bergerak maju menghipnotis arti setiap pesan. Di samping itu, manajer jua seharusnya permanen berkomunikasi dengan stafnya secara keseluruhan, buat menjaga hubungan menggunakan anggota staf, dan buat memberikan umpan pulang terhadap perkembangan suatu pesan.

c. Mendelegasikan Tanggung Jawab

Dalam suatu organisasi, tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai jika manajer mempunyai agama bahwa orang lain dapat menuntaskan pekerjaan yg dibebankan pada mereka. Hal ini penting, lantaran seorang manajer harus mendelegasikan beberapa pekerjaan komunikasi pada orang lain. Coba Anda bayangkan, bila seorang manajer bersikeras untuk mengerjakan ulang setiap pesan menggunakan gayanya sendiri.

d. Melatih Petugas

Seorang yang memegang pensil nir harus sebagai penulis yg baik; seseorang yg mempunyai suara yang menarik jua nir selalu dapat mengungkapkan sesuatu dengan jelas pada khalayak. Dalam kenyataannya, penulis maupun pembicara yang nir memiliki bakat alami dapat menjadi penulis dan pembicara yg baik melalui latihan-latihan yg teratur dan terpola menggunakan baik.

Oleh karena itu, suatu organisasi dianjurkan buat menyelenggarakan training. Keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang pekerjaan atau tugasnya berhubungan erat menggunakan masalah komunikasi. Pelatihan ini meliputi paling nir preferensi gaya organisasi dan falsafah-falsafah komunikasi. Komunikator juga perlu mempertinggi serta memperlancar kemampuan berbahasa dan keterampilan presentasinya, sebagai akibatnya komunikasi mampu sebagai lebih baik serta lancar.

2. Penanganan Krisis Komunikasi

Mengelola arus pesan-pesan usaha dari hari ke hari merupakan suatu hal yang biasa, tetapi tes keterampilan komunikasi yang sebenarnya adalah pada waktu munculnya krisis komunikasi pada suatu organisasi. Mengapa demikian? Semakin akbar tantangan atau risiko yang wajib dihadapi, semakin tinggi taraf kernampuan atau keterampilan yg diperlukan. Krisis komunikasi ini adalah suatu ajang uji coba keterampilan yang cukup menantang.

Berikut ini merupakan beberapa model insiden yg menimpa suatu organisasi perusahaan yang wajib ditangani dengan seksama.

a. Kasus Pertama

Perusahaan Jamu PT. Kuku Raksasa memproduksi obat pegal linu dalam banyak sekali macam bentuk, baik dalam bentuk tablet, kapsul juga kaplet. Seorang wanita dikabarkan tewas global setelah minum obat pegal linu dari PT tersebut. Mendengar kejadian itu, aparat keamanan dan dinas kesehatan segera melakukan penyelidikan serta pemeriksaan pada tempat kejadian. Hasil sementara mengisyaratkan bahwa obat tadi mengandung suatu adonan zat yg berbahaya bagi insan. Setelah beberapa lama kematian itu terjadi, hasil inspeksi di laboratorium memberitahuakn bahwa penyebab kematiannya asal menurut obat yang diproduksi PT. Kuku Raksasa. Melihat peristiwa tadi, bagaimana pendapat Anda?

b. Kasus Kedua

Dalam beberapa peristiwa terpisah, dari laporan konsumen berdasarkan beberapa provinsi, ditemukan adonan zat-zat pengawet kuliner yang berbahaya dalam makanan bayi yg Anda produksi. Anda lalu melakukan pengecekan ke beberapa wilayah yg melaporkan hal tadi, namun nir menemukan bukti yang relatif mendukung klaim tersebut. Melalui penelaahan secara menyeluruh, nir ditemukan masalah baik pada bagian produksi maupun distribusi. Tetapi, perlu diingat bahwa fakta tentang tercampurnya zat-zat kimia berbahaya tadi sudah menyebar ke beberapa wilayah. Melihat kondisi itu, apa yg perlu dilakukan oleh perusahaan tadi?

c. Kasus Ketiga

Sebuah perusa-haan produsen penyedap masakan terpaksa didemo oleh warga rakyat yang ada pada kurang lebih daerah perusahaan tersebut. Warga masyarakat beropini bahwa dampak pembuangan limbah pabrik tersebut, sawah-sawah milik para petani tadi sebagai nir fertile lagi.

d. Kasus Keempat

Sebuah industri produsen memahami yang berlokasi pada lingkungan pemukiman masyarakat, belakangan ini menjadi bahan pembicaraan masyarakat rakyat. Mereka berpendapat bahwa industri tahu pada daerah tadi mengganggu rakyat terutama lantaran bau limbah memahami yg dialirkan melalui saluran-saluran air masyarakat setempat. Di samping itu, saluran-saluran air warga setempat menjadi keruh serta kotor lantaran limbah tahu tadi.

Cara penanganan krisis di suatu perusahaan akan tidak sinkron dengan perusahaan yang lain. Tetapi, yg kentara bahwa keluarnya krisis pada suatu perusahaan dapat mempunyai efek terhadap masa depan, baik itu produk maupun reputasi perusahaan yang bersangkutan. Berapa banyak porto yg wajib diharapkan untuk memperbaiki citra suatu perusahaan yang sedang dilanda krisis? Apabila suatu perusahaan gagal pada menangani krisis yang terjadi, maka reputasi perusahaan akan sebagai pudar dan kerugian tidak dapat dihindarkan.

Dalam kaitannya menggunakan krisis komunikasi tersebut, terdapat dua falsafah pada komunikasi, yaitu: (1) bersikap diam, tidak berkata sesuatu; atau (dua) katakan apa yg terjadi dan sesegera mungkin. Kedua pendekatan tersebut ternyata dapat diaplikasikan pada situasi konkret serta berhasil, sebagai contoh perusahaan Johnson & Johnson dan Gerber yg berpusat di Amerika.

