SISTEM PENGENDALIAN INTERN DAN AKUNTANSI UNTUK KAS
Sistem Pengendalian Intern Dan Akuntansi Untuk Kas
PENGENDALIAN INTERN
Pengendalian intern (internal control)
Seiring menggunakan perkembangan skala usaha dalam suatu perusahaan, pemilik perusahaan tidak mungkin buat bisa melakukan pengawasan atas seluruh operasi perusahaan secara eksklusif atau dengan kata lain pemilik nir mungkin mampu terlibat langsung pada operasi perusahaannya. Untuk itu pemilik perusahaan perlu mendelegasikan wewenangnya pada pimpinan manajemen perusahaan dan manajemen meneruskan kembali wewenang tersebut menggunakan menerapkan prosedur mekanisme pengendalian intern.
Pengendalian intern mencakup seluruh perencanaan dari suatu organisasi serta seluruh metode serta mekanisme yg diterapkan manajemen dalam rangka buat:
1. Menjaga asset perusahaan menurut pencurian, pembobolan, perampokan, manipulasi, korupsi yg dilakukan (fraud) sang pihak-pihak eksklusif, dan penggunaan harta kekayaan perusahaan yang nir diotorisasi.
2. Meningkatkan akurasi serta agama berdasarkan catatan akuntansi menggunakan cara mengurangi risiko kesalahan (error) dalam proses akuntansi yang dilakukan.
Prinsip-prinsip Pengendalian Intern
Meskipun poly perusahaan yg tetapkan mekanisme pengendalian intern menggunakan “bahasa” aturan yang bhineka, tetapi dalam biasanya masing-masing mengandung prinsip-prinsip utama pengendalian intern yg sama.
Di antara prinsip prinsip pengendalian intern tadi merupakan:
1. Pembentukan pertanggungjawaban (establishment of responsibility)
2. Adanya pemisahan tugas secara tegas (segregation of duties)
3. Prosedur dokumentasi wajib dimiliki perusahaan (documentation procedure)
4. Pengendalian secara fisik, mekanik, serta elektronik (physical, mechanical and electronic controls)
5. Verifikasi internal yang independen harus ada (independent internal verification)
Pembentukan Pertanggungjawaban
- Manajemen wajib memutuskan tanggung jawab secara kentara.
- Tiap orang memiliki tanggung jawab untuk tugas yang diberikan kepadanya.
- Pembentukan pertanggungjawaban meliputi otorisasi serta persetujuan atas suatu transaksi.
Pemisahan Tugas
- Tanggung jawab atas pekerjaan dan tugas wajib diberikan pada individu yang tidak sinkron, (misalnya pemisahan tugas antara petugas yg mengurusi penyimpanan kas menggunakan petugas yang mengurusi pencatatan kas).
- Tanggung jawab buat memelihara catatan harus terpisah dengan tanggung jawab buat menjaga keadaan fisik kekayaan perusahaan.
Prosedur dokumentasi harus dimiliki perusahaan
Dokumentasi yg baik diperlukan buat melindungi kekayaan perusahaan dan menjamin bahwa seluruh karyawan melaksanakan prosedur yang telah ditetapkan.
Dokumentasi yang sanggup dipercaya akan sebagai sumber keterangan yang dapat digunakan manajemen buat memonitor kegiatan operasi perusahaan.
Ada beberapa prinsip pada prosedur dokumentasi, yaitu:
- Semua dokumen harus diberi nama terlebih dahulu (prenumbered) yang tercetak, dan semua dokumen harus dipertanggungjawabkan.
- Dokumen menjadi bukti pencatatan akuntansi disampaikan ke bagian akuntansi buat menyakinkan bahwa transaksi telah dicatat sempurna saat.
Pengendalian Secara Fisik, Mekanis dan Elektronik
Sebaiknya perusahaan menerapkan pengendalian secara elektro disamping cara mekanis dan fisik buat menjaga kekayaannya. Sebagai model penerapan pengendalian mekanis adalah penggunaan kas register, cheque protector.
Pengendalian mekanis menggunakan brankas (peti besi), ruang khasanah (strong room) dan model pengendalian elektronik adalah pemakaian mesin absensi elektronika sidik jari yg terhubung menggunakan komputer, cctv (televisi monitor), alarms elektronika,garment sensors.
