MANFAAT SISTEM KOMPUTERISASI OTOMASI UNTUK PERPUSTAKAAN SEKOLAH

Manfaat Sistem Komputerisasi (Otomasi) Untuk Perpustakaan Sekolah

Perpustakaan pada era modern ini sudah semestinya lepas menurut kungkungan pemikiran maupun anggapan klasik bahwa perpustakaan hanya sebagai gudangnya kitab . Apabila dikatakan sebagai loka buku, jawabnya adalah “ya”, tetapi nir hingga pada kalimat itu saja. Konon, waktu menyebut istilah perpustakaan atau library, pemikiran orang merujuk dalam suatu medium peradaban insan, yaitu kitab . Untuk ketika yang sangat lama , kitab sebagai sumber daya pengetahuan yang utama, yg dihimpun sang perpustakaan. Hal ini terjadi karena posisi perpustakaan dipercaya hanya sebagai loka penyimpanan saja, dan ternyata sampai abad terbaru asumsi yg demikianpun masih belum bisa dihilangkan. 

Sejalan menggunakan perkembangannya, perpustakaan mulai bergeser paradigmanya nir lagi menjadi tempat kitab , melainkan sudah dalam termin menjadi sentra asal daya informasi. Informasi yg ada pada dalamnya telah saatnya diberdayakan, dengan pengertian bahwa pemustaka (user) yang mengakses kabar pada perpustakaan, diharapkan nanti sanggup membentuk warta-keterangan baru yang dikemas dalam bentuk penulisan karya ilmiah, artikel, atau bahkan berita berupa kitab yg diterbitkan.

Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi sesungguhnya bisa dijadikan kendaraan bagi perpustakaan buat menyajikan berbagai fakta yang dikelolanya kepada pemustaka secara aporisma. Karena teknologi fakta ini menjanjikan ketepatan, keakuratan, dan kecepatan dalam duduk perkara akses kabar. Maka internet ini harus sebagai mitra yg baik dalam pengelolaan keterangan pada perpustakaan. Menjadi mitra di sini dimaksudkan, perpustakaan harus tanggap terhadap kebutuhan liputan pemustaka yang semakin meningkat dan juga kualitas serta kemutakhirannya. Ringkasnya merupakan perpustakaan wajib sudah mulai menaruh layanan internet, terlepas nanti akan dilayankan secara cuma-cuma (free) atau membebankan biaya operasional kepada penggunanya, atau bahkan ditanggung sang lembaga terkait.

Himbauan Undang-undang mengenai perpustakaan

Terbitnya UU No.43 Tahun 2007 mengenai perpustakaan, seolah-olah memberikan kekuatan baru bagi perpustakaan untuk senantiasa bergerak maju. Melihat dalam fungsi edukatif perpustakaan dimana keberadaan perpustakaan, terutama perpustakaan yang bernaung pada bawah lembaga pendidikan, wajib menunjang acara pendidikan. Jika di forum pendidikan, maka perpustakaan harus menjadi pendukung aktif terselenggaranya kurikulum pendidikan, contohnya menggunakan menyediakan koleksi-koleksi yg relevan menggunakan kurikulum yang terdapat. Dan apabila perpustakaan itu berada pada lingkungan masyarakat umum, maka perpustakaan seyogyanya menyediakan koleksi atau informasi yang dapat menunjang acara long life education, yang mana posisi perpustakaan itu sendiri merupakan menjadi tempat mencari berita yg nir membatasi usia pemustakanya, atau dengan istilah lain seluruh rakyat mempunyai kesempatan buat mengakses informasi pada perpustakaan.

Pasal 23 UU No. 43 Tahun 2007 menyampaikan bahwa “Koleksi perpustakaan diseleksi, dilayankan, disimpan serta dikembangkan sesuai dengan kepentingan pemustaka menggunakan memperhatikan perkembangan teknologi liputan dan komunikasi”.

