SISTEM PENGENDALIAN INTERN DAN AKUNTANSI UNTUK KAS

Sistem Pengendalian Intern Dan Akuntansi Untuk Kas 

PENGENDALIAN INTERN

Pengendalian intern (internal control)

Seiring dengan perkembangan skala usaha pada suatu perusahaan, pemilik perusahaan tidak mungkin buat mampu melakukan supervisi atas seluruh operasi perusahaan secara pribadi atau menggunakan kata lain pemilik nir mungkin bisa terlibat eksklusif pada operasi perusahaannya. Untuk itu pemilik perusahaan perlu mendelegasikan wewenangnya kepada pimpinan manajemen perusahaan dan manajemen meneruskan kembali wewenang tadi dengan menerapkan prosedur prosedur pengendalian intern.

Pengendalian intern mencakup seluruh perencanaan berdasarkan suatu organisasi serta semua metode serta mekanisme yang diterapkan manajemen pada rangka buat:

1. Menjaga asset perusahaan dari pencurian, pembobolan, perampokan, manipulasi, korupsi yang dilakukan (fraud) oleh pihak-pihak tertentu, serta penggunaan harta kekayaan perusahaan yg tidak diotorisasi.

2. Meningkatkan akurasi dan kepercayaan menurut catatan akuntansi menggunakan cara mengurangi risiko kesalahan (error) pada proses akuntansi yang dilakukan.

Prinsip-prinsip Pengendalian Intern

Meskipun banyak perusahaan yg tetapkan prosedur pengendalian intern dengan “bahasa” anggaran yang bhineka, namun dalam umumnya masing-masing mengandung prinsip-prinsip pokok pengendalian intern yang sama. 

Di antara prinsip prinsip pengendalian intern tersebut merupakan:

1. Pembentukan pertanggungjawaban (establishment of responsibility)

2. Adanya pemisahan tugas secara tegas (segregation of duties)

3. Prosedur dokumentasi wajib dimiliki perusahaan (documentation procedure)

4. Pengendalian secara fisik, mekanik, dan elektronik (physical, mechanical and electronic controls)

5. Verifikasi internal yang independen sine qua non (independent internal verification)

Pembentukan Pertanggungjawaban

- Manajemen harus menetapkan tanggung jawab secara jelas.

- Tiap orang memiliki tanggung jawab buat tugas yang diberikan kepadanya.

- Pembentukan pertanggungjawaban mencakup otorisasi serta persetujuan atas suatu transaksi.

Pemisahan Tugas

- Tanggung jawab atas pekerjaan serta tugas harus diberikan pada individu yang tidak sinkron, (misalnya pemisahan tugas antara petugas yang mengurusi penyimpanan kas dengan petugas yg mengurusi pencatatan kas).

- Tanggung jawab buat memelihara catatan wajib terpisah dengan tanggung jawab buat menjaga keadaan fisik kekayaan perusahaan.

Prosedur dokumentasi harus dimiliki perusahaan

Dokumentasi yg baik dibutuhkan buat melindungi kekayaan perusahaan serta mengklaim bahwa semua karyawan melaksanakan prosedur yg telah ditetapkan.

Dokumentasi yang bisa dipercaya akan menjadi sumber keterangan yang dapat dipakai manajemen buat memonitor kegiatan operasi perusahaan.

Ada beberapa prinsip dalam prosedur dokumentasi, yaitu:

- Semua dokumen wajib diberi nama terlebih dahulu (prenumbered) yang tercetak, dan semua dokumen wajib dipertanggungjawabkan.

- Dokumen menjadi bukti pencatatan akuntansi disampaikan ke bagian akuntansi buat menyakinkan bahwa transaksi telah dicatat sempurna waktu.

Pengendalian Secara Fisik, Mekanis dan Elektronik

Sebaiknya perusahaan menerapkan pengendalian secara elektronik disamping cara mekanis serta fisik buat menjaga kekayaannya. Sebagai model penerapan pengendalian mekanis merupakan penggunaan kas register, cheque protector. 

Pengendalian mekanis memakai brankas (peti besi), ruang khasanah (strong room) serta contoh pengendalian elektronik adalah pemakaian mesin absensi elektronika sidik jari yang terhubung menggunakan personal komputer , cctv (televisi monitor), alarms elektronik,garment sensors.