Verifikasi Intern Independen
Meskipun sistem pengendalian intern sudah didesain menggunakan baik, kemungkinan terjadinya penyimpangan tetap saja bisa terjadi setiap ketika. Misalnya kelelahan yang terjadi terhadap karyawan mampu mengakibatkan mekanisme-prosedur yg ditetapkan diabaikan. Untuk itu dibutuhkan pengkajian ulang secara teratur dan berkesinambungan supaya prosedur-mekanisme bisa dijalankan secara teratur, tertib serta sahih. Proses ini wajib dilakukan sang pemeriksa intern yg independen.
Pengendalian yg efektif dapat dicapai dengan membangun bagian pembuktian yang bertugas mereview, merekonsiliasi serta menjaga pengendalian intern. Untuk itu harus dilakukan:
- Verifikasi secara periodik dan mendadak
- Verifikasi oleh petugas yang independent
- Penyampaian saran pada manajer untuk tindakan koreksi
Keterbatasan pengendalian intern
Keterbatasan pengendalian intern merupakan sebagai berikut:
1. Adanya kemungkinan timbulnya beban (cost) buat mendesain pengendalian intern yang lebih besar dibandingkan manfaat yg diperoleh.
2. Adanya faktor sumber daya manusia
3. Besarnya ukuran perusahaan.
PENGERTIAN KAS
Hampir semua transaksi perusahaan akan melibatkan uang kas, baik itu merupakan transaksi penerimaan juga pengeluaran kas dan transaksi-transaksi yang lain akan berakhir menggunakan rekening kas ini.
Kas merupakan harta yg paling lancer atau likuid, paling gampang diselewengkan, maka diharapkan suatu sistem serta mekanisme akuntansi buat mencatat dan mengendalikan kas.
Kas merupakan indera pertukaran yang diakui sang rakyat generik dan sang karena itu adalah dasar-landasan yang kuat buat dipakai menjadi indera pengukur terhadap seluruh kegiatan ekonomi pada pada perusahaan.
Ada dua kriteria agar indera pembayaran dapat diklasifikasikan menjadi kas :
1. Harus bisa diterima generik sebagai alat pembayaran atau diterima oleh bank sebagai simpanan sebesar nilai nominalnya.
2. Harus bisa dipakai sebagai alat pembayaran buat kegiatan sehari-hari.
Kas mencakup uang tunai serta instrumen atau indera-indera pembayaran yg diterima oleh generik, baik yg terdapat pada pada perusahaan juga yang disimpan pada bank (uang tunai kertas dan logam, cek, wesel cek, rekening bank yg berbentuk tabungan dan giro).
Kas mempunyai sifat-sifat atau ciri:
1. Kas memiliki sifat yg aktif tetapi tidak produktif
2. Kas (uang tunai) tidak memiliki bukti diri kepemilikan dan memiliki sifat yg mudah dipindahtangankan.
Dari 2 sifat kas tadi maka bisa diambil kesimpulan bahwa unsur perencanaan serta supervisi terhadap kas harus mendapatkan perhatian yang serius bagi manajemen.
SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL TERHADAP KAS
Akuntansi terhadap kas lebih dititik beratkan dalam fungsi penyediaan warta buat kepentingan manajemen terhadap kas. Secara garis besar akuntansi terhadap kas wajib diarahkan kepada 2 hal yaitu : Administrative serta Accounting Control, yang secara umum terdiri menurut:
1. Menyediakan kas yg cukup buat operasi perusahaan sehari-hari (likuiditas)
2. Menghindarkan terjadinya kas yang menganggur (idle money)
3. Mencegah terjadinya kerugian-kerugian sebagai dampak dari adanya penyalahgunaan terhadap kas.
Adanya suatu pengendalian intern yg memadai, merupakan syarat absolut demi perlindungan serta keamanan terhadap kas. Sistem pengendalian intern meliputi seluruh sarana, alat dan peraturan-peraturan yang digunakan oleh perusahaan menggunakan tujuan buat :
1. Mengamankan serta mencegah terjadinya pemborosan, penyalahgunaan serta ketidak-efisiensian berdasarkan sumber ekonomi yang dimiliki perusahaan.
