PERILAKU ORGANISASI EFEKTIFITAS ORGANISASI

Perilaku Organisasi Efektifitas Organisasi

1. Efektifitas Organisasi

Seperti dikemukakan dalam Perdebatan Isyu Organisasi, bahwa keefektifan impak manajer sulit ditentukan, sekalipun banyak model yang dicapai melalui keunggulan manajemen. Kami segan menyimpulkan, prinsip-prinsip generik menurut contoh-contoh tersebut. Sungguhpun poly penulis mengenai manajemen serta perilaku organisasi mencoba mengembangkan suatu teori generik manajemen, namun tidak terdapat teori semacam itu. Modul ini didasarkan atas kenyakinan bahwa wawasan yg berharga mengenai manajemen bisa ditemukan dalam kepustakaan perilaku organisasi.

Keefektifan organisasi sudah terbukti sukar, dan beberapa orang malahan mengungkapkan tidak mungkin didefinisikan. Tetapi lantaran sebagai tema utama dalam Teori Organisasi maka arti serta maknanya wajib dihadapi.

Sebagai ilustrasi: produktifitas homogen-homogen setiap pekerja/karyawan perusahaan outomotive Toyota = 57,7 kendaraan beroda empat setiap tahun. Sebaliknya perusahaan Ford produktifitas pekerjanya 16,1 mobil. Perusahaan A mengeluarkan $630 untukupah per mobil sedangkan perusahaan B wajib membayar $2.379. Meskipun demikian perusahaan Ford mempeoleh $555 per mobil dibandingkan Toyota sebanyak $466. Perusahaan manakah Ford atau Toyota yang anda anggap lebih efektif ?

Perusahaan                              Monsanto              Rohn & Haas          Wamer-Lambert

=================================================================================================================================================================================

Penjualan 1987                          + 11% berdasarkan 1988                + 7% menurut 1988              menurun

Keuntungan 1987                      + 41% dari 1988               + 1% dari 1988              menurun

Return on Invesment (ROI)            11,2%                     17,6%                          30%  

=================================================================================================================================================================================   

Sumber data : Robbins, 1994, 52

Bagaimana anda menentukan apakah sebuah fakultas telah melakukan tugasnya dengan berhasil? Jika semua lulusannya memperoleh pekerjaan selesainya lulus, apakah itu menyatakan pada kita bahwa fakultas tadi efektif? Atau apakah kita wajib melihat kenaikan atau penurunan persentase mahasiswa baru, laporan statistik mengenai jumlah buku yg dipinjam berdasarkan perpustakaan sang mahasiswa selama tahun kuliah lalu, survei yang menanyakan pendapat senior tentang pengalamannya selama ber kuliah disana, jumlah publikasi para dosen, penghargaan yg diterima para lulusannya, ataukah honor homogen-homogen yg diperoleh mantan mahasiswanya 2 puluh tahun sesudah mereka lulus?

Contoh-model tadi dimaksudkan buat memperkenalkan masalah yang dijumpai bila menentukan dan mengukur keefektifan organisasi (Efektifitas Organisasi = EO). Dengan demikian sebenarnya tidak gampang untuk memahami teori organisasi yang tidak meliputi konsep keefektifan tersebut.

Arti krusial Keefektifan Organisasi

Setiap disiplin ilmu dalam ilmu-ilmu administrasi memberi sumbangan dengan satu serta lain cara buat membantu para manajer supaya menciptakan organisasinya efektif. Ilmu pemasaran misalnya, memandu para manajer menaikkan pendapatan, keuntungan, serta pangsa pasar. Konsep manajemen keuangan membantu para manajer supaya menggunakan dana yang diinvestasikan ke dalam organisasi secara optimal dan efektif dan efisien. Konsep manajemen produksi atau manajemen operasional membantu merencanakan proses produksi yang efektif dengan kualitas yang baik dan harga yg pantas/layak. Prinsip akuntansi membantu para manajer melalui keterangan (laporan keuangan – neraca, lap R/L, lap. Arus kas, dll) yang bisa menaikkan kualitas dari keputusan yang mereka buat.

Teori organisasi setidaknya memberikan jawaban lain terhadap pertanyaan: Apa yg menciptakan organisasi efektif?

