PENGERTIAN INVENTARISASI
Pengertian Inventarisasi
Inventarisasi asal menurut istilah “ inventaris” yang berarti daftar barang – barang. Jadi inventarisasi adalah kegiatan buat mencatat dan menyusun barang – barang/ bahan yg terdapat secara benar menurut ketentuan yg berlaku.
Inventarisasi ini dilakukan dalam rangka penyempurnaan pengurusan dan pengawasan yang efektif terhadap barang – barang milik negara (atau partikelir). Inventarisasi jua memberikan masukan yg sangat berharga bagi efektifitas pengelolaan saran adan prasarana.
Inventarisasi dilakukan terhadap barang – barang yg nir habis pakai, yang bagi sekolah negeri terdiri dari barang – barang milik negara. Barang – barang tadi dibeli atau diadakan dengan mempergunakan dana yg bersumber dari Anggaran Pendapatan serta Belanja (APBN) atau Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD), baik seluruhnya maupun sebagian.
Inventarisasi wajib dilaksanakan dari ketentuan – ketentuan menurut pemerintah, termasuk pula yang dikeluarkan sang Departemen Pendidikan Nasional. Beberapa menurut peraturan perundang – undangan itu merupakan:
1. Intruktur Presiden No.3 Tahun 1971, tentang Inventaris Barang Milik Negara/ Kekayaan Negara.
2. Surat Keputusan Menteri Keuangan RI No. 222/MK/V/4/1972 lepas 13 April 1971 tentang Pedoman Pelaksanaan Inventarisasi barang – barang milik negara pada lingkungan Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
3. Instruksi Menteri Pendidikan serta Kebudayaan No. 10/M/1976 mengenai Pelaksanaan Inventarisasi dan Penyampaian Laporan Triwulan Mutasi Barang Inventarisasi Milik Negara.
4. Surat Edaran Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 421 16/E/74 tentang Inventarisasi barang yg digunakan/ dikuasai pejabat/ Pegawai yang dimutasikan.
Ketentuan tersebut bukanlah sesuatu yang tidak aktif. Oleh karena itu nir tidak mungkin dimuntahkan peraturan yang baru buat membarui, memperbaiki, serta melengkapi peraturan yg usang.
Daftar Inventarisasi yang dibuat secara terpola sekurang – kurangnya setahun sekali itu perlu memperhatikan perkembangan barang termasuk jua pengurangannya. Dengan demikian inventarisasi secara kontinyu dapat dibutuhkan kegiatan administrasi akan berjalan secara berdaya dan berhasil guna. Inventarisasi mempunyai tujuan pokok sebagai berikut:
a. Inventarisasi bermaksud memudahkan aplikasi aktivitas supervisi/ kontrol, baik pada penggunaan keuangan negara juga pada menilai tanggung jawab pemeliharaan dan penghematan barang milik negara.
b. Inventarisasi bisa membantu pimpinan dalam merencanakan, mengadakan, menyalurkan, menyimapan dan memelihara serta menghapus barang secara bertanggung jawab.
c. Inventarisasi mempercepat proses pembuatan laporan, baik yg harus disampaikan secara tetap dalam setiap triwulan, semester atau tahunan maupun yg wajib disampaikan secar terpola bila diminta sang atasan.
Kegiatan dalam inventarisasi meliputi kegiatan pembagian terstruktur mengenai serta kode barang inventarisasi serta pelaksanakan inventarisasi itu sendiri. Untuk lebih jelasnya dapat diuraikan menjadi berikut:
a. Klasifikasi dan kode barang inventarisasi
Pada dasarnya klasifikasi dan pemberian kode barang tersebut merupakan supaya masih ada cara yg relatif gampang dan efisien buat mencatat serta sekaligus buat mencari serta menemukan balik barang tertentu, baik secara fisik maupun melalui daftar catatan. Untuk keperluan tersebut maka dibuatlah lambang/ sandi/ kode sebagi pengganti nama buat tiap golongan/ kelompok/ jenis barang.
Sandi atau kode barang menggunakan bentuk angka sapta 9numerik) yang pada biasanya terdiri dari tujuh nomor yang tersusun sebagai dua gerombolan sapta, yaitu tiga angka didepan serta empat nomor di belakang. Kedua kelompok tadi dipisahkan dengan sebuah indikasi titik.
Angka pertama menurut susunan tiga angka didepan, menyatakan jenis formulir atau kode golongan barang. Dua nomor berikutnya menerangkan sandi/ kode pokok untuk grup barang serta angka urut barang. Empat nomor dibelakang titik menandakan gerombolan barang dan angka urut barang.
b.pelaksanaan Inventaris
Di dalam inventarisasi diperlukan dua jenis buku yaitu:
1) Buku Induk Inventaris
Buku ini untuk mencatat semua barang inventaris milik/ kekayaan negara yg berada di lingkungan kantor/ proyek/ satuan organisasi yang bersangkutan dari urutan penerimaan barang. Barang yang dicatat adalah semua barang yang dimiliki semenjak awal permulaan, yang bisa bertambah menurut tahun ke tahun sinkron menggunakan kemampuan pengadaan barang.
Kolom – kolom yang terdapat dalam buku inventaris yaitu: No. Urut, Tanggal Pembukaan, Kode Barang, Nama Barang, Merk/ Ukuran, jumlah, keadaan/ mutunya, harga (satuan serta holistik), Tahun Pembuatan, Tahun Pembelian, Asal/ Sumber serta Kolom Keterangan.
2) Buku Golongan Inventaris
Buku golongan inventaris adalah kitab pembantu loka mencatat barang – barang inventaris golongan barang (diambil berdasarkan Buku Induk Inventaris) dari jenisnya masing – masing, seperti inventarisasi bangunan, termasuk rumah dinas, inventarisasi tanah serta lain – lain.
Kolom – kolom yang terdapat pada buku golongan inventaris ini sama menggunakan kolom yang ada pada buku induk dengan tambahan judul mengenai golongan/ jenis barang pada permukaan dan penambahan satu kolom tentang loka/ lokasi barang yang diinvestasikan.
Kegiatan wajib yang dilakukan pada pelaksanaan inventarisasi merupakan
a) Mencatat seluruh barang inventaris di pada buku induk inventaris serta kitab pembantu “Buku Golongan Inventaris”.
b) Memberikan koding pada barang – barang yg diinventarisasikan.
c) Membuat laporan triwulan mengenai laporan mutasi barang.
d) Membuat daftar isian/ format inventaris yang diisi sekali setahun per 1 April mengenai keadaan barang.
e) Membuat daftar rekapilasi tahunan. Daftar rekapitulasi ini menunjukan keadaan barang pada 1 April tahun lalu, mutasi selama satu tahun dan keadaan barang pada 1 April tahun aturan berikutnya.
Comments
Post a Comment