PENGAMBILAN KEPUTUSAN TERKAIT DESAIN ORGANISASI

Pengambilan Keputusan Terkait Desain Organisasi

"Organisasi" memiliki 2 pengertian generik. Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau grup fungsional, se­perti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintah atau suatu perkumpulan olahraga. Pengertian kedua berkenaan menggunakan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara pada mana aktivitas or­ganisasi pada alokasikan serta ditugaskan di antara para anggotanya supaya tujuan organisasi dapat tercapai menggunakan efisien. Dalam bab ini akan dibahas bermacam-macam aspek proses pengorganisasian.

Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, asal daya­asal daya yg dimilikinya, dan lingkungan yg melingkupinya. Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi merupakan de­Partementalisasi serta pembagian kerja. Departementalisasi merupakan pengelompokan kegiatan-aktivitas kerja suatu organisasi supaya kegiat­an-kegiatFin yang sejenis dan saling berhubungan dapat dikerjakan beserta. Hal ini akan tercermin dalam struktur formal suatu organisa­si, serta tampak atau ditunjukkan oleh suatu bagan organisasi. Pemba­gian kerja merupakan pemerincian tugas pekerjaan agar setiap individu da­lam organisasi bertanggung jawab buat dap melaksanakan sekum­pulan aktivitas yg terbatas. 

Pengertian Pengorganisasian

• Istilah pengorganisasian memiliki beragam. Penger­tian. Istilah tersebut dapat digunakan buat menampakan hal-hal berikut ini
• Cara manajemen merancang struktur formal buat pengguna­an yang paling efektif asal daya-asal daya keuangan, phisik, bahan baku, dan energi kerja organisasi. 
• Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, di mana setiap pengelompokan diikuti menggunakan penugasan seorang manajer yang diberi kewenangan buat mengawasi anggota-ang­gota gerombolan . 
• Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan jabatan, tu­gas-tugas dan para karyawan. 
• Cara pada mana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang wajib dilaksanakan pada departemen mereka dan mende­legasikan kewenangan yg diharapkan buat mengerjakan tugas tersebut. 

Pengorganisasian merupakan suatu proses buat merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur dan membagi tugas-tugas atau pekerjaan pada antara para anggota organisasi, agar tu­uan organisasi dapat dicapai menggunakan efisien. Proses pengorganisasi dapat ditunjukkan menggunakan 3 langkah prosedur berikut ini :

• Pemerincian semua pekerjaan yang harus dilaksanakan buat mencapai tujuan organisasi. 
• Pembagian beban pekerjaan total sebagai kegiatan-kegiatan yang secara logik dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pemba­gian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sebagai akibatnya nir bisa di­selesaikan, atau terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang nir perlu. 
• Pengadaan serta pengembangan suatu mekanisme buat meng­koordinasikan pekerjaan para anggota organisasi sebagai kesatu­an yang terpadu serta serasi. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisasi menjaga perhatiannya pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidak-eEisienan dan permasalahan-permasalahan yang Mengganggu. 

Pelaksanaan proses pengorganisasian yg sukses, akan mem­untuk suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Proses ini akan ter­cermin pada struktur organisasi, yang mencakup aspek-aspek krusial organisasi dan proses pengorganisasian, yaitu : 

1) pembagian kerja, 

2) departementalisasi (atau seringkali diklaim dengan istilah iepartemen­tasi), 

3) bagan organisasi formal, 

4) rantai perintah dan kesatuan perintah, 

5) tingkat-taraf hirarki manajemen, 

6) saluran komu­nikasi, 

7) penggunaan komite, 

8) rentang manajemen serta kelom­pok-grup informal yg tidak dapat dihindarkan.

Struktur Organisasi

Struktur organisasi (disain organisasi) dapat didefinisikan seba­gai mekanisme-prosedur formal menggunakan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi memberitahuakn kerangka serta susunan perwujudan pola permanen interaksi-interaksi di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, juga orang-orang yang memperlihatkan keduduk­an, tugas wewenang serta tanggung jawab yg tidak sinkron-Deda pada suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi pada pembuatan keputusan dan besaran (berukuran) satuan kerja.

