PENGERTIAN INVENTARISASI
Pengertian Inventarisasi
Inventarisasi asal berdasarkan istilah “ inventaris” yg berarti daftar barang – barang. Jadi inventarisasi merupakan aktivitas buat mencatat dan menyusun barang – barang/ bahan yg terdapat secara sahih menurut ketentuan yang berlaku.
Inventarisasi ini dilakukan pada rangka penyempurnaan pengurusan dan supervisi yg efektif terhadap barang – barang milik negara (atau partikelir). Inventarisasi pula menaruh masukan yg sangat berharga bagi efektifitas pengelolaan saran adan prasarana.
Inventarisasi dilakukan terhadap barang – barang yg nir habis pakai, yg bagi sekolah negeri terdiri dari barang – barang milik negara. Barang – barang tersebut dibeli atau diadakan menggunakan mempergunakan dana yang bersumber dari Anggaran Pendapatan serta Belanja (APBN) atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD), baik seluruhnya maupun sebagian.
Inventarisasi harus dilaksanakan dari ketentuan – ketentuan dari pemerintah, termasuk jua yg dimuntahkan sang Departemen Pendidikan Nasional. Beberapa menurut peraturan perundang – undangan itu merupakan:
1. Intruktur Presiden No.3 Tahun 1971, mengenai Inventaris Barang Milik Negara/ Kekayaan Negara.
2. Surat Keputusan Menteri Keuangan RI No. 222/MK/V/4/1972 tanggal 13 April 1971 tentang Pedoman Pelaksanaan Inventarisasi barang – barang milik negara di lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
3. Instruksi Menteri Pendidikan serta Kebudayaan No. 10/M/1976 tentang Pelaksanaan Inventarisasi serta Penyampaian Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventarisasi Milik Negara.
4. Surat Edaran Menteri Pendidikan serta Kebudayaan RI No. 421 16/E/74 tentang Inventarisasi barang yg digunakan/ dikuasai pejabat/ Pegawai yang dimutasikan.
Ketentuan tadi bukanlah sesuatu yang tidak aktif. Oleh karenanya tidak tidak mungkin dimuntahkan peraturan yg baru buat membarui, memperbaiki, serta melengkapi peraturan yg usang.
Daftar Inventarisasi yang dibentuk secara berkala sekurang – kurangnya setahun sekali itu perlu memperhatikan perkembangan barang termasuk juga pengurangannya. Dengan demikian inventarisasi secara kontinyu bisa diperlukan aktivitas administrasi akan berjalan secara berdaya dan berhasil guna. Inventarisasi memiliki tujuan utama sebagai berikut:
a. Inventarisasi bermaksud memudahkan aplikasi kegiatan pengawasan/ kontrol, baik dalam penggunaan keuangan negara maupun dalam menilai tanggung jawab pemeliharaan dan penghematan barang milik negara.
b. Inventarisasi dapat membantu pimpinan pada merencanakan, mengadakan, menyalurkan, menyimapan serta memelihara serta menghapus barang secara bertanggung jawab.
c. Inventarisasi mempercepat proses pembuatan laporan, baik yg wajib disampaikan secara permanen pada setiap triwulan, semester atau tahunan maupun yang wajib disampaikan secar terpola apabila diminta sang atasan.
Kegiatan dalam inventarisasi mencakup aktivitas penjabaran serta kode barang inventarisasi dan pelaksanakan inventarisasi itu sendiri. Untuk detail bisa diuraikan sebagai berikut:
a. Klasifikasi serta kode barang inventarisasi
Pada dasarnya klasifikasi dan anugerah kode barang tersebut merupakan agar terdapat cara yg cukup mudah dan efisien buat mencatat dan sekaligus buat mencari serta menemukan kembali barang eksklusif, baik secara fisik maupun melalui daftar catatan. Untuk keperluan tersebut maka dibuatlah lambang/ sandi/ kode sebagi pengganti nama buat tiap golongan/ kelompok/ jenis barang.
Sandi atau kode barang memakai bentuk angka bilangan 9numerik) yg dalam umumnya terdiri menurut tujuh nomor yang tersusun sebagai 2 kelompok bilangan, yaitu tiga angka didepan dan empat angka pada belakang. Kedua gerombolan tadi dipisahkan dengan sebuah indikasi titik.
Angka pertama dari susunan tiga nomor didepan, menyatakan jenis formulir atau kode golongan barang. Dua nomor berikutnya menerangkan sandi/ kode pokok buat gerombolan barang dan nomor urut barang. Empat angka dibelakang titik pertanda kelompok barang serta angka urut barang.
b.pelaksanaan Inventaris
Di pada inventarisasi dibutuhkan dua jenis buku yaitu:
1) Buku Induk Inventaris
Buku ini buat mencatat semua barang inventaris milik/ kekayaan negara yg berada pada lingkungan tempat kerja/ proyek/ satuan organisasi yang bersangkutan menurut urutan penerimaan barang. Barang yg dicatat merupakan seluruh barang yg dimiliki sejak awal permulaan, yang dapat bertambah dari tahun ke tahun sinkron menggunakan kemampuan pengadaan barang.
Kolom – kolom yang ada pada kitab inventaris yaitu: No. Urut, Tanggal Pembukaan, Kode Barang, Nama Barang, Merk/ Ukuran, jumlah, keadaan/ mutunya, harga (satuan serta holistik), Tahun Pembuatan, Tahun Pembelian, Asal/ Sumber serta Kolom Keterangan.
2) Buku Golongan Inventaris
Buku golongan inventaris adalah buku pembantu tempat mencatat barang – barang inventaris golongan barang (diambil dari Buku Induk Inventaris) menurut jenisnya masing – masing, seperti inventarisasi bangunan, termasuk rumah dinas, inventarisasi tanah dan lain – lain.
Kolom – kolom yg terdapat pada buku golongan inventaris ini sama menggunakan kolom yg ada dalam kitab induk menggunakan tambahan judul mengenai golongan/ jenis barang di bagian atas dan penambahan satu kolom mengenai loka/ lokasi barang yg diinvestasikan.
Kegiatan wajib yang dilakukan dalam pelaksanaan inventarisasi merupakan
a) Mencatat semua barang inventaris di pada buku induk inventaris dan kitab pembantu “Buku Golongan Inventaris”.
b) Memberikan koding pada barang – barang yang diinventarisasikan.
c) Membuat laporan triwulan mengenai laporan mutasi barang.
d) Membuat daftar isian/ format inventaris yang diisi sekali setahun per 1 April tentang keadaan barang.
e) Membuat daftar rekapilasi tahunan. Daftar rekapitulasi ini menerangkan keadaan barang dalam 1 April tahun lalu, mutasi selama satu tahun serta keadaan barang pada 1 April tahun aturan berikutnya.
Comments
Post a Comment