KONSEPKONSEP DALAM FUNGSI PENGAWASAN DARI PENGENDALIAN

Konsep-Konsep Dalam Fungsi Pengawasan Dari Pengendalian

Perlu adanya fungsi manajemen yg diarahkan untuk memastikan apakah planning yang diimplementasikan berjalan sebagaimana mestinya serta mencapai tujuan yang ditetapkan ataukah nir. Selain memastikan, juga perlu diketahui apa yg sebagai penyebab, misalnya, bila sebuah rencana ternyata tidak berjalan sebagaimana mestinya, serta kemudian bagaimana tindakan koreksi yang dapat dilakukan. Fungsi manajemen yang diarahkan buat melakukan supervisi atas apa yang sudah direncanakan dan bagaimana langkah-langkah koreksinya dinarnakan menggunakan fungsi supervisi atau pengendalian. Dalam tertninologi bahasa Inggris, fungsi ini acapkali dinamakan menggunakan fungsi Controlling, Evaluating, Appraising, dan Correcting. Semua istilah ini memiliki arti yg hampir sarna, yaitu mengontrol atau mengendalikan, mengevaluasi, menilai atau mengukur, dan mengoreksi. Akan namun, dikarenakan fungsi manajemen yg dibutuhkan tidak hanya pengawasan, natnun mencakup pula penetapan standar Kinerja perusahaan, pertg­berukuran Kinerja yg dicapai perusahaan, serta pengambilan tindakan koreksi sekiranya baku Kinerja menyimpang dari sernestinya, maka penamaan fungsi controlling lebih poly dipakai, dan pada bahasa Indonesia istilah "pengawasan" lebih banyak dipakai. Fungsi supervisi pada dasarnya adalah proses yg dilakukan buat memastikan agar apa yang sudah direncanakan berjalan sehagaimana tnestinya. Termasuk ke pada fungsi pengawasan adalah identifikasi banyak sekali faktor yang uleng­hambat sebuah aktivitas, dan juga pengambilan tindakan koreksi yg diperlukan supaya tujuan organisasi bisa tetap tercapai. Sebagai kesimpulan, fungsi pengawasan diperlukan buat memastikan apakah apa yg sudah direncanakan serta diorganisasikan berjalan sebagairnana mestinya ataukah nir. Jika nir berjalan menggunakan sernestinya, maka fungsi supervisi jua melakukan proscs buat mengoreksi aktivitas yang sedang berjalan supaya bisa tetap medcapai apa yg sudah direncanakan.

Beberapa Pengertian berdasarkan Pengawasan

Beberapa pengertian supervisi telah dikemukakan sang poly penulis pada bidang manajemen, pada antaranya sang Schermerhorn (2002), Stoner, Freeman, dan Gilbert (2000), dan Mockler. Schermerhorn mendefinisikan supervisi sebagai proses pada memutuskan ukuran Kinerja serta pengambilan tindakan yang bisa mendukung pencapaian output yang diharapkan sinkron dengan Kinerja yg telah ditetapkan Cersebut.

(Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results). Berdasarkan pengertian ini, Schermerhorn menekankan fungsi supervisi dalam penetapan baku Kinerja serta tindakan yang harus dilakukan pada rangka pencapaian Kinerja yang sudah ditetapkan. Dengan demikian, manajer pada pc-rusahaan perlu menetapkan baku Kinerja buat setiap pekerjaan yg akan dilakukan, apakah di-contohnya-bagian sumber daya manusia, produksi, pemasaran, ataupun bagian lain pada perusahaan. Standar Kinerja ini akan menjadi berukuran apakah pada pe­laksanaannya nanti, manajer perlu melakukan tindakan koreksi ataukah nir sekira­nya ditemukan beberapa atau berbagai penyimpangan. Penjelasan ini sejalan menggunakan pengertian pengawasan menurut Stoner, Freeman, serta Gilbert (2000) di mana mcnurut mereka Control merupakan the process of ensuring that actual activities conform the planned activities. Jadi, pengawasan adalah proses buat memastikan bahwa segala aktivitas yang terlaksana sesuai dengan apa yg telah direncanakan.

Secara lebih lengkap, Mockler, pada Stoner, Freeman, dan Gilbert (2000) me­ngemukakan fungsi supervisi sebagai a systematic effort to set performance standards with rencana objectives, to design information feedback systems, to compare actual performance with these predetermmed standards, to determme whether there are any deviations and to measure their significance, and to take any action required to assure that all corporate resources are being used in the most effective and efficient way possible in achieving corporate objectives, Fungsi supervisi pada manajemen merupakan upaya sistematis pada tetapkan baku Kinerja dan banyak sekali tujuan yg direncanakan, mendesain sistem fakta umpan batik, membandingkan antara Kinerja yang dicapai menggunakan baku yg sudah ditetapkan sebelumnya, menentukan apakah masih ada penyimpangan serta tingkat signifikansi berdasarkan setiap penyimpangan tadi, dan mengambil tindakan yg di­perlukan untuk memastikan bahwa seluruh sumber daya perusahaan dipergunakan secara efektif serta efisien pada pencapaian tujuan perusahaan.

Pengertian Mockler secara lengkap menguraikan bahwa pada intinya pengawasan nir hanya berfungsi buat menilai apakah sesuatu itu berjalan ataukah nir, akan tetapi termasuk tindakan koreksi yg mungkin dibutuhkan juga penentuan sekaligus penyesuaian standar yg terkait menggunakan penCapaian tujuan menurut saat ke saat.

Tujuan dari Fungsi Pengawasan

Griffin (2000) menyebutkan bahwa masih ada empat tujuan berdasarkan fungsi pengawasan. Keempat tujuan tadi merupakan adaptasi lingkungan, meminimalkan kegagalan, me­minimumkan porto, serta mengantisipasi kompleksitas menurut organisasi.

