Konsep-Konsep Dasar Komunikasi Yang Diaplikasikan Dalam Kegiatan Bisnis
A. Konsep-konsep dasar Komunikasi dalam Komunikasi Bisnis
Pada dasarnya ada dua bentuk dasar komunikasi yg lazim dipakai dalam global usaha, yaitu komunikasi verbal serta nonverbal. Masing-masing bentuk komunikasi tadi dapat dijelaskan secara singkat menjadi berikut :
1. Komunikasi Verbal
Apa yg dimaksud dengan komunikasi verbal? Komunikasi lisan (verbal communications) adalah salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan buat mengungkapkan pesan-pesan bisnis pada pihak lain melalui goresan pena juga mulut. Bentuk komunikasi ini mempunyai struktur yang teratur serta terorganisasi dengan baik.
Dalam global bisnis bisa dijumpai aneka macam macam contoh komunikasi mulut, contohnya:
- Membuat dan mengirim surat teguran pada nasabah yang menunggak pembayarannya.
- Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang pada pihak lain.
- Membuat dan mengirim surat konfirmasi barang kepada pelanggan.
- Membuat serta mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain.
- Membuat dan mengirim surat aduan (claim) pada pihak lain.
- Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain.
- Membuat dan mengirim surat penolakan kerja.
- Membuat serta mengirim surat kontrak kerja pada pihak lain.
- Memberi warta pada pelanggan yg meminta liputan mengenai produk-produk baru.
- Berdiskusi dalam suatu tim kerja (teamwork).
- Melakukan wawancara kerja dengan para pelarnar kerja di suatu perusahaan.
- Mengadakan briefing dengan staf karyawan.
- Mengadakan pembinaan manajernen kepada para manajer operasional/lini bawah.
- Melakukan presentasi proposal pengembangan perusahaan pada hadapan tim penguji.
- Melakukan teleconference menggunakan pihak lain.
Dalam dunia bisnis, seseorang dapat saja mengekspresikan pesan-pesannya secara nonverbal (nir melalui goresan pena atau mulut). Namun, ekspresi secara nonverbal mempunyai suatu keterbatasan pada mengkomunikasikan sesuatu pada pihak lain. Sebagai model, bila seorang ingin membahas suatu kejadian masa lalu, wangsit atau abstraksi, beliau tidak sanggup memakai aktualisasi diri paras atau bahasa tubuh buat menerangkannya. Sebaliknya, dia harus menggunakan bahasa verbal, atau dengan kata lain dia perlu menyusun istilah-kata pada suatu pola. Yg merniliki arti atau makna, baik pada bentuk tulisan juga ekspresi.
Melalui komunikasi lisan atau tulisan, diperlukan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan menggunakan baik. Penyarnpaian suatu pesan melalui tulisan dan mulut mempunyai suatu harapan bahwa seseorang akan bisa mernbaca atau mendengar apa yg dikatakan pihak lain dengan baik dan sahih.
Komunikasi bisnis yg efektif sangat tergantung pada keterampilan seseorang dalam mengirim juga mendapat pesan. Secara umum, buat mengungkapkan pesan-pesan usaha, seorang bisa memakai tulisan dan verbal. Sedangkan untuk mendapat pesan-pesan bisnis, seorang dapat menggunakan indera pendengaran dan bacaan. Bagan 1.2 menerangkan banyak sekali macam bentuk komunikasi verbal yg digunakan dalam global usaha.
a. Berbicara serta Menulis
Pada umumnya, buat mengirimkan pesan-pesan bisnis, orang lebih senang berbicara (speaking) daripada menulis (writing) suatu pesan. Alasannya, komunikasi ekspresi relatif lebih gampang, simpel (efisien), serta cepat pada penyampaian pesan-pesan bisnis. Pada umumnya, bagi para pelaku bisnis, penyampaian pesan-pesan bisnis menggunakan tulisan relatif sporadis dilakukan. Meskipun demikian, bukan berarti bahwa komunikasi lewat tulisan nir Penting. Hal ini lantaran nir seluruh hal sanggup disampaikan secara ekspresi.