Adapun faktor-faktor primer yang menentukan perancangan struktur organisasi merupakan menjadi berikut

1. Strategi organisasi buat mencapai tujuannya. Chandler 2) te­lah menjelaskan hubungan strategi dan struktur organisasi da­lam studinya pada perusahaan-perusahaan industri pada Amerika.

2. Dia dalam dasarnya menyimpulkan bahwa "struktur mengikuti strategi". Strategi akan menjelaskan bagaimana genre wewe­nang serta saluran komunikasi dapat disusun di antara para mana­jer dan bawahan. Aliran kerja sangat ditentukan taktik, se­hingga jika taktik berubah maka struktur organisasi juga ber­ubah.

3. Teknologi yg dipakai. Perbedaan teknologi yang dipakai buat menghasilkan barang barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi. Sebagai contoh, perusahaan kendaraan beroda empat yg mempergunakan teknologi industri masal akan memerlu= kan taraf standardisasi dan spesialisasi yg lebih tinggi diban­ding perusahaan industri sandang jadi yang mengutamakan per­ubahan mode.

4. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam orga­nisasi. Kemampuan dan cara berpikir para anggota, serta kebu­tuhan mereka buat bekerjasama harus diperhatikan pada me­rancang struktur organisasi. Kebutuhan manajer pada pem­buatan keputusan pula akan menghipnotis saluran komunika­si, wewenang serta hubungan di antara satuan-satuan kerja dalam rancangan struktur organisasi. Di samping itu, orang-orang pada luar organisasi, misalnya pelanggan, supplier, dan sebagainya perlu dipertimbangkan pada penyusunan struktur.

5. Ukuran organisasi. Besarnya organisasi secara holistik mau­pun satuan-satuan kerjanya akan sangat menghipnotis struktur organisasi. Semakin akbar berukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks, dan harus dipilih bentuk struktur yang sempurna.

Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :

1. Spesialisasi aktivitas berkenaan menggunakan spesifikasi tugas-tugas individual serta grup kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satu­an kerja (departementalisasi).

2. Standardisasi kegiatan, merupakan mekanisme-prosedui yang digu­nakan organisasi buat menjamin" terlaksananya kegiatan seper­ti yg direncanakan.

3. Koordinasi kegiatan, memperlihatkan prosedur-mekanisme yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja pada orga­nisasi.

4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusapt, yang me­nunjukkan lokasi (letak) kekuasaan pembuatan keputusan.

5. Ukuran satuan kerja menerangkan jumlah karyawan dalam sua­tu grup kerja. 3 )

Pembagian Kerja

Tujuan suatu organisasi adalah buat mencapai tujuan pada mana individu-individu nir dapat mencapainya sendiri. Kelompok 2 atau lebih orang yang bekerja beserta secara kooperatif serta dikoor­dinasikan dapat mencapai basil lebih daripada dilakukan perseorang­an. Konsep ini dianggap synergy. Tiang dasar pengorganisisian merupakan prinsip pembagian kerja (division of labor) yg memurigkinkan sy­nergy terjadi.

Sebagai model, pembagian kerja dalam team sepak bola : pada mana ada manajer tim, kepala instruktur, asisten instruktur, dokter tim, penjaga gawang, serta pemain lainnya. Pembagian kerja ini efektif ka­rena apabila hanya omponen kecil berdasarkan pekerjaan yang dilaksanakan, kualifikasi personalia yg rendah dipakai, dan latihan jabatan le­bih gampang. Gerakan-gerakan serta perpindahan yg percuma dari komponen pekerjaan yg akbar diminimumkan. Lebih menurut itu, pem­bagian kerja mengarahkan penanaman pada alat-alat serta mesin-me­sin yang efisien buat menaikkan produktivitas. Namun demikian, beberapa penulis telah menunjukkan adanya konsekuensi-konsekuensi pada konduite karyawan sehubungan dengan pembagian kerja, jika hal itu dilaksanakan secara ekstrim. Ini bisa mengakibatkan kebosanan, keletihan, terus-menerus dan kehilangan motivasi yang dapat membentuk ketidak efisienan serta bukan efi­siensi.