Dalam situasi krisis komunikasi, ada beberapa hal yg dapat dilakukan, antara lain:

1. Siapkan tim yang terampil/cekatan dalam penanganan krisis.

2. Usahakan manajemen zenit segera bertindak dalam ketika krisis terjadi.

3. Ciptakan sebuah sentra kabar sebagai representasi perusahaan. Yang dilengkapi menggunakan banyak sekali peralatan elektronik komunikasi.

4. Ceritakan suatu insiden secara menyeluruh, terbuka, dan jujur. Jika memang ada yang galat, segera mohon maaf.

5. Tunjukkan keseriusan perusahaan, bukan saja melalui pernyataan tetapi pula melalui tindakan konkret.

D. MENINGKATKAN KETERAMPILAN KOMUNIKASI

Sebagaimana Anda ketahui, komunikasi merupakan suatu keterkaitan antara individu-individu dengan organisasi. Kemampuan Anda buat tahu apa yg sedang terjadi sangat tergantung dalam kepekaan Anda menjadi komunikator. Bila Anda memahami dinamika komunikasi, Anda akan dapat membaca secara akurat apa yg sedang terjadi dalam suatu organisasi. Keterampilan Anda dalam berkomunikasi akan sangat berpengamh terhadap keberhasilan Anda pada global usaha.

Apakah Anda seseorang sekretaris, pelatih manajemen, akuntan, analis keuangan, makelar, peneliti, seorang ahli asal daya insan, spesialis fakta, atau lainnya, Anda perlu kemampuan berkomunikasi menggunakan orang lain secara efektif dan efisien. Tetapi demikian, beberapa jenis pekerjaan memerlukan keterampilan komunikasi yang lebih akbar daripada yg lain. Sebagai model, seorang salesman perlu sebagai komunikator yang baik, dan jua seorang ahli hubungan rakyat (public relations).

Beberapa keterampilan khusus yang diharapkan dalam. Komunikasi bisnis adalah:

1. Membaca.

2. Mendengar.

3. Percakapannya menarik.

4. Wawancara.

5. Berdiskusi dengan gerombolan -grup kecil.

6. Berpidato dan presentasi.

7. Menulis surat, memo, serta laporan.

Barangkali, loka terbaik buat melakukan perbaikan program adalah menilai diri eksklusif secara jujur. Setiap orang berkeinginan buat membuatkan keterampilan berkomunikasi, dan mungkin Anda adalah seseorang pendengar yang baik, atau mungkin penulis yg baik. Dalam beberapa hari lalu, coba perhatilcan kemampuan Anda berkomunikasi, terdapat perbaikan atau tidak. Coba perhatikan cara Anda berkomunikasi, yg benar serta yang keliru. Selanjutnya, pusatkan serta kembangkan keterampilan Anda dalam bidang-bidang yang paling lemah. Cara terbaik buat mempertinggi kemampuan berkomunikasi merupakan melalui latihan-latihan atau praktik-praktik.

Baca Juga

• Hubungan Komunikasi Dalam Suatu Organisasi
• Bagaimana Hubungan Komunikasi Dalam Suatu Organisasi
• Komunikasi Dalam Suatu Hubungan
• Pentingkah Komunikasi Dalam Suatu Hubungan
• Arti Komunikasi Dalam Suatu Hubungan
• Apa Pentingnya Komunikasi Dalam Suatu Hubungan
• Penting Nya Komunikasi Dalam Suatu Hubungan

KOMUNIKASI PENGAWASAN DAN KOMUNIKASI EFEKTIF PENGAWASAN

Komunikasi Pengawasan Dan Komunikasi Efektif Pengawasan

Mengembangkan Komunikasi Pengawasan yang Efektif

Pengawasan memiliki peran serta fungsi strategis pada mendorong pencapaian tujuan program serta aktivitas. Berbekal pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki, para pengawas bisa menaruh inspirasi serta mendorong para stakeholder lainnya buat terus berbagi profesionalisme serta mempertinggi kinerja mereka. Pengawas layaknya mitra tempat membuatkan dan tempat meminta saran dan pendapat pada pengelolaan program serta aktivitas Sementara itu para pengawas selayaknya menjadi konselor serta konsultan dalam memecahkan problema dan menaikkan kualitas aktivitas.

Pengawas dituntut memiliki kompetensi sosial, khususnya dalam menjalin kawan dengan para stakeholder lainnya. Hal ini karena dalam bekerja pengawas bertemu poly orang dengan berbagai latar belakang, kondisi, kepentingan serta duduk perkara yang dihadapi. Mereka pula wajib mampu bermitra baik menggunakan individu maupun grup, selain itu pengawas juga berperan buat mengembangkan jaringan kemitraan menggunakan banyak sekali pihak yang terkait dengan peningkatan mutu, dan menyebarkan tim kerjasama yang kokoh. Oleh sebab itu pengawas dituntut agar dapat berkomunikasi secara efektif menggunakan seluruh pihak terutama pihak yang diawasi .

Kedudukan dan Fungsi Komunikasi

Organisasi tidak akan efektif jika hubungan diantara orang-orang yang tergabung dalam suatu organisasi nir pernah ada komunikasi. Komunikasi menjadi sangat penting lantaran adalah aktivitas tempat pimpinan mencurahkan waktunya buat menginformasikan sesuatu menggunakan cara tertentu pada seorang atau gerombolan orang. Dengan Komunikasi, maka fungsi manajerial yang berawal menurut fungsi perencanaan, implementasi dan supervisi dapat dicapai.

Komunikasi tergantung dalam persepsi, dan kebalikannya persepsi pula tergantung dalam komunikasi. Persepsi meliputi semua proses yang dilakukan seseorang pada tahu keterangan tentang lingkungannya. Baik buruknya proses komunikasi tergantung persepsi masing-masing orang yang terlibat di dalamnya. 

