BERKOLABORASI DAN BERKOMUNIKASI EFEKTIF PADA ENTERPRISE PROJECTS

Berkolaborasi serta Berkomunikasi Efektif pada Enterprise Projects 

Pada ketika ini, terdapat poly hambatan atau kesulitan dalam mengelola manajemen proyek terkait menggunakan kolaborasi dan komunikasi antara anggota tim proyek serta juga dengan pihak manajemen.

Kendala yg dihadapi pada kebanyakan tim proyek adalah menjadi berikut:

• Terpisahnya anggota tim proyek sang jarak serta struktur organisasi dapat mengakibatkan kesalahpahaman, kehilangan produktivitas, redundansi warta/data, apabila tidak terdapat sistem yg menunjang konektivitas di antara anggota tim proyek. 
• Partisipasi yang rendah menurut anggota tim proyek pada holistik proses manajemen proyek. 
• Kesulitan mencari serta menyortir liputan/data yg relevant dengan proyek berdasarkan sekian poly berita/data yang terdapat di kurang lebih organisasi untuk menaikkan efisiensi proyek. 
• Kesulitan buat dapat saling berbagi fakta/data antar anggota tim proyek. 

Kendala-hambatan di atas bisa menjadi faktor penentu suatu proyek bisa terlambat selesainya (tertunda) serta jua mampu membengkaknya aturan dana proyek tadi.

Supaya bisa tercapainya sukses suatu proyek, faktor proses komunikasi yg efektif bisa membuat anggota tim proyek melakukan kegiatan secara berkolaborasi sebagai berikut:

• Berbagi warta/data 
• Berkerjasama antar anggota tim proyek buat menyelesaikan tugas serta deliverable proyek 
• Menanggapi secara cepat jika terjadi perubahan selama proyek berjalan (change management) 

Dilihat menurut sisi lain, untuk bisa berkolaborasi secara sempurna dan benar, komunikasi yg efektif sendiri wajib dilakukan secara teratur dan dalam seluruh level. Suatu proyek bisa menyimpang jika komunikasi yang efektif nir berjalan baik antara manajer proyek, anggota tim proyek serta pihak manajemen sendiri.

Kesuksean berdasarkan semua proyek yang sedang atau akan berjalan tergantung kemampuang suatu organisasi untuk saling membuatkan informasi/data proyek secara cepat dan gampang. 

Kolabarasi pada kaitannya dengan manajemen proyek didefinisikan sebagai akses yang terpusat ke sumber berita proyek dan sumber daya proyek yg dapat memudahkan membuatkan pengetahuan (knowledge) antara seluruh level pada dalam organisasi. Komunikasi didefinisikan sebagai kemampuan buat secara terus menerus dan berinteraksi secara cepat antara semua level pada dalam organisasi sebagai akibatnya proyek bisa berjalan menggunakan sukses.

Berkolaborasi dan berkomunikasi secara sempurna dan sahih membutuhkan dukungan serta komitmen mulai menurut manajer proyek, anggota tim proyek dan pihak manajemen secara holistik. Aplikasi yg terotomatisasi bisa mempermudah menyebarkan pengetahuan (knowledge) dan fakta/data pada seluruh level organisasi.

Microsoft, melalui produk Office-nya, memperlihatkan Microsoft Office Enterprise Project Management (selanjutnya disingkat EPM) 2007, buat memfasilitasi berkolaborasi dan berkomunikasi efektif. Microsot Office EPM 2007 merupakan suatu indera (tool) bantu yang membantu serta menunjang seluruh level organisasi buat: merencanakan, mengelola dan mengontrol proyek, acara serta portfolio. Microsoft Office EPM 2007 dirancang buat dapat diimplementasikan pada seluruh tipe organisasi buat bisa membantu semua level organisasi berkolaborasi serta berkomunikasi pada seluruh proyek. 

Solusi yang ditawarkan Microsoft Office EPM 2007 adalah kerja sama proyek yg handal dan berbagi pengetahuan (knowledge) sebagai akibatnya dapat: melihat, memperbaharui serta menganalisa keterangan/data semua proyek.