Bagan Organisasi Formal

Struktur organisasi merupakan terlalu kompleks buat tersaji se­cara verbal. Manajer perlu menggambarkan bagan organisasi (organi­zation chart) buat menampakan struktur organisasi. Bagan organi­sasi menerangkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi serta menerangkan bagaimana hubungan pada antaranya. Satuan-satuan organisasi yg terpisah umumnya digam­barkan pada kotak-kotak, di mana dihubungkan satu dengan yang lain menggunakan garis yang menunjukkan rantai perintah dan jalur komu­nikasi formal.

Bagan organisasi menggambarkan lima aspek primer suatu sturk­tur organisasi, yang secara ringkas dapat diuraikan sebagai berikut :

1. Pembagian kerja. Setiap kotak menampakan individu atau satu­an organisasi mana yang bertanggung jawab untuk aktivitas or­ganisasi tertentu, dan taraf spesialisasi yang digunakan.

2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah. Rantai perintah me­nunjukkan hubungan kewenangan-tanggung jawab yang menghu­bungkan atasan serta bawahan pada holistik organisasi. Aliran ini dimulai menurut jenjang organisasi yg tertinggi sampai karyawan terendah dala.M organisasi, misalnya terlihat pada gam­bar. Oleh karena itu, setiap anggota organisasi memiliki suatu kaitan menggunakan manajer- zenit organisasi. Dalam hal ini prinsip kesatuan perintah wajib kentara, pada mana setiap karya­wan menerima tugas dan pelimpahan wewenang hanya dari se­orang manajer dan melaporkan pertanggung jawaban pula hanya kepada seseorang manajer.

3. Tipe pekerjaan yang dilaksanakan. Label dan pelukisan pada tiap kotak menunjukkan pekerjaan organisasional atau Ndang tang­gung jawab yg tidak selaras.

4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan. Keseluruhan bagan menerangkan atas dasar apa aktivitas-kegiatan organisasi dibagi dasar fungsional atau divisional, atau lainnya (departementali­sasi).

5. Tingkatan manajemen. Suatu bagan tidak hanya menunjukkan manajer serta bawahan namun jua keseluruhan hirarki manaje­men. 

Seberapa luas taraf spesialisasi kerja pada organisasi bisa pada perkirakan dengan membaca label-label yang menampakan pekerjaan-pekerjaan yang tidak sama serta bagaimana tugas-tugas dikelompok, kan. Garis menampakan rantai perintah yang merupakan aspek kun­ci koordinasi pada setiap organisasi. Bagan juga dapat menunjukkan besarnya (size) berdasarkan organisasi, tetapi tanpa berita tambahan akan menimbulkan gambaran yang tidak jelas.

Keuntungan serta kelemahan bagan organisasi telah menjadi su­byek perdebatan relatif usang pada antara para penulis manajemen. Sa­lah satu keuntungannya adalah bahwa karyawan serta lain-lain diberi citra bagaimana organisasi disusun. Manajer, bawahan dan tanggung jawab digambarkan dengan kentara. Bila seseorang diharapkan un­tuk menangani suatu perkara khusus, bagan menampakan tempat di mana orang itu bisa ditemukan. Proses pembuatan bagan pula me­mungkinkan manajer mengetahui dengan tepat kelemahan-kelemahan organisasi, seperti sumber-asal potensial terjadinya perseteruan atau bidang-bidang pada mana duplikasi yg nir diharapkan terjadi.

Kelemahan atau kekurangan primer bagan merupakan masih banyak hal-hal yang nir jelas atau tidak ditunjukkan. Bagan, sebagai con­toh, tidak memperlihatkan seberapa akbar taraf wewenang serta tang­gung jawab setiap tingkatan manajerial. Bagan jua nir memilih­kan interaksi-interaksi informal serta saluran komunikasi, pada mana organisasi nir dapat berfungsi secara efisien tanpa hal-hal itu.

