KONSEP DESAIN DAN IMPLEMENTASI PERPUSTAKAAN ELEKTRONIK

Konsep, Desain Dan Implementasi Perpustakaan Elektronik 

Penerapan Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir pada semua bidang nir terkecuali pada perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi adalah galat satu bidang penerapan teknologi fakta yang berkembang menggunakan pesat. Perkembangan berdasarkan penerapan teknologi keterangan bisa kita lihat menurut perkembangan jenis perpustakaan yg selalu berkaitan menggunakan menggunakan teknologi keterangan, diawali dari perpustakaan manual, perpustakaan terautomasi, perpustakaan digital atau cyber library. Ukuran perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur berdasarkan penerapan teknologi kabar yg dipakai serta bukan menurut skala ukuran lain seperti akbar gedung yang dipakai, jumlah koleksi yang tersedia juga jumlah penggunanya. Kebutuhan akan TI sangat herbi peran menurut perpustakaan menjadi kekuatan pada pelestarian dan penyebaran keterangan ilmu pengetahuan serta kebudayaan yang berkembang seiring menggunakan menulis, mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan keterangan. Perpustakaan membagi homogen fakta menggunakan cara mengidentifikasi, mengumpulkan, mengelola dan menyediakanya buat umum. 

Penerapan teknologi warta di perpustakaan bisa difungsikan pada banyak sekali bentuk, diantaranya:

1. Penerapan teknologi keterangan digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan. Bidang pekerjaan yang bisa diintegrasikan menggunakan sistem berita perpustakaan merupakan pengadaan, inventarisasi, katalogisasi, aliran bahan pustaka, pengelolaan anggota, statistik dan lain sebagainya. Fungsi ini sering diistilahkan menjadi bentuk Automasi Perpustakaan.
2. Penerapan teknologi warta sebagai sarana buat menyimpan, mendapatkan serta menyebarluaskan keterangan ilmu pengetahuan pada format digital. Bentuk penerapan TI pada perpustakaan ini tak jarang dikenal menggunakan Perpustakaan Digital.

Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi pada suatu sistem informasi tergantung berdasarkan kemampuan perangkat lunak yg dipakai, sumber daya insan dan infrastruktur alat-alat teknologi keterangan yg mendukung keduanya. Dalam makalah ini selanjutnya akan membahas mengenai automasi perpustakaan.

Faktor Penggerak 

• Kemudahan mendapatkan produk TI 
• Harga semakin terjangkau buat memperoleh produk TI 
• Kemampuan berdasarkan teknologi fakta 
• Tuntutan layanan masyarakat serba “klick” 

Alasan lain 

• Mengefisiensikan serta mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan 
• Memberikan layanan yg lebih baik pada pengguna perpustakaan 
• Meningkatkan gambaran perpustakaan 
• Pengembangan infrastruktur nasional, regional serta global. 

Peranan Katalog dalam Automasi Perpustakaan 

Katalog adalah warta singkat atau wakil dari suatu dokumen. Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung menurut sebuah sistem perpustakaan yang terautomasi. Sub sistem lain seperti OPAC serta aliran berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi. Sebuah sistem katalog yg didesain dengan baik adalah faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan.

Cakupan menurut Automasi Perpustakaan

• Pengadaan koleksi 
• Katalogisasi, inventarisasi 
• Sirkulasi, reserve, inter-library loan 
• Pengelolaan penerbitan berkala 
• Penyediaan katalog (OPAC) 
• Pengelolaan anggota 

Bagaimana mengenai Layanan Referens ?

• Layanan referens nir termasuk dalam bagian yg terintegrasi berdasarkan suatu sistem automasi perpustakaan, tetapi yg lebih penting merupakan penyediaan teknologi fakta yg digunakan dalam layanan referens. Layanan liputan referens dikembangkan dengan menyediakan koleksi dalam bentuk digital yang dikemas pada CD-ROM serta akses warta ke jaringan luar (LAN, WAN, Internet) 

Peran CD-ROM

• Mempercepat akses berita multi media baik itu berupa tak berbentuk, indeks, bahan full text, dalam bentuk digital tanpa mengadakan interaksi ke jaringan personal komputer . 
• Media back-up / cadangan data perpustakaan serta sarana koleksi referens bagi perpustakaan lain. 