Verifikasi Intern Independen

Meskipun sistem pengendalian intern telah dirancang dengan baik, kemungkinan terjadinya penyimpangan permanen saja sanggup terjadi setiap saat. Misalnya kelelahan yg terjadi terhadap karyawan bisa mengakibatkan prosedur-mekanisme yang ditetapkan diabaikan. Untuk itu diharapkan pengkajian ulang secara teratur dan berkesinambungan supaya prosedur-prosedur bisa dijalankan secara teratur, tertib serta sahih. Proses ini harus dilakukan oleh pemeriksa intern yang independen.

Pengendalian yang efektif bisa dicapai menggunakan membangun bagian pembuktian yg bertugas mereview, merekonsiliasi dan menjaga pengendalian intern. Untuk itu harus dilakukan:

- Verifikasi secara periodik serta mendadak

- Verifikasi oleh petugas yang independent

- Penyampaian saran pada manajer buat tindakan koreksi

Keterbatasan pengendalian intern

Keterbatasan pengendalian intern merupakan menjadi berikut:

1. Adanya kemungkinan timbulnya beban (cost) buat mendesain pengendalian intern yg lebih besar dibandingkan manfaat yg diperoleh.

2. Adanya faktor sumber daya manusia

3. Besarnya ukuran perusahaan.

PENGERTIAN KAS

Hampir seluruh transaksi perusahaan akan melibatkan uang kas, baik itu merupakan transaksi penerimaan maupun pengeluaran kas serta transaksi-transaksi yang lain akan berakhir dengan rekening kas ini.

Kas merupakan harta yang paling lancer atau likuid, paling gampang diselewengkan, maka dibutuhkan suatu sistem serta prosedur akuntansi untuk mencatat dan mengendalikan kas.

Kas adalah indera pertukaran yang diakui oleh masyarakat umum dan sang sebab itu adalah dasar-landasan yg bertenaga buat dipakai menjadi indera pengukur terhadap semua aktivitas ekonomi di dalam perusahaan.

Ada 2 kriteria supaya alat pembayaran dapat diklasifikasikan menjadi kas :

1. Harus dapat diterima umum sebagai indera pembayaran atau diterima sang bank sebagai simpanan sebesar nilai nominalnya.

2. Harus bisa dipakai menjadi indera pembayaran buat aktivitas sehari-hari.

Kas meliputi uang tunai serta instrumen atau indera-indera pembayaran yang diterima oleh generik, baik yang ada pada pada perusahaan juga yg disimpan di bank (uang tunai kertas serta logam, cek, wesel cek, rekening bank yang berbentuk tabungan serta giro).

Kas memiliki sifat-sifat atau ciri:

1. Kas mempunyai sifat yang aktif namun tidak produktif

2. Kas (uang tunai) nir memiliki identitas kepemilikan dan mempunyai sifat yg gampang dipindahtangankan.

Dari 2 sifat kas tersebut maka bisa diambil konklusi bahwa unsur perencanaan serta pengawasan terhadap kas harus mendapatkan perhatian yg serius bagi manajemen.

SISTEM PENGENDALIAN INTERNAL TERHADAP KAS

Akuntansi terhadap kas lebih dititik beratkan pada fungsi penyediaan kabar buat kepentingan manajemen terhadap kas. Secara garis besar akuntansi terhadap kas harus diarahkan kepada dua hal yaitu : Administrative dan Accounting Control, yg secara generik terdiri menurut:

1. Menyediakan kas yg cukup buat operasi perusahaan sehari-hari (likuiditas)

2. Menghindarkan terjadinya kas yg menganggur (idle money)

3. Mencegah terjadinya kerugian-kerugian sebagai akibat berdasarkan adanya penyalahgunaan terhadap kas.

Adanya suatu pengendalian intern yg memadai, adalah kondisi absolut demi proteksi serta keamanan terhadap kas. Sistem pengendalian intern mencakup seluruh wahana, indera dan peraturan-peraturan yang digunakan sang perusahaan menggunakan tujuan buat :

1. Mengamankan dan mencegah terjadinya pemborosan, penyalahgunaan serta ketidak-efisiensian menurut asal ekonomi yang dimiliki perusahaan.

2. Menjamin ketelitian dan dapat dipercayainya (reliability) keberadaan data operasional serta akuntansi yang dihasilkan.