Pasal ini mengisyaratkan adanya kewajiban bagi setiap perpustakaan untuk mengadakan, membangun, juga mengelola fakta menggunakan pendekatan user oriented atau bedasarkan kebutuhan pemustaka. Pengelolaan ini dimulai seleksi bahan pustaka, menyimpan, serta mengembangkannya. Pada konteks perkembangan kekinian, maka pengelolaan ini harus jua memperhatikan teknologi keterangan menjadi media pendukungnya. Sebagaimana dalam ayat selanjutnya pada pasal yg sama, bahwa:

1. Setiap sekolah/madrasah menyelenggarakan perpustakaan yg memenuhi baku nasional perpustakaan dengan memperhatikan Standar Nasional Pendidikan.

2. Perpustakaan sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1) wajib memiliki koleksi buku teks pelajaran yang ditetapkan menjadi buku teks wajib pada satuan pendidikan yang bersangkutan dalam jumlah yang mencukupi buat melayani seluruh siswa dan pendidik.

3. Koleksi perpustakaan wajib mendukung kurikulum pendidikan

4. Perpustakaan yang diselenggarakan harus menyebarkan layanan perpustakaan berbasis teknologi liputan serta komunikasi.

Dari beberapa petikan suara pasal dalam UU No.43 Tahun 2007 ini mengisyaratkan adanya himbauan agar perpustakaan memperhatikan perkembangan teknologi fakta serta komunikasi dalam mengelola perpustakaan. Hal ini dimaksudkan agar perpustakaan tetap eksis serta beradaptasi menggunakan perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi sebagai akibatnya memperkecil kemungkinan perpustakaan akan ditinggalkan oleh penggunanya.

Teknologi Informasi buat perpustakaan

Teknologi Informasi (TI) mengalami perkembangan yang luar biasa. Bias dibayangkan dengan contoh hand phone atau telepon seluler, hanya pada kurun ketika yg singkat teknologi yang digunakannya sudah berubah menggunakan pesatnya. Semula HP yg hanya mampu untuk komunikasi dua arah saja, kini telah dilengkapi menggunakan fiture atau pilihan menu yang lebih dari sekedar suara. Misalnya, sanggup menapilkan gambar, gambar beranjak, bahkan bisa menyaksikan tayangan televisi. 

Demikian halnya teknologi yg diperuntukkan bagi perpustakaan. Lebih spesifik tentunya merupakan teknologi yg berkaitan menggunakan personal komputer . American Library Association (1983) mendefinisikan TI ini menjadi pelaksanaan komputer dan teknologi lain buat keperluan pengadaan, penataan, simpan, temu kembali serta penyebaran berita. 

Chowdury (2003) menaruh juga pandangan bahwa TI merupakan suatu sistem yg mengomputerisasikan fungsi-fungsi tradisional perpustakaan misalnya: peredaran, katalogisasi, katalog publik, akuisisi, akuisisi terbitan berseri dengan menggunakan pangkalan data perpustakaan sebagai fondasinya.

Dari beberapa pemikiran pada atas, dalam dasarnya memili arah yang sama pada memandang computer menjadi induknya teknologi berita yang dapat dipakai dalam aneka macam bidang pekerjaan, dalam hal ini merupakan di perpustakaan. Secara awam dapat dimengerti bahwa personal komputer ini adalah suatu perangkat yang bisa melakukan proses atau kegiatan yang merubah fungsi manual sebagai sistem mesin (personal komputer ), sehingga lumrah apabila TI diidentikkan dengan personal komputer .

Mengapa wajib otomasi?