Pesan yang sangat krusial serta kompleks, lebih sempurna disampaikan menggunakan memakai goresan pena. Adapun bentuk-bentuk komunikasi tertulis dalam global usaha meliputi antara lain surat (macam-macam surat usaha), memo, serta laporan. Masing-masing bentuk surat-surat bisnis tersebut akan dijelaskan secara lebih rinci pada bab-bab berikutnya.
b. Mendengar dan Membaca
Meskipun buku ini lebih menekankan pada bentuk komunikasi goresan pena daripada verbal, perlu diingat bahwa komunikasi yg efektif adalah komunikasi dua arah. Orang-orang yg terlibat pada global bisnis cenderung lebih suka memperoleh atau menerima liputan daripada mengungkapkan informasi. Untuk melakukan hal tadi, mereka memerlukan keterampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).
Sayangnya, kebanyakan orang dalam dunia bisnis mempunyai kemampuan mendengar yg nisbi lemah (kurang baik). Sebagai model sederhana, saat seorang mengikuti seminar usaha, maka keterangan yg bisa diserap pada benak pikiran mungkin hanya setengah dari yang diucapkan (itupun masih tidak mengecewakan). Beberapa hari kemudian, pesan yang masih bisa diingat mungkin tinggal seperempatnya. Begitu jua halnya menggunakan mahasiswa. Tatkala mengikuti kuliah, pada hari pertama mungkin poly hal yg didapatkan, dipaharni, serta dimengerti. Namun, pada hari-hari berikutnya materi yg masih dapat diingat, dipaharni, dan dimengerti sudah semakin banyak berkurang.
Dalam kaitannya menggunakan keterampilam membaca, seseorang tak jarang mengalarni kesulitan dalam mengambil pesan-pesan penting berdasarkan suatu bacaan. Hasil studi yang dilakukan sang Irwin Ross pada tahun 1986 pada majalah Fortune Amerika Serikat rnenunjukkan bahwa kira-kira 38 persen menurut orang dewasa mengalarni kesulitan memahami iklan di aneka macam surat warta, 14 % kesulitan mengisi cek secara benar, 26 persen kesulitan pada penjurnlahan dan pengurangan dalam kitab cek, dan kurang lebih 20 % mengalarni kesulitan membaca menggunakan baik.
Meskipun mendengar dan membaca merupakan hal yg berbeda, keduanya memerlukan pendekatan serupa. Langkah pertama adalah mencatat informasi yang berarti bahwa seseorang wajib memusatkan perhatian dalam pembicaraan yang tengah berlangsung atau bahan yg sedang dibacanya. Setelah bisa menangkap inti pembicaraan atau bacaan, langkah selanjutnya merupakan menafsirkan serta menilai kabar. Langkah ini adalah bagian terpenting dari proses mendengar.
Sambil melakukan penyaringan suatu fakta, seseorang wajib bisa tetapkan mana liputan yg penting serta mana yang tidak krusial. Suatu pendekatan yg bisa dilakukan adalah mencari ilham utama (main idea) serta ilham-wangsit pendukung (supporting idea) secara rinci. Jadi, buat dapat menyerap kabar menggunakan baik seorang wajib dapat berkonsentrasi pada apa yg sedang dibaca atau didengar. Pekerjaan tadi tentu saja bukan tugas yang mudah, lantaran perlu suatu tindakan yang berulang-ulang, tidak sekali jadi sebagaimana bim salabim!
2. Komunikasi Nonverbal
Bentuk komunikasi yg paling fundamental pada komunikasi bisnis merupakan komunikasi nonverbal (nonverbal communications). Menurut teori antropologi, sebelum insan menggunakan kata-kata, manusia sudah memakai gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi menggunakan orang lain. Berikut ini merupakan beberapa contoh perilaku yang memberitahuakn komunikasi nonverbal:
- Menggertakkan gigi buat menampakan kemarahan (dalam bahasa jawa diklaim getem-getem).
- Mengerutkan dahi untuk memberitahuakn seseorang sedang berpikir.
- Gambar laki-laki atau perempuan yg dipasang pada pintu masuk toilet buat menampakan kamar sinkron menggunakan jenis kelaminnya.
- Berpangku tangan buat memperlihatkan seseorang sedang melamun.
- Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa bahagia, simpati, dan penghormatan.
- Membuang muka untuk menunjukkan perilaku nir senang atau antipati terhadap orang lain.