Bentuk-bentuk Bagan Organisasi

Hemy G. Hodges mengemukakan empat bentuk bagan organi­sasi, yaitu 

1. Bentuk piramid. Bentuk ini yang paling poly dipakai, ka­rena sederhana, kentara dan gampang dimengerti. 

2. Bentuk vertikal. Bentuk vertikal relatif menyerupai bentuk pi­ramid, yaitu pada hal pelimpahan kekuasaan menurut atas  ba­wah, hanya bagan vertikal berwujud tegak sepenuhnya. 

3. Bentuk horizontal. Digambarkan dariakiri Aliran ke kanan. Jsatu Bentuk bundar. Bagan ini menekankan pada hubungan antara abatan dengan jabatan lain. Bagan bentuk bundar sporadis sekali digunakan dalam praktek.

Departementalisasi

Departementalisasi sebagaimana sudah diterangkan pada muka, adalah proses penentuan bagian-bagian dalam organisasi yg akan bertanggung jawab dalam melaku­kan bermacam jenis pekerjaan yang sudah dikategorikan dari faktor-faktor tertentu. Dalam mendesain organisasi, khususnya pada proses departementalisasi sebagaimana diuraikan pada muka, terdapat beberapa pendekatan yg bisa digunakan sang organisasi, yaitu pendekatan menurut fungsional, menurut produk, menurut Pelanggan, dari geografis, dan menurut matriks.

Pendekatan Fungsional

Penentuan sub-subbagian menurut organisasi atau proses departementalisasi yg pertama adalah berdasarkan fungsi (functional departmentalization). Berdasarkan pen­dekatan ini, proses departementalisasi dilakukan menurut fungsi-fungsi tertentu yg mesti dijalankan pada sebuah organisasi. Dalam sebuah organisasi bisnis contohnya, ada pekerjaan-pekerjaan yg terkait dengan fungsi produksi, ada peketjaan-pekerjaan yang terkait menggunakan pelanggan atau pasar, sehingga dinamakan menggunakan fungsi pemasaran, serta lain sebagainya. Pada Gambar  ditunjukkan model sebuah desain organisasi melalui departementalisasi yg dibuat menurut pendekatan fungsional.

Seperti yg ditunjukkan oleh garis terputus-putus pada Gambar di atas, setiap bagian dalam struktur organisasi dibentuk buat menjalankan aneka macam fungsi yg terkait dengan aktivitas usaha perusahaan PT ABC. Bagian Keuangan, Produksi, Pemasaran, dan SDM memiliki fungsi yang spesial pada setiap pekerjaan bisnisnya. Dan, setiap bagian tadi secara lebili rinci diturunkan menjadi subbagian kenaikan pangkat dan penjualan (bagian Pemasaran), produksi serta pergudangan (bagian Produksi), dan rekrutmen serta seleksi dan pembinaan dan pengembangan (bagian SDM).

Pendekatan Produk

Pendekatan ke 2 dalam departementalisasi adalah menurut produk atau product departmentalization. Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian pada organisasi ditentukan berdasarkan jenis produk yg dibentuk sang organisasi. Sebagai model, PT ABC mempunyai beberapa jenis produk dari mulai produk susu, sabun mandi, pasta gigi, sampai mi instan, maka pada bawah bagian produksi dapat pula dibentuk subbagian.

Bagian-bagian produk susu, sabun mandi, pasta gigi, dan mi instan, misalnya ditunjuk­kan dalam Gambar melalui garis putus-putus, adalah contoh departementalisasi berdasarkan produk. Pada pelaksanaannya, departementalisasi menurut produk ini tidak selalu wajib berada pada bawah bagian tertentu pada struktur organisasi eksklusif, akan tetapi pula bisa dibuat tersendiri pada suatu organisasi. Seperti misalnya ditunjukkan pada Gambar dibawah.