Perkembangan teknologi warta berpengaruh akbar terhadap perkembangan perpustakaan, terutama pada hal mengelola keterangan. Memang bukan sesuatu yang jelek atau bahkan tidak boleh bila permanen mengelola perpustakaan menggunakan cara-cara manual atau konvensional, terdapat beberapa hal yang perlu dipertimbangkan, mengapa perpustakaan itu dalam konteks kekinian perlu adanya sistem otomasi. Hal tadi merupakan menjadi berikut:

a. Lajunya penerbitan yang semakin tinggi pesat

Penerbitan buku pada masa kini mengalami peningkatan pesat dalam segi jumlahnya. Menurut Sulistyo-Basuki (2009), pada Indonesia penerbitan buku diperkirakan mencapai lebih berdasarkan 5000 eksemplar pertahun. Hal ini memunculkan pemikiran untuk bisa mengelola terbitan ini secara lebih akurat serta cepat.

b. Meluasnya jumlah penduduk yang dapat membaca dan menulis

Indonesia sudah mencanangkan bebas buta huruf semenjak masa orde baru. Canangan ini disambut positif rakyat Indonesia dengan munculnya sekolah-sekolah alternatif yang dapat mendidik warga ”tidak sanggup” membayar biaya sekolah dapat menikmati sekolah sebagaimana orang lain yg mampu bersekolah. Di lain pihak, kepedulian warga buat menyekolahkan putra-putrinya menciptakan peningkatan kuantitas rakyat yg mampu membaca serta menulis. Ini artinya mempertinggi pula kebutuhan masyarakat terhadap bahan bacaan. Maka perpustakaan menjadi alternatif pilihan dalam hal penyediaan bahan-bahan bacaan bagi masyarakat.

Ketika bahan bacaan semakin semakin tinggi jumlahnya, maka pengelolaannya pun dituntut semakin baik, terutama pada hal kecepatan pelayanan. Maka otomasi perpustakaan sebagai jawaban menurut perkara ini. Dengan otomasi, disamping dapat mengelola bahan bacaan menggunakan lebih baik, bisa jua sebagai media temu pulang yg seksama serta cepat.

c. Semakin mahalnya upah tenaga insan 

Untuk menyelesaikan suatu pekerjaan diperlukan energi manusia menjadi operatornya sekaligus pemikirnya. Namun demikian semakin profesional seorang, semakin mahal juga biaya yang diharapkan buat membayarnya. Sementara pekerjaan semakin hari semakin semakin tinggi. 

Teknologi fakta timbul menjadi penengah berdasarkan masalah ini, yaitu dapat dipakai sistem otomasi yg bisa menggantikan fungsi tenaga manusia dalam arti peningkatan kualitas serta kuantitas produk. 

d. Kualitas serta efisiensi teknologi yang tersedia sudah terus menerus disempurnakan, maka otomasi gampang diterapkan. 

Perkembangan teknologi tidak mampu dihindari, serta menerangkan peningkatan pada segi kuantitas maupun kualitasnya. Ini menaruh stimulasi bagi perpustakaan buat andil juga dalam penggunaan teknologi ini pada mengelola perpustakaan supaya dapat melakukan pelayanan kepada pengguna sebaik, seakurat, dan secepat mungkin. Metode yg dikembangkan merupakan dalam hal sistem otomasi perpustakaan.

sistem otomasi perpustakaan

Otomasi adalah menyangkut eksploitasi alat-alat mekanis yg sophisticated dan maju, buat mencapai output tertentu kata ini pertama kali diperkenalkan sang General Motor pada tahun 1935 oleh D.S Harder. Sedang Sulityo-Basuki (1998) menaruh pengertian bahwa otomasi mencakup konsep proses atau output membuat mesin swatindak atau swakendali dengan menghilangkan campur tangan insan dalam proses. Sementara itu sistem otomasi merupakan suatu sistem otomasi menggunakan sensor yaitu indera-indera yang menaruh informasi mengenai hasil-hasilnya. Informasi ini langsung dikendalikan ke sistem, sebagai akibatnya manusia bisa melakukan penyesuaian bila dianggap perlu. Sistem yg demikian ini disebut menggunakan sistem umpan pulang (feedback).

Jadi bisa dikatakan, otomasi perpustakaan merupakan penerapan teknologi warta buat kepentingan perpustakaan menggunakan memakai personal komputer , peralatan mekanis atau semi otomatis buat melakukan beberapa jenis kegiatan perpustakaan yang bersifat rutin. 

