MANFAAT SISTEM KOMPUTERISASI OTOMASI UNTUK PERPUSTAKAAN SEKOLAH

Manfaat Sistem Komputerisasi (Otomasi) Untuk Perpustakaan Sekolah

Perpustakaan pada era terbaru ini sudah semestinya lepas dari kungkungan pemikiran juga asumsi klasik bahwa perpustakaan hanya menjadi gudangnya kitab . Apabila dikatakan sebagai loka kitab , jawabnya adalah “ya”, namun nir sampai dalam kalimat itu saja. Konon, saat menyebut istilah perpustakaan atau library, pemikiran orang merujuk pada suatu medium peradaban manusia, yaitu kitab . Untuk ketika yang sangat lama , kitab menjadi asal daya pengetahuan yg utama, yang dihimpun sang perpustakaan. Hal ini terjadi lantaran posisi perpustakaan dianggap hanya menjadi loka penyimpanan saja, dan ternyata sampai abad terbaru asumsi yg demikianpun masih belum mampu dihilangkan. 

Sejalan menggunakan perkembangannya, perpustakaan mulai bergeser paradigmanya tidak lagi menjadi loka buku, melainkan sudah pada tahap sebagai pusat sumber daya informasi. Informasi yg ada pada dalamnya sudah saatnya diberdayakan, menggunakan pengertian bahwa pemustaka (user) yang mengakses informasi pada perpustakaan, dibutuhkan nanti mampu menghasilkan kabar-fakta baru yg dikemas dalam bentuk penulisan karya ilmiah, artikel, atau bahkan fakta berupa kitab yg diterbitkan.

Kemajuan ilmu pengetahuan serta teknologi sesungguhnya dapat dijadikan tunggangan bagi perpustakaan buat menyajikan aneka macam berita yang dikelolanya pada pemustaka secara maksimal . Lantaran teknologi warta ini menjanjikan ketepatan, keakuratan, dan kecepatan pada persoalan akses berita. Maka internet ini harus sebagai mitra yang baik pada pengelolaan liputan pada perpustakaan. Menjadi kawan pada sini dimaksudkan, perpustakaan wajib tanggap terhadap kebutuhan informasi pemustaka yg semakin semakin tinggi serta jua kualitas serta kemutakhirannya. Ringkasnya merupakan perpustakaan wajib telah mulai memberikan layanan internet, terlepas nanti akan dilayankan secara cuma-cuma (free) atau membebankan porto operasional pada penggunanya, atau bahkan ditanggung oleh lembaga terkait.

Himbauan Undang-undang mengenai perpustakaan

Terbitnya UU No.43 Tahun 2007 tentang perpustakaan, seolah-olah menaruh kekuatan baru bagi perpustakaan buat senantiasa beranjak maju. Melihat dalam fungsi edukatif perpustakaan dimana eksistensi perpustakaan, terutama perpustakaan yg bernaung pada bawah forum pendidikan, harus menunjang program pendidikan. Jika pada lembaga pendidikan, maka perpustakaan harus menjadi pendukung aktif terselenggaranya kurikulum pendidikan, misalnya menggunakan menyediakan koleksi-koleksi yang relevan dengan kurikulum yg ada. Dan bila perpustakaan itu berada dalam lingkungan masyarakat generik, maka perpustakaan seyogyanya menyediakan koleksi atau fakta yg dapat menunjang acara long life education, yg mana posisi perpustakaan itu sendiri adalah sebagai loka mencari kabar yang nir membatasi usia pemustakanya, atau dengan kata lain seluruh masyarakat mempunyai kesempatan buat mengakses informasi pada perpustakaan.

Pasal 23 UU No. 43 Tahun 2007 berkata bahwa “Koleksi perpustakaan diseleksi, dilayankan, disimpan serta dikembangkan sesuai menggunakan kepentingan pemustaka dengan memperhatikan perkembangan teknologi kabar serta komunikasi”.