- Menggelengkan ketua buat memberitahuakn perilaku menolak atau keheranan.
- Menganggukkan ketua buat menunjukkan indikasi putusan bulat atau OK.
- Berbicara dengan merogoh jeda relatif menjauh buat menampakan bahwa lawan bicaranya belum begitu dikenal menggunakan baik (asing).
- Menutup verbal dengan telapak tangan buat memperlihatkan suatu kebohongan.
- Telapak tangan yg terbuka buat memperlihatkan kejujuran.
- Tangan mengepal untuk memberitahuakn penuh percaya diri.
- Gerakan kaki dan tangan secara nir teratur, bagaikan orang yg kedinginan buat memperlihatkan bahwa seseorang sedang grogi (nervous).
- Seseorang mengirimkan seuntai bunga kepada teman yg meraih sukses usaha buat menampakan rasa simpati dan ucapan selamat atas kesuksesan yg diraih.
- Ruang tunggu sebuah bank disediakan tanpa loka duduk buat menampakan bahwa para nasabah akan dilayani menggunakan cepat tanpa wajib menunggu lama .
Pendek kata, pada komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu konklusi mengenai banyak sekali macam perasaan orang lain, baik rasa senang , benci, cinta, rindu dan banyak sekali macam perasaan lainnya. Lagi juga, komunikasi nonverbal tidak sama dengan komunikasi lisan di pada cara yg cukup fundamental.
Pada umumnya, bentuk komunikasi nonverbal mempunyai sifat yang kurang terstruktur yg membuat komunikasi nonverbal sulit buat dipelajari. Sebagai model, seorang akan mengalami kesulitan jika menyuruh orang lain buat merogoh buku kerja pada suatu loka yang terdapat majemuk rona maupun judul bukunya dengan menggunakan bahasa nonverbal. Di samping itu, proses belajar yang dialami seorang buat dapat melakukan perilaku nonverbal jua sulit dijelaskan. Tak seseorang pun pernah mengajari bagaimana bayi menangis, tersenyum, atau tertawa. Dan tak seseorang pun pernah belajar mengerutkan dahi, manakala jalan pikirannya buntu atau terganggu. Begitu halnya orang berteriak histeris, manakala seorang sedang putus harapan atau stres berat lantaran tidak mampu menyelesaikan pekerjaan berat sempurna pada waktunya.
Ada beberapa jenis komunikasi nonverbal lainnya, misalnya arti suatu rona dan gerak-isyarat tertentu, yg akan, bervariasi berdasarkan saat ke saat. Warna-warna cerah yang ada pada ruang-ruang kantor, warna sandang seragam kerja (uniform) para karyawan yg tidak sinkron antar departemen (bagian) yg satu dengan departemen (bagian) lainnya pada suatu perusahaan. Di samping itu, bahasa isyarat yg sering ditunjukkan oleh para karyawan yg sedang menuntaskan pekerjaan di kantor, juga termasuk keliru satu bentuk komunikasi nonverbal.
Komunikasi nonverbal juga lebih bersifat impulsif dibandingkan dengan komunikasi ekspresi pada hal penyampaian suatu pesan. Pada umumnyal sebelum menyampaikan sesuatu, seorang telah mempunyai suatu planning tentang apa yg ingin dikatakan. Misalnya, ketika seorang menyampaikan "Tolong, bukakan pintu itu," maka pada saat itu seseorang dengan sadar sudah mempunyai tujuan atau maksud eksklusif. Tetapi, saat seseorang berkomunikasi secara nonverbal, dia seringkali melakukannya secara tidak sadar. Contoh yg paling sederhana adalah mengerutkan dahi saat sedang memikirkan sesuatu, ekspresi wajah yang memerah lantaran ingin meluapkan kemarahan, mondar-mandir tanpa tujuan yg niscaya karena pikiran sedang kacau, serta sejenisnya. Hal-hal tersebut merupakan sesuatu yg bersifat alami (natural) serta tak pernah direncanakan sebelumnya. Ekspresi seseorang baik senang dan murung , jua termasuk ke dalam komunikasi nonverbal.
