PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN KHUSUS

Pengelolaan Perpustakaan Khusus

Perpustakaan berkembang pesat menurut saat ke ketika menyesuaikan menggunakan perkembangan pola kehidupan warga , kebutuhan, pengetahuan, serta teknologi fakta. Perkembangan tersebut pula membawa dampak kepada “pengelompokkan” perpustakaan dari pola-pola kehidupan, kebutuhan, pengetahuan, dan teknologi keterangan tersebut. Istilah-kata perpustakaan “membengkak” menjadi sangat luas namun cenderung memiliki sebuah spesifikasi eksklusif. Dilihat dari perkembangan teknologi informasinya perpustakaan berkembang dari perpustakaan tradisional, semi-tradisional, elektronik, digital sampai perpustakaan “virtual”. Kemudian dipandang berdasarkan pola kehidupan rakyat berkembang mulai perpustakaan desa, perpustakaan masjid, perpustakaan eksklusif, perpustakaan keliling, serta sebagainya. Kemudian pula dilihat menurut perkembangan kebutuhan serta pengetahuan kini ini poly bermunculan istilah perpustakaan generik, perpustakaan spesifik, perpustakaan anak-anak, perpustakaan sekolah, perpustakaan akademik (perguruan tinggi), perpustakaan perusahaan, dan lain sebagainya.

Namun dari sekian banyak istilah dan jenis perpustakaan tadi, sebetulnya dari sifat dan golongan akbar perpustakaan secara generik terbagi dalam sebuah bentuk perpustakaan khusus dan perpustakaan generik. Dimana berdasarkan ke 2 perpustakaan tersebutlah berkembang kata lain yg diubahsuaikan menggunakan cara pengelolaan, pengguna, tujuan, teknologi yg digunakan, pengetahuan yg dikemas, serta tujuan perpustakaan didirikan. 

Perpustakaan khusus adalah perpustakaan yg didirikan untuk mendukung visi dan misi forum-lembaga khusus dan berfungsi sebagai sentra warta spesifik terutama berhubungan dengan penelitian dan pengembangan. Biasanya perpustakaan ini berada pada bawah badan, institusi, forum atau organisasi usaha, industri, ilmiah, pemerintah, dan pendidikan misal perguruan tinggi, perusahaan, departemen, asosiasi profesi, instansi pemerintah dan lain sebagainya.

Perpustakaan spesifik biasanya jua mempunyai karakteristik khusus bila dipandang menurut fungsi, subyek yg ditangani, koleksi yg dikelola, pemakai yg dilayani, dan kedudukannya. Sehingga berdasarkan hal tersebut nantinya akan terlihat dengan jelas perbedaannya dengan perpustakaan-perpustakaan pada umumnya.

PERPUSTAKAAN KHUSUS VS PERPUSTAKAAN UMUM

Perpustakaan spesifik dan perpustakaan generik apabila ditinjau secara sekilas sebetulnya tidak ada poly disparitas. Bahkan tidak sedikit terjadi “tumpang tindih” antara perpustakaan yang bersifat khusus serta perpustakaan yang bersifat generik. Hanya dalam hal-hal eksklusif akan terlihat bahwa ada disparitas signifikan antara keduanya. 

Secara umum sebetulnya kita dapat melihat, membedakan serta membandingkan antara perpustakaan khusus dan perpustakaan generik seperti pada bawah ini:

PERPUSTAKAAN KHUSUS

PERPUSTAKAAN UMUM

Kedudukan

Bernaung pada bawah badan/ instansi/forum/organisasi eksklusif seperti organisasi profesi, perusahaan, pusat studi, departemen, dsb

Bernaung di bawah lembaga / badan / organisasi publik seperti pemerintah, yayasan social, dsb

Cakupan Subyek

Berkaitan erat menggunakan bidang/subyek eksklusif (spesifik) dari banyak sekali disiplin ilmu.

