PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN KHUSUS

Pengelolaan Perpustakaan Khusus

Perpustakaan berkembang pesat dari ketika ke saat menyesuaikan menggunakan perkembangan pola kehidupan warga , kebutuhan, pengetahuan, dan teknologi warta. Perkembangan tadi juga membawa pengaruh pada “pengelompokkan” perpustakaan berdasarkan pola-pola kehidupan, kebutuhan, pengetahuan, dan teknologi informasi tersebut. Istilah-kata perpustakaan “membengkak” sebagai sangat luas namun cenderung memiliki sebuah spesifikasi tertentu. Dilihat menurut perkembangan teknologi informasinya perpustakaan berkembang menurut perpustakaan tradisional, semi-tradisional, elektronika, digital sampai perpustakaan “virtual”. Kemudian dicermati menurut pola kehidupan warga berkembang mulai perpustakaan desa, perpustakaan masjid, perpustakaan langsung, perpustakaan keliling, serta sebagainya. Kemudian pula dilihat menurut perkembangan kebutuhan dan pengetahuan kini ini banyak bermunculan kata perpustakaan generik, perpustakaan khusus, perpustakaan anak-anak, perpustakaan sekolah, perpustakaan akademik (perguruan tinggi), perpustakaan perusahaan, dan lain sebagainya.

Namun berdasarkan sekian banyak kata serta jenis perpustakaan tadi, sebetulnya menurut sifat dan golongan besar perpustakaan secara generik terbagi dalam sebuah bentuk perpustakaan khusus dan perpustakaan umum. Dimana dari kedua perpustakaan tersebutlah berkembang istilah lain yang diubahsuaikan dengan cara pengelolaan, pengguna, tujuan, teknologi yg dipakai, pengetahuan yang dikemas, dan tujuan perpustakaan didirikan. 

Perpustakaan khusus merupakan perpustakaan yg didirikan buat mendukung visi serta misi forum-forum spesifik dan berfungsi sebagai pusat warta spesifik terutama berhubungan dengan penelitian serta pengembangan. Biasanya perpustakaan ini berada di bawah badan, institusi, forum atau organisasi usaha, industri, ilmiah, pemerintah, serta pendidikan misal perguruan tinggi, perusahaan, departemen, asosiasi profesi, instansi pemerintah serta lain sebagainya.

Perpustakaan spesifik umumnya pula memiliki karakteristik khusus jika dilihat menurut fungsi, subyek yang ditangani, koleksi yang dikelola, pemakai yang dilayani, serta kedudukannya. Sehingga dari hal tersebut nantinya akan terlihat dengan jelas perbedaannya dengan perpustakaan-perpustakaan dalam umumnya.

PERPUSTAKAAN KHUSUS VS PERPUSTAKAAN UMUM

Perpustakaan spesifik dan perpustakaan generik jika dilihat secara sekilas sebetulnya nir ada poly perbedaan. Bahkan tidak sedikit terjadi “tumpang tindih” antara perpustakaan yg bersifat khusus dan perpustakaan yg bersifat generik. Hanya dalam hal-hal eksklusif akan terlihat bahwa ada perbedaan signifikan antara keduanya. 

Secara generik sebetulnya kita bisa melihat, membedakan serta membandingkan antara perpustakaan spesifik serta perpustakaan generik misalnya pada bawah ini:

PERPUSTAKAAN KHUSUS

PERPUSTAKAAN UMUM

Kedudukan

Bernaung pada bawah badan/ instansi/lembaga/organisasi eksklusif seperti organisasi profesi, perusahaan, pusat studi, departemen, dsb

Bernaung pada bawah forum / badan / organisasi publik seperti pemerintah, yayasan social, dsb

Cakupan Subyek

Berkaitan erat menggunakan bidang/subyek eksklusif (spesifik) dari aneka macam disiplin ilmu.

Mencakup bermacam subyek / bidang ilmu pengetahuan

Koleksi

Mempunyai jenis-jenis koleksi yg mempunyai liputan tertentu (bidang tertentu tergantung menurut spesifikasi perpustakaan) dan termuat pada berbagai media.