Pada Gambar diatas tadi jelas bahwa bagian-bagian fungsional misalnya Pemasaran, Produksi, Keuangan, serta SDM nir selalu harus berada di atas subbagian menurut produk, akan namun juga bisa sebagai subbagian menurut departemen dari produk.

Pendekatan Pelanggan

Pendekatan ketiga pada departementalisasi adalah menurut pelanggan atau customer departmentalization. Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian dalam organisasi ditentukan dari karakteristik pelanggan yang sebagai sasaran pelanggan berdasarkan organisasi. Sebagai contoh, apabila produk sabun mandi berdasarkan PT ABC pada atas ternyata nir hanya satu, tetapi terdapat saburi mandi buat bayi, anak, remaja, dan dewasa, maka bentuk desain organisasi dapat dibuat sebagaimana ditunjukkan dalam Gambar berikut adalah. 

Pendekatan Geografis

Pendekatan keempat pada departementalisasi adalah menurut faktor geografis. Berdasarkan pendekatan ini, penentuan bagian-bagian pada organisasi ditentukan berdasarkan wilayah geografis di mana organisasi beroperasi. Jika PT ABC memiliki wilayah penjualan pada empat wilayah, misalnya Jakarta, Bandung, Makassar,, serta Medan, maka desain organisasi yg bisa dibentuk adalah sebagaimana ditunjukkan sang Gambar berikut:

Berdasarkan Gambar pada atas, tampak bahwa daerah penjualan dari PT ABC mencakup empat daerah sebagaimana disebutkan di atas. Agar penjualan lebih dapat terkonsentrasi dan disebabkan karakteristik pelanggan serta lingkungan di daerah geografis bhineka, maka departementalisasi dari geografis bisa dilakukan. Pendekatan ini tidak saja dilakukan buat menentukan bagian atau departemen di bawah bagian penjualan, tetapi juga bisa dilakukan dalam aneka macam jenis organisasi lainnya. Organisasi yang memiliki aneka macam cabang di berbagai daerah umumnya melaku­kan desain organisasi dari pendekatan ini. Perusahaan perbankan juga termasuk ke dalam organisasi yang melakukan departementalisasi dari geografis dikarena­kan perusahaan perbankan mengandalkan kantor-tempat kerja cabangnya pada meraih pangsa pasarnya.

Pendekatan Matriks

Pendekatan departementalisasi terakhir yg diperkenalkan dalam kitab ini merupakan pendekatan matriks. Pendekatan ini dalam dasarnya merupakan proses departementalisasi yg menggabungkan antara pendekatan fungsional dengan pendekatan lain, contohnya berdasarkan proyek tertentu, produk tertentu, ataupun dari pendekatan lainnya. Setiap pekerja yang berada pada bawah departemen tertentu dalam kenyataannya jua merupakan bagian berdasarkan sebuah proyek tertentu atau bagian pekerjaan yg lain berdasarkan perusahaan. Apabila kita kembali menggunakan model PT ABC tersebut di atas, dan melakukan penyesuaian desain organisasinya sebagai bentuk matriks, maka desain organisasi yang dapat dibentuk adalah misalnya ditunjukkan pada Gambar dibawah berikut adalah.

Berdasarkan Gambar diketahui bahwa PT ABC memiliki struktur organisasi fungsional di mana di dalamnya masih ada menurut mulai bagian Keuangan, Pemasaran, SDM, serta Riset dan Pengembangan. Masing-masing bagian tadi dikepalai oleh seorang manajer. Selain keempat fungsi tersebut, terdapat juga fungsi profit menurut PT ABC yaitu yang terkait menggunakan usaha yg dijalankan PT ABC buat memperoleh profit yg terdiri berdasarkan produk susu, sabun mandi, pasta gigi, serta mi instan. Masing-masing profit project ini memiliki pengaturan keuangan tertentu; SDM eksklusif yang dipekerja­kan, Pemasaran eksklusif, dan juga Riser dan Pengembangan tertentu. Setiap pekerjaan ini mensyaratkan adanya tenaga kerja yang dipekerjakan. Berdasarkan pendekatan matriks, energi kerja selain misalnya ditugaskan pada bawah sebuah departemen eksklusif seperti Pemasaran, SDM, dan lain sebagainya, juga merupakan bagian berdasarkan kegiatan peraihan profit atau profit project.