Mencakup bermacam subyek / bidang ilmu pengetahuan

Koleksi

Mempunyai jenis-jenis koleksi yang mempunyai informasi tertentu (bidang eksklusif tergantung berdasarkan spesifikasi perpustakaan) dan termuat dalam aneka macam media.

Biasanya koleksi berupa kitab dan pamlet dengan cakupan bidang koleksi yang lebih luas dan umum

Pemakai

Mempunyai / Melayani pemakai pada kelompok tertentu

Mempunyai / Melayani pemakai secara umum / luas

Fungsi

Berfungsi buat menyimpan, menemukan, memberikan dan mengembangkan warta secara cepat.

Berfungsi buat menaruh fasilitas baca dan pinjam buat tujuan pendidikan, rekreasi serta penelitian.

UNSUR PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN KHUSUS

Ada beberapa unsur yang perlu diperhatikan dalam pengelolaan perpustakaan spesifik, yakni:

Koleksi

Koleksi perpustakaan khusus difokuskan dalam koleksi muktahir di pada subyek yg menjadi tujuan perpustakaan tadi atau buat mendukung kegiatan badan induknya. Koleksi suatu perpustakaan khusus merupakan tidak terletak pada banyaknya jumlah bahan pustaka atau jenis terbitan lainnya melainkan ditekankan pada kualitas koleksinya, supaya bisa mendukung jasa penyebaran informasi muktahir dan penelusuran informasi.

Pembinaan koleksi perpustakaan khusus menekankan pada beberapa jenis bahan pustaka misalnya referensi, buku teks, majalah, jurnal ilmiah, hasil penelitian serta sejenisnya pada bidang khusus, baik pada bentuk tercetak maupun media rekam lainnya.

Sumber Daya Manusia

Penanganan perpustakaan khusus memerlukan seorang “pakar” pada bidang/subyek yg ditangani. Hal ini akan mempermudah perpustakaan dalam memberikan apa yang sebagai tuntutan dan kebutuhan pemakainya. Untuk itu umumnya dalam perpustakaan khusus ini dibutuhkan seseorang pustakawan yg mengerti dan paham akan bidang kerja/bidang yg ditangani oleh forum induknya. Sehingga kebutuhan akan “pustakawan khusus” merupakan krusial.

Pengolahan

Proses pengolahan pada perpustakaan spesifik pada prinsipnya tidak jauh berbeda dengan perpustakaan pada umumnya. Hanya umumnya dalam proses pengolahan dituntut buat lebih memberhatikan kecepatan dalam temu balik kabar dan penyajian. Sehingga terkadang dalam penjabaran misalnya diadaptasi dengan kebutuhan dan karakter perpustakaan tadi.

Pengguna

Perpustakaan khusus dalam pemilihan serta setting pengelolaan sangat diubahsuaikan dengan kebutuhan dan ciri penggunanya. Hubungan antara pengguna dan pengelola perpustakaan sangat erat terutama jika dihubungkan dengan pemenuhan kebutuhan dan pengembangan perpustakaan itu sendiri. Tidak sedikit pengguna akan ikut andil pada memilih pola pengelolaan dan jua penentuan koleksi/informasi yg perlu disediakan sang perpustakaan. Pengguna mempunyai arti penting lantaran pengguna adalah faktor krusial mengapa perpustakaan khusus itu ada.

Layanan

Layanan perpustakaan spesifik harus dapat memberikan nilai lebih kepada pengguna dan organisasi/badan induk yang membawahinya. Untuk itu pengelola perpustakaan perlu selalu menaruh alternatif-cara lain dalam penyampaian fakta pada penggunanya. Aspek layanan menjadi penting untuk diperhatikan dikarenakan tuntutan kebutuhan penyajian fakta yang cepat, tepat serta terbaru selalu ada. 