2. Menjamin ketelitian dan dapat dipercayainya (reliability) keberadaan data operasional dan akuntansi yg dihasilkan.
3. Mendorong tercapainya efisiensi operasi dan dipatuhinya kebijaksanaan manajemen.
Sistem pengendalian intern nir dirancang buat dapat mendeteksi adanya kesalahan- kesalahan, namun lebih mengutamakan dalam usaha-bisnis pencegahan dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan penyalahgunaan. Harus terdapat pemisahan fungsi operasi, pencatatan dan penyimpanan pada segala bidang kegiatan perusahaan. Berhubungan dengan kas, adanya pemisahan antara pengelola fisik uang (penerimaan,penyimpanan dan pengeluaran ) dan pengelolan administrasinya absolut dibutuhkan. Dalam fungsi penerimaan kas; pengawasan harus ditujukan supaya semua uang yg seharusnya diterima, benar- sahih diterima serta dicatat. Dan dalam fungsi pengeluaran kas; supervisi wajib diarahkan agar nir terjadi pengeluaran kas tanpa adanya otorisasi sang pejabat yang berwenang.
PENGAWASAN KAS
Sistem supervisi intern suatu perusahaan berbeda dengan perusahaan lain karena bentuk dan jenis perusahaan beragam. Namun terdapat dasar-dasar tertentu yang bisa digunakan menjadi panduan buat mengadakan supervisi terhadap kas menjadi berikut:
Penerimaan uang
Prosedur-prosedur pengawasan yang bisa dipakai antara lain:
1. Harus ditunjukkan menggunakan jelas fungsi-fungsi dalam penerimaan kas dari setiap penerimaan kas wajib segera dicatat dan disetor ke bank.
2. Diadakan pemisahan fungsi antara pengurusan kas dengan fungsi pencatatan kas.
3. Diadakan pengawasan yg ketat terhadap fungsi penerimaan serta pencatatan kas.
Selain itu setiap hari harus dibuat laporan kas.
Pengeluaran uang
Beberapa mekanisme supervisi yg krusial adalah menjadi berikut:
1. Semua pengeluaran uang menggunakan cek kecuali buat pengeluaranpengeluaran kecil dibayar dari kas kecil.
2. Dibentuk dana kas mini yg diawasi dengan ketat.
3. Penulisan cek hanya dilakukan apabila didukung bukti-bukti yg lengkap atau dengan kata lain digunakan sistem voucher.
4. Dipisahkan antara orang-orang yang mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, yang menulis cek, yang menandatangani cek serta yang mencatat pengeluaran kas.
5. Diadakan pemeriksaan intern dengan jangka ketika yang nir tertentu.
6. Diharuskan membuat kas harian.
DANA KAS KECIL (PETTY CASH FUND)
Dana kas mini atau petty cash fund merupakan uang kas yg disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yg jumlahnya relatif kecil serta nir irit jika dibayar dengan cek.
Dana ini diserahkan pada kasir kas mini yg bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran berdasarkan dana ini dan terhadap jumlah dana kas kecil. Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit, kasir kas kecil akan meminta supaya dananya ditambah.
Penambahan kas kecil kadang-kadang dilakukan setiap periode tertentu contohnya mingguan.
Dalam hubungannya dengan kas kecil terdapat 2 metode yg digunakan yaitu:
1. Sistem Imprest
2. Metode Fluktuasi
Sistem Imprest (imprest fund method)
Dalam sistem ini jumlah dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebanyak check yg diserahkan kepada kasir kas mini buat menciptakan dana kas mini .
Cek tadi diuangkan ke bank sang kasir kas kecil serta uangnya dipakai buat membayar pengeluaran-pengeluaran kas kecil.
Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit dan juga dalam akhir periode, kasir kas mini akan minta pengisian balik kas kecilnya sebesar jumlah yang telah dibayar dari kas mini , sebagai akibatnya jumlah uang dalam kas kecil kembali seperti semula. Pengeluaran-pengeluaran kas kecil baru dicatat pada ketika pengisian pulang.
Sistem Fluktuasi (fluctuating fund method)
Dalam metode fluktuasi pembentukan dana kas mini dilakukan menggunakan cara yang sama misalnya pada sistem imprest.
Perbedaannya dengan sistem imprest adalah bahwa dalam metode fluktuasi saldo rekening kas mini tidak permanen, namun berfluktuasi sinkron dengan jumlah pengisian kembali serta pengeluaran-pengeluaran kas mini .