Secara umum Sulistyo-Basuki (1998:1.lima) menggambarkan bahwa sesungguhnya teknologi warta dalam rangka otomasi perpustakaan ini adalah upaya penggunaan teknologi buat pengadaan, penyimpanan, temu balik , analisis, serta komunikasi fakta pada bentuk data numeric, teks, atau tekstual, gambaran atau suara, bersama banyak sekali aspeknya. 

Berdasarkan UU No 43 Tahun 2007 Tentang perpustakaan yang menyangkut teknologi informasi sebagaimanan sudah dikemukakan sebelumnya, maka perpustakan seolah-olah diberi kewenangan buat menerapkan sistem otomasi demi tercapainya pelayanan yang baik (prima) pada pemustaka. Namun demikian perlu dipertimbangkan beberapa hal sebelum mengambil keputusan buat menerapkan sistem otomasi pada perpustakaan. 

Melalui pertimbangan-pertimbangan itu dimungkinkan meminimalisasi kerugian yang dapat ditimbulkan, karena memang penerapan sistem ini membutukan biaya , energi serta saat. Pertimbangan-pertimbangan yang dimaksud diantaranya adalah:

1. Studi kelayakan

Sebelum memasang sistem otomasi ini pimpinan bersama staf perpustakaan mengadakan studi formal buat memastikan kelayakan sistem tadi dan dibuktikan bahwa sistem tersebut diharapkan pada perpustakaan, yaitu dengan melakukan secara independen dalam sistem akan dipasang terkait menggunakan kebutuhan warta, dan target ideal perpustakaan. 

Teknik pengumpulan data dari staf serta pemakai perpustakaan dilakukan menggunakan pendekatan interview dan atau observasi terhadap instansi atau lembaga (perpustakaan) yang telah menerapkan sistem tersebut atau langsung pada penghasil programnya, serta atau memakai sistem trial (uji coba) terhadap progam itu sendiri, sehingga bisa diketahui hal-hal yg seperti dikatakan sang Qalbyubi, 2003:395, yaitu:

a. Citra generik sistem yang ada

b. Masalah-masalah yg ada

c. Solusi yg memungkinkan

d. Uraian biaya

e. Laba yg sanggup diperoleh

f. Gambaran kerja sebelumnya

g. Skala serta waktu penerapan sistem baru

h. Akibat ke lapangan kerja, kebutuhan, serta kebijakan.

2. Analisis sistem

Analisis sistem bertujuan buat menganalisis setiap aspek yang diselidiki pada tujuan secara lebih mendalam. Dalam tahap analisis ini perbandingan sistem lama (manual) serta baru (otomasi) dan hal-hal yg belum terungkap pada studi kelayakan akan lebih jelas terlihat. Dalam hal ini pihak pengembang mengadakan presentasi pada depan pimpinan dan staf perpusakaan, yg lalu dianalisa keefektifan serta keefisienan program.

3. Evaluasi

Setelah sistem baru tadi berjalan beberapa waktu, pihak perpustakaan mengadakan penilaian buat melihat sistem baru tersebut sudah memenuhi atau mewakili kebutuhan yang sesungguhnya atau masih perlu didukung menggunakan fasilitas serta perangkat tambahan. 

Penerapan otomasi di perpustakaan

Penerapan otomasi di perpustakaan bertujuan untuk menaikkan mutu layanan, citra perpustakaan serta pustakawan itu sendiri. Pustakawan tidak lagi bekerja secara manual yang dapat mengurangi kesalahan-kesalahan lantaran aktivitas perpustakaan bersifat rutin. Penerapan sistem otomasi dalam prinsipnya harus mewakili aktivitas rutin yang dilakukan perpustakaan sebagaimana dikatakan sang Suwarno (2007:45) bahwa perpustakaan secara garis besar ada 3 (3) tugas yang wajib dilakanakan:

1. Menghimpun fakta, yaitu meliputi aktivitas mencari, meyeleksi, mengisi perpustakaan dengan sumber warta yg memadai baik dalam arti jumlah, jenis maupun mutu yg diubahsuaikan menggunakan kebijakan lembaga, ketersediaan dana, serta kebutuhan pemustaka. Dalam hal ini otomasi sebagai penting guna mendata aneka macam sumber, yg kemudian dengan gampang bisa dicermati pulang tanpa harus membolak-balikkan kertas sebagaimana kerja manual.