3. Mendorong tercapainya efisiensi operasi serta dipatuhinya kebijaksanaan manajemen.

Sistem pengendalian intern nir dibuat buat bisa mendeteksi adanya kesalahan- kesalahan, namun lebih mengutamakan pada usaha-bisnis pencegahan dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan serta penyalahgunaan. Harus terdapat pemisahan fungsi operasi, pencatatan serta penyimpanan pada segala bidang kegiatan perusahaan. Berhubungan menggunakan kas, adanya pemisahan antara pengelola fisik uang (penerimaan,penyimpanan dan pengeluaran ) dan pengelolan administrasinya absolut diperlukan. Dalam fungsi penerimaan kas; pengawasan wajib ditujukan supaya semua uang yang seharusnya diterima, benar- benar diterima serta dicatat. Dan pada fungsi pengeluaran kas; pengawasan harus diarahkan supaya tidak terjadi pengeluaran kas tanpa adanya otorisasi sang pejabat yang berwenang.

PENGAWASAN KAS

Sistem supervisi intern suatu perusahaan berbeda dengan perusahaan lain karena bentuk dan jenis perusahaan bermacam-macam. Namun ada dasar-dasar eksklusif yang sanggup digunakan menjadi panduan buat mengadakan pengawasan terhadap kas sebagai berikut:

Penerimaan uang

Prosedur-mekanisme supervisi yang bisa dipakai antara lain:

1. Harus ditunjukkan dengan kentara fungsi-fungsi pada penerimaan kas menurut setiap penerimaan kas wajib segera dicatat dan disetor ke bank.

2. Diadakan pemisahan fungsi antara pengurusan kas dengan fungsi pencatatan kas.

3. Diadakan pengawasan yg ketat terhadap fungsi penerimaan serta pencatatan kas.

Selain itu setiap hari harus dibuat laporan kas.

Pengeluaran uang

Beberapa mekanisme supervisi yg krusial adalah menjadi berikut:

1. Semua pengeluaran uang memakai cek kecuali buat pengeluaranpengeluaran kecil dibayar berdasarkan kas kecil.

2. Dibentuk dana kas kecil yang diawasi dengan ketat.

3. Penulisan cek hanya dilakukan bila didukung bukti-bukti yang lengkap atau menggunakan kata lain dipakai sistem voucher.

4. Dipisahkan antara orang-orang yang mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran, yg menulis cek, yang menandatangani cek dan yg mencatat pengeluaran kas.

5. Diadakan pemeriksaan intern menggunakan jangka waktu yg tidak eksklusif.

6. Diharuskan menciptakan kas harian.

DANA KAS KECIL (PETTY CASH FUND)

Dana kas mini atau petty cash fund adalah uang kas yg disediakan buat membayar pengeluaran-pengeluaran yg jumlahnya nisbi mini serta tidak ekonomis bila dibayar dengan cek.

Dana ini diserahkan pada kasir kas mini yang bertanggung jawab terhadap pembayaran-pembayaran dari dana ini serta terhadap jumlah dana kas kecil. Jika jumlah kas mini tinggal sedikit, kasir kas mini akan meminta agar dananya ditambah.

Penambahan kas kecil kadang-kadang dilakukan setiap periode eksklusif contohnya mingguan.

Dalam hubungannya menggunakan kas mini terdapat dua metode yg digunakan yaitu:

1. Sistem Imprest

2. Metode Fluktuasi

Sistem Imprest (imprest fund method)

Dalam sistem ini jumlah pada rekening kas mini selalu permanen, yaitu sebesar check yg diserahkan pada kasir kas mini buat menciptakan dana kas mini .

Cek tadi diuangkan ke bank sang kasir kas mini dan uangnya digunakan buat membayar pengeluaran-pengeluaran kas kecil.

Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit serta jua dalam akhir periode, kasir kas mini akan minta pengisian balik kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayar menurut kas mini , sehingga jumlah uang pada kas kecil kembali misalnya semula. Pengeluaran-pengeluaran kas mini baru dicatat dalam waktu pengisian pulang.

Sistem Fluktuasi (fluctuating fund method)

Dalam metode fluktuasi pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cara yang sama seperti pada sistem imprest.

Perbedaannya dengan sistem imprest adalah bahwa dalam metode fluktuasi saldo rekening kas kecil tidak permanen, namun berfluktuasi sesuai menggunakan jumlah pengisian pulang dan pengeluaran-pengeluaran kas mini .

Pencatatan langsung dilakukan setiap terjadinya pengeluaran-pengeluaran menurut dana kas kecil.