Pasal ini mengisyaratkan adanya kewajiban bagi setiap perpustakaan buat mengadakan, membangun, juga mengelola informasi dengan pendekatan user oriented atau bedasarkan kebutuhan pemustaka. Pengelolaan ini dimulai seleksi bahan pustaka, menyimpan, serta mengembangkannya. Pada konteks perkembangan kekinian, maka pengelolaan ini harus juga memperhatikan teknologi keterangan menjadi media pendukungnya. Sebagaimana pada ayat selanjutnya dalam pasal yang sama, bahwa:

1. Setiap sekolah/madrasah menyelenggarakan perpustakaan yang memenuhi standar nasional perpustakaan menggunakan memperhatikan Standar Nasional Pendidikan.

2. Perpustakaan sebagaimana yang dimaksud pada ayat (1) wajib mempunyai koleksi buku teks pelajaran yang ditetapkan sebagai kitab teks wajib pada satuan pendidikan yang bersangkutan dalam jumlah yang mencukupi buat melayani semua peserta didik serta pendidik.

3. Koleksi perpustakaan harus mendukung kurikulum pendidikan

4. Perpustakaan yang diselenggarakan harus mengembangkan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi serta komunikasi.

Dari beberapa petikan suara pasal dalam UU No.43 Tahun 2007 ini mengisyaratkan adanya himbauan supaya perpustakaan memperhatikan perkembangan teknologi fakta serta komunikasi pada mengelola perpustakaan. Hal ini dimaksudkan agar perpustakaan tetap eksis serta beradaptasi menggunakan perkembangan Ilmu pengetahuan serta teknologi sehingga memperkecil kemungkinan perpustakaan akan ditinggalkan oleh penggunanya.

Teknologi Informasi buat perpustakaan

Teknologi Informasi (TI) mengalami perkembangan yang luar biasa. Bias dibayangkan dengan contoh hand phone atau telepon seluler, hanya dalam kurun ketika yg singkat teknologi yang digunakannya telah berubah dengan pesatnya. Semula HP yang hanya bisa buat komunikasi 2 arah saja, kini sudah dilengkapi dengan fiture atau menu yg lebih dari sekedar bunyi. Misalnya, bisa menapilkan gambar, gambar berkiprah, bahkan sanggup menyaksikan tayangan televisi. 

Demikian halnya teknologi yang diperuntukkan bagi perpustakaan. Lebih khusus tentunya adalah teknologi yang berkaitan menggunakan personal komputer . American Library Association (1983) mendefinisikan TI ini menjadi aplikasi personal komputer serta teknologi lain buat keperluan pengadaan, penataan, simpan, temu kembali serta penyebaran fakta. 

Chowdury (2003) menaruh jua pandangan bahwa TI merupakan suatu sistem yang mengomputerisasikan fungsi-fungsi tradisional perpustakaan misalnya: peredaran, katalogisasi, katalog publik, akuisisi, akuisisi terbitan berseri dengan menggunakan pangkalan data perpustakaan sebagai fondasinya.

Dari beberapa pemikiran pada atas, pada dasarnya memili arah yg sama pada memandang computer menjadi induknya teknologi informasi yg bisa digunakan dalam berbagai bidang pekerjaan, dalam hal ini merupakan pada perpustakaan. Secara umum bisa dimengerti bahwa personal komputer ini merupakan suatu perangkat yg bisa melakukan proses atau aktivitas yang merubah fungsi manual sebagai sistem mesin (personal komputer ), sehingga wajar apabila TI diidentikkan dengan komputer.

Mengapa wajib otomasi?