2. Mengelola informasi, meliputi proses pengolahan, penyusunan, penyimpanan, pengemasan agar tersusun rapi dan gampang ditemukan. Dalam hal ini otomasi berperan krusial pada penyimpanan data bibliografinya menjadi wakil dokumen, dan lalu akan mudah pada proses temu kembalinya.

3. Memberdayakan warta serta menaruh layanan secara optimal. Perpustakaan menjadi sentra sumber daya kabar menggunakan donasi sistem otomasi akan memaksimalkan pemanfaatan fakta yang dikelolanya, menggunakan pendekatan kemudahan serta keakuratan pemustaka pada mengakses keterangan tersebut.

Manfaat otomasi

a. Praktis kelola 

Mudah kelola yang dimaksud adalah memudahkan pengelolaan bahan pustaka menurut mulai pengadaan sampai penyajian, termasuk pada dalamnya merupakan sistem pelayanannya.

b. Mudah simpan 

Mudah simpan artinya bahan pustaka, utamanya data bibliografi disimpan pada bentuk file pada personal komputer . Data tidak perlu lagi disimpan di lemari katalog yg membutuhkan space yang besar .

c. Praktis temu pulang 

Jika data telah disimpan dalam bentuk arsip di personal komputer , maka sistem komputer menggunakan dibantu perangkat lunak eksklusif akan memudahkan buat temu kembali. Aplikasi temu kembali ini ada dalam bentuk Online Public Access Catalog (OPAC)

Wilayah yang diotomasi

Beberapa daerah kerja pada perpustakaan yg bisa diotomasikan, diantaranya merupakan sebagai berikut:

Wilayah administrasi, misalnya untuk:

• Pendaftaran anggota

• Pembuatan kartu anggota 

• Presensi Kunjungan 

• Statistik 

• Laporan-laporan 

Wilayah pengelolaan bahan pustaka, misalnya buat:

• Pengadaan 

• Klasifikasi 

• Stock opname 

• Sistem temu kembali

Wilayah layanan, terbagi sebagai dua, yaitu layanan aliran dan layanan referensi. Adapun yg sudah terotomasi dalam biasanya merupakan dalam layanan aliran, sebagaimanan dalam bagan berikut:

Sedangkan pada layanan referensi masih poly perpustakaan yang belum melakukan otomasi pada layanan ini. Pada layanan referensi ini menyangkut pengelolaan tentang:

• Buku tandon 
• Jurnal, Skripsi, tesis 
• Layanan CD ROM untuk Qur’an serta Hadits 
• Informasi lainnya 

Program otomasi tdak serta merta bisa dilakukan tanpa adanya perangkat yg menjadi pendukung utamanya. Beberapa perangkat otomasi yang digunakan sang perpustakaan untuk otomasi diantaranya merupakan:

• Program CDS-ISIS, WINISIN, SIPRUS, SENAYAN, DLL

• Komputer aliran 

• OPAC

• Dan lain-lain

Dari pemaparan ini bisa digarisbawahi bahwa pada era dunia yang kondisi menggunakan keterangan ini, penerapan sistem komputerisasi (otomasi) perpustakaan bagi lembaga kependidikan pada khususnya telah saatnya dilakukan. Hal ini menjadi ”tangan panjang” dunia pendidikan pada rangka menyebarkan wawasan dan mengoptimalkan kabar yang dikelola yang mendukung dalam tujuan pendidikan.