Pencatatan eksklusif dilakukan setiap terjadinya pengeluaran-pengeluaran berdasarkan dana kas kecil.
Berikut ini adalah contoh pencatatan akuntansi dalam kas mini :
Dalam sebuah perusahaan yg menyelenggarakan kas kecil menurut imprest fund system, terdapat transaksi-transaksi sebagai berikut:
4 Januari 2000 : Diserahkan selembar cek angka 3542 sebesar Rp.dua.000.000,00 buat menciptakan kas mini .
5 Januari 2000 : Dibayar porto telegram Rp. 60.000,00
7 Januari 2000 : Dibeli tunai indera-alat tulis buat kantor Rp. 96.000,00
12 Januari 2000 : Dibayar biaya angkut sebesar Rp. 320.000,00
18 Januari 2000 : Dibayar porto angkut sebanyak Rp. 275.000,00
19 Januari 2000 : Dibayar uang makan untuk para karyawan yang lembur Rp. 150.000,00
21 Januari 2000 : Dibeli berdasarkan tempat kerja pos, materai dan perangko sebanyak Rp.102.000,00
22 Januari 2000 : Dibeli tunai alat-alat tulis tempat kerja Rp. 70.000,00
22 Januari 2000 : Dibayar biaya angkut sebanyak Rp. 190.000,00 dan porto upah bongkar sebanyak Rp. 72.000,00
24 Januari 2000 : Dibayar buat parkir serta porto serba-serbi Rp. 50.000,00
25 Januari 2000 : Dibayar porto servis mesin-mesin kantor Rp. 80.000,00
26 Januari 2000 : Diadakan pertanggungjawaban atas pengeluaran-pengeluaran melalui kas kecil dan selesainya itu diterima pengganti dana menggunakan cek nomor 3575.
Diminta :
Catatlah transaksi-transaksi tadi pada atas dalam buku kas mini . (buat pencatatan pada buku kas kecil, gunakanlah perkiraan-perkiraan sebagai berikut: perlengkapan tempat kerja; biaya pengangkutan; porto serba-serbi; porto pos, telepon serta telegram; uang makan). Setelah itu buatlah ayat-ayat jurnal yang dibutuhkan.
Jawaban menggunakan metode imprest
Pencatatan transaksi dana kas mini menggunakan memakai metode imprest (dana permanen):
Ayat jurnal yg wajib dibentuk pada transaksi pembentukan dana kas mini :
Tanggal Perkiraan Debet Kredit
04-01-00 Dana Kas Kecil 2.000.000
Kas dua.000.000
(buat mencatat pembentukan dana kas kecil sebanyak Rp. 2.000.000 menggunakan menggunakan cek nomor 3542)
Ayat Jurnal yg harus dibentuk pada transaksi pengisian kembali kas kecil:
Tanggal Perkiraan Debet Kredit
26-01-00 biaya pos, telepon serta telegram 60.000 -
perlengkapan tempat kerja 96.000 -
biaya pengangkutan 320.000 -
biaya pengangkutan 75.000 -
uang makan 150.000 -
biaya pos, telepon dan telegram 102.000 -
perlengkapan tempat kerja 70.000 -
biaya pengangkutan 262.000 -
biaya serba-serbi 50.000 -
biaya servis mesin kantor 80.000 -
Kas - 1.465.000
(buat mencatat pengisian kembali dana kas kecil sebesar Rp. 1.465.000 dengan memakai cek angka 3575).
Jawaban dengan metode fluktuatif
Untuk sekedar membandingkan kita akan mencoba melakukan pencatatan transaksi menggunakan menggunakan metode fluktuatif, berikut ini pencatatannya:
Ayat jurnal yg wajib dibentuk pada transaksi pembentukan dana kas mini : (jurnal yang dibuat identik dengan metode imprest)
Pengisian pulang kas mini buat metode fluktuatif nir sebesar jumlah dana kas kecil yang dikeluarkan tetapi sebesar permintaan kasir pemegang kas mini secara bebas. Sebagai contoh bila jumlah yg diminta kasir kas kecil untuk pengisian balik kas kecil sebesar Rp. 1.750.000, maka dengan demikian saldo kas kecil akan berubah sebagai Rp. 2.285.000 (jumlah ini tidak sinkron menggunakan saldo kas mini dalam ketika dibentuk).