Perkembangan teknologi keterangan berpengaruh besar terhadap perkembangan perpustakaan, terutama pada hal mengelola liputan. Memang bukan sesuatu yg buruk atau bahkan tidak boleh apabila tetap mengelola perpustakaan menggunakan cara-cara manual atau konvensional, masih ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan, mengapa perpustakaan itu pada konteks kekinian perlu adanya sistem otomasi. Hal tadi merupakan menjadi berikut:

a. Lajunya penerbitan yg semakin tinggi pesat

Penerbitan kitab dalam masa kini mengalami peningkatan pesat dalam segi jumlahnya. Menurut Sulistyo-Basuki (2009), pada Indonesia penerbitan buku diperkirakan mencapai lebih berdasarkan 5000 eksemplar pertahun. Hal ini memunculkan pemikiran buat dapat mengelola terbitan ini secara lebih seksama dan cepat.

b. Meluasnya jumlah penduduk yang bisa membaca serta menulis

Indonesia telah mencanangkan bebas buta alfabet semenjak masa orde baru. Canangan ini disambut positif warga Indonesia dengan munculnya sekolah-sekolah alternatif yg bisa mendidik warga ”tidak mampu” membayar biaya sekolah bisa menikmati sekolah sebagaimana orang lain yang bisa bersekolah. Di lain pihak, kepedulian masyarakat buat menyekolahkan putra-putrinya membuat peningkatan kuantitas masyarakat yg mampu membaca serta menulis. Ini merupakan menaikkan pula kebutuhan rakyat terhadap bahan bacaan. Maka perpustakaan menjadi alternatif pilihan dalam hal penyediaan bahan-bahan bacaan bagi warga .

Ketika bahan bacaan semakin semakin tinggi jumlahnya, maka pengelolaannya pun dituntut semakin baik, terutama pada hal kecepatan pelayanan. Maka otomasi perpustakaan menjadi jawaban berdasarkan kasus ini. Dengan otomasi, disamping bisa mengelola bahan bacaan dengan lebih baik, bisa juga menjadi media temu balik yang akurat dan cepat.

c. Semakin mahalnya upah energi manusia 

Untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dibutuhkan tenaga insan sebagai operatornya sekaligus pemikirnya. Tetapi demikian semakin profesional seorang, semakin mahal jua biaya yg diperlukan buat membayarnya. Sementara pekerjaan semakin hari semakin semakin tinggi. 

Teknologi berita timbul sebagai penengah berdasarkan kasus ini, yaitu bisa digunakan sistem otomasi yang mampu menggantikan fungsi tenaga manusia dalam arti peningkatan kualitas serta kuantitas produk. 

d. Kualitas serta efisiensi teknologi yg tersedia telah terus menerus disempurnakan, maka otomasi gampang diterapkan. 

Perkembangan teknologi tidak mampu dihindari, dan memperlihatkan peningkatan dalam segi kuantitas maupun kualitasnya. Ini menaruh stimulasi bagi perpustakaan buat andil pula pada penggunaan teknologi ini pada mengelola perpustakaan agar dapat melakukan pelayanan pada pengguna sebaik, seakurat, serta secepat mungkin. Metode yg dikembangkan adalah pada hal sistem otomasi perpustakaan.

sistem otomasi perpustakaan

Otomasi adalah menyangkut pendayagunaan peralatan mekanis yg sophisticated serta maju, buat mencapai output tertentu istilah ini pertama kali diperkenalkan sang General Motor pada tahun 1935 oleh D.S Harder. Sedang Sulityo-Basuki (1998) menaruh pengertian bahwa otomasi meliputi konsep proses atau output membuat mesin swatindak atau swakendali dengan menghilangkan campur tangan insan pada proses. Sementara itu sistem otomasi merupakan suatu sistem otomasi menggunakan sensor yaitu indera-alat yang memberikan liputan mengenai hasil-hasilnya. Informasi ini langsung dikendalikan ke sistem, sehingga insan bisa melakukan penyesuaian jika dianggap perlu. Sistem yg demikian ini diklaim dengan sistem umpan balik (feedback).

Jadi dapat dikatakan, otomasi perpustakaan adalah penerapan teknologi keterangan buat kepentingan perpustakaan menggunakan menggunakan personal komputer , alat-alat mekanis atau semi otomatis buat melakukan beberapa jenis kegiatan perpustakaan yang bersifat rutin. 

