PERILAKU ORGANISASI EFEKTIFITAS ORGANISASI

Perilaku Organisasi Efektifitas Organisasi

1. Efektifitas Organisasi

Seperti dikemukakan dalam Perdebatan Isyu Organisasi, bahwa keefektifan pengaruh manajer sulit dipengaruhi, sekalipun poly model yang dicapai melalui keunggulan manajemen. Kami segan menyimpulkan, prinsip-prinsip generik dari contoh-model tersebut. Sungguhpun poly penulis tentang manajemen dan konduite organisasi mencoba membuatkan suatu teori umum manajemen, namun nir terdapat teori semacam itu. Modul ini didasarkan atas kenyakinan bahwa wawasan yang berharga mengenai manajemen dapat ditemukan pada kepustakaan konduite organisasi.

Keefektifan organisasi sudah terbukti sukar, serta beberapa orang malahan berkata tidak mungkin didefinisikan. Namun karena menjadi tema utama pada Teori Organisasi maka arti dan maknanya wajib dihadapi.

Sebagai gambaran: produktifitas homogen-rata setiap pekerja/karyawan perusahaan outomotive Toyota = 57,7 mobil setiap tahun. Sebaliknya perusahaan Ford produktifitas pekerjanya 16,1 kendaraan beroda empat. Perusahaan A mengeluarkan $630 untukupah per kendaraan beroda empat sedangkan perusahaan B harus membayar $dua.379. Meskipun demikian perusahaan Ford mempeoleh $555 per kendaraan beroda empat dibandingkan Toyota sebesar $466. Perusahaan manakah Ford atau Toyota yang anda anggap lebih efektif ?

Perusahaan                              Monsanto              Rohn & Haas          Wamer-Lambert

=================================================================================================================================================================================

Penjualan 1987                          + 11% berdasarkan 1988                + 7% berdasarkan 1988              menurun

Keuntungan 1987                      + 41% menurut 1988               + 1% berdasarkan 1988              menurun

Return on Invesment (ROI)            11,dua%                     17,6%                          30%  

=================================================================================================================================================================================   

Sumber data : Robbins, 1994, 52

Bagaimana anda memilih apakah sebuah fakultas sudah melakukan tugasnya dengan berhasil? Apabila seluruh lulusannya memperoleh pekerjaan sesudah lulus, apakah itu menyatakan kepada kita bahwa fakultas tersebut efektif? Atau apakah kita wajib melihat kenaikan atau penurunan persentase mahasiswa baru, laporan statistik mengenai jumlah buku yang dipinjam menurut perpustakaan oleh mahasiswa selama tahun kuliah lalu, survei yang menanyakan pendapat senior tentang pengalamannya selama ber kuliah disana, jumlah publikasi para dosen, penghargaan yang diterima para lulusannya, ataukah honor homogen-rata yg diperoleh mantan mahasiswanya 2 puluh tahun setelah mereka lulus?

Contoh-model tadi dimaksudkan buat memperkenalkan perkara yang dijumpai bila menentukan serta mengukur keefektifan organisasi (Efektifitas Organisasi = EO). Dengan demikian sebenarnya tidak gampang buat tahu teori organisasi yg tidak meliputi konsep keefektifan tadi.

Arti penting Keefektifan Organisasi

Setiap disiplin ilmu dalam ilmu-ilmu administrasi memberi sumbangan dengan satu serta lain cara buat membantu para manajer agar menciptakan organisasinya efektif. Ilmu pemasaran misalnya, memandu para manajer menaikkan pendapatan, keuntungan, dan pangsa pasar. Konsep manajemen keuangan membantu para manajer agar memakai dana yg diinvestasikan ke pada organisasi secara optimal dan efektif serta efisien. Konsep manajemen produksi atau manajemen operasional membantu merencanakan proses produksi yang efektif menggunakan kualitas yang baik dan harga yg pantas/layak. Prinsip akuntansi membantu para manajer melalui fakta (laporan keuangan – neraca, lap R/L, lap. Arus kas, dll) yg dapat meningkatkan kualitas dari keputusan yang mereka buat.

Teori organisasi setidaknya memberikan jawaban lain terhadap pertanyaan: Apa yg menciptakan organisasi efektif?

