HALHAL YANG MENYEBABKAN PESANPESAN TAK TERORGANISASI DENGAN BAIK

Hal-Hal Yang Menyebabkan Pesan-Pesan Tak Terorganisasi Dengan Baik

Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang disampaikan oleh pimpinan pada para bawahannya, kadangkala tidak terorganisasi menggunakan baik. Hal ini mengakibatkan pesan-pesan yg disampaikan tidak tentang sasaran atau hasilnya nir sesuai dengan apa yang dikehendaki. Mengapa hal ini mampu terjadi? Tidak terorganisasinya komunikasi menggunakan baik bisa ditimbulkan oleh beberapa hal menjadi berikut:

1. Bertele-tele

Seringkali pesan pembuka awal sebuah surat terlalu panjang sampai mencapai beberapa paragraf, baru kemudian masuk ke topik bahasan. Dengan kata lain, pesan-pesan awal terlalu bertele-tele, pembaca memerlukan saat yang cukup usang buat memahami maksud pesan-pesan yang disampaikan

2. Memasukkan Bahan-bahan yg Tidak Relevan

Faktor berikutnya merupakan adanya keterangan yang nir relevan, dan tidak penting, dalam pesan yang disampaikan kepada audiens. Informasi yg tidak relevan, di samping membuang-buang saat, pula dapat menciptakan pesan-pesan yang disampaikan menjadi kabur, tidak kentara dan sulit dipahami. Oleh karenanya, sebaiknya hanya warta yang relevan serta krusial saja yg disampaikan pada audiens.

3. Menyajikan Ide-ide Secara Tidak Logis

Penyebab selanjutnya adalah adanya ilham-ilham yang nir logis serta tidak terkait menggunakan topik bahasan yang disampaikan pada audiens. Hal ini mengakibatkan ketidak lancaran komunikasi, lantaran audiens akan sulit memahami poin-poin penting yg disampaikan.

4. Informasi Penting Kadangkala Tidak Tercakup Dalam Pembahasan

Apabila pesan-pesan yg tidak relevan, pesan-pesan yg nir krusial, serta pesan-pesan yg bersifat bombastis lebih dominan, ada kecenderungan poin-poin yang krusial justru terlupakan berdasarkan topik pembahasan. Lantaran asyik membahas hal-hal yang hanya bersifat pelengkap atau pendukung saja, poin-poin yang seharusnya memperoleh porsi bahasan yang lebih besar sebagai terabaikan.

Keempat perkara tersebut tak jarang terjadi dalam komunikasi bisnis. Oleh karenanya, hal-hal tadi perlu memperoleh perhatian yang akurat bagi para komunikator.

PENTINGNYA PENGORGANISASIAN YANG BAIK

Dengan mengatur ide-ilham secara logis, berurutan, serta tidak bertele-tele, pandangan baru yang disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan fakta, motivasi maupun praktis bagi para audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik merupakan suatu tantangan bagi komunikator. Untuk dapat mengorganisasi pesan-pesan menggunakan baik, ada 4 hal yang perlu diperhatikan, yaitu:

1. Subjek serta tujuan haruslah kentara.

2. Semua keterangan wajib berhubungan dengan subjek serta tujuan.

3. Ide-wangsit harus dikelompokkan serta disajikan dengan cara yang logis.

4. Semua informasi yang penting harus sudah tercakup.

Suatu pesan yang disusun dengan baik akan membantu audiens tahu pesan yang disampaikan, membantu audiens menerima pesan, menghemat saat audiens, serta mempermudah pekerjaan komunikator.

a. Membantu Audiens Memahami Suatu Pesan

Dengan mengemukakan poin-poin krusial secara kentara, menyusun inspirasi-inspirasi secara logis serta runtut, dan memasukkan seluruh kabar yang relevan dalam pesan, audiens dengan mudah akan tahu maksud/ tujuan pesan.