Biasanya koleksi berupa buku serta pamlet menggunakan cakupan bidang koleksi yg lebih luas dan umum

Pemakai

Mempunyai / Melayani pemakai pada grup tertentu

Mempunyai / Melayani pemakai secara umum / luas

Fungsi

Berfungsi buat menyimpan, menemukan, menaruh serta menyebarkan kabar secara cepat.

Berfungsi buat menaruh fasilitas baca serta pinjam buat tujuan pendidikan, rekreasi serta penelitian.

UNSUR PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN KHUSUS

Ada beberapa unsur yg perlu diperhatikan pada pengelolaan perpustakaan spesifik, yakni:

Koleksi

Koleksi perpustakaan spesifik difokuskan pada koleksi muktahir di dalam subyek yg sebagai tujuan perpustakaan tadi atau buat mendukung kegiatan badan induknya. Koleksi suatu perpustakaan spesifik merupakan tidak terletak pada banyaknya jumlah bahan pustaka atau jenis terbitan lainnya melainkan ditekankan pada kualitas koleksinya, agar dapat mendukung jasa penyebaran warta muktahir serta penelusuran keterangan.

Pembinaan koleksi perpustakaan spesifik menekankan pada beberapa jenis bahan pustaka seperti surat keterangan, kitab teks, majalah, jurnal ilmiah, output penelitian dan sejenisnya dalam bidang spesifik, baik pada bentuk tercetak juga media rekam lainnya.

Sumber Daya Manusia

Penanganan perpustakaan khusus memerlukan seorang “ahli” dalam bidang/subyek yg ditangani. Hal ini akan mempermudah perpustakaan pada memberikan apa yg sebagai tuntutan dan kebutuhan pemakainya. Untuk itu umumnya pada perpustakaan khusus ini diharapkan seseorang pustakawan yang mengerti dan paham akan bidang kerja/bidang yg ditangani sang lembaga induknya. Sehingga kebutuhan akan “pustakawan khusus” merupakan krusial.

Pengolahan

Proses pengolahan pada perpustakaan spesifik dalam prinsipnya tidak jauh tidak sinkron dengan perpustakaan dalam umumnya. Hanya umumnya pada proses pengolahan dituntut buat lebih memberhatikan kecepatan pada temu kembali liputan serta penyajian. Sehingga terkadang dalam klasifikasi contohnya diubahsuaikan dengan kebutuhan serta karakter perpustakaan tersebut.

Pengguna

Perpustakaan spesifik dalam pemilihan serta setting pengelolaan sangat disesuaikan menggunakan kebutuhan serta karakteristik penggunanya. Hubungan antara pengguna serta pengelola perpustakaan sangat erat terutama bila dihubungkan menggunakan pemenuhan kebutuhan serta pengembangan perpustakaan itu sendiri. Tidak sedikit pengguna akan ikut andil pada memilih pola pengelolaan dan pula penentuan koleksi/warta yang perlu disediakan sang perpustakaan. Pengguna mempunyai arti krusial karena pengguna merupakan faktor penting mengapa perpustakaan spesifik itu terdapat.

Layanan

Layanan perpustakaan spesifik harus dapat memberikan nilai lebih pada pengguna dan organisasi/badan induk yang membawahinya. Untuk itu pengelola perpustakaan perlu selalu memberikan cara lain -alternatif pada penyampaian kabar kepada penggunanya. Aspek layanan menjadi krusial buat diperhatikan dikarenakan tuntutan kebutuhan penyajian kabar yang cepat, tepat serta modern selalu terdapat. 