Jawabnya adalah, struktur organisasi yg tepat!. Karena bagaimana cara kita menempatkan orang dan pekerjaannya serta tetapkan peran serta interaksi mereka adalah sebuah determinan krusial, dan yang menyatakan apakah organisasi itu berhasil. Yang penting merupakan manajer yg memahami mengenai struktur organisasi yang dipilih serta syarat struktur tersebut dipilih, pasti akan lebih unggul dibanding menggunakan para manajer yang memiliki liputan sedikit mengenai struktur organisasi.

Upaya Mencari Definisi Efektifitas Organisasi (EO)

Secara konseptual, EO itu kompleks, demikian jua definisinya. Namun keefektifan organisasi bisa didefinisikan menjadi strata pencapaian organisasi atas tujuan jangka pendek (tujuan) dan jangka panjang (cara). Pemilihan itu mencerminkan konstituensi taktik, minat mengevaluasi dan taraf kehidupan berorganisasi. 

Keefektifan didefinisikan menjadi sejauh mana sebuah organisasi tadi mewujudkan tujuan-tujuannya. Namun pula tersembunyi ambiguitas yang membatasi penelitian mengenai subyek serta arti penggunaan konsep sang manajer. Misalnya, tujuan siapa? Tujuan jangka panjang atau pendek? Tujuan resmi menurut organisasi atau tujuan aktual?

Tujuan yg paling disetujui oleh para peneliti serta praktisi sebagai syarat yang krusial bagi keberhasilan suatu organisasi adalah : kelangsungan hidup. (sebagaimana pendekatan awal terhadap EO diera 1950an). Sedangkan pada 1960an serta permulaan 1970an terdapat perkembangan kajian EO sehingga teridentifikasi 30 kriteria buat mengukur keefektifan organisasi (midalnya : keefektifan keseluruhan, produktifitas, efisiensi, laba, kualitas, kecelakaan, pertumbuhan, kemangkiran, pergantian pegawai, kepuasan kerja, motivasi, dll lihat tabel 1). Sementara itu dari sebuah kitab best-seller ‘In Search of Excellence’ (1982) karya Tom Peters dan Robert Waterman, mekipun metode penelitian serta konklusinya mendapat relatif banyak kritik namun merupakan naif buat mengesampingkan impak yg disebabkan buku tersebut. Setelah menelaah 42 perusahaan yang dikelola menggunakan baik, sangat efektif atau excellent (misalnya : IBM, Du Pont, 3M, Mc Donald, dan P&G), mereka menemukan delapan ciri generik dari perusahaan tadi. (1) Mereka mempunyai bias terhadap tindakan dan penyelesaian pekerjaan (dua) Mereka selalu dekat dengan para pelanggan supaya bisa mengerti secara penuh kebutuhan pelanggan. (tiga) Mereka memberi para pegawai mereka suatu tingkat ekonomi yang tinggi dan memupuk semangat kewirausahaan (entreneurial spirit). (4) Mereka berusaha menaikkan produktivitas lewat partisipasi para pegawainya (lima) Para pegawai mengerti apa yang diinginkan perusahaan, dan para manajer terlibat aktif dalam pemecahan perkara di seluruh tingkat. (6) Mereka selalu dekat dengan usah yang mereka ketahui dan oahami (7) Mereka memiliki struktur organisasi yang luwes dan sederhana, dengan jumlah orang yang minimal pada aktifitas-aktifitas staf pendukung. (8) Mereka menggabungkan kontrol yang longgar di bagian-bagian lain untuk mendorong pengambilan resiko serta penemuan.

Dari banyak sekali macam kriteria tentang EO akhirnya terdapat kesepakatan bahwa EO menbutuhkan kriteria beragam, bahwa fungsi organisasi yang tidak sama wajib dievaluasi menggunakan ciri yang berbeda juga, dan bahwa EO harus menampakan cara-caranya/means (process), juga hasilnya/ends (outcomes). Dan kita semua menyadari ataupun tidak sudah melakukan penilaian mengenai EO, contohnya ketika membeli saham, memilih perguruan tinggi, memilih bank, dan dalam saat kita membuat keputusan.