3. Pentingnya Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal acapkali nir bersiklus atau kurang terstruktur. Namun, komunikasi nonverbal mempunyai pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi mulut. Isyarat-isyarat komunikasi nonverbal merupakan sangat penting terutama buat menyampaikan perasaan serta emosi seseorang.
Apa kebaikan atau keunggulan berdasarkan komunikasi nonverbal? Salah satu kebaikan komunikasi nonverbal adalah kesahihannya (reliabilitas). Hal ini berkaitan dengan taraf agama yang tinggi terhadap kebenaran pesan-pesan yg disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat. Secara umum, orang akan mudah menipu orang lain menggunakan menggunakan istilah-istilah daripada memakai gerakan tubuh (bahasa isyarat). Komunikasi menggunakan menggunakan istilah-kata akan lebih gampang dikendalikan daripada menggunakan menggunakan bahasa isyarat (gerakan badan/tubuh) atau aktualisasi diri wajah. Hal ini ditimbulkan sang sifat komunikasi nonverbal yg impulsif. Ketika seorang mendengar berita yang menyenangkan, aktualisasi diri wajah seorang nampak cerah ceria, seolah-olah tanpa beban. Namun, apabila seseorang mendengar liputan yang kurang menyenangkan yg menyangkut diri sendiri, famili, atau sahabat karib, maka menggunakan cepat aktualisasi diri wajah seseorang akan gampang berubah sebagai sedih, lesu, lemah, tak bergairah, seolah-olah hampa global ini.
Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seorang bisa mendeteksi kecurangan atau menegaskan kejujuran orang lain. Maka, tidaklah mengherankan bila seorang lebih percaya dalam pesan-pesan yg disampaikan melalui isyarat nonverbal ketimbang pesan-pesan yang disampaikan melalui isyarat ekspresi. Seseorang bisa saja menutup-nutupi kecurangan dengan isyarat ekspresi (seperti goresan pena). Namun, beliau nir bisa sepenuhnya menutupi apa yg sedang terjadi pada dirinya karena hal itu tercermin pada ekspresi wajahnya. Manakala paras seseorang sedih atau cemberut, maka bisa diduga bahwa seorang sedang menghadapi suatu masalah, mungkin masalah langsung, famili, atau perkara usaha pada kantornya.
Komunikasi nonverbal krusial ialah bagi pengirim serta penerima pesan, karena sifatnya yg efisien. Suatu pesan nonverbal bisa disampaikan tanpa wajib berpikir panjang, dan pihak audiens pula bisa menangkap ialah dengan cepat.
Coba perhatikan para petugas penyaji kuliner dan minuman (dalam bahasa Jawa diklaim sinoman) pada suatu acara resepsi yg sedang melakukan tugasnya. Pada urnurnnya mereka memiliki bahasa-bahasa isyarat tertentu yang dapat dipaharni sang teman-teman mereka buat menunjukkan loka-tempat mana yang sudah maupun yang belum menerima jamuan kuliner atau minurnan. Contoh lain, waktu seseorang karyawan berusaha inernanggil ternannya yg sedang as yik mengobrol pada suatu ternpat yg agak jauh. La bisa memakai isyarat nonverbal misalnya bertepuk tangan sambil melambaikan tangan buat memanggil temannya tadi.
Cukup poly model bentuk kornunikasi nonverbal baik yg terdapat pada kehidupan sehari-hari juga dalam global bisnis. Coba Anda kernbangkan contoh-contoh yg lain!
4. Tujuan Komunikasi Nonverbal
Meskipun komunikasi nonverbal dapat berdiri sendiri, tetapi sering berkaitan erat menggunakan ucapan (lisan). Ini berarti tak jarang terjadi penggabungan antara komunikasi mulut dan nonverbal dalam suatu situasi. Kata-istilah yang disampaikan pada suatu dialog hanya membawa sebagian berdasarkan suatu pesan. Sedangkan bagian yg lain, disampaikan melalui sinyal-sinyal nonverbal. Coba amati acara "Dunia dalam Berita' pukul 21.00 WIB pada stasiun televisi TVRI. Dalam program itu, dengan gampang bisa dijurnpai kombinasi kornunikasi lisan dan nonverbal. Coba perhatikan dengan cermat!