Peran Internet 

• Untuk mengakses infrormasi multimedia pada resource internet. 
• Sarana telekomunikasi serta distribusi berita. 
• Untuk menciptakan homepage, penyebarluasan katalog serta kabar. 

Keperluan Pengguna

Pustakawan wajib bisa melayani keperluan pengguna seperti permintaan akan akses yang lebih cepat ke fakta yang dibutuhkan dari dalam juga luar perpustakaan. Dengan begitu diharapkan agar para pustakawan mahir pada penggunaan teknologi berita sehingga mereka dapat membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan berita yang dibutuhkan.

Apa yang harus diketahui dan dikerjakan sang pustakawan pada mengautomasikan perpustakaannya : 

• Faham akan maksud dan ruang lingkup serta unsur berdasarkan AP 
• Faham serta sanggup mengapresiasi pentingnya melaksanakan analisis sistem yang menyeluruh sebelum merencanakan desain sistem 
• Faham akan serta bisa mengapresiasi manfaat analisis sistem serta desain, implementasi, evaluasi dan maintenance. 
• Faham akan proses evaluasi aplikasi sejalan dengan proposal sebelum menentukan sebuah sistem 
• Faham akan serta sanggup mengapresiasi pentingnya training untuk staf serta keterlibatan mereka dalam seluruh proses kerja 

Unsu-unsur Automasi Perpustakaan

Dalam sebuah sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu menggunakan lainnya, unsur-unsur atau kondisi tersebut adalah :

1. Pengguna (users)

Pengguna adalah unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakan. Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi menggunakan pengguna-penggunanya yang mencakup pustakawan, staf yg nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan. Apa misi organisasi tadi? Apa kebutuhan keterangan mereka ? Seberapa melek komputerkah mereka? Bagaimana sikap mereka ? Apakah pelatihan dibutuhkan? Itu adalah beberapa pertanyaan yg wajib dijawab dalam mengembangkan sebuah sistem automasi perpustakaan. Automasi Perpustakaan baru sanggup dikatakan baik apabila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf juga anggota perpustakaan. Tujuan daripada sistem automasi perpustakaan merupakan buat menaruh manfaat pada pengguna.

Konsultasikan menggunakan pengguna untuk memilih kebutuhan-kebutuhan mereka. Tetapi perlu hati-hati terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yg sanggup dan tidak mampu dilakukan oleh suatu sistem komputer . Kebutuhan bisa dirincikan terlalu poly atau terlalu sedikit dan kadang-kadang persepsi sanggup juga galat.

Staf yg bersangkutan wajib dilibatkan mulai dari tahap perencanaan serta pelaksanaan sistem. Masukan dari masing-masing staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka. Tenaga-tenaga inti yang dilatih buat sebagai operator, teknisi dan adminsitrator sistem harus diidentifikasikan serta dilatih sesuai bidang yg akan dioperasikan.

2. Perangkat Keras (Hardware)

Komputer merupakan sebuah mesin yang bisa menerima serta memasak data sebagai informasi secara cepat dan tepat. Pendapat lain menyampaikan bahwa personal komputer hanya sebuah komponen fisik menurut sebuah sistem personal komputer yg memerlukan acara buat menjalankannya. 

Dari beberapa pengertian diatas bisa disimpulkan bahwa komputer adalah sebuah alat dimana kemampuanya sangat tergantung pada manusia yg mengoperasikan dan perangkat lunak yang digunakan. 

Kecenderungan perkembangan komputer : 

• Ukuran fisik mengecil menggunakan kemampuan yang lebih akbar 
• Harga terjangkau (murah) 
• Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi 
• Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan 

Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah memilih staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan penilaian hardware sebelum transaksi pembelian. Adanya staf yang bertanggung jawab adalah buat mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari efek jelek yang mungkin ada. Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk berdasarkan vendor penyedia personal komputer .

3. Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau mekanisme buat mengoperasikan personal komputer supaya sesuai menggunakan permintaan pemakai. Kecenderungan berdasarkan software sekarang mampu diaplikasikan pada aneka macam sistem operasi, mampu menjalankan lebih menurut satu acara dalam ketika bersamaan (multi-tasking), kemampuan mengelola data yg lebih handal, dapat dioperasikan secara beserta-sama (multi-user). 

Untuk mendapatkan perangkat lunak kini sudah banyak tersedia baik berdasarkan luar maupun pada negeri dengan banyak sekali keunggulan yg ditawarkan serta harga yang bervariasi. Di perpustakaan perangkat lunak yang dikenal diantaranya CDS/ISIS, WINISIS yang gampang didapat serta perdeo freeware berdasarkan Unesco atau menurut beberapa perguruan tinggi sekarang telah banyak menciptakan serta mengembangakan sistem perpustakaannya sendiri seperti SIPUS 2000 di UGM, Sipisis di IPB. Masih banyak lagi perguruan tinggi dan institusi pengembang aplikasi yg membuatkan SIP dengan kemampuan yg nir kalah sip. Sistem Informasi Perpustakaan ini difungsikan buat pekerjaan operasional perpustakaan, mulai menurut pengadaan, katalogisasi, inventarisasi, keanggotaan, OPAC, pengelolaan terbitan terpola, peredaran, serta pekerjaan lain pada lingkup operasi perpustakaan.

Kriteria Penilaian Software 

Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu sistem kerja yg berjalan, buat menilia suatu aplikasi tentu saja poly kriteria yang wajib diperhatikan. Beberapa criteria buat menilia aplikasi merupakan sebagai berikut :

• Kegunaan : fasilitas dan laporan yg ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan kabar tepat dalam saat (realtime) serta relevan buat proses pengambilan keputusan.
• Ekonomis : biaya yang dikeluarkan sebanding buat mengaplikasikan software sinkron dengan hasil yang dihasilkan.
• Keandalan : mampu menangani operasi pekerjaan menggunakan frekuensi besar serta terus-menerus.
• Kapasitas : bisa menyimpan data menggunakan jumlah besar menggunakan kemampuan temu kembali yg cepat.
• Sederhana : pilihan menu-menu yang disediakan dapat dijalankan dengan gampang dan interaktif dengan pengguna
• Fleksibel : dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi serta maupun mempunyai potensi buat dikembangkan lebih lanjut.

Menentukan Software

• Membangun sendiri
• Mengontrakan keluar
• Membeli aplikasi jadi yg ada pada pasaran

Pilihan apapun yg dijatuhkan, perangkat lunak harus

• Sesuai dengan keperluan
• Memiliki ijin pemakaian
• Ada dukungan teknis, pembinaan , dokumentasi yang relevan serta pemeliharaan.
• Menentukan staf yang bertanggungjawab atas pemilihan dan penilaian perangkat lunak. 

Memilih serta membeli aplikasi adalah suatu proses tersedianya dukungan pemakai, lantaran dibutuhkan poly pembinaan serta pemecahan perkara sebelum sistem tadi dapat berjalan dengan baik. Salah satu cara buat memastikan dukungan pelanggan adalah memilih software yang dipakai sang sejumlah perpustakaan. Sekelompok akbar pengguna biasanya menjustifikasikan layanan dukungan pelanggan menjadi hal yg subtansial. Selain itu, pengguna bisa saling membantu dalam pemecahan perkara. 

Spesifikasi perangkat keras wajib memenuhi kebutuhan-kebutuhan minimum operasi software. 

4. Network / Jaringan 

Jaringan personal komputer sudah menjadi bagian dari automasi perpustakaan lantaran perkembangan yg terjadi pada dalam teknologi warta sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan asal daya bersama melalui teknologi.

Komponen perangkat keras jaringan diantaranya : personal komputer sebagai server dan klien, Network Interface Card ( LAN Card terminal kabel (Hub), jaringan telepon atau radio, modem.

Hal yg harus diperhatikan dalam menciptakan jaringan personal komputer merupakan :

1. Jumlah komputer serta lingkup menurut jaringan (LAN, WAN)
2. Lokasi menurut hardware : personal komputer , kabel, panel distribusi, dan sejenisnya
3. Protokol komunikasi yg digunakan
4. Menentukan staf yg bertanggun jawab dalam pembangunan jaringan.