Berikut ini merupakan contoh pencatatan akuntansi dalam kas mini :

Dalam sebuah perusahaan yg menyelenggarakan kas kecil berdasarkan imprest fund system, terdapat transaksi-transaksi menjadi berikut:

4 Januari 2000 : Diserahkan selembar cek nomor 3542 sebanyak Rp.dua.000.000,00 buat menciptakan kas kecil.

5 Januari 2000 : Dibayar biaya telegram Rp. 60.000,00

7 Januari 2000 : Dibeli tunai alat-indera tulis buat kantor Rp. 96.000,00

12 Januari 2000 : Dibayar biaya angkut sebanyak Rp. 320.000,00

18 Januari 2000 : Dibayar porto angkut sebesar Rp. 275.000,00

19 Januari 2000 : Dibayar uang makan buat para karyawan yang lembur Rp. 150.000,00

21 Januari 2000 : Dibeli berdasarkan tempat kerja pos, materai dan perangko sebanyak Rp.102.000,00

22 Januari 2000 : Dibeli tunai alat-alat tulis tempat kerja Rp. 70.000,00

22 Januari 2000 : Dibayar porto angkut sebesar Rp. 190.000,00 serta porto upah bongkar sebanyak Rp. 72.000,00

24 Januari 2000 : Dibayar buat parkir dan porto serba-serbi Rp. 50.000,00

25 Januari 2000 : Dibayar porto servis mesin-mesin kantor Rp. 80.000,00

26 Januari 2000 : Diadakan pertanggungjawaban atas pengeluaran-pengeluaran melalui kas kecil dan sehabis itu diterima pengganti dana menggunakan cek nomor 3575.

Diminta :

Catatlah transaksi-transaksi tersebut pada atas dalam kitab kas kecil. (buat pencatatan dalam kitab kas kecil, gunakanlah perkiraan-asumsi sebagai berikut: perlengkapan kantor; porto pengangkutan; biaya serba-serbi; biaya pos, telepon serta telegram; uang makan). Setelah itu buatlah ayat-ayat jurnal yang diharapkan.

Jawaban dengan metode imprest

Pencatatan transaksi dana kas mini menggunakan menggunakan metode imprest (dana tetap):

Ayat jurnal yang harus dibentuk dalam transaksi pembentukan dana kas mini :

Tanggal           Perkiraan                                 Debet              Kredit

04-01-00          Dana Kas Kecil                       dua.000.000

Kas                                                      2.000.000

 (buat mencatat pembentukan dana kas kecil sebanyak Rp. 2.000.000 menggunakan menggunakan cek nomor 3542)

Ayat Jurnal yg harus dibentuk dalam transaksi pengisian kembali kas kecil:

Tanggal                       Perkiraan                                 Debet              Kredit

26-01-00          biaya pos, telepon dan telegram            60.000                       -

perlengkapan kantor                              96.000                       -

biaya pengangkutan                            320.000                       -

biaya pengangkutan                              75.000                       -

uang makan                                         150.000                       -

biaya pos, telepon dan telegram          102.000                       -

perlengkapan kantor                              70.000                       -

biaya pengangkutan                            262.000                       -

biaya serba-serbi                                    50.000                       -

biaya servis mesin tempat kerja                      80.000                       -

Kas                                            -                     1.465.000

(buat mencatat pengisian balik dana kas mini sebanyak Rp. 1.465.000 menggunakan memakai cek nomor 3575).

Jawaban dengan metode fluktuatif

Untuk sekedar membandingkan kita akan mencoba melakukan pencatatan transaksi dengan menggunakan metode fluktuatif, ini dia pencatatannya:

Ayat jurnal yang harus dibentuk dalam transaksi pembentukan dana kas mini : (jurnal yang dibuat identik dengan metode imprest)

Pengisian balik kas mini buat metode fluktuatif nir sebesar jumlah dana kas kecil yg dimuntahkan namun sebanyak permintaan kasir pemegang kas mini secara bebas. Sebagai model jika jumlah yang diminta kasir kas kecil buat pengisian pulang kas mini sebanyak Rp. 1.750.000, maka dengan demikian saldo kas kecil akan berubah sebagai Rp. 2.285.000 (jumlah ini tidak sinkron menggunakan saldo kas kecil dalam waktu dibuat).

Pengisian Kembali Dana Kas Kecil yg Lupa Dilakukan

Dalam praktek global bisnis kadang-kadang terjadi kasir kas kecil lupa meminta pengisian balik kas mini dalam akhir periode akuntansi sebagai akibatnya akan menyebabkan masalah yaitu dana kas kecil tidak bisa dipakai lagi atau diisi lagi pada awal periode akuntansi berikutnya.

Untuk mengatasi perkara tersebut diperlukan teknik dengan menciptakan jurnal pembalik. Untuk mempermudah pemahaman anda maka akan aku gambarkan bagaimana cara mencatat insiden ini menggunakan memakai contoh soal tadi pada atas.