Apa sebenarnya tujuan komunikasi nonverbal? Menurut John V. Thil dan Courtland Bovee pada Excellence In Business Communications, kornunikasi nonverbal memiliki enam tujuan, yaitu:
1) Menyediakan/memberikan liputan.
2) Mengatur alur suatu dialog.
3) Mengekspresikan emosi.
4) Mernberi sifat, melengkapi, menentang, atau berbagi pesan-pesan mulut.
5) Mengendalikan atau menghipnotis orang lain.
6) Mempermudah tugas-tugas spesifik, misalnya bagairnana mengayunkan tongkat golf yg baik serta benar.
Bagaimana relevansi komunikasi nonverbal pada global usaha? Dalam dunia bisnis, komunikasi nonverbal bisa membantu menentukan dapat dipercaya serta potensi kepemimpinan seorang. Jika seseorang dapat belajar mengelola pesan yg dibentuk dengan bahasa isyarat, karakteristik atau aktualisasi diri wajah, suara dan penampilan, beliau bisa melakukan komunikasi menggunakan baik. Dengan kata lain, seseorang manajer (pemimpin) sekaligus harus bisa sebagai komunikator yg baik. La wajib memahami bagaimana mengungkapkan pesan-pesan bisnis pada para bawahannya, kapan dan kepada siapa pesan-pesan usaha itu harus disampaikan.
Lebih lanjut, apabila seorang bisa belajar membaca pesan-pesan nonverbal yg disampaikan orang lain, beliau akan bisa menafsirkan maksud dan perilaku mereka secara lebih akurat serta lebih sempurna. Ketika berurusan dengan para karyawan, klien atau pelanggan, perhatikanlah secara seksama pesan-pesan yang mereka sampaikan. Jika perilaku karyawan memperlihatkan tanda-tanda-gejala kurang atau menurun semangat kerjanya, seringkali melakukan mogok kerja, serta prestasi kerja menurun, seseorang manajer harus tanggap serta segera mengambil langkah-langkah penanggulangan. Contoh-model tersebut mendeskripsikan betapa pentingnya bagi seseorang pemimpin pada level apa pun buat peka terhadap perilaku atau konduite yg ditunjukkan sang bawahannya.
PROSES KOMUNIKASI
Sesuatu yang bisa dinikmati waktu ini seperti kitab yang sedang Anda baca, compact disc menggunakan lagu-lagu nostalgia, acara-program televisi yang beraneka ragarn, Internet yang banyak membawa informasi baru, personal computer yang semakin canggih, dan sejenisnya tidaklah tiba begitu saja, tetapi melalui suatu proses yang cukup panjang. Demikian juga dengan komunikasi, yg memerlukan proses.
Perhatikanlah seorang yang sedang berbicara, menulis, mendengar, atau membaca, kegiatan komunikasi yg mereka lakukan lebih menurut satu tindakan. Sebagai suatu proses, kormunikasi mempunyai persamaan menggunakan bagaimana seseorang mengekspresikan perasaan, hal-hal yg berlawanan (kontradiktif), yang sama (selaras, serasi), serta mencakup proses menulis, mendengar, serta mempertukarkan kabar. Menurut Courtland L. Bovee serta John V. Thil dalam Business Communication Today, proses komunikasi (communication process) terdiri atas enarn termin, yaitu:
1) Pengirim memiliki suatu wangsit atau gagasan.
2) Pengirim membarui wangsit sebagai suatu pesan.
3) Pengirim menyampaikan pesan.
4) Penerima menerima pesan.
5) Penerima menafsirkan pesan.
6) Penerima memberi tanggapan serta mengirim urnpan balik kepada pengirim.
Keenam tahapan dalam proses komunikasi tersebut bisa digambarkan pada sebuah diagram menjadi berikut:
Tahap Pertama: Pengirim Mempunyai Suatu Ide atau Gagasan
Sebelum proses penyampaian pesan dapat dilakukan, maka pengirim pesan wajib menyiapkan ilham atau gagasan apa yg ingin disampaikan kepada pihak lain atau audiens. Ide dapat diperoleh menurut banyak sekali sumber yang terbentang luas pada hadapan kita. Dunia ini penuh dengan banyak sekali macam fakta, baik yang dapat dicermati, didengar, dicium maupun diraba. Ide-wangsit yang ada pada benak kita disaring serta disusun ke pada suatu memori yg terdapat dalam jaringan otak, yg merupakan citra persepsi kita terhadap kenyataan. Setiap orang akan memiliki peta mental yg berbeda, lantaran kita memandang dunia dan menyerap banyak sekali pengalaman menggunakan suatu cara yang unik dan bersifat individual.
