Faktor-Faktor Utama Yang Perlu Diperhatikan Pada Disaster Recovery Planning
Sudah nir perlu dibuktikan lagi bahwa setiap orang pasti membutuhkan informasi pada menjalankan dan menyebarkan usahanya. Oleh karenanya, kebutuhan akan liputan adalah kebutuhan yg nir akan pernah habis-habisnya. Saking pentingnya, warta yg ada akan selalu disimpan menggunakan baik, serta akan digunakan waktu waktunya tiba atau akan selalu digunakan sepanjang karier hayati insan. Bisa dibayangkan bila fakta yg berharga bagi karier hidup kita tadi tiba-tiba lenyap tanpa bekas. Apa reaksi kita ? Ya, tentu saja panik, marah, atau kehilangan semangat lantaran merasa apa yang sudah dikerjakan selama ini sia-sia.
Contoh yg paling sederhana, saat kita sedang menciptakan tugas yg relatif poly di personal komputer , tiba-tiba harddisk komputer kita crash dan data tugas tersebut belum di-backup sama sekali. Tentu saja, kita akan dengan kesal ngomel-ngomel. Apa yg dapat kita lakukan ? Karena kita sebelumnya nir mempersiapkan proses pemulihan atau backup data, tentu saja kita harus mengulang berdasarkan awal membuat tugas tersebut. Namun hal itu masih sepele. Bagaimana apabila kita seorang pemilik perusahaan yg menyimpan data konsumen serta data pekerjaan hanya pada sebuah ruangan pada perusahaan, lalu datang-tiba saja terjadi kebakaran dalam perusahaan yang mengakibatkan seluruh data yang ada pada dalam gedung terbakar habis. Apa reaksi kita ? Menangis ? Ingin melarikan diri menurut kehidupan ? Ya, itu risiko yang haus dihadapi bila kita nir mempersiapkan rencana pemulihan data alibat bala yang nir dapat diprediksi. Oleh karena itu, implementasi rencana pemulihan data berdasarkan bencana perlu dipikirkan dan dilakukan. Pada makalah ini, pembahasan topik ini lebih diiarahkan ke elemen-elemen primer yang perlu diperhatikan pada disaster recovery planning.
Apa Itu Disaster ?
Disaster (bencana) didefiniskan sebagai peristiwa yg saat terjadinya tidak dapat diprediksi serta bersifat sangat menghambat. Pengertian ini mengidentifikasikan sebuah peristiwa yang memiliki empat faktor utama, yaitu :
- datang-tiba
- tidak diharapkan
- bersifat sangat merusak
- kurang perencanaan
Bencana terjadi dengan frekuensi yg tidak menentu serta dampak yang ditimbulkannya semakin tinggi bagi mereka yang tidak mempersiapkan diri terhadap kemungkinan-kemungkinan timbulnya bencana. Rencana pencegahan dan perbaikan terhadap bala bisa membantu melindungi seluruh adet oraganisasi, termasuk sumber daya manusia, pekrjaan, data-data krusial, dan fasilitas organisasi.
Cakupan bala nir hanya terbatas pada hilangnya data serta asal keterangan, namun juga kematian dari pekerja yang sangat diandalkan, keracunan produk, meledaknya sistem peralatan, kebakaran yang terjadi dalam pusat distribusi primer, atau tumpahnya cairan kimia, serta lain sebagainya, sangat menghipnotis suatu organisasi. Rencana pencegahan dan pemulihan bisa dengan mudah dimanfaatkan oleh pihak-pihak eksklusif dengan menambahkan porto-porto yg nir perlu yg akan menciptakan planning tersebut menjadi nir wajar bagi level manajemen. Rencana yg dibentuk harus mencakup definisi yg jelas dari data-data atau record organisasi yang wajib dilindungi. Hal-hal yang harus dihindari selama pembuatan rencana pemulihan adalah rekonstruksi material back-up, kopi, serta arsip-file yang tidak krusial.
Record-record organisasi atau perusahaan memiliki nilai yang bervariasi. Apakah record tadi tersimpan secara elektro ataupun pada atas kertas, rencana yg dibentuk harus mengidentifikasi record-record penting serta historis, yaitu record-record yang memuat sejarah perusahaan, pertumbuhan, pengembangan, operasi, serta kontribusi yg bersifat kenegaraan, termasuk record-record yg perlu ditindaklanjuti kekontinuitas bisnisnya selesainya bala. Daftar record penting dibutuhkan buat memilih prosedur melindungi serta merekonstruksi record-record krusial yg tersimpan dalam media magnetik, optik, atau bentuk lainnya yg berbeda menggunakan mekanisme melindungi liputan yang terkandung pada media kertas.
