PENGAMBILAN KEPUTUSAN TERKAIT DESAIN ORGANISASI
Pengambilan Keputusan Terkait Desain Organisasi
"Organisasi" mempunyai dua pengertian umum. Pengertian pertama mengindikasikan suatu lembaga atau gerombolan fungsional, seperti organisasi perusahaan, tempat tinggal sakit, perwakilan pemerintah atau suatu perkumpulan olahraga. Pengertian kedua berkenaan menggunakan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana aktivitas organisasi pada alokasikan dan ditugaskan di antara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai menggunakan efisien. Dalam bab ini akan dibahas bermacam-macam aspek proses pengorganisasian.
Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yg sesuai menggunakan tujuan organisasi, asal dayasumber daya yg dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi merupakan dePartementalisasi dan pembagian kerja. Departementalisasi merupakan pengelompokan aktivitas-kegiatan kerja suatu organisasi supaya kegiatan-kegiatFin yang sejenis serta saling berhubungan bisa dikerjakan beserta. Hal ini akan tercermin pada struktur formal suatu organisasi, serta tampak atau ditunjukkan oleh suatu bagan organisasi. Pembagian kerja adalah pemerincian tugas pekerjaan supaya setiap individu dalam organisasi bertanggung jawab buat dap melaksanakan sekumpulan aktivitas yg terbatas.
Pengertian Pengorganisasian
- Istilah pengorganisasian memiliki beragam. Pengertian. Istilah tadi bisa digunakan buat memberitahuakn hal-hal berikut ini
- Cara manajemen merancang struktur formal buat penggunaan yang paling efektif asal daya-asal daya keuangan, phisik, bahan standar, serta tenaga kerja organisasi.
- Bagaimana organisasi mengelompokkan aktivitas-kegiatannya, di mana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yg diberi kewenangan buat mengawasi anggota-anggota grup.
- Hubungan-interaksi antara fungsi-fungsi, jabatan jabatan, tugas-tugas dan para karyawan.
- Cara pada mana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang wajib dilaksanakan pada departemen mereka dan mendelegasikan kewenangan yang dibutuhkan untuk mengerjakan tugas tersebut.
Pengorganisasian merupakan suatu proses buat merancang struktur formal, mengelompokkan serta mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan pada antara para anggota organisasi, supaya tuuan organisasi bisa dicapai dengan efisien. Proses pengorganisasi bisa ditunjukkan menggunakan 3 langkah mekanisme berikut ini :
- Pemerincian semua pekerjaan yg wajib dilaksanakan buat mencapai tujuan organisasi.
- Pembagian beban pekerjaan total sebagai kegiatan-aktivitas yg secara logik bisa dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja usahakan tidak terlalu berat sebagai akibatnya tidak bisa diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga terdapat ketika menganggur, tidak efisien serta terjadi porto yg nir perlu.
- Pengadaan serta pengembangan suatu mekanisme buat mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi sebagai kesatuan yg terpadu dan serasi. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisasi menjaga perhatiannya pada tujuan organisasi serta mengurangi ketidak-eEisienan dan pertarungan-konflik yg menghambat.
Pelaksanaan proses pengorganisasian yg sukses, akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi, yg meliputi aspek-aspek krusial organisasi serta proses pengorganisasian, yaitu :
1) pembagian kerja,
2) departementalisasi (atau tak jarang dianggap menggunakan istilah iepartementasi),
3) bagan organisasi formal,
4) rantai perintah dan kesatuan perintah,
5) taraf-tingkat hirarki manajemen,
6) saluran komunikasi,
7) penggunaan komite,
8) rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tidak dapat dihindarkan.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi (disain organisasi) bisa didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi memperlihatkan kerangka dan susunan perwujudan pola permanen hubungan-interaksi di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang memberitahuakn kedudukan, tugas wewenang serta tanggung jawab yg berbeda-Deda pada suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan serta besaran (berukuran) satuan kerja.