Karena persepsi adalah hal yg unik, pandangan baru yg disampaikan seorang mungkin akan ditafsirkan secara tidak sinkron oleh orang lain. Bahkan dua orang yg mempunyai suatu pengalaman yang sama terhadap sesuatu hal atau insiden, akan mempunyai suatu kesan yang tidak serupa. Sebagai contoh, terdapat 2 orang yang beserta-sama mengikuti briefing berdasarkan pimpinan perusahaan. Apabila mereka diminta buat menceritakan pengalaman mereka masing-masing, tentu ada beberapa hal yg tidak sama. Mengapa demikian? Hal ini terjadi karena setiap orang akan menyaring keterangan yang didapat, dan hanya akan memperhatikan dan mengingat hal-hal yang mereka anggap menarik atau penting. Seorang komunikator yg baik wajib dapat menyaring hal-hal yang nir krusial atau nir relevan, serta memusatkan perhatian dalam hal-hal yang memang penting serta relevan. Dalam global komunikasi, proses tersebut dikenal menjadi abstraksi (abstraction).
Tahap Kedua: Pengirim Mengubah Ide Menjadi Suatu Pesan
Dalam suatu proses komunikasi, nir semua pandangan baru dapat diterima atau dimengerti dengan paripurna. Seperti yg telah diuraikan dalam, bagian B dari bab ini, proses komunikasi dimulai dengan adanya ide pada pikiran, yang lalu diubah ke dalam bentuk pesan-pesan misalnya pada bentuk kata-istilah, ekspresi wajah, dan sejenisnya, buat lalu dipindahkan pada orang lain.
Agar pandangan baru bisa diterima dan dimengerti secara paripurna, pengirim pesan wajib memperhatikan beberapa hal, yaitu subjek (apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), audiens, gaya personal, dan latar belakang budaya. Sebagai contoh sederhana, pada umumnya orang Timur cenderung mengungkapkan pesan menggunakan memakai bahasa tak eksklusif serta bahasa penghalus. Untuk menyatakan sikap menolak, seorang terlebih dahulu harus memakai kalimat-kalimat pembuka yg bersifat netral, baru kemudian menyatakan sikap penolakan.
Tahap Ketiga: Pengirim Menyampaikan Pesan
Setelah membarui inspirasi-pandangan baru ke pada suatu pesan, tahap berikutnya merupakan memindahkan atau menyampaikan pesan melalui aneka macam saluran yang terdapat pada si penerima pesan. Rantai saluran komunikasi yg digunakan buat mengungkapkan pesan terkadang relad pendek, namun ada j uga yg relatif panjang. Panjang-pendeknya rantai saluran komunikasi yang dipakai akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian pesan. Jika pesan-pesan yg panjang serta kompleks disampaikan secara mulut, pesan-pesan tersebut bisa terdistorsi atau bahkan bertentangan dengan pesan aslinya. Di samping itu, dalam menyampaikan suatu pesan, banyak sekali media komunikasi bisa digunakan, media goresan pena juga verbal. Oleh karenanya, perlu diperhatikan jenis atau sifat pesan yg akan disampaikan.
Tahap Keempat: Penerima Menerima Pesan
Komunikasi antara seorang dengan orang lain akan terjadi, jika pengirim mengirimkan suatu pesan serta penerima mendapat pesan tadi. Apabila seseorang mengirim sepucuk surat, komunikasi baru bisa terjalin bila penerima surat telah membaca serta memahami isinya.
Jika seseorang mengungkapkan pidato pada hadapan generik, para pendengar sebagai audiens harus bisa mendengar apa yg dikatakan, serta memahami pesan-pesan yang disampaikan.