Disaster Recovery Plan
Disaster recovery plan adalah acara yg tertulis serta sudah disetujui, diimplementasikan, serta dinilai secara periodik, yg menfokuskan dalam seluruh aksi yg perlu dilakukan sebelum, ketika, serta setelah bencana. Rencana ini disusun dari review secara menyeluruh terhadap bala-bala yg potensial, yg mencakup lingkup fasilitas, lokasi geografis, atau industri. Rencana ini juga adalah pernyataan berdasarkan tanggapan yang sempurna buat proses pemulihan yang bersifat efektif terhadap porto serta cepat. Oleh karena itu, rencana yang dibentuk haruslah mengidentifikasi di mana, yang mana, dan bagaimana record-record dapat diperoleh. Review yg wajib dilakukan mencakup pertimbangan menurut berbagai hal di bawah ini :
- Apakah media magnetik, optik, atau microfilm, disimpan pada kabinet yg sesuai?
- Apakah ada peraturan melarang merokok di area-area loka penyimpanan media kertas atau bahan-bahan kimia ?
- Apakah kotak atau kontainer record berserakan pada lantai bahkan selama proses awal berlangsung ?
- Apakah bahan-bahan kimia, termasuk yg digunakan di mesin-mesin tempat kerja, disimpan dengan cara yang tepat dan dalam tempat yg tepat sehingga bencana bisa dihindari atau diminimisasi ?
- Apakah peralatan elektrik dimatikan dalam akhir hari ?
- Apakah perlu alat-alat-peralatan yang terdapat di perusahaan digunakan buat keperluan data rumahan ?
- dan lain-lain
Elemen Utama Yang Perlu Diperhatikan pada Disaster Recovery Planning
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, disaster recovery merupakan proses menjalankan pulang operasi bisnis serta merekontruksi record-record usaha yg krusial sesudah bencana. Disaster recovery mengidentifikasi serta melindungi semua record krusial, baik yg terdapat pada media kertas, hardisk komputer, disk optik, menurut proses penyelamatan sampai proses rekonstruksi. Untuk keperluan ini, ada baiknya jika dibahas elemen-elemen primer dalam disaster recovery planning. Elemen utama disaster recovery plan bisa dikelompokkan sebagai 3 kategori, yaitu :
- elemen-elemen yg bersifat umum bagi seluruh aspek planning
- elemen-elemen saat operasi usaha dijalankan lagi
- elemen-elemen ketika operasi penyelamatan dan pemulihan dilakukan
Elemen-Elemen Yang Bersifat Umum Bagi Semua Aspek Rencana
Dalam rangka disaster recovery plan menjadi efektif, maka perlu diperhatikan elemen-elemen dasar eksklusif. Selagi deskripsi aktual menurut elemen-elemen tersebut berubah dari satu tempat ke loka yg lain, pengalaman menampakan bahwa masing-masing wajib masih ada pada dalam planning agar rencana yang efektif bisa dicapai. Elemen-elemen tadi menjadi berikut :
- pernyataan kebijakan yang jelas (clear policy statement), mencakup tujuan dan sasaran pemulihan;
- wewenang aktivasi (activation authority), yaitu siapa yg berhak memimpin tim planning pemulihan;
- struktur tugas (task organization), meliputi tugas serta fungsi tiap tim atau anggota tim pemulihan;
- tim pemulihan sehabis bala (disaster recovery team), yaitu anggota tim yang bertugas menjalankan disaster recovery plan;
- layout organisasi (facility floor plan or layout), yaitu rapikan letak tiap loka pada suatu oraganisasi atau perusahaan;
- prosedur distribusi berita (information distribution procedure), merupakan metode spesifik buat mengontak anggota tim pemulihan, vendor, agen pendukung, supplier, serta seluruh pihak yg terkait;
- pemantauan syarat yang berbahaya (monitoring of destructive area);
- traning pekerja (provision for training of employee), merupakan aktivitas buat melatih para pekerja tentang prosedur pemulihan;
- hal-hal lain seiring menggunakan jalannnya proses pemulihan (provision for ongoing review and revision).