Adapun faktor-faktor utama yg memilih perancangan struktur organisasi merupakan menjadi berikut
1. Strategi organisasi buat mencapai tujuannya. Chandler dua) telah mengungkapkan hubungan taktik serta struktur organisasi dalam studinya pada perusahaan-perusahaan industri di Amerika.
2. Dia dalam dasarnya menyimpulkan bahwa "struktur mengikuti taktik". Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi bisa disusun di antara para manajer serta bawahan. Aliran kerja sangat dipengaruhi strategi, sesampai jika taktik berubah maka struktur organisasi pula berubah.
3. Teknologi yg dipakai. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi. Sebagai contoh, perusahaan mobil yang mempergunakan teknologi industri masal akan memerlu= kan taraf standardisasi serta spesialisasi yg lebih tinggi dibanding perusahaan industri sandang jadi yg mengutamakan perubahan mode.
4. Anggota (karyawan) serta orang-orang yang terlibat dalam organisasi. Kemampuan serta cara berpikir para anggota, dan kebuyang kuasa mereka buat bekerjasama wajib diperhatikan dalam merancang struktur organisasi. Kebutuhan manajer dalam pemprotesis keputusan pula akan mempengaruhi saluran komunikasi, kewenangan serta hubungan di antara satuan-satuan kerja pada rancangan struktur organisasi. Di samping itu, orang-orang pada luar organisasi, misalnya pelanggan, supplier, dan sebagainya perlu dipertimbangkan pada penyusunan struktur.
5. Ukuran organisasi. Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat menghipnotis struktur organisasi. Semakin akbar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks, serta harus dipilih bentuk struktur yg sempurna.
Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri menurut :
1. Spesialisasi aktivitas berkenaan menggunakan spesifikasi tugas-tugas individual serta kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) serta penyatuan tugas-tugas tadi menjadi satuan-satuan kerja (departementalisasi).
2. Standardisasi kegiatan, adalah mekanisme-prosedui yang digunakan organisasi buat menjamin" terlaksananya kegiatan seperti yg direncanakan.
3. Koordinasi aktivitas, menampakan mekanisme-mekanisme yg mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja pada organisasi.
4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusapt, yang menunjukkan lokasi (letak) kekuasaan pembuatan keputusan.
5. Ukuran satuan kerja memperlihatkan jumlah karyawan pada suatu kelompok kerja. 3 )
Pembagian Kerja
Tujuan suatu organisasi merupakan buat mencapai tujuan pada mana individu-individu nir dapat mencapainya sendiri. Kelompok 2 atau lebih orang yg bekerja beserta secara kooperatif dan dikoordinasikan bisa mencapai basil lebih daripada dilakukan perseorangan. Konsep ini diklaim synergy. Tiang dasar pengorganisisian adalah prinsip pembagian kerja (division of labor) yang memurigkinkan synergy terjadi.
Sebagai contoh, pembagian kerja pada team sepak bola : di mana ada manajer tim, ketua instruktur, asisten pelatih, dokter tim, penjaga gawang, dan pemain lainnya. Pembagian kerja ini efektif karena jika hanya omponen kecil dari pekerjaan yg dilaksanakan, kualifikasi personalia yang rendah dipakai, serta latihan jabatan lebih mudah. Gerakan-gerakan serta perpindahan yg percuma dari komponen pekerjaan yg akbar diminimumkan. Lebih dari itu, pembagian kerja mengarahkan penanaman dalam alat-alat dan mesin-mesin yg efisien buat meningkatkan produktivitas. Tetapi demikian, beberapa penulis sudah memberitahuakn adanya konsekuensi-konsekuensi dalam perilaku karyawan sehubungan menggunakan pembagian kerja, bila hal itu dilaksanakan secara ekstrim. Ini bisa mengakibatkan kebosanan, keletihan, terus-menerus serta kehilangan motivasi yang bisa menghasilkan ketidak efisienan dan bukan efisiensi.