Jenis layanan perpustakaan khusus bisa bersifat terbuka juga tertutup, tergantung pada kebijakan organisasi, pengelola serta tipe penggunanya. Namun kebanyakan perpustakaan spesifik menerapkan sistem terbuka menggunakan akses terbatas. Hal ini buat lebih menaruh peluang kepada penggunaan yg lebih luas namun permanen terkontrol. Terbuka merupakan siapapun bisa memanfaatkan koleksi yg terdapat, sedangkan akses terbatas adalah pengaturan terhadap proses pemanfaatan koleksi seperti fasilitas pinjam, fasilitas baca, fotokopi, dan sebagainya.

FAKTOR-FAKTOR PENDUKUNG LAINNYA

Teknologi Informasi

Teknologi berita merupakan satu hal yang nir sanggup dihindarkan akan masuk ke dalam proses perkembangan perpustakaan. Apalagi pada perpustakaan spesifik yg mengutamakan fakta yang muktahir serta serba cepat, maka penerapan teknologi informasi merupakan kebutuhan absolut. Hal ini terutama difokuskan pada teknologi yang memberikan kesempatan kepada pengguna buat memperoleh berita lebih luas, cepat, sempurna, serta up to date, misalkan melalui fasilitas Internet, Database Online, Media Compact Disk, serta sebagainya.

Jaringan Kerjasama

Jaringan kerjasama perpustakaan adalah penting, terutama bagi perpustakaan khusus yang mempunyai perhatian pada bidang yang sama. Kerjasama ini akan banyak membantu untuk peningkatan layanan perpustakaan serta saling melengkapi layanan berita antara satu perpustakaan serta perpustakaan lainnya pada jaringan tadi.

Pemasaran / Promosi

Pemasaran atau kenaikan pangkat adalah hal penting yang perlu dilakukan pada sebuah perpustakaan khusus. Promosi bertujuan buat memfasilitasi komunikasi antara perpustakaan serta calon pengguna. Lantaran galat satu keberhasilan sebuah perpustakaan merupakan bisa dicermati berdasarkan taraf kunjungan pengguna dan pemanfaatan informasi (koleksi) sang pengguna. Hal yg krusial yg wajib dipikirkan merupakan dukungan menurut manajemen, karena promosi mestinya termasuk dalam aturan perpustakaan serta terintegrasi ke pada proses perencanaan perpustakaan.

STUDI KASUS

Berikut ini adalah sebuah contoh dari pengelolaan perpustakaan khusus.

Studi Kasus American Corner UGM

American Corner merupakan sebuah layanan yg digagas oleh US Embassy dan dikelola buat memberikan keterangan spesifik mengenai Amerika Serikat dan hal-hal yang bekerjasama dengannya. US Embassy melakukan kerjasama dengan aneka macam perguruan tinggi pada Indonesia untuk mendirikan American Corner yang diintegrasikan pada perpustakaan perguruan tinggi tadi. Operasional pengelolaan diserahkan pada perpustakaan perguruan tinggi sedangkan buat koleksi serta fasilitas wahana dan prasarana fisik didukung sang US Embassy. 

Pada prinsipnya American Corner menaruh pelayanan pada pengguna secara generik, hanya dalam pelaksanaannya pengguna American Corner merupakan mereka-mereka yang mempunyai minat terhadap studi Amerika. Hal ini dikarenakan koleksi yg ada pada America Corner “melulu” tentang studi Amerika mulai dari sejarah, politik, kesenian, bahasa, geografi, hingga program-acara pendidikan dan beasiswa. 