Adaptasi Lingkungan, Tujuan pertama dari fungsi pengawasan merupakan agar perusahaan bisa terus ber­adaptasi dengan perubahan yang terjadi pada lingkungan perusahaan, baik lingkungan yg bersifat internal juga lingkungan eksternal. Sebagai contoh, waktu teknologi warta serta personal komputer belum secartggih ketika ini, kualifikasi minimum tenaga kerja pada sebuah perusahaan barangkali hanya dibatasi pada kemampuan mengetik, atau kualifikasi pendidikan minimum, misalnya SMU serta lain-lain. Natnun saat ini, waktu hampir semua perusahaan memakai personal komputer menjadi ujung tombak aktivitas sehari-harinya, yaitu menurut mulai pengetikan, pemrosesan data, laporan keuangan, dan lain sebagainya, maka kualifikasi minimum untuk energi kerja sebagai berubah. Saat ini, seorang yang ingin bekerja pada perusahaan tertentu telah dipersyaratkan buat memiliki kernampuan pada mengoperasikan personal komputer . Dalam hal ini, perusahaan perlu mengikuti keadaan pada hal penggunaan energi kerjanya. Ketika aktivitas perusahaan perlu menyesuaikan diri dengan penggunaan teknologi personal komputer , maka perusahaan pun perlu melakukan pengawasan serta evaluasi atas energi kerja yang pada­milikinya. Standar kualifikasi tenaga kerja akhirnya wajib diubahsuaikan. 

Pengawasan serta pengendalian perlu dilakukan agar perusahaan permanen bisa mengikuti keadaan terus dengan perubahan ling­kungan. Dengan demikian, fungsi supervisi tidak saja dilakukan untuk memastikan supaya kegiatan perusahaan berjalan sebagaimana rencana yg telah ditetapkan, akan namun pula agar kegiatan yang dijalankan sinkron menggunakan perubahan lingkungan, lantaran sangat memungkinkan perusahaan juga mengubah rencana perusahaan ditimbulkan terjadinya aneka macam perubahan pada lingkungan yang dihadapi perusahaan.

Meminimumkan Kegagalan, Tujuan ke 2 berdasarkan fungsi supervisi adalah buat meminimumkan kegagalan. Ketika perusahaan melakukan kegiatan produksi contohnya, perusahaan berharap supaya kegagalan seminimal mungkin. Ketika perusahaan mempunyai target produksi sebesar 10.000 unit, maka perusahaan berharap bahwa bagian produksi dapat membentuk produk sebesar unit tadi. Katakanlah, saat bagian produksi ternyata hanya mampu membuat 9.000 unit yang memenuhi standar, serta 1.000 unit yg tidak memenuhi baku, maka perusahaan mengalami 1.000 unit kegagalan dalam produksi, serta hal tersebut akan sangat merugikan perusahaan karena sasaran tidak tercapai.

Oleh karena itu perusahaan perlu menjalankan fungsi pengawasan supaya kegagalan­kegagalan tersebut dapat diminimumkan.

Meminimumkan Biaya, Tujuan ketiga menurut fungsi pengawasan adalah buat meminimumkan porto. Sebagai­mana contoh yang telah dikemukakan di atas, waktu perusahaan mengalami kegagalan sebanyak 1.000 unit, maka akan ada pemborosan porto sebanyak 1.000 unit yg tidak memberikan keuntungan bagi perusahaan. Oleh karenanya, fungsi supervisi melalui penetapan standar tertentu pada meminimumkan kegagalan pada produksi misalnya, akan bisa meminimumkan porto yg wajib dimuntahkan oleh perusahaan. Sebagai contoh lain, pengawasan terhadap tenaga kerja menurut perkara korupsi. Korupsi dapat berupa korupsi jam kerja, penggunaan fasilitas perusahaan bukan buat kepentingan per­usahaan, hingga korupsi berupa penggelapan uang. Fungsi pengawasan terhadap tenaga kerja sangat dibutuhkan supaya tidak terjadi tindak korupsi ini. Bagaimana hat ini dapat meminimumkan biaya ? Kita dapat kalkulasikan, misalnya apabila pada sebuah perusahaan yang terdiri berdasarkan 1000 orang pegawai, katakanlah 10 % dari pegawai memakai fasilitas perusahaan, katakanlah menggunakan telepon buat kepentingan pribadi per harinya selama 10 menit, dan buat setiap 10 mnt tersebut porto dialog via telepon merupakan sebesar 5.000 rupiah (baik telepon biasa maupun selular), berarti perusahaan wajib mengeluarkan lebih kurang 500.000 rupiah buat per harinya (lima.000 rupiah x 10% x 1000 pegawai) atau 10 juta rupiah per bulannya (perkiraan 20 hari kerja) buat pengeluaran melalui percakapan telepon yang tidak terkait dengan kegiatan perusaha­an. Dari model ini, kita bisa memperkirakan berapa banyak porto yg bisa dihemat sekiranya hat tersebut pada atas nir terjadi melalui optimalisasi menurut fungsi supervisi.

Antisipasi Kompleksitas Organisasi, Tujuan terakhir dari fungsi supervisi merupakan agar perusahaan bisa meng­antisipasi aneka macam kegiatan organisasi yang kompleks. Kompleksitas tadi menurut mulai pengelolaan terhadap produk, energi kerja, hingga aneka macam mekanisme yang terkait menggunakan manajemen organisasi. Oleh karenanya, kentara fungsi supervisi mempunyai peran penting buat merijamin bahwa kompleksitas tadi dapat diantisipasi dengan baik.

Agar keempat tujuan dari fungsi pengawasan tadi bisa lebih dipahami, maka berikut adalah akan diuraikan langkah-langkah berdasarkan proses supervisi sehingga kaitan antara apa yang dikerjakan sang perusahaan menggunakan fungsi pengawasan akan lebih bisa dipahami.