Ketidaksamaan pengertian antara penerima dan pengirim liputan akan menyebabkan kegagalan berkomunikasi. 

Beberapa faktor komunikasi yang berperan dalam membangun dan memelihara otoritas yg objektif dalam organisasi,dari pendapat Barnard (1968,175-181) merupakan menjadi berikut.

• Saluran komunikasi wajib diketahui secara pasti
• Seyogyanya sine qua non saluran komunikasi formal pada setiap anggota organisasi
• Jalur komunikasi seharusnya pribadi serta sependek mungkin
• Garis komunikasi formal hendaknya digunakan secara normal
• Orang-orang yang bekerja sebagai sentra pengatur komunikasi haruslah orang-orang yg berkemampuan cakap
• Garis komunikasi seharusnya nir mendapat gangguan pada saat organisasi sedang berlangsung
• Setiap komunikasi haruslah disahkan.

Dalam memahami komunikasi menurut perilaku organisasi bahwa komunikasi adalah suatu proses antar orang atau antar langsung yang melibatkan suatu usaha buat membarui konduite. Perilaku yg terjadi pada suatu organisasi merupakan merupakan unsur utama pada proses komunikasi tersebut 

Perkembangan teknologi komunikasi yg sangat cepat, tidaklah mengurangi arti pentingnya komunikasi diantara orang yang tergabung pada organisasi. Komunikasi antara orang dengan orang nir selalu tergantung pada teknologi, akan tetapi tergantung berdasarkan kekuatan pada diri orang dan dalam lingkungannya. Komunikasi merupakan suatu proses hubungan antara orang itu sendiri. Proses yang berjalan dari komunikator yang membicarakan pesan (message) melalui jalur tertentu (medium), kemudian ditangkap sang penerima (receiver) dan apabila memungkinkan sebagai umpan kembali (feedback) kepada komunikator.

Gambaran umum proses komunikasi dijelaskan dari pendapat (Thoha, 1990,167) sebagai berikut.

• Tahap proses penciptaan gagasan, pesan atau warta. Pada umumnya muncul karena terdapat rangsangan menurut luar atau terdapat kebutuhan buat berkomunikasi pada diri.
• Tahap Penyandian (Encoding), yaitu proses penyusunan gagasan atau pesan menjadi suatu bentuk warta (simbol, lambang, sandi) yang akan dikirimkan; termasuk pemilihan serta penentuan cara juga alat(media)buat menyampaikannya.
• Tahap Pengiriman (Transmitting), adalah aktivitas penyampaian pesan atau warta yg terjadi pada antara peserta komunikasi. Pengiriman pesan ini dapat dilakukan dengan cara berbicara (ekspresi/lisan), atau non-mulut menggunakan tulisan, gambar, warna atau gerakan (kial); disampaikan secara langsung atau melalui media eksklusif.
• Tahap Penerimaan (Receiving), yakni proses penerimaan atau pengumpulan pesan yang terjadi dalam para peserta komunikasi. Penangkapan atau pengumpulan pesan ini bisa terjadi menggunakan cara mendengarkan, membaca, mengamati atau memperhatikan, tergantung dalam cara serta indera yg dipakai dalam berkomunikasi tadi.
• Tahap Penafsiran (Decoding), yakni usaha anugerah arti terhadap fakta/pesan pada antara peserta komunikasi. Peserta komunikasi yang berkepentingan, melalui proses berpikir, berusaha menginterpretasikan atau menafsirkan liputan yang sudah terkumpul pada pikirannya. Pengertian “berpikir” di sini diartikan secara luas, baik menggunakan pikiran insan (komunikasi manusiawi) maupun naluri hewan (komunikasi dengan hewan) serta sistem memori mekanis yg masih ada pada mesin atau alat-alat otomatis.
• Tahap Respon (Pemberian Tanggapan), adalah tindak lanjut dari penafsiran yg sudah dilakukan, yakni pemberian reaksi terhadap pesan yang sudah disampaikan. Jadi para peserta komunikasi memakai arti atau makna suatu pesan sebagai dasar untuk memberikan reaksi. Apabila respon/reaksi yang diberikan “sesuai” dengan maksud pengirim pesan berarti terjadi komunikasi yang efektif; dan kebalikannya bila “nir sesuai” berarti terjadi mis-communication.
• Tahap Balikan (Feedback), berlangsung seiring menggunakan tahap-tahap komunikasi lainnya, yang berupa tanda-tanda atau kenyataan yang dapat dijadikan petunjuk keberhasilan atau kegagalan suatu proses komunikasi. Jadi pengertian feedback ini harus dibedakan dengan hasil (respons).

Dengan demikian, komunikasi dapat dipahami sebagai penyampaian pesan, berita atau pemikiran wangsit-ide menurut satu orang atau lebih pada orang lain atau gerombolan orang menggunakan menggunakan lambang yang sama.

Dimensi komunikasi organisasi mencakup jua komunikasi antar langsung. Efektivitas komunikasi antar pribadi sangat tergantung dalam langsung penerima juga pengirim pesan seperti yg dijelaskan berikut ini:

• Keterbukaan, meliputi aspek impian buat terbuka bagi setiap orang yg berinteraksi dengan orang lain, dan hasrat untuk menanggapi secara amanah seluruh stimulus yg tiba kepadanya 
• Empati, yaitu mencicipi sebagaimana yang dirasakan oleh orang lain atau mencoba merasakan pada cara yg sama dengan perasaan orang lain 
• Dukungan, adakalanya perlu diucapkan namun bisa pula nir diucapkan 
• Kepositifan, meliputi adanya perhatian yang positif terhadap diri seseorang, suatu perasaan positif itu dikumunikasikan, dan mengefektifkan kerjasama 
• Kesamaan, mencakup kecenderungan suasana dan kedudukan antara orang-orang yang berkomunikasi 

Keberhasilan komunikasi adalah kunci keberhasilan dalam mencapai tujuan interaksi menggunakan rakyat (communication is a key to successful team effort). Artinya kalau pengawas ingin berhasil dalam memberdayakan warga untuk berpartisipasi dalam penyelenggaraannya, maka kunci pertama yang wajib dikuasai merupakan kemampuan berkomunikasi. Pengawas wajib sanggup membangun komunikasi efektif.