Irisan kedua bagian ini digambarkan melalui bulat atau bentuk oval sebagai­mana ditunjukkan sang Gambar  Berdasarkan pendekatan ini tenaga kerja nir saja bertanggung jawab serta berkoordinasi pada atasan fungsionalnya saja, namun pula pada pimpinan proyek di mana tenaga tersebut terlibat.

Pendekatan Mana yang Lebih Baik?

Setiap pendekatan tentunya mempunyai banyak sekali kelebihan sekaligus keterbatasan­nya. Pendekatan fungsional contohnya, menaruh kemudahan bagi organisasi buat membagi-bagi pekerjaan dari fungsi-fungsi yang wajib dilakukan dalam organisasi usaha. Namun di sisi lain, pendekatan fungsional relatif menyulitkan organisasi ketika contohnya masih ada disparitas kepentingan antarbagian yg tidak sama. Bagian Pemasaran yang bermaksud buat menaikkan biaya promosi contohnya dapat pertarungan menggunakan bagian Keuangan, atau juga dengan bagian SDM yang menerima tuntutan pegawai buat kenaikan honor . Kelemahan berdasarkan pendekatan fungsional ini sanggup diselesai­kan menggunakan pendekatan produk misalnya. Di setiap produk misalnya masih ada berbagai subbagian fungsional seperti Pemasaran, Produksi, serta lain-lain yg dengan demikian pertarungan antarbagian dapat dihindari. Namun, pendekatan ini jua belum tentu sinkron waktu contohnya organisasi mempunyai cabang-cabang di aneka macam daerah, atau organisasi tadi bukan berupa organisasi bisnis. Bagi organisasi nonprofit contohnya, pendekatan berdasarkan produk belum tentu cocok, serta cenderung justru tidak efektif.

Sebagai konklusi setiap pendekatan memiliki keterbatasan sekaligus kelebihan­nya. Oleh karena itu penggunaannya jua sangat situasional dengan banyak sekali faktor yg dimiliki dan dihadapi sang organisasi.

Struktur Organisasi Formal Dan Informal

Apa yg sudah dibicarakan pada bab ini adalah bagaimana organisasi melakukan proses pengorganisasian yg diawali dengan penyusunan desain organisasi berdasarkan banyak sekali faktor yg dimiliki dan dihadapi sang organisasi. Struktur organisasi yg didapatkan melalui keseluruhan proses tadi kerap dikenal menjadi struktur organisasi formal. Struktur organisasi formal inilah yang dijadikan pedoman bagi semua anggota organisasi buat melakukan berbagai hal pada upaya pencapaian tujuan. Dalam kenyataannya, beberapa bagian atau para pekerja tak jarang kali mengelompokkan diri nir hanya berdasarkan fungsi yang harus dilaksanakannya sinkron dengan struktur organisasi yg telah dibentuk, akan tetapi pula dapat mengelompokkan diri menurut kesamaan tuntutan, hobi, dan lain sebagainya. Kelompok-gerombolan pekerja ini acapkali kali dinamakan dengan organisasi informal. Seorang manajer yg baik akan permanen memerhatikan serta mengakomodasi berbagai karakteristik pekerjanya termasuk menggunakan adanya fenomena organisasi informal tersebut. Dalam kondisi eksklusif, organisasi informal tersebut dapat membantu manajer pada mencapai tujuan organisasi. Tetapi, apabila tuntutan organisasi informal ternyata nir diakomodasi menggunakan baik, organisasi informal ini akan mengakibatkan konflik internal yg akan Mengganggu pencapaian tujuan organisasi.