Langkah-langkah dalam Proses Pengawasan

Langkah-langkah yang dilakukan dalam fungsi pengawasan terdiri berdasarkan:

1. Penetapan standar serta metode penilaian Kinerja 

2. Penilaian Kinerja

3. Penilaian apakah Kinerja memenuhi baku ataukah nir 

4. Pengambilan tindakan koreksi

Penetapan Standar serta Metode Penilaian Kinerja

Idealnya, tujuan yg ingin dicapai organisasi usaha atau perusahaan usahakan ditetapkan dengan jelas serta lengkap pada saat perencanaan dilakukan. `Lengkap' pada sini berarti bahwa penetapan baku usahakan juga dilakukan dalam ketika perencanaan dilakukan. Terdapat 3 alasan mengapa tujuan harus ditetapkan menggunakan kentara serta memuat standar pencapaian tujuan. Pertama adalah bahwa sering kali tujuan terlalu bersifat generik sehingga sulit buat dievaluasi dalam waktu implementasi dilakukan. Misalnya untuk bagian pemasaran, perusahaan mempunyai tujuan buat "mempertinggi penjual­an". Tujuan ini kentara tetapi sangat sulit buat diukur, sebagai akibatnya bila dilakukan evaluasi apakah tujuan peningkatan ini tercapai atau tidak sebagai nir gampang buat dinilai. Sebagai contoh, penjualan tahun ini sebanyak dua.001 unit bila dibandingkan menggunakan penjualan tahun lalu sebesar 2000 unit merupakan termasuk ke dalam peningkatan pen­jualan. Tetapi, apakah ini yang diinginkan? 1 unit peningkatan adalah jua peningkatan bukan? Kedua, berdasarkan alasan pertama tersebut, sebaiknya tujuan yg ditetapkan memuat standar yg lebih jelas dinyatakan. Misalnya saja, "menaikkan penjualan sebanyak 50 %". Dengan rumusan tujuan misalnya ini, maka tujuan lebih kentara serta lebih lengkap sebagai akibatnya gampang buat dievaluasi pada ketika implementasi apakah tercapai ataukah nir. Berdasarkan contoh di atas, bila peningkatan penjualan yang diinginkan adalah 50 persen, maka penjualan tahun ini yang diharapkan adalah sebesar tiga.000 unit karena jumlah tadi merupakan peningkatan sebesar 50 % menurut penjualan tahun lalu yg sebesar dua.000 unit. Fungsi pengawasan pada hal ini akan lebih gampang karena manajemen sudah memiliki batasan contohnya bila penjualan ternyata berada pada bawah tiga.000 unit berarti jumlah penjualan kurang berdasarkan standar, sehingga manajemen perlu mencari faktor-faktor yg menyebabkan ketidakmampuan per­usahaan mencapai baku tadi, apakah disebabkan karena faktor yg disengaja ataukah tidak, serta seterusnya. Alasan ketiga mengapa penetapan tujuan perlu dilakukan secara kentara serta lengkap adalah bahwa kejelasan serta kelengkapan tujuan memudahkan manajemen pada melakukan komunikasi pada organisasi termasuk jua menentukan metode yg akan digunakan dalam mengevaluasi standar yang telah ditetapkan. Manajemen akan dengan gampang mengungkapkan kepada seluruh pihak pada organisasi apabila tujuan organisasi kentara dirumuskan. Peningkatan penjualan sebesar 50 persen adalah lebih gampang buat dikomunikasikan jika dibandingkan menggunakan "peningkatan penjualan" saja. Seba.gaimana model pada atas, peningkatan penjualan sebesar 1 unit pula adalah peningkatan, akan tetapi tentu saja bukan sekadar itu yg dimaksud dalam umumnya.

Penilaian Kinerja, Pada dasarnya penilaian Kinerja merupakan upaya buat membandingkan Kinerja yg dicapai dengan tujuan serta baku yang telah ditetapkan semula. Penilaian Kinerja adalah sebuah proses yg berkelanjutan serta monoton. Terdapat beberapa aktivitas yg hanya bisa dicermati kualitas pengerjaannya dalam ketika akhir berdasarkan kegiatan tadi. Misalnya saja sebuah proses produksi berdasarkan sepasang sepatu. Setelah sepasang sepatu jadi, maka kita bisa melihat kualitas sepatu tersebut dari produk akhir atau produk jadinya. Tetapi demikian, kita pula bisa mengevaluasi bahwa sekiranya. Kualitas sepatu yang dinilai ternyata nir sebagaimana mestinya, maka hat tadi bisa saja terjadi dalam waktu pengerjaan, maupun sebelum pengerjaan sepatu tadi dilakukan. Namun pada tahap fokus pengawasan lebih kepada penentuan menggunakan cara bagaimana evaluasi akan dilakukan? Berapa usang sekali? Apa saja yg perlu dinilai? Serta lain sebagainya. Apabila pada tahap sebelumnya kita telah menetapkan bahwa standar yg kita hendak capai merupakan peningkatan penjualan sebesar 50 %, maka dalam termin ini kita memutuskan bahwa evaluasi akan dilakukan sang manajer penjualan misalnya setiap 1 tahun sekali menggunakan menilai taraf penjualan yg dicapai selama satu tahun tadi. Lantaran yang akan kita nilai merupakan taraf penjualan, maka variabel yang akan kita nilai jua kita tentukan, yaitu misalnya jumlah penjualan pada tahun itu.

Membandingkan Kinerja menggunakan Standar, Setelah kita menetapkan bahwa yang akan kita nilai merupakan tingkat penjualan setiap satu tahun sekali sang manajer penjualan, maka dalam termin ini manajer penjualan akan melakukan perbandingan berdasarkan apa yg sudah diperoleh pada bagian penjualan dengan baku yang sudah ditetapkan. Sebagai contoh, karena kita telah menetapkan standar yang akan kita capai merupakan peningkatan penjualan sebesar 50 % berdasarkan tahun sebelumnya, maka manajer penjualan kemudian melakukan pengecekan dari data penjualan taraf penjualan yang telah dicapai pada tahun ini, dan kemudian juga data penjualan pada tahun yg lalu. Setelah ke 2 data penjualan dari tahun lalu serta tahun ini diperoleh, manajer penjualan kemudian melakukan perbandingan atas apa yang dicapai tahun ini dengan yg sudah dicapai dalam tahun lalu. Sebagai model, misalnya kita dapatkan data menurut bagian penjualan sebagai berikut:

Penjualan tahun ini: 10.000 unit Penjualan tahun lalu: 9.000 unit

Manajer penjualan kemudjan melakukan perbandingan sederhana menggunakan membandingkan Kinerja (penjualan tahun ini dibandingkan tahun kemudian) dengan baku yang telah ditetapkan, yaitu peningkatan sebesar 50 % sehingga baku yg perlu dicapai adalah 150 % (100 persen bila sama menggunakan tahun lalu ditambah 50 persen menjadi sasaran baku pencapaian).