Jenis layanan perpustakaan spesifik dapat bersifat terbuka maupun tertutup, tergantung pada kebijakan organisasi, pengelola dan tipe penggunanya. Tetapi kebanyakan perpustakaan spesifik menerapkan sistem terbuka dengan akses terbatas. Hal ini buat lebih menaruh peluang pada penggunaan yg lebih luas namun permanen terkontrol. Terbuka ialah siapapun dapat memanfaatkan koleksi yg ada, sedangkan akses terbatas merupakan pengaturan terhadap proses pemanfaatan koleksi misalnya fasilitas pinjam, fasilitas baca, fotokopi, serta sebagainya.

FAKTOR-FAKTOR PENDUKUNG LAINNYA

Teknologi Informasi

Teknologi keterangan adalah satu hal yg tidak mampu dihindarkan akan masuk ke dalam proses perkembangan perpustakaan. Apalagi pada perpustakaan khusus yang mengutamakan warta yg muktahir serta serba cepat, maka penerapan teknologi berita adalah kebutuhan mutlak. Hal ini terutama difokuskan dalam teknologi yg menaruh kesempatan kepada pengguna buat memperoleh keterangan lebih luas, cepat, tepat, serta up to date, misalkan melalui fasilitas Internet, Database Online, Media Compact Disk, serta sebagainya.

Jaringan Kerjasama

Jaringan kerjasama perpustakaan merupakan krusial, terutama bagi perpustakaan spesifik yang mempunyai perhatian pada bidang yg sama. Kerjasama ini akan poly membantu buat peningkatan layanan perpustakaan dan saling melengkapi layanan keterangan antara satu perpustakaan serta perpustakaan lainnya pada jaringan tadi.

Pemasaran / Promosi

Pemasaran atau kenaikan pangkat merupakan hal penting yg perlu dilakukan dalam sebuah perpustakaan spesifik. Promosi bertujuan buat memfasilitasi komunikasi antara perpustakaan serta calon pengguna. Lantaran keliru satu keberhasilan sebuah perpustakaan merupakan dapat dipandang berdasarkan tingkat kunjungan pengguna dan pemanfaatan keterangan (koleksi) sang pengguna. Hal yang penting yg harus dipikirkan merupakan dukungan dari manajemen, lantaran kenaikan pangkat mestinya termasuk pada anggaran perpustakaan serta terintegrasi ke pada proses perencanaan perpustakaan.

STUDI KASUS

Berikut ini merupakan sebuah model dari pengelolaan perpustakaan khusus.

Studi Kasus American Corner UGM

American Corner merupakan sebuah layanan yg digagas sang US Embassy dan dikelola untuk memberikan informasi spesifik mengenai Amerika Serikat serta hal-hal yang berafiliasi dengannya. US Embassy melakukan kerjasama menggunakan banyak sekali perguruan tinggi pada Indonesia buat mendirikan American Corner yg diintegrasikan pada perpustakaan perguruan tinggi tersebut. Operasional pengelolaan diserahkan pada perpustakaan perguruan tinggi sedangkan untuk koleksi serta fasilitas wahana dan prasarana fisik didukung sang US Embassy. 

Pada prinsipnya American Corner memberikan pelayanan kepada pengguna secara umum, hanya dalam pelaksanaannya pengguna American Corner merupakan mereka-mereka yang memiliki minat terhadap studi Amerika. Hal ini dikarenakan koleksi yang ada di America Corner “melulu” mengenai studi Amerika mulai menurut sejarah, politik, kesenian, bahasa, geografi, sampai acara-acara pendidikan dan beasiswa. 