Membangun Komunikasi Efektif

Komunikasi efektif bagi pimpinan adalah keterampilan penting lantaran perencanaan, pengorganisasian, serta fungsi pengendalian dapat berjalan hanya melalui kegiatan komunikasi. Dalam beberapa situasi di dalam organisasi, kadangkala muncul sebuah pernyataan di antara anggota organisasi, apa yang kita bisa merupakan kegagalan komunikasi. Pernyataan tersebut memiliki arti bagi masing-masing anggota organisasi, serta menjelaskan bahwa yg menjadi masalah dasar adalah komunikasi, karena stagnasi atau kegagalan komunikasi dapat terjadi antar langsung, antar pribadi dalam gerombolan , atau antar grup pada organisasi.

Komunikasi bagi pimpinan merupakan aspek pekerjaan yg penting menjadi bagian menurut fungsi organisasi. Masalah bisa berkembang berfokus manakala pengarahan sebagai galat dimengerti; gurauan yg membentuk pada gerombolan kerja malah menyulut kemarahan; atau pembicaraan informal oleh pimpinan terjadi penyimpangan (penyimpangan). 

Dengan istilah lain bahwa masalah komunikasi pada organisasi merupakan apakah anggota organisasi dapat berkomunikasi dengan baik atau tidak?

Komunikasi merupakan keterampilan dasar seseorang pengawas, serta merupakan elemen krusial pada pelayanan, karena menyangkut kompetensi pengawas menjadi orang yang melayani kepentingan serta kebutuhan, utamanya, Keterampilan dasar berkomunikasi bagi seorang pengawas merupakan:

• Mampu saling memahami kelebihan dan kekurangan individu 
• Mampu mengkomunikasikan pikiran serta perasaan 
• Mampu saling menerima, menolong, serta mendukung 
• Mampu mengatasi konflik yg terjadi pada komunikasi 
• Saling menghargai serta menghormati 

Mengembangkan keterampilan berkomunikasi bagi pengawas dapat dilakukan dengan memperhatikan:

• Manfaat serta pentingnya komunikasi 
• Penguasaan perilaku individu 
• Komponen-komponen komunikasi, Praktek keterampilan berkomunikasi 
• Bantuan orang lain 
• Latihan yg terus-menerus 
• Partner berlatih, untuk meningkatkan kemampuan adaptif berkomunikasi 

Seorang pengawas perlu menciptakan jaringan komunikasi yg sehat, baik menggunakan Analisis jaringan komunikasi dapat dilakukan buat mengetahui: Peranan individu (karyawan) pada penyaluran informasi organisasi, yang sekaligus jua menerangkan pola hubungan antara individu tersebut menggunakan individu lain, Bentuk hubungan atau koneksi orang-orang pada organisasi serta grup eksklusif (klik) Keterbukaan/ketertutupan individu atau grup.

Peranan seseorang pengawas dalam suatu jaringan komunikasi dari pendapat (Thoha, 1990,167) merupakan :

• Opinion leader, individu yg diakui menguasai keterangan (kuantitas serta kualitas) dan dengan warta tersebut bisa mensugesti konduite dan keputusan-keputusan yg diambil sang individu, kelompok, atau organisasi. Opinion leader nir selalu mempunyai otoritas formal, bahkan dalam umumnya merupakan pimpinan informal. 
• Gate keepers, individu yg mengontrol arus informasi di antara anggota organisasi. Individu yang memilih apakah suatu liputan itu penting atau nir buat diteruskan/diberikan pada pimpinan atau pegawai organisasi. 
• Cosmopolites, individu yang menghubungkan organisasi dengan lingkungannya. Mengumpulkan keterangan berdasarkan banyak sekali asal di lingkungan dan mengungkapkan berita organisasi kepada lingkungan. 
• Bridge, anggota grup atau klik pada suatu organisasi yang menghubungkan grup itu menggunakan kelompok lain. 
• Liaison, individu penghubung antar kelompok, dan bukan sebagai anggota galat satu grup tersebut. 
• Isolate, anggota organisasi yang memiliki hubungan minimal dengan orang lain dalam organisasi 

Posisi atau peranan pengawas dalam jaringan arus fakta akan mensugesti, antara lain:

• Tingkat kekuasaan (power), hubungan sosial, atau pengaruh individual dalam organisasi. 
• Partisipasi pada pelaksanaan tugas (intensitas dan kuantitas aktivitas organisasi, yg bisa berimbas pada peningkatan keterampilan/keahlian). 
• Kepuasan terhadap arus keterangan. 
• Konsep diri. 

Keterampilan dan perilaku pada berkomunikasi akan sangat memilih bagaimana pengembangan kualitas. Terutama dalam membentuk jaringan kemitraan dengan share/stake holder. Jaringan kemitraan yang bertenaga dan saling menguntungkan yang dilayani sang anggota tim kerjasama yg saling melayani, telah pasti akan memperlancar pengembangan kualitas. Pengawas yg berpengalaman dan memiliki pengetahuan memadai dapat merampungkan berbagai perkara pada lapangan. 