Dengan memakai data di atas, maka kita dapatkan Kinerja dan baku sebagai berikut:

Standar yang ditetapkan = 150%

Lalu kita bandingkan antara Kinerja yang diperoleh dengan standar yg telah ditetapkan. Kita dapatkan bahwa Kinerja yang dicapai (111,1%) ternyata di bawah baku yang sudah ditetapkan (150%), maka bisa disimpulkan Kinerja yang dicapai tidak memenuhi baku. 

Secara garis besar , ada 3 kemungkinan hasil evaluasi antara Kinerja menggunakan standar, yaitu:

• Kinerja > Standar, di mana dalam kondisi ini organisasi mencapai Kinerja yg terbaik lantaran berada di atas standar. 
• Kinerja = Standar, pada mana dalam syarat ini organisasi mencapai Kinerja baik, namun dalam taraf yg paling minimum lantaran Kinerjanya sama dengan standar. 
• Kinerja < Standar pada mana pada kondisi ini organisasi mencapai Kinerja yang buruk atau nir sesuai dengan yang dibutuhkan lantaran berada di bawah standar. 

Ukuran penilaian Kinerja pada praktiknya berbeda-beda tergantung apa yg dievaluasi. Contoh pada atas merupakan evaluasi tingkat penjualan. Untuk produksi barang barangkali kita mampu pakai standar dengan memakai persentase keberhasilan produk sinkron menggunakan standar. Jika kita memutuskan 5 % menjadi % kegagalan yang bisa diterima, merupakan baku keberhasilan produksi merupakan 95 persen, maka ketika kita dapatkan data menurut bagian produksi bahwa dari 10.000 unit produk yg diproduksi kita dapati sebanyak 300 unit rusak, maka kita dapat menilai Kinerjanya sebagai berikut:

• Jumlah produk yg diproduksi: 10.000 unit, Jumlah produk yang rusak: 300 unit .
• Standar keberhasilan yang dibutuhkan: 95% (yg berarti 5% maksimum kegagalan)
• Maka Kinerja bisa dihitung sebagai berikut:

Jika kita lakukan perbandingan kinerja (97%) dengan baku yang ditetapkan (95%), maka kita simpulkan bahwa bagian produksi mencapai Kinerja yang baik lantaran persentasenya pada atas standar yang telah ditetapkan.

Untuk syarat yg lain, ukuran yang dipakai mungkin tidak selaras. Ke­hadiran pegawai ke kantor, kita pakai standar persentase kehadiran dan kita nilai Kinerjanya dari persentase kehadiran yg dicapai setiap pegawai per bulannya contohnya. Bagian keuangan, kita bisa membandingkan realisasi aturan menggunakan yg dianggarkan. Ukuran baku ditentukan sang perusahaan berdasar tingkat kepentingannya. Penilaian umumnya akan dilakukan menggunakan membandingkan antara Kinerja menggunakan baku.

Melakukan Tindakan Koreksi Jika Terdapat Masalah, Dari termin sebelumnya, melalui perbandingan antara Kinerja dengan standar, kita dapat berita menurut proses supervisi yg kita lakukan bahwa Kinerja berada di atas baku, sama dengan baku, atau di bawah baku. Ketika Kinerja berada di bawah baku berarti perusahaan menerima perkara. Oleh karenanya perusahaan kemudian perlu melakukan pengendalian, yaitu menggunakan mencari jawaban mengapa perkara tersebut terjadi, yaitu Kinerja berada di bawah baku, kemudian kemudian perusahaan melakukan aneka macam tindakan buat mengoreksi perkara tersebut. Pengendalian ini perlu untuk dilakukan agar perusahaan bisa memastikan bahwa apa yg tengah dilakukan sang perusahaan sahih-sahih diarahkan pada pencapaian tujuan yg telah ditetapkan, pada mana indikator pencapaian tujuan pada antaranya adalah menyesuaikan capaian perusahaan agar sesuai dengan baku. Ketika contohnya-sebagaimana model pada atas-ternyata tingkat penjualan di bawah standar, maka perusahaan perlu mencari penyebabnya, apakah misalnya ditimbulkan karena promosi yg kurang, kurangnya energi penjual, bertatnbahnya pesaing, turunnya daya beli warga , atau mungkin penyebab lainnya. Ketika contohnya penjualan kurang diketahui karena kenaikan pangkat yang kurang, barangkali tindakan koreksi yang perlu dilaku­kan merupakan menambah pengeluaran buat kenaikan pangkat . Ketika penyebab kurangnya tenaga penjual, mungkin tindakan koreksinya merupakan merekrut energi marketing yg baru. Demikian jua untuk berbagai faktor penyebab lainnya. Pada intinya, manajer atau perusahaan berusaha buat mencari penyebab ketidakmampuan mencapai Kinerja sinkron menggunakan baku untuk kemudian tindakan koreksinya.

Berdasarkan uraian berdasarkan tahapan proses supervisi pada atas, maka bisa kita pelajari bahwa fungsi pengawasan terkait dengan upaya yang dilakukan oleh perusahaan buat mengawasi kegiatan perusahaan serta memastikannya supaya sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan. Selain itu juga bisa kita pelajari bahwa fungsi pengawasan jua meliputi aktivitas pengendalian, yaitu saat perusahaan berusaha buat meng­antisipasi aneka macam faktor yg mungkin akan menghambat jalannya aktivitas per­usahaan, misalnya misalnya melakukan tindakan koreksi terhadap banyak sekali penyimpangan yg terjadi. Tak heran bila sebagian teoritisi kadangkala mengartikan fungsi controlling ini nir saja sebagai fungsi supervisi, tetapi jua fungsi pengendalian.