5. Data

Data merupakan bahan baku fakta, dapat didefinisikan menjadi gerombolan teratur simbol-simbol yang mewakili kuantitas, warta, tindakan, benda, serta sebagainya. Data terbentuk menurut karakter, dapat berupa huruf, angka, maupun simbol khusus seperti *, $ dan /. Data disusun mulai dari bits, bytes, fields, records, arsip dan database. 

Sistem fakta menerima masukan data serta instruksi, memasak data tersebut sesuai instruksi, serta mengeluarkan hasilnya. Fungsi pengolahan kabar tak jarang membutuhkan data yang sudah dikumpulkan dan diolah pada periode ketika sebelumnya, karenanya dibubuhi sebuah penyimpanan data file (data arsip storage) ke dalam contoh sistem warta; dengan begitu, aktivitas pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya.

Gambar Model dasar sistem informasi

Gambar Model Pengembangan Sistem Informasi

Standar basis data katalog

Kerjasama antar perpustakaan secara elektronika sudah berkembang seiring menggunakan perkembangan teknologi yang telah memungkinkan buat itu dan didasari adanya kebutuhan buat menggunakan sumber daya bersama. Bentuk tukar-menukar juga penggabungan data katalog koleksi merupakan suatu hal yg telah biasa terjadi pada perpustakaan, kerjasama dapat dilakukan apabila masing-masing perpustakaan itu mempunyai kecenderungan dalam format penulisan data katalog data. Persoalan yang acapkali dihadapi dalam kerjasama tukar-menukar atau penggabungan data merupakan banyaknya data yang ditulis dengan suka -senang yaitu nir memperhatikan baku yang terdapat. Pekerjaan konversi data merupakan hal yg membosankan dan memakan poly saat. Sering data katalog pada perpustakaan nir menggunakan standar, hal ini banyak terjadi lantaran kurangnya pemahaman akan manfaat baku penulisan data. Pertemuan-pertemuan mungkin perlu seringkali diadakan diantara anggota-anggota jaringan perpustakaan untuk menentukan baku-baku serta prosedur-prosedur yg digunakan bersama. 

Persoalan lain pada standardisasi format penulisan data katalog merupakan bahasa. Kebanyakan perpustakaan mengkoleksi materi yg menggunakan bahasa pengantar bhineka. Bagaimana dengan bahasa pengantar cantuman katalog itu sendiri? Informasi judul kentara wajib diisi sesuai menggunakan judul koleksi yang bersangkutan. Bagaimana menggunakan kolom subjek dan kata kunci? Haruskah diisi dengan bahasa nasional (Bahasa Indonesia untuk perpustakaan pada Indonesia) atau menggunakan bahasa internasional (Bahasa Inggris)? Lebih jauh lagi, bagaimana kita memberi nama pada kolom-kolom isian, menggunakan Bahasa Indonesia (judul, pengarang, penerbit, dsb.) atau bahasa Inggris (title, author, publisher etc.)? Bagaimana dengan koleksi yg berpengantar bahasa-bahasa lain seperti Arab, China atau Korea ? 

Metadata 

Metada adalah kata baru dan bukan merupakan konsep baru pada dunia pengelola keterangan. Perpustakaan telah lama membangun metada dalam bentuk pengkatalokan koleksi. 

Definisi metadata sangat beragam terdapat yang menyampaikan “data tentang data” atau “keterangan mengenai warta”, pengertian dari beberapa definisi tersebut bahwa metadata adalah sebagai bentuk pengindentifikasian, penjelasan suatu data, atau diartikan sebagai struktur berdasarkan sebuah data. Dicontohkan metadata berdasarkan katalog buku terdiri menurut : judul, pengarang, penerbit, subyek serta sebagainya. Metada yang biasa dipakai di perpustakaan adalah Marc dan Dublin Core.