Elemen-Elemen Ketika Operasi Bisnis Dijalankan Lagi
Kebanyakan organisasi, misalnya tempat tinggal sakit, stasiun TV atau radio, maskapai penerbangan, harus melakukan aneka macam operasi selama berjam-jam sesudah bencana buat mempertahankan konsumen mereka dan agama warga . Manajemen krisis berarti bersiap-siap terhadap peristiwa yang mengancam dan nir dibutuhkan, dan menyediakan kontinuitas bisnis selama dan setelah syarat krisis. Manajemen krisis mempunyai lingkup yg luas dibandingkan manajemen rekonstruksi liputan dan usaha penyelamatan sehabis bencana. Krisis usaha diilustrasikan menjadi situasi yang berbahaya serta mengancam yang sedang menjalani hal-hal penuh risiko, seperti
- memperluas skala perusahaan;
- sedang di bawah supervisi media serta pemerintahan;
- operasi bisnisnya kacau balau dengan sistem dasar organisasi rusak.
Manajemen krisis seharusnya didelegasikan ke tim manajemen yg ditunjuk, yang telah menerima pelatihan yg dibutuhkan sehubungan menggunakan bencana. Manajer dan staf yg lain sebaiknya konsentrasi pada usaha buat menjaga tanggung jawab bisnis biasanya. Terdapat tiga elemen utama yang perlu dipertimbangkan pada manajemen krisis yang merupakan bagian menurut proses perencanaan terhadap bahaya yg terjadi :
- kesinambungan pimpinan (continuity of authority), memastikan bahwa terdapat kepengurusan yg berkelajutan sesudah terjadinya bahaya;
- perjanjian pemilihan tim manajemen terhadap bala yang terjadi (appointment of a select disaster management team), buat mengidentifikasi, mengisolasi serta menanggapi krisis yang terjadi;
- perjanjian tentang orang yang harus berbicara pada publik buat memberi penjelasan mengenai kondisi perusahaan dampak bala (appointment of an organization spokesperson).
Elemen-Elemen Ketika Operasi Penyelamatan dan Pemulihan Dilakukan
Penyelamatan dan pemulihan setelah bencana memerlukan nir hanya kedekatan dengan tujuan, struktur, personel, operasi dan record yg terorganisasi, tetapi jua pengetahuan mekanisme serta teknik pemulihan yg spesifik, fasilitas komputer serta lokasi kerja cara lain , sumber ad interim dan sukarelawan, pemasok lokal, agen-agen bencana lokal, dan daftar konsultan yg dapat diandalkan.
Elemen utama yang harus dipertimbangkan pada pada menyebarkan tahap rekonstruksi serta penyelamatan dari disaster recovery plan merupakan :
- tim pemulihan setelah bala yang telah menerima training serta disetujui sang level manajemen (trained disaster recovery team);
- inventori record semua departemen atau organisasi, termasuk record-record penting (inventory of all department records);
- tujuan lokasi operasi alernatif (designation of alternative operating location);
- daftar prioritas pemulihan fungsi-fungsi krusial (priority list for restoration of essential functions);
- kontrak dan perjanjian dengan agen-agen yang khusus mengangani bencana (contracts and agreements with disaster support);
- daftar asal poternsial yang hendak dipulihkan (list of other potential recovery resources);
- daftar perlengkapan dan peralatan organisasi (list of organization salvage equipment and supplies);
- cetak biru atau keterangan bangunan, misalnya :
- switch catu daya,
- sistem pengaturan air dengan valve.
Hal-hal Lain Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menyusun Disaster Recovery Plan
Berikut adalah daftar hal-hal lain yg perlu dipertimbangkan saat menciptakan Information Disaster Recovery Plan sebuah perusahaan :
- memastikan keamanan para pekerja dan pengunjung dalam lokasi pada mana mereka berada;
- melindungi record dan informasi krusial;
- memastikan keamanan fasilitas serta lokasi-lokasi usaha;
- memastikan ketersediaan material, perlengkapan, dan peralatan;
- mengurangi risiko bala yg diakibatkan oleh kesalahan insan atau kegagalan peralatan yang dipakai;
- data-data serta fasilitas penting lainnya sudah ditata dengan baik sehingga memudahkan proses pemulihan saat bencana alam terjadi;
- memastikan kemampuan perusahaan buat melanjutkan operasi setelah bencana;
- memulihkan record-record yang hilang atau rusak sehabis bala.
Informasi Yang Harus Ada Pada Disaster Recovery Plan
Pengetahuan mengenai lingkup serta batasan disaster recovery plan memastikan harapan level manajemen itu bersifat realistik serta rencana memegang peranan krusial pada dalam memenuhi sasaran serta tujuan perusahaan.