Beberapa Gejala yang Memerlukan Pengawasan serta Pengendalian

Bagaimana caranya supaya perusahaan dapat mengenali adanya kasus kegiatan organisasi sebagai akibatnya memerlukan fungsi pengawasan dan pengendalian yang lebih intensif? Bagaimana perusahaan mengenali bahwa masih ada fenomena yang menunjukkan bahwa kontrol perusahaan lemah? Salah satu jawabannya merupakan dengan mengenali secara pasti tanda-tanda berdasarkan setiap yang dilakukan oleh perusahaan. Di antara beberapa tanda-tanda yg umumnya menerangkan perlu adanya kontrol atau supervisi dan pengendalian perusahaan sebagaimana diterangkan sang Kreitner (1992) adalah menjadi berikut:

• Terjadi penurunan pendapatan atau profit, tetapi nir begitu jelas faktor penyebabnya 
• Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi menurut adanya keluhan pelanggan) 
• Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi menurut adanya keluhan pegawai, produk­tivitas kerja yg menurun, serta lain sebagainya) 
• Berkurangnya kas perusahaan 
• Banyaknya pegawai atau pekerja yang menganggur 
• Tidak terorganisasinya setiap pekerjaan dengan baik 
• Biaya yang melebihi anggaran 
• Adanya penghamburan dan mefisiensi 

TIPE-TIPE PENGAWASAN­

Ada 3 tipe dasar pengawasan, yaitu (1) supervisi penda­huluan, (2) pengawasan "concurrent", dan (3) supervisi umpan balik .

Pengawasan pendahuluan (feedforward control). Pengawasan penda­huluan, atau sering diklaim steering controls, didesain buat meng­antisipasi masalah-masalah atau defleksi-defleksi menurut standar atau tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu termin kegiatan tertentu diselesaikan. Jadi, pendekatan supervisi ini lebih aktif dan militan, menggunakan mendeteksi perkara-perkara dan mengambil tindakan yang diharapkan sebelum suatu masalah terjadi. Pengawasan ini akan efektif hanya bila manajer bisa menerima informasi seksama serta tepat pada waktunya mengenai perubahan-per­ubahan pada lingkungan atau mengenai perkembangan terhadap tuju­an yg diinginkan.

Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan aplikasi aktivitas (concurrent control). Pengawasan ini, acapkali dianggap supervisi "Ya-Tidak".screening control atau "berhenti--terus'; dilakukan se­lama suatu aktivitas berlangsung. Tipe supervisi ini merupakan proses di mana aspek eksklusif menurut suatu prosedur wajib disetujui du­lu, atau syarat eksklusif harus dipenuhi dulu sebelum aktivitas-kegiat­an bisa dilanjutkan, atau sebagai semacam peralatan "double-check" yang lebih menjamin ketepatan pelaksanaan suatu aktivitas.

Pengawasan umpan balik (feedback control). Pengawasan umpan kembali, pula dikenal sebagai pastaction controls, mengukur hasil-ha­sil dari suatu kegiatan yg sudah diselesaikan. Sebab-sebab penyim­pangan menurut planning atau baku dipengaruhi, serta inovasi-penemu­an diterapkan buat aktivitas-aktivitas serupa pada masa yg akan da­tang. Pengawasan ini bersifat historis, pengukuran dilakukan selesainya aktivitas terjadi.

Gambar type pengawasan

Ketiga bentuk pengawasan tadi sangat berguna bagi mana­emen. Pengawasan pendahuluan dan "berhenti-terus", cukup me­madai buat memungkinkan manajemen membuat tindakan koreksi dan tetap bisa mencapai tujuan. Namun terdapat beberapa faktor yg perlu dipertimbangkan disamping kegunaan dua bentuk pengawasan itu. Pertama, porto keduanya mahal. Kedua, poly aktivitas tidak memungkinkan dirinya dimonitor secara terus menerus. Ketiga, peng­awasan yang berlebihan akan berakibat produktivitas berkurang. Oleh karena itu, manajemen harus menggunakan sistem pengawasan yg paling sesuai bagi situasi tertentu.

TAHAP-TAHAP DALAM PROSES PENGAWASAN

Proses pengawasan umumnya terdiri paling sedikit lima tahap (langkah), adalah :

1) penetapan standar aplikasi (perencanaan), dua) penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan, tiga) pengukuran aplikasi ke­giatan konkret, 4) pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan stan­dar serta penganalisaan penyimpangan-penyimpangan, dan 5) pengam­bilan tindakan koreksi apabila perlu. Tahap-termin ini akan diperinci ber­ikut.

Tahap 1 : Penetapan Standar

Tahap pertama dalam supervisi adalah penetapan standar pe­laksanaan. Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat dipakai menjadi "patokan" buat evaluasi hasil-hasil. Tujuan, sasaran, kuota dan sasaran pelaksanaan bisa dipakai seba­gai standar. Bentuk standar yang lebih spesifik diantaranya sasaran pen­jualan, anggaran, bagian pasar (market-share), marjin laba, ke­selamatan kerja, dan sasaran produksi.

Tiga bentuk standar yg generik merupakan :

1. Standar-baku phisik, mungkin mencakup kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau kualitas produk.

2. Standar-baku moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah serta mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, serta sejenisnya.

3. Standar-baku saat, mencakup kecepatan produksi atau batas ketika suatu pekerjaan harus diselesaikan.

Gambar. Proses supervisi 

Setiap tipe baku tersebut bisa dinyatakan pada bentuk-­bentuk output yg dapat dihitung. Ini memungkinkan manajer buat mengkomunikasikan aplikasi kerja yg diharapkan pada pa­ra bawahan secara lebih jelas serta tahapan-tahapan lain pada proses perencanaan dapat ditangani menggunakan lebih efektif. Standar harus dite­tapkan secara akurat serta diterima mereka yang bersangkutan.