b. Membantu Audiens Menerima Suatu Pesan

Pengorganisasian pesan-pesan yg baik di samping membantu audiens dalam tahu maksud pesan, pula membantu audiens buat bisa mendapat isi pesan tadi. Misalnya, seorang konsumen yg mengadukan masalah pembelian suatu produk pada manajer toko, tetapi memperoleh jawaban yang nir menyenangkan atau mengecewakannya. Mungkin saja surat jawaban yg diberikan sudah disusun logis sehingga dapat dipahami maksudnya, tetapi nir bisa diterima sang konsumen lantaran gaya bahasa yang digunakan terlalu menusuk dalam sasaran (to thepoint).

c. Menghemat waktu

Apabila suatu pesan nir terorganisasi menggunakan baik, penyampaiannya akan menghabiskan saat audiens. Mengapa demikian? Salah satu tujuan pengorganisasian pesan-pesan yang baik adalah penyampaian keterangan atau wangsit-wangsit yang relevan saja. Dengan hanya mengungkapkan warta yang relevan, ketika audiens akan bisa dihemat. Disamping itu, audiens bisa dengan gampang mengikuti alur pemikiran pesan yg pada sampaikan, tanpa harus memeras otak dan mengerutkan dahi.

d. Mempermudah Pekerjaan Komunikator

Pengorganisasian pesan-pesan yg baik bisa membantu pekerjaan komunikator, sebagai akibatnya dapat terselesaikan lebih cepat dan hemat saat. Hal ini merupakan faktor yg sangat krusial pada dunia bisnis, di mana penyelesaian pekerjaan berjalan menggunakan baik, cepat, serta efisien. Dengan mengetahui apa yg ingin disampaikan, dan mengetahui cara menyampaikannya, rasa percaya diri komunikator akan meningkat. Semakin tinggi rasa percaya diri komunikator, semakin cepat serta efisien dia merampungkan pekerjaan.

PENGORGANISASIAN PESAN-PESAN MELALUI OUTLINE

Pada dasarnya, buat mencapai pengorganisasian yg baik diperlukan dua proses tahapan, yaitu Anda mendefinisikan dan menggolongkan pandangan baru-wangsit; kemudian Anda tetapkan urutan wangsit-pandangan baru dengan perencanaan organisasional terpilih secara hati-hati.

1. Mendefinisikan serta Mengelompokkan Ide-ide

Memutuskan apa yg harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yg wajib dipecahkan. Jika materinya memang lemah, nir memiliki suatu gaya yang menarik, maka akan mengaburkan berita yg terdapat. Cepat atau lambat, audiens akan menyimpulkan bahwa Anda sahih-sahih tidak mempunyai sesuatu yang bernilai sedikit pun. Apakah Anda menelepon, membuat tiga paragraf surat, atau menulis laporan 200 page, Anda akan mulai menggunakan mendefinisikan isi materinya. Semakin panjang dan kompleks, maka semakin penting termin pertarna ini.

Apabila Anda menyusun pesan yg panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan sebagai krusial merupakan. Mengapa demikian? Hal ini lantaran dengan adanya outline akan membantu Anda memvisualisasikan interaksi antara bagian yg satu menggunakan bagian yang lainnya. Di samping itu, outline jua akan menuntun Anda buat mengkomunikasikan wangsit-ilham menggunakan cara yg lebih sistematik, efisien, dan efektif Melalui perencanaan yg baik outline akan membantu Anda mengekspresikan transisi antara inspirasi-inspirasi, sebagai akibatnya audiens akan mengerti dan memahami pola pernikiran Anda.

Susunan suatu outline secara garis besar bisa digolongkan ke dalam tiga golongan:

a. Mulailah dengan Ide Pokok

Ide utama akan membantu Anda dalam menetapkan tujuan serta taktik umum menurut suatu pesan. Ide pokok tersebut dapat dirangkum ke pada 2 hal, yaitu: (1) apa yang Anda inginkan terhadap audiens buat melakukannya atau memikirkannya; (2) alasan yg mendasar mengapa mereka wajib melakukan atau memikirkannya. Ide pokok merupakan titik awal buat menciptakan outline.

b. Nyatakan Poin-poin pendukungyang Penting

Setelah menetapkan inspirasi utama pesan yg akan disampaikan, maka termin kedua merupakan menyusun poin-poin pendukung yg krusial sebagai pendukung pandangan baru-wangsit utama tadi.

c. Ilustrasi dengan Bukti-bukti

Tahap ketiga pada menyusun outline merupakan memberikan illustrasi menggunakan mengemukakan bukti-bukti yg berhasil dikumpulkan. Semakin banyak bukti-bukti yang bisa tersaji, maka outline yg Anda buat akan sebagai semakin baik.

2. Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah Anda mendefinisikan serta menggolongkan ide-wangsit Anda, Anda siap buat menetapkan bagaimana urut-urutannya. Untuk dapat menentukan urutannya, terdapat dua pendekatan penting, yaitu:

a. Pendekatan Langsung

Pendekatan pribadi (direct approach) sering disebut jua menggunakan istilah pendekatan deduktif (deductive approach), di mana pandangan baru pokok ada paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Gunakan pendekatan ini bila reaksi audiens cenderung positif atau menyenangkan.

b. Pendekatan Tak Langsung

Pendekatan tak pribadi (indirect approach) seringkali dianggap pula menggunakan kata pendekatan induktif (inductive approach), di mana bukti-bukti muncul terlebih dahulu, lalu diikuti dengan pandangan baru pokoknya. Gunakan pendekatan ini, apabila reaksi audiens cenderung negatif atau nir menyenangkan.

Kedua pendekatan dasar tadi dapat diterapkan baik untuk pesan-pesan singkat (memo dan surat) juga pesan-pesan formal atau panjang (laporan, usulan, dan presentasi). Untuk memilih pada antara kedua alternatif tadi, Anda harus menganalisis bagaimana reaksi audiens terhadap maksud/tujuan dan pesan-pesan yg Anda sampaikan.

Setelah Anda menganalisis kemungkinan reaksi para audiens dan memilih suatu pendekatan generik, maka Anda bisa memilih planning organisasional yang paling cocok menjadi berikut :

a. Direct Request

Jenis/tipe pesan usaha yang paling generik dipakai adalah penyampaian yang eksklusif pada poin yg dituju. Direct request (permintaan pribadi) bisa berbentuk surat maupun memo. Misalnya, Anda tertarik terhadap suatu produk baru dan Anda ingin sekali mengetahui aneka macam hal mengenai produk tersebut seperd ciri, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka Anda bisa menciptakan surat permintaan pribadi. Permintaan langsung memakai pendekatan pribadi, karena langsung dalam poin yg dituju.

b. Pesan-pesan Rutin, Good News, atau Goodwill

Jika Anda menaruh warta rutin sebagai bagian dari bisnis permanen Anda, para audiens kemungkinan akan menjadi netral. Jika Anda mengumumkan penurunan harga, menerima suatu undangan, atau ucapan selamat dari sahabat sejawat, para audiens akan bahagia mendengarnya. Jadi, pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill lebih cocok dengan menggunakan pendekatan pribadi.

c. Pesan-pesan Bad News

Jika Anda mengumumkan penolakan suatu. Lamaran, menolak kredit, perampingan karyawan, penurunan pangkat, maka audiens Anda biasanya akan kecewa atau tidak bahagia mendengarnya. Oleh karena itu, pendekatan yg dapat diterapkan adalah pendekatan tidak langsung. Jika Anda memiliki berita yang kurang menyenangkan (bad news) cobalah untuk menempatkannya pada bagian. Pertengahan surat dengan menggunakan bahasa yang halus.

d. Pesan-pesan Persuasif

Bila audiens benar-benar sangat nir tertarik terhadap pesan-pesan yg Anda sampaikan, maka pesan-pesan persuasif (persuasive messages) dapat dipakai dan pendekatannya adalah menggunakan cara tak pribadi. Untuk melakukan penagihan pinjaman dan penjualan produk, pendekatan yg digunakan merupakan persuasi. Anda perlu membuka pikiran audiens Anda dengan melakukan persuasi, sebagai akibatnya mereka dapat memahami kabar yg ada.

Kebanyakan pesan-pesan singkat dapat memakai galat satu menurut keempat dasar rencana organisasional. Tetapi, untuk pesan-pesan yang lebih panjang, misalnya pembuatan laporan serta presentasi, perlu pola yang lebih kompleks buat menangani semakin banyaknya liputan. Pola-pola tadi bisa dibedakan ke pada 2 kategori, yaitu informasional dan analitikal.