Ayat Jurnal yang wajib dibuat pada transaksi “pengisian pulang kas kecil yang lupa dilakukan”.

Tanggal                       Perkiraan                                             Debet             Kredit

31-01-00          porto pos, telepon dan telegram                        60.000                       -          

perlengkapan kantor                                          96.000                       -

biaya pengangkutan                                        320.000                       -

biaya pengangkutan                                        275.000                       -

uang makan                                                     150.000                       -

biaya pos, telepon dan telegram                      102.000                       -

perlengkapan kantor                                          70.000                       -

biaya pengangkutan                                        262.000                       -

biaya serba-serbi                                                50.000                       -

biaya serba-serbi                                                80.000                       -

Dana Kas Kecil                                               -                      1.465.000

(buat mencatat penutupan rekening dana kas mini )

Dengan pembuatan ayat jurnal tersebut maka menurut sisi akuntansi telah tidak ada perkara lantaran pos-pos laporan keuangan sudah sanggup dipertanggung jawabkan pada akhir periode akuntansi, namun demikian jika kita akan melanjutkan pengelolaan dana kas kecil dalam awal periode berikutnya pasti terjadi kasus karena jurnal penutupan dana kas kecil pada atas sudah tidak dapat diisi kembali secara akuntansi. 

Untuk bisa menuntaskan perkara ini yg harus kita lakukan adalah dengan cara membuat jurnal pembalik supaya dana kas mini tadi bisa diisi pulang, berikut cara pembuatannya:

Ayat Jurnal Pembalik:

Setelah ayat jurnal pembalik dibentuk, selanjutnya kita bisa membuat jurnal pengisian balik kas kecil. Sebagai contoh pada lepas dua Februari 2001 dilakukan pengisian balik kas kecil, maka kita tinggal membuat ayat jurnal pengisian kembalinya seperti biasa.

Ayat Jurnal pengisian pulang dana kas kecil:

Baca Juga

• Sistem Pengendalian Intern Dan Akuntansi Untuk Kas
• Sistem Pengendalian Intern Dan Tujuannya
• Sistem Pengendalian Intern Dan Akuntansi Untuk Kas Ppt
• Sistem Pengendalian Internal Dan Manajemen Risiko
• Sistem Pengendalian Internal Dana Desa
• Sistem Pengendalian Internal Dan Eksternal
• Sistem Pengendalian Internal Dan Gcg
• Sistem Pengendalian Intern Penerimaan Dan Pengeluaran Kas
• Sistem Pengendalian Intern Penggajian Dan Pengupahan
• Sistem Pengendalian Intern Gaji Dan Upah

Saldo Dana Kas Kecil Terlalu Besar atau Terlalu Kecil

Pemegang dana kas mini di perusahaan adalah operator kas kecil yg bertanggung jawab terhadap operasional penggunaan kas mini dalam aktivitas pembayaran perusahaan, pemegang kas kecil bertugas melaporkan setiap penggunaan dan mempertanggung jawabkannya. Dalam praktek pemegang kas kecil kadang-kadang dihadapkan dalam jumlah saldo kas kecil yg terlalu akbar serta atau justru terlalu kecil. Untuk itu perlu adanya penyesuaian jumlah saldo yang dikelola oleh pemegang dana kas kecil agar sesuai menggunakan kebutuhan sehari-hari.

Bila saldo kas mini terlalu besar

Misalnya saldo dana kas kecil ditetapkan sebesar Rp. Dua.000.000, tapi pemegang kas mini merasa jumlah kas kecil terlalu akbar sebagai akibatnya meminta pengurangan saldo kas kecil sebesar Rp. 500.000. Berarti saldo dana kas mini yg baru menjadi Rp.1.500.000. Maka ayat jurnal yg dibentuk merupakan sebegai berikut:

Tanggal                       Perkiraan                                 Debet                          Kredit

0x-0x-0x                      Kas                                          500.000                       -

Dana Kas Kecil                       -                       500.000

Bila saldo kas mini terlalu kecil

Misalnya saldo dana kas mini yang sudah ditetapkan sebanyak Rp. Dua.000.000 dirasa terlalu mini maka pemegang kas kecil meminta penambahan saldo kas mini sebanyak Rp. 1.000.000. Berarti saldo dana kas kecil yang baru sebagai Rp. 3.000.000. Maka ayat jurnal yg dibentuk merupakan sebegai berikut:

Tanggal                       Perkiraan                                 Debet                          Kredit

0x-0x-0x                      Dana Kas Keci                        1.000.000                    -

Kas                              -                                   1.000.000