Bagan Organisasi Formal
Struktur organisasi adalah terlalu kompleks untuk disajikan secara lisan. Manajer perlu mendeskripsikan bagan organisasi (organization chart) buat memperlihatkan struktur organisasi. Bagan organisasi menunjukkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan memperlihatkan bagaimana hubungan di antaranya. Satuan-satuan organisasi yg terpisah umumnya digambarkan dalam kotak-kotak, di mana dihubungkan satu dengan yang lain menggunakan garis yg memperlihatkan rantai perintah dan jalur komunikasi formal.
Bagan organisasi menggambarkan lima aspek primer suatu sturktur organisasi, yg secara ringkas dapat diuraikan menjadi berikut :
1. Pembagian kerja. Setiap kotak menunjukkan individu atau satuan organisasi mana yg bertanggung jawab buat aktivitas organisasi eksklusif, dan taraf spesialisasi yg dipakai.
2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah. Rantai perintah menunjukkan interaksi kewenangan-tanggung jawab yang menghubungkan atasan dan bawahan dalam keseluruhan organisasi. Aliran ini dimulai menurut jenjang organisasi yg tertinggi sampai karyawan terendah dala.M organisasi, seperti terlihat pada gambar. Oleh karenanya, setiap anggota organisasi memiliki suatu kaitan menggunakan manajer- zenit organisasi. Dalam hal ini prinsip kesatuan perintah wajib jelas, di mana setiap karyawan mendapat tugas serta pelimpahan wewenang hanya menurut seorang manajer dan melaporkan pertanggung jawaban pula hanya kepada seorang manajer.
3. Tipe pekerjaan yg dilaksanakan. Label serta pelukisan dalam tiap kotak memperlihatkan pekerjaan organisasional atau Ndang tanggung jawab yg tidak sama.
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan. Keseluruhan bagan memberitahuakn atas dasar apa aktivitas-kegiatan organisasi dibagi dasar fungsional atau divisional, atau lainnya (departementalisasi).
5. Tingkatan manajemen. Suatu bagan tidak hanya menerangkan manajer serta bawahan namun jua keseluruhan hirarki manajemen.
Seberapa luas tingkat spesialisasi kerja pada organisasi bisa pada perkirakan menggunakan membaca label-label yang memberitahuakn pekerjaan-pekerjaan yang tidak sama serta bagaimana tugas-tugas dikelompok, kan. Garis memberitahuakn rantai perintah yg merupakan aspek kunci koordinasi dalam setiap organisasi. Bagan jua dapat menerangkan besarnya (size) berdasarkan organisasi, namun tanpa informasi tambahan akan menimbulkan gambaran yang nir jelas.
Keuntungan serta kelemahan bagan organisasi telah menjadi subyek perdebatan relatif lama pada antara para penulis manajemen. Salah satu keuntungannya merupakan bahwa karyawan dan lain-lain diberi citra bagaimana organisasi disusun. Manajer, bawahan dan tanggung jawab digambarkan dengan jelas. Bila seseorang diperlukan untuk menangani suatu kasus spesifik, bagan memperlihatkan tempat pada mana orang itu dapat ditemukan. Proses pembuatan bagan juga memungkinkan manajer mengetahui menggunakan sempurna kelemahan-kelemahan organisasi, misalnya sumber-sumber potensial terjadinya permasalahan atau bidang-bidang di mana duplikasi yg nir diharapkan terjadi.
Kelemahan atau kekurangan utama bagan adalah masih poly hal-hal yang nir jelas atau tidak ditunjukkan. Bagan, sebagai contoh, nir memperlihatkan seberapa akbar taraf wewenang serta tanggung jawab setiap strata manajerial. Bagan pula tidak menunjukkan interaksi-hubungan informal serta saluran komunikasi, pada mana organisasi nir bisa berfungsi secara efisien tanpa hal-hal itu.