Jawabnya merupakan, struktur organisasi yg sempurna!. Lantaran bagaimana cara kita menempatkan orang serta pekerjaannya dan tetapkan kiprah serta interaksi mereka merupakan sebuah determinan krusial, serta yang menyatakan apakah organisasi itu berhasil. Yang penting adalah manajer yg tahu tentang struktur organisasi yg dipilih dan kondisi struktur tersebut dipilih, niscaya akan lebih unggul dibanding dengan para manajer yg memiliki liputan sedikit mengenai struktur organisasi.

Upaya Mencari Definisi Efektifitas Organisasi (EO)

Secara konseptual, EO itu kompleks, demikian jua definisinya. Namun keefektifan organisasi bisa didefinisikan menjadi strata pencapaian organisasi atas tujuan jangka pendek (tujuan) dan jangka panjang (cara). Pemilihan itu mencerminkan konstituensi strategi, minat mengevaluasi serta taraf kehidupan berorganisasi. 

Keefektifan didefinisikan menjadi sejauh mana sebuah organisasi tadi mewujudkan tujuan-tujuannya. Namun jua tersembunyi makna ganda yang membatasi penelitian tentang subyek dan arti penggunaan konsep sang manajer. Misalnya, tujuan siapa? Tujuan jangka panjang atau pendek? Tujuan resmi dari organisasi atau tujuan aktual?

Tujuan yang paling disetujui sang para peneliti dan praktisi sebagai kondisi yg krusial bagi keberhasilan suatu organisasi merupakan : kelangsungan hidup. (sebagaimana pendekatan awal terhadap EO diera 1950an). Sedangkan dalam 1960an dan permulaan 1970an ada perkembangan kajian EO sehingga teridentifikasi 30 kriteria buat mengukur keefektifan organisasi (midalnya : keefektifan holistik, produktifitas, efisiensi, laba, kualitas, kecelakaan, pertumbuhan, kemangkiran, pergantian pegawai, kepuasan kerja, motivasi, dll lihat tabel 1). Sementara itu menurut sebuah kitab best-seller ‘In Search of Excellence’ (1982) karya Tom Peters serta Robert Waterman, mekipun metode penelitian serta konklusinya mendapat cukup poly kritik namun merupakan naif untuk mengesampingkan efek yang disebabkan kitab tersebut. Setelah mempelajari 42 perusahaan yang dikelola menggunakan baik, sangat efektif atau excellent (misalnya : IBM, Du Pont, 3M, Mc Donald, dan P&G), mereka menemukan delapan ciri umum berdasarkan perusahaan tersebut. (1) Mereka memiliki bias terhadap tindakan serta penyelesaian pekerjaan (2) Mereka selalu dekat dengan para pelanggan supaya dapat mengerti secara penuh kebutuhan pelanggan. (tiga) Mereka memberi para pegawai mereka suatu taraf ekonomi yg tinggi serta memupuk semangat kewirausahaan (entreneurial spirit). (4) Mereka berusaha menaikkan produktivitas lewat partisipasi para pegawainya (5) Para pegawai mengerti apa yg diinginkan perusahaan, dan para manajer terlibat aktif dalam pemecahan masalah di seluruh taraf. (6) Mereka selalu dekat dengan usah yang mereka ketahui dan oahami (7) Mereka memiliki struktur organisasi yg luwes serta sederhana, menggunakan jumlah orang yg minimal dalam aktifitas-aktifitas staf pendukung. (8) Mereka menggabungkan kontrol yang longgar pada bagian-bagian lain untuk mendorong pengambilan resiko serta penemuan.

Dari aneka macam macam kriteria mengenai EO akhirnya terdapat kesepakatan bahwa EO menbutuhkan kriteria beragam, bahwa fungsi organisasi yg tidak selaras wajib dinilai menggunakan ciri yg tidak selaras juga, serta bahwa EO wajib menampakan cara-caranya/means (process), juga hasilnya/ends (outcomes). Dan kita seluruh menyadari ataupun tidak telah melakukan penilaian mengenai EO, contohnya saat membeli saham, menentukan perguruan tinggi, memilih bank, dan pada ketika kita membuat keputusan.