Seperti disebutkan pada bagian terdahulu, bidang perilaku organisasi mengidentifikasikan 3 tingkatan analisis; (1) individu, (dua) grup, dan (tiga) organisasi. Para pakar teori serta peneliti telah mengumpulkan sejumlah besar kabar tentang masing-masing tingkatan tersebut. Ketiga strata analisis tadi juga sejalan menggunakan ketiga tingkatan tanggung jawab manajerial. Para manajer bertanggung jawab atas keefektifan individu, grup, serta organisasi. Sebagai model, Lee Lacocca, Direktur Utama Chrysler Motor yang disegani melakukan tugas yang sulit untuk meningkatkan keefektifan organisasi Chrysler Motor (tanggung jawab tingkat organisasi). Bagaimanapun juga, lacocca malaksanakan tanggung jawab itu. Tetapi bagaimana dia melakukannya ? Dan menggunakan kriteria apa kita menaksir taraf keefektifan Chrysler. Lacocca mungkin menjawab bahwa Chrysler menjadi lebih efektif, karena individu-individu dalam bagian perakitan membentuk produksi dengan kuntitas lebih baik (tanggung jawab tingkat individual), karena divisi perekayasaan (engineering divisions) merancang tunggangan yang lebih dapat diandalkan (tanggung jawab taraf grup ), serta karena pemerintah federal memberi pinjaman yg mencegah kebangkrutan (tanggung jawab tingkat organisasi).

Penjelasan diatas yang menunjukan peningkatan keefektifan Chrysler melibatkan taraf analisis yg berbeda. Masing-masing taraf menggunakan perspektif efektifitas yg tidak sama. Perspektif tadi akan dibahas secara naratif.

Perspektif Keefektifan

Tiga macam perspektif keefektifan bisa diidentifikasi. Tingkat yang paling dasar adalah keefektifan individual. Perspektif ini menekankan pelaksanaan tuga pekerja atau anggota berdasarkan organisasi itu. Tugas-tugas yg harus dilaksanakan adalah bagian berdasarkan pekerjaan atau posisi pada organisasi itu. Para manajer secara rutin menaksir keefektifan individu melalui proses penilaian prestasi. Evaluasi, ini menjadi dasar buat kenaikan gaji, kenaikan pangkat , dan jenis imbalan lain yang diberikan organisasi itu.

Individu-individu jarang bekerja terpisah berdasarkan pekerja lain pada pada organisasi itu. Menurut situasi yg lazim setiap individu bekerja pada gerombolan . Jadi, anda harus mempertimbangkan suatu perspektif keefektifan lain, yaitu keefektifan grup. Dalam beberapa hal, keefektifan gerombolan merupakan jumlah sumbangan dari semua anggotanya. Sebagai model sekelompok ilmuwan yang bekerja pada suatu proyek yg tidak saling berkaitan akan efektif apabila masing-masing ilmuwan itu sendiri efektif. Dalam hal lain, keefektifan kelompok melebihi jumlah sumbangan individual. Contohnya merupakan bagian perakitan, pada mana produk jadi adalah hasil berdasarkan sumbangan masing-masing individu.

Perspektif yg ketiga ialah keefektifan organisasi. Karena organisasi terdiri berdasarkan individu serta grup, keefetifan organisasi adalah fungsi menurut keefektifan individu serta kelompok. Organisasi bisa memperoleh tingkat prestasi yang lebih tinggi dibandingkan jumlah prestasi masing-masing bagiannya. Sebenarnya, dasar rasional penggunaan organisasi menjadi indera buat mengerjakan pekerjaan rakyat adalah bahwa organisasi bisa menuntaskan pekerjaan itu lebih baik menurut bisnis individu manapun.

Dari sudut pandangan masyarakat, keefektifan organisasi usaha ersifat kritis. Berbagai publikasi yang melaporkan insiden usaha dan ekonomi adakalanya mengadakan survei pendapat mengenai prestasi global usaha. Sebuah survei semcam itu tersaji pada Close Up berikut. (Gibson, 1991)

======================

CLOSE –UP;  ORGANISASI

SurvaiMajalah Fortune mengenai

Perusahaan yang Dikagumi

Pada tahun 1983, majalah Fortune meneliti 7.000 eksekutif, direktur, dan analis keuangan perusahaan untuk memilih perusahaan mana berdasarkan pendapat mereka patut mendapat penghargaan tertinggi. Setengah dari pejabat yang menjawab pertanyaan Fortune menilai 10 perusahaan berdasarkan industri yang diwakilinya atas dasar delapan “sifat reputasi” .