Bentuk-bentuk Bagan Organisasi
Hemy G. Hodges mengemukakan empat bentuk bagan organisasi, yaitu
1. Bentuk piramid. Bentuk ini yang paling poly digunakan, karena sederhana, jelas dan mudah dimengerti.
2. Bentuk vertikal. Bentuk vertikal relatif menyerupai bentuk piramid, yaitu pada hal pelimpahan kekuasaan dari atas bawah, hanya bagan vertikal berwujud tegak sepenuhnya.
3. Bentuk horizontal. Digambarkan dariakiri Aliran ke kanan. Jsatu Bentuk bulat. Bagan ini menekankan dalam hubungan antara abatan dengan jabatan lain. Bagan bentuk bulat sporadis sekali digunakan dalam praktek.
Departementalisasi
Departementalisasi sebagaimana sudah diterangkan pada muka, adalah proses penentuan bagian-bagian pada organisasi yg akan bertanggung jawab pada melakukan bermacam jenis pekerjaan yang sudah mengkategorikan dari faktor-faktor eksklusif. Dalam mendesain organisasi, khususnya dalam proses departementalisasi sebagaimana diuraikan pada muka, ada beberapa pendekatan yang mampu dipakai sang organisasi, yaitu pendekatan berdasarkan fungsional, menurut produk, dari Pelanggan, berdasarkan geografis, serta berdasarkan matriks.
Pendekatan Fungsional
Penentuan sub-subbagian menurut organisasi atau proses departementalisasi yang pertama adalah berdasarkan fungsi (functional departmentalization). Berdasarkan pendekatan ini, proses departementalisasi dilakukan dari fungsi-fungsi tertentu yg mesti dijalankan pada sebuah organisasi. Dalam sebuah organisasi usaha misalnya, ada pekerjaan-pekerjaan yang terkait menggunakan fungsi produksi, ada peketjaan-pekerjaan yg terkait menggunakan pelanggan atau pasar, sebagai akibatnya dinamakan menggunakan fungsi pemasaran, dan lain sebagainya. Pada Gambar ditunjukkan contoh sebuah desain organisasi melalui departementalisasi yang dibuat dari pendekatan fungsional.
Seperti yang ditunjukkan oleh garis terputus-putus pada Gambar di atas, setiap bagian pada struktur organisasi dibuat buat menjalankan aneka macam fungsi yg terkait dengan aktivitas usaha perusahaan PT ABC. Bagian Keuangan, Produksi, Pemasaran, dan SDM memiliki fungsi yang spesial pada setiap pekerjaan bisnisnya. Dan, setiap bagian tersebut secara lebili rinci diturunkan menjadi subbagian promosi dan penjualan (bagian Pemasaran), produksi serta pergudangan (bagian Produksi), dan rekrutmen serta seleksi serta pembinaan serta pengembangan (bagian SDM).
Pendekatan Produk
Pendekatan kedua pada departementalisasi merupakan dari produk atau product departmentalization. Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian pada organisasi dipengaruhi menurut jenis produk yg dibentuk sang organisasi. Sebagai model, PT ABC mempunyai beberapa jenis produk menurut mulai produk susu, sabun mandi, pasta gigi, hingga mi instan, maka di bawah bagian produksi dapat pula dibuat subbagian.
Bagian-bagian produk susu, sabun mandi, pasta gigi, serta mi instan, misalnya ditunjukkan dalam Gambar melalui garis putus-putus, adalah contoh departementalisasi menurut produk. Pada pelaksanaannya, departementalisasi dari produk ini tidak selalu harus berada di bawah bagian eksklusif pada struktur organisasi eksklusif, akan namun jua dapat dibuat tersendiri pada suatu organisasi. Seperti contohnya ditunjukkan dalam Gambar dibawah.