INDOMARC

Machine Readable Cataloging (MARC) merupakan galat satu output serta juga sekaligus keliru satu kondisi penulisan katalog koleksi bahan pustaka perpustakaan. Standar metadata katalog perpustakaan ini dikembangkan pertama kali oleh Library of Congress, format LC MARC ternyata sangat akbar keuntungannya bagi penyebaran data katalogisasi bahan pustaka ke berbagai perpustakaan di Amerika Serikat. Keberhasilan ini membuat negara lain turut mengembangkan format MARC homogen bagi kepentingan nasionalnya masing-masing.

Format INDOMARC adalah implementasi menurut International Standard Organization (ISO) Format ISO 2719 buat Indonesia, sebuah format buat tukar-menukar fakta bibliografi melalui format digital atau media yang terbacakan mesin (machine-readable) lainnya. Informasi bibliografi umumnya meliputi pengarang, judul, subyek, catatan, data penerbitan serta pelukisan fisik. 

Indomarc menguraikan format cantuman bibliografi yg sangat lengkap terdiri berdasarkan 700 elemen serta dapat menggambarkan dengan baik kebanyakan objek fisik asal pengetahuan, misalnya jenis monograf (BK), manuskrip (AM), dan terbitan berseri (SE) termasuk; Buku Pamflet, Lembar tercetak, Atlas, Skripsi, tesis dan disertasi (baik diterbitkan ataupun nir), serta Jurnal Buku Langka. 

Dublin Core 

Dublin Core adalah salah satu skema metadata yang dipakai buat web resource description and discovery. Gagasan menciptakan baku baru agaknya dipengaruhi oleh rasa kurang puas dengan standar MARC yang dipercaya terlalu poly unsurnya serta beberapa kata yang hanya dimengerti oleh pustakawan dan kurang sanggup digunakan untuk sumber berita dalam web. Elemen Dublin Core serta MARC intinya mampu saling dikonversi. 

Metadata Dublin Core memiliki beberapa kekhususan menjadi berikut:

a. Memiliki deskripsi yg sangat sederhana

b. Semantik atau arti istilah yang gampang dikenali secara generik. 

c. Expandable mempunyai potensi buat dikembangkan lebih lanjut.

Dublin Core terdiri menurut 15 unsur yaitu :

1. Title : judul menurut sumber informasi

2. Creator : pencipta asal informasi

3. Subject : utama bahasan sumber berita, umumnya dinyatakan dalam bentuk istilah kunci atau angka klasifikasi

4. Description : informasi suatu isi berdasarkan sumber informasi, contohnya berupa abstrak, daftar isi atau uraian

5. Publisher : orang atau badan yang mempublikasikan asal informasi

6. Contributor : orang atau badan yg ikut membentuk asal informasi

7. Date : tanggal penciptaan sumber informasi

8. Type : jenis sumber fakta, nover, laporan, peta dan sebagainya

9. Format : bentuk fisik sumber kabar, format, berukuran, durasi, asal informasi

10. Identifier : angka atau serangkaian angka dan huruf yg mengidentifikasian sumber keterangan. Contoh URL, alamat situs

11. Source : rujukan ke asal dari suatu asal informasi

12. Language : bahasa yang intelektual yg digunakan sumber informasi

13. Relation : interaksi antara satu sumber informasi dengan asal berita lainnya.

14. Coverage : cakupan isi dilihat dari segi geografis atau periode ketika 

15. Rights : pemilik copyright sumber informasi

6. Manual

Manual atau biasa dianggap mekanisme adalah penjelasan bagaimana memasang, menyesuaikan, menjalankan suatu perangkat keras atau perangkat lunak. Prosedur merupakan aturan-aturan yg wajib diikuti bilamana memakai perangkat keras dan software. Banyak peripheral perangkat keras juga sistem nir berjalan dengan optimal karena dokumentasi yg tidak memadai atau pengguna tidak mengerti manual yang disediakan. Manual wajib dibaca serta dimengerti walau serumit apapun. Manual merupakan kunci bagi kelancaran sistem.

Manual / prosedur bisa jua mencakup kebijakan-kebijakan khususnya dalam lingkungan jaringan dimana pemasukan dan pengeluaran data membutuhkan format komunikasi beserta. Pertemuan-rendezvous mungkin perlu acapkali diadakan diantara anggota-anggota jaringan buat memilih standar-standar dan prosedur-prosedur.