Tahap Kelima: Penerima Menafsirkan Pesan
Setelah penerima menerima suatu pesan, tahap berikutnya merupakan bagaimana dia bisa menafsirkan pesan. Suatu pesan yang disampaikan pengirim harus mudah dimengerti serta tersimpan di dalam benak pikiran si penerima pesan. Selanjutnya, suatu pesan baru bisa ditafsirkan secara benar jika penerima pesan telah memahami isi pesan sebagaimana yang dimaksud sang pengirim pesan.
Tahap Keenam: Penerima Memberi Tanggapan dan Mengirim Umpan Balik ke Pengirim
Umpan kembali (feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi. La merupakan tanggapan penerima pesan yg memungkinkan pengirim buat menilai efektivitas suatu pesan.
Setelah menerima pesan, penerima akan memberi tanggapan menggunakan cara eksklusif serta memberi frekuwensi terhadap pengirim pesan. Sinyal yang diberikan sang penerima pesan beraneka macam, dapat berupa suatu senyuman, tertawa, sikap murung , cemberut, memberi komentar sekilas (singkat), anggukan sebagai pembenaran, atau pesan secara tertulis. Sebagai contoh, seseorang karyawan perusahaan menerima sepucuk surat berdasarkan pimpinannya. Sesaat kemudian surat tadi dibacanya. Apabila aktualisasi diri wajahnya nampak murung , berarti dapat diduga bahwa beliau mendapat kabar yg kurang menyenangkan. Sebaliknya, jlka ia menerima surat berdasarkan pimpinannya dan sehabis dibacanya nampak ekspresi paras yang berseri-seri, bisa diduga bahwa ia mendapat berita yg menyenangkan. Bentuk aktualisasi diri paras tadi adalah model umpan kembali (feedback) dalam berkomunikasi.
Umpan kembali memegang peranan penting pada proses komunikasi, lantaran ia memberi kemungkinan bagi pengirim untuk menilai efektivitas suatu pesan. Di samping itu, adanya umpan balik dapat menerangkan adanya faktor-faktor penghambat komunikasi, misalnya perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran istilah-kata, dan perbedaan reaksi secara emosional.
B. Variabel-variabel Komunikasi Bisnis
Berbicara mengenai variabel-veriabel komunikasi, termasuk komunikasi bisnis, umumnya mengacu pada contoh komunikasi klasik yg dikembangkan pakar komunikasi Harold D. Laswell. Variabel-variabel tadi dirumuskan pada apa yang dinamakan Formula Laswell yang menyatakan : who, says what, to whom, through what channel and with what effect? Dari formula ini, kita bisa mengidentifikasi bahwa who adalah komunikator, say what merupakan pesan, to whom adalah komunikan, through what channel merupakan saluran/media, serta with what effects merupakan imbas komunikasi. Namun penerapan formula ini dalam kegiatan komunikasi usaha memerlukan sedikit modifikasi, seperti yg dilakukan Rosenblatt berikut adalah :
- Variabel Sumber (who) : yg berkaitan dengan kredibilitas sumber yang berdimensi keahlian, agama dan dinamisme.
- Variabel Pesan (say what) : yg berupa pesan ekspresi dan nonverbal
- Variabel Penerima (to whom) : yang berkaitan dengtan karakteristik komunikan dari aspek fisologis, psikologis serta sosiologis.
- variabel Konteks (in what context) : yg terdiri berdasarkan konteks psikologis serta fisikal
- Variabel Saluran (through what channel) : yang penggunaannya dipengaruhi sang variabel penerima dan pesan
- Variabel Efek (with what effects) : yg dipakai buat mengukur tingkat keberhasilan aktivitas atau proses komunikasi.
Bila dibandungkan dengan Formula Laswell, Rosenblatt menambahkan variabel “konteks”. Hal ini sanggup dimengerti karena proses komunikasi, termasuk komunikasi bisnis, selalu berlangsung pada konteks tertentu.
C. Komunikasi pada Manajemen Bisnis
Tujuan organisasi usaha adalah buat mempertinggi kualitas hayati masyarakat. Sebagai sebuah kegiatan usaha, organisasi usaha pun bertujuan buat menerima keuntungan. Keuntungan serta peningkatan kualitas hidup masyarakat itu diperoleh melalui cara yg sah dengan menyediakan kebutuhan barang-barang serta jasa masyarakat.