Tahap 2 : Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Penetapan baku merupakan sia-sia apabila nir disertai berbagai cara untuk mengukur pelaksanaan kegiatan konkret. Oleh karena itu, termin kedua dalam supervisi merupakan menentukan pengukuran pelaksana­an aktivitas secara sempurna. Beberapa pertanyaan yg krusial berikut ini bisa digunakan : Berapa kali (how often) pelaksanaan seharus­nya diukur setiap jam, harian, mingguan, bulanan ? Dalam bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan laporan tertulis, ins­peksi visual, melalui telephone ? Siapa (who) yang akan terlibat - manajer, staf departemen ? Pengukuran ini usahakan gampang dilak­sanakan dan tidalc mahal, serta dapat diterangkan pada para karya­wan.

Tahap tiga: Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Setelah frekuensi pengukuran serta sistem monitoring ditentu­kan, pengukuran pelaksanaan dilakukan menjadi proses yg ber­ulang-ulang serta monoton. Ada banyak sekali cara buat melakukan pengukuran pelaksanaan, yaitu 1) pengamatan (observasi), 2) la­poran-laporan, baik verbal dan tertulis, tiga) metoda-metoda otomatis serta 4) inspeksi, pengujian (test), atau dengan pengambilan sampel. Banyak perusahaan sekarang memperggunakan pemeriksa intern (in­ternal auditor) sebagai pelaksana pengukuran.

Tahap 4 : Pembandingan Pelaksanaan menggunakan Standar serta Analisa Penyimpangan

Tahap kritis dari proses supervisi adalah pembandingan pe­laksanaan nyata menggunakan pelaksanaan yang direncanakan atau baku yang sudah ditetapkan. Walaupun termin ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi dalam ketika menginterpretasikan ada­nya defleksi (deviasi).

Tahap 5: Pengambilan Tindakan Koreksi Jika Diperlukan

Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tin­dakan ini harus diambil. Tindakan koreksi bisa diambil pada ber­bagai bentuk. Standar mungkin diubah, aplikasi diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan, tindakan koreksi mung­kin berupa :

1. Mengubah.baku mula-muia (barangkali terlalu tinggi atau ter­lalu rendah).

2. Mengubah,pengukuran pelaksanaan (inspeksi terlalu tak jarang fre­kuensinya atau kurang atau bahkan membarui sistem pengukur­an itu sendiri).

3. Mengubah cara pada menganalisa serta menginterpretasikan pe­nyimpangan-penyimpangan.

PENTINGNYA -PENGAWASAN

Ada aneka macam faktor yang membuat pengawasan semakin diper­lukan oleh setiap organisasi. Faktor-faktor itu adalah : 

1. Perubahan lingkungan organisasi. Berbagai perubahan lingkung­an organisasi terjadi terus menerus dan tak bisa dihindari, se­perti munculnya inovasi produk serta pesaing baru, diketemukan­nya bahan baku baru, adanya peraturan pemerintah baru, dan sebagainya. Melalui fungsi supervisi manajer mendeteksi per­ubahan-perubahan yg berpengaruh path barang serta jasa orga­nisasi, sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaat­kan kesempatan yg diciptakan perubahan-perubahan yg ter­jadi.

2. Peningkatan kompleksitas Organisasi. Semakin besar organisasi semakin memerlukan supervisi yang lebih formal dan hati-ha­ti. Berbagai jenis produk hams diawasi buat menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas permanen terjaga, penjualan eceran pada para penyalur perlu pada analisa serta dicatat secara tepat; berma­cam-macam pasar organisasi, luar dan dalam negeri, perlu selalu dimonitor. Di samping itu organisasi sekarang lebih bercorak desentralisasi, dengan banyak agen-agen atau cabang-cabang penjualan dan kantor-kantor pemasaran, pabrik-pabrik yang ter­pisah secara geografis, atau fasilitas-fasilitas penelitian yg ter­sebar luas. Semuanya memerlukan pelaksanaan fungsi pengawas­an menggunakan lebih efisien dan efektif.

3. Kesalahan-kesalahan. Jika para bawahan tidak pernah membuat kesalahan, manajer dapat secara sederhana melakukan fungsi pengawasan. Namun kebanyakan anggota organisasi sering mem­buat kesalahan-kesalahan memesan barang atau komponen yang keliru, membuat penentuan harga yg terlalu rendah, ma­keliru-perkara didiagnosa secara tidak sempurna. Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan sebelum sebagai kritis.

4. Kebutuhan Manajer buat mendelegasikan Wewenang. Bila ma­najer mendelegasikan kewenangan pada bawahannya tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer bisa men entukan apakah bawahan telah me­lakukan tugas-tugas yg telah dilimpahkan kepadanya adalah menggunakan mengimplementasikan sistem pengawasan. Tanpa sistem tadi, manajer tidak bisa menyelidiki pelaksanaan tugas ba­wahan.

Kata "pengawasan" sering memiliki konotasi yang nir me­nyenangkan, lantaran dipercaya akan mengancam kebebasan serta oto­nomi pribadi. Padahal organisasi sangat memerlukan supervisi un­tuk mengklaim tercapainya tujuan. Sehingga tugas manajer adalah me­nemukan ekuilibrium antara pengawasan organisasi dan kebebasan langsung atau mencari taraf supervisi yg sempurna. Pengawasan yg berlebihan akan menimbulkan birokrasi, mematikan kreatifitas, serta sebagainya, yang akhirnya merugikan organisasi sendiri. Sebalik­nya pengawasan yang tidak mencukupi dapat menyebabkan pembo­rosan sumber daya serta membuat sulit pencapaian tujuan.