HAKIKAT DEFINISI DAN KONTEKSKONTEKS KOMUNIKASI

Hakikat, Definisi Dan Konteks-Konteks Komunikasi

A. Hakikat, Definisi serta Konteks Komunikasi

Apakah yang anda pikirkan jika mendengar istilah “Komunikasi” ? Jawaban atas pertanyaan ini amat beraneka ragam, mulai dari berdoa (yg adalah komunikasi menggunakan Tuhan), bersenda gurau, berpidato, hingga penggunaan indera-alat elektronik atau personal komputer yang sophisticated. Komunikasi adalah suatu topik yang amat acapkali diperbincangkan, bukan hanya dikalangan ilmuwan komunikasi, melainkan juga pada kalangan awam, sehingga kata komunikasi itu sendiri mempunyai terlalu banyak arti yang berlainan. Dalam wacana publik, kita sering mendengar kalimat atau frase yang mengandung istilah komunikasi atau turunannya, seperti “Hewan pun berkomunikasi menggunakan cara mereka masing-masing”, “Kita wajib mengkomunikasikan maslah ini pada mahasiswa pada waktu kuliah nanti”, “Komputer adalah wahana komunikasi yg tercanggih”, “Kami belum mendapat komunikasi menurut perusahaan itu”, “Orangnya tidak komunikatif”, dan sebagainya. Pendeknya istilah komunikasi telah sedemikian lazim di kalangan kita seluruh, meskipun masing-masing orang mengartikan istilah itu secara berlainan. Oleh karena itu, konvensi pada mendefinisikan kata komunikasi merupakan langkah awal buat memperbaiki pemahaman atas fenomena yg rumit ini.

Kata komunikasi atau communication pada bahasa Inggris dari berdasarkan kata Latin communis yg berarti “sama”, communico, communicatio, atau communicare yang berarti “menciptakan sama” (to make common). Istilah pertama (communis) merupakan istilah yg paling acapkali disebut menjadi asal-usul istilah komunikasi, yang merupakan akar berdasarkan kata-kata Latin lainnya yang seperti. Komunikasi menyarankan bahwa suatu pikiran, suatu makna, atau suatu pesan dianut secara sama. Akan namun definisi-definisi pada masa ini menyarankan bahwa komunikasi merujuk dalam cara berbagi hal-hal tersebut, seperti dalam kalimat “Kita mengembangkan pikiran”, Kita mendiskusikan makna”, dan “Kita mengirimkan pesan”.

Kata lain yg mirip dengan komunikasi adalah komunitas (community) yg juga menekankan kecenderungan atau kebersamaan. Komunitas merujuk pada sekelompok orang yang berkumpul atau hidup beserta untuk mencapai tujuan eksklusif, serta mereka berbagi makna serta sikap. Tanpa komunikasi tidak akan ada komunitas. Komunitas bergantung pada pengalaman dan emosi bersama, serta komunikasi berperan serta mengungkapkan kebersamaan itu.

Berbicara mengenai definisi komunikasi, nir terdapat definisi yang sahih ataupun yang galat. Seperti pula model atau teori, definisi wajib dilihat dari kemanfaatannya buat menjelaskan kenyataan yg didefinisikan dan mengevaluasinya. Beberapa definisi mungkin terlalu sempit serta bisa kita lihat dibawah ini :

1. Everett M. Rogers : “Komunikasi adalah proses dimana suatu pandangan baru dialihkan dari asal kepada suatu penerima atau lebih, menggunakan maksud untuk membarui tingkah laris mereka"
2. Harold Lassewell : “Cara terbaik buat mendeskripsikan komunikasi adalah menggunakan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut : Who Says What In Which Channel To Whom With What Effect"
3. Carl I. Hovland : “ Komunikasi merupakan proses yg memungkinkan seseorang (komunikator) menyampaikan rangsangan (umumnya lambang-lambang lisan) buat mengubah konduite orang lain (komunikate)."
4. Stewart L. Tubbs dan Sylvia Moss : “ Komunikasi adalah proses pembentukan makna pada antara dua orang atau lebih.”

Dari beberapa pengertian tadi bila dianalisis pada prinsipnya bisa disimpulkan bahwa komunikasi mengacu pada tindakan, oleh satu orang atau lebih, yg mengirim dan mendapat pesan yg terdistorsi oleh gangguan (noise), terjadi dalam suatu konteks tertentu, mempunyai imbas tertentu, serta terdapat kesempatan buat melakukan umpan balik . Gambar berikut mendeskripsikan apa yg dapat kita namakan model universal komunikasi. Ini mengandung elemen-elemen yg terdapat pada setiap tindak komunikasi, terlepas berdasarkan apakah itu bersifat intrapribadi, antarpribadi, gerombolan mini , pidato terbuka, atau komunikasi massa.

Konteks-Konteks Komunikasi

Komunikasi tidak berlangsung dalam suatu ruang hampa-sosial, melainkan dalam suatu konteks atau situasi eksklusif. Secara luas konteks disini berarti seluruh faktor pada luar orang-orang yg berkomunikasi, yg terdiri dari :

1. Aspek bersifat fisik seperti iklim, cuaca, suhu udara, bentuk ruangan, rona dinding, penataan loka duduk, jumlah peserta dan lain-lain.
2. Aspek psikologis, seperti : sikap, kesamaan, prasangka, dan emosi para peserta komunikasi 
3. Aspek sosial, misalnya : kebiasaan kelompok, nilai sosial dan ciri budaya
4. Aspek saat, yakni kapan berkomunikasi (hari apa, jam berapa, pagi, siang, sore, malam)

Banyak pakar komuniaksi mengklasifikasikan komunikasi menurut konteksnya. Sebagaimana pula definisi komuniaksi, konteks komunikasi ini diuraikan secara berlainan. Istilah-kata lain jua digunakan buat merujuk kepada konteks ini.

Indikator paling generik buat mengklasifikasikan komunikasi dari konteksnya atau tingkatnya merupakan jumlah peserta yg terlibat pada komunikasi. Maka dikenallah :

1. Komunikasi intrapribadi

2. Komunikasi diadik

3. Komunikasi antarpribadi

4. Komunikasi gerombolan (mini )

5. Komunikasi publik

6. Komunikasi organisasi

7. Komunikasi massa. 

Salah satu pendekatan buat membedakan konteks-konteks komunikasi merupakan pendeketan situasional (situational approach) yg dikemukakan sang G.R.miller.