Disaster recovery plan wajib memuat langkah-langkah serta aksi-aksi yg perlu dilakukan jika bencana terjadi. Sasaran spesifik perusahaan perlu tertulis dalam disaster recovery plan. Secara generik, informasi yang masih ada dalam disaster recovery plan wajib meliputi hal-hal berikut :
- mengidentifikasi serta memberi proteksi yang relatif terhaap record-record krusial perusahaan atau program utama perusahaan;
- mengurangi risiko bencana yang diakibatkan sang kesalahan manusia serta kegagalan alat-alat atau gedung menggunakan mengadakan program training, pemeliharaan, dan sekuritas;
- memastikan kemampuan organisasi buat beroperasi secara efektif sesudah bala menggunakan menerapkan kebijakan manajemen, prosedur, dan sumber daya yang diaktivasi pada situasi bencana;
- memastikan kemampuan organisasi buat merekonstruksi berita dan record-record yang rusak menggunakan cepat.
Informasi yang masih ada pada dalam disaster recovery plan ditulis, disetujui, diimplementasikan, serta dinilai secara periodik buat mengidentifikasi, melindungi, merekonstruksi, atau menyelamatkan catatan-catatan historis serta krusial, serta membangun mekanisme pelaksanaan operasi usaha ketika bala terjadi.
Prasyarat Dalam Pembuatan Disaster Recovery Plan
Sebuah rencana buat melindungi record bisnis akan menjadi nir efisien apabila record-record yang dilindungi tadi tidak memiliki nilai historis, administratif, fiskal, penelitian, atau aturan. Untuk merekonstruksi atau menyelamatkan liputan yang tidak krusial sangatlah membuang ketika serta uang. Oleh karenanya, perlu diperhatikan prasyarat apa saja yg perlu dilakukan sebelum membuat disaster recovery plan. Prasyarat tersebut dijabarkan menjadi berikut :
Prasayarat 1: Informasi dilihat sebagai Sumber Daya Perusahaan
Perusahaan yang mengelola keterangan selama daur hidup berita, berdasarkan pembuatan atau perumusan keterangan, hingga ke penggunaan, penyimpanan, pengambilan kembali, serta pembuangan keterangan, perlu menempatkan perencanaan terhadap bahaya pada pada program manajemen total perusahaan.
Prasyarat 2: Asuransi Yang Cukup
Disaster recovery plan adalah bentuk asuransi. Proses perencanaan menganjurkan agar acara iuran pertanggungan bisnis dimanfaatkan buat melindungi aset perusahaan serta menyediakan proteksi liabilitas. Program ini usahakan sudah diidentifikasi serta dilengkapi perlindungan terhadap risiko serta bahaya eksklusif. Disaster recovery plan mengidentifikasi risiko tertentu misalnya terjadinya banjir data dalam loka penyimpanan, kebakaran, badai, yg membahayakan record-record yang tersimpan secara elektrik.
Prasyarat 3: Program Record Yang Penting
Pada waktu terjadinya bencana, proses pemulihan bisa sangat memakan biaya . Oleh karena itu, krusial bila record-record yang dilindungi, dipulihkan, direkonstruksi berisi warta penting bagi kelanjutan operasi perusahaan. Identifikasi dan proteksi record-record yg penting ini merepresentasikan area pada mana acara penyimpan record-record penting serta disaster recovery plan saling overlap.
Prasyarat 4: Jadwal Penyimpanan Record
Program penyimpan record-record krusial dibangun berdasarkan jadwal penyimpan record yang terstruktur. Jadwal penyimpan record merupakan daftar yg memuat record-record, yang menandakan serangkaian waktu yg perlu dijalani di lingkup kantor, sentra data, serta kapan liputan record ini dapat dihapus. Jadwal penyimpan record wajib dibuat sebelum disaster recovery plan. Jadwal ini menyediakan berita penting tentang lokasi record, media tempat penyimpanan record, metode perlindungan, serta nilai record individual.
Prasyarat 5: Sistem Klasifikasi dan Penggunaan Kembali Record
Record-record yg tidak diklasifikasikan dengan baik tentunya akan menaikkan biaya disaster recovery planning. Kendala primer merupakan dalam umumnya record-record belum dikelompokkan dalam unit arsip.
Prasyarat 6: Program Sekuritas Yang Cukup
Program sekuritas buat fasilitas serta warta menyediakan kerangka kerja yang dapat dieksplorasi lebih lanjut dalam pembuatan disaster recovery plan. Program sekuritas setidaknya memuat proteksi password personal komputer , perlindungan informasi para pekerja, pembatasan daerah akses, detektor asap, dan lain sebagainya.