PERANCANGAN PROSES PENGAWASAN

William H.newman telah mengemukakan mekanisme buat pene­tapan sistem supervisi. Tiga) Pendekatannya terdiri atas 5 langkah dasar yang dapat diterapkan buat seluruh tipe kegiatan supervisi :

1. Merumuskan output yg diz'nginkan. Manajer wajib merumuskan hasil yang akan dicapai sejelas mungkin. Tujuan yg dinyata­kan secara generik atau kurang jelas seperti "pengurangan porto overhead" atau "menaikkan pelayanan langganan", perlu pada­rumuskan Iebih kentara seperti "pengurangan porto overhead de­ngan 12 %" atau "merampungkan setiap keluhan konsumen da­lam saat paling usang tiga hari". Di samping itu, hasil yang di­inginkan harus dihubungkan menggunakan individu yang bertanggung jawab atas pencapaiannya.

2. Menetapkan penunjuk (predictors) output. Tujuan pengawasan sebelum menurut selama aktivitas dilaksanakan adalah agar manajer bisa mengatasi dan memperbaiki adanya penyimpangan sebe­lum aktivitas diselesaikan. Tugas krusial manajer adalah merancang program supervisi buat menemukan sejumlah indika­tor-indikator yg terpercaya menjadi penunjuk apabila tindakan koreksi perlu diambil atau tidak. Newman telah mengidentifika­sikan beberapa "early warning predictors" yang dapat membantu manajer memperkirakan apakah output yg diinginkan terca­pai atau tidak, yaitu :

a. Pengukuran masukan. Perubahan dalam masukan utama akan mengisyaratkan manajer buat merubah atau merogoh tindakan koreksi. Sebagai model, pesanan-pesanan yang masuk akan menunjukkan volume produksi, atau porto bahan baku akan mensugesti harga produk.

b. Hasil-hasil dalam termin-tahap permulaan. Bila output menurut termin permulaan lebih baik atau tidak baik daripada yg diperkirakan, maka perlu dilakukan evaluasi balik . Penjualan awal yang menggembirakari akan adalah tanda yg sangat bermanfaat bagi keberhasilan di saat yang akan datang.

c. Gejala gejala (symptoms). Ini adalah syarat yg tampak­nya herbi hasil akhir, namun nir secara eksklusif mempengaruhinya. Sebagai contoh, apabila agen pen­jualan terlambat mengungkapkan laporan, manajer penjualan dapat menganggap bahwa kuota belum tercapai. Kelemahan ge­jala adalah dapat mengakibatkan interpretasi yang keliru.

d. Perubahan dalam syarat yg diasumsikan. Perkiraan mula­mula pada dasarkan atas perkiraan-perkiraan dengan syarat "nor­mal". Perubahan-perubahan yg tidak diperlukan, seperti pengembangan produk baru sang pesaing, atau kekurangan bahan, akan menampakan perlunya evaluasi balik tidak­tik serta tujuan perusahaan.

Manajer pula perlu menggunakan output-output di ketika yg lalu untuk membuat perkiraan daur berikutnya.

3. Menetapkan standar penunjuk serta output. Penetapan baku un­tuk penunjuk serta hasil akhir adalah bagian penting perancangan proses supervisi. Tanpa penetapan standar, manajer mungkin memberikan perhatian yang lebih terhadap defleksi mini atau nir bereaksi terhadap penyimpangan besar . Standar wajib sinkron dengan keadaan tertentu. Sebagai con­toh, 200 keluhan langganan sebulan dalam waktu terjadi proses re­organisasi nir terlalu memprihatinkan dibanding 50 keluhan sebulan pada saat organisasi berfungsi normal. Standar pula ha­rus fleksibel buat menyesuaikan dengan perubahan syarat.

4. Menetapkan jaringan keterangan dan umpan pulang. Langkah ke­empat pada perancangan suatu siklus pengawasan adalah me­netapkan wahana buat pengumpulan liputan penunjuk dan pembandingan penunjuk terhadap baku. Jaringan kerja ko­munikasi dianggap baik apabila aliran tidak hanya ke atas namun juga ke bawah pada siapa yg harus merogoh tindakan koreksi. Disamping itu, jaringan ini wajib cukup efisien buat menyediakan informasi pulang yang relevan : pada personalia kunci yg memerlukannya. Komunikasi supervisi acapkali didasarkan pada prinsip "management by exception". Prinsip ini menyarankan bahwa atasan hanya diberi fakta jika terjadi penyimpangan besar berdasarkan baku atau rencana.

5. Menilai liputan serta merogoh -tindakan koreksi. Langkah terakhir merupakan pembandingan penunjuk menggunakan standar, penen­tuan apakah tindakan koreksi perlu diambil, serta kemudian pengambilan tindakan.

Informasi tentang penyimpangan menurut standar wajib dieva­luasi terlebih dulu, sebelum tindakan-tindakan koreksi alter­natif dikembangkan, dinilai/dinilai serta diimplementasikan.

BIDANG-BIDANG PENGAWASAN STRATEGIK

Agar manajer bisa merancang sistem pengawasan efektif, maka perlu didentifikasikan bidang-bidang strategik satuan kerja atau organisasi. Bidang-bidang ini merupakan aspek-aspek satuan kerja atau or­ganisasi yg wajib berfungsi secara efektif supaya keseluruhan organisa_ si meraih sukses. Bidang-bidang strategik (kunci) biasanya menyang_ kut kegiatan-aktivitas utama organisasi - seperti transaksi-transaksi keuangan, interaksi manajer-bawahan, atau operasi-operasi produk­si. Penetapan bidang-bidang supervisi strategik akan membantu perumusan sistem supervisi dan standar yg lebih terang bagi manajer-manajer strata bawah.

Di samping itu, krusial pula buat memilih titik-titik kri­tis dalam sistem pada mana monitoring dan pengumpulan fakta ha­rus dilakukan, atau yang disebut titik-titik supervisi strategik (strategic control). Metoda penentuannya merupakan menggunakan menganalisa bidang-bidang operasi di mana perubahan selalu terjadi dan pemusat­an pada unsur-unsur paling vital pada operasi eksklusif.

ALAT BANTU PENGAWASAN MANAJERIAL

Ada banyak teknik yang bisa membantu manajer agar pelaksa­naan supervisi sebagai lebih efektif. Dua teknik yg paling terke­nal merupakan manajemen menggunakan pengecualian (management by excep­tion) serta sistem fakta manajemen (management information sys­tems)-Management By Exception ( MBE ). 