Pada Gambar diatas tadi kentara bahwa bagian-bagian fungsional misalnya Pemasaran, Produksi, Keuangan, serta SDM nir selalu wajib berada pada atas subbagian berdasarkan produk, akan tetapi pula bisa sebagai subbagian dari departemen menurut produk.
Pendekatan Pelanggan
Pendekatan ketiga dalam departementalisasi adalah menurut pelanggan atau customer departmentalization. Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan dari karakteristik pelanggan yg menjadi sasaran pelanggan berdasarkan organisasi. Sebagai contoh, apabila produk sabun mandi berdasarkan PT ABC pada atas ternyata tidak hanya satu, namun ada saburi mandi buat bayi, anak, remaja, dan dewasa, maka bentuk desain organisasi bisa dibuat sebagaimana ditunjukkan pada Gambar ini dia.
Pendekatan Geografis
Pendekatan keempat pada departementalisasi adalah berdasarkan faktor geografis. Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi dipengaruhi berdasarkan daerah geografis pada mana organisasi beroperasi. Apabila PT ABC memiliki daerah penjualan pada empat daerah, contohnya Jakarta, Bandung, Makassar,, dan Medan, maka desain organisasi yang dapat dibentuk merupakan sebagaimana ditunjukkan sang Gambar berikut:
Berdasarkan Gambar pada atas, tampak bahwa daerah penjualan dari PT ABC mencakup empat wilayah sebagaimana disebutkan di atas. Agar penjualan lebih bisa terkonsentrasi serta disebabkan karakteristik pelanggan serta lingkungan di daerah geografis bhineka, maka departementalisasi dari geografis sanggup dilakukan. Pendekatan ini nir saja dilakukan buat menentukan bagian atau departemen di bawah bagian penjualan, tetapi jua bisa dilakukan dalam aneka macam jenis organisasi lainnya. Organisasi yang memiliki berbagai cabang pada aneka macam wilayah umumnya melakukan desain organisasi berdasarkan pendekatan ini. Perusahaan perbankan pula termasuk ke dalam organisasi yang melakukan departementalisasi berdasarkan geografis dikarenakan perusahaan perbankan mengandalkan tempat kerja-kantor cabangnya dalam meraih pangsa pasarnya.
Pendekatan Matriks
Pendekatan departementalisasi terakhir yg diperkenalkan pada kitab ini adalah pendekatan matriks. Pendekatan ini pada dasarnya adalah proses departementalisasi yg menggabungkan antara pendekatan fungsional dengan pendekatan lain, contohnya berdasarkan proyek tertentu, produk tertentu, ataupun menurut pendekatan lainnya. Setiap pekerja yg berada pada bawah departemen tertentu dalam kenyataannya jua merupakan bagian dari sebuah proyek tertentu atau bagian pekerjaan yang lain berdasarkan perusahaan. Jika kita balik memakai model PT ABC tersebut pada atas, serta melakukan penyesuaian desain organisasinya menjadi bentuk matriks, maka desain organisasi yang dapat dibuat merupakan misalnya ditunjukkan dalam Gambar dibawah berikut adalah.
Berdasarkan Gambar diketahui bahwa PT ABC memiliki struktur organisasi fungsional pada mana di dalamnya masih ada berdasarkan mulai bagian Keuangan, Pemasaran, SDM, serta Riset serta Pengembangan. Masing-masing bagian tadi dikepalai sang seseorang manajer. Selain keempat fungsi tadi, terdapat juga fungsi profit berdasarkan PT ABC yaitu yg terkait dengan usaha yg dijalankan PT ABC buat memperoleh profit yang terdiri berdasarkan produk susu, sabun mandi, pasta gigi, dan mi instan. Masing-masing profit project ini memiliki pengaturan keuangan eksklusif; SDM eksklusif yang dipekerjakan, Pemasaran eksklusif, serta jua Riser serta Pengembangan eksklusif. Setiap pekerjaan ini mensyaratkan adanya energi kerja yang dipekerjakan. Berdasarkan pendekatan matriks, tenaga kerja selain contohnya ditugaskan pada bawah sebuah departemen eksklusif seperti Pemasaran, SDM, serta lain sebagainya, jua merupakan bagian berdasarkan aktivitas peraihan profit atau profit project.