Perencanaan Yang Komprehensif Terhadap Disaster Recovery Plan
Sehubungan menggunakan bencana yang ada, terdapat aneka macam tipe kerusakan atau kehilangan yg perlu dipertimbangkan, yaitu :
- fasilitas fisik (gedung, personal komputer , inventori, atau loka kerja rusak);
- akses ke fasilitas (ruang misteri);
- informasi (komputer rusak, harddisk crash);
- akses ke liputan (tidak masih ada akses database secara remote);
- sumber daya insan (produksi, manager, pendukung).
Disaster recovery plan yg komprehensif harus mengalamati semua yang diharapkan untuk mendukung operasi bisnis yg sedang berjalan. Hal ini berarti setiap elemen fisik, setiap perangkat lunak, setiap sumber daya insan, serta setiap proses bisnis perlu dipelajari dan dialamati. Informasi operasi dan finansial juga perlu dimasukkan. Rencana yang efektif mampu mengenali semua bencana yang potensial, dimulai menurut perilaku alam hingga teroris atau cyber-disasters.
Analisis berantai adalah teknik yg berguna buat mengalamati proses pemulihan aset fisik perusahaan. Bagian rencana ini seharusnya mengalamati bagaimana berhubungan dengan fasilitas penyimpanan dan manufaktur, sistem entri pesanan, pengepakan, sistem pembayaran, sparepart, layanan konsumen, yang tidak tersedia. Lantaran saat adalah elemen primer, maka perlu buat mengurangi waktu pemulihan buat proses dan aplikasi krusial sampai 24 jam atau kurang, serta buat pelaksanaan yang kurang krusial hingga 4 hari.
Tiga tipe solusi yang perlu dipertimbangkan sebagai bagian dari proses perencanaan, yaitu :
- perusahaan dapat membangun sistem yang redundansi, misalnya mempunyai 2 butir pabrik yg terpisah lokasinya;
- melakukan perjanjian atau kolaborasi dengan pusat data sehubungan dengan backup berita penting
- mengasuransikan fasilitas-fasilitas tertentu sehingga dapat mengurangi biaya waktu bala terjadi
Biasanya perusahaan menentukan buat mengkombinasikan ketiga solusi pada atas. Vendor peralatan merupakan bagian yang penting lainnya. Biasanya vendor memiliki peralatan, staf, asal finansial yg relatif buat membantu dengan cepat waktu bala terjadi. Hal penting lainnya sehubungan menggunakan disaster recovery plan adalah keperluan buat mensosialisasikan disaster recovery plan itu sendiri.
Langkah-Langkah Untuk Mengatasi Bencana Sehubungan Dengan Disaster Recovery Plan
Setelah disaster recovery plan dibuat, maka perusahaan sudah mempunyai panduan buat menghadapi bencana. Lalu bagaimana langkah-langkah yang bisa diambil buat menghadapi bencana ? Berikut diberikan langkah-langkah yg bisa diikuti :
- mendapatkan kewenangan untuk menjalankan disaster recovery plan dan membentuk anggota tim
- menyediakan training dan pendidikan keselamatan bagi anggota tim seperlunya
- pada syarat bencana, jalankan prosedur keselamatan dan pengungsian dahulu
- membunyikan alarm indikasi bahaya serta memberitahu layanan emergensi
- memberitahukan tipe bencana pada manajemen atas
- mulai memanggil anggota tim pemulihan terhadap bala
- semua anggota, level manajemen, dan departemen keselamatan wajib memiliki kopi denah gedung yang memberitahukan jalan keluar serta perlengkapan keselamatan
- menaksir kerusakan
- mengimplementasikan prosedur buat melindungi record-record penting dalam lokasi masing-masing
- memberi pertanda bagian-bagian yang rusak serta mengelompokkan bagian yang rusak menggunakan bagian yg tidak
- untuk bencana yang besar , lakukan rendezvous menggunakan perusahaan yang spesifik menangani pemulihan perusahaan dampak bencana
- selanjutnya menciptakan perjanjian menggunakan perusahaan tadi buat melakukan pemulihan
- melakukan pemulihan
Keuntungan Adanya Disaster Recovery Plan
Bagian terakhir menurut makalah ini membahas laba dari dibuatnya disaster recovery plan. Adapun keuntungan yg didapat perusahaan adalah :
a. Memperbaiki sistem perlindungan terhadap aset krusial perusahaan
b. Menciptakan sistem proteksi informasi atau data-data perusahaan lebih efektif
c. Mengurangi risiko bala dampak kesalahan manusia
d. Memperbaiki manajemen perusahaan, dll.