Secara generik Sulistyo-Basuki (1998:1.lima) mendeskripsikan bahwa sesungguhnya teknologi berita dalam rangka otomasi perpustakaan ini adalah upaya penggunaan teknologi untuk pengadaan, penyimpanan, temu kembali, analisis, dan komunikasi fakta pada bentuk data numeric, teks, atau tekstual, citra atau suara, beserta banyak sekali aspeknya. 

Berdasarkan UU No 43 Tahun 2007 Tentang perpustakaan yg menyangkut teknologi fakta sebagaimanan sudah dikemukakan sebelumnya, maka perpustakan seolah-olah diberi kewenangan untuk menerapkan sistem otomasi demi tercapainya pelayanan yang baik (prima) kepada pemustaka. Tetapi demikian perlu dipertimbangkan beberapa hal sebelum mengambil keputusan buat menerapkan sistem otomasi pada perpustakaan. 

Melalui pertimbangan-pertimbangan itu dimungkinkan meminimalisasi kerugian yang bisa ditimbulkan, sebab memang penerapan sistem ini membutukan biaya , tenaga serta ketika. Pertimbangan-pertimbangan yang dimaksud diantaranya merupakan:

1. Studi kelayakan

Sebelum memasang sistem otomasi ini pimpinan beserta staf perpustakaan mengadakan studi formal buat memastikan kelayakan sistem tersebut serta dibuktikan bahwa sistem tadi dibutuhkan pada perpustakaan, yaitu menggunakan melakukan secara independen pada sistem akan dipasang terkait menggunakan kebutuhan kabar, serta target ideal perpustakaan. 

Teknik pengumpulan data berdasarkan staf dan pemakai perpustakaan dilakukan dengan pendekatan interview dan atau observasi terhadap instansi atau forum (perpustakaan) yg sudah menerapkan sistem tadi atau langsung kepada pembuat programnya, dan atau memakai sistem trial (uji coba) terhadap progam itu sendiri, sehingga dapat diketahui hal-hal yang seperti dikatakan sang Qalbyubi, 2003:395, yaitu:

a. Gambaran generik sistem yg ada

b. Kasus-perkara yang ada

c. Solusi yg memungkinkan

d. Uraian biaya

e. Laba yg mampu diperoleh

f. Gambaran kerja sebelumnya

g. Skala serta ketika penerapan sistem baru

h. Implikasi ke lapangan kerja, kebutuhan, dan kebijakan.

2. Analisis sistem

Analisis sistem bertujuan buat menganalisis setiap aspek yg diselidiki dalam tujuan secara lebih mendalam. Dalam tahap analisis ini perbandingan sistem usang (manual) dan baru (otomasi) dan hal-hal yg belum terungkap pada studi kelayakan akan lebih jelas terlihat. Dalam hal ini pihak pengembang mengadakan presentasi pada depan pimpinan serta staf perpusakaan, yang lalu dianalisa keefektifan dan keefisienan acara.

3. Evaluasi

Setelah sistem baru tadi berjalan beberapa saat, pihak perpustakaan mengadakan evaluasi untuk melihat sistem baru tersebut sudah memenuhi atau mewakili kebutuhan yg sesungguhnya atau masih perlu didukung menggunakan fasilitas dan perangkat tambahan. 

Penerapan otomasi di perpustakaan

Penerapan otomasi pada perpustakaan bertujuan buat menaikkan mutu layanan, gambaran perpustakaan dan pustakawan itu sendiri. Pustakawan nir lagi bekerja secara manual yg dapat mengurangi kesalahan-kesalahan karena aktivitas perpustakaan bersifat rutin. Penerapan sistem otomasi pada prinsipnya wajib mewakili aktivitas rutin yg dilakukan perpustakaan sebagaimana dikatakan sang Suwarno (2007:45) bahwa perpustakaan secara garis akbar ada 3 (3) tugas yg wajib dilakanakan:

1. Menghimpun kabar, yaitu mencakup aktivitas mencari, meyeleksi, mengisi perpustakaan dengan asal warta yang memadai baik dalam arti jumlah, jenis maupun mutu yang diubahsuaikan dengan kebijakan lembaga, ketersediaan dana, serta kebutuhan pemustaka. Dalam hal ini otomasi sebagai penting guna mendata aneka macam asal, yg kemudian dengan mudah bisa ditinjau balik tanpa wajib membolak-balikkan kertas sebagaimana kerja manual.