Ruang American Corner terbagi dalam ruang koleksi VCD/DVD, Ruang Baca serta Ruang Koleksi, dan Ruang Akses Internet. Pelayanan American Corner ini bersifat terbuka akan tetapi keanggotaan bersifat terbatas. American Corner UGM sendiri waktu ini memiliki dua jenis koleksi yakni koleksi American Corner dan Koleksi American Studies. Koleksi yang ketika ini dikelola berupa buku teks, majalah, jurnal, buku surat keterangan, direktori, peta, dan koleksi film baik dokumenter juga bukan pada format VCD, DVD, dan VHS yang semuanya mengkhususkan pada hal-hal yg herbi Amerika. Pengguna bisa menggunakan seluruh koleksi secara “bebas”. Koleksi American Corner sendiri hanya dapat dibaca, difotokopi dan tidak dipinjamkan, sedangkan koleksi American Studies Library bisa dipinjam sang anggota perpustakaan yang merupakan sivitas akademika UGM. Koleksi Buku diklasifikasi menggunakan memakai home system, yaitu dari subyek-subyek eksklusif seperti Biography, Culture Essay, Fiction, History, Reference, Political Science, dan sebagainya. American Corner juga mempunyai fasilitas tambahan berupa acara kegiatan misalnya seminar, diskusi, presentasi beasiswa, pemuttaran film serta sebagainya. Program diskusi tersebut merupakan bagian yang dikemas oleh American Corner sebagai media buat mempromosikan American Corner sekaligus buat melibatkan pengguna dalam layanan American Corner. Selain itu American Corner menyediakan personal komputer yg bisa dipakai sang pengguna untuk mengakses internet dan database yang dilanggan sang US Embassy.

Dalam aplikasi dan pengelolaan American Corner, pengelola selalu berkoordinasi menggunakan US Embassy (IRC – Information Resource Center) serta jua mengadakan pertemuan rutin menggunakan seluruh pengelola American Corner di Indonesia. Hal ini menjadi penting agar pelayanan American Corner bisa selalu pada “jalurnya” serta semakin tinggi menurut waktu ke saat. Selain itu American Corner UGM melakukan upaya kerjasama dengan banyak sekali pihak menjadi upaya penyebaran keterangan, memaksimalkan koleksi, serta menemukan bentuk American Corner menjadi sentra kabar.

American Corner UGM adalah sebuah layanan spesifik yg notabene sebetulnya adalah perpustakaan yang dikelola secara khusus namun terintegrasi ke pada perpustakaan akademik (perguruan tinggi).

Studi Kasus Perpustakaan PSKP UGM

Perpustakaan Pusat Studi Keamanan dan Perdamaian Universitas Gadjah Mada (PSKP UGM) adalah merupakan perpustakaan di bawah sentra studi yg berfungsi menjadi asal keterangan ilmiah bagi staf, peneliti dan mahasiswa bidang perdamaian, keamanan dan resolusi pertarungan. Perpustakaan PSKP UGM memfokuskan pada koleksi yg herbi bidang perdamaian, keamanan dan resolusi permasalahan baik berupa hasil penelitian, tesis, skripsi, disertasi, kitab teks, buku referensi, majalah, jurnal, kliping artikel surat liputan hingga koleksi VCD/DVD. Perpustakaan ini adalah bagian terintegrasi menggunakan sentra studi dimana dituntut bisa menaruh daya dukung terhadap kebutuhan dalam pelaksanaan visi dan misi sentra studi. 

Selain itu perpustakaan ini juga adalah sumber belajar bagi mahasiswa Magister Perdamaian serta Resolusi Perseteruan Universitas Gadjah Mada (MPRK UGM) sehingga pada training koleksi selalu diadaptasi menggunakan kurikulum serta silabus yang ada. Keanggotaan perpustakaan sentra studi ini bersifat terbatas artinya hanya diperbolehkan bagi internal staf dan peneliti PSKP UGM dan mahasiswa MPRK UGM. Sedangkan buat penggunaan perpustakaan ini bersifat terbuka buat generik, khususnya buat layanan baca dan fotokopi.

Klasifikasi koleksi menggunakan sistem DDC (Dewey Decimal Classification) dan telah memakai katalog elektronika menjadi media penelusuran keterangan koleksi. Perpustakaan sentra studi ini ditangani sang 1 orang pustakawan menggunakan dibantu dua energi operasional yang kesehariannya merupakan staf bagian administrasi sentra studi. Sebagai sebuah perpustakaan spesifik, perpustakaan ini mempunyai kekhususan pada bidang koleksi serta warta yang dikelola, pengguna, serta jua cara pelayanannya.