Seperti disebutkan pada bagian terdahulu, bidang konduite organisasi mengidentifikasikan 3 tingkatan analisis; (1) individu, (2) kelompok, serta (tiga) organisasi. Para ahli teori dan peneliti sudah mengumpulkan sejumlah besar berita mengenai masing-masing tingkatan tersebut. Ketiga strata analisis tersebut juga sejalan menggunakan ketiga strata tanggung jawab manajerial. Para manajer bertanggung jawab atas keefektifan individu, grup, serta organisasi. Sebagai model, Lee Lacocca, Direktur Utama Chrysler Motor yang disegani melakukan tugas yg sulit buat meningkatkan keefektifan organisasi Chrysler Motor (tanggung jawab taraf organisasi). Bagaimanapun pula, lacocca malaksanakan tanggung jawab itu. Tetapi bagaimana beliau melakukannya ? Dan menggunakan kriteria apa kita menaksir tingkat keefektifan Chrysler. Lacocca mungkin menjawab bahwa Chrysler sebagai lebih efektif, lantaran individu-individu pada bagian perakitan menghasilkan produksi dengan kuntitas lebih baik (tanggung jawab taraf individual), lantaran divisi perekayasaan (engineering divisions) merancang tunggangan yg lebih bisa diandalkan (tanggung jawab tingkat gerombolan ), dan lantaran pemerintah federal memberi pinjaman yg mencegah kebangkrutan (tanggung jawab taraf organisasi).

Penjelasan diatas yg mengambarkan peningkatan keefektifan Chrysler melibatkan taraf analisis yg tidak sama. Masing-masing taraf menggunakan perspektif efektifitas yg tidak sama. Perspektif tadi akan dibahas secara naratif.

Perspektif Keefektifan

Tiga macam perspektif keefektifan bisa diidentifikasi. Tingkat yg paling dasar adalah keefektifan individual. Perspektif ini menekankan aplikasi tuga pekerja atau anggota menurut organisasi itu. Tugas-tugas yg harus dilaksanakan merupakan bagian menurut pekerjaan atau posisi pada organisasi itu. Para manajer secara rutin menaksir keefektifan individu melalui proses evaluasi prestasi. Evaluasi, ini sebagai dasar buat kenaikan gaji, promosi, dan jenis imbalan lain yang diberikan organisasi itu.

Individu-individu jarang bekerja terpisah berdasarkan pekerja lain pada dalam organisasi itu. Menurut situasi yang lazim setiap individu bekerja pada kelompok. Jadi, anda harus mempertimbangkan suatu perspektif keefektifan lain, yaitu keefektifan grup. Dalam beberapa hal, keefektifan grup merupakan jumlah sumbangan berdasarkan semua anggotanya. Sebagai contoh sekelompok ilmuwan yang bekerja pada suatu proyek yang nir saling berkaitan akan efektif bila masing-masing ilmuwan itu sendiri efektif. Dalam hal lain, keefektifan gerombolan melebihi jumlah sumbangan individual. Contohnya merupakan bagian perakitan, pada mana produk jadi adalah output dari sumbangan masing-masing individu.

Perspektif yg ketiga adalah keefektifan organisasi. Lantaran organisasi terdiri berdasarkan individu serta gerombolan , keefetifan organisasi adalah fungsi menurut keefektifan individu serta gerombolan . Organisasi bisa memperoleh tingkat prestasi yg lebih tinggi dibandingkan jumlah prestasi masing-masing bagiannya. Sebenarnya, dasar rasional penggunaan organisasi sebagai indera buat mengerjakan pekerjaan warga merupakan bahwa organisasi bisa merampungkan pekerjaan itu lebih baik berdasarkan usaha individu manapun.

Dari sudut pandangan rakyat, keefektifan organisasi usaha ersifat kritis. Berbagai publikasi yg melaporkan insiden usaha dan ekonomi adakalanya mengadakan survei pendapat tentang prestasi global usaha. Sebuah survei semcam itu disajikan dalam Close Up berikut. (Gibson, 1991)

======================

CLOSE –UP;  ORGANISASI

SurvaiMajalah Fortune tentang

Perusahaan yang Dikagumi

Pada tahun 1983, majalah Fortune meneliti 7.000 eksekutif, direktur, dan analis keuangan perusahaan untuk memilih perusahaan mana berdasarkan pendapat mereka patut mendapat penghargaan tertinggi. Setengah dari pejabat yang menjawab pertanyaan Fortune menilai 10 perusahaan berdasarkan industri yang diwakilinya atas dasar delapan “sifat reputasi” .