Irisan kedua bagian ini digambarkan melalui lingkaran atau bentuk lonjong menjadimana ditunjukkan sang Gambar Berdasarkan pendekatan ini energi kerja nir saja bertanggung jawab dan berkoordinasi pada atasan fungsionalnya saja, tetapi juga kepada pimpinan proyek pada mana tenaga tadi terlibat.
Pendekatan Mana yang Lebih Baik?
Setiap pendekatan tentunya mempunyai aneka macam kelebihan sekaligus keterbatasannya. Pendekatan fungsional contohnya, memberikan kemudahan bagi organisasi buat membagi-bagi pekerjaan dari fungsi-fungsi yang harus dilakukan dalam organisasi bisnis. Namun pada sisi lain, pendekatan fungsional relatif menyulitkan organisasi waktu misalnya terdapat perbedaan kepentingan antarbagian yg tidak sama. Bagian Pemasaran yg bermaksud buat menaikkan biaya kenaikan pangkat misalnya bisa pertarungan menggunakan bagian Keuangan, atau jua menggunakan bagian SDM yang menerima tuntutan pegawai buat kenaikan honor . Kelemahan menurut pendekatan fungsional ini bisa diselesaikan menggunakan pendekatan produk contohnya. Di setiap produk misalnya masih ada berbagai subbagian fungsional seperti Pemasaran, Produksi, dan lain-lain yg menggunakan demikian perseteruan antarbagian bisa dihindari. Tetapi, pendekatan ini pula belum tentu sesuai waktu contohnya organisasi memiliki cabang-cabang di berbagai daerah, atau organisasi tadi bukan berupa organisasi usaha. Bagi organisasi nonprofit contohnya, pendekatan berdasarkan produk belum tentu cocok, dan cenderung justru tidak efektif.
Sebagai kesimpulan setiap pendekatan memiliki keterbatasan sekaligus kelebihannya. Oleh karenanya penggunaannya jua sangat situasional menggunakan berbagai faktor yang dimiliki serta dihadapi oleh organisasi.
Struktur Organisasi Formal Dan Informal
Apa yang telah dibicarakan dalam bab ini merupakan bagaimana organisasi melakukan proses pengorganisasian yang diawali dengan penyusunan desain organisasi menurut banyak sekali faktor yg dimiliki serta dihadapi sang organisasi. Struktur organisasi yang didapatkan melalui keseluruhan proses tadi kerap dikenal menjadi struktur organisasi formal. Struktur organisasi formal inilah yg dijadikan pedoman bagi seluruh anggota organisasi buat melakukan banyak sekali hal dalam upaya pencapaian tujuan. Dalam kenyataannya, beberapa bagian atau para pekerja seringkali kali mengelompokkan diri nir hanya menurut fungsi yg harus dilaksanakannya sinkron menggunakan struktur organisasi yang telah dibuat, akan tetapi pula bisa mengelompokkan diri dari kecenderungan tuntutan, hobi, dan lain sebagainya. Kelompok-grup pekerja ini acapkali kali dinamakan menggunakan organisasi informal. Seorang manajer yang baik akan tetap memerhatikan dan mengakomodasi aneka macam karakteristik pekerjanya termasuk dengan adanya fenomena organisasi informal tadi. Dalam kondisi eksklusif, organisasi informal tersebut bisa membantu manajer dalam mencapai tujuan organisasi. Tetapi, jika tuntutan organisasi informal ternyata tidak diakomodasi dengan baik, organisasi informal ini akan menyebabkan perseteruan internal yang akan Mengganggu pencapaian tujuan organisasi.
Comments
Post a Comment