Kedelapan sifat reputasi itu ialah : (1) kualitas manajemen ; (2) kualitas produk atau jasa; (3) Keinovasian; (4) nilai investasi jangka panjang; (5) kekuatan finansial; (6) kemampuan buat menarik, mengembangkan, dan mempertahankan orang yang berbakat; (7) tanggung jawabnya terhadap masyarakat dan lingkungan; dan (8) penggunaan kegiatan perusahaan. Para respoden survai itu menilai setiap perusahaan mulai berdasarkan 0 (paling buruk) sampai 10 (paling baik) buat masing-masing sifat tersebut.

Menurut majalah Fortune, International Business Machine (IBM) merupakan perusahaan yang paling dikagumi. Para respoden, yang semuanya pejabat dari perusahaan lain dibidang industri elektro, menilai IBM dengan nilai homogen-rata 8,53 buat kedelapan sifat tadi. Perusahaan lain yang dinilai sangat tinggi merupakan Dow–Jones (8,53), Hewlett-Packard (8,24), Merk (8,17), Johnson & Johnson (8,15), Time, Inc. (7,99), General Ellectric (7,96), Anheuser-Busch (7,91), Coca Cola (7,87), serta Boeing (7,79).

Meskipun IBM mempunyai nilai homogen-rata tertinggi, kedelapan sifat perusahaan itu nir menerima nilai tertinggi. Respoden menilai IBM pada peringkat kesatu, ke 2, atau ketiga buat seluruh sifat tadi kecuali kualitas produksi atau pelayanan serta keinovasian.

Hubungan antara ketiga perspektif mengenai keefektifan tersaji dalam gambar dua-1. Panah penghubung menerangkan bahwa keefektifan kelompok tergantung pada keefektifan individu, serta keefektifan organisasi tergantung dalam keefektifan kelompok. Hubungan yg pasti antara ketiga perspektif itu bervariasi, tergantung pada banyak sekali faktor seperti macam organisasi, perkerjaan yang dilakukan, dan penggunaan teknologi dalam melakukan pekerjaan tadi. Gambar tersebut mencerminkan adanya impak kumulatif berdasarkan ketiga perspektif itu. Jadi keefektifan grup lebih besar dibandingkan dengan jumlah keefektifan individual karena perolehan terwujud melalui usaha campuran individual dan grup.

Tugas manajemen adalah mengidentifikasi karena-sebab keefektifan organisasi, grup, dan individu.

Gambar  Tiga Perspektif Keefektifan

Seperti diperlihatkan dalam gambar, setiap tingkat keefektifan dapat dipandang sebagai variabel yang ditimbulkan oleh variabel lainnya, yaitu, sebab-karena keefektifan. Sumber keefektifan individual meliputi kemampuan, keahlian, pengetahuan, sikap, motivasi, dan tertekan. Perbedaan individual pada bidang ini menyebabkan perbedaan keefektifan individual. Sebab-sebab yg lazim pada perbedaan keefektifan kelompok dan organisasi jua disajikan pada gambar. Sumber keefektifan potensial dibahas secara panjang lebar dalam bab berikutnya. Akan tetapi, dalam kehidupan organisasi yg sebenarnya hanya sedikit terdapat hubungan sebab dampak yg jelas. Pada umumnya, buat memilih penilaian, anda harus memperhitungkan karena-karena dan keadaan zaman.

Dalam pengertian teoritis atau praktis, tidak ada persetujuan yg universal mengenai apa yg dimaksud dengan ‘keefektifan’. Bagaimanapun anda mendefinisikan keefektifan, kaitan terhadap keliru satu berdasarkan dua pedekatan generik akan tercerminkan, yaitu: pendekatan menurut tujuan dan pendekatan dari teori sistem. Kedua pendekatan untuk mendefinisikan keefektifan tak jarang dibedakan, baik dalam kepustakaan maupun dalam praktek perilaku organisasi. 

Gambar Sebab-sebab Keefektifan