Komunikasi massa melibatkan poly komunikator, berlangsung melalui sistem bermedia menggunakan jarak fisik yg rendah (merupakan jauh), memungkinkan penggunaan satu atau dua saluran indrawi (penglihatan, pendengaran) serta umumnya tidak memungkinkan umpan balik segera. Sebaliknya, komunikasi antarpribadi melibatkan sejumlah komunikator yang relatif mini , berlangsung menggunakan jarak fisik yang dekat, bertatap-muka, memungkinkan jumlah maksimum saluran indrawi, dan memungkinkan unpan pulang segera. Komunikasi kelompok mini , publik serta organisasi berada diantara kedua kategori tadi.

B. Prinsip-prinsip dasar berkomunikasi

Dalam pembahasan yg lalu kita mendefinisikan komunikasi serta mengungkapkan beberapa komponen komunikasi. Selanjutnya kita akan menggali sifat atau hakikat atau ciri komunikasi dengan menyajikan delapan prinsip komunikasi. Memahami prinsip-prinsip ini sangat krusial untuk memahami komunikasi pada segala bentuk dan kegunaannya :

1. Komunikasi Adalah Paket Isyarat

Perilaku komunikasi, apakah ini melibatkan pesan verbal, isyarat tubuh, atau kombinasi dari keduanya, umumnya terjadi pada "paket". Biasanya, perilaku mulut dan nonverbal saling memperkuat serta mendukung. Semua bagian dari sistem pesan umumnya bekerja beserta-sama buat mengkomunikasikan makna tertentu. Kita nir mengutarakan rasa takut dengan istilah-istilah sementara seluruh tubuh kita bersikap kalem. Kita nir menyampaikan rasa murka sembari tersenyum. Seluruh tubuh baik secara lisan maupun nonverbal-bekerja bersama-sama untuk mengungkapkan pikiran serta perasaan kita. Dalam segala bentuk komunikasi, apakah antarpribadi, grup mini , pidato pada muka umum, atau media masa, kita kurang memperhatikan sifat paket menurut komunikasi. Ia berlalu begitu saja. Tetapi bila ada ketidakwajaran jika jabatan tangan yang lemah menyertai salam ekspresi, apabila mobilitas-gerik gugup menyertai pandangan yg tajam, bila kegelisahan menyertai ekspresi nyaman serta kalem kita memperhatikannya. Selalu saja kita mulai mempertanyakan ketulusan, serta kejujuran orang yg bersangkutan.

2. Komunikasi Adalah Proses Penyesuaian 

Komunikasi hanya bisa terjadi bila para komunikatornya memakai sistem isyarat yg sama. Ini kentara kelihatan pada orang-orang yg menggunakan bahasa tidak sama. Anda nir akan mampu berkomunikasi dengan orang lain jika sistem bahasa anda tidak selaras. Tetapi, prinsip ini menjadi sangat relevan bila kita menyadari bahwa nir terdapat dua orang yg memakai sistem isyarat yg persis sama. Orang tua serta anak, contohnya, bukan hanya memiliki perbedaan kata yg berbeda, melainkan jua memiliki arti yang berbeda buat istilah yg mereka pakai. Sebagian dari seni komunikasi adalah mengidentifikasikan isyarat orang lain, mengenali bagaimana isyarat-isyarat tersebut dipakai, dan memahami apa ialah. Mereka yg hubungannya akrab akan menyadari bahwa mengenali isyarat-isyarat orang lain memerlukan saat yg sangat lama serta acapkali membutuhkan kesabaran. Apabila kita ingin benar-benar tahu apa yang dimaksud seseorang, bukan sekadar mengerti apa yg dikatakan atau dilakukannya, kita harus mengenal sistem isyarat orang itu.

3. Komunikasi Mencakup Dimensi Isi Dan Hubungan

Komunikasi, setidak-tidaknya sampai batas tertentu, berkaitan dengan dunia nyata atau sesuatu yang berada di luar (bersifat ekstern bagi) pembicara dan pendengar. Tetapi, sekaligus, komunikasi jua menyangkut hubungan pada antara ke 2 pihak. Sebagai model, seseorang atasan mungkin menyampaikan pada bawahannya, "Datanglah ke ruang saya selesainya rapat ini." Pesan sederhana ini mempunyai aspek isi (kandungan, atau content) serta aspek hubungan (relational).

Aspek isi mengacu pada tanggapan konduite yg diharapkan—yaitu, bawahan menemui atasan selesainya kedap. Aspek interaksi menerangkan bagaimana komunikasi dilakukan. Bahkan penggunaan kalimat perintah yg sederhana sudah menerangkan adanya perbedaan status pada antara kedua pihak Atasan dapat memerintah bawahan. Ini barangkali akan lebih kentara terlihat apabila kita membayangkan seseorang bawahan memberi perintah kepada atasannya. Hal ini akan terasa absurd serta tidak layak lantaran melanggar interaksi normal antara atasan dan bawahan.

4. Ketidakmampuan Membedakan Dimensi Isi dan Hubungan

Banyak kasus pada antara insan ditimbulkan sang ketidakmampuan mereka mengenali disparitas antara dimensi isi dan hubungan pada komunikasi. Perbedaan/perselisihan yg menyangkut dimensi isi nisbi mudah dipecahkan: Relatif mudah buat mempelajari kabar yg dipertengkarkan. Sebagai contoh, kita bisa memeriksa kitab atau bertanya kepada seseorang mengenai apa yang sesungguhnya terjadi. Tetapi, pertengkaran yang menyangkut dimensi hubungan jauh lebih sulit diselesaikan, sebagian lantaran kita jarang sekali mau mengakui bahwa per tengkaran itu sesungguhnya menyangkut soal interaksi, bukan soal isi.