Pengisian Kembali Dana Kas Kecil yg Lupa Dilakukan
Dalam praktek global usaha kadang-kadang terjadi kasir kas mini lupa meminta pengisian pulang kas mini pada akhir periode akuntansi sehingga akan mengakibatkan kasus yaitu dana kas mini tidak dapat digunakan lagi atau diisi lagi dalam awal periode akuntansi berikutnya.
Untuk mengatasi kasus tadi dibutuhkan teknik dengan menciptakan jurnal pembalik. Untuk mempermudah pemahaman anda maka akan saya gambarkan bagaimana cara mencatat insiden ini menggunakan menggunakan model soal tadi di atas.
Ayat Jurnal yg wajib dibentuk pada transaksi “pengisian balik kas kecil yg lupa dilakukan”.
Tanggal Perkiraan Debet Kredit
31-01-00 porto pos, telepon dan telegram 60.000 -
perlengkapan tempat kerja 96.000 -
biaya pengangkutan 320.000 -
biaya pengangkutan 275.000 -
uang makan 150.000 -
biaya pos, telepon dan telegram 102.000 -
perlengkapan kantor 70.000 -
biaya pengangkutan 262.000 -
biaya serba-serbi 50.000 -
biaya serba-serbi 80.000 -
Dana Kas Kecil - 1.465.000
(buat mencatat penutupan rekening dana kas mini )
Dengan pembuatan ayat jurnal tadi maka menurut sisi akuntansi sudah tidak terdapat masalah karena pos-pos laporan keuangan telah mampu dipertanggung jawabkan dalam akhir periode akuntansi, tetapi demikian bila kita akan melanjutkan pengelolaan dana kas kecil pada awal periode berikutnya niscaya terjadi perkara lantaran jurnal penutupan dana kas kecil pada atas telah tidak bisa diisi kembali secara akuntansi.
Untuk dapat merampungkan perkara ini yang harus kita lakukan merupakan dengan cara membuat jurnal pembalik supaya dana kas kecil tersebut bisa diisi pulang, berikut cara pembuatannya:
Ayat Jurnal Pembalik:
Setelah ayat jurnal pembalik dibuat, selanjutnya kita bisa membuat jurnal pengisian balik kas kecil. Sebagai contoh dalam tanggal 2 Februari 2001 dilakukan pengisian balik kas kecil, maka kita tinggal menciptakan ayat jurnal pengisian kembalinya seperti biasa.
Ayat Jurnal pengisian balik dana kas mini :
Saldo Dana Kas Kecil Terlalu Besar atau Terlalu Kecil
Pemegang dana kas mini di perusahaan merupakan operator kas mini yang bertanggung jawab terhadap operasional penggunaan kas kecil pada kegiatan pembayaran perusahaan, pemegang kas mini bertugas melaporkan setiap penggunaan dan mempertanggung jawabkannya. Dalam praktek pemegang kas mini kadang-kadang dihadapkan dalam jumlah saldo kas kecil yg terlalu besar serta atau justru terlalu mini . Untuk itu perlu adanya penyesuaian jumlah saldo yang dikelola oleh pemegang dana kas kecil supaya sinkron menggunakan kebutuhan sehari-hari.
Bila saldo kas kecil terlalu besar
Misalnya saldo dana kas mini ditetapkan sebanyak Rp. Dua.000.000, tapi pemegang kas kecil merasa jumlah kas mini terlalu besar sebagai akibatnya meminta pengurangan saldo kas kecil sebesar Rp. 500.000. Berarti saldo dana kas mini yang baru menjadi Rp.1.500.000. Maka ayat jurnal yang dibentuk merupakan sebegai berikut:
Tanggal Perkiraan Debet Kredit
0x-0x-0x Kas 500.000 -
Dana Kas Kecil - 500.000
Bila saldo kas mini terlalu kecil
Misalnya saldo dana kas kecil yang sudah ditetapkan sebesar Rp. Dua.000.000 dirasa terlalu mini maka pemegang kas mini meminta penambahan saldo kas kecil sebesar Rp. 1.000.000. Berarti saldo dana kas kecil yg baru sebagai Rp. Tiga.000.000. Maka ayat jurnal yang dibentuk merupakan sebegai berikut:
Tanggal Perkiraan Debet Kredit
0x-0x-0x Dana Kas Keci 1.000.000 -
Kas - 1.000.000