Management By Exception ( MBE ), atau prinsip pengecualian, memungkinkan manajer buat mengarahkan perhatiannya pada bidang-bidang supervisi yg pa­ling kritis dan mempersilahkan para karyawan atau strata mana­jemen rendah buat menangani variasi-variasi rutin. Hal ini bisa dipraktekkan sang manajer-manajer penjualan, produksi, keuangan, personalia, pembelian, pengawasan mutu, dan bidang-bidang fungsional lainnya. Bahkan manajer-manajer lini per­tama dapat mempergunakan prinsip ini pada pengawasan harian me­reka. 

Pengawasan yang ditujukan pada terjadinya kekecualian ini mu­rah, tetapi defleksi baru bisa diketahui selesainya kegiatan ter­laksana. Biasanya supervisi ini dipergunakan buat operasi-operasi organisasi yg bersifat otomatis serta rutin.

Management - Information System ( MIS )

Sistem liputan manajemen atau management-information system memainkan peranan penting dalam aplikasi fungsi-fungsi manajemen perencanaan dan supervisi dengan efektif. MIS dapat didefinisikan menjadi suatu metoda formal pengadaan serta penyediaan bagi manajemen, berita yg diperlukan dengan akurat dan tepat ketika untuk membantu proses pembuatan keputusan serta memung­kinkan fungsi fungsi perencanaan, pengawasan dan operasional orga­nisasi dilaksanakan secara efektif. MIS adalah sistem pengadaan, pe­mrosesan, penyimpanan dan penyebaran warta yg direncana­kan supaya keputusan-keputusan manajemen yang efektif dapat dibentuk. Sistem menyediakan kabar waktu yang lalu, sekarang dan yg akan tiba dan peristiwa-kejadian pada pada serta di luar organisasi.

MIS dirancang melalui beberapa termin primer, yaitu :

1) termin survei pendahuluan dan perumusan perkara, 

2) termin di­sain konsepsual, 

3) tahap disain jelas, dan 

4) tahap implemen­tasi akhir. 

Agar perancangan MIS berjalan efektif, manajemen perlu memperhatikan 5(lima) panduan berikut ini :

1. Mengikut sertakan pemakai (unsur) ke pada tim perancang.

2. Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem.

3. Memperlakukan keterangan yg relevan serta terseleksi lebih menurut­ dalam pertimbangan kuantitas belaka.

4. Pengujian pendahuluan sebelum diterapkan.

5. Menyediakan latihan serta dokumentasi tertulis yg mencukupi bagi para operator serta pemakai sistem.

Konsep MIS bekerjasama sangat erat dengan teknologi kompu­ter, yg meliputi kapasitas komputer, program serta bahasa pro­gr, terminal jeda jauh, diskette, dan lain-lainnya. Organisasi mungkin memiliki MIS tanpa personal komputer , tetapi sistem akan kehi­langan sebagian "keampuhannya" tanpa bantuan personal komputer . Jadi, pa­da dasarnya MIS membantu manajemen melalui penyediaan persona­lia yang sempurna menggunakan jumlah yg sempurna dari warta yang sempurna pula dalam ketika yg sempurna.

KARAKTERISTIK-KARAKTERISTIK PENGAWASAN YANG EFEKTIF

Untuk menjadi efektif, sistem pengawasan harus memenuhi kri­teria tertentu. Kriteria-kriteria primer adalah bahwa sistem seharus­nya 1) mengawasi aktivitas-kegiatan yang sahih, dua) tepat saat, 3) dengan biaya yang efektif, 4) sempurna-akurat, serta lima) bisa diterima sang yang bersangkutan. Semakin dipenuhinya kriteria-kriteria terse­but semakin efektif sistem pengawasan. Karakteristik-karakteristik pengawasan yg efektif bisa lebih diperinci menjadi berikut :

1. Akurat . Informasi mengenai aplikasi aktivitas harus seksama. Data yang tidak akurat menurut sistem pengawasan bisa menye­babkan organisasi mengambil tindakan koreksi yg galat atau bahkan membangun kasus yg sebenarnya nir ada.

2. Tepat-Waktu. Informasi harus dikumpulkan, disampaikan dan dinilai secepatnya jika aktivitas perbaikan wajib dilakukan segera.

3. Obyektif serta menyeluruh. Informasi harus gampang dipahami dan bersifat obyektif dan lengkap. . .

4. Terpusat dalam titik-titik supervisi strategik. Sistem supervisi wajib memusatkan perhatian pada bidang-bidang pada mana pe­nyimpangan-penyimpangan berdasarkan standar paling seringkali terjadi atau yang akan mengakibatkan kerusakan paling fatal.

5. Realistik secara irit. Biaya aplikasi sistem pengawasan wajib lebih rendah, atau paling nir sama, menggunakan kegunaan yg diperoleh menurut sistem tersebut.

6. Realistik secara organisasional. Sistem supervisi harus cocok atau harmonis menggunakan fenomena-fenomena organisasi.

7. Terkoordinasi dengan genre kerja organisasi. Informasi peng­awasan harus terkoordinasi dengan genre kerja organisasi, kare­na (1) setiap tahap dari proses pekerjaan bisa mempengaruhi sukses atau kegagalan keseluruhan operasi, dan (dua) keterangan supervisi wajib sampai pada seluruh personalia yg memer­lukannya.

8. Fleksibel. Pengawasan harus memiliki fleksibilitas buat menaruh tanggapan atau reaksi terhadap ancaman ataupun kesempatan berdasarkan lingkungan.

9. Bersifat menjadi petunjuk serta operasional. Sistem pengawasan efektif wajib menerangkan, baik deteksi atau deviasi menurut stan­dar, tindakan koreksi apa yg seharusnya diambil.

10. Diterima para anggota organisasi. Sistem supervisi harus mampu mengarahkan aplikasi kerja para anggota organisasi dengan mendorong perasaan otonomi, tanggung jawab serta ber­prestasi.