Kedelapan sifat reputasi itu artinya : (1) kualitas manajemen ; (dua) kualitas produk atau jasa; (3) Keinovasian; (4) nilai investasi jangka panjang; (lima) kekuatan finansial; (6) kemampuan buat menarik, mengembangkan, serta mempertahankan orang yang berbakat; (7) tanggung jawabnya terhadap rakyat serta lingkungan; dan (8) penggunaan aktivitas perusahaan. Para respoden survai itu menilai setiap perusahaan mulai menurut 0 (paling buruk) sampai 10 (paling baik) buat masing-masing sifat tadi.

Menurut majalah Fortune, International Business Machine (IBM) adalah perusahaan yg paling dikagumi. Para respoden, yg semuanya pejabat menurut perusahaan lain dibidang industri elektronika, menilai IBM dengan nilai rata-rata 8,53 untuk kedelapan sifat tadi. Perusahaan lain yang dievaluasi sangat tinggi merupakan Dow–Jones (8,53), Hewlett-Packard (8,24), Merk (8,17), Johnson & Johnson (8,15), Time, Inc. (7,99), General Ellectric (7,96), Anheuser-Busch (7,91), Coca Cola (7,87), serta Boeing (7,79).

Meskipun IBM mempunyai nilai homogen-homogen tertinggi, kedelapan sifat perusahaan itu nir mendapat nilai tertinggi. Respoden menilai IBM dalam peringkat kesatu, kedua, atau ketiga buat semua sifat tadi kecuali kualitas produksi atau pelayanan dan keinovasian.

Hubungan antara ketiga perspektif mengenai keefektifan tersaji pada gambar 2-1. Panah penghubung menerangkan bahwa keefektifan kelompok tergantung dalam keefektifan individu, dan keefektifan organisasi tergantung pada keefektifan kelompok. Hubungan yg niscaya antara ketiga perspektif itu bervariasi, tergantung pada banyak sekali faktor seperti macam organisasi, perkerjaan yg dilakukan, dan penggunaan teknologi dalam melakukan pekerjaan tadi. Gambar tersebut mencerminkan adanya imbas kumulatif berdasarkan ketiga perspektif itu. Jadi keefektifan gerombolan lebih besar dibandingkan menggunakan jumlah keefektifan individual lantaran perolehan terwujud melalui usaha adonan individual dan gerombolan .

Tugas manajemen merupakan mengidentifikasi karena-karena keefektifan organisasi, gerombolan , dan individu.

Gambar  Tiga Perspektif Keefektifan

Seperti diperlihatkan pada gambar, setiap tingkat keefektifan bisa ditinjau sebagai variabel yg ditimbulkan oleh variabel lainnya, yaitu, sebab-karena keefektifan. Sumber keefektifan individual mencakup kemampuan, keahlian, pengetahuan, sikap, motivasi, dan tertekan. Perbedaan individual dalam bidang ini mengakibatkan perbedaan keefektifan individual. Sebab-karena yg lazim dalam disparitas keefektifan kelompok dan organisasi juga disajikan pada gambar. Sumber keefektifan potensial dibahas secara panjang lebar dalam bab berikutnya. Akan tetapi, pada kehidupan organisasi yang sebenarnya hanya sedikit terdapat interaksi sebab akibat yang kentara. Pada biasanya, untuk menentukan penilaian, anda harus memperhitungkan sebab-sebab dan keadaan zaman.

Dalam pengertian teoritis atau simpel, nir terdapat persetujuan yang universal tentang apa yang dimaksud menggunakan ‘keefektifan’. Bagaimanapun anda mendefinisikan keefektifan, kaitan terhadap galat satu menurut 2 pedekatan generik akan tercerminkan, yaitu: pendekatan dari tujuan serta pendekatan menurut teori sistem. Kedua pendekatan buat mendefinisikan keefektifan seringkali dibedakan, baik pada kepustakaan maupun dalam praktek perilaku organisasi. 

Gambar Sebab-karena Keefektifan