Fitur-fitur primer yg didapat menurut Microsoft Office EPM 2007 pada kaitannya dengan kerja sama dan komunikasi adalah sebagai berikut:

• Informasi/data yg relevan dapat diakses dengan gampang 
• Produktivitas semakin tinggi melalui proses otomatisasi sebagai akibatnya dapat dengan gampang untuk terus saling terhubung 
• Partisipasi berdasarkan semua level organisasi dapat ditingkatkan sehingga ‘performance’ suatu proyek bisa ditingkatkan dan diperbaiki 
• Integrasi menggunakan aplikasi Office System yang lain buat berbagi berita/data yang relevant, berkolaborasi dan berkomunikasi 

Ada dua komponen utama pada Microsoft Office EPM 2007 buat berkolaborasi dan berkomunikasi, yaitu: Project Professional 2007 dan Project Web Access 2007. Project Professional 2007 hanya bisa dipakai sang user dengan role/level Manajer Proyek (Project Manager) serta Manajer Sumber Daya (Resource Manager). Project Web Access 2007 bisa diakses oleh semua role/level. 

Dengan Project Professional 2007 ini manajer proyek selain dapat menciptakan planning proyek (project plan) dan asal daya (resource plan), bisa juga:

• Membuat suatu Project Workspace secara otomatis setelah mem-‘publish’ planning proyek (project plan) ke Project Server 2007. Project Workspace ini akan digunakan buat berkolaborasi dan berkomunikasi antar manajer proyek dan anggota tim proyek. 
• Membuat notifikasi otomatis ke anggota tim proyek lewat e-mail terkait menggunakan tugas (task) yg telah ditujukan (assigned) ke masing-masing anggota tim proyek. 
• Meminta keterangan/data kemajuan (progress) seluruh tugas proyek dari masing-masing anggota tim proyek. 
• Membuat, memperbaharui serta mengelola kabar/data yg terdapat di Project Professional 2007. 

Melalui Project Web Access 2007 inilah masing-masing role/level dapat melakukan kegiatan sebagai berikut:

• Anggota tim proyek (Team Members): memperbahurui status tugas, menciptakan dokumentasi. Membuat/memperbahurui isu dan risiko suatu tugas jika terdapat. 
• Manajer Proyek (Project Managers): menganalisa serta mengontrol proyek, menyetujui status suatu tugas yang dikirim oleh anggota tim proyek 
• Manajer Sumber Daya (Resource Managers): dapat membuat dan memperbaharui informasi/data mengenai asal daya (resource manager) pada organisasi. Selain memakai Project Web Access 2007, manajer sumber daya (resource manager) dapat melakukan tugasnya dengan memakai Project Professional 2007. 
• Manajemen (Executive, Stakeholders, Portfolio Managers): melihat dan menganalisa warta/data yg relevant dengan proyek, acara dan portfolio dan merogoh keputusan yang cepat dan tepat menurut analisa keterangan/data yg diperoleh berdasarkan Project Web Access 2007. 

Lebih lanjut lagi, antara Manajer Proyek (Project Manager) dan Anggota Tim Proyek (Team Members) dapat berkolaborasi dan berkomunikasi efektif menggunakan indera (tool) yang terdapat pada Project Web Access 2007, yaitu:

• Project Center: berisi keterangan/data tentang seluruh proyek yang sedang atau pun sudah berjalan. Seorang manajer proyek (Project Manager) hanya dapat melihat proyek-proyeknya saja tanpa bisa melihat proyek-proyek yang nir ditanganinya. Pada Project Center ini, seorang manajer proyek bisa menganalisa secara keseluruhan proyek-proyek yg ditanganinya. 
• Project Details: berisi kabar/data lebih detil tentang suatu proyek. Interface atau ‘Look and Feel’-nya hampir sama dengan jika mengguanakan Project Professional 2007. Pada Project Details ini, seseorang manajer proyek bisa menganalisa semua tugas proyek (task) secara holistik. 
• Project Workspaces: merupakan suatu site tersendiri yang berisi keterangan/data yg relevan dengan suatu proyek, termasuk informasi/data seluruh tugas proyek (task) proyek tadi dalam bentuk ‘Gantt-Chart’. Pada Project Workspace inilah sebenarnya manajer proyek dan anggota tim proyek benar-benar melakukan kolaborasi dan komunikasi yang efektif. Di dalam Project Workspace terdapat Shared Documents (buat membuatkan dokumen pendukung proyek), Kalendar (Calendar) yang dapat menampung aktivitas kedap, perjanjian, alert dan warning selama proyek berjalan. 
• Task Assignments serta Timesheet: anggota tim proyek dapat melihat dan memperbaharui warta/data (update) tugas yg telah diberikan ke mereka melalui Project Web Access 2007. Tugas-tugas (task) yg diperbahurui kabar/dataya dari aneka macam proyek (apabila terdapat satu anggota tim proyek yang pula menangani proyek yang lain) dapat disatukan pada suatu manajemen Time Sheet. Ini akan berguna untuk pihak Departemen Sumber Daya Manusia (HR) buat memantau absensi dan jua bagi bagian Payroll untuk menghitung penggajian serta buat melakukan ‘charging’ biaya dari beberapa tugas proyek (billable task/project) ke pihak lain. 
• Issues and Risk Management: info-isu serta risiko yg mungkin terjadi selama proyek berjalan bisa dikelola secara tepat serta benar sang manajer proyek dan anggota tim proyek. 
• Status Reports: Laporan bisa pula dibentuk dalam Project Web Access 2007. Laporan ini adalah laporan konsolidasi dari seluruh proyek yg ditangani sang masing-masing manajer proyek dan anggota tim proyek. 

Microsoft Office EPM 2007 dapat jua berintegrasi dengan produk Office lainnya, yg bisa lebih menunjang seluruh role/level untuk berkolaborasi dan berkomunikasi efektif dalam seluruh proyek, misalnya: 

• Outook: tugas (task) proyek dapat disinkronisasikan sebagai ‘task’ Outook. Sehingga anggota tim proyek (Team Members) bisa jua memperbaharui (update) tugas mereka lewat Outook. Begitu pula menggunakan Time Sheet sanggup diperbahurui lewat ‘task’ Outlook. Kalender yg masih ada dalam Project Worskpace, mampu diakses dan disinkronisasikan ke dalam Kalender Outlook. 
• SharePoint Server: memudahkan pengguna Project Web Access 2007, buat bisa ke SharePoint Server 2007 buat mengakses informasi/data yg non-proyek tanpa harus perlu membuka dahulu link ke SharePoint Server 2007. 
• Communicator: dalam Project Workspace terdapat satu jendela (webpart) berisi berita siapa saja asal daya manusia (man resource) yang terlibat dalam proyek. Bila dikombinasikan dengan Office Communications Server 2007 serta Communicator 2007, maka akan terlihat siapa anggota tim proyek yang sedang online. Anggota tim proyek yg sedang online ini akan sanggup kita ajak buat: chatting, kedap (meeting) ataupun bisa eksklusif telepon (apabila terintegrasi dengan VOIP-IP PABX). 
• Live Meeting: pada Workspace: pada Project Workspace masih ada fitur Kalender (Calendar) buat melakukan kegiatan yg menunjang proyek seperti: perjanjian (appointment), rapat (meeting), alert atau warning. Jika dikombinasikan menggunakan Office Communications Server 2007 dan Live Meeting 2007, maka kedap secara online (online meeting) pun bisa dilakukan seperti: Audio/Video Conference, Digital Shared Whiteboard atau menyebarkan (share) Presentasi ke anggota tim proyek yang lain. 

Akhir istilah, berkolaborasi dan berkomunikasi efektif memakai Microsoft Office EPM 2007 suatu organisasi akan menerima keuntungan, yaitu:

• Proyek lebih terkelola (managable) 
• Proyek lebih bisa dilacak (tracking) 
• Sumber Daya (resource) bisa lebih dikelola dan dipantau ketersediaanya (resource availability) 
• Informasi/data pendukung atau yang relevan dengan proyek bisa dipusatkan (centralized) dalam satu repository (Shared Documents) 
• Komunikasi yg efektif dapat dilakukan secara terus menerus antara seluruh level organisasi (continous effective communication)