5. Komunikasi Melibatkan Transaksi Simetris dan Komplementer 

Hubungan dapat berbentuk simetris atau komplementer. Dalam hubungan simetris dua orang saling bercermin pada perilaku lainnya. Perilaku satu orang tercermin dalam perilaku yg lainnya. Apabila keliru seorang mengangguk, yg lain mengangguk, apabila yg satu menampakkan rasa cemburu, yg lain menampakan rasa cemburu; bila yg satu pasif, yang lain pasif. Hubungan ini bersifat setara (sebanding), dengan fokus pada meminimalkan disparitas pada antara ke 2 orang yang bersangkutan.

Cara lain melihat interaksi simetris merupakan dalam bentuk persaingan serta perebutan imbas di antara dua orang. Masing-masing orang dalam interaksi simetris perlu menegaskan kesebandingan atau keunggulannya dibanding yg lain. Hubungan simetris bersifat kompetitif; masing-masing pihak berusaha mempertahankan kesetaraan atau keunggulannya menurut yg lain. Apabila, contohnya, galat satu pihak berkata bahwa sesuatu itu harus dilakukan dengan cara eksklusif, pihak yg lain akan menangkapnya sebagai pernyataan bahwa ia tidak relatif kompeten buat menetapkan bagaimana sesuatu itu harus dilakukan. Terjadilah perebutan pengaruh. Tentu saja, kericuhan ini sebenarnya nir menyangkut tentang bagaimana sesuatu itu harus dilakukan. Kericuhan lebih menyangkut mengenai siapa yg berhak memutuskan. Kericuhan ini lebih menyangkut siapa pihak yg lebih kompeten. Seperti dapat menggunakan mudah dipahami, tuntutan pengakuan akan kesetaraan (atau keunggulan) sering mengakibatkan pertengkaran serta permusuhan.

6. Rangkaian Komunikasi Dipunkuasi

Peristiwa komunikasi adalah transaksi yang kontinyu. Tidak terdapat awal serta akhir yg kentara. Sebagai pemeran dan atau menjadi pengamat tindak komunikasi, kita membagi proses kontinyu serta berputar ini ke dalam karena serta dampak, atau ke dalam stimulus dan tanggapan. Artinya, kita mensegmentasikan arus kontinyu komunikasi ini ke dalam rabat-potongan yang lebih mini . Kita menamai beberapa pada antaranya sebagai karena atau stimulus dan lainnya sebagai dampak atau tanggapan.

7. Komunikasi merupakan proses transaksional

Komunikasi merupakan transaksi. Dengan transaksi dimaksudkan bahwa komunikasi merupakan suatu proses, hahwa komponen-komponennya saling terkait, serta bahwa para komunikatornya beraksi serta bereaksi sebagai suatu kesatuan atau keseluruhan. 

8. Komunikasi adalah Proses

Komunikasi merupakan suatu proses, suatu aktivitas. Walaupun kita mungkin mengungkapkan komunikasi seakan-akan ini adalah suatu yg tidak aktif, yg diam, komunikasi nir pernah misalnya itu. Segala hal pada komunikasi selalu berubah kita, orang yang kita ajak berkomunikasi, dan lingkungan kita.

9. Komponen-komponen Komunikasi Saling Terkait

Dalam setiap proses transaksi, setiap komponen berkaitan secara integral dengan setiap komponen yg lain. Komponen komunikasi saling bergantung, nir pernah independen: Masing-masing komponen pada kaitannya dengan komponen yg lain. Sebagai model, nir mungkin terdapat sumber tanpa penerima, tidak akan ada pesan tanpa asal, dan tidak akan umpan pulang tanpa adanya penerima. Lantaran sifat saling bergantung ini, perubahan dalam sembarang komponen proses mengakibatkan perubahan dalam komponen yang lain. Misalnya, anda sedang berbincang-bincang dengan sekelompok teman, lalu ibu anda tiba masuk ke grup. Perubahan "khalayak" ini akan menyebabkan perubahan-perubahan lain. Barangkali anda atau teman-sahabat anda akan mengubah bahan pembicaraan atau mengubah cara membicarakannya. Ini jua bisa mensugesti berapa sering orang tertentu berbicara, serta seterusnya. Apa pun perubahan yang pertama, perubahan-perubahan lain akan menyusul menjadi akibatnya.

10. Komunikator bertindak menjadi satu kesatuan

Setiap orang yg terlibat dalam komunikasi beraksi serta bereaksi menjadi satu kesatuan yang utuh. Secara biologis kita dirancang buat bertindak sebagai makhluk yg utuh. Kita nir dapat bereaksi, contohnya, hanya dalam tingkat emosional atau intelektual saja, lantaran kita nir demikian terkotak-kotak. Kita niscaya akan bereaksi secara emosional serta intelektual, secara fisik serta kognitif. Kita bereaksi menggunakan tubuh serta pikiran. Barangkali akibat terpenting menurut karakteristik ini merupakan bahwa aksi serta reaksi kita dalam komunikasi dipengaruhi bukan hanya sang apa yang dikatakan, melainkan jua sang cara kita menafsirkan apa yg dikatakan. Reaksi kita terhadap sebuah film, misalnya, tidak hanya bergantung dalam istilah-istilah dan gambar pada film tadi melainkan dalam semua yg terdapat pada kita pengalaman masa kemudian kita, emosi kita ketika itu, pengetahuan kita, keadaan kesehatan kita, dan banyak lagi faktor lain. Jadi, 2 orang yg mendengarkan sebuah pesan seringkali menerimanya dengan arti yg sangat tidak sama. Walaupun kata-istilah dan simbol yang digunakan sama, setiap orang menafsirkannya secara berbeda.