2. Mengelola berita, meliputi proses pengolahan, penyusunan, penyimpanan, pengemasan agar tersusun rapi dan gampang ditemukan. Dalam hal ini otomasi berperan krusial dalam penyimpanan data bibliografinya sebagai wakil dokumen, serta lalu akan mudah pada proses temu kembalinya.

3. Memberdayakan berita serta menaruh layanan secara optimal. Perpustakaan menjadi pusat sumber daya keterangan dengan bantuan sistem otomasi akan memaksimalkan pemanfaatan kabar yg dikelolanya, menggunakan pendekatan kemudahan dan keakuratan pemustaka pada mengakses berita tersebut.

Manfaat otomasi

a. Praktis kelola 

Mudah kelola yg dimaksud merupakan memudahkan pengelolaan bahan pustaka berdasarkan mulai pengadaan hingga penyajian, termasuk pada dalamnya adalah sistem pelayanannya.

b. Praktis simpan 

Mudah simpan artinya bahan pustaka, utamanya data bibliografi disimpan pada bentuk file pada personal komputer . Data nir perlu lagi disimpan pada lemari katalog yang membutuhkan space yang akbar.

c. Mudah temu kembali 

Jika data sudah disimpan pada bentuk file pada personal komputer , maka sistem personal komputer menggunakan dibantu aplikasi eksklusif akan memudahkan buat temu kembali. Aplikasi temu pulang ini ada dalam bentuk Online Public Access Catalog (OPAC)

Wilayah yang diotomasi

Beberapa wilayah kerja di perpustakaan yg bisa diotomasikan, diantaranya adalah sebagai berikut:

Wilayah administrasi, contohnya buat:

• Pendaftaran anggota

• Pembuatan kartu anggota 

• Presensi Kunjungan 

• Statistik 

• Laporan-laporan 

Wilayah pengelolaan bahan pustaka, misalnya buat:

• Pengadaan 

• Klasifikasi 

• Stock opname 

• Sistem temu kembali

Wilayah layanan, terbagi menjadi dua, yaitu layanan sirkulasi serta layanan surat keterangan. Adapun yang telah terotomasi pada umumnya adalah pada layanan aliran, sebagaimanan pada bagan berikut:

Sedangkan pada layanan referensi masih banyak perpustakaan yang belum melakukan otomasi dalam layanan ini. Pada layanan referensi ini menyangkut pengelolaan tentang:

• Buku tandon 
• Jurnal, Skripsi, tesis 
• Layanan CD ROM buat Qur’an serta Hadits 
• Informasi lainnya 

Program otomasi tdak serta merta bisa dilakukan tanpa adanya perangkat yg menjadi pendukung utamanya. Beberapa perangkat otomasi yang digunakan oleh perpustakaan untuk otomasi diantaranya merupakan:

• Program CDS-ISIS, WINISIN, SIPRUS, SENAYAN, DLL

• Komputer peredaran 

• OPAC

• Dan lain-lain

Dari pemaparan ini bisa digarisbawahi bahwa pada era global yg kondisi dengan liputan ini, penerapan sistem komputerisasi (otomasi) perpustakaan bagi lembaga kependidikan pada khususnya telah saatnya dilakukan. Hal ini menjadi ”tangan panjang” dunia pendidikan pada rangka berbagi wawasan dan mengoptimalkan berita yg dikelola yang mendukung pada tujuan pendidikan.