Elemen-elemen organisasi usaha bisa dibagi 2 :
1. Elemen eksternal
2. Elemen internal
Elemen internal berada di pada organisasi bisnis yg mencakup mulai berdasarkan pemilik perusahaan, manajemen sampai karyawan. Sedangkan elemen eksternal adalah forum-forum yang secara pribadi juga tidak pribadi berpengaruh pada organisasi/lembaga bisnis misalnya forum pemerintah, pemasok, pelanggan serta penyalur.
Fungsi komunikasi pada manajemen merupakan sebagai indera buat mengintegrasikan serta mengkoordinasikan para pelaku bisnis. Fungsi komunikasi ini mengikuti pula fungsi-fungsi manajemen yakni :
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Actuating
4. Pengawasan
Komunikasi pada usaha sangat krusial untuk mendapatkan warta dan mensugesti.
Kegiatan komunikasi dalam manajemen amat bergantung pada iklim komunikasi di pada organisasi/lembaga usaha. Iklim komunikasi ini amat dipengaruhi gaya manajemen. Ada 4 gaya manajemen yakni :
1. Gaya direktif
2. Gaya pelatih
3. Gaya superotif
4. Gaya pendelegasian.
Gaya manajemen mana yg akan kita pakai, sangatlah bergantung dalam situasi organisasi/forum bisnis kita. Namun kecenderungan dalam manajemen terkini, gaya yang dipilih merupakan gaya yang mendukung iklim keterbukaan komunikasi. Dalam situasi manajemen ini, para manajer lebih poly menghabiskan waktunya buat mendengarkan dibandingkan menaruh perintah. Para pekerja menawarkan gagasannya, membantu memutuskan tujuan serta bekerja sama dalam memecahkan dilema. Tetapi poly masalah dijumpai, gaya manajemen partisipatif seperti itu sukar dijalankan lantaran keengganan para manajer sndiri buat mengganti gaya manajemen direktifnya. Para manajer itu sanggup menerima gagasan manajemen partisipatif tapi permanen membatasi arus kabar.
D. Proses Komunikasi Bisnis
Menurut Bovee serta Thill (1989), dalam komunikasi usaha aneka macam bentuk komunikasi dilangsungkan. Kedua ahli itu lalu membuat prosentasi kegiatan komunikasi yang dilakukan dalam komunikasi usaha. Hampir separuh (45%) aktivitas komunikasi usaha merupakan mendengarkan/menyimak pesan komunikasi yg disampaikan orang lain. Sebagai imbangannya, 30% kegiatan komunikasi kita adalah berbicara. Sedangkan membaca mencapai 19% serta terkecil merupakan menulis 16%. Kegiatan komunikasi usaha tersebut berlangsung dalam berbagai level kegiatan komunikasi yakni :
1. Komunikasi Massa
Komunikasi massa pada komunikasi bisnis dibutuhkan buat menyampaikan pesan kepada publik serta menerima pesan dari publik. Agar komunikasi bisnis pada level komunikasi massa berjalan menggunakan efektif perlu mengetahui karakteristik komunikasi massa yaitu :
- Pesannya bersifat publik
- Medianya bersifat simultan dan periodik
- Khalayaknya heterogen, anonim serta tersebar
- Efeknya nir seketika
2. Komunikasi Kelompok
Komunikasi kelompok pada komunikasi bisnis bentuknya sangat bergantung pada jenis gerombolan yg dibuat. Ada beberapa jenis kelompok seperti :
- Kelompok kerja
- Fokus grup
- Komite
- Konferensi media
- Rapat publik
Kegiatan komunikasi usaha dalam level komunikasi kelompok ini amat dipengruhi budaya.
3. Komunikasi Interpersonal
Komunikasi bisnis jua berlangsung dalam level komunikasi Interpersonal. Komunikasi interpersonal ini merupakan kegiatan memunculkan makna melalui pertukaran pesan. Agar kita memanfaatkan komunikasi interpersonal ini menggunakan baik, kita harus mengingat 10 prinsip komunikasi pada bab sebelumnya. Juga wajib mempertimbangkan proses simplifikasi dan abstraksi saat mengubah gagasan sebagai pesan. Dalam menyampaikan pesan tersebut, kita jua wajib memperhatikan siapa penerima pesan tadi.