Ruang American Corner terbagi pada ruang koleksi VCD/DVD, Ruang Baca serta Ruang Koleksi, serta Ruang Akses Internet. Pelayanan American Corner ini bersifat terbuka akan namun keanggotaan bersifat terbatas. American Corner UGM sendiri ketika ini mempunyai dua jenis koleksi yakni koleksi American Corner serta Koleksi American Studies. Koleksi yang saat ini dikelola berupa kitab teks, majalah, jurnal, buku referensi, direktori, peta, dan koleksi film baik dokumenter maupun bukan pada format VCD, DVD, serta VHS yg semuanya mengkhususkan pada hal-hal yang berhubungan dengan Amerika. Pengguna dapat menggunakan semua koleksi secara “bebas”. Koleksi American Corner sendiri hanya dapat dibaca, difotokopi dan tidak dipinjamkan, sedangkan koleksi American Studies Library bisa dipinjam sang anggota perpustakaan yang adalah sivitas akademika UGM. Koleksi Buku diklasifikasi dengan menggunakan home system, yaitu berdasarkan subyek-subyek tertentu seperti Biography, Culture Essay, Fiction, History, Reference, Political Science, dan sebagainya. American Corner jua memiliki fasilitas tambahan berupa program aktivitas seperti seminar, diskusi, presentasi beasiswa, pemuttaran film serta sebagainya. Program diskusi tersebut merupakan bagian yang dikemas sang American Corner menjadi media untuk mempromosikan American Corner sekaligus buat melibatkan pengguna dalam layanan American Corner. Selain itu American Corner menyediakan komputer yang dapat dipakai sang pengguna untuk mengakses internet dan database yg dilanggan sang US Embassy.

Dalam pelaksanaan serta pengelolaan American Corner, pengelola selalu berkoordinasi dengan US Embassy (IRC – Information Resource Center) serta pula mengadakan rendezvous rutin menggunakan seluruh pengelola American Corner di Indonesia. Hal ini sebagai penting supaya pelayanan American Corner bisa selalu dalam “jalurnya” dan semakin tinggi berdasarkan saat ke ketika. Selain itu American Corner UGM melakukan upaya kerjasama dengan aneka macam pihak sebagai upaya penyebaran keterangan, memaksimalkan koleksi, serta menemukan bentuk American Corner menjadi pusat informasi.

American Corner UGM adalah sebuah layanan khusus yg notabene sebetulnya adalah perpustakaan yg dikelola secara khusus namun terintegrasi ke pada perpustakaan akademik (perguruan tinggi).

Studi Kasus Perpustakaan PSKP UGM

Perpustakaan Pusat Studi Keamanan serta Perdamaian Universitas Gadjah Mada (PSKP UGM) merupakan merupakan perpustakaan di bawah pusat studi yang berfungsi sebagai asal liputan ilmiah bagi staf, peneliti dan mahasiswa bidang perdamaian, keamanan dan resolusi pertarungan. Perpustakaan PSKP UGM memfokuskan dalam koleksi yang berhubungan dengan bidang perdamaian, keamanan dan resolusi pertarungan baik berupa output penelitian, tesis, skripsi, disertasi, buku teks, kitab surat keterangan, majalah, jurnal, kliping artikel surat warta hingga koleksi VCD/DVD. Perpustakaan ini adalah bagian terintegrasi dengan sentra studi dimana dituntut mampu menaruh daya dukung terhadap kebutuhan dalam aplikasi visi dan misi sentra studi. 

Selain itu perpustakaan ini juga adalah asal belajar bagi mahasiswa Magister Perdamaian dan Resolusi Pertarunga Universitas Gadjah Mada (MPRK UGM) sehingga pada pelatihan koleksi selalu diadaptasi dengan kurikulum serta silabus yang ada. Keanggotaan perpustakaan pusat studi ini bersifat terbatas adalah hanya diperbolehkan bagi internal staf serta peneliti PSKP UGM dan mahasiswa MPRK UGM. Sedangkan untuk penggunaan perpustakaan ini bersifat terbuka buat generik, khususnya buat layanan baca serta fotokopi.

Klasifikasi koleksi memakai sistem DDC (Dewey Decimal Classification) serta telah memakai katalog elektronik sebagai media penelusuran liputan koleksi. Perpustakaan pusat studi ini ditangani sang 1 orang pustakawan menggunakan dibantu 2 tenaga operasional yang kesehariannya adalah staf bagian administrasi pusat studi. Sebagai sebuah perpustakaan spesifik, perpustakaan ini memiliki kekhususan dalam bidang koleksi serta warta yang dikelola, pengguna, dan pula cara pelayanannya.