11. Komunikasi Tak Terhindarkan 

Anda mungkin menganggap bahwa komunikasi berlangsung secara sengaja, bertujuan, dan termotivasi secara sadar. Dalam poly hal ini memang demikian. Tetapi, acapkali juga komunikasi terjadi meskipun seorang nir merasa berkomunikasi atau tidak ingin berkomunikasi. Dalam situasi hubungan, anda nir sanggup nir berkomunikasi. Tidaklah berarti bahwa semua perilaku merupakan komunikasi; contohnya, bila sang siswa melihat ke luar ventilasi dan guru nir melihatnya, komunikasi nir terjadi.

Selanjutnya, jika kita dalam situasi hubungan, kita tidak sanggup tidak menanggapi pesan menurut orang lain. Contohnya, bila kita melihat seseorang melirik ke arah kita, kita pasti bereaksi menggunakan cara eksklusif. Seandainyapun kita nir bereaksi secara aktif atau secara terbuka, ketiadaan reaksi ini sendiri pun adalah reaksi, serta itu berkomunikasi. Kita nir sanggup nir bereaksi. Sekali lagi, bila kita tidak menyadari lirikan itu, jelas bahwa komunikasi nir terjadi.

12. Komunikasi Bersifat Tak Reversibel 

Anda dapat membalikkan arah proses beberapa sistem eksklusif. Sebagai contoh, anda dapat mengubah air menjadi es dan kemudian mengembalikan es sebagai air, serta anda bisa mengulang-ulang proses 2 arah ini berkali-kali sesuka anda. Proses seperti ini dinamakan proses reversibel. Tetapi terdapat sistem lain yang bersifat tidak reversibel (irreversible). Prosesnya hanya bisa berjalan dalam satu arah, nir bisa dibalik. Anda, contohnya, bisa membarui butir anggur menjadi minuman anggur (sari anggur), namun anda nir mampu mengembalikan sari anggur menjadi butir anggur. Komunikasi termasuk proses misalnya ini, proses tidak reversibel. Sekali anda mengkomunikasikan sesuatu, anda nir mampu tidak mengkomunikasikannya. Tentu saja, anda dapat berusaha mengurangi efek berdasarkan pesan yg sudah terlanjur anda sampaikan; anda dapat saja, contohnya, mengatakan, "Saya sangat marah ketika itu; saya nir sahih-benar bermaksud mengatakan seperti itu." Tetapi apa pun yg anda lakukan buat mengurangi atau meniadakan dampak dari pesan anda, pesan itu sendiri, sekali sudah dikirimkan serta diterima, nir bisa dibalikkan. (Ada pepatah Indonesia yg berkata, nasi telah sebagai bubur.) 

Prinsip ini memiliki beberapa implikasi krusial komunikasi pada segala macam bentuknya. Sebagai contoh, pada interaksi antarpribadi, khususnya dalam situasi perseteruan, kita perlu hati-hati buat nir mengucapkan sesuatu yang mungkin nantinya ingin kita tarik balik . Pesan yg mengandung komitmen pesan "saya cinta kepadamu" dengan segala macam variasinya pula perlu diperhatikao , lika nir, kita mungkin terpaksa mengikatkan diri kita pada suatu posisi yang mungkin nantinya kitt sesali. Dalam situasi komunikasi publik atau komunikasi masa, pada mana pesan-pesan didengar oleli ratusan, ribuan, bahkan jutaan orang, sangatlah krusial kita menyadari bahwa komunikasi kita bersifat tak reversibel.

C. Pengertian-pengertian Komunikasi Bisnis

Sebelum membahas tentang bentuk dasar komunikasi, terlebih dahulu kita perlu memahami tentang apa yang dimaksud menggunakan komunikasi dan komunikasi bisnis itu sendiri.

Menurut William C. Himstreet serta Wayne Murlin Baty pada Business Communications: Principles and Methods, komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, frekuwensi-frekuwensi, maupun konduite atau tindakan. Pengertian komunikasi ini paling tidak melibatkan dua orang atau lebih menggunakan memakai cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh seorang misalnya melalui ekspresi, tulisan, maupun sinyal-frekuwensi nonverbal.

Sementara itu, komunikasi usaha tidak sinkron menggunakan komunikasi antarpribadi maupun komunikasi lintas budaya. Komunikasi antar langsung (interpersonal communications) adalah bentuk komunikasi yang lazim dijumpai pada kehidupan sehari-hari antara dua orang atau lebih buat mencapai tujuan tertentu. Sedangkan komunikasi lintas budaya (intercultural/cross-cultural communications) adalah bentuk komunikasi yang dilakukan antara 2 orang atau lebih, yang masing-masing mempunyai budaya yg tidak sama.

Secara sederhana dapat dikemukakan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi usaha merupakan komunikasi yang digunakan pada dunia bisnis yang mencakup banyak sekali macam bentuk komunikasi baik komunikasi, lisan juga nonverbal.

Dalam global usaha, seseorang komunikator yang baik tentu saja di samping wajib memiliki kemampuan berkomunikasi yg baik, beliau jua wajib mampu memakai banyak sekali macam. Alat atau media komunikasi yg terdapat buat membicarakan pesan-pesan bisnis kepada pihak lain secara efektif serta efisien, sebagai akibatnya tujuan penyampaian pesan dapat tercapai.

Para komunikator usahakan mengetahui bagaimana menempatkan istilah yg bisa menciptakan suatu arti atau makna, bagaimana membarui situasi menjadi lebih menarik serta menyenangkan, bagaimana mengajak peserta buat berperan aktif pada diskusi, bagaimana menyisipkan humor (lelucon) yang sanggup menghidupkan suasana, bagaimana menyiapkan atau mengatur ruangan yang mampu menghidupkan diskusi, serta bagaimana menentukan media komunikasi secara tepat, apakah melalui media tulisan (written) atau verbal (berkaitan dengan mulut). Di samping itu, mereka pula bisa memakai gerakan-gerakan isyarat ataupun bahasa tubuh buat memperkuat penyampaian pesan-pesan usaha.